zapytanie ofertowe - bip.kujawsko-pomorskie.pl

ZAPYTANIE OFERTOWE
1. Zamawiający: Departament Promocji, Sportu i Turystyki w Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Kujawsko-Pomorskiego z siedzibą w Toruniu.
2. Przedmiot zamówienia: Kompleksowa organizacja czterodniowej zagranicznej wizyty studyjnej
do Brukseli (odbywającej się podczas ważnego wydarzenia związanego z tematyką funduszy
unijnych, tj.: obchodów Europejskiego Tygodnia Regionów i Miast - Open Days) dla maksymalnie
30 potencjalnych beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa KujawskoPomorskiego na lata 2014-2020.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
3.1. Zakres zadań podlegających wykonaniu przez Zleceniobiorcę w ramach przedmiotu
zamówienia:
3.1.1. zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników (zgodnie z pkt. 3.3.1.),
3.1.2. zapewnienie wyżywienia dla uczestników (zgodnie z pkt. 3.3.2.),
3.1.3. zapewnienie transportu dla uczestników oraz personelu (zgodnie z pkt. 3.4),
Sale szkoleniowe oraz wyposażenie techniczne sal szkoleniowych zapewnia Zleceniodawca
(zgodnie z pkt. 3.5.).
3.2. Założenia podstawowe:
3.2.1. termin wizyty studyjnej: 12 – 15 października 2015 r.
3.2.2. miejsce wizyty studyjnej: Bruksela
3.2.3. liczba uczestników wizyty studyjnej: maksymalnie 30 uczestników
Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników wizyty studyjnej o nie
więcej niż 5 osób o czym poinformuje Zleceniobiorcę nie później niż 7 dni przed terminem wizyty
studyjnej. Ostateczna liczba uczestników wizyty studyjnej zostanie ustalona w kontaktach roboczych.
Zleceniodawca ustali ze Zleceniobiorcą ostateczną wersję harmonogramu w trakcie kontaktów
roboczych nie później niż 5 dni roboczych przed odbyciem wizyty studyjnej.
Przewidywany harmonogram wizyty studyjnej (12-15 października 2015 r.):
I dzień
Godzina
II dzień
III dzień
IV dzień
Program
Godzina
Program
Godzina
Program
Godzina
Program
- 8.00
Wyjazd z Torunia
7.007.30
Śniadanie
8.00- 8.30
Śniadanie
7.00-8.00
Śniadanie
13.0013.30
Przerwa
przejazdowaobiad
7.30-
Wymeldowanie
z hotelu - wyjazd
z Venlo do
Brukseli
8.309.00
Wymeldowanie
z hotelu
8.00-
Wymeldowanie
z hotelu - wyjazd
z Venlo
-20.00
Przyjazd do Venlo
zakwaterowanie
w hotelu
11.00 13.30
Szkolenie
9.0013.30
Szkolenie
13.0013.30
20.3021.00
Kolacja
13.3014.30
14.30-
Przerwa
obiadowa
Wizyta w
13.3014.30
14.30-
Przerwa
obiadowa
Szkolenie
21.00
Przerwa
przejazdowaobiad
Przyjazd do
Torunia
17.30
17.3018.00
18.0019.30
19.3020.30
Parlamencie
Europejskim
Zakwaterowanie
w hotelu
w Brukseli
Zwiedzanie
Brukseli
17.30
17.3018.00
Kolacja
21.0021.30
18.00-
Przerwa kawowa
Wyjazd
z Brukseli
Przyjazd Venlozakwaterowanie
w hotelu
21.3022.00
Kolacja
3.3. Wymagania niezbędne do prawidłowej realizacji usługi
3.3.1. Miejsca noclegowe
1) 2 noclegi w Venlo i 1 nocleg w Brukseli (hotele o standardzie minimum 3 gwiazdek),1
2) nocleg w Brukseli w hotelu położonym nie dalej niż w promieniu 3 km od Grand Place,
3) dopuszcza się zakwaterowanie tylko w jednym hotelu w danym mieście,
4) nocleg w pokojach jednoosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, przy czym dopuszcza
się nocleg w pokojach dwuosobowych z zastrzeżeniem, iż w pokoju muszą być dwa
oddzielne łóżka,
5) nie dopuszcza się zakwaterowania w jednym pokoju osób o odmiennej płci.
