1 Łódź, dnia 14 lutego 2011 roku Pani BARBARA ROBAK Wójt

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Wójtowi
Gminy Rokiciny, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień
publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia
6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Łódź, dnia 14 lutego 2011 roku
Pani
BARBARA ROBAK
Wójt Gminy Rokiciny
WK-602/6/2011
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55,
poz. 577 ze zm.) zawiadamiam, Ŝe Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień
publicznych w Gminie Rokiciny. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 20082009,
dotyczące
przede
wszystkim:
kontroli
finansowej,
prowadzenia
rachunkowości, zadłuŜenia jednostki, sporządzania sprawozdań finansowych,
realizacji dochodów z podatków i opłat, realizacji dochodów z majątku, udzielania
zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych, ewidencji oraz inwentaryzacji
majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości
i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów oraz
niewystarczającego działania procedur wewnętrznej kontroli finansowej, ustalonych
przez kierownika jednostki oraz z braku nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane
uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:
W zakresie spraw organizacyjnych
W § 7 pkt 4 statutu Zespołu Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Oświaty
w Rokicinach, który jest gminną jednostką organizacyjną, obowiązek bieŜącej
kontroli gospodarki finansowej Zespołu powierzono Skarbnikowi Gminy Rokiciny, co
było rozwiązaniem nieprawidłowym. W Zespole Obsługi zatrudniona jest główna
księgowa i do jej obowiązków naleŜy bieŜąca kontrola operacji gospodarczych
i finansowych. Zgodnie z art. 54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku
o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.) – głównym księgowym
1
jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki
powierza obowiązki i odpowiedzialność, m.in., w zakresie dokonywania wstępnej
kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz
kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji.
W zakresie wewnętrznej kontroli finansowej
W kontrolowanej jednostce nie zatrudniono osoby, do której obowiązków naleŜałoby
przeprowadzanie wewnętrznej kontroli finansowej. W jednostce wprowadzono
unormowania wewnętrzne (zarządzenie Wójta Gminy Rokiciny nr 29/2008 z dnia
8 listopada 2008 roku, zarządzenie Wójta Gminy nr 31/2004 z dnia 29 października
2004 roku i zarządzenie Wójta Gminy nr 12/2009 z dnia 20 lutego 2009 roku),
z których wynikał obowiązek opracowania tematyki kontroli i planu kontroli, co nie
było przestrzegane. Kontrolującej nie przedłoŜono rejestru wydanych upowaŜnień
do przeprowadzania kontroli. Mimo braku planów kontroli jednostka przeprowadziła
w 2008 roku 3 kontrole wewnętrzne, a w 2009 roku 2 kontrole, do przeprowadzenia
których Wójt Gminy upowaŜnił Skarbnika Gminy i pracowników słuŜb finansowych.
Sporządzone protokoły z przeprowadzonych kontroli zawierały głównie wykazy
sprawdzonych faktur. Wykazy nie zawierały klasyfikacji budŜetowej i dekretacji
księgowej, terminu zapłaty, formy zapłaty, numeru wyciągu bankowego, dlatego
nie moŜna było ustalić, czy kwalifikacja dowodów była prawidłowa i czy dotrzymano
terminów zapłat. Nie sprawdzono zgodności sprawozdań z ewidencją księgową.
Kontrole, o których mowa wyŜej, przeprowadzono w szkołach, Bibliotece i Gminnym
Ośrodku Kultury.
W zakresie obsługi bankowej
Kontrolowana jednostka zawarła umowę rachunku bankowego na obsługę budŜetu
Gminy z Powiatowym Bankiem Spółdzielczym Filia w Rokicinach. Strony umowy
ustaliły, Ŝe bank za przelew wpłat na rachunek gminy będzie pobierał kwotę
w wysokości ustalonej w umowie. Na Ŝadnym dowodzie wpłaty oraz na wyciągu
bankowym nie odnotowano, Ŝe za daną wpłatę bank pobrał lub pobierze opłatę. Po
upływie określonego czasu bank wystawia notę memoriałową, w której wskazana
była kwota opłaty, bez wyszczególnienia dat i operacji, od których została ona
naliczona. Podkreślić naleŜy, Ŝe w omawianym przypadku nota memoriałowa była
dokumentem, który nie spełniał wymogów określonych w art. 22 ust. 4 ustawy
z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r., Dz. U.
nr 152, poz. 1223 ze zm.), które wymagały w sytuacji dokumentowania operacji
księgowej przez więcej niŜ jeden dowód, by kierownik jednostki ustalił sposób
postępowania z kaŜdym z nich i wskazał, który dowód będzie podstawą do
dokonania zapisu (nota memoriałowa jest dokumentem zbiorczym, w którym
powinny być wymienione dowody źródłowe).
