Ustalenia pokontrolne (projekt) - Regionalna Izba Obrachunkowa w

Szczecin, dnia 10 marca 2010 r.
Pr e z e s
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
WK-0913-931/41/K/2009
Szanowny Pan
Zenon Maksalon
Burmistrz
Barwic
Uprzejmie informuję Szanownego Pana, że Regionalna Izba
Obrachunkowa w Szczecinie, działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia
7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z
2001 r. Nr 55, poz. 577, z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 28 września
2009 roku do 15 stycznia 2010 roku kontrolę kompleksową gospodarki
finansowej Gminy Barwice. Kontrolą objęto lata 2005 - 2008.
Protokół kontroli został przekazany Panu w dniu 15 stycznia 2010 r.
W toku kontroli stwierdzono, że kontrolowana jednostka
nie wyeliminowała nieprawidłowości wykazanych w protokole poprzedniej
kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową
w Szczecinie. W dalszym ciągu występowały następujące nieprawidłowości
i uchybienia:
1. Dowody księgowe (blankiety kwitariuszy przychodowych) dokumentujące
pobór opłaty targowej nie zawierały danych umożliwiających sprawdzenie
prawidłowości zastosowanych stawek.
2. Do wartości środka trwałego powstałego w wyniku zrealizowanej
inwestycji nie zaliczono wszystkich kosztów poniesionych na wykonanie
zadania.
3. Nie wykonano obowiązku wydania decyzji o wygaszeniu zezwolenia
na sprzedaż napojów alkoholowych przez przedsiębiorcę, który
w ustawowym terminie nie wniósł stosownej opłaty.
W przypadku powtórzenia się tego rodzaju sytuacji będę zmuszony
wdrożyć postępowanie opisane w art. 27 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych.
2
W trakcie kontroli stwierdzono, że Burmistrz nie powierzył innym
osobom, za ich zgodą, odpowiedzialności za wykonywanie w latach 2005 –2008
obowiązków w zakresie rachunkowości oraz kontroli finansowej.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w badanym okresie miały
miejsce następujące nieprawidłowości i uchybienia:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
1.
W latach 2005 – 2008 nie przeprowadzono kontroli, co najmniej 5 %
wydatków poniesionych przez podległe jednostki organizacyjne (8),
czym naruszono przepisy art. 127 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998
roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn.
zm.):
– do 31 grudnia 2005 roku i art. 187 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005
roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.)
– od 1 stycznia 2006 roku, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz
– str. 8 protokołu kontroli.
2.
Decyzjom (3), którymi zarządca zezwolił na zajęcie pasów drogowych
w celach odpowiednio: prowadzenia robót związanych z budową
telewizyjnej sieci kablowej, umieszczenia w pasie drogowym kabla
telewizyjnego oraz urządzenia indywidualnego zjazdu z ulic Harcerskiej
i Słonecznej w Barwicach nadano takie same numery spraw,
co było niezgodne z § 18 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla
organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z
późn. zm.). Ponadto dla spraw zajęć pasów drogowych nie prowadzono ich
spisów lub rejestrów kancelaryjnych wymaganych odpowiednio § 16 ust. 1
lub § 20 ust. 1 ww. rozporządzenia. Za wskazane nieprawidłowości
odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. dróg i energetyki – str. 33 protokołu
kontroli.
II.
W zakresie rachunkowości
1.
Obowiązujący w latach 2005 – 2008 Zakładowy plan kont, stanowiący
załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 82/2003 Burmistrza z dnia 31 grudnia
2003 roku, nie określał zasad tworzenia kont ksiąg pomocniczych
oraz ich funkcjonowania, czym naruszono przepisy art. 10 ust. 1 pkt 3a
ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r.
Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz
– str. 9 protokołu kontroli.
3
2.
Księgi rachunkowe w badanym okresie prowadzono w jednostce
przy użyciu programów komputerowych. Zapisy operacji wprowadzone
do tych ksiąg nie zwierały zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu opisu
operacji, co było niezgodne z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy
z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, za co odpowiedzialność
ponosi Burmistrz – str. 11 protokołu kontroli.
3.
W latach 2005 – 2008 prowadzono zapisy na kontach 030-Długoterminowe
aktywa finansowe oraz 225-Rozliczenie niewygasających wydatków,
których nie objęto obowiązującym w jednostce Zakładowym planem kont,
wprowadzonym do stosowania zarządzeniem Nr 82/2003 Burmistrza
z dnia 31 grudnia 2003 roku Niedostosowanie Zakładowego planu kont
do aktualnych potrzeb jednostki dla prawidłowej ewidencji występujących
zdarzeń stanowiło naruszenie przepisów art. 10 ust. 2 ustawy z dnia
29 września 1994 roku o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi
Burmistrz – str. 10 protokołu kontroli.
