Zasady prowadzenia rachunkowości

Załącznik nr 1
Zasady prowadzenia rachunkowości.
1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.
2. Dniem bilansowym jest dzień 31 grudnia danego roku.
3. Okresem sprawozdawczym miesiąc.
W Urzędzie sporządza się następujące sprawozdania jednostkowe i zbiorcze:
a) Rb-50,
b) Rb-27ZZ,
c) Rb-27s,
d) Rb-28s,
e) Rb-N,
f) Rb-Z,
g) Rb-UN,
h) Rb-UZ,
i) Rb-NDS,
j) Rb-PDP,
k) Rb-33,
l) Rb-ST,
m) Rb-WS,
n) Bilans z wykonania budŜetu jednostki samorządu terytorialnego,
o) Bilans jednostki samorządu terytorialnego,
p) Bilans skonsolidowany jednostki samorządu terytorialnego,
q) Rachunek zysków i strat jednostki,
r) Zestawienie zmian w funduszu.
4. Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego:
a) środki trwałe, pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenia się wg
cen zakupu brutto lub kosztu wytworzenia albo wg wartości ich przekazania przez inne
jednostki. Poniesione koszty na modernizację podwyŜszającą wartość środka trwałego,
w bilansie wartość środka trwałego wykazuje się w wartości netto.
b) inwestycje rozpoczęte wycenia się wg poniesionych kosztów na realizację zadnia
inwestycyjnego,
c) finansowy majątek trwały wycenia się wg cen nabycia,
d) rzeczowe składniki aktywów obrotowych wycenia się wg ich wartości wynikającej
z ewidencji,
e) naleŜności oraz naleŜności, do których stosuje się przypisy o zobowiązaniach podatkowych
wycenia się wg kwot wymagających zapłaty,
f) zobowiązania wycenia się wg kwot wymagających zapłaty,
g) środki pienięŜne i fundusze własne wg wartości nominalnej,
h) bilans jednostki stanowi odzwierciedlenie aktywów i pasywów wg wartości netto,
sporządzany jest wg rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie
szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
i wg wzoru stanowiącego załącznik do tego rozporządzenia.
5. Szczegółowe zasady prowadzenia rachunkowości :
a)
jednostka budŜetowa obowiązana jest stosować określone ustawą o rachunkowości oraz
innymi obowiązującymi przepisami prawa zasady rachunkowości, przedstawiając rzetelnie
i jasno sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia w tym operacje
1
gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym
zgodnie z ich treścią ekonomiczną,
b) księgowość prowadzona jest przy uŜyciu komputera z zastosowaniem programu
opracowanego przez ZUI ”MEMAX” w Krakowie,
c) księgi rachunkowe ( zbiory zapisów księgowych) jednostki prowadzi się rzetelnie, bezbłędnie
i na bieŜąco z zachowaniem następujących zasad:
- zasada ciągłości (art. 5 ust. l oraz art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Zasada ciągłości stanowi, Ŝe przyjęte zasady rachunkowości stosuje się w sposób ciągły, dokonując
w kolejnych latach jednakowego grupowania na kontach księgowych operacji gospodarczych,
przyjmując taką samą metodę wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego
i sporządzania sprawozdań finansowych, tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były
porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na okres ich zamknięcia stany aktywów
i pasywów ujmuje się w tej samej wysokości w otwartych na następny rok obrotowy księgach
rachunkowych.
MoŜe się zdarzyć, Ŝe zasada ciągłości zostanie przerwana z powodów niezaleŜnych od jednostki, np.
w związku z wprowadzeniem nowych przepisów. MoŜe być i tak, Ŝe jednostka z waŜnych względów
finansowych lub gospodarczych przerwie zasadę ciągłości, zmieniając przyjęte przez nią zasady
rachunkowości od początku roku kalendarzowego.
- zasada memoriałowa (art. 6 ust. l ustawy o rachunkowości).
W księgach rachunkowych jednostki ujęte są wszystkie osiągnięte i przypadające na jej rzecz
przychody oraz obciąŜające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku
budŜetowego, niezaleŜnie od terminu ich zapłaty. Jeśli zatem jednostka będzie miała niezapłacone
koszty, ujmuje je w księgach rachunkowych po stronie „pasywa" jako zobowiązania. Natomiast
nieopłacone przychody zostaną ujęte w księgach rachunkowych po drugiej stronie „aktywa" jako
naleŜności.
