Regulamin - Instytut Sadownictwa i Kwiaciarstwa im. Szczepana

OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA
NAUKA PRAKTYCE
„Intensyfikacja uprawy krzewów jagodowych przez wdraż
anie
najnowszych wyników badań”
21 kwietnia 2010 r.
Zagadnienia dotyczące uprawy borówki wysokiej
Gmach Gł
ówny ISK, ul. Pomologiczna 18
Duża Sala Konferencyjna, II piętro
REGULAMIN
1. Organizator:
Instytut Sadownictwa i Kwiaciarstwa im. Szczepana Pieniąż
ka
ul. Pomologiczna 18
96-100 Skierniewice
Tel. 46 832 57 50
[email protected]
Komitet Nauk Ogrodniczych Polskiej Akademii Nauk
2. Termin Konferencji
21 kwietnia 2010 r. (ś
roda) godz. 9.00–16.00
3. Lokalizacja
Sala Konferencyjna w Gmachu Gł
ównym ISK, Skierniewice, ul. Pomologiczna 18
+
4. Warunki uczestnictwa osób indywidualnych
Uczestnictwo w Konferencji osób indywidualnych jest bezpł
atne.
5. Warunki uczestnictwa Wystawców
5.1 Wystawca zgł
asza udziałw Konferencji w formie wypeł
nionego i podpisanego przez osoby
upoważ
nione do reprezentowania Wystawcy formularza zgł
oszeniowego wg wzoru
stanowiącego Zał
ą
cznik 1 do niniejszego Regulaminu w terminie do 15 kwietnia 2010 r.
5.2 Oryginałformularza należ
y przesł
aćfaksem na numer 46 832 57 50 lub e-mailem na adres
[email protected]
5.3 Zgł
oszenie uczestnictwa jest równoznaczne ze zgł
oszeniem oferty uczestnictwa w Konferencji.
5.4 Wypeł
niając i podpisując formularz zgł
oszeniowy Wystawca oś
wiadcza, ż
e zapoznałsię
z niniejszym Regulaminem, nie wnosi do niego ż
adnych zastrzeż
eńoraz ż
e zobowiązuje się
do jego stosowania.
5.5 Organizator poinformuje Wystawcęo przyjęciu oferty uczestnictwa w Konferencji przesył
ając
pocztąelektronicznąlub faksem potwierdzenie przyjęcia zgł
oszenia.
5.6 O przyznaniu powierzchni i lokalizacji stoiska wystawienniczego decyduje kolejnoś
ćzgł
oszeń
.
5.7 Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgł
oszenia bez podania przyczyny.
O odmowie przyjęcia zgł
oszenia Organizator powiadomi zgł
aszającego w terminie 7 dni
roboczych od dnia otrzymania zgł
oszenia. Organizator zwróci zgł
aszającemu w terminie 7 dni
roboczych od dnia przesł
ania odmowy przyjęcia zgł
oszenia uiszczonąopł
atęza udział
w Konferencji.
5.8 Wszelkie zmiany powierzchni wystawienniczej i regulaminu wymagająformy pisemnej pod
rygorem nieważności.
6. Warunki pł
atności
6.1 Opł
atęza wynajętąpowierzchnięoraz dodatkowe opł
aty wynikają
ce ze zgł
oszenia Wystawcy
będądokonywaćprzelewem na konto Organizatora w banku PEKAO S.A. O/Skierniewice 42
1240 3321 1111 0000 2853 6660 z adnotacją„Ogólnopolska Konferencja Borówkowa”.
Organizator wystawi, prześ
le lub doręczy Wystawcy fakturęVAT z ostatecznym rozliczeniem
kosztów za udział
w Konferencji w terminie 10 dni roboczych od daty jej zakoń
czenia.
6.2 Opł
ata za wynajem powierzchni wystawienniczej obejmuje ogólne sprzątanie stoisk, wywóz
ś
mieci, oznakowanie stoisk, reklamę, promocję oraz koszty związane z organizacją
Konferencji.
7. Odwoł
anie uczestnictwa
7.1 Odwoł
anie oferty uczestnictwa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważ
ności.
7.2 Wystawcom, którzy odwoł
ali ofertęuczestnictwa w Konferencji w terminie do 7 dni przed
jej rozpoczęciem zostanie zwrócona opł
ata za wynajętąpowierzchnię.
7.3 W przypadku odwoł
ania oferty uczestnictwa w terminie krótszym niż 7 dni przed
rozpoczęciem Konferencji opł
ata za wynajem powierzchni wystawienniczej nie podlega
zwrotowi.
