regulamin uczestnictwa w festiwalu piw rzemieślniczych hevelka

REGULAMIN UCZESTNICTWA W FESTIWALU
PIW RZEMIEŚLNICZYCH HEVELKA
1.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.1. Przepisy niniejszego regulaminu obowiązują wszystkie firmy i podmioty (zwane
dalej Wystawcami) uczestniczące w Festiwalu Piw Rzemieślniczych HEVELKA w dniach
24-26.06.2016 r.(zwanych dalej Hevelka), organizowanych przez: Hevelka Sp. z o.o.
z siedzibą w Gdańsku, ul. Mściwoja II 29A (zwanym w dalszej części regulaminu
Organizatorem).
1.2. Wystawcy są zobowiązani do:
1.2.1. dostosowania się do zakresu tematycznego Hevelki,
1.2.2. przestrzegania niniejszego Regulaminu
1.2.3. przestrzegania przepisów technicznych i przeciwpożarowych obowiązujących od 1
lipca 2013 roku na terenach Międzynarodowych Targów Gdańskich S.A., określonych
w REGULAMINIE Centrum Wystawienniczo-Kongresowego AMBEREXPO.
2. ZAKRES TEMATYCZNY HEVELKI
2.1. W Hevelce mogą uczestniczyć podmioty, których oferta obejmuje towary/usługi
zawierające się w poniższym spisie:
2.1.1. piwa lane i butelkowane,
2.1.2. cydry,
2.1.3. sprzęt, akcesoria i surowce do piwowarstwa domowego,
2.1.4. wyposażenie i surowce dla browarów,
2.1.5. wyposażenie lokali gastronomicznych,
2.1.6. opakowania, szkło i inne materiały i usługi promocyjne i reklamowe dla branży
piwnej,
2.1.7. artykuły spożywcze związane z branżą piwną.
2.2.
W Hevelce mogą uczestniczyć podmioty prowadzące działalność taką jak: browar,
browar restauracyjny, pub, punkt gastronomiczny, sklep, hurtownia i inne związane
z branżą piwną.
3. ZASADY UCZESTNICTWA
3.1. ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA I ZAWARCIE UMOWY
3.1.1. Zgłoszenia uczestnictwa w Hevelce należy dokonać poprzez jeden z poniższych
sposobów:
a)
Wypełnienie formularza elektronicznego pisemnie i wysłanie na adres sie-
dziby Hevelka Sp. z o.o.: ul. Mściwoja II 29A, 80 – 384 Gdańsk z dopiskiem „Zgłoszenie”
(dotyczy Wystawców Piwnych),
b)
wanego
przesłanie na adres e - mail
Organizatora
([email protected])
zeskano-
Formularza zgłoszeniowego, poprawnie wypełnionego i podpisanego przez
osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu dokonującego zgłoszenia.
3.1.2. Zgłoszenia uczestnictwa w Hevelce należy dokonać najpóźniej do dnia 30.04.2016
r. Zgłoszenia uczestnictwa dokonane po tym terminie będą rozpatrywane przez
Organizatora w miarę dostępności powierzchni wystawienniczej.
3.1.3. Przesłanie do Organizatora Formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne ze
złożeniem oferty uczestnictwa w Hevelce oraz akceptacją wszystkich postanowień
opisanych w Formularzu i w niniejszym Regulaminie uczestnictwa.
3.1.4. Przyjęcie przez Organizatora Formularza zgłoszeniowego nie oznacza potwierdzenia udziału w Hevelce. Organizator zastrzega sobie prawo, przed podjęciem decyzji
o zakwalifikowaniu do udziału w Targach, do prośby o uzupełnienie Formularza zgłoszeniowego o brakujące elementy.