Uzupełnieniem wcześniejszego zapisu ustawy o rachunkowości jest art. 17 ust. l pkt 2 ustawy z 30
czerwca 2005 r. (Dz.U. Nr 249, póz. 2104 z późn.zm.) o finansach publicznych, który stanowi, Ŝe
w księgach rachunkowych ujmuje się równieŜ wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność
dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów takŜe zaangaŜowanie środków.
- zasada istotności (art. 4 ust. 4 oraz art. 8 ust. l ustawy o rachunkowości).
Zasada istotności oznacza, Ŝe jednostka moŜe stosować pewne uproszczenia, jeŜeli nie wywiera to
ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku
finansowego.
- zasada ostroŜnej wyceny (art. 7 ustawy o rachunkowości).
Określając zasady rachunkowości jednostki, naleŜy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości
wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego
jednostki, przy zachowaniu zasady ostroŜnej wyceny.
Wynika z niej, Ŝe poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się według cen nabycia lub
kosztów wytworzenia. Wyceny aktywów i pasywów jednostki naleŜy dokonać w taki sposób, aby nie
zniekształcić wyniku finansowego. Chodzi tu przede wszystkim o to, aby w wyniku finansowym bez
względu na jego wysokość - uwzględnić:
• zmniejszenia wartości uŜytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym równieŜ dokonywane
w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,
• wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne,
• wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne,
• rezerwy na znane jednostce ryzyko, groŜące straty oraz skutki innych zdarzeń.
2
Warto zauwaŜyć, Ŝe zdarzenia te naleŜy uwzględniać takŜe wtedy, gdy zostaną ujawnione między
dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 7
ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się załoŜenie, Ŝe jednostka
będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmienionym istotnie
zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji, chyba Ŝe jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub
prawnym. JeŜeli załoŜenie kontynuacji działalności nie ma uzasadnienia w stanie faktycznym, to
wycena aktywów jednostki następuje w sposób wskazany w art. 29 ust. l ustawy o rachunkowości.
- zasada współmierności (art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów i pasywów
danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz
przypadające na te okresy sprawozdawcze koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
- zasada kontynuacji działalności (art. 5 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Przy stosowaniu przyjętych zasad rachunkowości przyjmuje się, Ŝe jednostka będzie kontynuowała
w przyszłości działalność w niezmniejszonym zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub
upadłości. Ustalając zdolność jednostki do kontynuacji działalności, kierownik jednostki uwzględnia
wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzania sprawozdania finansowego, dotyczące dającej
się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niŜ jeden rok od dnia bilansowego.
NaleŜy jednak pamiętać, Ŝe zasady te stosują zarówno państwowe, jak i samorządowe jednostki
budŜetowe, poniewaŜ jednostki te nie utrzymują się z własnych dochodów.
- zasada jasnego i rzetelnego obrazu (art. 4 ust. l ustawy o rachunkowości).
Jednostka obowiązana jest stosować przyjęte zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając
sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Jak juŜ wspomniano, jednostka moŜe
w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeŜeli nie wywiera to
istotnie ujemnego wpływu na realizację celu rachunkowości, jakim jest rzetelne i jasne przedstawienie
sytuacji majątkowej i finansowej.
- zasada wyŜszości treści nad formą (art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Wszystkie operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu
finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną, nawet jeŜeli forma będzie odbiegać od powszechnie
przyjętych rozwiązań.
- zasada indywidualnej wyceny (art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości).
Wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów,
jak teŜ zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Nie moŜna kompensować ze sobą
wartości róŜnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz
zysków i strat nadzwyczajnych.
d) środkami trwałymi w jednostce budŜetowej są środki, których mowa w art.3 ust.1 pkt. 15
ustawy o rachunkowości,
e) środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje przy zastosowaniu
stawek określonych w przypisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Rozpoczęcie
amortyzacji następuje od miesiąca po miesiącu, w którym dokonano przyjęcia środka trwałego
do uŜywania. Zakończenie amortyzacji następuje z chwilą zrównania odpisów
amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego do sprzedaŜy,
likwidacji i nieodpłatnego przekazania z chwilą dokonania tej operacji. Jednostka budŜetowa
3
nalicza umorzenie i amortyzację jednorazowo za okres całego roku na koniec roku
obrotowego. Nie umarza się gruntów, wieczystego uŜytkowania gruntów oraz dóbr kultury.
f) jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do uŜywania umarza się:
ksiąŜki biblioteczne, środki dydaktyczne, odzieŜ i umundurowanie, meble i dywany, pozostałe
środki trwałe o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przypisach o podatku
dochodowym od osób prawnych,
g) grunty, budynki i budowle podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji stanu tych
składników majątkowych. Weryfikację przeprowadza pracownik posiadający dokumentację
tych środków trwałych (dowody Ŝródłowe, ewidencję analityczną). Przeprowadzenie
weryfikacji dokumentuje się protokołem przeprowadzenia weryfikacji, w którym naleŜy ująć
stan przed weryfikacją i po jej dokonaniu oraz ewentualne róŜnice. Weryfikację przeprowadza
się nie rzadziej niŜ raz na cztery lata, w terminach ustalonych dla inwentaryzacji pozostałych
grup środków trwałych,
i) rzeczowe składniki majątku obrotowego (materiały) wycenia się na dzień bilansowy wg ich
wartości wynikającej z ewidencji,
j) nie dokonuje się odpisów aktualizujących naleŜności z tytułu dochodów i wydatków
budŜetowych, jednostka budŜetowa nie tworzy rezerw na naleŜności,
k) odsetki od naleŜności i zobowiązań w tym równieŜ tych, do których stosuje się przypisy
dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich
zapłaty lub w wysokości odsetek naleŜnych na koniec kwartału i księguje na koncie 290.
6. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Stosowany program finansowo-księgowy umoŜliwia kompleksową obsługę finansowo-księgową.
Stosuje się następujące zbiory stanowiące księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera:
- dziennik,
- konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna),
- konta ksiąg pomocniczych ( ewidencja analityczna),
- zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont pomocniczych.
Dziennik zawiera zdarzenia gospodarcze ujęte chronologicznie w danym okresie sprawozdawczym
i umoŜliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane (kaŜdy dowód księgowy zapisywany komputerowo
posiada automatycznie nadany numer) i liczone w okresach miesięcznych i narastająco w skali roku.
Wydruk dziennika sporządza się na koniec kaŜdego miesiąca .
Konta księgi głównej słuŜą do ujęcia zapisów kaŜdej operacji gospodarczej zgodnie z zasadą
podwójnego zapisu w porządku systematycznym na kontach ustalonych w zakładowym planie kont.
Na kontach księgi głównej wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe
aktywów i pasywów, a następnie dokonuje się zapisów na kolejne miesiące zarejestrowanych
równocześnie w dzienniku. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności
chronologicznej.
Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są wg zasady podwójnego zapisu z zachowaniem chronologii
i systematyki zapisów, w ramach kont księgi głównej – zapisy poszczególnych zdarzeń i operacji
gospodarczych wg dokumentów źródłowych są tylko na kontach ksiąg pomocniczych w przypadkach
gdzie do kont syntetycznych prowadzona jest analityka.
Suma zapisów na poszczególnych kontach ksiąg pomocniczych prowadzonych dla danego konta
syntetycznego w danym okresie sprawozdawczym daje sumę obrotów i sald konta syntetycznego.
KaŜdy wydruk komputerowy posiada automatycznie nadany numer strony z oznaczeniem pierwszej
i ostatniej oraz jest sumowany na koniec okresu sprawozdawczego i narastająco.
Aktualnie stosowane programy komputerowe to:
• PŁACE (rok startu 1995) -aktualizacja programu (rok 2001).
• Finansowo-Księgowy FK 75-02 (rok startu 2004).
4
OPIS PROGRAMÓW
SYSTEM PŁACE
Podstawowe funkcje systemu to:
• kartoteka osobowa - zawiera dane kadrowe dotyczące zatrudnionych pracowników,
• obsługa ZUS - umoŜliwia tworzenie i przesyłanie zbiorów do programu PŁATNIK,
• płace - eksploatacja systemu odbywa się w cyklu miesięcznym. W ustalonym okresie miesiąca
wprowadza się na bieŜąco składniki płacowe, dokonuje się naliczenia płac, a następnie wykonuje
się wydruki. Ostatnią operacją tej funkcji jest zamknięcie miesiąca, którego wynikiem jest
przeniesienie aktualnych obliczeń do kartoteki rocznej oraz przygotowanie danych płacowych do
następnej wypłaty. Zamknięcie miesiąca powoduje zarchiwizowanie danych bieŜących i co za tym
idzie ich niedostępność do bezpośrednich poprawek.
