Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: [email protected]
Zielona Góra 2013.12.10
RIO.I.092.62.2013
Pan
Leszek Olgrzymek
Wójt Gminy Bytnica
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2
ustawy
z dnia
7
października
1992
r. o
regionalnych
izbach
obrachunkowych
(tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 1113), przeprowadziła w dniach od 18 lipca do 18 października
2013 r. kompleksową kontrolę gospodarki finansowej w Gminie Bytnica za 2012 rok.
Wyniki kontroli zawarte w protokole omówiono i podpisano protokół w dniu 21 października
2013 r. w siedzibie Urzędu Gminy Bytnica.
Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej
jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości,
realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia
nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych,
rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, gospodarowanie mieniem komunalnym,
rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Wójtowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Kontrolujący ustalili, że nie wszystkie wykorzystywane w jednostce programy
komputerowe wymienione zostały w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości,
co narusza art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(tekst jedn. Dz. U. z 2013
r. poz. 330 z późn. zm.). Z wyjaśnień Skarbnika wynika,
że nieprawidłowość ta spowodowana była szerokim zakresem obowiązków.
Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej dotyczące jednostki oraz organu zawierały
elementy wymienione w art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, ale nie były sporządzone wg
stanu na koniec każdego miesiąca, co narusza przepisy ww. art. 18 ust. 1 stanowiący, że na
podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu
sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca zestawienie obrotów i sald.
Ustalono również, że ww. zestawienia za rok 2012 zostały sporządzone w maju 2013 r. co było
niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że przeoczono terminy sporządzenia zestawienia obrotów i sald.
W obowiązującej w Gminie polityce rachunkowości – Zakładowym Planie Kont Gminy
nie ujęto konta 101 Kasa. Konto to zostało jednak wykazane w zestawieniu obrotów i sald.
Obowiązek ujęcia konta na którym prowadzi się operacje księgowe wynika z rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289). Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że przyczyną
nieprawidłowości było przeoczenie.
Kontrola ewidencji oraz gospodarowania drukami ścisłego zarachowania wykazała,
że ewidencję prowadzi się w sposób niezgodny z obowiązującymi w jednostce przepisami,
wprowadzonymi zarządzeniem Nr 56/2011 Wójta Gminy Bytnica z dnia 30 grudnia 2011 r.
w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, tj. w sposób
uniemożliwiający weryfikację ilości druków przyjętych na stan, wydanych oraz pozostających do
dyspozycji w odniesieniu do wszystkich rodzajów druków. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej
Młodszego księgowego W. G. wynika, że nieprawidłowość spowodowana była dużą ilością
obowiązków.
W zakresie rozrachunków i roszczeń, na podstawie dokumentacji finansowej konta 234 –
Pozostałe rozrachunki z pracownikami ustalono, że do konta tego prowadzona jest ewidencja
analityczna umożliwiająca ustalenie stanu należności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi
pracownikami według tytułów rozrachunków. Kontrolą w zakresie udzielania i rozliczania
2
zaliczek objęto dokumentację dotyczącą 7 zaliczek (próba 100%). Wykazała ona, że na
1 wniosku o zaliczkę oraz 1 rozliczeniu brak jest podpisów kasjera oraz daty dokonania
czynności co narusza art. 21 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialna Kasjer
G. P. wskazała przeoczenie jako przyczynę nieprawidłowości.
Kontrolujący stwierdzili również, że we wszystkich wnioskach o zaliczkę brak było określenia
terminu jej rozliczenia, co narusza § 12 ust. 2 zarządzenia Nr 50/2011 Wójta Gminy Bytnica
z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji w sprawie gospodarki kasowej
w Urzędzie Gminy w Bytnicy. W 2012 r. rozliczono zaliczkę udzieloną w roku 2011, co
niezgodne jest z § 6 ust. 6 obowiązującej w jednostce Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów.
Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie.
Uchwalony na 2012 r. budżet Gminy określał dochody w wysokości 8.332.792,45 zł.
Po zmianach ich plan ustalono na kwotę 9.659.235,14 zł, a wykonano go w wysokości
9.560.653.01 zł, co stanowiło 98,98% wielkości założonej planem po zmianach.
