pobierz - BIP RIO w Krakowie

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
W KRAKOWIE
ul. Kraszewskiego 36
30-110 Kraków
e-mail: [email protected]
tel/fax
(0-12) 427-32-61
(0-12) 427-38-19
(0-12) 422-59-73
WK-6005-41/04
Kraków, 2004-07-15
Pan
Zbigniew Biernat
Burmistrz Miasta i Gminy
Zator
Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie działając na podstawie
przepisów ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.)
przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Miasta i Gminy Zator
ze szczególnym uwzględnieniem działalności w latach 2002, 2003 oraz 2004 r. do dnia
kontroli.
Ustalenia kontroli zawarte w dwustronnie podpisanym protokole z dnia
3 czerwca 2004 r. wykazały nieprawidłowości w gospodarce finansowej, do których
w szczególności zaliczyć należy
-
nie dostosowanie uregulowań dotyczących organizacji Miasta i Gminy do
obowiązujących przepisów w związku z:
• brakiem określenia w niektórych statutach jednostek organizacyjnych formy
gospodarki finansowej, co miało miejsce w przypadku: Szkoły Podstawowej
w Smolicach, Szkoły Podstawowej w Laskowej, Zespołu Szkół
Ogólnokształcących w Zatorze i Szkoły Podstawowej w Zatorze,
• nie przestrzeganiem postanowień § 30 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej
jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych
jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i
wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek
budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333) odnośnie organu zatwierdzającego plan
finansowy Komunalnego Zakładu Wodociągów i Kanalizacji w Zatorze,
• brakiem opracowanych zasad prowadzenia kontroli wewnętrznej stosownie do
postanowień art. 28a ust. 1 w związku z art. 35a ust. 2 ustawy o finansach
publicznych (Dz. U. Nr 155 poz. 1014 z późn. zm.),
-
niedopełnienie obowiązku złożenia kontrasygnaty przez Skarbnika Gminy na
umowie na zakup materiałów kanalizacyjnych, co jest niezgodnie z art. 46 ust. 3
ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U.
z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),
- nie przestrzeganie postanowień ustawy o rachunkowości poprzez:
• nie zawarcie w zakładowym planie kont wszystkich elementów wymaganych
przepisami art. 10 ustawy m.in. w kwestii określenia zasad rachunkowości
przyjętych w jednostce, wykazu kont analitycznych, opisu systemu przetwarzania
danych,
• powiązanie zapisów w księgach z dokumentami źródłowymi w sposób, który nie
pozwala na ich jednoznaczną identyfikację,
• sporządzanie zestawień obrotów i sald księgi głównej nie spełniające wymagań
art. 18 ust. 1 ustawy, co miało miejsce m.in. w miesiącu sierpniu 2003 r.,
• naruszenie zasady memoriałowej, określonej przepisami art. 20 ust. 1 w przypadku
m.in. poz. ks. o numerach: 5/2003, 3/2003,
• nie respektowanie wymogów zawartych w art. 24 ust. 5 pkt. 3 ustawy poprzez
księgowanie operacji gotówkowych po dniu ich dokonania, co miało miejsce m.in.
w przypadku następujących poz. ks.: 3/2003 oraz poz. rap. kas. nr: 18 rap. kas.
nr 3/04 Wydatki, 17 rap. kas. nr 3/04 Wydatki, 11 rap. kas. n 3/04 Wydatki,
• ujmowanie w księgach Urzędu Miasta dowodów źródłowych, w których jako
nabywcę wskazano inny podmiot, np.: „UKS Podolsze”, „Urząd Stanu
Cywilnego”, „OSP Podolsze”, „Szkoła Podstawowa im. Henryka Sienkiewicza”,
• nierzetelne dokumentowanie przeprowadzonej na koniec 2002 r. inwentaryzacji
w związku z brakiem pisemnego potwierdzenia przeprowadzenia
inwentaryzacji gruntów w materiałach przedłożonych inspektorom, co stanowi
o nieprzestrzeganiu postanowień art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy,
- liczne przypadki nieterminowego regulowania zobowiązań. Nieprawidłowość dotyczy
m.in. poz. ks. nr: 52, 48, 46, 44, 40 z roku 2003,
- prowadzenie kont, w tym kont rozrachunkowych bez zachowania wymogów ustawy
o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
2
budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) w kwestiach:
• dotyczących sposobu zamykania kont rozrachunkowych, tj. nie ustalania dwóch
sald - odrębnie dla zobowiązań, odrębnie dla należności, wymaganych art. 17
ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zał. nr 2 do ww. rozporządzenia, co miało
miejsce w przypadku konta „201” – „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”,
• nie prowadzenia ewidencji analitycznej do konta „201” dla poszczególnych
kontrahentów,
• nie ujęcia na koncie „201” na dzień 31 grudnia 2002 r. oraz 31 grudnia 2003 r.