3.1.5. Zawarcie Umowy uczestnictwa w Hevelce następuje z chwilą zatwierdzenia
przesłanego Formularza zgłoszeniowego przez Organizatora, czyli:
a)
przy zgłoszeniu przez formularz internetowy – z chwilą odesłania Formularza
do Wystawcy w formie pliku pdf wraz z mailem informującym o zakwalifikowaniu do
udziału w Targach,
b)
przy zgłoszeniu przez ręczne wypełnienie Formularza –z chwilą mailowego
potwierdzenia udziału w Hevelce przez Organizatora.
3.1.6. Odpłatność za uczestnictwo w Hevelce Wystawca uiszcza w dwóch ratach:
20% ogólnej kwoty wynikającej z Formularza zgłoszeniowego: pierwsza rata w termi-
nie 14 dni od zatwierdzenia zgłoszenia, druga rata (80%) w terminie do 30.05.2016 r.
W przypadku zgłoszenia po 30.04.2016 r. całość jest płatna w terminie określonym na
fakturze. Brak opłacenia którejkolwiek z faktur w terminie (datą płatności jest data
wpływu pieniędzy na konto Organizatora) skutkuje anulowaniem zgłoszenia na Hevelkę i
rozwiązaniem umowy uczestnictwa bez prawa do zwrotu wcześniej wpłaconych pieniędzy.
3.1.7. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia oferty uczestnictwa
w Hevelce (np. z powodu niezgodności oferty z zakresem tematycznym Hevelki).
3.1.8. Organizator przydziela powierzchnię wystawienniczą uwzględniając warunki
lokalizacyjne i organizacyjne Hevelki.
3.1.9. Wszelkie zmiany zamówienia powierzchni i umowy uczestnictwa wymagają formy
pisemnej pod rygorem nieważności.
3.1.10. Do wejścia na teren Hevelki upoważnia przypięty w widocznym miejscu identyfikator wydany przez Organizatora. Każdy z Wystawców otrzymuje bezpłatnie:
- 3 identyfikatory dla stoiska o pow. 9m2,
- 4 identyfikatory dla stoiska o powierzchni 12 m2,
- 5 identyfikatorów dla stoiska o powierzchni 15 m2,
- 6 identyfikatorów dla stoiska o powierzchni 18 m2.
Dodatkowe identyfikatory można nabyć w biurze targów w cenie 50 zł netto/szt..
3.2. REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA W TARGACH
3.2.1. Odwołanie oferty uczestnictwa oraz odstąpienie od umowy uczestnictwa
wymaga formy pisemnej (listownie lub pocztą elektroniczną) pod rygorem nieważności.
3.2.2. Wystawcom, którzy odstąpili od umowy uczestnictwa po opłaceniu faktury, ale
przed dniem 30.04.2016 r., zostanie zwrócona kwota dokonanej wpłaty, pomniejszona
o opłatę rejestracyjną, Opłata rejestracyjna jest opłatą pokrywającą koszty Organizatora
związane z obsługą Wystawcy do momentu rezygnacji Wystawcy z uczestnictwa.
3.2.3. Organizator zwraca kwotę, o której mowa w pkt. 3.2.2, w terminie 14 dni
liczonych od dnia otrzymania pisma o odstąpieniu od umowy uczestnictwa.
3.2.4. W przypadku odstąpienia od umowy uczestnictwa w Hevelce w terminie późniejszym niż 30.04.2016 r. Wystawcy nie przysługuje zwrot wcześniej wniesionych opłat.
3.2.5. Opłata za uczestnictwo w Hevelce obejmuje w szczególności:
a) opłatę rejestracyjną,
b) opłatę z tytułu najmu powierzchni handlowej i innych usług wynikających
z Formularza zgłoszeniowego,
c) ogólną ochronę Hevelki zapewnioną przez Organizatora,
d) zabezpieczenie medyczne podczas Hevelki,
e) wywóz odpadów wg określonych zasad,
f) promocję Hevelki.
