Plan Komunikacji na temat projektu samooceny na temat projektu

Załącznik do
Zarządzenia nr 64/2015
Wójta Gminy Osjaków
z dnia 18 września 2015
Plan Komunikacji
na temat projektu samooceny
URZĄD GMINY OSJAKÓW
Osjaków, wrzesień 2015 r.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
SPIS TREŚCI:
WPROWADZENIE....................................................................................................................3
1.Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie...........................................................3
2.Plan komunikacji uczestników wdrożenia metody CAF w Urzędzie......................4
3.Zainteresowane strony............................................................................................4
a Potrzeby informacyjne ......................................................................................4
b Dostawca informacji..........................................................................................5
c Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu......................................6
d Metody komunikacji..........................................................................................7
4.Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz zaangażowania w proces samooceny. 9
5.Informacja nt. projektu wdrożenia CAF oraz planu komunikacji dla pracowników
Urzędu..................................................................................................................... 11
str 2
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
WPROWADZENIE
Celem niniejszego dokumentu jest określenie planu komunikacji dla projektu
wdrożenia metody CAF w Urzędzie Gminy Osjaków
W szczególności w dokumencie określone zostaną:
➢ cel projektu wdrożenia metody CAF,
➢ strony zainteresowane projektem oraz ich potrzeby komunikacyjne,
➢ sposób, forma i częstotliwość informacji na temat realizowanego projektu
przekazywanej poszczególnym grupom odbiorców,
➢ sposób mobilizacji pracowników na rzecz zaangażowania w proces samooceny.
1.
Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie
Powszechny Model Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest
narzędziem przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu
poprawę zarządzania. Model skupia się przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji
obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych.
Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu, iż
osiągnięcie pożądanych rezultatów działań urzędu zależy od jakości przywództwa,
wpływającego na politykę i strategię organizacji, zarządzanie zasobami ludzkimi,
działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy
zarządzania zmianą. Dzięki CAF organizacje wyrażające chęć wdrożenia
systematycznego procesu doskonalenia swoich działań uzyskują proste, przystosowane
do specyfiki sektora administracji publicznej, narzędzie samooceny.
Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do
doskonalenia funkcjonowania urzędu, poprzez:
o identyfikację mocnych stron,
o identyfikację obszarów do doskonalenia,
o opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk,
o możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej
z terenu Polski oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej
(benchmarking),
o przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości.
str 3
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2.
Plan komunikacji uczestników wdrożenia metody CAF w
Urzędzie
Plan komunikacji obejmuje komunikację pomiędzy bezpośrednimi uczestnikami
projektu wdrażania metody CAF w Urzędzie Gminy Osjaków jak również pomiędzy
uczestnikami projektu a jego otoczeniem.
3.
Zainteresowane strony
Zainteresowanymi stronami projektu wdrożenia CAF są:
1. Uczestnicy wdrożenia metody CAF:
1) Kierownictwo Urzędu Gminy – Z-ca Wójta Gminy Osjaków, Sekretarz
Gminy,
2) Samorządowy Zespół ds. CAF
3) Pracownicy Urzędu.
2. Otoczenie zewnętrzne wdrażanego projektu:
1) Klienci (obywatele)
2) Organizacje pozarządowe działające na terenie JST,
3) Rada Gminy
a
Potrzeby informacyjne
 Informowanie o celach i zasadach CAF
Zainteresowana strona
Oczekiwane korzyści
Kierownictwo Urzędu
Informacja o celach, przebiegu i wynikach
samooceny CAF dla Urzędu
Informacja o wynikach wdrażania działań
doskonalących
Samorządowy Zespół ds. CAF
Informacja o działaniach podejmowanych w
ramach projektu, ich harmonogramie i zakresach
odpowiedzialności
Mobilizacja do aktywnego udziału i
zaangażowania w działania projektu
Informacja o szczegółowych planach realizacji
str 4
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
usprawnień
Wszyscy pracownicy Urzędu
Informacja o zasadach i korzyściach samooceny
CAF
Zapewnienie współpracy z Zespołem ds. CAF dla
zapewnienia kompletności dowodów w procesie
samooceny
Informacja o wynikach realizacji działań
doskonalących
Rada Gminy
Informacja o wynikach samooceny i realizacji
działań doskonalących
Klienci Urzędu i media lokalne
Budowa wizerunku Urzędu jako profesjonalnej i
doskonalącej się organizacji publicznej
Organizacje pozarządowe i inne
jednostki organizacyjne gminy
Budowanie atmosfery współpracy Urzędu z
innymi podmiotami dla wspólnej realizacji celów
strategicznych Gminy
 Mobilizacja do aktywnego udziału, zaangażowania w realizację projektu.