7.4 Podmiotom, które odwoł
ał
y ofertęuczestnictwa, nie przysł
ugują ś
wiadczenia objęte
opł
atąokreś
lonąw pkt 6 Regulaminu.
8. Forma udział
u
8.1 Wystawca bierze udziałw Konferencji we wł
asnym imieniu i na wł
asnąrzecz.
8.2 Wystawca nie może bez pisemnej zgody Organizatora podnajmowaćlub oddawaćdo
bezpł
atnego użytku części wynajętej powierzchni. Zgł
oszenie podwykonawcy wymaga
formy pisemnej.
9. Powierzchnia wystawiennicza i stoisko
9.1 O lokalizacji i kształ
cie stoiska decyduje Organizator na podstawie kolejnoś
ci zgł
oszeń.
Życzenia i sugestie Wystawcy dotyczące stoiska Organizator będzie realizowałw miarę
moż
liwoś
ci technicznych i organizacyjnych.
9.2 Organizator dostarczy Wystawcy program Konferencji oraz informację o lokalizacji
stoiska najpóź
niej na tydzieńprzed jej rozpoczęciem.
9.3 Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany wielkości zamówionej powierzchni lub
lokalizacji stoiska po terminie określonym w pkt 9.2, jeżeli zaistnieje taka koniecznoś
ć
wynikająca z warunków techniczno-organizacyjnych. O dokonanej zmianie Organizator
niezwł
ocznie powiadomi Wystawcę.
10. Cennik za wynajmowanąpowierzchnię(koszt netto):
10.1 Wystawca może wynająć:
a) Stoisko reklamowe (stolik z krzesł
ami) w Gmachu Gł
ównym ISK I piętro – koszt 350 zł
.
b) Stoisko reklamowe (2 stoliki z krzesł
ami) w Gmachu Gł
ównym ISK I pię
tro – koszt 500 zł
.
10.2 W ramach opł
aty za powierzchnięwystawiennicząOrganizator zapewnia:
a) Wynajęcie powierzchni wystawienniczej w dniu 21.04.2010 r. (godz.9.00-15.30).
b) ReklamęWystawcy.
c) Informacjęo Wystawcy kierowanądo potencjalnych klientów.
d) Sprzątanie ciągów komunikacyjnych i terenu Konferencji.
e) Oznakowanie stoiska odpowiadającym Wystawcy numerem.
f) Ogólne oś
wietlenie terenu Konferencji.
10.3 Wszelkie dodatkowe usł
ugi związane z urządzeniem i wyposaż
eniem stoiska sąodpł
atne.
11. Zabudowa stoiska
Organizator nie przewiduje wykonania zabudowy stoisk.
12. Zasady prezentacji eksponatów i usł
ug
12.1 Wystawca jest zobowiązany do prezentacji swojej oferty zgodnie z zakresem tematycznym
Konferencji. Na ż
ądanie Organizatora Wystawca jest zobowiązany do usunięcia ekspozycji
niezgodnej z zakresem tematycznym. W przypadku niedopeł
nienia ww. obowiązku
Organizator ma prawo usunąćeksponaty z powierzchni wystawienniczej lub dokonaćjej
zamknię
cia na koszt i ryzyko Wystawcy.
12.2 Wystawca jest zobowiązany do poinformowania Organizatora o zamiarze eksponowania
elementów, których waga przekracza 700 kg/1 m2
13. Reklama
13.1 Wystawca ma prawo do reklamy swojej firmy i jej produktów na terenie wynajętej przez
siebie powierzchni wystawienniczej przez:
a) Materiał
y poligraficzne: ulotki, oferty, plakaty, foldery, mapy, zdjęcia itp.
b) Reklamęaudiowizualną(przy uż
yciu komputerów, odtwarzaczy audio-wideo, rzutników,
monitorów).
13.2 Wystawca realizuje reklamęna wł
asny koszt i odpowiedzialność
.
13.3 Reklama na terenie Gmachu Gł
ównego ISK, poza wynaję
tąpowierzchnięwystawienniczą,
jest odpł
atna. Wszelkie dział
ania reklamowe realizowane poza powierzchniąwystawienniczą
Wystawcy wymagająpisemnej zgody Organizatora.
13.4 Reklama nie może kolidowaćz ogólnąkoncepcjąKonferencji, przepisami BHP i porządkowymi
oraz byćuciąż
liwa dla innych Wystawców i zwiedzających.