3.3.2. Wyżywienie uczestników
1) 3 x śniadanie: w miejscu zakwaterowania w formie bufetu szwedzkiego składającego się
co najmniej z pieczywa, dania na ciepło, warzyw, nabiału, wędlin, kawy, herbaty, napojów
zimnych, cukru, mleka
2) 2 x przerwa obiadowa:
w restauracji serwującej potrawy lokalne w centrum miasta,
dania i napoje do wyboru z menu restauracji w kwocie co najmniej 20 euro na jednego
uczestnika wizyty studyjnej,
wyboru restauracji dokonają uczestnicy wizyty studyjnej na miejscu.
3) 3 x kolacja:
a) pierwszego i trzeciego dnia wizyty studyjnej w miejscu zakwaterowania
zupa, posiłek regionalny, deser, napoje zimne i ciepłe, woda,
b) drugiego dnia wizyty studyjnej w restauracji serwującej potrawy lokalne
w pobliżu Grand Place
dania i napoje do wyboru z menu restauracji w kwocie co najmniej 35 euro na jednego
uczestnika wizyty studyjnej,
wyboru restauracji dokonają uczestnicy wizyty studyjnej na miejscu.
4) przerwa kawowa2:
1 x przerwa kawowa w kawiarni,
desery i napoje do wyboru z menu kawiarni w kwocie co najmniej 10 euro na jednego
uczestnika wizyty studyjnej,
wyboru kawiarni dokonają uczestnicy wizyty studyjnej na miejscu
5) 2 x przerwa przejazdowa: zupa, danie główne w tym: ziemniaki (lub inne), mięso i danie
jarskie do wyboru, bukiet surówek, napoje, woda.
3.4. Transport uczestników wizyty studyjnej oraz personel
- dwóch kierowców przypadających na jeden autokar/bus,
1
Zleceniobiorca zaproponuje po 3 hotele w Venlo i Brukseli spełniające warunki wskazane w specyfikacji do wyboru przez
Zleceniodawcę.
2
Zleceniodawca zastrzega sobie prawo rezygnacji z przerwy kawowej zaplanowanej w trakcie wizyty studyjnej o czym
poinformuje Zleceniobiorcę nie później niż 14 dni przed terminem wizyty studyjnej.
- pilot wycieczek zagranicznych/przewodnik grupy przez cały czas trwania wyjazdu (tj. na
trasie przejazdu i odpowiednio w Brukseli). Dopuszcza się sytuację, w której jedna osoba
łączy dwie funkcje,
- transport busem/autobusem na trasie Toruń – Bruksela - Toruń z uwzględnieniem przerw
w godz. 23:00-6:00,
- transport na każde żądanie na terenie Brukseli (zgodnie z czasem pracy dwóch
kierowców). Wszystkie przejazdy związane z realizacją programu wizyty będą odbywać się
autokarem/busem. Nie przewiduje się poruszania środkami komunikacji miejskiej,
- pokrycie wszystkich wymaganych przepisami prawa opłat drogowych, opłat parkingowych
- ubezpieczenie uczestników wizyt: NNW na kwot min. 10 000,00 zł i KL na kwotę min.
40 000,00 zł oraz bagażu każdego uczestnika wizyty na kwotę 1 000,00 zł
- Wymagania minimalne bus:
środek transportu nie starszy niż 5 lat,
wyposażony w sprawna klimatyzację i sprawne ogrzewanie,
wyposażony w rozkładane fotele,
wyposażony w przyciemniane szyby,
środek transportu posiadający aktualne badania techniczne, polisę ubezpieczeniową,
Zleceniobiorca musi posiadać aktualne licencje oraz certyfikaty wymagane w zakresie
świadczenia usług krajowego i międzynarodowego transportu.
3.5. Sale szkoleniowe i wyposażenie techniczne sali szkoleniowej
Zleceniodawca zapewnia salę szkoleniową wraz z wyposażeniem.
