CAF

UNIA EUROPEJSKA
EUROPEJSKI
FUNDUSZ SPOŁECZNY
KAPITAŁ LUDZKI
NARODOWp.
STRATEGIA SPÓJNOSCI
..*..
*
*
* •• * •
ZARZĄDZENIE NR 37/2011
STAROSTY POWIATU RADOMSZCZAŃSKIEGO
z dnia 27 października
2011 roku
w sprawie przyjęcia Planu Komunikacji Projektu" Wspólnej Metody Oceny" CAF w Starostwie
Powiatowym w Radomsku.
Na podstawie § 5 ust 1 oraz 25 ust 1 lit b Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego
w
Radomsku
powołanego
uchwałą
Rady
Powiatu
Radomszczańskiego
Nr
IV/35/2007
z dnia 29.01.2007r. z późnozm. zarządzam, co następuje:
§1
W celu zapewnienia prawidłowego wdrożenia metody CAF 2006 i skutecznego przeprowadzenia
samooceny w Starostwie Powiatowym w Radomsku, przyjmuje się Plan Komunikacji Projektu
"Wspólnej Metody Oceny" CAF w Starostwie Powiatowym w Radomsku stanowiący załącznik
do niniejszego zarządzenia.
UNIA EUROPEJSKA
KAPITAŁ LUDZKI
NARODOWA
EUROPEJSKI
FUNDUSZ SPOŁECZNY
STRATEGIA SPÓJNOŚCI
...*...•
•
'.'
Plan Komunikacji
na temat projektu samooceny
".Wspólnej Metody Oceny" (CAF)
w Starostwie Powiatowym
w Radomsku
Pa rtner projektu
F5 Konsulting Sp. z 0.0.
ul. Składowa 5. 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
SPIS TRE.ŚCI:
1.
Projekt wdrożenia metody CAF w Starostwie Powiatowym w
Radomsku
2.
Plan
komunikacji
3
uczestników
wdrożenia
w Starostwie Powiatowym w Radomsku
3.
Mobilizacja pracowników
w proces samooceny
metody
CAF
3
Urzędu na rzecz zaangażowania
10
Celem
niniejszego
dokumentu
jest
określenie
planu
komunikacji
dla
projektu
wdrożenia metody CAF w Starostwie Powiatowym w Radomsku.
W szczególności w dokumencie określone zostaną:
o
cel projektu wdrożenia metody CAF,
o
strony zainteresowane
sposób,
o
forma
projektem oraz ich potrzeby komunikacyjne,
i częstotliwość
przekazywanej poszczególnym
o
informacji
na temat
realizowanego
projektu
grupom odbiorców,
sposób mobilizacji pracowników na rzecz zaangażowania
w proces samooceny.
1. Projekt wdrożenia metody "Powszechny Model Oceny" (CAF)
w Starostwie Powiatowym w Radomsku
Powszechny
Model
Oceny
jest narzędziem przeznaczonym
poprawę zarządzania.
-
CAF
(ang.
Common Assesment
Framework)
dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu
Model skupia się na przeprowadzeniu
obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu
samooceny,
identyfikacji
wymaganych usprawnień zarządczych.
Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu, iż osiągnięcie
pożądanych
rezultatów działań urzędu zależy od jakości przywództwa,
wpływającego
na politykę i strategię organizacji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie
nawiązywania związków partnerskich,
CAF organizacje wyrażające
swoich
działań
uzyskują
zasoby i procesy zarządzania
chęć wdrożenia
proste,
systematycznego
przystosowane
do specyfiki
zmianą.
Dzięki
procesu doskonalenia
sektora
administracji
publicznej, narzędzie samooceny.
Samoocena
oparta
o
model
do doskonalenia funkcjonowania
CAF
dostarcza
identyfikację mocnych stron,
o
identyfikację obszarów do doskonalenia,
o
opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk,
możliwość
porównania
wyników
z innymi jednostkami
z terenu Polski oraz innych państw członkowskich
o
będących
podstawą
administracji
publicznej
urzędu, poprzez:
o
o
informacji
Unii Europejskiej (benchmarking),
przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości.
