Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: [email protected]
Zielona Góra, 2015.04.09
RIO.I.092.96.2015
Pan
Leszek Mrożek
Wójt Gminy Żary
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy
z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r.
poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w dniach od 15 października 2014 r. do 13 lutego 2015 r.
kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Żary o statusie
gminy wiejskiej za 2013 rok. Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu 13 lutego
2015 r.
Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej jednostek
organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, realizację
wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia nauczycieli
z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych, rozliczanie
otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego, gospodarowanie
mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, przekazuję Panu Wójtowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Kontrola przestrzegania wewnętrznych procedur dotyczących korzystania ze służbowych kart
płatniczych wykazała nieprawidłowości w zakresie podziału obowiązków zawartych w Zarządzeniu
Nr 20/13 Wójta Gminy z dnia 15 kwietnia 2013 r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu
przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu
gminy, a także zasad rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu. Stwierdzono,
że ta sama osoba na mocy umowy stała się jedynym użytkownikiem karty płatniczej zobowiązanym
do złożenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia należności
wynikających z kwot nie rozliczonych oraz z tytułu nieprawidłowego korzystania z karty, a także
jest jedyną osobą wyznaczona do kontroli prawidłowości korzystania z kart płatniczych.
Zaniechanie oddzielenia tych obowiązków rzutuje na skuteczność funkcjonowania mechanizmów
kontroli operacji przy dokonywaniu wydatków, o których mowa w art. 247 ust. 3 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.).
Mając powyższe na uwadze Wójt Gminy nie zorganizował funkcjonowania adekwatnej, skutecznej
i efektywnej kontroli zarządczej, zapewniającej osiągnięcie celu określonego w art. 68 ust. 2 pkt 1,
2 i 4 ustawy o finansach publicznych, stosownie do art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy, której celem jest
zapewnienie w szczególności zgodności z działalności z przepisami prawa oraz procedurami
wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, ochrony zasobów. Odpowiedzialność
za powyższą nieprawidłowość ponosi osoba pełniąca wówczas funkcję Wójta.
W zakresie kompletności urządzeń księgowych kontrolujące stwierdziły, że zestawienie
obrotów i sald nie zawierało salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, co było niezgodne
z wymogami wynikającymi z art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Z wyjaśnień odpowiedzialnej
Inspektor K. K. wynika, że przyczyną powyższej nieprawidłowości było przeoczenie zdefiniowania
w programie finansowo- księgowym kryteriów wydruków.
Kontrola zapisów księgowych wykazała nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych
poprzez stosowanie zapisów korygujących (stornujących) w ewidencji prowadzonej na koncie
909 – „Rozliczenia międzyokresowe”. Ewidencjonowanie raty subwencji oświatowej otrzymanej
w grudniu na styczeń roku następnego powinna następować poprzez ujęcie jej w księgach
jako przychodów przyszłych okresów do rozliczenia na poszczególne okresy sprawozdawcze
zamiast stwierdzania błędów i poprawiania ich w sposób określony w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy
o rachunkowości. Z wyjaśnień odpowiedzialnej Inspektor K. K. wynika, iż przyczyną
nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów prawa.
Kontrola funkcjonowania konta 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami wykazała,
że ewidencja szczegółowa prowadzona do tego konta nie zapewnia możliwości ustalenia stanu
należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów rozrachunków, co narusza zasady opisu tego
2
konta zawarte w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289)
oraz postanowienia wynikające z załącznika Nr 3a do Zarządzenia Nr 10/2013 Wójta Gminy z dnia
19 lutego 2013 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy
w Żarach. Odpowiedzialna Inspektor A. T. wskazała, że przyczyną powyższej nieprawidłowości
jest program
finansowo-księgowy,
który
nie
daje
możliwości
prowadzenia
wszystkich
rozrachunków wg tytułów.
Kontrola wykazała dokonywanie zapisów w ewidencji składników majątkowych na koncie
013 „ Pozostałe środki trwałe” niezgodnie z § 6 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w zw. z art. 16f ust. 3 ustawy
o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 581 z późn. zm.).
