Skontrum a spis z natury

Załącznik nr 2
Skontrum a spis z natury
Spis z natury
1
2
Skontrum
/program komputerowy lub
karty skontrum/
Spis z natury na drukach
Wprowadzanie samego
numeru do bazy danych –
ścisłego zarachowania,
komputerowej lub stawianie
każdego woluminu: autor,
tytuł, cena /ta z ksiąg inw.
znaczków na drukach
spisywana/, żmudny. Tworzenie skontrum, papierowych
kopii ksiąg inw., ale bez sensu – arkuszach.
o czym niżej.
– Czas skontrum znacznie
krótszy, ponieważ nie
– Czas trwania spisu
wymaga tylu operacji jak spis
wielokrotnie dłuższy niż
skontrum.
z natury, nie angażuje tylu
osób.
System komputerowy od
Spis z natury nie obejmuje
wiedzy na temat tzw.
razu określa: pozycja
ubytkowana – należy ją
„zbiorów odzyskanych”,
zjawiska normalnego w każdej
odłożyć w jedno miejsce. Po
bibliotece.
skontrum komisja podejmuje
– Spisywane są wszystkie
decyzję, czy jakąś część z
woluminy widoczne dla
tych zbiorów ponownie
komisji, w tym ubytkowane
przyjąć do bazy danych
dawniej.
/protokolarnie/.
– Nie ma możliwości
– Nie ma możliwości spisania
ubytkowanej pozycji.
stwierdzenia po spisie, czy
były takie woluminy? Ile ich
– Nie ma możliwości
pomyłki w tym zakresie.
było? Jakie?
Ważna informacja w kwestii
Taki sposób prawdziwie i
uzgadniania stanu finansowofaktycznie uporządkowuje
księgowego.
zbiór oraz jest faktyczną
Jeżeli nie zgadza się stan po
kontrolą finansowospisie, nie sposób określić,
księgową.
gdzie tkwiły błędy.
Uwagi
– Po co tworzyć
kolejne księgi z
druków?
– Jaki sens ma
spisywanie z natury
tylu danych przy
księgach lub bazie
danych
komputerowej?
Angażowanie komisji
w tak żmudny
sposób?
Spisanie woluminów
odzyskanych, o
których nie ma
wiedzy nikt
spisujący z natury,
zakłamuje sam spis
– nie ma sensu.
– Inwentaryzacja z
natury nie pozwala
na zdefiniowanie
tych zbiorów ani na
uporządkowanie
zbiorów. Komisja
spisuje to, co widzi.
Nie ma danych o
faktycznym statusie
spisywanego
woluminu.
Zatem: czemu służy
taki spis?
Jeżeli natomiast
dyrekcje nakazują
prowadzenie
równolegle skontrum,
ale na podstawie
druków ścisłego
zarachowania, które
3
Spis nie uwzględnia zbiorów
„u czytelnika” – komisja
spisuje to, co widzi w okresie
spisywania z natury. Zbiorów u
czytelnika nie ma w lokalu, jak
zatem je ująć? Z kart? To nadal
będzie spis z natury? Czy
mieszanie spisu ze skontrum –
przy czym nie jest to ani jedno,
ani drugie? /Bo wybiórczo
traktowane zagadnienia: tu
komisja spisze z natury, a
tam… z kart?/
4
Komisja spisuje dane z
widocznych woluminów,
niestety, popełniając błędy,
np. przestawianie cyfr /przy
szukaniu ceny danej pozycji
widać błąd/.
– Nie jest możliwe odszukanie
właściwej nazwy/ danych.
5
Przy błędach komisji w
spisywaniu z natury nie
sposób skorygować dane:
– Nie wiadomo co zostało np.
spisane dwa razy, co wcale.
– Co zostało spisane
niewłaściwie, np. zbiór
specjalny jako księgozbiór
żmudnie zapełnia
komisja – by mieć
obraz prawdziwy co
jest, czego nie ma – to
JAKI SENS ma spis z
natury w bibliotece?