wszystkich rozrachunków Urzędu Miasta,
• zaewidencjonowania dwóch kosiarek spalinowych, stanowiących elementy
wyposażenia na koncie „310” – „Materiały” zamiast na koncie „013” służącym do
ujmowania wyposażenia,
• ewidencjonowania środków pochodzących z bezzwrotnej pomocy zagranicznej na
koncie „139” zamiast na koncie „136” – „Rachunki walutowe środków
pomocowych”,
• ujęcie na koncie „013” służącym do prowadzenia ewidencji wyposażenia
Urzędu Miasta, telefonu nie zakupionego ze środków przedmiotowej jednostki,
- nie przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach
publicznych (Dz. U. Nr 155 poz. 1014 z poźn. zm.) w związku z:
•
nie opracowaniem harmonogramu realizacji dochodów i wydatków w latach
2002, 2003 oraz w 2004 r., co stanowi o nie przestrzeganiu przepisów art. 29 ust. 2
ustawy,
• prowadzeniem ewidencji środków inwestycyjnych na koncie „132” które, zgodnie
z przepisami prawa, winno zostać zlikwidowane z dniem 31 grudnia 1999 r.,
- nie przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów
(Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.) poprzez:
• ewidencjonowanie wydatków budżetowych z wykorzystaniem § 2970, którego
wykorzystanie nie znajduje uzasadnienia merytorycznego,
• występowanie przypadków ujmowania wydatków dotyczących: zakupu usług
w paragrafie „4210” – „Zakup materiałów i wyposażenia”; wpłat składek
członkowskich w paragrafie „4300” – „Zakup usług pozostałych”, zapłaty odsetek
w paragrafie „4260” - „Zakup energii”,
-
nie ujęcie w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz
gwarancji i poręczeń jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku
do dnia 31 grudnia roku 2002 w poz. E41 „Wymagalne zobowiązania z tytułu
dostaw towarów i usług” zobowiązania wymagalnego względem Zakładu
3
Energetycznego, wynikającego z noty obciążeniowej nr 3/4468/15/7Z na kwotę
24,32 zł,
-
nieprawidłowe wykazywanie w prognozie spłaty zadłużenia Gminy z tytułu
udzielonych poręczeń dla zaciągniętych pożyczek przez Związek Komunalny
Gmin Wieprz, Zator i Babice ds. Budowy Oczyszczalni Ścieków i Kolektorów,
poprzez ujmowanie kwot wynikających ze wskaźnika procentowego udziału
Gminy w Związku a nie faktycznych zapisów umów poręczeń,
-
wydatkowanie środków finansowych powyżej kwot określonych w budżecie, co
stanowi o nieprzestrzeganiu przepisów art. 28 ust. 1 ustawy o finansach
publicznych. Przekroczenie planowanych wydatków wyniosło:
Rok 2002:
●
na dzień 29.12.2002 w dz. 750 rozdz. 75023 §4300 ●
na dzień 29.12.2002 w dz. 750 rozdz. 75095 §4210 ●
na dzień 23.10.2002 w dz. 900 rozdz. 90095 §4110 -
3 684,00 zł
1 653,00 zł
3 758,00 zł
Rok 2003:
●
na dzień 18.09.2003 w dz. 921 rozdz. 92195 §4300 -
3 583,00 zł
-
nie przestrzeganie terminów odprowadzenia środków na Zakładowy Fundusz
Świadczeń Socjalnych jednostek oświatowych w 2003 r., niezgodnie z art. 6 ust. 2
ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst
jednolity Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.),
-
nie zwiększanie planu wydatków na profilaktykę i przeciwdziałanie alkoholizmowi
przy konstruowaniu budżetu w związku z występowaniem niewykorzystanych
środków na ten cel na koniec roku poprzedniego, co miało miejsce w latach: 2002,
2003 i 2004. Łącznie nie zwiększono planowanych wydatków z tego tytułu
o kwotę 82.398,00 zł,
-
wypłacanie wynagrodzenia dla członków Gminnej Komisji ds. Profilaktyki
i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych bez potrącenia obowiązkowej zaliczki
na podatek dochodowy od osób fizycznych w okresie od lutego do maja 2004 r.
