Urlopy – sprawiedliwie i efektywnie Pracownik, który podczas urlopu
Transkrypt
Urlopy – sprawiedliwie i efektywnie Pracownik, który podczas urlopu
Wykorzystaj potencjał Internetu w HR – wejdź na www.HRweb.pl Urlopy – sprawiedliwie i efektywnie Pracownik, który podczas urlopu naładuje akumulatory, będzie efektywniej pracował w kolejnych miesiącach. Dla menedżerów to jednak wyzwanie. Jak uzgadniad z podwładnymi ich plany, by firma nie stanęła, a plan urlopów nie stał się demotywatorem? – Dobrze spędzone wakacje rzypominają „ostrzenie piły”: każdy pracodawca wie, że naostrzone narzędzie szybciej przetnie drzewo, czyli rozwiąże problemy jego firmy – mówi Przemysław Duchniewicz, lekarz, ekspert Health and Resilience. Zwraca uwagę, że udane wakacje to co najmniej 2 tygodnie wypoczynku. A+B+A=udane wakacje Okazuje się, że sposób, w jaki odpoczywamy, nie jest bez znaczenia. – Perspektywa urlopu dodaje skrzydeł, domykamy wiele spraw przed samym urlopem, okazuje się, że to co nie można było dokooczyd od stycznia, udaje się zrobid w ostatnim tygodniu tuż przed urlopem – tłumaczy Duchniewicz. – Z takim wysokim poziomem adrenaliny rozpoczynamy urlop. Dlatego pierwszym krokiem powinno byd jej spalenie, odreagowanie – najlepiej w aktywny sposób. Niezależnie czy będzie to w grupie czy też samotnie, wskazany jest pewien wysiłek fizyczny. Uwaga na urazy – pamiętajmy, że przez ostatnie miesiące nasze ścięgna nie były rozciągane! W drugim tygodniu warto pozwolid sobie na bierny wypoczynek, odrobinę relaksu, reflekcji i nic nie robienia. – Ideałem byłoby wprowadzenie kolejnego A, czyli trzeciego tygodnia, który mógłby byd wręcz wyczynowy. Jeśli nie Mount Blanc, to na początek południowa częśd trasy GR 20. Patrząc z tej perspektywy, skracanie urlopu nie służy – przekonuje Przemysław Duchniewicz. Trudne dobre rady Chcąc sprostad takim marzeniom, kierownicy liniowi muszą się nieraz sporo natrudzid, aby porozumied się ze swoimi pracownikami, kiedy i kto będzie mógł skorzystad z urlopu. Urlop wypoczynkowy jest świadczeniem, z którego – zgodnie z kodeksem pracy – pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę nawet nie może dobrowolnie zrezygnowad. Zaleca się, żeby przynajmniej jedna częśd wypoczynku trwała co najmniej 14 dni. Takie regulacje zmuszają niejako firmy, by dbały o zdrowie zatrudnionych ludzi. Trudno to jednak pogodzid z praktyką intensywnej pracy przy ograniczonym zatrudnieniu. Według różnych dostępnych danych (CBOS o wakacjach, Paostwowa Inspekcja Pracy), firmom brakuje ludzi i urlopy są niewykorzystywane. Z urlopów spędzonych poza domem i co najmniej 15-dniowych skorzystało w 2010 roku zaledwie 1/4 badanych przez CBOS. 31% Polaków wyjechało wówczas na 1-7 dni, 35% wypoczywało poza domem 8-14 dni, a po 12% respondentów: 15-21 dni lub 22-30 dni. Jak sobie radzą firmy? Menedżerowie, chcąc umożliwid wszystkim zatrudnionym wypoczynek, tworzą co roku – zwykle w grudniu lub styczniu – plany urlopowe. Wykorzystaj potencjał Internetu w HR – wejdź na www.HRweb.pl Jak podejśd do tego zadania, żeby nie demotywowad ludzi w zespole? Może do tego bowiem dochodzid, gdy pracownik np. nie może któryś raz z rzędu dostad urlopu w wybranym miesiącu albo musi go „bukowad” na początku roku? Czy menedżerowie potrafią rozwiązywad ewentualne konflikty z tym związane? Jakiego wsparcia dostarcza im HR, aby lepiej spełniali się w tej roli? =================== Marcin Klimczyk, Manager HR Business Partner M&S, Human Resources Poland & Baltic States Department, Philip Morris Polska Distribution Sp. z o.o.: W Philip Morris Polska plany urlopów tworzymy przed koocem roku poprzedniego. W każdym zespole pracownicy uzgadniają