2. Plan komunikacji uczestników podczas wdrożenia metody CAF
w Starostwie Powiatowym w Radomsku
Plan komunikacji
projektu
wdrożenia
obejmuje
metody
komunikację
CAF
w
pomiędzy
Starostwie
oraz pomiędzy uczestnikami a jego otoczeniem.
bezpośrednimi
Powiatowym
uczestnikami
w
Radomsku
Plan komunikacji w Starostwie Powiatowym w Radomsku należy rozpatrywać w kilku
różnych
płaszczyznach
stanowiących
Są to: (2.1.) "Zainteresowane
i ich usytuowanie
wobec
odrębne
części
niniejszego
opracowania.
strony", poprzez co należy rozumieć nie tylko osoby (2.1.1)
projektu
(wewnętrzne
lub zewnętrzne),
ale również
relacje
między nimi w procesie komunikacji (2.1.2).
Poszczególne
osoby
w procesie komunikacji.
pełnią
różne role w projekcie
co ma przełożenie
Różny jest również zakres szczegółowych
również
informacji,
które
są im niezbędne. W niniejszym opracowaniu ten aspekt realizacji projektu został opisany
w części pn. ,,Potrzeby informacyjne" (2.2).
Komunikacja
odpowiedzialna
to
proces,
w
którym
za dostarczanie
powinna
tych
być
informacji
(2.3.),
wyraźnie
jak
wskazana
również
komunikatów (2.4) oraz określone adekwatne metody komunikacji
osoba
częstotliwość
(2.5). Punkty od 2.2
do 2.5 mają bezpośredni związek z punktem 2.1.
2.1. Zainteresowane strony
2.1.1 Osoby:
Osoby zainteresowane
dzielą
się
na
dwie
realizacją projektu (zwane dalej "stronami zainteresowanymi")
grupy:
BI ze środowiska zewnętrznego
A1ze
środowiska
wewnętrznego
(projektu)
oraz
(projektu). Szczegółowy wykaz tych osób przedstawia
się następująco:
A. Środowisko wewnętrzne Projektu - inaczej "uczestnicy wdrożenia metody CAF", to:
a. Kierownictwo
Wicestarosta,
Starostwa
Członkowie
(Starosta
Zarządu
Radomszczański,
Powiatu,
Skarbnik
Powiatu,
Sekretarz Powiatu),
b. Koordynator CAF (Naczelnik Wydziału Organizacyjnego),
c. Osoba wspierająca
działania Koordynatora
(pracownik
Wydziału
Organizacyjnego),
d. Przewodniczący
Zespołu
Organizacyjnego
będący
Samooceny
jednocześnie
(pracownik
osobą
Wydziału
wspierającą
koordynatora CAF),
e. Pozostali Członkowie Zespołu Samooceny,
f. Pracownicy Starostwa,
B. Środowisko zewnętrzne Projektu - "otoczenie wdrażanego projektu CAF", to:
a. Klienci,
obywatele
pozarządowe,
(tj.
osoby
inne współpracujące
indywidualne,
organizacje
podmioty, media, itp.),
b. Partnerzy:
• "F5 Konsulting Sp. z 0.0." (strona w umowie i instytucja
koordynująca wdrażanie projektu CAF"),
• Konsultant projektu (wskazany przez F5 Konsulting),
• "Ministerstwo Spraw Wewnętrznych
i Administracji
(nadzór
nad wdrożeniem projektu).
W konsekwencji
powyższego
podziału
należy wskazać
konkretne
osoby w procesie
komunikacji:
a) Pracownicy
Starostwa
Radomszczańskiego
wymienieni
z
dnia
12
w § 1 zarządzenia
września
koordynatora CAF oraz osoby wspierającej
Starosty Radomszczańskiego
2011 r.
Nr 34/2011
w
Starosty
sprawie
powołania
oraz w § 1 zarządzenia
Nr 35/2011
z dnia 22 września 2011 r. w sprawie powołania
Zespołu Samooceny,
b) Starosta Radomszczański,
c) pracownicy Starostwa Powiatowego w Radomsku,
d) konsultant z ramienia F5 Konsulting sp. z 0.0,
e) pracownik "F5 Konsulting sp. z 0.0." wyznaczony
do współpracy ze Starostwem
Powiatowym w Radomsku,
f)
Klienci,
obywatele
organizacyjne
tj.
powiatu,
osoby
indywidualne,
organizacje
jednostki administracji samorządowej
podmioty
pozarządowe,
zbiorowe,
współpracujące
jednostki
podmioty,
i rządowej.
2.1.2 Relacje
Relacje pomiędzy stronami zainteresowanymi
w czasie realizacji projektu.
,------------------------,
I
I
I
I
I
I
I
I
LI.