W zakresie podatków i opłat lokalnych kontroli poddano poprawność złożonych przez
jednostki organizacyjne Gminy deklaracji na podatek od nieruchomości, terminowość wpłat
podatków oraz podejmowanie czynności egzekucyjnych w zakresie podatku od nieruchomości,
rolnego, leśnego, od środków transportowych oraz opłaty miejscowej.
Kontrola deklaracji gminnych jednostek oświatowych, Gminy, Ochotniczych Straży
Pożarnych i Klubu Sportowego „SPARTAK” w zakresie kompletności i poprawności zawartych
w nich danych oraz poprawności ich wypełnienia wykazała, że deklaracje te zawierają błędy,
dotyczące
m.in.
niekompletnego
wykazania
w
nich
przedmiotów
opodatkowania,
(np. posiadanych nieruchomości), nie wykazania gruntów, ujęcia w poszczególnych rubrykach
deklaracji nieruchomości, które nie powinny zostać w nich wykazane, lub też wykazaniu
w deklaracjach nieruchomości, które nie podlegają opodatkowaniu (np. grunty określonej
kategorii). Stosownie do art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
(tekst jedn. Dz. U. z 2012, poz. 749 z późn. zm.) organy podatkowe pierwszej instancji dokonują
czynności sprawdzających składanych deklaracji. Art. 274 § 1 ww. ustawy stanowi, że w razie
stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki, bądź że
wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy w zależności od
charakteru i zakresu uchybień: 1) koryguje deklarację (…) 2) zwraca się do składającego
deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny,
3
z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość. Art. 274a § 2
Ordynacji podatkowej stanowi, że w razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji
organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień
lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych
w niej zawartych. Osoba odpowiedzialna Specjalista ds. wymiaru podatków i windykacji L. Z.
dokonywała
czynności
sprawdzających,
uzupełniła
część
danych,
które
nie
zostały
w deklaracjach wykazane, ale nie wszystkie takie nieprawidłowości zostały przez nią ustalone
i poprawione.
Deklaracje na podatek od nieruchomości złożone zostały w 2012 r. również przez Rady
Sołeckie. Sołectwa są jednostkami pomocniczymi Gminy (Rady Sołeckie są ich organami) i nie
mieszczą się w katalogu zawartym w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach
i opłatach lokalnych. Z wyjaśnień specjalisty L. Z. wynika, że przyczyną nieprawidłowości była
niewłaściwa interpretacja przepisów prawa.
Na podstawie danych zawartych w deklaracjach jednostek, które prowadzą działalność
w zakresie określonym w uchwale Rady Gminy Nr XI/48/2011 z dnia 27 października 2011 r.
w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości i opłaty miejscowej,
tj. kultury i sztuki, kultury fizycznej i sportu, pomocy społecznej, ochrony przeciwpożarowej,
cmentarzy, zaopatrzenia w wodę, odprowadzenia i oczyszczania ścieków winna zostać obliczona
kwota podatku podlegającego zwolnieniu, którą następnie wykazuje się w kolumnie 13 „Skutki
udzielonych ulg i zwolnień obliczonych za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień
ustawowych)” sprawozdania Rb-27S oraz kol. 4 sprawozdania Rb-PDP. W sprawozdaniach tych
za 2012 r. danych takich nie ujęto. Narusza to zasady wynikające z załącznika nr 39 do
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że nie ujęcie
w sprawozdaniach zwolnień było wynikiem przeoczenia. Kwota zwolnień za rok 2012 wynosiła
63.534,47 zł. W dniu 27.09.2013 r. sporządzona została i wysłana do Regionalnej Izby
Obrachunkowej korekta nr 2 rocznego sprawozdania Rb-27S oraz sprawozdania Rb-PDP za 2012
r. – korekta nr 1.
Kontrola wykazała również, że deklaracji na podatek od nieruchomości nie złożył ośrodek
zdrowia – NZOZ „ZDROVITA” (osoba prawna), a organ podatkowy nie podjął czynności
przewidzianych art. 274a § 1 Ordynacji podatkowej – nie wzywał podatnika do złożenia
4
wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji i nie wzywał go do jej złożenia. W toku
kontroli Specjalista L. Z. wezwała NZOZ do złożenia deklaracji, a następnie wszczęte zostało
postępowanie w sprawie określenia wysokości podatku.