Odpowiedzialna Zastępca Skarbnika B. K wyjaśniła, że przyczyna powyższej nieprawidłowości
wynika z błędów przy wprowadzaniu zmian z ksiąg prowadzonych ręcznie do programu
komputerowego.
Kontrola realizacji dochodów budżetowych wykazała nieprawidłowe dokonywanie czynności
sprawdzających w zakresie stwierdzenia poprawności składania deklaracji na podatek
od nieruchomości, dokonywanych przez organ podatkowy na podstawie przepisu art. 272 ustawy
z dnia 29 sierpnia 2007 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.).
Nieprawidłowości dotyczyły deklaracji złożonych przez:
‒ Zespół Szkół w Bieniowie, Szkołę Podstawową w Lubanicach, Zespół Szkół w Mirostowicach
Dolnych oraz Szkołę Podstawową w Sieniawie Żarskiej. Jednostki te nie są posiadaczami
nieruchomości stanowiących własność gminy, gdyż nie oddano im nieruchomości w trwały
zarząd, stosownie do art. 43 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
(tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn. zm.), zatem nie są też podatnikami
zobowiązanymi do płacenia podatku w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach
lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 849 z późn. zm.). W tym przypadku obowiązek
podatkowy w zakresie podatku od nieruchomości ciąży na właścicielu nieruchomości – gminie.
3
‒ Szkołę Podstawową w Olbrachtowie oraz Zespół Szkół w Grabiku i polegała na wykazaniu
podstawy opodatkowania niezgodnie z decyzjami ustanawiającymi trwały zarząd dla tych
jednostek,
Z wyjaśnień odpowiedzialnej Inspektor A. P-D. wynika, że przyczyną ww. nieprawidłowości
był brak przepływu informacji pomiędzy pracownikami o dokumentach znajdujących się w innych
komórkach organizacyjnych Urzędu.
Kontrolujące ustaliły, że mimo nabycia w 2013 roku nieruchomości, Biblioteka nie złożyła
korekty deklaracji, do czego jest zobowiązana na podstawie art. 6 ust. 9 pkt 2 ustawy o podatkach
opłatach lokalnych. Nie złożyła ona także deklaracji na podatek rolny za rok 2013 r., mimo
posiadania gruntów podlegających opodatkowaniu tym podatkiem i ciążącego na niej z tego tytułu
obowiązku wynikającego z art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym
(tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 1381 z późn. zm.). Organ podatkowy nie skorzystał z uprawnienia
wynikającego z art. 274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa i nie wezwał Biblioteki do złożenia
deklaracji na podatek rolny oraz korekty deklaracji na podatek od nieruchomości. Z wyjaśnień
odpowiedzialnej Inspektor A. P-D. wynika, że informacje w powyższym zakresie nie zostały
wykazane w ewidencji gruntów i budynków, jak również informacje w sprawie nie zostały
jej przekazane przez pracowników innej komórki organizacyjnej Urzędu.
Ujawnione nieprawidłowości wskazują, że Wójt w obowiązującym w Urzędzie systemie obiegu
dokumentów nie zapewnił prawidłowej wymiany informacji pomiędzy komórkami Urzędu
w zakresie rzetelnej weryfikacji deklaracji podatkowych gminnych jednostek oświatowych
oraz Biblioteki. Stosownie do przepisów art. 68 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), celem kontroli
zarządczej jest zapewnienie w szczególności m. in. efektywności i skuteczności przepływu
informacji. Odpowiedzialność za brak prawidłowego przepływu informacji w zakresie kontroli
zarządczej ponosi osoba pełniąca wówczas funkcje Wójta.
W wyniku kontroli prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości stwierdzono
ustalenie wysokości łącznego zobowiązania pieniężnego za 2013 r. oraz 2014 r. wobec podatnika
o nr ewidencyjnym 01- 00000079 (nr rejestru 00000691) na podstawie nierzetelnych danych.