~
\3 :i
N
a:::
"a
~
~
<C ~
Z
> ..E
c
ClI
a::: t:l
O la
Osoba wspierająca
koordynatora
CAF
O Z
:li::
Klienci
ł
ObYWatele)
Organizacje
n07r1r7iU:!OWf'
\IV -
zakres merytoryczny;
_
f·······- _ zakres informacyjny
Cel komunikacyjny:
poinformowanie
zainteresowanych
stron o realizacji
projektu
CAF, który służy doskonaleniu zarządzania w Starostwie Powiatowym w Radomsku.
W
punkcie
tym
dla poszczególnych
zdefiniowane
i
zostały
potrzeby
informacyjne
grup odbiorców. Pod uwagę wzięto charakter zadań realizowanych
w ramach projektu oraz wyniki cząstkowe
to w określeniu
określone
szczegółowych
potrzeb
na poszczególnych
komunikacyjnych.
jego etapach.
Potrzeby
Pomogło
te zdefiniowano
następująco:
1. Informacje o celach i zasadach realizowania projektu CAF (nr 1).
2. Informowanie
o przebiegu
realizacji CAF w Starostwie,
w tym poszczególnych
etapów projektu (nr 2).
3. Mobilizacja do aktywnego udziału, zaangażowania
pracowników (nr 3).
4. Zapewnienie właściwego obiegu informacji (nr 4).
5. Uzyskane wyniki (nr 5).
6. Projekty doskonalące
jako profesjonalnego,
działalność
Starostwa-
wciąż doskonalącego
budowanie
wizerunku
Starostwa
się urzędu (nr 6).
Na stronie internetowej Urzędu oraz wewnętrznej stronie służącej komunikacji wśród
pracowników zamieszczane
są informacje o przystąpieniu
do wdrażania
w Starostwie
metody CAF oraz o jej założeniach i korzyściach.
Poniższa tabela
prezentuje
rozkład wskazanych
w zależności od konkretnej strony zainteresowanej
Nazwa strony zainteresowanej
$ROOOWISKO
powyżej
potrzeb
z uwzględnieniem
Określenie
potrzeby
informacyjnych
zakresu informacji
Zakres
WEWNĘTRZNE
Starosta Radomszczański
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
Koordynator projektu
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
Osoba wspomagająca
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
Członkowie zespołu samooceny
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
Pracownicy Starostwa
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
$ROOOWISKO
F5 Konsulting - Pracownik
ZEWNĘTRZNE
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
F5 Konsulting - Konsultant
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
MSWiA
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
Klienci indywidualni
1,6
Informacyj ny
Organizacje pozarządowe
1,6
Informacyjny
Media
1,6
Informacyj ny
Inne strony zainteresowane
1,6
Informacyjny
Głównym dostawcą informacji nt. projektu wdrażania CAF w Starostwie Powiatowym
w Radomsku jest Koordynator Projektu, którego działania wspomaga osoba wspierająca
Koordynatora, będącą jednocześnie
informacji na temat wdrażania
Przewodniczącą
Zespołu Samooceny. Za dostawcę
projektu do MSWiA odpowiedzialna
jest F5 Konsulting
przy współpracy z konsultantem.
Dostawcy informacji mają za zadanie:
• przestrzeganie ustalonych terminów dostarczania informacji na temat projektu,
• zachowywanie
ustalonej
zawartości
komunikatów
różne płaszczyzny
realizowania
na temat
poszczególnych
faz projektu.
Mając na względzie
powstawania
informacji,
konieczne
jest
wskazanie
projektu,
a co za tym idzie
wyodrębnienie
dostawców
konkretnych informacji:
Rodzaj informacji
Odpowiedzialny za
dostarczenie informacji
Na temat celów i zasad realizowania projektu CAF
Na temat przebiegu realizacji CAF w Starostwie,
w tym poszczególnych etapów projektu
Na temat sposobów mobilizacji do
udziału ( zaangażowania) pracowników
aktywnego
Na temat właściwego obiegu informacji
Na temat podjętych działań oraz uzyskanych
wynikach pracy Zespołu Samooceny i projektu
-
MSWiA,
-
F5 Konsulting,
-
Koordynator projektu CAF
w Starostwie
-
Koordynator projektu CAF
w Starostwie,
-
Osoba wspierająca
-
Osoba wspierająca
-
Koordynator projektu CAF
w Starostwie
-
Osoba wspierająca
-
Koordynator projektu CAF
w Starostwie
-
Członkowie Zespołu
Samooceny
-
Osoba wspierająca
-
Koordynator projektu CAF
w Starostwie
-
członkowie
Zespołu
Samooceny
Na temat
Starostwa
projektów
doskonalących
działalność
-
Starosta
-
Koordynator projektu CAF
w Starostwie
-
Osoba wspierająca
-
Członkowie
Samooceny
Zespołu
2.4. Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu
Zagadnienie
częstotliwości
dostarczania
komunikatów
nt realizacji
projektu
pełni
kluczową rolę w realizacji projektu.
