Instrukcja dotycząca zasad wydatkowania środków publicznych

Instrukcja dotycząca zasad wydatkowania środków publicznych przez Beneficjentów,
którzy nie są zobowiązani do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych
Zgodnie z art. 5 ust 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (Dz.U. z dn. 24 września
2009, nr. 157, poz. 1240) do środków publicznych zalicza się środki pochodzące z funduszy
strukturalnych, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Rybołówstwa. W związku
z powyższym, ich wydatkowanie podlega szczególnego rodzaju obostrzeniom, które zostały
określone w umowie o dofinansowanie. Aby wydatki ponoszone przez Beneficjentów
(podlegające refundacji z ww. środków bądź ponoszone bezpośrednio z zaliczki) mogły
zostać uznane za kwalifikowane muszą być ponoszone zgodnie z postanowieniami umowy
o dofinansowanie, w szczególności celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie.
Na potrzeby realizacji umów o dofinansowanie wymienione powyżej przesłanki
interpretowane są w następujący sposób:
celowo: oznacza ponoszenie wydatków jedynie na zadania określone w umowie
o dofinansowanie, które służą określonemu w niej celowi. Jeżeli na etapie wdrażania zostanie
stwierdzone, że przewidziany w umowie o dofinansowanie koszt został poniesiony
jakkolwiek nie wpływa on na osiągnięcie celu projektu, zostanie on uznany za koszt
niekwalifikowany (np. w umowie o dofinansowanie został przewidziany zakup 2 urządzeń,
przy czym jedno z nich nie zostało zainstalowane i nie jest wykorzystywane/użytkowane
przez Beneficjenta, który poprzez zakup przedmiotowych urządzeń miał rozwinąć
prowadzone przedsiębiorstwo. Nawet jeśli cel projektu został osiągnięty, wydatek na zakup
niezainstalowanego urządzenia należy uznać za niecelowy)
rzetelnie: oznacza obowiązek Beneficjenta ponoszenia wydatków zgodnie z umową
o dofinansowanie, w szczególności przewidzianym w niej harmonogramem rzeczowofinansowym, uzasadnieniem i szczegółowym opisem wydatków. Wszelkie odstępstwa
dotyczące zakresu rzeczowego umowy o dofinansowanie (tj. dotyczące ilości i jakości dóbr
i/lub usług przewidzianych w niej do sfinansowania) powinny zostać zgłoszone MCP
w formie i terminie określonych w umowie o dofinansowanie.
racjonalnie: oznacza obowiązek Beneficjenta racjonalnego gospodarowania dostępnymi
środkami, jakie zostały przewidziane na daną kategorię wydatku w umowie
o dofinansowanie. Warunkiem racjonalnego gospodarowania jest możliwość wyboru
pomiędzy różnymi wariantami rozwiązań, a także sprecyzowane kryteria wyboru. Przesłankę
należy uznać za spełnioną jeżeli Beneficjent udokumentuje w sposób możliwy do weryfikacji,
że wartość danego zamówienia dotyczącego dobra i/lub usługi nie przekracza jego wartości
rynkowej
(np.
Beneficjent
roześle
zapytania
ofertowe
do
potencjalnych
wykonawców/dostawców, w których określi parametry i cechy poszukiwanych przez niego
dóbr i/lub usług a następnie dokona zakupu w sposób zgodny z przyjętymi przez siebie
kryteriami. Innym sposobem realizacji ww. przesłanki, w sytuacji gdy zamawiane urządzenie
i/lub usługa posiada parametry standardowe będzie przedstawienie wydruku ofert sklepów
internetowych, notatki z rozmów telefonicznych czy cenniki oferentów. W przypadku zakupu
1
używanych środków trwałych dodatkowo rozeznania rynku należy dokonać w oparciu o ceny
producenta nowych takich samych bądź podobnych urządzeń.)
oszczędnie: oznacza obowiązek Beneficjenta zakupu danego dobra i/lub usługi
u wykonawcy/dostawcy oferującego najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę spośród
wszystkich ofert, które spełniają wszystkie zakładane przez Beneficjenta kryteria.
Każdorazowo Beneficjent jest zobowiązany do podania ekonomicznego uzasadnienia dla
dokonanego wyboru (np. najniższa cena, bliskość serwisu, uzyskanie rabatu, długość okresu
gwarancji).
Ocena czy dany wydatek został poniesiony zgodnie z ww. zasadami następuje na etapie
wdrażania projektu tj. rozliczenia wniosku o płatność i kontroli na miejscu i będzie
dokonywana w szczególności w oparciu o przedstawioną przez Beneficjenta na tę okoliczność
dokumentację, tj. notatkę z przeprowadzonego rozeznania rynku, której wzór stanowi
załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji oraz zgromadzone oferty w formie pisemnej,
w przypadku ich posiadania.
W przypadku ponoszenia wydatków niezgodnie z powyższymi zasadami, MCP może uznać
część lub całość wydatków za niekwalifikowane, w zależności od uchybień dokonanych
przez Beneficjenta.
UWAGA!
Realizując dostawy (np. zakup środków trwałych) lub usługi (np. roboty budowlane,
wdrożenie ISO) w ramach Projektu, należy dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia
konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu
zadań objętych umową o dofinansowanie. Za konflikt interesów należy w szczególności
uznać sytuacje, gdy pomiędzy Beneficjentem a dostawcą/wykonawcą istnieją powiązania
osobowe bądź kapitałowe. Na potrzeby realizacji umów o dofinansowanie pod pojęciem
powiązania osobowego należy rozumieć sytuacje, w których osoba upoważniona do
reprezentowania Beneficjenta sprawuje jednocześnie u dostawcy/wykonawcy funkcje
decyzyjne, natomiast powiązanie kapitałowe oznacza posiadanie przez Beneficjenta udziałów
u dostawcy/wykonawcy, bez względu na ich wielkość. Jeżeli w przypadku dokonywania
zakupu dóbr i/lub usług stwierdzone zostaną tego rodzaju powiązania, które budzą
wątpliwości co do zachowania ww zasad tj. celowości, rzetelności, racjonalności,
oszczędności oraz Beneficjent nie przedstawi wyjaśnień jednoznacznie potwierdzających
przestrzeganie powyższych zasad, wydatek zostanie uznany za niekwalifikowany.
Dodatkowo należy pamiętać o szczególnych ograniczeniach dotyczących zakupu wartości
niematerialnych i prawnych, wynikających z zapisów Podręcznika kwalifikowania wydatków,
w szczególności o przesłance dotyczącej „zakupu od osoby trzeciej na warunkach
rynkowych”. W takich przypadkach Beneficjent jest zobowiązany udokumentować również
spełnienie ww. warunku.
Załączniki:
1. Wzór notatki z przeprowadzonego rozeznania rynku w związku z realizacją projektu
2