W zakresie ewidencji księgowej
1.
Zakładowy plan kont, wprowadzony zarządzeniem nr 24/2006 Wójta Gminy
Rokiciny z dnia 29 czerwca 2006 roku nie zawierał wykazu kont księgi głównej
i kont ksiąg pomocniczych, nie określono w nim takŜe zasad powiązania kont
księgi głównej z księgami pomocniczymi, a przyjęte zasady klasyfikacji
zdarzeń nie w pełni opisywały funkcje poszczególnych kont niezbędnych do
ewidencji operacji gospodarczej. Zakładowy plan kont ustalony został na
podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu
państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych
2
jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz.1020 ze zm.),
zgodnie z którym - jednostka obowiązana była posiadać dwa plany kont,
jeden dla jednostki budŜetowej (urzędu), a drugi dla organu. Kontrolowana
jednostka ustaliła plan kont, który składał się z kont księgowych organu i kont
księgowych jednostki budŜetowej urzędu łącznie w jednym dokumencie.
Dokument opracowany został przez Skarbnika Gminy Halinę Darnikowską.
2.
Kontrolująca stwierdziła, Ŝe opis treści ekonomicznej poszczególnych kont
w ww. zakładowym planie kont nie w pełni opisywał funkcje tych kont.
Przykładowo, kontrolowana jednostka posiadała jeden rachunek bieŜący do
obsługi budŜetu gminy, prowadzony przez Bank Spółdzielczy w Rokicinach. W
przypadku otwarcia tylko jednego rachunku bankowego naleŜało prowadzić
oddzielną ewidencję księgową dla jednostki (urzędu), z uwzględnieniem konta
130 rachunek bieŜący jednostki budŜetowej, na którym winny być
ewidencjonowane wszystkie kwoty przekazane na wydatki bieŜące. Nie
ustalono oddzielnej procedury dla prowadzenia ewidencji księgowej
w sytuacji, kiedy jednostka nie posiada rachunku bankowego odrębnego,
przeznaczonego na realizację wydatków. W planie kont dla jednostki
budŜetowej nie opisano sposobu księgowania w sytuacji, w której zamiast
dwóch rachunków bankowych jednostka posiada jeden rachunek bankowy.
Po zmianie na stanowisku Skarbnika Gminy obecna Skarbnik Gminy Pani
Agnieszka Pachniewicz przygotowała projekt zasad (polityki) rachunkowości,
zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz przepisami rozporządzenia
Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zasady rachunkowości
wprowadzone zostały zarządzeniem nr 7 Wójta Gminy Rokiciny z dnia 1 lutego
2010 roku.
3.
W Urzędzie Gminy nie prowadzono rejestru wszystkich umów (załoŜono tylko
rejestr umów z zakresu zamówień publicznych), naruszając postanowienia
zawarte w instrukcji obiegu dowodów księgowych. Ponadto, w rozdziale
„Delegacje”, nie wskazano terminu rozliczenia kosztów polecenia wyjazdu
słuŜbowego. Z treścią instrukcji obiegu dowodów księgowych nie zapoznano
pracowników Urzędu.
4.
W zakresie urządzeń księgowych kontrolująca ustaliła, Ŝe nieprawidłowo
prowadzono ewidencję ręczną operacji majątkowych w kartotekach
księgowych, nie zliczając zaksięgowanych operacji za dany miesiąc i za
następne miesiące narastająco, kwartalnie i za cały rok. W treści nie
wskazywano roku, którego podliczenie dotyczyło (lata 2008-2009). Opisany
sposób prowadzenia ewidencji naruszał wymogi określone w art. 24 ust.4
pkt 4 ustawy o rachunkowości. Na kartotekach księgowych nie dokonano
takŜe adnotacji o zamknięciu danej księgi pod datą ostatniego dnia roku. Brak
było podpisu pracownika księgującego operacje majątkowe. Kontrolowana
jednostka nie sporządzała zestawień obrotów i sald na koniec kaŜdego okresu
sprawozdawczego, naruszając przepisy art.18 ust.1 pkt 1 i 2 ww. ustawy.
Zestawienia obrotów i sald za 2008 i 2009 rok zostały sporządzone w trakcie
kontroli RIO w Łodzi.
5.