3.6. Warunki płatności
- wynagrodzenie płatne po wykonaniu wizyty studyjnej w terminie 21 dni od dostarczenia
prawidłowo wystawionej faktury do siedziby Zleceniodawcy, przy czym wynagrodzenie
zostanie odpowiednio pomniejszone:
o iloczyn stawki kosztu jednostkowego przypadającego na jednego uczestnika wizyty
studyjnej i liczby uczestników, których rezygnację zgłoszono zgodnie z pkt. 1.2.3., przy
czym pomniejszenie nie nastąpi jeżeli Zleceniodawca nie poinformuje Zleceniobiorcy
o uczestnictwie w wizycie studyjnej mniejszej liczby osób, zgodnie z ww. punktem.
Pomniejszenie wynagrodzenia nie może być większe niż o iloczyn stawki kosztu
jednostkowego przypadającego na jednego uczestnika wizyty studyjnej i liczby osób
jaką zastrzegł sobie Zleceniodawca,
o koszt przerwy kawowej w przypadku jej nie odbycia się, o czym mowa w pkt. 1.2.3.
Pomniejszenie wynagrodzenia nie nastąpi jeżeli Zleceniodawca nie poinformuje
Zleceniobiorcy o rezygnacji z przerwy kawowej. Pomniejszenie wynagrodzenia nie
może być większe niż o iloczyn stawki kosztu jednostkowego zaplanowanego na
przerwę kawową3 na jednego uczestnika i liczby osób jaką zastrzegł sobie
Zleceniodawca
4. Termin realizacji zamówienia: 12 -15 października 2015 r.
5. Warunki udziału w postępowaniu
Wykonawca, który ubiega się o wykonanie usługi powinien wykazać się posiadaniem wiedzy
i doświadczenia tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie
przynajmniej dwie usługi kompleksowego zorganizowania wycieczki zagranicznej dla grupy nie
mniejszej niż 30 osób. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków
udziału w postępowaniu według formuły spełnia/nie spełnia wymagany warunek na podstawie
3
Koszt jednostkowy zaplanowany na przerwę kawową na jednego uczestnika przewidziano w euro. Dla obliczenia
wysokości pomniejszenia wynagrodzenia zostanie przyjęty przelicznik Narodowego Banku Polskiego przypadający na 1szy dzień wyjazdu.
załączonego wykazu wykonanych usług. Nie spełnienie ww. warunku skutkuje odrzuceniem
oferty.
6. Kryteria oceny ofert
Przy wyborze oferty Zleceniodawca będzie kierował się kryterium ceny brutto – 100%. Tym
samym zostanie wybrana oferta o najniższej cenie za realizację zamówienia spełniającego
wszystkie wymagania zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym.
7. Miejsce, termin i forma złożenia ofert:
Ofertę można dostarczyć drogą elektroniczną, pocztową lub osobiście do dnia 26 sierpnia 2015 r.
(decyduje data wpływu do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego WK-P) na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Departament Promocji, Sportu
i Turystyki, Biuro Promocji RPO, Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń,
e-mail: [email protected]
Wymagany okres obowiązywania oferty – 40 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert.
8. Wymagane dokumenty:
a) oferta cenowa brutto za wykonanie całego przedmiotu zamówienia (z dokładnością do
drugiego miejsca po przecinku), z wyszczególnieniem całkowitego kosztu przewidzianego na
przerwę kawową oraz kosztu przypadającego na każdego uczestnika wizyty studyjnej (z
dokładnością do drugiego miejsca po przecinku), z wyszczególnieniem kosztu za przerwę
kawową na jednego uczestnika oraz propozycji trzech hoteli w Venlo i Brukseli, spełniających
warunki wskazane w punkcie 3.3.1.,
b) dokumenty potwierdzające wiedzę i doświadczenie Zleceniobiorcy, o których mowa w pkt. 3
(w przypadku złożenia oferty w formie elektronicznej, proszę o przesłanie skanu dokumentów),
c) nazwę przewoźnika/ów.
9. Osoba do kontaktu:
Anna Kacprzak
tel. 56 62 18 282
e-mail: [email protected]
10. Informacje dodatkowe
Zleceniodawca dopuszcza możliwość zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie warunków płatności za wykonanie
przedmiotu umowy, tj. w razie konieczności dopuszcza wypłatę zaliczki w wysokości do 50 %
całkowitego wynagrodzenia.