REGULAMIN KONTROLI ZBIORÓW (SKONTRUM) w Bibliotece

REGULAMIN KONTROLI ZBIORÓW (SKONTRUM)
w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy w Zagórowie
Podstawą prawna regulaminu kontroli zbiorów jest Rozporządzenie Ministra Kultury
i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2008 r. w sprawie ewidencji materiałów
bibliotecznych (Dz. U. 205, poz. 1283)
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§1
1.Skontrum materiałów bibliotecznych polega na :
a) porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym materiałów;
b) stwierdzeniem i wyjaśnieniem różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem
faktycznym zbiorów oraz ustalenie ewentualnych braków;
§2
Skontrum w bibliotekach przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat. Skontrum przeprowadza
się także w wyjątkowych sytuacjach np. zmiana bibliotekarza, kradzież, zalanie zbiorów,
likwidacja biblioteki itp.
Rozdział II
Komisja
§3
Skontrum przeprowadza komisja inwentaryzacyjna, zwana dalej komisją.
§4
zarządzenie
Podstawą działania komisji
jest
o rozpoczęciu skontrum.
Zarządzenie określa:
a) nazwę jednostki, w której odbywa się kontrola
b) termin rozpoczęcia kontroli
c) liczbę członków i skład osobowy komisji,
Burmistrza
Gminy
Zagórów
§5
Komisja składa się co najmniej z trzech osób.
§6
Komisja działa na podstawie regulaminu nadanego przez Burmistrza Gminy Zagrórów.
Rozdział III
Skontrum
§7
W bibliotece skomputeryzowanej/ BPMiG w Zagórowie skontrum przeprowadza się przy
pomocy komputerowego programu inwentaryzacji SKONTRUM_TCP modułu systemu
komputerowej obsługi biblioteki SOWA.
Poprzez odczytanie kodów kreskowych
program rejestruje jednostki inwentarzowe
znajdujące się aktualnie w bibliotece. W kolejnym etapie program porównuje zarejestrowane
dane z kartotekami inwentarzowymi systemu Sowa, uwzględniając przede wszystkim statusy
poszczególnych egzemplarzy. Efektem porównania jest zestawienie o postaci zgodnej
z typowym formularzem (załącznikiem) skontrum. Zestawienia te mogą zostać wykorzystane
do ostatecznego sprawdzenia i skorygowania danych. Końcowym etapem wykorzystania
programu jest przygotowanie listy braków względnych oraz przeniesienie brakujących
jednostek inwentarzowych do kartoteki egzemplarzy zgłoszonych do ubytkowania.
Kolejne czynności skontrum przy użyciu arkuszy kontrolnych:
a) ponumerowanie arkuszy,
b) ustalenie znaków umownych na oznaczenie materiałów bibliotecznych na półkach,
u czytelnika, ubytków, braków względnych, braków bezwzględnych.
c) naniesienie ubytków na arkusze kontrolne na podstawie zapisów w księdze
inwentarzowej,
d) sprawdzenie zgodności zapisów na kartach książek i czytelników i naniesienie
numerów wypożyczonych materiałów na arkusze kontrolne,
e) naniesienie na arkusze kontrolne materiałów znajdujących się na półkach,
f) podliczenie poszczególnych arkuszy kontrolnych w pionie i poziomie z
uwzględnieniem każdego rodzaju oznaczeń oraz zsumowanie danych ze wszystkich
arkuszy. Na podstawie uzyskanych wyników należy sporządzić ewentualne wykazy
braków względnych i bezwzględnych.
§8
Z przeprowadzonego skontrum komisja sporządza protokół w dwóch egzemplarzach.
Protokół powinien zawierać:
a) ustalenia dotyczące stanu faktycznego materiałów,
b) stwierdzenie liczby ewentualnych braków i ich wartości,
c) uzasadnienie w sprawie nieodnalezionych materiałów,
§9
Za braki uznaje się materiały biblioteczne, których nie odnaleziono w czasie skontrum,
ani też nie znaleziono dowodu wydania ich poza bibliotekę. W szczególności
a) materiały biblioteczne nie odnalezione po raz pierwszy uznaje się za braki względne
b) materiały biblioteczne nie odnalezione przy pomocy ponownej kontroli uznaje się
za braki bezwzględne.
Rozdział IV
Działania pokontrolne
§ 10
Po zatwierdzeniu przez dyrektora Biblioteki protokółu skontrum , komisja sporządza protokół
ubytków.
§ 11
Po akceptacji protokołu ubytków przez dyrektora Biblioteki braki bezwzględne wykreśla się
z księgi inwentarzowej i wpisuje do rejestru ubytków.
W programie Sowa każdej jednostce inwentarzowej przypisany jest znacznik określający
aktualny status danej jednostki. Przygotowanie jednostki do ubytkowania poprzedzane jest
nadaniem egzemplarzowi statusu „zgłoszony do ubytkowania” wraz z określeniem
przyczyny. Program SKONTRUM_TCP pozwala nadać wspomniany wyżej status
wszystkim brakującym egzemplarzom z podanego przez użytkownika zakresu numerów
inwentarzowych. Zmianę tego statusu ( np. gdy pozycja niespodziewanie zostanie
odnaleziona) można wykonać później poprzez program INWENTARZ-TCP.
§ 12
Odnalezione materiały biblioteczne, uznane za braki bezwzględne i wpisane do rejestru
ubytków należy traktować jako nowe wpływy.