• kartoteka roczna - funkcja ta daje moŜliwość przeglądania składników płacowych wszystkich
pracowników z okresu ostatnich 12 miesięcy. MoŜna takŜe uzyskać sumy i średnie za dowolny
okres wybranego składnika płacowego,
• kartoteka podatkowa - funkcja ta daje moŜliwość przeglądania i aktualizacji informacji
podatkowych wszystkich podatników z okresu roku podatkowego. Informacje te są automatycznie
aktualizowane podczas zamknięcia miesiąca.
• system daje moŜliwość wprowadzania dodatkowych wypłat oraz wypłat z tytułu umowy o dzieło
i umowy zlecenie,
• wydruki i zestawienia - po wprowadzeniu danych i naliczeniu płac system umoŜliwia tworzenie
róŜnych zestawień, a mianowicie: listy płac, listy kasowe wypłaty, zestawienia sumaryczne listy
płac oraz dodatkowych wypłat, angaŜe, PIT-y do US, kartoteki roczne wynagrodzeń i inne.
WyŜej wymienione zestawienia moŜna przeglądać na ekranie lub drukować.
SYSTEM FINANSOWO-KSIĘGOWY FK 75-02
System finansowo-księgowy FK75-02 słuŜy do prowadzenia ewidencji księgowej na kontach
syntetycznych i analitycznych. W systemie FK załoŜono dwie bazy dotyczące ewidencji księgowej
Urzędu i Organu.
Podstawowe funkcje systemu to:
•
•
•
•
plan kont
dekretacja dowodów
przeglądanie obrotów kont analitycznych i syntetycznych
zestawienia
Ponadto w bazie Urząd dostępne są funkcje:
• wydatki budŜetowe
• dochody budŜetowe
Plan kont - w kaŜdej bazie wprowadza się odrębny plan kont, który pozwala na ewidencję zdarzeń
księgowych na kontach syntetycznych i analitycznych., definiuje się typy kont oraz wprowadza bilans
otwarcia.
Dekretacja dowodów- funkcja ta umoŜliwia prace na dowodach. MoŜna dodawać nowe dowody,
przeglądać i korygować dowody juŜ istniejące. W bazie Urząd bezpośrednio są dekretowane dowody
dotyczące funduszy Ochrony Środowiska, Świadczeń Socjalnych.
5
Dekretować moŜna bezpośrednio na konta czynne istniejące w planie kont. Formuły zawarte
w parametrach bazy automatycznie sprawdzają dowód jako całość, dzięki czemu system nie pozwoli
wprowadzić do bazy błędnego dowodu.
Przeglądanie obrotów - funkcja ta daje moŜliwość przeglądania obrotów kont syntetycznych
i analitycznych. Na ekranie widoczna jest informacja dotycząca bilansu otwarcia, sumy obrotów za
dany okres i narastająco od początku roku oraz salda kont.
Zestawienia standartowe - są tworzone na podstawie aktualnych danych przechowywanych
w systemie. Zestawienia mogą być przeglądane na ekranie lub drukowane. Istnieje moŜliwość
sporządzenia następujących wydruków: zestawienie planu kont, zestawienie obrotów i sald kont,
syntetycznych, zestawienie obrotów i sald kont czynnych, zestawienie analityk z sortowaniem,
zestawienie dowodów z wybranego okresu, zestawienie obrotów na wybranych kontach i inne.
WYDATKI BUDśETOWE (Dochody BudŜetowe)
Zgrupowane tu funkcje dotyczą obsługi wydatków budŜetowych i dochodów budŜetowych:
• plan wydatków (dochodów) - funkcja ta pozwala na wprowadzenie i przeglądanie planu
początkowego oraz planu po zmianach i realizacji planu w trakcie roku finansowego,
• dekretacja dowodów - funkcja ta pozwala wprowadzać i zaksięgować poszczególne dowody
związane z wydatkami (dochodami). Przy wprowadzaniu dowodów musi być zachowana ciągła
numeracja w ramach rodzaju dowodu i roku. Wprowadzane dowody moŜna korygować podczas
dekretacji na bieŜąco. Po zaksięgowaniu na kontach syntetycznych korekta dowodu jest
niemoŜliwa. Program umoŜliwia jednoczesne księgowanie na kontach klasyfikacji budŜetowej oraz
kontach syntetycznych. W czasie księgowania moŜna załoŜyć nową klasyfikację budŜetową lub
konto syntetyczne.
