pobierz - BIP RIO w Krakowie

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
W KRAKOWIE
ul. Kraszewskiego 36
30-110 Kraków
e-mail: [email protected]
tel/fax
(0-12) 427-32-61
(0-12) 427-38-19
(0-12) 422-59-73
Kraków, 2004-03-22
WK-6005-14/04
Pan
Grzegorz Brach
Wójt Gminy
Dębno
Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie działając na podstawie przepisów
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst
jednolity z 2001 r. Dz. U. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła kontrolę
sprawdzającą wykonania wniosków po kontroli kompleksowej gospodarki finansowej
Gminy Dębno - przekazanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie
pismem z dnia 10 września 2000 r. Nr WK - 0931 - 24/01.
Ustalenia kontroli zawarte w dwustronnie podpisanym protokole z dnia
8 marca 2004 r. wykazują nieprawidłowości wynikające z braku właściwej
realizacji wniosków pokontrolnych w zakresie gospodarki finansowej Gminy
wydanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie.
W szczególności nie zrealizowanie zaleceń pokontrolnych dotyczących :
- uregulowań wewnętrznych w sprawie kontroli wewnętrznej, organizacji rachunkowości
m.in. poprzez :
• brak zaktualizowania zapisów dokumentacji opisującej przyjętą politykę
rachunkowości budżetu Gminy (w szczególności zapisy dotyczące Zarządu
Gminy) do nowych uregulowań ustawy o samorządzie gminnym,
• nie realizowanie postanowień art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r.
o finansach publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z
późn. zm.) w zakresie opracowania procedur kontroli finansowej,
• brak dostosowania zakresów czynności pracowników referatu księgowości do
instrukcji obiegu, emisji i kontroli dokumentacji księgowej (zarządzenie Wójta
Gminy Nr 2/W z dnia 2 stycznia 2002 r.),
- prowadzenia ksiąg rachunkowych nie w pełni zgodnie z zasadami rachunkowości a
w szczególności :
• nie zapisanie w księdze głównej nazwy rodzaju księgi, programu przetwarzania,
oznaczeń co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego, daty sporządzenia,
numerów stron oraz sum na kolejnych,
• brak w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej sald na dzień otwarcia
ksiąg rachunkowych i oznaczeń stron - pierwszej i ostatniej,
• dokonywanie zapisów w dzienniku w sposób, który nie daje możliwości jednoznacznego
powiązania zapisów w dzienniku ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami
księgowymi, co jest niezgodne z art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości (pod jedna
pozycją księgową znajduje się kilka dowodów księgowych),
• brak w zapisie księgowym w dzienniku daty dokonania operacji księgowej - art. 23
ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości,
• niezgodność zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej z obrotami wykazanymi
w dzienniku za miesiąc czerwiec 2003 r. co narusza postanowienia art. 14 ust. 1
ustawy o rachunkowości,
• ujęcie w księgach rachunkowych faktury VAT nr 13/03/BP z dnia 9 stycznia 2003 r.,
która winna być zaewidencjonowana w księgach rachunkowych Zakładu Obsługi
Szkół i Przedszkoli
• nie sporządzenie na koniec roku 2002 zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych,
co jest niezgodne z art. 18 ust. 2 ww. ustawy,
- naruszenie zasad gospodarki kasowej:
• dokonywano wypłaty gotówki z kasy na podstawie dowodów źródłowych nie
sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym np.