Były Wójt dokonał wymiaru podatku na podstawie danych wynikających ze złożonej przez
podatnika w dniu 02 grudniu 2009 r. informacji o gruntach, które to dane nie były zgodne ze stanem
faktycznym w 2013 r. W dniach wydania decyzji wymiarowych dotyczących łącznego
zobowiązania pieniężnego za dany rok podatkowy istniała okoliczność istotna dla wymiaru podatku
od nieruchomości związana z prowadzeniem przez podatnika na gruntach opodatkowanych
podatkiem rolnym działalności gospodarczej. Tym samym grunty te, jak również posadowione
na nich
budynki,
powinny
być
opodatkowane
4
podatkiem
od nieruchomości,
co wynika
z art. 1 ustawy o podatku rolnym oraz art. 2 ust. 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
Organ podatkowy wezwał podatnika do złożenia wyjaśnień w celu ustalenia stanu faktycznego
odnośnie przedmiotu opodatkowania. Pomimo, że podatnik nie zastosował się do wezwania organ
podatkowy nie wszczął postępowania na podstawie art. 165 ustawy Ordynacja podatkowa,
nie zebrał stosownych dowodów, nie poinformował o możliwości zapoznania się z materiałem
dowodowym podatnika zgodnie z art. 200 tej ustawy. Inspektor A. P-D. wyjaśniła, że organ
podatkowy telefonicznie informował podatnika o konieczności złożenia korekty informacji.
Podatnik po ponownym wezwaniu, po upływie roku podatkowego 2013 i 2014, złożył w dniu
10.02.2015 r. informację w sprawie podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego obowiązującą
od 2015 r. Do dnia zakończenia kontroli Wójt Gminy nie wszczął postępowania z urzędu w celu
ustalenia stanu faktycznego oraz ujawnienia dowodów umożliwiających wznowienie postępowania
w trybie art. 240 § 1 pkt 5 w zw. z art. 245 ustawy Ordynacja podatkowa. Inspektor A. P-D.
wyjaśniła, że Wójt poprzedniej kadencji zdecydował o nie wszczynaniu postępowania.
Kontrola w zakresie udzielania ulg w spłacie zobowiązań podatkowych wykazała,
iż Sekretarz podpisał decyzję odmawiającą umorzenia zaległości podatkowej, mimo że nie posiadał
stosownego upoważnienia, wynikającego z art. 143 § 1 i § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
Sekretarz wyjaśnił, że posiadał ustne upoważnienie byłego Wójta do podpisania ww. decyzji,
a w wyniku
przeoczenia
nie sporządzono
pisemnego
dokumentu
potwierdzającego
jego uprawnienia do dokonywania takich czynności.
W 7 przypadkach organ podatkowy przed wydaniem decyzji w sprawie umarzenia zaległości
podatkowej
nie
przeprowadził
postępowania
wyjaśniającego,
wymaganego
przepisami
art. 122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Odpowiedzialne Inspektor K. N oraz Inspektor
A. P-D., które przygotowywały projekty decyzji wyjaśniły, iż oparły się na złożonych przez
podatników oświadczeniach o stanie majątkowym. Złożone wyjaśnienie nie zmienia ustaleń
kontroli, gdyż organ podatkowy, podejmując decyzję na podstawie art. 67a ustawy Ordynacja
podatkowa jest zobowiązany ww. przepisami ustawy Ordynacji podatkowej do zbierania i w sposób
wyczerpujący rozpatrywania całego materiału dowodowego. W związku z
powyższym
oświadczenie podatnika nie powinno stanowić jedynej podstawy do zastosowania ulgi w spłacie
zobowiązań podatkowych.
W toku kontroli podatku od środków transportowych ustalono, że 7 podatników złożyło
deklaracje na rok 2013 po terminie wynikającym z art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach
lokalnych. Ponadto jeden podatnik nabył w roku kontrolowanym przyczepę podlegającą
opodatkowaniu, ale nie złożył stosownej deklaracji. Organ podatkowy nie podjął czynności
wskazanych w art. 274a § 1 ustawa Ordynacja podatkowa. Z wyjaśnień odpowiedzialnej Inspektor
B. S. wynika , że przyczyną powyższej nieprawidłowości była niewłaściwa organizacja pracy.
5
Kontrola wykazała również, że w ewidencji podatkowej nie ujęto pojazdu zadeklarowanego
przez podatnika i nie dokonano przypisu należności, co naruszało § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont
dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Z 2010 r. Nr 208,
poz. 1375). Z wyjaśnień odpowiedzialnej Inspektor B. S. wynika, iż przyczyną powyższej
nieprawidłowości był błąd programu komputerowego.