Założenia
komunikacyjne
obejmują
wytyczonego celu komunikacyjnego.
1. skuteczny
podstawowe
zasady zmierzające
do realizacji
Są nimi:
i systematyczny
obieg
informacji
w ramach
działań
w ramach
realizowanego projektu,
2. rzetelność pozyskiwanych
3. kompleksowość
Poniższa
tabela
informacji (w oparciu o dowody),
informacji.
zawiera
zestawienie
najważniejszych
parametrów
dotyczących
dostarczania komunikatów:
Nadawca
informacji
Odbiorca
informacji
Koordynator
CAF
Kierownictwo
Starostwa
Cel informacji
-
Koordynator
CAF
Koordynator
CAF
Osoba
wspierająca,
będąca
jednocześnie
Przewodnicz
ącym
Zespołu
Samooceny
Członkowie
Zespołu
Samooceny
-
-
-
-
-
Członkowie
Zespołu
Samooceny
Koordynator
CAF
-
Zakres oraz
forma
informacji
Częstotliwość/
terminy
przekazywania
informacji
bieżąco
na
podczas
rozmów
bezpośrednich,
spotkań i narad
wewnętrznych
realizacji
Postęp
projektu.
Wynik samooceny.
działań
Propozycje
doskonalących.
Sprawozdanie.
Propozycje
działań
doskonalących
realizacji
Postęp
projektu.
Utrudnienia
w
realizacji
projektu
wymagające działań.
Wynik samooceny.
Propozycje
działań
doskonalących.
Sprawozdanie.
Propozycje
działań
usprawniających
realizacje
projektu.
Propozycje
działań
doskonalących
na
bieżąco
podczas
rozmów
bezpośrednich,
spotkań.
Informacje nt projektu.
Określenie zadań.
realizacji
Postęp
projektu.
w
Utrudnienia
realizacji
projektu
wymagające działań.
Wynik samooceny.
Propozycje
działań
doskonalących.
realizacji
Postęp
projektu.
Utrudnienia w
realizacji
projektu wymagające
Propozycje
działań
usprawniających
realizacje
projektu.
Propozycje
działań
doskonalących.
na
bieżąco
podczas
rozmów
bezpośrednich;
Sprawozdanie,
plany
usprawnień.
na
bieżąco
podczas
rozmów
bezpośrednich;
spotkań
wewnętrznych
działań.
Wynik samooceny.
Propozycje
działań
doskonalących.
-
Koordynator
CAF
Osoba
wspierająca
Pracownicy
Starostwa
spotkań
wewnętrznych
Wskazanie
na
znaczenie projektu.
Motywowanie
do
doskonalenia pracy
-
/
merytorycznych
na
bieżąco
podczas
rozmów
bezpośrednich;
Informacja
spotkań
i
narad
merytorycznych
Koordynator
CAF
Partnerzy
Projektu
-
Koordynator
CAF
Klienci
Starostwa
-
-
Przebieg samooceny.
Wynik samooceny.
Działania
doskonalące.
Sprawozdanie,
plany
usprawnień.
na bieżąco
Wskazanie
na
znaczenie projektu.
Edukacja publiczna
Poprawa
wizerunku
Starostwa
Informacja
Na
bieżąco
poprzez
zamieszczenie
informacji
na stronie www
2.5. Metody komunikacji
Pod pojęciem "metody komunikacji"
należy rozumieć skuteczny sposób w jaki będą
przekazywane informacje pomiędzy stronami komunikacji.
Niezmiernie ważną rolę odgrywają:
• Internet i strona www.radomszczanski.pl
• spotkania
bezpośrednie,
Koordynatora CAF, konsultanta;
w
szczególności
Zespołu
Samooceny
z
udziałem
szkolenia, warsztaty w zakresie uzgadniania
wyników
samooceny,
stroma
info
będąca
wewnętrznym
sposobem
przekazywania
informacji
pracownikom Starostwa
Do najczęściej stosowanych
metod komunikacji
zalicza się:
I. W środowisku wewnętrznym:
1. Spotkanie
merytoryczne
(skrót - S), np.: narada, zebranie,spotkanie,
warsztat,
itp.), tj. tematycznie bezpośrednio związane z wdrożeniem projektu.