terminy urlopów pomiędzy sobą, a rolą kierownika jest zapewnid, aby poziom absencji nie kolidował z potrzebami biznesowymi. Roczny plan urlopów traktujemy jako wstępny i dopuszczamy zmiany w trakcie roku. Niezwykle rzadko zdarza się koniecznośd interwencji ze strony przełożonego, gdyż pracownicy doskonale rozumieją potrzebę zapewnienia ciągłości realizacji zadao biznesowych. Dział HR udziela instrukcji dotyczących zasad planowania urlopów zarówno pracownikom, jak i przełożonym oraz służy wsparciem w sytuacjach spornych. Dotychczas, dzięki zastosowaniu klarownych kryteriów i sprawiedliwego przydzielania terminów urlopów, ani przełożeni ani sami pracownicy nie zgłaszali się o interwencję ze strony działu HR. Obowiązuje zasada przemienności – terminami dzielimy się tak, aby każdy mógł skorzystad z urlopu w najatrakcyjniejszym terminie: jeśli nie w bieżącym – to w kolejnym roku. =================== Marek Kozłowski, kierownik zespołu Employer Branding, Ringier Axel Springer Polska: Największą rolę odgrywają menedżerowie poszczególnych działów czy też jednostek organizacyjnych. To na ich barkach spoczywa zadbanie o satysfakcję pracowników z jednej strony, a z drugiej na zapewnieniu ciągłości biznesowej. W tym przypadku dobrze się sprawdza podejmowanie decyzji wspólnie z pracownikami i dwustronna komunikacja polegająca na wyjaśnieniu znaczenia np. wcześniejszego planowania urlopów. Poza tym rozmowy z pracownikami odpowiednio wcześniej pozwalają wyłonid tych, którym bardzo zależy na konkretnych terminach, a którym mniej. Nie powinny za to brad górę powody, dla których pracownik chce wziąd urlop, gdyż sprzyja to zachwianiu poczuciem sprawiedliwości w organizacji. Plan urlopów nie zawsze jest demotywatorem. To po prostu sposób na zarządzanie swoim czasem. Rzadko, kto decyzję o długim urlopie podejmuje spontaniczne i w ostatniej chwili. =================== Wykorzystaj potencjał Internetu w HR – wejdź na www.HRweb.pl Piotr Cykier, Departament Zarządzania Personelem, Alior Bank: Ogólnie można stwierdzid, że jedni menedżerowie sobie radzą, a drudzy mniej. Sytuacja kojarzy mi się z ruchem na skrzyżowaniu bez sygnalizacji – kierowcy sobie jakoś radzą, jeden ustąpi drugiemu, innym razem odwrotnie... a jak się zaogni, to dopiero interweniuje policjant. Uważam, ze w kwestii planowania urlopów powinno byd podobnie. Szczerze mówiąc nie wyobrażam sobie odgórnie regulowad terminy kiedy pracownicy mają iśd na urlopy wakacyjne. Oczywiście ustalone są zasady nadrzędne (znów analogia do skrzyżowania – tam taką rolę pełnią przepisy ruchu drogowego) mówiące, że w jednym terminie muszą byd w biurze np. co najmniej 2 osoby, jednocześnie nie mogą iśd wszystkie osoby odpowiedzialne za jakiś proces itp. Szef wkracza gdy sytuacja się zaognia i np. któraś z osób próbuje podporządkowad terminy pod swoim kątem, wzbudzając protesty reszty zespołu. I tu właśnie widzę dobrą stronę wczesnego wyznaczania planów urlopowych. Wprawdzie daty nie pokryją się co do dnia, ale od razu można dokonad „podziału” terminów bez presji tego, że to już zaraz, „a w ogóle to ja mam już wykupioną wycieczkę”... Jest sporo czasu, więc łatwiej uniknąd niepotrzebnych emocji. Takie podejście wg mnie jest najrozsądniejsze, ale wiem też dobrze, że niektórzy szefowie próbują wykorzystywad ten aspekt także jako swego rodzaju system nagród i kar – zasłużysz się, to będziesz miał urlop w atrakcyjnym terminie, w przeciwnym wypadku zostaje Ci październik. Nie popieram tego, bo wiem, że taki urlop z przymusu potrafi skutecznie zniechęcid do efektywnej pracy w przyszłości. A HR?... no cóż HR pilnuje terminów, wymiarów, szkoli i doradza... =================== Ewa