Pobór od osób fizycznych podatków od nieruchomości, rolnego i leśnego następował
w drodze inkasa. Kontroli poddano rozliczenia wszystkich inkasentów z należności pobranych
tytułem I raty podatków za 2012 r. Kontrolujący stwierdzili, że prowizja dla inkasentów
zaksięgowana została nieprawidłowo w § 3030 – Różne wydatki na rzecz osób fizycznych, a nie
w § 4100 - Wynagrodzenia agencyjno-prowizyjne. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że przyczyną
nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisu.
Kontrola podatku od środków transportowych wykazała, że Gmina powinna zaplanować
na 2012 r. do zapłaty podatek za posiadany autobus Renault Master, w kwocie 1.446 zł. Kwota
taka nie została w budżecie zaplanowana, co wg Skarbnika spowodowane było przeoczeniem.
Ustalono, że we wszystkich deklaracjach złożonych przez osoby fizyczne pojawiły się błędy,
jednak Organ podatkowy Gminy nie wniósł zastrzeżeń co do poprawności tych dokumentów.
Zgodnie z art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa, organy podatkowe pierwszej instancji dokonują
czynności sprawdzających składanych deklaracji i w zależności od charakteru i zakresu uchybień
podejmują działania określone w art. 274 § 1 i § 2 ww. ustawy. Specjalista L. Z. wyjaśniła,
że przyczyną opisanych błędów jest duże obciążenie obowiązkami jej stanowiska pracy.
Kontroli terminowości regulowania zobowiązań podatkowych wykazała, że jeden
podatnik nie uregulował w 2012 r. ciążącego na nim zobowiązania, a Organ podatkowy po
wysłaniu upomnienia nie podjął kolejnych czynności egzekucyjnych, co doprowadziło do
naruszenia przepisu § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r.
w sprawie
wykonania
niektórych
przepisów
ustawy
o postępowaniu
egzekucyjnym
w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Specjalista L. Z. wyjaśniła,
że podatnik zwrócił się z prośbą o nie podejmowanie kolejnych czynności egzekucyjnych
i zobowiązał się spłacić zaległość. Z uwagi na to, że w latach poprzednich podatnik wywiązywał
się z ciążących na nim zobowiązań, organ podatkowy przychylił się do tej prośby.
W 2012 r. w Gminie przeprowadzone zostały 3 transakcji zbycia mienia komunalnego –
kontroli poddano wszystkie. Ustalono, że:
a. w jednym przypadku nie zamieszczono ogłoszenia o przetargu na stronie internetowej
Gminy, co narusza przepis art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
5
nieruchomościami (tekst jedn. z 2010 r. Dz. U. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.) stanowiący,
że (…) informację o ogłoszeniu przetargu podaje się na stronach internetowych właściwego
urzędu. Z wyjaśnień Inspektora J. K. wynika, że w czasie przeprowadzanie procedury
sprzedaży miała w Gminie miejsce wymiana urządzeń komputerowych, co spowodowało
problemy techniczne w funkcjonowaniu poczty elektronicznej oraz systemu informatycznego,
w tym strony internetowej Gminy.
b. w 2 przypadkach ogłoszenia o przetargu upubliczniono na stronie BIP Gminy w takim
terminie, że od dnia upublicznienia ogłoszeń do dnia przetargów pozostało mniej jak 30 dni
wymagane przepisem § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r.
w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie
nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.). Odpowiedzialne Inspektor J. K. oraz
A. N. wskazały, że nieprawidłowość powstała w efekcie zamieszania spowodowanego
wymianą
urządzeń
komputerowych,
co
spowodowało
problemy
techniczne
w funkcjonowaniu poczty elektronicznej oraz strony internetowej Gminy,
c. w 3 protokołach z przetargów nie zawarto informacji wymaganych przepisami § 10 ust. 1
rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na
zbycie nieruchomości wymienionych w punktach 1,5,6,8 tego przepisu, a w 1 protokole nie
było ponadto informacji określonych w punktach 2,3, i 4 ww. § 10 ust. 1 rozporządzenia.