4.
Podstawą zapisów dochodów z tytułu opłat targowych pobranych przez
inkasentów w 2008 roku były dowody, które nie zawierały wskazania
wielkości powierzchni zajętej na prowadzenie działalności handlowej
lub sposobu prowadzenia sprzedaży, co było niezgodne z przepisami
art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości
w związku z regulacjami zawartymi w § 1 uchwały Nr XIII/70/07
Rady Miejskiej z dnia 30 października 2007 roku w sprawie wysokości
opłaty targowej oraz sposobu jej poboru. Ponadto pokwitowania wpłat
(31), które zostały wniesione w styczniu 2008 roku, nie zostały oznaczone
przez inkasentów datami ich poboru, czym naruszono § 5 ust. 1 pkt 6
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie
zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat
i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych
jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Za
wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor
ds. księgowości podatkowej, a z nadzoru Skarbnik – str. 30 i 31 protokołu
kontroli.
5.
W latach 2007 i 2008 nie prowadzono przypisów zobowiązań podmiotów
z tytułu opłat za zajęcie pasów drogowych, co było niezgodne z § 3 pkt 1
w związku z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w
zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności
budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu
4
terytorialnego, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 34
protokołu kontroli.
6.
Jednostka samorządu terytorialnego zakupiła:
w 2006 roku kosę SB STIGA o wartości 990,01 zł,
w 2008 roku aparat cyfrowy Canon A260 o wartości 390,00 zł.
Ww. składników majątkowych nie objęto ewidencją pozostałych środków
trwałych, czym naruszono zasady ich ewidencji określone zarządzeniem
Nr 82/2003 Burmistrza z dnia 31 grudnia 2003 roku w sprawie
dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla budżetu oraz
Urzędu Miasta i Gminy, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str.
21, 22, 58 i 59 protokołu kontroli.
7.
W latach 2007 – 2008 Gmina zrealizowała zadanie inwestycyjne o wartości
ogółem 172 045,23 zł, polegające na wybudowaniu boiska
wielofunkcyjnego z bieżniami przy Zespole Szkół w Barwicach.
Powstały środek trwały wprowadzono do ewidencji (konto 011) określając
jego wartość kwotą 149 080,50 zł (zaniżenie o 22 964,73 zł) wynikające z
faktury Nr 00792 z dnia 25 czerwca 2008 roku, co było niezgodne z
przepisami art. 16g ust. 4 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku
dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.
zm.), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 61 i 62 protokołu
kontroli.
III.
Wzakresie podatków i opłat
1.
Na deklaracjach złożonych w 2007 roku na podatki rolny i od
nieruchomości (9) oraz od środków transportowych (5) nie zamieszczono
dat ich wpływu do Urzędu, czym naruszono § 6 ust. 11 rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, za co
odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 29 protokołu kontroli.
2.
Od zezwoleń wydanych w 2007 roku (6) i 2008 roku (4) na zajęcie pasa
drogowego na cele niezwiązane z budową, przebudową, remontem,
utrzymaniem i ochroną dróg, ustawowo zwolnionych z opłaty skarbowej,
pobrano ją w łącznej kwocie 820,00 zł, co było niezgodne z przepisami
ustawy z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225,
poz. 1635 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 35
protokołu kontroli.
3.
W 2007 roku zarządca zezwolił na umieszczenie kabla telewizyjnego
w pasie drogowym na okres 10 lat, za co – decyzją BI.5548-1/2007
5
z dnia 29 czerwca 2007 roku – ustalił opłatę za 10-letni termin zajęcia pasa,
płatną 14 dni od dnia, w którym ww. decyzja stała się ostateczna, zamiast
określić opłatę odrębnie za każdy rok umieszczenia urządzenia w pasie
drogowym oraz wskazać terminy jej wniesienia za pierwszy rok
umieszczenia urządzenia w pasie drogowym – 14 dni od dnia, w którym
decyzja stała się ostateczna, a za lata następne – do 15 stycznia każdego
roku, z góry za dany rok, czym naruszono przepisy art. art. 40 ust. 5 i ust.
13a ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (Dz. U. z
2007 r. Nr 19, poz. 115 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi
Burmistrz – str. 33 protokołu kontroli.