w łącznej kwocie 342,61 zł, co jest niezgodnie z wytycznymi art. 4 ust. 5 ustawy
o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz art. 9 ust. 1
ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych
(tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.),
-
nierzetelne oraz niezgodnie z uregulowaniami zawartymi w uchwale
nr XXVII/165/2000 Rady Miejskiej w Zatorze z dnia 28 listopada 2000 r.
rozliczanie dotacji udzielonych przez Gminę na podstawie art. 118 ustawy
o finansach publicznych poprzez: nie respektowanie obowiązku przedłożenia
dokumentów źródłowych stanowiących potwierdzenie dokonanych wydatków, nie
przestrzeganie terminów przedłożenia rozliczeń oraz obowiązku zwracania na
4
konto Gminy niewykorzystanych środków, co miało miejsce m.in. w przypadku
dotacji dla UKS Zator,
-
ustalanie wymagań wobec oferentów biorących udział w przetargach
organizowanych przez Gminę nie znajdujących uzasadnienia w obowiązujących
przepisach rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia
24 czerwca 2002 r. w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od
dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków
uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U.
Nr 91, poz. 817) w zakresie dokumentów, których zamawiający może żądać od
oferenta w związku z wymaganiem minimalnej ilości referencji, co miało miejsce
w następujących postępowaniach: nr DI-3411/2/2003 – Projekt budowlanowykonawczy przebudowy drogi Palczowice-Spytkowice, DI-4310/4/2003 –
Kanalizacja Łowiczki etap II,
-
nie przestrzeganie postanowień zawartych w ustawie z dnia 10 czerwca 1994 r.
o zamówieniach publicznych (Dz. U. Nr 76 poz. 344, tekst. jednolity: Dz. U. Nr 119
poz. 773 z późn. zm.) poprzez:
• nie odrzucenie oferty nr VIII Firmy Projektowo-Handlowej ROAD w przetargu
nieograniczonym nr DI-3411/2/2003 – Projekt budowlano-wykonawczy
przebudowy drogi Palczowice-Spytkowice, w związku z nie spełnianiem przez
ofertę wymogów specyfikacji istotnych warunków zamówienia – brak
referencji,
• zaniechanie odrzucenia oferty nie spełniającej wymagań zawartych
w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stwierdzono
w przypadkach: oferty nr 2 w przetargu nr DI-3410/4/2002 „Budowa chodnika
wzdłuż drogi wojewódzkiej nr 781 o dł. 468 mb z kanałem odwadniającym
w Podolszu” – nie załączono do oferty dowodu wpłaty wadium, co było
wymagane w cz. III pkt. 13 siwz, oferty nr III w przetargu nr DI-3410/12/2002
– Odbudowa drogi gminnej Na Przyręb w związku z nie załączeniem do oferty
bilansu oraz rachunku zysków i strat za rok 1999,
• ustalenie wartości szacunkowej zamówienia w kwocie brutto, niezgodnie
z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy, co miało miejsce w przetargu nieograniczonym
nr DI-4310/4/2003 – Kanalizacja Łowiczki etap II,
• brak udokumentowania w materiałach przedłożonych do kontroli
poinformowania wszystkich oferentów o wyniku postępowania w przetargu
nr DI-4310/4/2003 – Kanalizacja Łowiczki etap II,
-
nie prowadzenie rejestru upomnień dotyczących osób prawnych podatników
podatku od nieruchomości, stosownie do §4 ust. 3 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów
ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. Nr 137, poz. 1541
z późn. zm.),
5
Odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości ponoszą Burmistrz Miasta oraz
Skarbnik Gminy.
Przedstawiając powyższe ustalenia Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie
prosi o podjęcie skutecznych działań zmierzających do usunięcia ujawnionych
nieprawidłowości poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych:
1. Podjęcie wymaganych prawem czynności, celem doprowadzenia uregulowań
wewnętrznych określających organizację i funkcjonowanie niektórych jednostek
organizacyjnych do zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Zapewnienie prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi
w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U.
z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.) i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia
18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153 poz. 1752) oraz
wewnętrznych uregulowaniach, a w szczególności:
-
powiązania zapisów w księgach z dokumentami źródłowymi w sposób, który
pozwala na ich jednoznaczną identyfikację,
-
ujmowanie w księgach rachunkowych Urzędu Miasta tylko dokumentów
źródłowych wystawionych na jednostkę,
-
respektowanie wymogów zawartych w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy poprzez
księgowanie operacji gotówkowych w tym samym dniu, kiedy zostały
dokonane,
-
bezwzględne przestrzeganie zasady ujętej w art. 20 ust. 1 ustawy, która mówi,
że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić
w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
sprawozdawczym.