2. Rozmowę bezpośrednią (R).
3. Notatkę, protokół (N) .
4. Sprawozdanie merytoryczne z realizacji działań (M).
5. Plany działań (P).
6. Informacje tematyczne (I) dla pracowników.
II. W środowisku zewnętrznym:
1. Artykuły tematyczne
pośrednictwem
(A) na stronie internetowej
Starostwa
oraz rozsyłanie
Internetu informacji na temat realizacji projektu.
2. Sprawozdanie z realizacji projektu oraz realizowanych działań doskonalących.
za
Poniższa tabela zawiera zestawienie zbiorcze łączące: stronę zainteresowaną,
występującej
potrzeby, zakres informacji oraz preferowaną
rodzaj
(rekomendowaną)
metodę
komunikacji:
Określenie
potrzeby
Nazwa strony
zainteresowanej
$ROOOWISKO
Zakres
Metoda
WEWNĘTRZNE
Starosta
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
R
Koordynator projektu CAF
1, 2, 3, 4, 5, 6
Merytoryczny
S, R, N, M, P, I, A
Osoba wspierająca
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
S, R, N, M, P, I, A
Członkowie Zespołu samooceny
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
S, R, N, M, P,
Pracownicy Starostwa
1, 2, 3, 4, 5, 6
Merytoryczny
S, R, P, I,A
$ROOOWISKO
ZEWNĘTRZNE
F5 Konsulting - Pracownik
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
S, R, M, P,
F5 Konsulting - Konsultant
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
S, R, M, P,
MSWiA
1,2,3,4,5,6
Merytoryczny
M, P,
Klienci indywidualni
1,6
Informacyjny
A
Organizacje pozarządowe
1,6
Informacyj ny
A
Media
1,6
Informacyjny
A
Inne strony zainteresowane
1,6
Informacyjny
A
3. Mobilizacja pracowników Starostwa na rzecz zaangażowania
w proces samooceny
w
Starostwie
Powiatowym
CAF( Naczelnikiem
Wydziału
w Radomsku
Starosta,
Organizacyjnego)
po konsultacji
zdecydował,
Koordynatorem
że głównymi
czynnikami
mającymi mobilizujący wpływ na pracowników będą:
1) wytypowanie
Naczelnika
oraz pracownika
Wydziału
Wydziału
Organizacyjnego
Organizacyjnego
jako
na Koordynatora
tzw. "osoby
CAF
wspierającej
działania" Koordynatora we wdrażaniu projektu;
2) uwzględnienie
CAF, jako
okresowej
aktywnego
szczególnego
udziału danego pracownika
aspektu
oceny pracowniczej.
gratyfikacjami
skorzystaniem
przyznawanymi
w
postaci
m.in.:
Starostę,
zadań
służbowych
Ma to swoje powiązanie
ze specjalistycznych
przez
wykonywania
we wdrożeniu
awansem
podczas
z różnego
zawodowym
projektu
rodzaju
(służbowym),
szkoleń, czy też nagrodami indywidualnymi
a
także
oficjalna
pochwała
ze
strony
Kierownictwa
Urzędu
(w
formie
dyplomu
bądź
informacji
przekazywanej
do ogółu pracowników Starostwa);
3) poczucie
realnego
pracowników
wpływu
biorących
na
kształtowanie
udział w procesie
organizacji
samooceny
poprzez
również
udział
w procesie
projektowania i wdrażania planów usprawnień.
Jednocześnie,
Starosta poprzez udział w spotkaniach z naczelnikami
komórek organizacyjnych,
które odbywają
wykazywał szczególne zainteresowanie
się systematycznie
i kierownikami
w Starostwie,
będzie
dla realizacji projektu. Ponadto, na zakończeniu
projektu, będzie promował działania doskonalące wynikające z wyników samooceny.
Starosta zobowiązał
w realizacji
projektu
kompleksowego
Koordynatora
oraz złożenia
programu
działań
CAF do stałego informowania
sprawozdania
z wyników
doskonalących
realizacji projektu CAF.
Koordynator CAF
Anna Gaik- $Ięzak
Starosta Radomszczański
Robert Zakrzewski
działania
go o postępach
samooceny
i projektu
Starostwa
w
świetle