Z wyjaśnień Przewodniczącego komisji przetargowej S. B. wynika, że powodem braku
informacji w protokołach było przeoczenia oraz korzystanie z niewłaściwego szablonu,
d. w informacjach o wynikach wszystkich przetargów, wymaganych § 12 ust. 1 rozporządzenia
w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie
nieruchomości, nie zawarto danych wymienionych w punktach 1,2, i 3 tego przepisu,
a w jednym przypadku w informacji podano nieprawidłową cenę wywoławczą nieruchomości
oraz cenę uzyskaną w przetargu. Z wyjaśnień Inspektora J. K. wynika, że ww.
nieprawidłowości były wynikiem przeoczenia,
e. w jednym przypadku nabywca nieruchomości nie zapłacił – do dnia kontroli – kosztów
przygotowania dokumentacji w kwocie 379,50 zł, do czego zobowiązał się podpisując
protokół z przetargu. Z wyjaśnień Skarbnika w sprawie nie wyegzekwowano od nabywcy
zapłaty ww. kwoty wynika, że było to przeoczenie. W toku kontroli nabywca uregulował
w całości ciążące na nim zobowiązanie.
6
Kontrolę w zakresie prawidłowości rozliczeń z dzierżawcami przeprowadzono na próbie
5 dzierżawców (tj. 31,25% ogółu). Ustalono, że wszyscy dokonali zapłaty I raty czynszu po
terminie określonym w umowie, rata II przez dwóch dzierżawców wpłacona została w terminie,
natomiast przez trzech uregulowana była z opóźnieniem. Odsetek nie pobierano, nie
przewidziano tego w umowach i nie skorzystano z możliwości przewidzianej przepisami
art. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn.
zm.).
Wszyscy dzierżawcy spłacili ciążące na nich zobowiązania z tytułu czynszu dzierżawnego.
Kontrola wykazała jednak, że nieprawidłowo dokonano waloryzacji czynszu. W rezultacie
dzierżawcy zapłacili łącznie o 23,89 zł mniej niż wynika to z prawidłowego obliczenia.
Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej Inspektora J. K., wynika, że powstanie nieprawidłowości
spowodowane było omyłką przy zastosowaniu wskaźnika waloryzacji.
Uchwalony na 2012 r. budżet Gminy określał wydatki w wysokości 9.072.792,45 zł. Po
zmianach ich plan ustalono na kwotę 10.399.235,14 zł, a wykonano go w wysokości
8.844.718,37 zł, co stanowiło 85,05% wielkości założonej planem.
Kontrola w zakresie wypłat diet dla radnych oraz sołtysów wykazała, że dokonywano ich
nieterminowo – z naruszeniem terminów określonych w uchwałach nr III/13/2010
i nr V/13/2007. Opóźnienia wynosiły od 1do 22 dni, a jako przyczynę Skarbnik wskazała brak
środków na rachunku bankowym.
Kontrolą wydatków z tytułu zwrotu kosztów używania przez pracowników w celach
służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy
objęto jedyną osobę, z którą podpisano taką umowę. Prawidłowość rozliczeń i wypłat z tytułu
ryczałtów za jazdy lokalne sprawdzono badając dokumentację obejmującą cały 2012 r. Kontrola
wykazała, że:
- oświadczenia złożone zostały jedynie za okres od stycznia do września 2012 r. – brak jest
oświadczeń za ostatni kwartał 2012 r. Z ww. dokumentacji nie wynika, by była ona
w jakikolwiek sposób sprawdzana, a osobie wskazywanej jako odpowiedzialnej za dokonywanie
tej weryfikacji nie przypisano takiego zadania w zakresie obowiązków;
- wypłaty ryczałtu dokonano jednorazowo, w październiku 2012 r., na podstawie złożonych
pisemnych oświadczeń za okres od grudnia 2011 r. do września 2012 r., co niezgodne jest
z dyspozycją § 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie
7
warunków ustalenia oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy
(Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.), jak również z zawartą umową, która stanowi, że miesięczny
ryczałt pieniężny wypłacany będzie na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika
o używaniu samochodu osobowego do celów służbowych w danym miesiącu. W toku kontroli,
złożone zostały brakujące pisemne oświadczenia dotyczące ryczałtu za miesiące październik grudzień 2012 r.;
- w oświadczeniu za czerwiec 2012 r nie wykazano żadnych dni, w których osoba składająca
oświadczenie nie dysponowała pojazdem do celów służbowych. Kontrolujący ustalili jednak,
że osoba ta przebywała 1 dzień na urlopie wypoczynkowym. W efekcie ryczałt za czerwiec
powinien być wypłacony w kwocie niższej o 10,25 zł.