Kontrolowana jednostka nie dokonała zamknięcia ksiąg rachunkowych na
dzień 31 grudnia 2008 i na dzień 31 grudnia 2009 roku, czym naruszyła
wymogi zawarte w art.12 ust.2 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Naruszono
równieŜ ust. 5 tego artykułu, poniewaŜ nie zostały zamknięte księga główna
i księgi pomocnicze prowadzone w systemie komputerowym i systemie
ręcznym.
3
6.
Błędnie dekretowano operacje księgowe dotyczące: wpływu - w grudniu subwencji oświatowej na styczeń roku następnego, wpływu na rachunek
bankowy środków stanowiących zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy
oraz zwrot tych środków, naliczenia przez poŜyczkodawcę odsetek od poŜyczki
oraz zapłaty odsetek, przekazania składek na rzecz Państwowego Funduszu
Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Błędna dekretacja źródłowych
dowodów księgowych naruszała art.21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
1.
Błędnie ustalono treść ekonomiczną konta rozrachunkowego 201 rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, pomijając w niej naleŜności z tytułu
przychodów finansowych, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych. Saldo Wn przedmiotowego konta oznacza stan naleŜności
i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań. Na ww. koncie nie księgowano
naleŜności.
2.
Stwierdzono jeden przypadek uregulowania zobowiązania z opóźnieniem, co
dotyczyło zapłaty za polisę ubezpieczenia samochodu straŜackiego OSP
Janków na kwotę 345,00 zł. Polisę wystawiono w dniu 13 sierpnia 2009 roku,
a zapłaty dokonano w dniu 7 stycznia 2010 roku. Polisa nie została
zarejestrowana w księdze kancelaryjnej korespondencji przychodzącej.
3.
Nieprawidłowo dekretowano operacje związane z przekazaniem składek na
rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych - na
kontach 440 Wn i Ma 130, zamiast: 229 Wn i 130 Ma.
4.
Na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami, nieprawidłowo
zaksięgowano: wypłatę ryczałtu dla Przewodniczącego Rady Gminy, wypłatę
zasiłków stałych z opieki społecznej oraz potrącenie składki z tytułu
dobrowolnego ubezpieczenia. Wypłaty z ww. tytułów naleŜało zaksięgować na
koncie 240 - pozostałe rozrachunki.
W zakresie gospodarki kasowej
1.
W instrukcji kasowej nie wymieniono nazw raportów kasowych prowadzonych
przez kasjera. Brakowało takŜe zapisów o obowiązku szczegółowego
sprawdzania dowodów wypłaty, jak równieŜ informacji o wysokości pogotowia
kasowego. W instrukcji nie zamieszczono równieŜ zapisu o obowiązku
odprowadzania kaŜdego dnia do banku gotówki przyjętej do kasy z tytułu
dochodów i pobierania gotówki czekiem na wypłaty wydatków bieŜących.
W aktach osobowych kasjera brakowało oświadczenia o przyjęciu
odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.
2.
Kontrolująca stwierdziła, Ŝe kasjerka nie wpisywała nazw raportów kasowych,
a Skarbnik Gminy nie przeprowadzała wyrywkowej kontroli raportów
kasowych.
W zakresie realizacji dochodów i wydatków
1.
Nie zawarto umów ze wszystkimi odbiorcami wody i dostawcami ścieków,
czym naruszono art.6 ust.1 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 roku o zbiorowym
4
zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (tekst jednolity
z 2006 r., Dz. U. nr 123, poz.858 ze zm.).
2.
Listy wypłat wynagrodzeń nie posiadały numeru bieŜącego, jak równieŜ
oznaczenia co do rodzaju wypłaty, tj. lista nr…wypłat wynagrodzenia za
miesiąc…., lista wypłat nagród, itp.
3.
Na poleceniach wyjazdu słuŜbowego nie wpisywano marki, numeru
rejestracyjnego oraz pojemności skokowej pojazdu, dokonując tylko adnotacji
o treści „samochód własny”.
W zakresie inwentaryzacji składników mienia Gminy
1.
W instrukcji inwentaryzacyjnej nie unormowano inwentaryzacji, którą
jednostka winna przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego, stosownie
do wymogów art.26 ust.1 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości.
2.
Kontrolująca stwierdziła, Ŝe zaniechano na dzień 31 grudnia 2008 roku
przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych, które powinny być
inwentaryzowane na ostatni dzień kaŜdego roku obrotowego, zgodnie z art.26
ust.1 ustawy o rachunkowości.
3.
W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji
przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2009 roku brak było informacji
o przeprowadzeniu szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej. Nie
ustalono pól spisowych. PrzedłoŜone do kontroli arkusze spisu z natury nie
posiadały numerów rejestrowych z ksiąŜki druków ścisłego zarachowania.