4.
IV.
Nie wydano decyzji o wygaszeniu zezwolenia na sprzedaż napojów
alkoholowych przedsiębiorcy, który wniósł należną opłatę (II ratę)
za korzystanie z tego zezwolenia w dniu 1 czerwca 2007 roku, zamiast
do 31 maja 2007 roku, co było niezgodne z przepisami art. 111 ust. 7
ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości
i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473
z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 38 protokołu
kontroli.
W zakresie spraw
i sprawozdawczości
1.
finansowych,
gospodarowania
mieniem
W 2008 roku Gmina zakończyła realizację zadania inwestycyjnego,
rozpoczętego w 2007 roku, o wartości ogółem 172 045,23 zł, polegającego
na wybudowaniu boiska wielofunkcyjnego z bieżniami przy Zespole Szkół
w Barwicach. Środki finansowe na wykonanie inwestycji w łącznej kwocie
172 570,00 zł wprowadzono do budżetu Gminy uchwałami organu
stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego: Nr V/24/07 z dnia
15 lutego 2007 roku – 140 000,00 zł, Nr XI/71/07 z dnia 30 października
2007 roku – 25 000,00 zł i Nr XX/146/08 z dnia 25 września 2008 roku –
7 570,00 zł.
Wykonanie budowy boiska zamawiający powierzył firmie „Torf” Spółce
z o.o. z siedzibą w Nowym Chwalimiu, wybranej w trybie przetargu
nieograniczonego. Umową na realizację zadania Nr IOŚ.342-08/2007
spisaną między stronami w dniu 15 października 2007 roku, za
wynagrodzeniem w wysokości 164 484,73 zł, Burmistrz zaciągnął
zobowiązanie w kwocie o 24 484,73 zł wyższej od zaplanowanej w
budżecie (140 000,00 zł), czym naruszył przepisy art. 60 ust. 2 pkt 1
ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r.
Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
6
Zadanie zrealizowane w pełnym zakresie objętym umową
Nr IOŚ.342-08/2007 z dnia 15 października 2007 roku zostało odebrane
przez zamawiającego w dniu 30 maja 2008 roku, a następnie – umową
Nr IOŚ.342-08/01/2007/2008 z dnia 2 czerwca 2008 roku – jednostka
samorządu terytorialnego zleciła Spółce „Torf” wykonanie robót
dodatkowych o wartości 25 070,00 zł, obejmujących m.in. równanie i
podnoszenie terenu oraz załadunek i transport ziemi ze Starego Chwalimia
do Barwic. Zawierając z wykonawcą umowę o roboty dodatkowe
Burmistrz zaciągnął zobowiązanie bez zabezpieczenia środków na ich
wykonanie w planie finansowym Gminy, co było niezgodne z przepisami
art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie
gminnym.
W wyniku korekty poniesionych kosztów wartość zrealizowanych robót
dodatkowych, określona początkowo na kwotę 25 070,00 zł, ustalona
została (1.08.2008 r.) w wysokości 7 570,00 zł. Za ich wykonanie Spółce
„Torf” zapłacono 7 570,00 zł dokonując wydatku w dniu 6 sierpnia 2008
roku, tj. przed wprowadzeniem do budżetu Gminy środków niezbędnych
na realizację robót dodatkowych (25.09.2008 r.), czym naruszono przepisy
art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Burmistrz
– str. 59-62 protokołu kontroli.
2.
Ze środków finansowych Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej w 2005 roku jednostka samorządu terytorialnego :
umową BI.341-07/2005 z dnia 13 września 2005 roku, za
wynagrodzeniem 10 370,00 zł, zleciła Przedsiębiorstwu Usług
Geologicznych KIELKART przeprowadzenie badań na terenie
składowiska odpadów komunalnych w miejscowości Śmilcz
Zaciągnięcie ww. zobowiązania spowodowało przekroczenie kosztów
objętych § 4300,, Zakup usług pozostałych", przewidzianych do
poniesienia planem finansowym Funduszu na 2005 rok.;
bez zabezpieczenia środków w planie Funduszu jednostka samorządu
terytorialnego przekazała Rejonowemu Związkowi Spółek Wodnych
z siedzibą w Szczecinku 7 000,00 zł na dofinansowanie kosztów
sporządzenia przez Związek dokumentacji technicznej gminnej spółki
wodnej,
co było niezgodne z przepisami art. 22 ust. 4 ustawy z dnia 26 listopada
1998 roku o finansach publicznych, za co odpowiedzialność ponosi
Burmistrz – str. 53-56 protokołu kontroli.
