Oznaczenie róŜnic pomiędzy dwiema kolumnami

:: Trik 1. Oznaczenie róŜnic pomiędzy dwiema kolumnami
:: Trik 2. Wyśrodkowanie bez konieczności scalania komórek
:: Trik 3. Wyznaczanie cen detalicznych towarów
:: Trik 4. Błyskawiczne wprowadzanie tekstów do kolejnych komórek
:: Trik 5. Usuwanie całych wierszy zawierających określony tekst
Trik 1
Oznaczenie róŜnic pomiędzy dwiema kolumnami
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter131/1_Porownanie_kolumn.zip
W jednej z kolumn arkusza wpisane są identyfikatory towarów, które znajdowały się
w magazynie w minionym miesiącu. W drugiej kolumnie wymienione są numery
magazynowe towarów z bieŜącego miesiąca. Chcesz się dowiedzieć, które towary
występują tylko na liście z bieŜącego miesiąca. Aby je szybko oznaczyć, proponujemy
zastosować formatowanie warunkowe.
Rys. 1. Oznaczenia towarów znajdujących się w magazynie
=> W tym celu:
1. Zaznacz cały zakres komórek w tabeli, zawierający oznaczenia z bieŜącego
miesiąca (w przykładzie: A2:A16), a następnie wywołaj z menu Format polecenie
Formatowanie warunkowe (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główne i w
grupie poleceń Style wskaŜ Formatowanie warunkowe/Nowa reguła).
2. W wyświetlonym oknie dialogowym w sekcji Warunek 1 wybierz opcję Formuła
jest (w Excelu 2007: zaznacz opcję UŜyj formuły do określenia komórek, które naleŜy
sformatować), a następnie w polu formuły wprowadź:
=LICZ.JEśELI($B$2:$B$14;A2)=0
3. Kliknij przycisk Formatuj i określ sposób wyróŜnienia komórek spełniających
kryterium.
1
Rys. 2. Tworzenie reguły formatowania w Excelu 2007
Po zatwierdzeniu ustawień otrzymasz oczekiwany efekt. Oznaczone zostały te
identyfikatory towarów, które znajdują się na liście dotyczącej bieŜącego miesiąca,
ale nie ma ich na liście z poprzedniego okresu.
Rys. 3. RóŜnice zostały oznaczone
2
Trik 2
Wyśrodkowanie bez konieczności scalania komórek
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter131/2_Srodkowanie_tytulu.zip
Bardzo często się zdarza, Ŝe tytuł raportu przygotowanego w arkuszu jest
umieszczany bezpośrednio nad danymi. Aby wyglądał estetycznie, jest
wyśrodkowywany względem zestawienia. Efekt ten jest najczęściej osiągany poprzez
scalenie komórek w wierszu z treścią tytułu i późniejsze wyśrodkowanie. Niestety,
taka operacja moŜe powodować problemy przy przeprowadzaniu dalszych analiz,
dlatego proponujemy skorzystanie z lepszego sposobu wyśrodkowania tytułu raportu.
Przykładowe dane przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Tytuł wyrównany do lewej
=> W tym celu:
1. Zaznacz zakres komórek A1:D1 i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 1, aby
otworzyć okno Formatowanie komórek.
2. Przejdź w nim do zakładki Wyrównanie i w sekcji Wyrównanie tekstu, z rozwijanej
listy Poziomo, wybierz pozycję Wyrównaj zaznaczenie do środka.
Rys. 2. Okno formatowania komórek
Po zatwierdzeniu przyciskiem OK uzyskasz Ŝądany efekt: tytuł został wyśrodkowany
bez konieczności scalania zakresu komórek.
3
Rys. 3. Wyśrodkowany tytuł bez scalania komórek
4
Trik 3
Wyznaczanie cen detalicznych towarów
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter131/3_Wyznaczanie_cen.zip
ZałóŜmy, Ŝe przygotowujesz cennik towarów na kolejny rok. Chcesz wyznaczyć ceny
detaliczne dla klientów indywidualnych, w których zawsze występuje na końcu 99
groszy. W jaki sposób szybko uzyskać takie ceny?
JeŜeli potrzebujesz wyznaczać pojedyncze ceny produktów, w pierwszej kolejności
zbuduj arkusz widoczny na rysunku 1.