3.3. USŁUGI TARGOWE
3.3.1. Zamówienia usług związanych z uczestnictwem w Hevelce należy dokonać poprzez
wypełnienie Formularza zgłoszeniowego. Ceny i warunki oferowanych usług są wyszczególnione w Formularzu zgłoszeniowym.
3.3.2. Organizator gwarantuje Wystawcom nieodpłatnie wpis do informatora targowego, znajdującego się na stronie internetowej www.hevelka.pl , zawierający podstawowe
dane o Wystawcy (nazwę, logo, dane teleadresowe, stronę www).
3.3.3. Wystawcy mają prawo do zamówienia odpłatnych reklam na stronie internetowej Hevelki (www.hevelka.pl) i w mediach społecznościowych prowadzonych przez
Organizatora.
3.3.4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treści reklam przekazanych
w celu umieszczenia w informatorze na stronie internetowej Hevelki, a także za
konsekwencje błędów redakcyjnych. Ostateczny format reklamy zostanie odesłany do
akceptacji Wystawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej. Brak odpowiedzi w ciągu
48 godzin od momentu wysłania propozycji reklamy przez Organizatora do akceptacji
Wystawcy oznacza zgodę na jej publikację.
3.3.5. Reklama poza stoiskiem jest odpłatna i wymaga zgody Organizatora. Brak zgody
spowoduje usunięcie reklam na koszt i ryzyko Wystawcy.
3.3.6. Przyłącza techniczne do stoisk: elektryczne, wodociągowo - kanalizacyjne,
sprężonego powietrza, teleinformatyczne, a także usługi związane z podwieszaniem
elementów do stałej konstrukcji stropów w pawilonach oraz inne realizowane na
terenach Międzynarodowych Targów Gdańskich S.A. (MTG) są wykonywane wyłącznie przez MTG. Organizator na podstawie Formularza zgłoszeniowego zamawia dla
Wystawców wyżej wymienione przyłącza od MTG.
3.3.7. Sprawy zezwoleń jednorazowych (koncesji) dla Wystawców załatwiane będą
wyłącznie przez Organizatora. Organizator zobowiązuje się do:
a)
przyjęcia przesyłki poleconej od Wystawcy zawierającej wymagane dokumenty,
b) złożenia w imieniu Wystawcy dokumentów w Urzędzie Miasta Gdańska,
c) odebrania zezwolenia w Urzędzie Miasta Gdańska oraz dokonanie opłaty za wydanie
zezwolenia w imieniu Wystawcy.
3.3.8. Wystawcy, zobowiązani są do:
a)
przesłania na adres Organizatora listem poleconym wszystkich wyma-
ganych dokumentów wraz z pełnomocnictwem dla Organizatora – w ciągu 14 dni od
otrzymania pierwszej faktury za uczestnictwo w Hevelce (listę wymaganych dokumentów oraz wzór pełnomocnictwa dostarczy Organizator)
b)
przekazania Organizatorowi kwoty opłaty urzędowej za wydanie jednora-
zowego zezwolenia na sprzedaż i/lub podawanie alkoholu oraz kwoty opłaty za
pełnomocnictwo w terminie wskazanym na fakturze (kwoty są wyszczególnione
w Formularzu zgłoszeniowym i zostaną uwzględnione na przesłanej fakturze).
4. ZASADY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI
4.1. Wystawca, który oferuje na stoisku piwo lane, jest zobowiązany umożliwić
zwiedzającym zakup piwa w pojemnościach degustacyjnych: 300 i 500 ml.
4.2. Przez cały czas trwania Hevelki zarówno stoisko jak i pojazdy służące do transportu towaru na terenie Hevelki powinny być oznakowane. Organizator dostarczy
Wystawcom pliki z odpowiednim oznakowaniem do wydrukowania (identyfikatory
wjazdowe). Wystawca jest zobowiązany do podania ilości pojazdów, jakie będą mogły
znajdować się na terenie Hevelki, ich marek i numerów rejestracyjnych, najpóźniej do
14.06.2016 r. .