Sprawdzając sporządzanie i przekazywanie sprawozdań budżetowych kontrolujące ustaliły,
że w rocznych sprawozdaniach Rb-27S oraz Rb-PDP za 2013 r. nie ujęto skutków wydanej decyzji
w sprawie rozłożenia na raty płatności zaległości podatku od środków transportowych, co stanowi
naruszenie § 3 ust. 1 pkt 11 lit. b) oraz § 7 ust. 3 załącznika Nr 39 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej
(Dz. U. z 2010 r. Nr 20 poz. 103). Z wyjaśnień odpowiedzialnej Inspektor B. S. wynika,
iż przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów prawa. W dniu 13 lutego 2015 r.
sporządzono i przekazano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Zielonej Górze korekty
powyższych sprawozdań. Obecnie obowiązuje w tym zakresie rozporządzenie Ministra Finansów
z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119).
W zakresie dochodów z opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
stwierdzono, że w 7 przypadkach zezwolenia przedsiębiorców wydane zostały na podstawie
wniosków, do których nie dołączono dokumentów potwierdzających tytuł prawny wnioskodawcy
do lokalu stanowiącego punkt sprzedaży napojów alkoholowych oraz w 3 przypadkach do wniosku
o wydanie zezwolenia nie dołączono decyzji właściwego państwowego inspektora sanitarnego
o zatwierdzeniu zakładu, o której mowa w art. 65 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r.
o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914, z późn. zm.), czym
naruszono art. 18 ust. 6 pkt 2 i 4 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości
i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1356 z późn. zm.).
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Inspektor I. O, który nie jest już
pracownikiem Urzędu.
W toku kontroli dotacji celowej na zadanie własne gminy w zakresie pomocy materialnej
dla uczniów ustalono, że w badanych fakturach i rachunkach stanowiących podstawę wypłaty
świadczeń nie było pieczęci wpływu do Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół,
realizującego zadania dotyczące stypendiów. Nie rejestrowanie dokumentów stanowi naruszenie
§ 42 ust. 2 w związku z § 7 pkt 6 oraz § 42 ust. 4 Instrukcji kancelaryjnej będącej załącznikiem
Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67). Z wyjaśnień osoby
6
odpowiedzialnej specjalisty ds. kasowych i administracyjnych D. M. wynika, że przyczyną
nieprawidłowości było niestosownie przepisów prawa.
Kontrola wydatków w zakresie podróży służbowych krajowych i zagranicznych wykazała,
że pracownik wypełniając rachunek kosztów podróży dokonał w swoich zapisach poprawek w taki
sposób, że naruszone zostały przepisy art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) oraz § 8 ust. 2 Zarządzenia
Wójta Nr 4/2011. Z wyjaśnień odpowiedzialnej Inspektor K. K. wynika, że przyczyną powyższej
nieprawidłowości była nieznajomość przepisów prawa przez pracownika, który został
poinformowany o zasadach nanoszenia korekt na dokumentach księgowych.
W zakresie zamówień publicznych kontrola wykazała, że zamawiający zamieścił
w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o udzieleniu zamówienia informując w nim
o udzieleniu zamówienia m.in. „Przedsiębiorstwo Usługowo – Handlowe Meritum z Lublina”.
Z ustaleń kontroli wynika natomiast, że z ww. przedsiębiorcą nie została zawarta umowa w sprawie
zamówienia publicznego. Art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), zobowiązuje zamawiającego
do zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych
niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej.
Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi osoba pełniąca wówczas funkcję Wójta.