 Zapewnienie właściwego obiegu informacji – efektywności wdrażania.
 Budowanie wizerunku Urzędu Gminy Osjaków jako profesjonalnego, wciąż
doskonalącego się Urzędu.
b
Dostawca informacji
Informacje dla Kierownictwa, członków grupy samooceny, oraz pozostałych
pracowników Urzędu na temat projektu wdrażania CAF będzie przygotowywał i
przekazywał Koordynator CAF oraz Osoba Wspierająca. Koordynator CAF,
uwzględniając potrzeby informacyjne poszczególnych grup odbiorców opracowuje i
przekazuje zainteresowanym stronom materiały informacyjne. Dostawcy informacji
będą przestrzegać ustalonych terminów przekazywania informacji oraz zachowają
ustaloną zawartość komunikatów na temat poszczególnych faz wdrażania projektu.
c
Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu
Odbiorca
informacji
Zakres
informacji
Forma informacji
Częstotliwość/termi
ny przekazywania
str 5
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
informacji
Kierownictwo i
wszyscy
pracownicy
Urzędu
Informacja o
projekcie
Kierownictwo
Urzędu
Informacja o
planowanych i
realizowanych
działaniach
Członkowie
Zespołu ds.
CAF
Informacja o
planowanych i
realizowanych
działaniach
samooceny
Wszyscy
pracownicy
Kierownictwo
Urzędu
Rada Gminy
Informacja o
przebiegu i
wynikach
procesu
samooceny
Prezentacja
wyników
samooceny
Informacja o
wynikach
samooceny
Zarządzenie
wewnętrzne o
projekcie
wrzesień 2015
Informacja
mailowa
Sprawozdanie z
postępów
realizacji projektu
informacja
mailowa
Informacja ustna,
pisemna, e-mail
Sprawozdanie z
wyników
samooceny
Informacje
mailowe,
spotkania
Sprawozdanie z
wyników
samooceny
Spotkanie z
Kierownictwem
Prezentacja
wyników na
posiedzeniu Rady
Na bieżąco – co
miesiąc
Na bieżąco w
zależności od
potrzeb
Informacje o
wymaganiach
informacyjnych
niezbędnych do
samooceny – na
bieżąco
Wyniki – po
zakończeniu
samooceny,
planowania i
realizacji działań
doskonalących
Październik listopad 2015
Po zakończeniu
samooceny
listopad 2015
str 6
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Po zakończeniu
samooceny
Kierownictwo
Urzędu
Zatwierdzenie
do realizacji
listy działań
doskonalących
Spotkanie z
Kierownictwem
Po zakończeniu
warsztatów
Kierownictwo
Urzędu
Przebieg
realizacji i
wyniki
zaplanowanych
działań
doskonalących
Plany
monitorowania
działań
Informacje
zbiorcze
Co miesiąc – od
rozpoczęcia do
zakończenia
realizacji działań
Klienci,
mieszkańcy
Gminy
Prezentacja
wyników
samooceny i
wyników planu
doskonalenia
Strona
internetowa
Spotkania
Po zakończeniu
poszczególnych
etapów
d
Metody komunikacji
1. Spotkania bezpośrednie i uzgodnienia telefoniczne lub poprzez email
➢ spotkanie planistyczne konsultanta
Koordynatorem oraz Grupą Samooceny.
z
Kierownictwem
Urzędu,
➢ Spotkania (kontakty email, telefoniczne) z konsultantem w celu udzielenia
wyjaśnień i pomocy w trakcie prac.
➢ Kontakty doradcze Koordynatora z Konsultantem powinny dotyczyć
zwłaszcza:
✔ ustalenia zakresu samooceny, wyboru grupy samooceny,
✔ utworzenia planu komunikacji,
✔ monitorowania procesu samooceny i jej uzgadniania,
✔ opracowania samooceny,
str 7
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
✔ uzgodnienia wyniku samooceny oraz konsensu,
✔ przygotowania planu usprawnień i wsparcia ich realizacji.