• zmiany do planu - funkcja umoŜliwia zmiany planu na podstawie Uchwały Rady Miasta
i Zarządzenia Burmistrza Miasta. KaŜda wprowadzona zmiana dopisywana jest do planu
w odpowiednim okresie. Wprowadzona zmiana aktualizuje plan.
• przeglądanie obrotów - funkcja ta umoŜliwia przeglądanie operacji dla poszczególnych symboli
planu. Dostępne są informacje dotyczące planu, sumy obrotów w okresie i narastająco od początku
roku oraz kwoty do realizacji.
• zestawienia - funkcja pozwala uzyskać informacje zawarte w bazie danych. Zestawienia są
zapamiętywane w formie tabulogramów - do oglądania na ekranie lub do wydruku. Dostępne są do
wykonania następujące zestawienia: zestawienie planu klasyfikacji budŜetowej, zestawienie planu
klasyfikacji budŜetowej - analityka, zestawienie obrotów kont analitycznych, zestawienie dowodów
z wybranego okresu, zestawienie zmian planu.
W systemie FK 75-02 nie jest moŜliwe wykonanie operacji, która spowodowałaby błędy w danych.
System zablokuje taką operację a mianowicie:
•
•
•
•
•
•
nie moŜna załoŜyć drugiego konta o takim samym symbolu syntetyki i analityki,
nie moŜna dołączyć analityki do nieistniejącej lub biernej syntetyki,
BO kont jednostronnych jest przeliczany automatycznie do postaci salda sald,
BO analityk wpływa bezpośrednio na BO syntetyki,
typ analityki jest automatycznie uzgodniony z typem syntetyki,
nie moŜna usunąć konta, na którym istnieją juŜ zadekretowane dowody.
6
Ewidencja księgowa w systemie FK 75-02 prowadzona jest w okresie trzyletnim. Oznacza to, Ŝe
w okresie trzech lat nie ma potrzeby wykonywania specjalnych funkcji systemu (nie ma operacji
zamknięcia roku).
7. System słuŜący ochronie danych i zbiorów.
W celu ochrony danych i ich zbiorów stosuje się następujące zabezpieczenia:
- zbiory danych przed osobami nieupowaŜnionymi są zabezpieczenia poprzez stosowanie
odpowiedniego zakodowania danego zbioru,
- zbiory danych są przenoszone na trwały komputerowy nośnik danych oraz na dyski, a ponadto są
sporządzane wydruki zbiorów danych komputerowych i odpowiednio zabezpieczone przed
dostępem osób nieupowaŜnionych oraz przed ich zniszczeniem.
W przypadku awarii systemu program posiada funkcje kontroli poprawności danych, opcje
wykonujące funkcje naprawcze oraz odtwarzanie prawidłowych stanów poszczególnych kont. Ponadto
system dysponuje własnym modułem wykonywania i odtwarzania kopii danych. Wykonywanie kopii
umoŜliwia zapamiętywanie na dyskietkach aktualnego stanu bazy, system posiada teŜ własny program
archiwizujący. Dodatkowym zabezpieczeniem utraty danych są wydruki sporządzane na koniec
kaŜdego okresu sprawozdawczego.
System zawiera opcje „UŜytkownicy programu” gdzie zdefiniowani są uŜytkownicy programu
z określeniem, który z uŜytkowników moŜe korzystać z programu i w jaki sposób, poprzez
wprowadzenie identyfikatora uŜytkownika i hasła dostępu.
Księgi rachunkowe (wydruki), dowody księgowe oraz inne dokumenty stanowiące podstawę
dokonanych w nich zapisów są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność,
poprzez okres wymagany do przechowywania tego typu dokumentów.
B U R M I S T R Z
MIASTA PRZEWORSK
( - ) mgr inŜ. Janusz Magoń
7