13.5 Wystawca ma prawo zamieszczenia reklamy w materiał
ach konferencyjnych, opracowanych
i wydanych przez Organizatora (format B5 – wymiary po obcięciu 17,0 cm x 23,5 cm). Opł
ata
z tytuł
u zamieszczenia reklamy Wystawcy w materiał
ach konferencyjnych wynosi (koszt
netto):
a) IV strona okł
adki – 800 zł
.
b) II i III strona okł
adki – 600 zł
.
c) Strona kolorowa w ś
rodku materiał
ów (B5) – 500 zł
.
d) Strona czarno-biał
a (B5) – 200 zł
.
e) ½ strony czarno-biał
ej (B6) – 100 zł
.
f) ¼ strony czarno-biał
ej (B7) – 50 zł
.
W przypadku wystąpienia koniecznoś
ci wykonania opracowania graficznego i wyciągów
barwnych, obowiązuje dodatkowa opł
ata w wysokości rzeczywistych kosztów, nie
mniej jednak niż 15% ceny podstawowej. Wystawca zainteresowany drukiem
reklamy w materiał
ach konferencyjnych zobowiązany jest do uzgodnienia
z Organizatorem treści oraz szczegół
ów ogł
oszenia do dnia 8.04.2010 r. Organizator
nie ponosi odpowiedzialnoś
ci za bł
ędy w treś
ci wpisów i reklam przygotowanych przez
Wystawcę.
14. Przepisy porządkowe i organizacyjne
14.1 Wystawca ma obowiązek zgł
osićsiędo biura Organizatora bezpoś
rednio po przyjeź
dzie na
teren Konferencji, celem dokonania rejestracji i przekazania mu powierzchni wystawienniczej.
14.2 Montażeksponatów odbywa sięw dniu 21.04.2010 r. w godzinach od 8.00 do 10.00.
Demontażeksponatów i wyposaż
enia z powierzchni wystawienniczej moż
na rozpocząć
dopiero po zakończeniu Konferencji, tj. od godziny 15.30. Demontażnależy zakończyć
do godziny 17.00 w dniu 21.04.2010 r.
14.3 Wystawca jest odpowiedzialny za likwidacj ę, demontażoraz wywiezienie elementów
wyposażenia i eksponatów. Niedopeł
nienie tego obowiązku skutkuje obciąż
eniem
Wystawcy kosztami usunięcia wymienionych wyżej elementów.
14.4 Wystawca jest zobowiązany do utrzymania czystości na swoim stoisku na wł
asny koszt.
15. Przepisy przeciwpoż
arowe
15.1 Na terenie Konferencji (Gmach Gł
ówny ISK) poza miejscami wyznaczonymi obowiązuje
zakaz palenia tytoniu i uż
ywania ognia oraz wykonywania czynności, które mogą
spowodowaćpoż
ar oraz jego rozprzestrzenienie.
15.2 Elementy wyposaż
enia i eksponatów powinny byćzmontowane w sposób niestwarzający
zagroż
enia dla innych Wystawców i zwiedzających.
15.3 Zastawianie lub zasł
anianie urządzeńppoż
. (gaś
nice, przyciski sygnalizacyjne, czujki,
hydranty) oraz rozdzielni, telefonów ogólnych i drzwi ewakuacyjnych oraz dróg
pożarowych jest zabronione.
15.4 W przypadku zauważ
enia poż
aru należ
y:
a) Niezwł
ocznie powiadomićosoby znajdujące sięw pobliż
u miejsca zagroż
enia, Państwową
StrażPoż
arną, sł
uż
by ppoż
. dyż
urujące na terenie obiektu i Organizatora.
b) Zachowaćspokój i nie dopuś
cićdo paniki.
c) Podporządkowaćsiękierującemu akcjąratowniczą.
16. Przepisy BHP
16.1 Wystawcy ponoszącał
kowitąodpowiedzialnośćza bezpieczeństwo i higienępracy
swoich pracowników wykonujących prace na terenie Gmachu Gł
ównego ISK podczas
montaż
u i demontaż
u oraz trwania Konferencji.
16.2 W zakresie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy nieobjętych niniejszym
regulaminem majązastosowanie przepisy ogólne BHP obowiązujące w Polsce.
17. Ubezpieczenie i wył
ączenie odpowiedzialności
17.1 Wystawca powinien we wł
asnym zakresie ubezpieczyćsięz tytuł
u odpowiedzialności
cywilnej oraz ubezpieczyćswoje mienie znajdujące sięna terenie Konferencji w trakcie
jej trwania, a takż
e w okresie montażu i demontażu.