4.3. Wjazd na teren Hevelki jest dozwolony wyłącznie dla pojazdów zgłoszonych przed
Hevelką przez Wystawcę. Wystawca ma prawo do bezpłatnego parkingu dla 2 samochodów podczas Hevelki na wskazanych parkingach MTG. Dodatkowe identyfikatory
wjazdowe można nabyć w biurze targów w cenie 30 zł netto/szt..
4.4. Wystawca zobowiązany jest posiadać wszelkie wymagane dokumenty uprawniające
do prowadzenia działalności gospodarczej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie
przepisami.
4.5. Niedopuszczalny jest obrót towarami lub usługami, których posiadanie i oferowanie jest zakazane bądź ograniczone z mocy prawa i obowiązujących przepisów
oraz sprzedaż towarów i usług nie posiadających atestów PZH.
4.6. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów dot.
wprowadzenia do obrotu handlowego towarów odpowiednio oznakowanych, przestrzegania
terminów przydatności do spożycia i trwałości towarów spożywczych
przeznaczonych do sprzedaży.
4.7. Wystawca oferujący produkty spożywcze zobowiązany jest do prowadzenia
działalności zgodnie z ustawą o warunkach zdrowotnych żywności i żywienia (Dz.U.Z
2001r. Nr 63, poz. 634, z późn. zm.).
4.8. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania Ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. 02.147.1231, z późn. zm.), a w szczególności
do respektowania zakazu sprzedaży i podawania napojów alkoholowych osobom do lat
18 oraz osobom, których zachowanie wskazuje, że znajdują się w stanie nietrzeźwości.
5. PRZEPISY PORZĄDKOWE
5.1. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania wydawanych przez Organizatora
poleceń porządkowych.
5.2. Terminy i godziny otwarcia Hevelki dla zwiedzających:
- 24.06.2016 r. (piątek) w godz. 16:00 –24:00,
- 25.06.2016 r. (sobota) w godz. 12:00 –24:00,
- 26.06.2016 r. (niedziela) w godz. 12:00 –18:00.
5.3. Godziny otwarcia pawilonów dla Wystawców i obsługi stoisk:
- 24.06.2016 r. (piątek) w godz. 06:00 – 02:00,
- 25.06.2016 r. (sobota) w godz. 11:00 –01:00,
- 26.06.2016 r. (niedziela) w godz. 11:00 –24:00.
5.4. W godzinach otwarcia Hevelki wskazanych w pkt 5.2. stoiska powinny być dostępne
dla zwiedzających.
5.5. Niedozwolone jest eksponowanie i prezentowanie na stoiskach oferty (towarów
i usług) niezgodnej z zakresem tematycznym Hevelki. Na żądanie Organizatora Wystawca
powinien zaprzestać prezentacji takiej oferty pod rygorem zapłaty na rzecz Organizatora
kary umownej w kwocie 1000 złotych.
5.6. Towary nie mogą:
- być wystawiane poza obręb stoiska,
- być umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska,
- być wystawiane w sposób utrudniający poruszanie się zwiedzających.
Za naruszenie któregokolwiek z powyższych zakazów Organizator może nałożyć na
Wystawcę karę umowną w kwocie 1000 złotych.
5.7. Reklama i akcje promocyjne prowadzone poza wyznaczonym stoiskiem wymagają
wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem.
5.8. Wystawca zobowiązuje się uwidocznić na sprzedawanych towarach cenę sprzedaży.
5.9. Wystawcy lub podmioty wykonujący stoiska na rzecz Wystawców są zobowiązani:
5.9.1. przed rozpoczęciem Hevelki - do usunięcia ze stoiska i okolicznego terenu
opakowań i odpadów pozostałych po montażu i wyposażeniu stoiska;
5.9.2. w czasie trwania Hevelki - do utrzymywania estetycznego wyglądu stoiska,
zaplecza oraz najbliższego otoczenia.