3. Ujmowanie w księgach rachunkowych Urzędu Miasta dowodów źródłowych
wyposażenia zakupionego tylko ze środków jednostki.
4. Przeprowadzenie inwentaryzacji rzetelnie i stosownie do wymogów
obowiązujących przepisów, a w szczególności zapewnienie pełnego
dokumentowania czynności wykonanych w trakcie inwentaryzacji.
5. Podjęcie niezbędnych starań celem terminowego regulowania zobowiązań Urzędu
Miasta.
6. Przestrzeganie wytycznych zawartych w ustawie o rachunkowości oraz
rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
(Dz. U. Nr 153, poz. 1752), co zwłaszcza dotyczy prawidłowości prowadzenia kont
6
rozrachunkowych, a także właściwego ujmowania zdarzeń gospodarczych na
poszczególnych kontach księgowych.
7. Podjęcie czynności mających na celu doprowadzenie do pełnego przestrzegania
wymogów ustawy o finansach publicznych, w szczególności sporządzania
harmonogramu realizacji dochodów i wydatków oraz likwidacji odrębnych kont,
służących ewidencjonowaniu środków inwestycyjnych.
8. Zapewnienie przestrzegania rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów
(Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.) celem ujmowania wydatków w prawidłowych
podziałkach klasyfikacji budżetowej.
9. Rzetelne sporządzanie sprawozdań, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów
z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24,
poz. 279), co w szczególności dotyczy sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań wg
tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń jednostki samorządu terytorialnego.
10. Prawidłowe określanie wskaźników zadłużenia uregulowanych art. 113 i art. 114
ustawy o finansach publicznych poprzez wykazywanie w prognozie spłaty
zadłużenia Gminy udzielonych poręczeń dla zaciągniętych pożyczek przez
Związek Komunalny Gmin Wieprz Zator i Babice ds. Budowy Oczyszczalni
Ścieków i Kolektorów.
11. Wydatkowanie środków finansowych w toku wykonywania budżetu Miasta
w granicach kwot określonych w budżecie, z uwzględnieniem prawidłowo
dokonywanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem.
12. Zapewnienie spełniania obowiązku wynikającego z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia
4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity
Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
13. Każdorazowe ujmowanie w konstruowanym planie wydatków budżetowych na
profilaktykę i przeciwdziałanie alkoholizmowi niewykorzystanych na ten cel
środków z roku poprzedniego, bowiem zgodnie z art. !82 ustawy z dnia
26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości (Dz. U. z 2002 r. Nr 1231
z późn. zm.) dochody z opłat za wydawane zezwolenie nie mogą być przeznaczone
na inne cele.
14. Przestrzeganie obowiązku odprowadzania wymaganych zaliczek na podatek
dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń członków Gminnej Komisji
Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi.
15. Rzetelne weryfikowanie rozliczeń przedkładanych przez podmioty, którym Gmina
udziela dotacji na podstawie art. 118 ustawy o finansach publicznych.
7
16. Przestrzeganie postanowień rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
7 kwietnia 2004 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie
warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich
może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. Nr 71, poz. 645).
17. Przestrzeganie wymogów zawartych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w szczególności
dokonywanie prawidłowej oceny ofert pod kątem ich kompletności oraz
prawidłowości sporządzenia, prawidłowego ustalania wartości szacunkowej
zamówienia, a także wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z ustawy.
18. Prowadzenie rejestru upomnień dotyczących osób prawnych podatników podatku
od nieruchomości, stosownie do §4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn.
zm.).
19. Usunięcie innych nieprawidłowości i uchybień wykazanych w protokole kontroli, a
nie ujętych w niniejszym wystąpieniu.
Do wyżej wymienionych wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym
przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby - w terminie 14 dni od
daty otrzymania wystąpienia - stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 i 4 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych.
O sposobie wykorzystania wyników kontroli i realizacji niniejszego wystąpienia
należy powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie - w terminie 30 dni
od dnia doręczenia pisma.
Otrzymują:
1. adresat
2. a/a
Do wiadomości:
Przewodniczący
Rady Miejskiej
w Zatorze
8