Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: [email protected]
Zielona Góra, 2014.02.12
RIO. I.092.94.2014
Pan
Eugeniusz Krzyżanowski
Wójt Gminy Zwierzyn
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych
(tekst jedn. z. U. z 2012 r. poz. 1113, z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 19 sierpnia
do 20 grudnia 2013 r. kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych
Gminy Zwierzyn o statusie wiejskim za 2012 rok. Wyniki kontroli omówiono i protokół
podpisano w dniu 20 grudnia 2013 r.
Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej
jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości,
realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia
nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych,
rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego,
gospodarowanie
mieniem
komunalnym
oraz
rozliczenia
budżetu
z
jednostkami
organizacyjnymi.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Wójtowi wystąpienie pokontrolne.
Uregulowania organizacyjno-prawne jednostki zawarte zostały w Statucie Gminy
Zwierzyn, Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Zwierzyn, oraz pozostałych aktach
wewnętrznych, stosowanych w ramach obowiązującego w jednostce systemu kontroli
zarządczej.
Sprawdzając wykonywanie zadań w zakresie kontroli zarządczej przez Wójta,
Skarbnika i pozostałych pracowników stwierdzono brak regulaminu kontroli wewnętrznej
oraz rocznego planu kontroli finansowych, do opracowania których zobowiązana była
Skarbnik Gminy na podstawie § 14 ust. 2 pkt 10 i 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu
Gminy, wprowadzonego zarządzeniem Nr ZK 0152/2/2009 Wójta Gminy Zwierzyn z dnia
22 czerwca 2009 roku. Ze złożonego przez Skarbnika wyjaśnienia wynika, że brak
opracowania przedmiotowego regulaminu oraz planu kontroli na 2012 rok był spowodowany
natłokiem pracy.
Kontrola wypłacanych wynagrodzeń na podstawie umów zlecenia i o dzieło wykazała
w przypadku 4 umów brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co narusza regulację wynikającą
z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U.
z 2013 r. poz. 594 ze zm.). Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że przyczyną
nieprawidłowości było niedopatrzenie.
Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli
kompleksowej
przeprowadzonej
przez
Regionalną
Izbę Obrachunkową w 2009 r.
W skierowanym do Wójta Gminy wystąpieniu pokontrolnym Prezes RIO wniósł
o zobowiązanie Skarbnika Gminy do dokonywania kontrasygnaty w zakresie umów
powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy z dnia
8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.
Sprawdzając prawidłowość ponoszenia wydatków z tytułu podróży służbowych,
kontrola wykazała w przypadku 5 druków poleceń wyjazdów służbowych krajowych oraz
2 poleceń wyjazdów służbowych zagranicznych brak potwierdzeń pobytów służbowych na
2
drukach poleceń wyjazdów, co jest wymagane treścią załącznika Nr I/4 „Instrukcji obiegu
dokumentów i kontroli dokumentów” wprowadzonej zarządzeniem Nr 13/2002 Wójta Gminy
z dnia 22 stycznia 2002 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów,
instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Gminy Zwierzyn. Wyjaśnień w tej sprawie udzielili
Wójt Gminy oraz Zastępca Wójta. Ze złożonych wyjaśnień wynika, że przyczyną
nieprawidłowości były zaniedbania pracowników delegowanych oraz przeoczenia osób
sprawdzających polecenia wyjazdów służbowych.
W przypadku 3 poleceń wyjazdów służbowych krajowych wydanych dla Wójta
Gminy, stwierdzono nieprawidłowość w postaci potwierdzenia dokonania sprawdzenia pod
względem merytorycznym przez tą samą osobę, to jest Wójta Gminy, co jest sprzeczne
z zasadami dotyczącymi kontroli dowodów księgowych, ujętymi w „Instrukcji obiegu
dokumentów i kontroli dokumentów” w części A - Zasady ogólne pkt IV Kontrola
dokumentów
księgowych.
Ze
złożonego
przez
Wójta
wyjaśnienia
wynika,
że
nieprawidłowość powstała przez nieuwagę.
Kontrola w zakresie klasyfikacji wydatków wykazała nieprawidłową klasyfikację
wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży radnym Gminy w paragrafie 4410 – Podróże
służbowe krajowe, zamiast w paragrafie 3030 - Różne wydatki na rzecz osób fizycznych,
ujętych w rocznym sprawozdaniu z wykonania planu wydatków budżetowych Rb-28S za
okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 r. Powyższym naruszono regulację zawartą
w załączniku Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków
pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207). Z wyjaśnień Skarbnika
Gminy wynika, że przyczyną nieprawidłowości była omyłka. W wyjaśnieniach Skarbnik
stwierdziła że wydatki pomyłkowo zostały ujęte w paragrafie 4410 nadmieniając, że od 2013
roku wydatki z tego tytuły są już prawidłowo klasyfikowane w paragrafie 3030.
W ramach kontroli wydatków z tytułu zwrotu kosztów używania samochodów
prywatnych do celów służbowych, stwierdzono brak stosownej umowy na korzystanie przez
Wójta Gminy z prywatnego pojazdu do celów służbowych, do czego zobowiązuje § 1 ust.1
rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków
ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy
(Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze. zm.). Wyjaśnienie w tej sprawie złożył Zastępca Wójta Gminy,
który poinformował, że w trakcie kontroli zostanie podpisana z Wójtem Gminy stosowna
3
umowa cywilnoprawna w tym zakresie, co potwierdzono na dzień zakończenia czynności
kontrolnych.
Kontrola w zakresie osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli określonych
w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97,
poz. 674 z późn. zm.) wykazała, że sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń
nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych
przez jednostkę samorządu terytorialnego za 2012 r. nie zostało przekazane Radzie Gminy,
dyrektorom szkół gminnych oraz związkom zawodowym zrzeszającym nauczycieli, do czego
zobowiązuje art. 30a ust. 5 w związku z art. 91d pkt 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta
Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.). Z wyjaśnienia złożonego
przez Wójta Gminy wynika, że przyczyną nieprawidłowość była niewłaściwa interpretacja
przepisów prawnych w tym zakresie.
W 2012 r. Gmina udzieliła 11 zamówień publicznych o wartości przekraczającej
w złotych równowartość kwoty 14.000 euro, a niższej od kwot określonych w przepisach
wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 poz. 907 z późn. zm.). Kontrolą objęto 3 postępowania
w trybie przetargu nieograniczonego na roboty budowlane, dostawy i usługi.
W przypadku 3 protokołów z postępowania o udzielenie zamówienia w trybie przetargu
nieograniczonego na roboty budowlane pn. „Budowa publicznej biblioteki wiejskie
w Górkach Noteckich”, dostawy pn. „Dostawa samochodu ratowniczo-gaśniczego dla
Ochotniczej
Straży
Pożarnej
w Zwierzynie”
i
usługi
pn.
„Udzielenie
kredytu
długoterminowego w wysokości 1.400.000,00 zł z przeznaczeniem na finansowanie
planowanego deficytu” kontrola wykazała, że zostały one podpisane przez niewłaściwą osobę,
to jest M.O. - Przewodniczącego komisji przetargowej, zamiast przez sekretarza Komisji,
który jest uprawniony do tej czynności na podstawie § 12 pkt 1 „Regulaminu prac komisji
przetargowej”. Z wyjaśnienia M.O. - Inspektora ds. zamówień publicznych, dróg i inwestycji
wynika, że nieprawidłowość powstała z powodu niewłaściwej interpretacji przepisów.
Kontrola w zakresie gospodarowania mieniem Gminy wykazała, że w przypadku
2 postępowań na sprzedaż nieruchomości gruntowych, 2 postępowań na sprzedaż lokali
mieszkalnych, 2 postępowań na najem lokali użytkowych oraz 2 postępowań na dzierżawę
gruntu nie zostały sporządzone i nie podane do publicznej wiadomości wykazy
nieruchomości, stosownie do art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami ( tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Z wyjaśnień A.S. -
4
Inspektora ds. ochrony środowiska i gospodarki komunalnej wynika, że przyczyną tej
nieprawidłowości było przeoczenie.
Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli
kompleksowej
przeprowadzonej
przez
Regionalną
Izbę Obrachunkową w 2009 r.
W skierowanym do Wójta Gminy wystąpieniu pokontrolnym Prezes RIO wniósł
o sporządzanie
i
podawanie
do
publicznej
wiadomości
wykazów
nieruchomości
przeznaczonych do sprzedaży i dzierżawy, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce
nieruchomościami.
W przypadku 2
postępowań na sprzedaż nieruchomości gruntowych, kontrola
wykazała szereg nieprawidłowości proceduralnych, tj.:

