Wystąpienie pokontrolne NKO-401-32

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
W OPOLU
Tel. centr. (077) 453 - 86 - 36, 37
Tel/Fax — (077) 453 - 73 - 68
E-mail: [email protected]
45 — 052 OPOLE
ul. Oleska 19a
Opole, dnia 16 lutego 2007 r.
NKO-401-32/06
Pan
Zdzisław Martyna
Przewodniczący Zarządu
Związku Międzygminnego
Unia Gmin Powiatu Nyskiego
w Nysie
Wystąpienie pokontrolne
Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu, działając na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z
dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z
2001 r. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w dniach od 2 października 2006 r. do
3 listopada 2006 r. w tamtejszym Związku kontrolę kompleksową gospodarki finansowej za
2005 rok i I półrocze 2006 r.
W oparciu o dokumentację udostępnioną inspektorowi kontroli stwierdzono szereg
poważnych
nieprawidłowości
w
działalności
Związku
będących
konsekwencją
nieprzestrzegania przepisów prawa, braku kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową
Związku oraz w znacznym stopniu spowodowanych nieprowadzeniem ksiąg rachunkowych
oraz niezatrudnieniem Głównego Księgowego.
Zaznaczyć należy, że kontrola przebiegała w szczególnych warunkach, ponieważ w
kontrolowanej jednostce nie były prowadzone księgi rachunkowe, zbiór dowodów
2
księgowych był niekompletny i nieuporządkowany, a w okresie realizacji kontroli nie
pracowała tam żadna osoba. W konsekwencji kontrolą objęto te operacje gospodarcze, dla
których uzyskano dowody źródłowe oraz ewidencję księgową.
I. Ustalenia kontroli
W trakcie kontroli stwierdzono m. in. następujące nieprawidłowości:
1. Nieprzestrzeganie podstawowych zasad prowadzenia rachunkowości polegające m.in. na:
−
nieopracowaniu
dokumentacji
opisującej
przyjęte
zasady
(politykę)
rachunkowości (protokół kontroli str. 4-5),
−
nieprowadzeniu ksiąg rachunkowych od 2000 r. do dnia 1 lutego 2006 r. kiedy to
zlecono prywatnej firmie zaksięgowanie zdarzeń gospodarczych za okres od
stycznia 2005 r. do marca 2006 r. oraz nieprawidłowe prowadzenie ksiąg po tym
terminie polegające głównie na zaniechaniu ewidencjonowania odpowiednich
zdarzeń gospodarczych według podziałek klasyfikacji budżetowej (protokół
kontroli str. 5-10, 20, 26, 30, 32-33, 36, 39, 41, 44, 48),
−
dopuszczenie do chaosu w gospodarce pieniężnej, który przejawiał się głównie
poprzez dokonywanie operacji gotówkowych i zapisów w raportach kasowych bez
dowodów źródłowych, które powinny stanowić ich podstawę, przyjmowanie do
ewidencji dowodów nie spełniających podstawowych ustawowych wymogów,
dokonywanie zapisów w raportach kasowych niezgodnych z treścią ekonomiczną
dowodów źródłowych, dokonywanie wypłat z kasy z bieżących wpływów,
pobieranie oraz zwracanie zaliczek na wynagrodzenia bez ich udokumentowania i
prawidłowego rozliczenia oraz brak pokwitowań wypłaconej z kasy gotówki
(protokół kontroli str. 14-21).
Odpowiedzialność ponosi były Dyrektor Biura Związku i Przewodniczący Zarządu
Związku.
Nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy o
rachunkowości lub podawanie w tych księgach nierzetelnych danych wypełnia dyspozycję
czynu karalnego, o którym mowa w art. 77 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
2. Niepodjęcie skutecznych kroków w celu powołania głównego księgowego (skarbnika)
Związku, któremu na mocy ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki powinien
był powierzyć obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości, wykonywania
dyspozycji
środkami
pieniężnymi
oraz
kontroli
wstępnej
zgodności
operacji
3
gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności
dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Obowiązki w
przedmiotowym zakresie nie zostały powierzone żadnemu pracownikowi co wskazuje na
zaniechanie ich realizacji w odniesieniu do gospodarki finansowej Związku oraz
doprowadziło do rażących nieprawidłowości, o których mowa w niniejszym wystąpieniu,
(protokół kontroli str. 5-8, 26, 36).
Odpowiedzialność ponosi Przewodniczący Zarządu Związku.
3. Niesporządzenie w ustawowych terminach tj. na koniec okresów sprawozdawczych,
począwszy od II półrocza 2005 r. do dnia kontroli niżej wymienionych sprawozdań
budżetowych:
− Rb-NDS o nadwyżce/deficycie
− Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych,
− Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych,
− Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń,
− Rb-N o stanie należności.