➢ Szkolenia Grupy
Konsultanta),
Samooceny
(dwudniowe
szkolenia
z
udziałem
➢ Spotkanie uzgadniające Grupy Samooceny przed rozpoczęciem samooceny,
➢ Warsztaty uzgadniające Grupy Samooceny (z udziałem Konsultanta),
➢ Prezentacja wyników samooceny (spotkanie z Kierownictwem Urzędu),
➢ Spotkania dotyczące prezentacji planu doskonalenia.
2. Sprawozdania
Sprawozdania informujące o postępach w realizacji projektu (uwzględniające
działania zrealizowane, opis działań planowanych do realizacji wraz z
harmonogramem wdrożeń, ewentualne trudności w realizacji planowanych
działań) będą przekazywane przynajmniej raz na miesiąc Kierownictwu
Urzędu.
Kolejnymi sprawozdaniami będą:
◦ Prezentacja wyników samooceny,
◦ Informacja o planie doskonalenia.
Po przeprowadzeniu warsztatów i spotkań uzgadniających Grupy Samooceny
nastąpi opracowanie wyników samooceny i opracowanie planu usprawnień.
3. Strona WWW
Na stronie internetowej gminy www.osjakow.pl zostanie utworzona specjalna
zakładka „METODA CAF w URZĘDZIE GMINY OSJAKÓW”. W zakładce
tej będą umieszczane bieżące informacje na temat wdrażania projektu.
Informacja powyższa będzie kierowana zarówno do klientów zewnętrznych jak
i pracowników Urzędu Gminy Osjaków.
4. Przekazywanie informacji poprzez pocztę elektroniczną.
Informacje przesyłane drogą wewnętrznego internetu będą najbardziej
skuteczną drogą wymiany informacji na temat realizacji projektu oraz wyników
samooceny pomiędzy członkami Grupy Samooceny. Koordynatorem oraz
pracownikami Urzędu.
str 8
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
5. Tablica informacyjna
W Urzędzie Gminy Osjaków na tablicy informacyjnej będą udostępnione
informacje na temat projektu CAF, etapów jego wdrażania oraz realizowanych
działań usprawniających. Informacje będą na bieżąco aktualizowane.
6. Biuletyn
Na Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy pod adresem
www.bip.osjakow.bip.net.pl będą umieszczane bieżące informacje na temat
wdrażania projektu. Informacja powyższa będzie kierowana zarówno do
klientów zewnętrznych jak i pracowników Urzędu Gminy Osjaków.
4.
Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz zaangażowania w
proces samooceny
Korzyści dla pracowników Urzędu Gminy Osjaków wynikające z osobistego
zaangażowania się w proces samooceny:
1. zdobycie wiedzy o nowoczesnych technikach zarządzania oraz systemach
zarządzania jakością stosowanych w administracji publicznej,
2. podniesienie świadomości i wiedzy o Urzędzie, w tym szczegółowe poznanie
zakresu jej działania, realizowanych procesów oraz mechanizmów kontroli
wewnętrznej,
3. uzyskanie realnego wpływu na kształtowanie i funkcjonowanie Urzędu dzięki
uczestnictwu w procesie projektowania i wdrażania usprawnień,
4. uzyskanie większego wpływu na kształtowanie pozytywnego wizerunku
Urzędu,
5. oficjalna pochwała i uznanie Kierownictwa, przekazana do wiadomości ogółu
pracowników Urzędu – po wykonaniu z sukcesem działań związanych
z samooceną.
6. uzyskanie zaświadczenia o odbytym szkoleniu.
str 9
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
5.
Informacja nt. projektu wdrożenia CAF oraz planu komunikacji
dla pracowników Urzędu
Sporządza:
Koordynator ds. CAF
Cel dokumentu:
Przekazanie pracownikom urzędu informacji na temat planowanego wdrożenia metody
CAF
Wdrażanie metody CAF 2013
w Urzędzie Gminy w Osjakowie
Czym jest metoda CAF 2013?
Wspólna Metoda Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest
narzędziem kompleksowego zarządzania jakością, przeznaczonym dla jednostek
administracji publicznej. Metoda CAF skupia się na:
➢ przeprowadzeniu samooceny,
➢ identyfikacji obszarów doskonalenia oraz
➢ wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych.