7
3.
Jednostka samorządu terytorialnego udzieliła poręczeń za zobowiązania
zaciągnięte:
w 2007 roku przez 2 podmioty do wysokości ogółem 17 631 731,94 zł,
w 2008 roku przez 1 podmiot do kwoty 10 540 919,44 zł.
Udzielone poręczenia nie zawierały terminów ich obowiązywania, czym
naruszono przepisy art. 86 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku
o finansach publicznych, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz
– str. 22 i 23 protokołu kontroli.
4.
Ewidencję księgową na kontach 135-010 ,,Rachunek GFOŚiGW"
oraz 853-000 ,,Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki
Wodnej" prowadzono w latach 2005 – 2008 bez uwzględnienia podziałek
klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z przepisami art. 13 ust. 1
ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych
– do 31 grudnia 2005 roku i art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005
roku o finansach publicznych – od 1 stycznia 2006 roku, za co
odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 51 protokołu kontroli.
5.
Nieprawidłowo stosowano klasyfikację dochodów i wydatków:
wpływy z kar i opłat, w części stanowiącej przychody Gminnego
Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, otrzymane
w latach 2005 – 2008 z Urzędu Marszałkowskiego, ujęto w § 0970
,,Wpływy z różnych dochodów", zamiast w § 0690 ,,Wpływy z różnych
opłat";
dochody z opłat za zajęcie w latach 2007 – 2008 pasa drogowego
zaewidencjonowano w dziale 750 – Administracja Publiczna, rozdziale
75023 – Urzędy gmin, § 0690,,Wpływy z różnych opłat", zamiast
w dziale 756 – Dochody od osób prawnych, od osób fizycznych
i od innych jednostek nieposiadających osobowości prawnej
oraz wydatki związane z ich poborem, rozdziale 75618 – Wpływy
z innych opłat" stanowiących dochody jednostek samorządu
terytorialnego na podstawie ustaw, § 0490 "Wpływy z innych lokalnych
opłat" pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na
podstawie odrębnych ustaw;
w 2008 roku wpływy w łącznej kwocie 385 369,34 zł ze sprzedaży
nieruchomości niezabudowanych oraz lokali, stanowiących odrębne
przedmioty własności ujęto w § 0870,, Wpływy ze sprzedaży
składników majątkowych", zamiast w § 0770 ,,Wpłaty z tytułu
odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania
wieczystego nieruchomości";
8
wydatek w kwocie 270,00 zł poniesiony na zakup usługi udostępnienia
przez przedsiębiorcę zjeżdżalni dla dzieci podczas obchodów w 2008
roku Dnia Dziecka zaewidencjonowano w § 4210 ,,"Zakup materiałów
i wyposażenia, zamiast w § 4300 ,,Zakup usług pozostałych";
przekazanie do Rejonowego Związku Spółek Wodnych w Szczecinku
środków finansowych w wysokości 7 000,00 zł na opracowanie
w 2005 roku dokumentacji technicznej gminnej spółki wodnej ujęto
w § 430" Zakup usług pozostałych", zamiast zgodnie z charakterem
wydatku – w § 2450 ,,Dotacje przekazane z funduszy celowych
na realizację zadań bieżących dla jednostek niezaliczanych do sektora
finansów publicznych",
czym naruszono zasady klasyfikowania dochodów i wydatków, określone
przepisami rozporządzeń Ministra Finansów: z dnia 20 września 2004 roku
w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. Nr 209, poz. 2132 z późn. zm.) – do 30 czerwca 006 roku i z dnia
14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.) – od 1 lipca 2006
roku, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 20, 39, 40, 52 i 56
protokołu kontroli.
6.
Nie podjęto czynności mających na celu wyegzekwowanie od dzierżawcy
(indeks 11016) odsetek w łącznej kwocie 75,63 zł, należnych z tytułu
nieterminowego regulowania czynszu za dzierżawę w latach 2007 – 2008
nieruchomości gminnych, czym naruszono pkt 5 umów zawartych
między stronami w dniach: 1 lipca 2006 roku., 29 grudnia 2006 roku. i 31
grudnia 2007 roku, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 47 i 48
protokołu kontroli.
7.