Roczny
program
współpracy
z
organizacjami
pozarządowymi
oraz
podmiotami
wymienionymi w art. 3 ust. 3. na 2013 r. został w Gminie Żary uchwalony w dniu 20 grudnia
2012 r., tj. z naruszeniem terminu wynikającego z art. 5a ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1118 z późn.
zm.) wskazującego dla tej czynności termin do dnia 30 listopada. Zgodnie z obowiązującymi
w Gminie procedurami, zawartymi w Uchwale Rady Gminy Nr XXXI/286/10 z dnia 30 września
2010 r., uchwalenie programu poprzedzają minimum 14-dniowe konsultacje, które rozpoczyna się
poprzez „zamieszczenie na stronie internetowej ogłoszenia Wójta Gminy o rozpoczęciu konsultacji,
wraz z projektem programu współpracy”. Ww. ogłoszenie upubliczniono w dniu 22 listopada
2012 r. Tym samym nie mógł zostać dochowany termin uchwalenia programu – konsultacje
kończyły się bowiem w dniu 6 grudnia. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi
osoba pełniąca wówczas funkcję Wójta oraz Inspektor B. G. Kontrolujące nie pobrały od Inspektor
wyjaśnień dotyczących przyczyn stwierdzonych w okresie kontrolowanym nieprawidłowości,
bowiem w okresie kontroli przebywała ona na długotrwałym zwolnieniu lekarskim.
Zgodnie z art. 5a ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
sprawozdanie z realizacji programu współpracy organ wykonawczy jednostki samorządu
terytorialnego jest obowiązany przedłożyć, nie później niż do dnia 30 kwietnia każdego roku,
7
organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego oraz opublikować w Biuletynie
Informacji Publicznej. Kontrolujące ustaliły, że sprawozdanie za roku 2013 zostało opublikowane
w BIP w dniu 26 maja 2014 r., co naruszało ww. termin. Odpowiedzialność za powyższą
nieprawidłowość ponosi osoba pełniąca wówczas funkcję Wójta.
Kontrolujące ustaliły, że LZS ”Zieloni” Złotnik pobrał dotację w nadmiernej wysokości.
Zwrotu dotacji pobranej w nadmiernej wysokości przez klub żądano w formie pisemnej zamiast
w drodze decyzji wydanej przez wójta, czym naruszono art. 61 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. art. 60 pkt 1
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.).
Klub zwrócił się o rozłożenie na raty spłaty dotacji pobranej w nadmiernej wysokości, a Wójt
umorzył odsetki – mimo braku wniosku Klubu w tej sprawie. Brak jest podstawy prawnej
do działania organu Gminy bez wniosku zobowiązanego w zakresie umorzenia odsetek.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi osoba pełniąca wówczas funkcję Wójta.
W zakresie gospodarki mieniem gminnym kontrola wykazała, że w 13 przypadkach wykazy
nieruchomości przeznaczone do sprzedaży nie zawierały opisu zbywanych nieruchomości,
co stanowi naruszenie art. 35 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W 5 transakcjach
sprzedaży nieruchomości w drodze przetargowej, informacji tych nie zawierały również ogłoszenia
o przetargu, co jest niezgodne z wymogami § 13 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań
na zbycie nieruchomości (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1490). Odpowiedzialna Kierownik
Referatu Rozwoju Gminy i Ochrony Środowiska E. C. wyjaśniła, że powyższe nieprawidłowości
były wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa.
We wszystkich transakcjach sprzedaży nieruchomości w trybie przetargowym informacje
o ich wynikach nie zawierały danych wymaganych przepisami § 12 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia
Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie
nieruchomości, tj. liczby osób dopuszczonych oraz niedopuszczonych do uczestniczenia
w przetargu, ceny wywoławczej oraz najwyższej cenie osiągniętej w przetargu. Odpowiedzialna
Kierownik E. C wyjaśniła, że powyższe dane zostały pominięte przez niedopatrzenie.
W jednym przypadku zawiadomienie osoby ustalonej jako nabywcę nieruchomości o miejscu
i terminie zawarcia umowy zostało doręczone 44 dni po rozstrzygnięciu przetargu, co stanowi
naruszenie art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Kierownik E. C. wyjaśniła,
że dostosowano się do wniosku nabywcy o przesunięcie terminu zawarcia aktu notarialnego.
