Komunikacja z dłużnikiem na 5!

Komunikacja z dłużnikiem na 5!
Aby proces odzyskiwania należnych nam pieniędzy był skuteczny – niezbędnym elementem jest
efektywna komunikacja pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem. Istnieje wiele sposobów
nawiązywania kontaktów z dłużnikami, od korespondencji tradycyjnej, poprzez spotkania i
rozmowy telefoniczne, na elektronicznych formach przekazu kończąc. Prezentujemy 5 wskazówek
skutecznej komunikacji.
1. Przygotuj precyzyjnie komunikat
W każdym przypadku niezbędna jest precyzja oraz odpowiednie przygotowanie treści komunikatu do
dłużnika. Wezwania powinny zawierać informacje o numerze faktury, terminie jej wystawienia, dacie
wymagalności, kwocie i tytule, z jakiego wynika wierzytelność, a także wskazywać oczekiwany termin
i sposób uregulowania zobowiązania. Wszystko powinno zostać zredagowane w sposób jasny i
przejrzysty – bez zdań wielokrotnie złożonych, bez zawiłych terminów prawnych, skomplikowanych
sformułowań i mądrych określeń. Dzięki temu dłużnik nie tylko otrzyma kompletną informację, po co
się z nim kontaktujemy i jakiej reakcji z jego strony spodziewamy, ale także po prostu ją zrozumie.
Dodatkowo, warto tak konstruować treść, by każde kolejne wezwanie było coraz bardziej stanowcze,
tak by odbiorca zdawał sobie sprawę, iż kwestię płatności traktujemy priorytetowo i zależy nam na
odzyskaniu należności.
2. Wysyłaj wezwania do zapłaty
Wezwania do zapłaty możemy wysyłać zarówno pocztą, jak też
np. mailem czy faxem. Nic nie stoi na przeszkodzie, by prócz
przeprowadzenia rozmowy telefonicznej, przypomnieć o terminie zapłaty SMS-em lub MMS-em,
wysłać wiadomość głosową, czy też nawiązać kontakt poprzez Skype lub inny dostępny komunikator.
3. Przyciągnij uwagę dłużnika
Celem korespondencji wysyłanej do dłużnika jest wezwanie go do uregulowania
zobowiązania. Często wysyłany przez wierzyciela list jest jednym z wielu, jakie znajduje
w swojej skrzynce dłużnik. Musimy zdać sobie sprawę z tego, że z działaniami
windykacyjnymi jest trochę tak, jak z reklamą. W przypadku, gdy nasz przekaz nie będzie
się wyróżniał spośród innych, to okaże się całkowicie nieskuteczny. Jeżeli na biurko przedsiębiorcy,
który nie spłaca swoich długów, spływa co tydzień kilkanaście wezwań, to po pierwsze - nie wiadomo
czy w ogóle je przeczyta, a po drugie - na pewno zapamięta wyłącznie te, które w jakiś sposób
wyróżnią się spośród sterty podobnych. Jeśli chcemy zwrócić uwagę dłużnika na jakąś szczególnie
istotną dla nas kwestię, zastosujmy (oczywiście z umiarem) wyboldowania, podkreślenia, ramki lub
wyróżnienia kontrastowym kolorem (czerwony, zielony, niebieski) określonych partii tekstu.
Wówczas czytelnik nie przeoczy tego, co najważniejsze.
„PŁACĘ NA CZAS” jest akcją edukacyjną realizowaną
przez EGB Investments S.A. oraz EGB Finanse sp. o.o., tj. spółki z Grupy Kapitałowej EGB Investments
4. Podczas rozmowy z dłużnikiem panuj nad emocjami
Relacja wierzyciela z dłużnikiem jest z założenia pełna
emocji. Rozmawiając na temat długu z kontrahentem,
warto opanować swoje emocje i kierować rozmową tak, by nie powodować niepotrzebnych spięć.
Może się tak stać np. gdy przedsiębiorca nie posiada własnej komórki windykacyjnej, a obowiązek
dochodzenia należności nałożył na pracowników biura handlowego. Relacja osobista z klientem jest
dla sprzedawcy ważniejsza, niż terminowe spłacanie zobowiązań. W takim momencie skutecznym
rozwiązaniem może być zaangażowanie strony trzeciej (firmy windykacyjnej), nie związanej z
osobami pozostającymi we współpracy handlowej. Handlowiec może skupić się na swoim
podstawowym celu, jakim jest zdobywanie jak największej liczby klientów oraz składanych przez nich
zamówień, nie zaś na windykacji. To zadanie bowiem realizować będą wyspecjalizowani
windykatorzy, posiadający odpowiednie predyspozycje psychiczne oraz kompetencje.
5. Bądź konsekwentny!
Jeśli pomimo zapowiedzi podjęcia określonych kroków tego nie zrobisz, dłużnik może utwierdzić się
w przekonaniu, iż jesteśmy niekonsekwentni i nadal bezkarnie będzie zwlekać z płatnością.
„PŁACĘ NA CZAS” jest akcją edukacyjną realizowaną
przez EGB Investments S.A. oraz EGB Finanse sp. o.o., tj. spółki z Grupy Kapitałowej EGB Investments