brak potwierdzenia zamieszczenia ogłoszeń o przetargach w siedzibie urzędu oraz
podania informacji o ogłoszeniach przetargów do publicznej wiadomości w sposób
zwyczajowo przyjęty, stosownie do art. 38 ust. 2 o gospodarce nieruchomościami;

niedotrzymanie 30 dniowego terminu zamieszczenia ogłoszenia na stronie
internetowej Urzędu, poprzedzającego termin II przetargu ustnego nieograniczonego na
sprzedaż nieruchomości o nr ewidencyjnym 172/5 w m. Zwierzyn, wynikającego z § 6 ust. 1
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu
przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości ( Dz. U. Nr 207,
poz. 2108 ze zm.).

brak w ogłoszeniach o przetargach oznaczenia nieruchomości według księgi
wieczystej, terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo
w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2, co jest wymagane § 13 pkt 1
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu
przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości w związku z art. 35
ust. 2 pkt 1-5 i 7-11 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

brak w ogłoszeniach o przetargach informacji o obciążeniach nieruchomości oraz
zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość zgodnie z § 13 pkt 3 i 4
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu
przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości;

brak w protokołach z przeprowadzonych przetargów informacji o oznaczeniu
nieruchomości będącej przedmiotem przetargu według księgi wieczystej, obciążeniach
nieruchomości, zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość, wyjaśnieniach
i oświadczeniach złożonych przez oferentów, co jest wymagane § 10 ust. 1 pkt 2, 3, 4, 5
rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz
5
rokowań na zbycie nieruchomości;

brak podania do publicznej wiadomości informacji o wynikach przetargów na zbycie
nieruchomości, do czego zobowiązuje § 12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie
sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości;

brak zawiadomienia przez organizatora przetargu, osób ustalonych jako nabywców
nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży, stosownie art. 41 ust. 1 ustawy
o gospodarce nieruchomościami.
Wyjaśnienia w sprawie wyżej wymienionych nieprawidłowości złożył A.S. Inspektor ds. ochrony środowiska i gospodarki komunalnej, który stwierdził, że przyczyną
nieprawidłowości była niewłaściwa interpretacja przepisów prawa.
Kontrola w zakresie gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości wykazała
brak planu wykorzystania zasobu nieruchomości Gminy do czego zobowiązuje art. 23 ust. 1
pkt 3 w związku z art. 25 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami W wyjaśnieniu Wójt
e stwierdził, że nieprawidłowość powstała w wyniku niedopatrzenia.
Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych, wnoszę o:
1. Opracowanie regulaminu kontroli wewnętrznej oraz rocznego planu kontroli
finansowych stosownie do § 14 ust. 2 pkt 10 i 11 Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Gminy Zwierzyn.
2. Dokonywanie przez Skarbnika Gminy kontrasygnaty umów powodujących powstanie
zobowiązań pieniężnych stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.).
3. Egzekwowanie od pracowników wymogu potwierdzania na drukach poleceń
wyjazdów służbowych pobytu w podróży oraz sprawdzanie poleceń wyjazdów
służbowych stosownie do obowiązującej w jednostce „Instrukcji obiegu dokumentów
i kontroli dokumentów”.
4. Prawidłową klasyfikację wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży dla radnych
Gminy stosownie do treści załącznika Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. Nr 38, poz.207).
5. Przekazywanie sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na
6
poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez
jednostkę samorządu terytorialnego zgodnie z 30a ust. 5 w związku z art. 91d pkt 2
ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r.
Nr 97, poz. 674 ze zm.).
6. Rzetelne sporządzanie protokołów postępowania o udzielenie zamówień publicznych
oraz podpisywanie ich stosownie do § 12 pkt 1 Regulaminu prac komisji
przetargowej.
7. Sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości
przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w najem lub dzierżawę, zgodnie z art. 35
ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn.
Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.).
8. Zamieszczanie ogłoszeń o przetargach w siedzibie Urzędu Gminy oraz podawanie
informacji o ogłoszeniach przetargów do publicznej wiadomości w sposób
zwyczajowo przyjęty zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r.
o gospodarce nieruchomościami.
9. Przestrzeganie 30 dniowego terminu zamieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej
urzędu, stosownie do § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września
2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na
zbycie nieruchomości ( Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.).
10. Zamieszczanie w ogłoszeniach o przetargach wszystkich informacji wymaganych § 13
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu
i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
11. Podawanie do publicznej wiadomości informacji o wynikach przetargów, zgodnie
z § 12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie
sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
12. Zawiadamianie osób ustalonych jako nabywców nieruchomości o miejscu i terminie
zawarcia umów sprzedaży zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r.
o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.).
13. Sporządzenie planu wykorzystania zasobu nieruchomości Gminy zgodnie z art. 23
ust. 1 pkt 3 w związku z art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r o gospodarce
nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.).
7
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia
do Kolegium Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania,
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od
dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości:
1. Rada Gminy Zwierzyn.
8