Informacja dla beneficjentów

Warszawa, 27 czerwca 2012
Informacja dla Beneficjentów akcji Projekty Partnerskie Grundtviga 2012
(dot. wniosków złoŜonych w terminie do 21 lutego 2012)
Uprzejmie informujemy, Ŝe ostateczne wyniki selekcji zostały zamieszczone na stronie internetowej www.grundtvig.org.pl w dniu 27 czerwca 2012.
W przypadku wniosków zaakceptowanych, planowana w umowie finansowej data początkowa okresu kwalifikowalności kosztów (od kiedy moŜna ponosić
wydatki związane z projektem) to 1 sierpnia 2012. Proponujemy jednak wstrzymać się z wydatkami do czasu podpisania umowy finansowej.
Umieszczenie wniosku na liście rezerwowej oznacza, Ŝe wniosek ma szansę na realizację w przypadku, gdy będą dostępne środki finansowe. Wnioski z listy
rezerwowej będą kierowane do realizacji według kolejności na liście rezerwowej.
JeŜeli Państwa wniosek uzyskał dofinansowanie w ramach Programu „Uczenie się przez całe Ŝycie”- Grundtvig w akcji Projekty Partnerskie Grundtviga, prosimy
zapoznać się z procedurą dalszego postępowania:
1. Narodowa Agencja przesyła Beneficjentowi oficjalne pismo informujące o wyniku selekcji.
Pisma przesyłane są pocztą tradycyjną na adres kontaktowy wnioskodawcy podany we wniosku o dofinansowanie (adres organizacji). W piśmie Beneficjent jest
proszony o przedstawienie w wyznaczonym terminie dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy finansowej.
Dodatkowo wnioskodawcy, wobec których Narodowa Agencja musi przeprowadzić badanie zdolności operacyjno-finansowej, otrzymają odrębną informację na ten
temat.
2. Następuje proces zawarcie umowy finansowej. Składa się on z kilku elementów:
1) Ankieta Beneficjenta - wypełniana przez Beneficjenta online (poprzez System Dokumentów OnLine FRSE: http://online.frse.org.pl) i przesyłana
pocztą tradycyjną (wraz z dodatkowymi dokumentami); zawiera dane podstawowe, adresowe i bankowe Beneficjenta. Ankieta jest dla Narodowej
Agencji podstawą do przygotowania umowy finansowej. Instrukcja dotycząca rejestracji w systemie oraz przygotowania ankiety zostanie przesłana
odrębną wiadomością.
2) Umowa finansowa – przygotowywana przez Narodową Agencję na podstawie danych zawartych w Ankiecie Beneficjenta i przesłanych dokumentach.
Gotowe umowy są udostępniane Beneficjentom do pobrania w Systemie Dokumentów OnLine FRSE. Umowy finansowe są przygotowywane w kolejności
otrzymywania poprawnie wypełnionych ankiet. Beneficjent przesyła podpisane przez siebie 2 egzemplarze umowy do Narodowej Agencji pocztą
tradycyjną.
Szczegóły dotyczące procedury wypełniania i wysyłania powyŜszych dokumentów są przekazywane Beneficjentom drogą elektroniczną.
4. Podpisanie umowy finansowej przez Narodową Agencję i odesłanie jednego egzemplarza do Beneficjenta.
5. Wypłata I raty dofinansowania.
Po podpisaniu umowy przez drugą stronę - Narodową Agencję - następuje przelew środków finansowych (80% przyznanej kwoty dofinansowania – chyba, Ŝe w
wyniku procedury badania zdolności operacyjno-finansowej Narodowa Agencja podjęła decyzję o rozłoŜeniu płatności na większą liczbę rat) na rachunek
beneficjenta podane w umowie, w terminie do 45 dni od dnia podpisania umowy przez obie strony.
6. Realizacja projektu
W trakcie realizacji projektu Narodowa Agencja moŜe przeprowadzić w siedzibie Beneficjenta wizytę monitoringową, jak równieŜ w przypadku wylosowania
Beneficjenta kontrolę on-the-spot. O obu tych wizytach Beneficjent jest informowany z wyprzedzeniem.
Po roku realizacji projektu Beneficjent jest zobowiązany przesłać raport postępów w terminie do 30 czerwca 2012.
7. ZłoŜenie raportu końcowego.
Po zrealizowanym projekcie naleŜy rozliczyć się z jego realizacji zgodnie z zasadami określonymi w umowie. Beneficjent przesyła raport końcowy w terminie do
30 września 2014 roku do Narodowej Agencji. W tym tyerminie Beneficjent jest takŜe zobowiązany do uzupełniania bazy EST - http://www.llp.org.pl/est.html.
Pod koniec realizacji projektu (na ok. 2 miesiące przed zakończeniem) Beneficjent otrzyma odnośnik do indywidualnego formularza raportu oraz instrukcje jego
wypełniania.
Wypłata II raty dofinansowania, zgodnie z umową finansową, będzie dokonana w terminie maksymalnie 90 dni od daty przysłania przez beneficjenta raportu
końcowego do Narodowej Agencji. NaleŜy przechowywać dokumentację finansową i merytoryczną przez określony w umowie okres.
Informujemy, Ŝe część umów finansowych podlega kontroli szczegółowej (tzw. desk-check). Wówczas Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego
moŜe zaŜądać na osobny wniosek przesłania oryginałów dokumentów finansowych. W tym przypadku NA zwróci się do Beneficjenta z oficjalnym pismem o
konieczności dosłania oryginałów dokumentów (karty pokładowe/bilety, certyfikaty uczestnictwa w spotkaniach). Dokumenty, o których mowa wyŜej zostaną
wyszczególnione w umowie finansowej.
Spotkanie z Beneficjentami Projektów Partnerskich Grundtviga w roku 2012
Miło nam poinformować, Ŝe w 2012 r., podobnie jak w roku ubiegłym, planujemy organizację spotkania z Beneficjentami akcji Projekty Partnerskie Grundtviga
(selekcja 2012). Spotkanie odbędzie się w pierwszej połowie sierpnia i będzie miało na celu zaznajomienie z najwaŜniejszymi zasadami akcji (w tym zasadami
finansowymi), poznanie oczekiwań Komisji Europejskiej oraz Narodowej Agencji w stosunku do realizatorów projektów, a takŜe przekazanie doświadczeń ze
zrealizowanych juŜ projektów. Udział w spotkaniu ma takŜe umoŜliwić poznanie się organizacji i późniejsze wzajemne wspieranie się w trakcie realizacji
projektów. O szczegółach poinformujemy Państwa w oddzielnej wiadomości (mail). JuŜ teraz serdecznie zapraszamy wszystkich Beneficjentów do udziału w
spotkaniu!