Skontrum jasno i czytelnie
Jeżeli komisja
spisywałaby z kart
pozwala na wprowadzenie
takich informacji.
zbiory u czytelnika,
Koniecznych do posiadania
w pracowniach itp. –
obrazu całości stanu zbiorów. to jak miałoby się to
do nazwy: spis z
natury?
– Nie prościej od razu
zastosować system
komputerowy?
– Czy komisja ma
prawo spisywać coś,
co jest u czytelnika,
skoro ma spisywać
tylko to, co
faktycznie zastała?
Są liczne tego typu
Odznaczanie w bazie
błędy, co wykazuje
danych każdego woluminu
druk skontrum,
wiąże się z tym, że widać
konkretnie: numer, autora, prowadzony
jednocześnie.
tytuł danej pozycji
Jednak nie sposób
spisywanej. Trudno o
określić, czy
pomyłkę: jedna osoba czyta
numer, podaje np. tytuł, druga nanoszony numer z
w bazie danych widzi, czy
druków ścisłego
zarachowania jest
jest to zgodne z bazą.
– Nie ma możliwości
właściwie spisany –
wpisania błędnego numeru/
na druku z kolei są
numer wyświetla program.
tylko numery, po
Nie da się kilka razy wpisać
tysiąc na stronie, nie
do bazy/ skontrum tego
ma danych
samego numeru.
dotyczących
numerów: autor, tytuł.
Druk skontrum tu ma gorsze
Lepszy jest system
warunki: możliwe są
komputerowy.
pomyłki.
Program komputerowy nie
pozwoli na tego typu błędy.
Skontrum również da
informację, że coś już było
spisane, ale tu nie ma danych
typu: autor, tytuł – nie ma
kontroli prawidłowości/
6
7
8
9
główny.
Przy tysiącach spisanych
woluminów w sposób
chaotyczny, przypadkowy, nie
sposób odszukać jakiekolwiek
błędy popełnione przez
komisję.
Denominacja a spis
Spis z natury tysięcy
woluminów, z rozmaitych
okresów zakupów, przed i po
denominacji, oznacza
kompletny chaos w
dokumentacji.
– Na każdej stronie druku
ścisłego zarachowania są
woluniny z okresu przed i po
denominacji.
– Bardzo męczące jest ślęczenie
nad oznaczeniami przy
numerach: pd np. /przed
denominacją/.
– Niezwykle męczące i trudne
jest zliczanie cen takich
woluminów, każda strona
oddzielnie: przed, po
denominacji.
Spis z natury wykonuje
minimum kilkuosobowa
grupa ludzi w bardzo długim
czasie, zależnym od wielkości
zbiorów.
Braki względne i bezwzględne
/niezmiernie ważna kwestia/
Spis z natury nie pokazuje
braków względnych ani nie
pokazuje braków
zgodności.
Komputerowa baza danych
nie pozwala na błędy.
– Nie da się wprowadzić
ubytkowanego numeru.
– Nie da się wprowadzić
ponownie spisanego numeru.
– Nie da się pomylić numeru
– widać autora i tytuł
właściwy w bazie danych.
Program komputerowy sam
podlicza zbiory sprzed i po
denominacji.
Druki skontrum pozwalają na
ilościową kontrolę, nie
finansową.
Skontrum w systemie
komputerowym:
jednocześnie wystarczają 2
osoby – jedna czyta numer,
tytuł, druga klika numer w
bazie danych.
Skontrum na kartach wymaga
kilku osób, ale wyłącznie do
stawiania znaczków przy
czytanym numerze. Nikt
fizycznie nie wpisuje tylu
danych do kart, co ma
miejsce w spisie z natury.
Skontrum:
Wydruk braków
względnych, wydruk
braków bezwzględnych –
z autorem, tytułem, ceną,
podliczony, zdenominowany.
Jaki sens jest w
celowym
utrudnianiu pracy
bibliotekarzowi, w
spisie z natury i
żmudnym
wyszukiwaniu oraz
podliczaniu
woluminów przed
denominacją/ po
denominacji? Skoro
system komputerowy
dokonuje tych
czynności
automatycznie?
Zatem:
Czemu służy spis z
natury?
Skontrum służy
uzyskaniu jasnego
bezwzględnych.