Rys. 1. Arkusz do wyznaczania cen
=> Aby wyznaczyć cenę:
1. W komórce B6 zastosuj następującą formułę:
=ZAOKR.DÓŁ(B3;2-B4)+B5/100
Rys. 2. Formuła zwróciła poprawny wynik
Wyjaśnienie działania formuły:
Wykorzystana w formule funkcja ZAOKR.DÓŁ zaokrągla podaną liczbę w dół, w
kierunku zera. Przy czym drugi argument określa liczbę cyfr, do ilu liczba ma być
zaokrąglona. W formule argument ten został ustalony na dwa miejsca po przecinku,
jednak wartość ta jest zmniejszana o wartość komórki B4, co powoduje, Ŝe cena jest
w rzeczywistości zaokrąglana do liczby cyfr odpowiadającej tej róŜnicy. Zaokrąglona
wartość jest następnie uzupełniana o końcówkę ustaloną w komórce B5.
5
Trik 4
Błyskawiczne wprowadzanie tekstów do kolejnych komórek
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter131/4_Szybkie_uzupelnianie.zip
W Excelu prowadzisz róŜnego rodzaju rejestry, do których dane wpisujesz ręcznie. Na
pewno zdarza Ci się wprowadzać do jednej kolumny teksty, które występują juŜ w
komórkach powyŜej. Okazuje się, Ŝe wcale nie trzeba wprowadzać wszystkich
danych. Te wartości tekstowe, które juŜ występują powyŜej, moŜesz dodawać
jednym kliknięciem myszy.
Rys. 1. Dane firm wprowadzane do kolejnych komórek
=> Aby nie wpisywać ponownie ręcznie nazwy firmy Bilsa, wykonaj następujące
czynności:
1. Kliknij pierwszą pustą komórkę w kolumnie A (w przykładzie A7).
2. Na klawiaturze wciśnij kombinacją klawiszy lewy Alt + Strzałka w dół.
Pojawi się lista nazw firm znajdujących się powyŜej jak to przedstawia rysunek 2.
Rys. 2. Lista nazw firm
3. Kliknij nazwę na liście, a zostanie błyskawicznie wstawiona do komórki.
Uwaga
W ten sposób moŜesz wprowadzać tylko wartości tekstowe. Ponadto komórka, w
której chcesz rozwinąć listę, powinna się znajdować bezpośrednio poniŜej ostatniego
wpisu w kolumnie.
6
Trik 5
Usuwanie całych wierszy zawierających określony tekst
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter131/5_Usuwanie_wierszy.zip
Czasami pomiędzy istotnymi zestawami wartości znajdują się te mało waŜne lub
niekompletne. Jeśli chciałbyś z nich oczyścić tabelę składającą się z kilkuset wierszy,
to na ręczne wykonanie takiego zadania stracisz duŜo czasu. JeŜeli wiersze
przeznaczone do usunięcia zawierają w którejś z komórek powtarzający się wpis,
moŜesz pozbyć się ich automatycznie. Do tego celu nie musisz uŜywać makra czy
formuły pomocniczej. Wystarczy kombinacja kilku podstawowych poleceń Excela.
Z przykładowej tabeli przedstawionej na rysunku 1 naleŜy usunąć wszystkie wiersze,
w których znajduje się oznaczenie N/A.
Rys. 1. Niektóre wiersze naleŜy usunąć
=> Aby to szybko zrobić:
1. Kliknij dowolną komórkę w obrębie zestawienia i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl
+ Shift + 8. Całe zestawienie powinno zostać podświetlone.
2. Wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + F.
3. Oknie dialogowym, które się pojawiło, przejdź do zakładki Znajdź.
4. W polu Znajdź wpisz oznaczenie N/A i kliknij przycisk Znajdź wszystko.
5. Zaznacz jedną ze znalezionych pozycji w okienku wyszukiwania, wciśnij
kombinację klawiszy Ctrl + A, a wszystkie komórki zawierające oznaczenie N/A
zostaną podświetlone w arkuszu.
7
Rys. 2. Komórki z określonym oznaczeniem są podświetlone
6. Kliknij przycisk Zamknij i z menu Edycja wybierz polecenie Usuń (w Excelu 2007:
uaktywnij kartę Narzędzia główne).
7. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznacz opcję Cały wiersz i zatwierdź, klikając
OK (w Excelu 2007: w grupie poleceń Komórki rozwiń listę obok przycisku Usuń i
wskaŜ Usuń wiersze arkusza).
Rys. 3. Niekompletne wiersze zostały usunięte
8