W przypadku sprzedaży lokalu mieszkalnego w miejscowości Siodło udzielono bonifikaty
w wysokości niezgodnej z § 5 ust. 1 Uchwały Rady Gminy Żary Nr XXIV/238/12 z dnia
25 października 2012 r. w sprawie określenia warunków udzielania bonifikat i wysokości stawek
procentowych przy sprzedaży w trybie bezprzetargowym lokali mieszkalnych na rzecz
8
dotychczasowych najemców. Kierownik Referatu Rozwoju Gminy i Ochrony Środowiska E. C.
wyjaśniła, że nieprawidłową stawkę bonifikaty zastosowano w wyniku błędnej interpretacji
zapisów uchwały.
W zakresie dzierżawy nieruchomości gminnych kontrolujące ustaliły, że czynsz z tytułu
dzierżawy 2 działek był ustalony i pobierany niezgodnie ze stawkami wynikającymi z Uchwały
Nr XI/88/11 Rady Gminy Żary z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia zasad
wydzierżawiania na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony nieruchomości stanowiących
własność Gminy Żar. Ww. uchwała stanowiła podstawę ustalenia wysokości czynszu z tytułu
dzierżawy. Kontrola wykazała, że wysokość czynszu określono jak dla gruntów wydzierżawionych
na cele rolnicze, podczas gdy, zgodnie z umową, grunty zostały wydzierżawione z przeznaczeniem
na cele rekreacyjne. Z wyjaśnień Kierownik Referatu Rozwoju Gminy i Ochrony Środowiska E. C.
wynika, że do określenia wysokości opłaty przyjęto dane z ewidencji gruntów nie zaś z umowy.
Kontrola w zakresie prawnych form władania nieruchomościami wykazała, że Zespół Szkół w Mirostowicach Dolnych oraz w Bieniowie – nie zostały wyposażone w mienie, w formie
trwałego zarządu, zgodnie z wymogami art. 51 ust. 1 i 2 w związku z art. 43 i 56 ustawy
o gospodarce nieruchomościami. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi osoba
pełniąca wówczas funkcję Wójta.
W 2014 r. w Gminie Żary nastąpiła zmiana na stanowisku Wójta. Kontrolujące nie ustaliły
przyczyn nieprawidłowości, za które odpowiedzialność ponosi były Wójt. W toku kontroli Wójt
nie złożył wyjaśnień bowiem przestał on sprawować swoją funkcję. Wyjaśnień w sprawie przyczyn
stwierdzonych nieprawidłowości nie złożyła również Skarbnik. W czasie prowadzenia kontroli była
nieobecna w pracy, a od 18.08.2014 r. przestała pełnić czynności służbowe.
Jednocześnie informuję, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym charakterze lub
wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu, nie formułowano
wniosków pokontrolnych, a w pozostałym zakresie wymienionym na wstępie wystąpienia
nie stwierdzono nieprawidłowości.
Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, wnoszę o:
1. Zorganizowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej zapewniającej
osiągnięcie celów określonych w art. 68 ust. 2 w zw. z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.),
w zakresie dokonywania wydatków kartą płatniczą oraz rzetelnej weryfikacji deklaracji
podatkowych.
9
2. Dokonywanie przeksięgowań przychodów w wysokości raty subwencji oświatowej
otrzymanej w grudniu na styczeń roku następnego za dany okres sprawozdawczy po stronie
Wn konta 909 i stronie Ma konta 901.
3. Sporządzanie zestawień obrotów i sald spełniających wymogi art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn.
zm.).
4. Prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 234 w sposób zapewniający możliwość
ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów rozrachunków, zgodnie
z opisem tego konta, zawartym w załączniku nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa,
budżetów
samorządowych
jednostek
zakładów
oraz państwowych
jednostek
samorządu
budżetowych,
budżetowych
terytorialnego,
państwowych
mających
jednostek
budżetowych,
funduszy
siedzibę
poza
celowych
granicami
Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289).
5. Prowadzenie ewidencji środków trwałych do konta 013 w sposób zgodny z zasadami
określonymi w § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w zw. z art. 16f ust. 3 ustawy
o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 581 z późn. zm.).
6. Dokonywanie czynności sprawdzających otrzymanych deklaracji podatkowych stosownie
do art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 2007 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r.
poz. 749 z późn. zm.).