– Spis jest wyłącznie spisem
tysięcy woluminów
– Nie ma jak sprawdzić,
CZEGO BRAK, przy
tysiącach pozycji spisywanych
zupełnie chaotycznie na
drukach /rozmaite numery
przecież nie są kolejno
ustawiane, by móc je spisywać/
nie da się absolutnie
zdiagnozować, jakie są braki.
– Można tylko otrzymać ogólną
ilość zbiorów.
10 Spis z natury nie wykazuje
zbiorów pominiętych w spisie
/pomyłki w spisie/.
– Nie daje żadnych szans na
zdefiniowanie, co zostało
pominięte.
– Nie daje szans na odszukanie
takich pozycji.
Skontrum kartkowe:
Trzeba odszukać numer w
bazie danych, wypisać autora,
tytuł, cenę.
Ale i tu jest to informacja
szczegółowa.
Skontrum
komputerowo:
Uzyskujemy od razu
wydruk, czego należy
poszukać w zbiorach
biblioteki, co zostało
pominięte.
Na kartach skontrum:
Odszukujemy numery bez
oznaczeń – w bazie danych.
obrazu:
– jest XY
woluminów,
– o wartości Z,
– braki są
wyszczególnione:
autor, tytuł, cena.
W każdym spisie są
tzw. woluminy
pominięte w spisie.
W skontrum mamy
wydruk, co nie
zostało
wprowadzone do
bazy skontrum czy
naniesione na druk
papierowy.
Mamy możliwość
odszukania braków.
Podsumowanie
Spis z natury nie nadaje się do
bibliotek, nie daje obrazu
faktycznego zbiorów:
– Nie uwzględnia zbiorów
wykreślonych z bazy/
ubytkowanych – tzw.
odzyskanych /nie ma śladu ich
istnienia/.
– Nie wykazuje braków
względnych i nie pokazuje
bezwzględnych: autor, tytuł,
cena.
– Nie pozwala na odszukanie
pominiętych w spisie
woluminów.
– Nie zawiera zbiorów „u
czytelnika”.
– Zafałszowuje stan faktyczny.
– Nie pozwala na prawidłowe
sprawdzenie tego, co zostało
błędnie naniesione, co
Skontrum jest właściwym
sposobem kontrolowania
stanu finansowo-księgowego
zbiorów bibliotecznych.
System komputerowy:
– Oszczędza czas, szanuje
pracującego człowieka
/komisję i bibliotekarza/.
– Pozwala na całkowitą
kontrolę w każdej chwili
każdego spisywanego
woluminu /autor, tytuł, cena –
porównanie z bazą danych –
co widzi osoba wklepująca
dane do systemu skontrum/.
– Nie pozwala na powtórne
wprowadzenie tego samego
numeru.
– Pokazuje stan ubytków.
– Nie pozwala na
wprowadzenie ubytku.
Cofamy się w
rozwoju zupełnie
niezrozumiale?
W jakim celu?
Jaki tego sens?
Czy spis jest sztuką
dla znudzonych
urzędników?
wielokrotnie, a co wcale.
– Nie daje możliwości
cywilizowanego kontrolowania
zbiorów z uzyskaniem szybkiej
informacji – wydruku danych:
braki, stan finansowy, stan
księgowy – wszystko
podliczone automatycznie.
– Daje obraz ubytku–
woluminów odzyskanych,
które trzeba poddać
procedurze ponownej analizy
przydatności: wpisać
ponownie do bazy
protokołem komisji skontrum
lub oddać na makulaturę.
– Daje obraz pominiętych
woluminów.
– Pozwala na ich odszukanie
w lokalu biblioteki.
– Daje obraz braków
względnych, podobnie jak
bezwzględnych, spisanych w
bazie w poprzednim spisie.
– Pokazuje stan finansowoksięgowy bez problemu.
Automatycznie podlicza stan
– wydruk braków to sekundy.
Skontrum na drukach:
Trzeba sprawdzić w bazie
danych/ księgach inw. każdy
numer pozostający bez
określenia, do jakiej grupy
zbiorów należy /legenda:
woluminy na półkach, u
czytelnika, w pracowniach,
ubytkowane, … itp./.
Oprac. Danuta Majkusiak