Z wyjaśnień Sekretarza Gminy wynika, że przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja
przepisów rozporządzenia. W toku kontroli aneksowano umowę jednoznacznie określając w niej
termin składania oświadczeń.
W 2012 r. na podróże służbowe krajowe w Urzędzie Gminy wydatkowano 20.349 zł.
Kontroli poddano 94 spośród 302 wystawionych poleceń wyjazdu służbowego. Ustalono,
że w 2 przypadkach nie wypłacono diet (w łącznej kwocie 80,50 zł), mimo że istniały ku temu
przesłanki przewidziane w § 4 ust. 2 pkt 1 lit. a) obowiązującego w kontrolowanym okresie
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie
wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na
obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Z wyjaśnień Skarbnika wynika,
że powodem nie naliczenia do wypłaty diety była błędna interpretacja przepisów.
Kontrola wykazała ponadto, że rozliczenia polecenia wyjazdu służbowego nr 100/2012.
dokonano z naruszeniem 14 – dniowego terminu określonego w § 3 ust. 5 zarządzenia Nr 5/2010
Wójta Gminy z dnia 29 stycznia 2010 r. w sprawie zasad delegowania i rozliczania podróży
służbowych na terenie kraju. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że przyczyną nieprawidłowości
było przeoczenie.
Obecnie, w przedmiotowym zakresie, obowiązuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
8
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).
W roku 2012 z budżetu Gminy wydatkowano 38.000 zł na dotacje dla podmiotów
niezaliczanych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku.
Dwie dotacje, w łącznej kwocie 20.000 zł, otrzymał Klub Sportowy „SPARTAK” na wspieranie
działań klubów sportowych w zakresie piłki nożnej, natomiast 18.000 zł przekazano Parafii p.w.
Św. Apostołów Piotra i Pawła na prowadzenie świetlic profilaktyczno - wychowawczych.
Sprawdzając umowę oraz sprawozdanie z wykonania zadania przez Parafię kontrolujący
stwierdzili, że w umowie zapisano, iż „Zleceniodawca uzależnia przekazanie kolejnych transz od
wydatkowania co najmniej 10% przekazanych środków dotacji”. W dokumentacji brak jest
jednak jakiegokolwiek rozliczenia dotyczącego wydatkowania przez zleceniobiorcę takich
środków z dotacji. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej Specjalisty M. Ż. wynika, że przyczyną
było nieprzestrzeganie postanowień umowy.
Wypłata I transzy dotacji dla Parafii nastąpiła w sposób niezgodny z umową – dokonano jej po
terminie z niej wynikającym. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że powodem opóźnienia wypłaty
była niewystarczająca ilość środków na rachunku bankowym.
Kontrola w zakresie mienia komunalnego – sporządzenia informacji o stanie mienia
komunalnego – wykazała, że zawiera ona niepełne dane wymagane art. 267 ust. 1 i ust. 3 ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn.
zm.). Braki w informacji dotyczyły:
- przysługujących jednostce samorządu terytorialnego praw własności (art. 267 ust. 1 pkt 3 lit. a
ww. ustawy),
- innych niż własność praw majątkowych, w tym w szczególności ograniczonych praw
rzeczowych, użytkowania wieczystego, wierzytelności, udziałów w spółkach, akcji (art. 267 ust.
1 pkt 3 lit. b ww. ustawy),
- zmian w stanie mienia komunalnego, w zakresie określonym w art. 267 ust. 1 pkt 3 lit. a i b
ww. ustawy, od dnia złożenia poprzedniej informacji (art. 267 ust. 1 pkt 3 lit. c) ww. ustawy),
- dochodów uzyskanych z tytułu wykonywania prawa własności i innych praw majątkowych oraz
z wykonywania posiadania (art. 267 ust. 1 pkt 3 lit. d ww. ustawy).
9
Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że w związku z wielkim nakładem pracy, jaki trzeba włożyć
w sporządzenie sprawozdania z wykonania budżetu gminy i krótkiego terminu na sporządzenie,
przeoczyła wpisanie wszystkich wymaganych danych w informacji.