4.
Inwentaryzację gruntów przeprowadzono metodą porównania danych z ksiąg
rachunkowych z odpowiednimi dokumentami na dzień 31 grudnia 2009 roku.
Sporządzono protokół, do którego dołączono dokumenty potwierdzające stan
i wartość gruntów. Kontrolowana jednostka posiadała grunty oddane
w uŜytkowanie wieczyste o powierzchni 6,8704 ha, których nie
wykazano oddzielnie w inwentaryzacji.
5.
Nie przeprowadzono inwentaryzacji w kasie Urzędu Gminy na ostatni dzień
roku, tj. na 31 grudnia 2009 roku. W kasie nie było gotówki, były natomiast
czeki gotówkowe w ilości 28 sztuk.
6.
Komisja inwentaryzacyjna sporządziła protokół zniszczenia nr 1 z dnia
7 grudnia 2009 roku dotyczący pozostałych środków trwałych, które nie
nadawały się do dalszego uŜywania. Protokołu nie przedłoŜono Wójtowi Gminy
w celu podjęcia decyzji o ich likwidacji oraz Skarbnikowi Gminy i radcy
prawnemu - do zaopiniowania. Odpisane i zdjęte ze stanu przedmioty
o wartości 2.979,52 zł zostały zniszczone. Protokół zniszczenia podpisali
członkowie komisji inwentaryzacyjnej. Wójt Gminy nie upowaŜnił komisji
inwentaryzacyjnej do likwidacji tych składników. Zgodnie z zarządzeniami
nr 55 i 56 Wójta Gminy z dnia 26 listopada 2009 roku w sprawie
przeprowadzenia inwentaryzacji, odpowiedzialność za prawidłowy przebieg
inwentaryzacji ponosiła Sekretarz Gminy.
Przekazując informacje o powyŜszych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku
kontroli, proszę Panią Wójt o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz
zapobieŜenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba
Obrachunkowa w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
5
1.
Podjąć czynności w celu dokonania zmiany w statucie Zespołu Obsługi
Ekonomiczno-Administracyjnej Oświaty w Rokicinach w części dotyczącej
bieŜącej kontroli operacji gospodarczych.
2.
Zapewnić prowadzenie rejestrów zawieranych umów, zgodnie z wymogami
obowiązujących w jednostce regulacji wewnętrznych.
3.
Zapewnić dekretowanie dowodów księgowych, zgodnie z zasadami
wynikającymi z postanowień zakładowego planu kont oraz zgodnie
z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu
państwa,
budŜetów
jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budŜetowych, samorządowych zakładów budŜetowych, państwowych funduszy
celowych oraz państwowych jednostek budŜetowych mających siedzibę poza
granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128, poz. 861).
4.
Zapewnić prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami określonymi
w przepisach ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
5.
Zapewnić zamykanie ksiąg rachunkowych na dzień kończący rok obrotowy,
stosownie do wymogu wynikającego z art. 12 ust.2 pkt 1 ustawy
o rachunkowości.
6.
Zapewnić terminowe regulowanie obciąŜających jednostkę zobowiązań,
zgodnie z art. 44 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach
publicznych.
7.
Dokonać analizy obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej, mając na
względzie uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
8.
Zobowiązać Skarbnika Gminy do przeprowadzania wyrywkowej kontroli kasy
i raportów kasowych.
9.
Zapewnić prawidłowe sporządzanie poleceń wyjazdu słuŜbowego.
10.
Uzupełnić akta osobowe kasjera o deklarację przyjęcia odpowiedzialności
materialnej za powierzone mienie.
11.
Podjąć czynności w celu zawarcia stosownych umów z odbiorcami wody
i dostawcami ścieków, stosownie do wymogu wynikającego z art.6 ust.1
ustawy z dnia 7 czerwca 2001 roku o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę
i zbiorowym odprowadzaniu ścieków.
12.
Zapewnić
przeprowadzanie
inwentaryzacji
składników
majątkowych
w zakresie i terminach wskazanych w art. 26 ustawy o rachunkowości.
Podając powyŜsze do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia
7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią
Wójt o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub
6
przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dniu od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, Ŝe zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje
prawo zgłoszenia zastrzeŜeń do Kolegium Izby.
ZastrzeŜenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od
daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą złoŜenia zastrzeŜeń moŜe być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez
błędną jego wykładnię albo niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyŜej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia
zastrzeŜenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeŜeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Rokiciny.
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Rokiciny.
3. aa.
7
8