Ponadto niesporządzenie w terminie:
− sprawozdania z wykonania budżetu Związku za 2005 r.
− sprawozdania z wykonania budżetu Związku za I półrocze 2006 r.
(protokół kontroli str. 10-13).
Powyższe oraz brak ewidencji uniemożliwiło kontrolującemu dokonanie badania
zgodności wymienionych sprawozdań z ewidencją.
Odpowiedzialność ponosi Przewodniczący Zarządu Związku oraz były Dyrektor Biura
Związku.
4. Rozdysponowanie ogólnej rezerwy budżetowej w 2005 r. w kwocie 1.670 zł bez podjęcia
przez Zarząd jako organ wykonujący budżet stosownej uchwały zmieniającej budżet tj. z
naruszeniem kompetencji Zarządu zawartych w przepisie art. 188 ust. 1 pkt 2 ustawy o
finansach publicznych,
(protokół kontroli str. 24-25).
Odpowiedzialność ponosi były Dyrektor Biura Związku oraz Przewodniczący Zarząd
Związku.
4
5. Zaciągnięcie zobowiązań pieniężnych przekraczających wielkości wydatków określone w
planie finansowym Związku na 2006 r. o kwotę 26.015 zł w dziale 630 rozdz. 63003
§ 4300 klasyfikacji budżetowej oraz o kwotę 2.898 zł w § 4110,
(protokół kontroli str. 34-36).
Odpowiedzialność ponosi były Dyrektor Biura Związku oraz Przewodniczący Zarządu
Związku.
Zaciągnięcie
zobowiązania
bez
upoważnienia
albo
z
przekroczeniem
zakresu
upoważnienia do zaciągania zobowiązań może wyczerpywać przesłanki naruszenia
dyscypliny finansów publicznych.
6. Nieterminowe wypłacanie wynagrodzeń pracownikom Związku, co skutkowało
powstaniem zobowiązań wymagalnych z tego tytułu na dzień 31.12.2005 r. w wysokości
34.003 zł, oraz na dzień 30.06.2006 r. w kwocie 393 zł,
(protokół kontroli str. 30-35).
Odpowiedzialność ponosi były Dyrektor Biura Związku oraz Przewodniczący Zarządu
Związku.
Niewypłacalnie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia
przysługującego pracownikowi wypełnia dyspozycję czynu karalnego, o którym mowa w
art. 282 ust. 1 pkt 1 Kodeksu pracy.
7. Nieterminowe regulowanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz Fundusz
Pracy, co skutkowało powstaniem zobowiązań wymagalnych z tytułu składek na
ubezpieczenia na dzień 31.12.2005 r. w wysokości 32.898 zł, a wobec Funduszu Pracy
1.346 zł oraz na dzień 30.06.2006 r. w wysokości odpowiednio 32.898 zł oraz 1.346 zł,
(protokół kontroli str. 34, 36-39).
Odpowiedzialność ponosi Przewodniczący Zarządu Związku oraz były Dyrektor Biura
Związku.
Nieopłacenie przez jednostkę sektora finansów publicznych składek na ubezpieczenia
społeczne, składek na ubezpieczenie zdrowotne, składek na Fundusz Pracy oraz ich
opłacenie w kwocie niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia lub z
przekroczeniem terminu zapłaty może wyczerpywać przesłanki naruszenia dyscypliny
finansów publicznych.
Niedopełnienie obowiązku opłacania w przewidzianym terminie składek na ubezpieczenie
społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy, w myśl przepisów art. 98 ust. 1
5
pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 193 pkt 3 ustawy o świadczeniach
opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz art. 122 ust. 1 pkt 1
ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, wypełnia przesłanki czynu
karalnego.
8. Naruszenie
przepisów
ustawy
Prawo
zamówień
publicznych
polegające
na
niesporządzeniu jakichkolwiek dokumentów z postępowania, w tym niezachowaniu formy
pisemnej umowy zawartej w sprawie zamówienia publicznego na usługę drukarską
związaną z wydawaniem gazety „Tygodnik Nyski” przez spółkę Pro Media Opole, co
wskazuje na udzielenie zamówienia wykonawcy, który nie został wybrany w trybie
określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, a tym samym na wydatkowanie
poza ustawą środków publicznych w kwocie 61.494,10 zł,
(protokół kontroli str. 39-40).
Odpowiedzialność ponosi Przewodniczący Zarządu Związku oraz były Dyrektor Biura
Związku.
Zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego bez zachowania formy pisemnej
oraz udzielenie zamówienia wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w
przepisach o zamówieniach publicznych może wyczerpywać przesłanki naruszenia
dyscypliny finansów publicznych.