Inwentaryzacja
przeprowadzona
została
z
naruszeniem
zasad
wynikających
z obowiązującego w Gminie zarządzenia Nr 61/2007 Wójta Gminy Bytnica z dnia 27 grudnia
2007 r. w sprawie Instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Gminy w Bytnicy, które określa
zasady, cele oraz sposoby i rodzaje przeprowadzanych inwentaryzacji. Nieprawidłowości
dotyczyły wypełniania arkuszy spisowych, nie pobrania oświadczeń od osób materialnie
odpowiedzialnych za mienie podlegające spisowi, braku określenia pola spisowego – co nie
pozwala stwierdzić, czy całe mienie objęto spisem. Spisem z natury nie objęto wyposażenia
pomieszczeń o wartości 42.932,58 zł. Z wyjaśnień Sekretarza - Przewodniczącego Komisji
Inwentaryzacyjnej wynika, że nie wypełnione rubryki w arkuszach spisowych oraz nie objęcie
wyposażenia spisem z natury spowodowane zostało przeoczeniem zespołu spisowego.
W toku kontroli rozliczeń finansowych Gminy z jej jednostkami organizacyjnymi
ustalono, że:
- jednostki oświatowe oraz OPS składały miesięczne sprawozdania Rb-27S i Rb-28S oraz
kwartalne sprawozdania Rb-N i Rb-Z. Sprawozdania nie zawierają adnotacji o dacie ich
przekazania organowi wykonawczemu gminy, w związku z czym nie można zweryfikować
wywiązania się kierowników jednostek budżetowych z obowiązku wynikającego z § 18 ust. 1 i 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), który stanowi, że kierownicy samorządowych jednostek
organizacyjnych sporządzający sprawozdania są obowiązani do terminowego przekazywania
sprawozdań odbiorcom sprawozdań. Terminy przekazywania sprawozdań oraz odbiorców
sprawozdań w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego określa załącznik nr 44 do
ww. rozporządzenia,
- sprawozdania Rb-50 oraz Rb-27ZZ, które winny być sporządzane przez OPS są sporządzane
przez Skarbnika, który w Urzędzie prowadzi księgowość w zakresie kwot wykazywanych
w ww. sprawozdaniach,
- zgodnie z przepisami wynikającymi z załącznika Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
10
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
(tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289) oraz obowiązującego w Gminie Zakładowego Planu Kont,
do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki
wydatków budżetowych służy konto 223, na stronie Ma którego ujmuje się wydatki dokonane
przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek,
w korespondencji z kontem 902. Rozliczenia z OPS i szkołami nie były dokonywane w sposób
określony w cyt. przepisach. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że na powstanie opisanej
nieprawidłowości wpływ miał jej szeroki zakres obowiązków.
- sprawozdania Rb-Z i Rb-N za I kwartał 2012 r. sporządzone przez Zakład Gospodarki
Komunalnej zostały przekazane Wójtowi w dniu 13.04.2012 r., tj. z naruszeniem terminu
określonego w załączniku Nr 7 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r.
w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych
(Dz. U. Nr 43, poz. 247),
- w zakresie sprawozdań Rb-Z i Rb-N składanych przez Bibliotekę – samorządową instytucję
kultury – za I półrocze 2012 r. nie można zweryfikować, czy zostały przekazane w terminach
określonych w załączniku Nr 7 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora
finansów publicznych w zakresie operacji finansowych ustawy w sprawie sprawozdawczości,
brak jest bowiem oznaczenia na drukach daty ich wpływu do Urzędu. Powyższe było niezgodne
z § 42 ust. 2 w zw. § 7 pkt 6 załącznika Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14,
poz. 67 z późn. zm.).
Kontrola prawidłowości sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń
nauczycieli w zakresie zbiorczego wykazania danych wykazała, że zostało ono przekazane do
Regionalnej Izby Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie określonym w art. 30a ust. 5
ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674
z późn. zm Kontrola sprawozdania pod względem rachunkowym oraz w zakresie poprawności
danych ujętych w sprawozdaniu nie wykazała nieprawidłowości. Nieprawidłowości w tym
zakresie nie stwierdzono.
11
Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, wnoszę o:
1. Ujmowanie w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości
wszystkich wykorzystywanych w Urzędzie programów komputerowych, stosownie do
wymogów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).