17.2 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę, uszkodzenie lub zniszczenia
eksponatów i rzeczy pozostawionych na powierzchni wystawienniczej oraz wypadki
osób zaistniał
e na terenie Konferencji podczas jej trwania, a takż
e w okresie montażu
i demontażu.
17.3 Organizator nie odpowiada za szkody i straty poniesione przez Wystawcęw wyniku:
kradzieży, poż
aru, powodzi, wichury, eksplozji, przerwy w dostawie prądu, a takż
e
innych zdarzeńlosowych. Wystawca ma obowiązek ubezpieczyćeksponaty na wł
asny
koszt.
18. Reklamacje
18.1 Wystawca ma prawo do zł
oż
enia pisemnej reklamacji w związku z zastrzeż
eniami
wobec usł
ug wystawienniczych realizowanych przez Organizatora w terminie 14 dni od
zakończenia Konferencji.
18.2 Reklamacje będą rozpatrywane w terminie 30 dni od daty wpł
ynięcia do siedziby
Organizatora. Wystawca otrzyma pisemnąodpowiedźdotyczą
cązgł
oszonych zastrzeż
eń
.
18.3 Reklamacje skł
adane po wyżej okreś
lonym terminie nie będąrozpatrywane.
19. Ochrona danych
Wystawca wyraż
a zgodęna przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora w celu
wykonywania niniejszego regulaminu oraz organizacji kolejnych edycji Konferencji.
20. Postanowienia końcowe
20.1 Organizator zastrzega sobie, w przypadku zaistnienia okolicznoś
ci od niego niezależ
nych,
prawo do odwoł
ania, częś
ciowego zamknięcia, skrócenia lub przesunięcia terminu
Konferencji. W takich przypadkach Wystawcy nie przysł
uguje prawo do odszkodowania lub
zmniejszenia opł
at za powierzchnięwystawienniczą.
20.2 Wszelkie dodatkowe zalecenia niezawarte w niniejszym regulaminie przedstawione
przez Organizatora Wystawcy w formie pisemnej sąobowiązujące.
20.3 Organizator nie ponosi odpowiedzialnoś
ci za stan prawny oraz jakośćeksponatów
prezentowanych przez Wystawców.
20.4 W stosunkach prawnych pomiędzy Wystawcąa Organizatorem majązastosowanie
przepisy Kodeksu Cywilnego, ewentualne zaśspory będzie rozstrzygaćsąd wł
aściwy
miejscowo dla Organizatora.
Z A ŁĄC Z N I K 2
K A R T A Z G ŁO S Z E N I A F I R M Y
UPRAWA BORÓWKI WYSOKIEJ
21 kwietnia 2010 r. (ś
roda) Gmach Gł
ówny ISK, Skierniewice, ul. Pomologiczna 18
Nazwa firmy
NIP
Kod i poczta
Dokł
adny adres
Tel./Fax
E-mail
I. Reklama i promocja firmy
Rezerwujępowierzchnię
Stoisko reklamowe (stolik z krzesł
ami)
w Gmachu Gł
ównym ISK, ul. Pomologiczna 18
Stoisko reklamowe (2 stoliki z krzesł
ami)
w Gmachu Gł
ównym ISK, ul. Pomologiczna 18
Ustawienie roll-upu, wywieszenie baneru i inne
formy promocji lub sponsoringu, wkł
adka ulotki
do materiał
ów konferencyjnych itp.
Zaznaczyć
wł
aś
ciwe
Koszt netto
Uwagi
350 zł
500 zł
do uzgodnienia
II. Reklama firmy w materiał
ach konferencyjnych (nakł
ad minimum 700 egzemplarzy)
Zamawiam reklamęfirmy
Liczba
Koszt netto
Uwagi
w materiał
ach konferencyjnych
stron*
IV strona okł
adki
800 zł
II i III strona okł
adki
600 zł
Strona kolorowa w ś
rodku materiał
ów (B5)
500 zł
Strona czarno-biał
a (B5)
200 zł
½ strony czarno-biał
ej (B6)
100 zł
¼ strony czarno-biał
ej (B7)
50 zł
*Wymagane gotowe klisze (wycią
gi barwne 300 dpi, 150 lpi). W przypadku koniecznoś
ci opracowania
graficznego i wykonania barwnych wycią
gów obowią
zuje dodatkowa opł
ata.
Zapoznał
em sięi akceptujęRegulamin Konferencji
Zgł
oszenia: e-mail: [email protected], fax: 46-832 57 50
Data i pieczęćWystawcy
Podpis osoby upoważ
nionej