Jednostka samorządu terytorialnego za 26 480,00 zł zbyła w 2008 roku
nieruchomości niezabudowane nr 503/2 i 500/2 położone w obrębie
03 Barwice, przeznaczone – uchwałą Nr XXIII/105/87 Rady Narodowej
Miasta i Gminy w Barwicach z dnia 25 września 1987 roku – pod
skoncentrowane budownictwo jednorodzinne przy ulicy Małej
i Ogrodowej. Od sprzedaży ww. nieruchomości, uznawanych za dostawę
towarów, nie ustalono należnego podatku VAT (22 %) w kwocie
5 825,60 zł i nie odprowadzono jego równowartości do Urzędu
Skarbowego, co było niezgodne z przepisami art. 5 ust. l pkt l ustawy
z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54,
9
poz. 535 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 41
i 42 protokołu kontroli.
8.
W 2008 roku sprzedano w trybie bezprzetargowym:
a) zamiast w trybie przetargu ograniczonego – właścicielowi działki nr 440,
na poprawę zagospodarowania nieruchomości sąsiedniej – działkę
nr 404/6 (za 17 400,00 zł), pomimo że zbyta nieruchomość sąsiadowała
również z działkami oznaczonymi ewidencyjnie nr 441 i 48/2;
b) zamiast w trybie przetargu nieograniczonego – właścicielowi działki
nr 466 na poprawę zagospodarowania nieruchomości sąsiedniej –
działkę nr 467 (za 7 930,00 zł), która mogła zostać zagospodarowana
jako odrębna nieruchomość,
czym naruszono przepisy art. 37 ust. 1 i ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r.
Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz
– str. 42-45 protokołu kontroli.
9.
W trybie przetargu nieograniczonego, za 170 700,00 zł, Gmina zbyła
w 2008 roku działkę nr 2/3 o pow. 21,4109 ha położoną w obrębie Stary
Grabiąż. Ogłoszenia o przetargu na sprzedaż ww. nieruchomości, dla której
cenę wywoławczą ustalono w kwocie przekraczającej równowartość
10 000 euro (169 000,00zł) nie zamieszczono w prasie o zasięgu
obejmującym, co najmniej powiat na terenie, którego położona
była zbywana nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz
w tygodniu, co było niezgodne z § 6 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania
przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207,
poz. 2108), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 42 protokołu
kontroli.
10. Wykazami, którymi w 2008 roku do zbycia wskazano 7 nieruchomości
(sprzedanych za ogółem 267 289,60 zł) nie określono ich przeznaczenia
oraz sposobów zagospodarowania, czym naruszono przepisy art. 35 ust. 2
pkt 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami,
za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 40 i 41 protokołu kontroli.
11. W latach 2007 – 2008 bez sporządzenia wykazów nieruchomości oddano w
dzierżawę na cele rolne 6 nieruchomości gruntowych oraz w najem
– 2 garaże, co było niezgodne z przepisami art. 35 ust. 1 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, za co
odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 45-47 protokołu kontroli.
10
12. Dla Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej nie sporządzono
sprawozdań Rb-N o stanach: należności za lata 2005 – 2007 i należności
oraz wybranych aktywów finansowych za 2008 rok, a także Rb-Z o
stanach: zobowiązań za lata 2005 – 2007 i zobowiązań według tytułów
dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za 2008 rok, czym naruszono § 4 pkt
2c rozporządzeń Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości
budżetowej: z dnia 19 sierpnia 2005 roku (Dz. U. Nr 170, poz. 1426)
– do 31 czerwca 2006 roku. i z dnia 27 czerwca 2006 roku (Dz. U. Nr 115,
poz. 781 z późn. zm.) – od 1 lipca.2006 roku, za co odpowiedzialność
ponosi Burmistrz – str. 57 protokołu kontroli.
13. W 2007 roku nierzetelnie sporządzono sprawozdania budżetowe:
w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów
budżetowych za I półrocze 2007 roku nie wykazano skutków odroczenia
do 15 lipca 2007 roku należności z tytułu I raty podatku od środków
transportowych, wynikających z decyzji FB.3113/011/2/07 z dnia 16
lutego 2007 roku (182,00 zł);
w rocznym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania wydatków budżetowych
nie wykazano wydatków, ustalonych uchwałą XIII/83/07 Rady Miejskiej
z dnia 28 grudnia 2007 roku, które nie wygasły z upływem tego roku
obrotowego;
w rocznym sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań nie wykazano
poręczeń udzielonych przez Gminę Związkowi Miast i Gmin Dorzecza
Parsęty z siedzibą w Karlinie oraz Przedsiębiorstwu Wodociągów
i Kanalizacji Spółce z o.o. z siedzibą w Szczecinku do kwoty
ogółem 10 263 042,50 zł,
co było niezgodne z zasadami sporządzania sprawozdań budżetowych,
określonymi § 9 ust. 1 w związku z § 16 pkt 2 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości
budżetowej. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi
Burmistrz – str. 13, 19, 22 i 23 protokołu kontroli.