2. Sporządzanie zestawienia obrotów i sald zgodnie z przepisami art. 18 ust. 1 ustawy
o rachunkowości oraz w terminach określonych w art. 24 ust. 5 pkt 2 tej ustawy.
3. Ujmowanie w obowiązującym w jednostce Zakładowym Planie Kont wszystkich kont, na
których prowadzi się operacje księgowe.
4. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania zgodnie z obowiązującymi w Gminie
w tym zakresie przepisami.
5. Sporządzanie dokumentów dotyczących zaliczek zgodnie z zasadami wynikającymi
z art. 21 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o rachunkowości i rozliczanie ich z zachowaniem terminów
określonych w obowiązujących w tym zakresie w jednostce przepisach.
6. Egzekwowanie obowiązku składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne,
zobowiązane do tego przepisem art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach
i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 95 poz. 613 z późn. zm.).
7. Ujmowanie w budżecie Gminy wydatku z tytułu podatku od środków transportowych za
będący własnością Gminy autobus.
8. Dokonywanie czynności sprawdzających otrzymanych deklaracji podatkowych, stosownie do
art.
272
pkt
2
ustawy
z
dnia
29
sierpnia
1997
r.
Ordynacja
podatkowa
(tekst jedn. Dz. U. z 2012, poz. 749 z późn. zm.) oraz - w zależności od ich wynikówpodejmowanie działań przewidzianych w art. 274 § 1 tej ustawy.
9. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planów dochodów budżetowych
jednostki samorządu terytorialnego oraz w rocznym sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania
dochodów podatkowych Gminy skutków udzielonych ulg i zwolnień obliczonych za okres
sprawozdawczy.
10. Przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji w sposób określony przepisami
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
12
i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).
11. Księgowanie wynagrodzenia dla inkasentów za pobór podatków we właściwym paragrafie
klasyfikacji budżetowej, to jest w paragrafie 4100 – Wynagrodzenia agencyjno – prowizyjne
zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r.
w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz
środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.).
12. Wystawianie tytułów wykonawczych w przypadkach określonych w § 5 ust. 1
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania
niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001
r. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
13. Zamieszczania ogłoszenia o przetargu na zbycie mienia komunalnego na stronie internetowej
Gminy, stosownie do przepisu art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (tekst jedn. z 2010 r. Dz. U. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.).
14. Upublicznianie ogłoszenia o przetargu na zbycie mienia komunalnego na stronach
internetowych Gminy z zachowaniem terminów określonych w § 6 ust. 1 rozporządzenia
Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania
przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.).
15. Zawieranie w protokole z przetargu na zbycie nieruchomości wszystkich informacji
wymaganych przepisem § 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu
i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, zgodnych ze
stanem faktycznym.
16. Zawieranie w informacji o wyniku przetargu wszystkich danych wymaganych § 12 ust. 1
rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz
rokowań na zbycie nieruchomości, zgodnych ze stanem faktycznym.
17. Dokonywanie prawidłowej waloryzacji czynszów dzierżawnych, zgodnie z obowiązującymi
w tym zakresie w jednostce zasadami.
18. Dokonywanie zwrotu kosztów używania przez pracowników w celach służbowych do jazd
lokalnych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy zgodnie przepisami
§ 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków
ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
13
samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy
(Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
19. Wypłacanie pracownikom odbywającym podróż służbową diet zgodnie z przepisami
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie
wysokości
oraz
warunków
ustalania
należności
przysługujących
pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).
20. Przekazywanie transzy dotacji w terminach i kwotach wynikających z zawartej umowy
o powierzenie lub wsparcie realizacji zadania publicznego.
21. Sporządzanie informacji o stanie mienia Gminy w sposób spełniający wymogi art. 267 ust. 1
pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r.
poz. 885 z późn. zm).
22. Przeprowadzanie w Gminie inwentaryzacji w sposób zgodny z obowiązującymi w tym
zakresie przepisami wewnętrznymi.
23. Egzekwowanie sporządzania i przekazywania przez kierownika OPS wszystkich sprawozdań
wymaganych § 4 pkt 3 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r.
w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), w terminach określonych
w załączniku nr 44 do tego rozporządzenia.
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium
Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 30 dni od dnia
otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości:
1. Rada Gminy Bytnica
2. a a.
14