7. Egzekwowanie od podmiotów zobowiązanych do składania deklaracji podatkowych
wykonywania tego obowiązku w terminach wskazanych w art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia
12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 95,
poz. 613 z późn. zm.) oraz art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku
rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 1381 z późn. zm.).
8. Korzystanie z możliwości wynikającej z art. 274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa poprzez
żądanie składania wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwanie
do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
9. Wydawanie decyzji wymiarowych łącznego zobowiązania pieniężnego osobom fizycznym
na podstawie prawidłowych danych zawartych w informacjach w sprawach podatku
od nieruchomości rolnego, leśnego z zachowaniem wymogów zawartych w art. 165 i art. 200
10
ustawy Ordynacja podatkowa, a w szczególności w przypadku gdy uległ zmianie stan
faktyczny na podstawie, którego ustalono wysokość zobowiązania podatkowego za poprzedni
okres.
10. Skorzystanie z możliwości zmian ostatecznych decyzji wymiarowych w sprawie łącznego
zobowiązania pieniężnego w podatku rolnym oraz w podatku od nieruchomości za lata
2014 i wcześniejsze w ciągu 5 lat, dotyczących podatnika o nr ewidencyjnym 01- 00000079
(nr rejestru 00000691) w trybie wznowienia postępowania stosownie do art. 240 § 1 pkt 5
w zw. z art. 245 ustawy Ordynacja podatkowa.
11. Podpisywanie decyzji w zakresie ulg w spłacie zobowiązań podatkowych przez osobę
posiadającą pisemne upoważnienie wynikające z art. 143 ustawy Ordynacja podatkowa.
12. Podejmowanie działań zmierzających do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego przed
wydaniem decyzji przyznającej ulgę w spłacie zobowiązań podatkowych, zgodnie
z wymogami art. 122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
13. Dokonywanie w ewidencji księgowej przypisów zobowiązań podatkowych wynikających
z deklaracji, stosownie do § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października
2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych
jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375).
14. Wykazywanie w rocznych sprawozdaniach Rb-27S oraz Rb-PDP skutków wydanych decyzji
przyznających ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych za dany okres sprawozdawczy,
zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 11 oraz § 7 ust. 3 załącznika Nr 39 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119).
15. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na podstawie wniosków
spełniających wymogi z art. 18 ust. 6 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu
w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1356
z późn. zm.).
16. Przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentów zewnętrznych, stanowiących podstawę
rozliczenia przyznanych stypendiów szkolnych w sposób wskazany w§ 42 ust. 2 Instrukcji
kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów
akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
(Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67).
17. Korygowanie błędów w dowodach księgowych wewnętrznych w sposób określony
w art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
18. Uchwalanie
rocznego
programu
współpracy
z
organizacjami
pozarządowymi
oraz podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w terminie określonym
11
w art. 5a ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1118 z późn. zm.).
19. Publikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej sprawozdania z realizacji programu
współpracy za rok poprzedni w terminie określonym stosownie do art. 5a ust. 3 ustawy
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
20. Wydawanie decyzji w sprawie zwrotu dotacji pobranej w nadmiernej wysokości stosownie
do przepisów art. 61 ust. 1 pkt 2 w zw. z art.60 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.
21. Zamieszczanie w ogłoszeniach o przetargach wszystkich informacji wymaganych § 13 pkt 1
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu
przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (tekst jedn. Dz. U.
z 2014 r. poz. 1490).
22. Podawanie do publicznej wiadomości informacji o wynikach przetargów zgodnie z § 12
ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania
przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
23. Udzielanie bonifikat przy sprzedaży lokali mieszkalnych dotychczasowym najemcom
zgodnie z uchwałą organu stanowiącego.
24. Ustalanie i pobieranie czynszu dzierżawnego zgodnie z zawartymi umowami.
25. Uregulowanie
prawnej
formy
władania
nieruchomościami
przez
Zespół
Szkół
w Mirostowicach Dolnych oraz Zespół Szkół w Bieniowie, zgodnie z art. 51 ust. 1 i 2
w związku z art. 43 i art. 56 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium
Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę
przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia
otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości:
Rady Gminy Żary
12
13