5.9.3. po zakończeniu Hevelki - do usunięcia ze stoiska eksponatów, zdemontowania
zabudowy i wyposażenia stoiska oraz przywrócenia zajmowanej powierzchni wystawienniczej do pierwotnego stanu. Odpady wygenerowane w związku z montażem
i demontażem stoisk, a także w czasie trwania Hevelki, należy wrzucić do zlokalizowanych przed wejściami do pawilonu pojemników, z zastrzeżeniem zakazu wyrzucania
odpadów niebezpiecznych dla zdrowia i środowiska, o którym mowa w punkcie
11.9 REGULAMINU Centrum Wystawienniczo-Kongresowego AMBEREXPO, obowiązującego w od 1 lipca 2013 roku na terenach Międzynarodowych Targów Gdańskich S.A.
Wystawcy mają obowiązek spuszczania powietrza z plastikowych kegów i wyrzucania
ich do kontenera w formie płaskiej, pod rygorem zapłaty na rzecz Organizatora kary
umownej w kwocie 300 złotych, za każde stwierdzone naruszenie.
5.10. Usunięcie towarów ze stoiska oraz demontaż stoiska przed zakończeniem Hevelki
są zabronione, chyba że Organizator zarządzi inaczej.
5.11. Czynności te można rozpocząć dopiero po zamknięciu Hevelki dla zwiedzających
w ostatnim dniu Targów.
5.12. Pozostawione bez powiadomienia Organizatora elementy obudowy i wyposażenia stoiska, nie usunięte przez Wystawcę w okresie demontażu, uważa się za mienie
porzucone. Organizator może je usunąć na koszt Wystawcy.
5.13. Podczas Hevelki obowiązuje bezwzględny zakaz:
5.13.1. używania ognia otwartego,
5.13.2. używania urządzeń grzewczych bez nadzoru,
5.13.3. prowadzenia działalności handlowej poza wyznaczonymi stanowiskami,
5.13.4. pozostawiania śmieci, odpadów, nieczystości, itp.
5.14. Zabronione jest wnoszenie na teren Hevelki broni, amunicji i materiałów wybuchowych oraz przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu osób
przebywających na terenach targowych.
5.15. Zabronione jest wprowadzanie (wnoszenie) na teren Hevelki zwierząt.
5.16. Na całym terenie Hevelki obowiązuje zakaz palenia wyrobów tytoniowych, poza
wyznaczonymi miejscami.
5.17. Organizator zastrzega sobie prawo do okresowego lub stałego zamknięcia stoiska Wystawcy w przypadku niespełnienia przez Wystawcę warunków, o których mowa
w niniejszym regulaminie, w tym w szczególności w przypadku:
5.17.1. prezentowania i sprzedaży towarów niezgłoszonych w Formularzu Zgłoszeniowym,
lub nieuzgodnionych z Organizatorem,
5.17.2. nieutrzymywania estetycznego wyglądu stoiska i zaplecza,
5.17.3. wystawiania towarów poza miejsce do tego wyznaczone,
5.17.4. prowadzenia reklamy i akcji promocyjnych nieuzgodnionych z Organizatorem.
5.18. Zamknięcie stoiska przez Organizatora w przypadkach, o których mowa w pkt.
5.17 może być okresowe tj. do czasu wykonania polecenia porządkowego Organizatora,
albo stałe tj. do czasu zakończenia Hevelki.
5.19. Stałe zamknięcie stoiska w przypadkach, o których mowa w punkcie 5.17, jest
traktowane jako sankcja za niewykonanie przez Wystawcę postanowień umowy uczestnictwa. W takim przypadku Wystawcy nie przysługuje zwrot wpłaconych należności z
tytułu opłaty za uczestnictwo w Hevelce. Wystawcy nie przysługuje również prawo do
odszkodowania, gdyż zamknięcie stoiska stanowi sankcję za jego zawinione działanie.