dow. ks. Nr 7/38/02, Nr 11/38/02, faktura Vat Nr 122/2002,
- przeprowadzenie inwentaryzacji majątku Gminy nie w pełni zgodnie z obowiązującymi
w tym zakresie przepisami poprzez:
• nie przestrzeganie ustalonych instrukcją inwentaryzacyjną wzorów załączników
do przeprowadzenia inwentaryzacji oraz ustalonego zarządzeniem Nr 14/2002
Wójta Gminy Dębno z dnia 1 października 2002 r. terminu przeprowadzenia
inwentaryzacji,
• poprawianie błędów w arkuszach spisu z natury w sposób niezgodny z instrukcją
inwentaryzacyjną,
2
- nie sporządzania w roku 2002 jednostkowych sprawozdań o dochodach i wydatkach
budżetowych oraz o stanie zobowiązań przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej
w Dębnie oraz nie sporządzanie miesięcznych sprawozdań o wydatkach
budżetowych przez Urząd Gminy w Dębnie, co stanowi naruszenie postanowień
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2000 r. w sprawie zasad i
terminów sporządzania sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego,
- rozliczania kosztów podróży służbowych w oparciu o dokumenty nie spełniające
wymogów określonych w § 2 ówcześnie obowiązującym rozporządzeniu z dnia
19 grudnia 2001 r. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad ustalania
oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych
na obszarze kraju (dow. ks. Nr 19/11/02, Nr 247/2002,
- nie respektowania wszystkich postanowień - w umowach dotyczących dotacji z
budżetu Gminy Dębno dla podmiotów niezaliczonych do sektora finansów publicznych
i nie działających w celu osiągnięcia zysku - wymaganych przez § 4 oraz § 5 ww.
uchwały Rady Gminy Nr I/132/2001 oraz art. 71 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 118
ust. 2 pkt 1 ww. ustawy o finansach publicznych,
- nie respektowania postanowień prawa podatkowego :
• organ podatkowy pierwszej instancji nie korzystał z uprawnień do prowadzenia
czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności
dokumentów tj. sprawdzenia składanych deklaracji i ustalenia stanu faktycznego
- art. 272 pkt 1 i 3 ustawy Ordynacja podatkowa,
• nie przestrzegania zasad ustalania i pobierania podatku od nieruchomości, określonych
w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych a dotyczy to podatku od nieruchomości
od osób fizycznych i oddanych do użytkowania budynków w latach 1998 i 1999,
• nie naliczania we wszystkich przypadkach należnych odsetek z tytułu
nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości zgodnie z unormowaniami
art. 53 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa,
- gospodarowania nieruchomościami z naruszeniem przepisów ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami i przepisów wykonawczych a w
szczególności przez :
• nie dopełnienie obowiązku wynikającego z postanowień art. 35 ust. 1 ustawy o
gospodarce nieruchomościami przez nie ogłoszenie w prasie lokalnej, że wywieszono
wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę.
W wykazie nieruchomości brak również wszystkich informacji wymaganych
przepisami art. 35 ust. 2 ww. ustawy (wykaz nieruchomości z dnia 15 stycznia 2003 r.),
• zawarcie umowy sprzedaży niezgodnie z wymogami określonymi w art. 41 ust. 1
ustawy o gospodarce nieruchomościami (działka Nr 294/24),
3
• brak w protokole z przeprowadzonego przetargu informacji o obciążeniach tej
nieruchomości, co jest niezgodne z § 9 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu
przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność
skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30 z późn. zm.) - działka
Nr 294/24,
- nie przestrzegania w pełni postanowień ustawy o wychowaniu w trzeźwości
i przeciwdziałaniu alkoholizmowi poprzez :
• brak właściwego dokumentu potwierdzającego tytuł prawny wnioskodawcy do
lokalu stanowiącego punkt sprzedaży napojów alkoholowych przy zezwoleniu
nr I/475/A/2003 z dnia 29 lipca 2003 r., co jest niezgodne z art. 18 ust. 6 pkt 2
ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi,
• wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przy braku zaświadczenia
o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpisu z rejestru przedsiębiorców
- zezwolenie nr I/468/B/2003 z dnia 28 lipca 2003 r., nr I/469/C/2003 z dnia 28 lipca
2003 r., nr II/468/C/2003 z dnia 17 lipca 2003 r., co jest niezgodne z art. 18 ust. 6
pkt 1 ww. ustawy,
- nie wykonanie wniosków pokontrolnych, pomimo zapewnień w odpowiedzi na
zalecenia pokontrolne - pismo z dnia 3 stycznia 2002 r. znak UG - 0055/1/2002
Przewodniczącego Zarządu, że zostały one wykonane.
Dotyczy to nie dokonania szczegółowego rozliczenia inwestycji - oczyszczalnia
ścieków w Woli Dębińskiej oraz nie wyegzekwowanie od wykonawcy kar umownych
w kwocie 13.096,80 zł z tytułu nieterminowego wykonania robót.
Odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości ponoszą b. Zarząd Gminy, były
oraz obecny Wójt Gminy a także Skarbnik Gminy.
Przedstawiając powyższe ustalenia Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie
prosi o podjęcie skutecznych działań zmierzających do usunięcia ujawnionych
nieprawidłowości poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych:
1. Dostosowanie przepisów wewnętrznych w zakresie organizacji rachunkowości i kontroli
finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych do obowiązujących przepisów
prawa a w szczególności zorganizowanie kontroli finansowej w oparciu o opracowane
procedury kontroli i oceny celowości wydatków i sposobu wykorzystania kontroli, w
myśl postanowień ustawy o finansach publicznych.
2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) z
uwzględnieniem zasad szczególnych określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów
z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych
jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752).
4
3. Prowadzenie gospodarki kasowej z uwzględnieniem zasad rachunkowości i wewnętrznych
uregulowań a w szczególności dokonywanie wypłat z kasy na podstawie dowodów źródłowych
sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym.
4. Przeprowadzanie inwentaryzacji zgodnie z postanowieniami art. 26 i 27 ustawy z
dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.
zm.) oraz wewnętrznymi uregulowaniami.
5. Zobowiązanie kierowników jednostek organizacyjnych Gminy do sporządzania
sprawozdań budżetowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia
13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279
z późn. zm.).
6. Rozliczanie delegacji służbowych pracowników zgodnie z ustaleniami określonymi
przez pracodawcę w poleceniach wyjazdów służbowych, stosownie do wymogów
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w
sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z
tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990).
7. Zlecenie zadań publicznych do wykonania podmiotowi niezaliczonemu do sektora
finansów publicznych i niedziałającemu, w celu osiągnięcia zysku, na podstawie
umowy jednostki samorządu terytorialnego z tym podmiotem, stosownie do
wymogów określonych w art. 118 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach
publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) oraz
postanowień Uchwały Rady Gminy w sprawie trybu postępowania o udzielenie
dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli dotacji udzielonych z budżetu
Gminy Dębno podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych na zadania
publiczne.
8. Ścisłe przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa podatkowego poprzez :
- dokonywanie przez organ podatkowych pierwszej instancji czynności
sprawdzających niezbędnych do ustalenia zobowiązań podatkowych, w
myśl przepisów ustawy Ordynacja podatkowa w celu zabezpieczenia
prawidłowego opodatkowania podatkiem od nieruchomości składników
podlegających opodatkowaniu,
- naliczanie należnych odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych stosownie do
postanowień ustawy Ordynacja podatkowa.
9. Prowadzenie gospodarki nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy stosownie
do wymogów przepisów prawa a w szczególności :
- zamieszczanie w wykazie nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę
oraz w ogłoszeniu o przetargu wszystkich informacji wymaganych przez przepis
5
art. 35 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
(tekst jednolity - Dz. U. z 2000 Nr 46, poz. 543, z późn. zm.),
- zawieranie w protokołach z przeprowadzonego przetargu informacji określonych
w § 9 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w
sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie
nieruchomości stanowiących własność skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U.
Nr 9, poz. 30 z późn. zm.).
10. Respektowanie postanowień ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu
w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231
z późn. zm.) w szczególności w zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów
alkoholowych.
11. Przestrzeganie obowiązku należytego realizowania w bieżącym wykonywaniu zadań,
wniosków pokontrolnych wydanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie
oraz informowanie o realizacji zaleceń pokontrolnych zgodnie ze stanem faktycznym.
12. Usunięcie innych usterek wykazanych w protokole kontroli a nie ujętych w niniejszym
piśmie.
Do wyżej wymienionych wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym
przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby - w terminie 14 dni od
daty otrzymania wystąpienia - stosownie do art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych.
O sposobie wykorzystania wyników kontroli i realizacji niniejszego wystąpienia
należy powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie - w terminie 30 dni
od dnia doręczenia pisma.
Otrzymują:
1. adresat
2. a/a
Do wiadomości:
Przewodniczący
Rady Gminy
Dębno
6