Jest to model całościowego przeglądu funkcjonowania instytucji z uwzględnieniem
analizy wyników jej działalności oraz potencjału organizacyjnego, oparty na
założeniu, że doskonałe wyniki organizacji osiągane są poprzez przywództwo
ukierunkowane na strategię i planowanie, pracowników, partnerstwo, zasoby i
procesy.
Zgodnie z tą metodą, organizację poddaje się regularnie procesowi samooceny, w
ramach całościowego procesu analizy wyników jej działalności. Metoda CAF
dostarcza łatwe w użyciu narzędzie, dzięki któremu europejskie podmioty sektora
publicznego mogą sięgnąć po techniki zarządzania jakością w celu poprawy wyników
działalności.
Model zawiera dziewięć kryteriów, które odnoszą się do podstawowych obszarów
organizacji, podlegających każdorazowo analizie podczas przeprowadzania
samooceny:
➢ kryteria POTENCJAŁU: Przywództwo, Strategia i planowanie, Pracownicy,
Partnerstwo i zasoby, Procesy,
str 10
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
➢ kryteria
WYNIKÓW:
Wyniki
działalności
w
relacjach
z
obywatelami/klientami, Wyniki działalności w relacjach z pracownikami,
Wyniki w zakresie odpowiedzialności społecznej, Wyniki kluczowe.
Co umożliwia metoda CAF?
➢ ocenę funkcjonowania instytucji opartą na faktach (dowodach), wykorzystującą
zestaw kryteriów powszechnie stosowanych w jednostkach sektora publicznego
w Europie,
➢ ustalenie, czy faktycznie uzyskano zakładany postęp,
➢ uzyskanie spójności podjętych działań i konsensusu w sprawie kroków na
drodze usprawniania działalności instytucji,
➢ uzyskanie spójności pomiędzy osiąganymi
wykonywanymi w organizacji (potencjałem),
wynikami
a
działaniami
➢ wzbudzenie zainteresowania pracowników i skłonienie do zaangażowania w
proces usprawnień,
➢ upowszechnienie doświadczeń w zakresie dobrych praktyk i dzielenie się nimi
wewnątrz i na zewnątrz instytucji,
➢ włączenie różnych inicjatyw dotyczących poprawy jakości w codzienną
działalność instytucji,
➢ pomiar osiąganego wraz z upływem czasu postępu w zakresie różnych
elementów systemu zarządzania i osiąganych wyników – poprzez okresową
samoocenę.
Jak metoda CAF będzie wdrażana?
Wdrożenie metody CAF w Urzędzie będzie przebiegać w oparciu o 10 kroków
doskonalenia organizacji, podzielonych na trzy fazy:
➢ FAZA I
Początek drogi z metodą CAF
✔ Krok 1: Organizacja i planowanie procesu samooceny
✔ Krok 2: Upowszechnienie informacji o procesie samooceny
➢ FAZA II
Proces samooceny
✔ Krok 3: Utworzenie jednej lub więcej grup samooceny
str 11
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
✔ Krok 4: Organizacja szkoleń
✔ Krok 5: Przeprowadzenie samooceny
✔ Krok 6: Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny
➢ FAZA III
Plan doskonalenia/ustalenie priorytetów
✔ Krok 7: Sporządzenie projektu planu doskonalenia
✔ Krok 8: Upowszechnienie informacji o planie doskonalenia
✔ Krok 9: Realizacja planu doskonalenia
✔ Krok 10: Planowanie następnej samooceny CAF
Harmonogram wdrażania metody CAF w naszym urzędzie przedstawia się
następująco:
Szkolenie dla zespołu samooceny: 21.09.2015
Warsztaty samooceny i planowania działań doskonalących: 23-24.09.2015
Gdzie mogę uzyskać więcej informacji na temat projektu wdrożenia metody
CAF?
Koordynator ds. CAF
Kowalczyk Paulina,
Urząd Gminy w Osjakowie
ul. Targowa 26
98-320 Osjaków
pok. nr 3,
tel. 43 842 33 91 w. 33
Plan komunikacji obejmuje komunikację pomiędzy bezpośrednimi uczestnikami
projektu wdrażania metody CAF w Urzędzie Gminy Osjaków jak również pomiędzy
uczestnikami projektu a jego otoczeniem. Głównymi nośnikami informacji na temat
projektu będzie: strony www., tablica ogłoszeń w UG, poczta elektroniczna
str 12