Nowicka-Stolarska, HR Director, empik Sp. z o.o.: Na początku każdego roku kalendarzowego Store Manager przygotowuje druk: plan urlopu, który przekazuje do uzupełnienia kierownikom działów i pracownikom. Po uzupełnieniu plan podlega weryfikacji w kwestii dotyczących kodeksu pracy oraz liczby pracowników chcących wziąd urlop w poszczególnych miesiącach. Plany urlopowe nie zawsze są zgodne z późniejszymi oczekiwaniami pracownika. Jednak pracownik informując nas o zmianie planu urlopowego, najczęściej otrzymuje urlop we wskazanym przez siebie nowym terminie. Zdarza się, że Store Manager nie wyraża zgody na zmianę planu w przypadku, gdy zbyt duża liczba pracowników na urlopach nie pozwala zapewnid prawidłowej pracy salonu. Dodad jedak należy, że – szczególnie w wakacje – do salonów empik spływa bardzo duża ilośd CV osób (pełnoletnich uczniów czy studentów), które chcą dorobid sobie podczas przerwy wakacyjnej pracując na umowę zlecenie. Daje to nam komfort utrzymania ciągłości pracy salonów (jeśli tylko jest taka potrzeba), a chętnym możliwośd dorobienia sobie i pracy w dziale, który ich pasjonuje. Regionalni HR Managerowie co miesiąc informują Store Managerów o stanie urlopu ich pracowników i na tej podstawie uzgadniane są urlopy do wykorzystania w porozumieniu z Wykorzystaj potencjał Internetu w HR – wejdź na www.HRweb.pl pracownikami. W sytuacjach spornych podstawą do rozmowy jest oczywiście przygotowany przez pracownika plan urlopów. Patrycja Przypek, HR Business Partner w Johnson&Johnson Poland Urlop to wytęskniony czas przez niejednego pracownika. Aby był on relaksem i momentem prawdziwej zabawy i odpoczynku, musi byd zaplanowany z głową, zarówno przez samego pracownika, jak i menedżera. W wielu organizacjach stosuje się plany urlopowe, które w tym temacie okazują się bardzo przydatne. Dla menedżera jest to narzędzie ułatwiające efektywne zaplanowanie Pracy całego działu w ciągu roku. Dla pracownika z kolei jest to narzędzie mobilizujące do tego, aby już na początku nowego roku pomyśled o tym, kiedy chce udad się na zasłużony odpoczynek. Z reguły na tym etapie menedżerowie zostawiają pewną swobodę pracownikom w samodzielnym dogadaniu się, co do tego, kiedy i kto uda się na urlop, i kto w tym czasie będzie tę osobę zastępowad. Nie ma z tym większego problemu, gdy pracownicy są na tyle otwarci, zintegrowani i współpracujący, żeby nie powodowad personalnych konfliktów przy okazji ustalania planów wakacyjnych. Czasami jednak okazuje się, że jest potrzebna ingerencja menedżera, który w przypadku konfliktu musi wejśd w rolę rozjemcy, czyli zarządzid sporem i załagodzid sytuację. Z reguły menedżerowie radzą sobie z takimi tematami biorąc pod uwagę np. plan urlopowy z ostatniego roku (weryfikacja czy osoba X była na urlopie wtedy, kiedy faktycznie chciała, czy np. poszła na kompromis i zamiast upragnionego urlopu w sierpniu, miała wakacje w listopadzie). Oczywiście zdarza się, że młodzi stażem menedżerowie chcą, aby ich pracownicy byli zadowoleni i mają problem z asertywnym podejściem do rozwiązania takiego problemu. W takiej sytuacji warto odnieśd się do jednej prostej zasady- bez względu na branżę i wielkośd organizacji, urlop pracowników powinien byd tak zaplanowany i zorganizowany, aby wszystkie zadania biznesowe w ciągu roku były wykonywane efektywnie, bez szkody dla biznesu. To znaczy, że pracownicy powinni mied świadomośd tego, w jaki sposób ich praca wpływa na całośd organizacji. Wydaje mi się również, że otwarta, szczera i oparta na zaufaniu komunikacja w działach powoduje, iż takie sytuacje udaje się rozwiązad bez udziału osób trzecich (na przykład osób z działu personalnego). Paweł Berłowski