Oprócz wyżej wymienionych nieprawidłowości w trakcie kontroli ustalono
inne drobniejsze uchybienia, które zostały wskazane w protokole kontroli, ale
nie ujęte w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień
konieczne jest bezwzględne przestrzeganie wszystkich norm prawnych
ze szczególnym zwróceniem uwagi na następujące kwestie:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
11
1.
Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli
zarządczej poprzez podejmowanie działań w celu zapewnienia realizacji
celów i zadań przez gminne jednostki organizacyjne w sposób zgodny
z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
2.
Przestrzeganie przepisów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów
gmin, a w szczególności prawidłowe prowadzenie spisów spraw
lub rejestrów kancelaryjnych.
II.
W zakresie rachunkowości
1.
Określenie Zakładowym planem kont zasad tworzenia kont ksiąg
pomocniczych oraz ich funkcjonowania.
2.
Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych zapisów przy użyciu zrozumiałego
tekstu, skrótu lub kodu operacji, przy zachowaniu obowiązku posiadania
pisemnych objaśnień treści tych skrótów lub kodów.
3.
Dostosowanie Zakładowego planu kont do aktualnych potrzeb jednostki
dla prawidłowej ewidencji zdarzeń gospodarczych.
4.
Wprowadzanie zapisów do ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów
spełniających wszystkie wymogi stawiane źródłowym dowodom
księgowym.
5.
Prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów
z tytułu zajęcia pasa drogowego.
6.
Przestrzeganie obowiązku objęcia nabytych składników majątkowych
ewidencją pozostałych środków trwałych zgodnie z zasadami określonymi
przepisami wewnętrznymi.
7.
Wprowadzanie do ewidencji środków trwałych powstałych w wyniku
zrealizowanych inwestycji w wartości nakładów poniesionych na
wykonanie tych zadań.
III.
W zakresie podatków i opłat
1.
Oznaczanie datami wpływu do Urzędu deklaracji składanych przez
podatników.
2.
Pobieranie opłat skarbowych wyłącznie od wniosków i podań ustawowo
objętych tą opłatą.
3.
Ustalanie opłat za zajęcie pasa drogowego na okres dłuższy niż rok
oraz określanie terminów ich wniesienia zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
12
4.
IV.
Przestrzeganie obowiązku wygaszania zezwoleń na sprzedaż napojów
alkoholowych w przypadkach nieterminowego wniesienia przez
przedsiębiorców opłat za korzystanie z tych zezwoleń.
W zakresie spraw
i sprawozdawczości
finansowych,
gospodarowania
mieniem
1.
Zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków ze środków publicznych
do wysokości ustalonych w budżecie jednostki samorządu terytorialnego.
2.
Przestrzeganie obowiązku określania terminów udzielonych poręczeń.
3.
Prawidłowe stosowanie klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych.
4.
Odprowadzanie na wyodrębniony rachunek bankowy Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych środków finansowych wynikających
z korekt należnych odpisów.
5.
Ustalanie podatku VAT od sprzedaży nieruchomości przeznaczonych
pod zabudowę oraz odprowadzanie równowartości tego podatku do Urzędu
Skarbowego.
6.
Przestrzeganie obowiązujących przepisów w
przetargów na sprzedaż nieruchomości gminnych.
7.
Zamieszczanie ogłoszeń o przetargach w prasie o zasięgu obejmującym,
co najmniej powiat, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu
na terenie, którego położone są zbywane nieruchomości, dla których
ceny wywoławcze ustalono w kwotach przekraczających równowartość
10 000 euro.
8.
Sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów
nieruchomości przeznaczonych do wydzierżawienia lub oddania w najem.
9.
Przestrzeganie
budżetowych.
obowiązku
rzetelnego
zakresie
sporządzania
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności
oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy pracy Gminy.
organizacji
sprawozdań
kontrolne
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium
Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych,
dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię
lub niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni
od daty otrzymania tego wystąpienia.
13
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie
30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń
lub o przyczynach ich niewykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie:
mgr Józef Chodarcewicz
Do wiadomości :
Paweł Kaźmierczak
Przewodniczący
Rady Miejskiej
w Barwicach