6. ZABEZPIECZENIE TERENU
6.1. Tereny Hevelki są zabezpieczane przez służby ochrony Hevelki.
6.2. Wystawca jest zobowiązany, zarówno w okresie Hevelki, jak i w okresach montażu
i demontażu stoiska, a w szczególności w przypadku tymczasowego zamknięcia stoiska, do zabezpieczenia na własny koszt i ryzyko towarów, sprzętu i urządzeń przed
ewentualnymi szkodami lub ubytkami.
6.3. W okresie trwania Hevelki pawilon targowy jest otwierany, zamykany i plombowany komisyjnie.
6.4. W okresie trwania Hevelki nie ma możliwości pozostania na terenie pawilonu na
noc. Po zakończeniu Hevelki w piątek i sobotę pawilon targowy zostanie zamknięty
i zaplombowany komisyjnie. W sobotę i niedzielę pawilon zostanie komisyjnie otwarty
o godzinie 10:00.
6.5. Wystawca ma prawo delegować swojego przedstawiciela do składu komisji otwierającej i zamykającej pawilony.
6.6. Wystawca jest zobowiązany udostępnić komisji wszystkie pomieszczenia w celu
sprawdzenia zabezpieczenia przeciwpożarowego.
7. UBEZPIECZENIE
7.1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody lub ubytki w mieniu Wystawców,
spowodowane przez osoby trzecie albo wyłącznie z winy poszkodowanego.
7.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Wystawców spowodowane siłą wyższą, np. pożarem, eksplozją, uderzeniem pioruna, wichurą, zalaniem
wodą oraz niezależną od Organizatora przerwą w dostawie wody lub prądu.
7.3. Wystawcy powinni we własnym zakresie ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczyć swoje mienie znajdujące się na terenach targowych
(eksponaty, sprzęt i urządzenia na stoisku, elementy budowy i wyposażenia stoisk,
mienie prywatne, pojazdy służbowe itp.), zarówno na okres trwania Targów, jak i na
okres montażu i demontażu.
7.4. Wystawca ponosi odpowiedzialność finansową za spowodowanie szkód w mieniu
MTG (uszkodzenie, zniszczenie, ubytki). Odpowiedzialność taka dotyczy również
firm budujących stoiska. Oceny szkód dokonują MTG w obecności przedstawiciela
Wystawców lub wykonawcy stoiska oraz Organizatora, co zostanie potwierdzone w
stosownym protokole.
7.5. O wystąpieniu szkody Wystawca zobowiązany jest pisemnie powiadomić Organizatora oraz najbliższy komisariat policji niezwłocznie po jej stwierdzeniu.
8. REKLAMACJE
8.1. Wszelkie reklamacje Wystawców wobec Organizatora powinny być zgłaszane
w formie pisemnej.
8.2. Reklamacje Wystawców mogą być zgłaszane do ostatniego dnia trwania Targów
włącznie.
8.3. Po upływie określonego powyżej terminu reklamacje nie będą uwzględnione.
9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
9.1. Organizator zastrzega sobie, w przypadkach zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, prawo do odwołania, częściowego zamknięcia, skrócenia albo przełożenia
terminu Targów. W takich przypadkach Wystawcy nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zmniejszenia opłat za najem powierzchni wystawienniczej.
9.2. Wystawca powinien respektować obowiązujące przepisy prawa wspólnotowego Unii
Europejskiej i przepisy prawa wewnętrznego Rzeczypospolitej Polskiej.
9.3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Hevelce przez Wystawców,
będą rozstrzygane przez właściwy rzeczowo sąd powszechny w Gdańsku.
9.4. Dla rozstrzygania ewentualnych sporów przyjmuje się jako obowiązujący tekst
niniejszego Regulaminu.
9.5. Prawem obowiązującym przy interpretacji postanowień Regulaminu jest prawo
polskie.