9. Nieprzeprowadzanie na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzacji należności drogą
potwierdzenia sald od kontrahentów, środków trwałych oraz rzeczowych składników
aktywów obrotowych drogą spisu z natury. Nieprawidłowe przeprowadzenie i
nierozliczenie inwentaryzacji składników majątkowych przeprowadzonej według stanu na
dzień na dzień 12 stycznia 2006 r.,
(protokół kontroli str. 44-45).
Odpowiedzialność ponosi Przewodniczący Zarządu Związku oraz były Dyrektor Biura
Związku.
Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub
rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości
może wyczerpywać przesłanki naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
10. Niezachowanie należytej staranności przy zarządzaniu mieniem Związku polegające na
nieodpłatnym przekazaniu Starostwu Powiatowemu w Nysie oraz przetrzymywaniu w
prywatnym mieszkaniu komputerów zakupionych ze środków Powiatowego Urzędu Pracy
6
w Nysie w celu doposażenia stanowisk pracy nowozatrudnionych pracowników Związku,
co wskazuje na wykorzystywanie wymienionego sprzętu niezgodnie z przeznaczeniem
określonym w umowie nr 11/2004 z dn. 24.11.2004 r zawartej z PUP w Nysie, dotyczącej
refundacji kosztów jego zakupu. Niedotrzymanie warunków ww. umowy zawartej z
Powiatowym Urzędem Pracy w Nysie poprzez nieutrzymanie nowoutworzonych
stanowisk pracy przez okres 24 miesięcy oraz w związku z tą sytuacją nierozliczenie
środków w kwocie 19.500 zł. uzyskanych z wymienionego Urzędu na doposażenie
nowoutworzonych stanowisk pracy,
(protokół kontroli str. 21-22, 42-43).
Odpowiedzialność ponosi były Dyrektor Biura Związku.
11. Zaniechanie egzekwowania od poszczególnych członków Związku wpłaty udziałów w
wysokości 12.000 zł, co skutkowało zaniżeniem wielkości mienia Związku o kwotę
84.000 zł,
(protokół kontroli str. 40-41).
Odpowiedzialność ponosi były Dyrektor Biura Związku.
12. Wydawanie przez byłego Dyrektora Biura Związku gazety „Tydzień Nyski”, pomimo
uchwały Walnego Zgromadzenia Związku nr III/1/2005 z dnia 18.03.2005 r. w sprawie
zaprzestania jej wydawania oraz obciążanie Związku kosztami tej działalności, co
doprowadziło do powiększenia wielkości zobowiązań Związku,
(protokół kontroli str. 45-48).
Odpowiedzialność ponosi były Dyrektor Biura Związku oraz Zarząd Związku.
II. Wnioski
pokontrolne
W celu usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz usprawnienia
prowadzenia zagadnień objętych kontrolą, Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu działając
na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, wnosi o pełne wykorzystanie ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o
podjęcie skutecznych działań w celu wyeliminowania powstałych nieprawidłowości, a w
szczególności o realizację następujących wniosków:
7
1. Wyeliminować nieprawidłowości w zakresie prowadzenia rachunkowości a w
szczególności:
−
opracować dokumentację określającą przyjęte zasady (politykę rachunkowości)
zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości,
−
założyć i uzupełnić brakujące księgi rachunkowe zgodnie z art. 13 ustawy o
rachunkowości, skorygować ewidencję prowadzoną nieprawidłowo, ująć w ewidencji
księgowej wszystkie dokonane operacje gospodarcze podlegające obowiązkowi
zaewidencjonowania,
−
zgromadzić, uzupełnić i prawidłowo usystematyzować wszystkie dowody źródłowe,
które stanowią podstawę zapisów w ewidencji księgowej,
−
uregulować zasady prowadzenia gospodarki pieniężnej wewnętrznymi przepisami
oraz uporządkować ją poprzez prawidłowe zaewidencjonowanie i udokumentowanie
wszystkich dokonanych operacji pieniężnych bezbłędnymi dowodami księgowymi,
−
błędne dowody księgowe doprowadzić do zgodności z wymogami art. 21 ust. 1
ustawy o rachunkowości,
−
rozliczyć prawidłowo i udokumentować pobrane i zwrócone zaliczki.
2. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w przepisach ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
Księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco zgodnie z
wymogami określonymi w art. 24 cyt. ustawy o rachunkowości. Prowadząc ewidencję
księgową przestrzegać zasad określonych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28
lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020).
3. Niezwłocznie powołać głównego księgowego (skarbnika) Związku oraz zgodnie z
dyspozycją art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.
U. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) powierzyć mu obowiązki w zakresie prowadzenia
rachunkowości, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz kontroli wstępnej
zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz
kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i
finansowych. Ustalić w formie pisemnej i zapewnić przestrzeganie procedur kontroli
finansowej stosownie do przepisu art. 47 cyt. ustawy o finansach publicznych.
8
4. Wyeliminować nieprawidłowości w zakresie nieterminowego przekazywania sprawozdań
budżetowych oraz sprawozdań z wykonania budżetu Związku. Sprawozdania budżetowe
sporządzać na koniec okresów sprawozdawczych w terminach określonych w
rozporządzeniu
Ministra
Finansów z
dnia
27
czerwca
2006
r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781). Przestrzegać obowiązków
wynikających z art. 198 i 199 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych
(Dz. U. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).
5. Wzmocnić nadzór nad realizacją budżetu w celu wyeliminowania nieprawidłowości w
zakresie naruszania kompetencji Zarządu do realizacji budżetu oraz zaciągania
zobowiązań finansowych ponad granice kwot określonych w planie finansowym Związku.
Przestrzegać zakresów upoważnień określonych w art. 188 ust 1 oraz art. 193 cyt. ustawy
o finansach publicznych.
6. Wyeliminować nieprawidłowości w zakresie nieterminowego wypłacania wynagrodzeń
należnych pracownikom. Przestrzegać przepisów art. 86 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca
1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Przeanalizować wynagrodzenia wypłacone pracownikom Związku i wypłacić je w
prawidłowej wysokości.
7. Składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz na Fundusz Pracy regulować w
ustawowym terminie, aby nie dopuścić do powstania zobowiązań z tego tytułu.
Przestrzegać w tym zakresie przepisów określonych w art. 47 ust 1 pkt 2 ustawy z dnia 13
października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 877 z późn.
zm.), w art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej
finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. nr 210, poz. 2135 z późn. zm.), oraz w
art. 107 ust 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach
rynku pracy (Dz. U. nr 99, poz. 1001 z późn. zm.). Przeanalizować stan zadłużenia z
tytułu niezapłacenia wymienionych składek i doprowadzić do ich bezzwłocznego
uregulowania.
9
8. Wyeliminować nieprawidłowości w zakresie zamówień publicznych. Przestrzegać
przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity
Dz. U. z 2006 r. nr 164, poz. 1163 z późn. zm.).
9. Przeprowadzić niezwłocznie prawidłową inwentaryzację składników majątkowych oraz
należności Związku, według zasad określonych w przepisach art. 26 i art. 27 cyt. ustawy o
rachunkowości.
10. Stosownie do postanowień § 5 umowy nr 11/2004 z dn. 24.11.2004 r. zawartej z
Powiatowym Urzędem Pracy w Nysie doprowadzić do rozliczenia środków finansowych
w kwocie 19.500 zł pochodzących od wymienionego Urzędu Pracy, które były
przeznaczone na doposażenie nowoutworzonych stanowisk pracy w Związku i zostały
utracone w skutek niedotrzymania warunków przedmiotowej umowy. Doprowadzić do
rozliczenia byłego Dyrektora Biura Związku ze składników majątkowych, które zakupił
ze środków otrzymanych z Powiatowego Urzędu Pracy w Nysie oraz pozostałych
składników majątkowych, którymi dysponował.
11. Wyegzekwować od poszczególnych członków Związku Unia Gmin Powiatu Nyskiego
wniesienie udziałów w kwocie 12.000 zł zgodnie z uregulowaniami określonymi w § 32
statutu Związku.
12. Doprowadzić do rozliczenia byłego Dyrektora Biura Związku z kosztów obciążających
Związek z tytułu kontynuowania przez niego wydawania gazety „Tydzień Nyski” wbrew
uchwale Walnego Zgromadzenia Związku nakazującej zaprzestanie jej wydawania.
13. Wdrożyć procedury sanacyjne, które doprowadzą do poprawy funkcjonowania Związku
oraz pozwolą na uregulowanie zobowiązań i rozliczenie osób odpowiedzialnych za
doprowadzenie do zaistniałej sytuacji.
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 cyt. ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, oczekuję w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia
pokontrolnego pisemnej informacji o wykonaniu wniosków pokontrolnych w nim zawartych
lub przyczynach ich niewykonania.
10
Poinformowanie Izby niezgodnie z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych w myśl
art. 27 ww. ustawy zagrożone jest karą grzywny.
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo wniesienia zastrzeżeń
do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego
wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Do wiadomości:
Przewodniczący Walnego Zgromadzenia
Związku Unia Gmin Powiatu Nyskiego.
Prezes
Janusz Gałkiewicz
/--/