Protokol_kontroli_III_Wydzialu_Karnego_ i_ Sekcja_Wyk_
Transkrypt
Protokol_kontroli_III_Wydzialu_Karnego_ i_ Sekcja_Wyk_
XI WW 4191-19/14 PROTOKÓŁ KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU Dział I Podstawa i zakres kontroli I.1. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli I.2. Prezes sądu odpowiedzialny za przeprowadzenie kontroli I.3. Kontrolowany sekretariat I.4. Osoba/osoby przeprowadzająca/e kontrolę • • Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. z 2013, poz. 69) Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98 z 2001r. poz. 1070 z późn. zm.) Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach Sekretariat III Wydziału Karnego (wraz z Sekretariatem Sekcji Wykonawczej przy Wydziale) Sądu Rejonowego w Rybniku Starszy inspektor ds. biurowości Janina Macha I.5. Termin przeprowadzenia kontroli 15.09.-24.09.2014r., 06.10.-10.10.2014r. I.6. Zakres/przedmiot kontroli • • • • I.7. Okres objęty kontrolą Organizacja pracy sekretariatów, warunki i narzędzia pracy Ruch spraw, obciążenie pracowników Urządzenia ewidencyjne w wydziale w wersji tradycyjnej oraz w systemie informatycznym, stan i sposób ich prowadzenia Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan i sposób prowadzenia akt sądowych 01 stycznia 2011r. – 30 września 2014r. (w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatów przedstawiono oraz przeanalizowano dane obejmujące okres 1 styczeń 2011r. – 30 czerwca 2014r.) 1 Dział IX Wnioski IX.1. Praca sekretariatu Kontroli podlegał zarówno sekretariat III Wydziału Karnego jak i sekretariat Sekcji Wykonawczej przy III Wydziale Karnym. Sekretariaty te sąsiadują ze sobą. Oba kontrolowane sekretariaty wykonują wszystkie czynności przewidziane treścią przepisu § 4 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Planowaniem i organizowaniem pracy w/w sekretariatów zajmują się ich kierownicy, którzy z wielkim zaangażowaniem wywiązują się z nałożonego obowiązku. Reagują bez zwłoki na nowe okoliczności, wprowadzają bezzwłoczne zmiany w organizacji pracy jak i w podziale czynności podległych pracowników, przestrzegając przy tym każdorazowo zasady równego obciążenia pracą Wszyscy obecni pracownicy kontrolowanych sekretariatów rzetelnie traktują swoje obowiązki, zauważalne jest przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy. Jak to wynika z treści przepisu § 21 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. „Do czynności często powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby wykonywania tych czynności”. W kontrolowanym wydziale/sekcji w systemie informatycznym są takowe szablony stworzone. Przy wykorzystywaniu stworzonych w systemie szablonów sporządzana jest bezpośrednio w nim korespondencja wysyłana przez wydział/sekcję, system daje też możliwość drukowania adresatów korespondencji jak i zwrotnych poświadczeń odbioru zaopatrzonych w kody kreskowe. Ponadto w II Wydziale Karnym dzięki wprowadzeniu do systemu Currenda i wykorzystywaniu w codziennej pracy ujednoliconego katalogu czynności (zgodnie z zaleceniami Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach zawartymi w pismach z dnia 17 czerwca 2011r. jak również 14 marca 2012r. o nr Adm. 0312-25/11) możliwym jest sprawowanie nadzoru administracyjnego jak i bieżąca kontrola obciążenia pracowników. W aplikacji wydziału wykonawczego brak takiej możliwości na chwilę obecną przez Firmę Currenda nie została stworzona. IX.2. Wnioski Praca Sekretariatu III Wydziału Karnego jak i Sekretariatu Sekcji Wykonawczej przy III Wydziale Karnym została szczegółowo opisana w poszczególnych działach niniejszego protokołu. Mimo występujących w okresie podlegającym kontroli wielu trudności – ruchu kadrowego, pracę obu sekretariatów ocenić należy jako dobrą. W kontrolowanym Sekretariacie III Wydziału Karnego utworzony został „kalendarz” w sposób sprecyzowany aktualnie obowiązującym brzmieniu § 45 zarządzenia M.S. z 12.12.2003r., a dzięki wprowadzeniu do systemu Currenda i wykorzystaniu w codziennej pracy ujednoliconego katalogu czynności(zgodnie z zaleceniami Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach zawartymi w pismach z dnia 17 czerwca 2011r, 14 marca 2012,oraz z dnia 02 kwietnia 2014r., możliwym jest sprawowanie nadzoru administracyjnego jak i bieżąca kontrola obciążenia pracowników. W zakresie urządzeń ewidencyjnych, zwrócono szczególnie uwagę na: • konieczność prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w sposób odpowiadający w pełnym zakresie obowiązującym przepisom Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, w szczególności, 2 • konieczność dokonywania wszelkich wpisów w urządzeniach ewidencyjnych niezwłocznie po zaistnieniu ku temu podstawy (zgodnie z wymogiem § 51 ust. 4 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.). W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono również uwagę na: • konieczność czynienia w aktach adnotacji o wykonaniu przy wszystkich kategoriach zarządzeń, które odzwierciedlać będą w pełny i dokładny sposób obieg akt – zgodnie z treścią przepisu § 16 Zarządzenia M.S. z dnia 12.12.2003r., • konieczność wyeliminowania przypadków zmiany numeracji kart w aktach sądowych z pominięciem wymogów przepisu § 30 ust. 3 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. Zobowiązano do podjęcia działań zmierzających do usprawnienia pracy sekretariatów, które pozwoliłyby na wyeliminowanie wszelkich opóźnień w wykonywaniu czynności sekretarskich. Na zakończenie kontroli omówiono zarówno z panią kierownik sekretariatu III Wydziału Karnego jak również z panią kierownik Sekretariatu Sekcji Wykonawczej szczegółowo stwierdzone uchybienia i niedokładności, udzielono wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania. O wynikach kontroli poinformowano Pana Prezesa Sądu Rejonowego, Pana Przewodniczącego III Wydziału Karnego oraz Panią Kierownik Sekcji Wykonawczej. IX.3. Materiał źródłowy, na podstawie którego dokonano ustaleń Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w: o Instrukcji programu oraz instrukcji użytkownika opracowanych dla systemu informatycznego „Sawa” przez Spółkę „Currenda” sp. z o.o. w Sopocie. Materiał źródłowy: o o o o o o Data sporządzenia protokołu urządzenia ewidencyjne w wersji tradycyjnej, zapisy dokonane w systemie informatycznym „Sawa”, sprawozdania statystyczne z działalności Wydziału , informacje otrzymane od Kierownika Oddziału Kadr- Sądu Rejonowego w Rybniku (m.in. w zakresie osób zatrudnionych w Sekretariatach na przestrzeni kontrolowanego okresu oraz odbytych przez pracowników tychże Sekretariatów szkoleń), informacje otrzymane od Kierowników poszczególnych sekretariatów, odnośnie ruchu spraw, obsady średniookresowej, losowo wybrane akta spraw. Podpis 21.11.2014r. 3