Zapytanie ofertowe - Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury

ZAPYTANIE OFERTOWE NA OBSŁUGĘ
GASTRONOMICZNĄ IMPREZY PLENEROWEJ
„DNI PONIDZIA 2014”
I.
ORGANIZATOR:
Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury
II.
ORGANIZATOR ODPOWIEDZIALNY ZA WYBÓR OFERTY
I ZAWARCIE UMOWY:
Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury
ul. J. Piłsudskiego 2A
28-400 Pińczów
Kontakt:
Urszula Kurek tel. 41 357 24 24 w. 111
Grzegorz Jankowski tel. 041 357 24 24 wew. 114, kom. 532 120 007
e-mail: [email protected]
III.
ZAKRES OBSŁUGI:
Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty uprawniony jest do
promocji swojej firmy poprzez możliwość zapewnienia obsługi gastronomicznej
imprezy pod nazwą DNI PONIDZIA 2014 w terminie 05 lipca 2014 r.,
miejsce:
Plac Wolności w Pińczowie
w godzinach 12:00 – 01:00,
w postaci poniższych działań:
1. Stoiska gastronomiczne dla około 6000 uczestników, w tym:
• potrawy z grilla, rożna,
• stanowiska z piwem i napojami chłodzącymi (zgodnie z Ustawą
z dn.26.10.1982 Dz.U. z 2007 r. nr 70 poz.473 o o wychowaniu
w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi),
• fast food,
• gofry,
• lody,
• wata cukrowa, popcorn, kukurydza itp.
2. min. 800 miejsc konsumpcyjnych(plenerowych) ławy, stoły, parasole
3. Przygotowanie ok. 50 ciepłych posiłków dla artystów i obsługi.
4. Na dystrybucję produktów, o których mowa w pkt. 1 Wykonawca otrzyma od
Organizatora wyłączność.
5. Wykonawca zapewnia sobie we własnym zakresie dostęp do prądu - (agregat
prądotwórczy). Wykonawca zapewnia sobie sam sprzęt gaśniczy oraz inny
niezbędny sprzęt i środki potrzebne do wystawienia i funkcjonowania stoisk.
IV.
PROCEDURA
Nie dopuszcza się składania ofert częściowych w podziale na zadania.
W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko 1 oferent.
Kryteria oceny ofert – najwyższa cena.
Termin i miejsce składania ofert - włącznie do dnia 30.04.2014 r. do godziny
15.00:
- pocztą, na adres: Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury,
ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów,
- mailowo na adres: [email protected]
- osobiście pod adres Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury,
ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów, pokój nr 14.
Termin zamieszczenia zapytania 23 kwietnia 2014 r. na stronie internetowej:
www.psck.pl
•
•
•
V.
Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Organizatorów
w zakresie ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert, Organizator zastrzega sobie
możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu
wyjaśnienia zapisów w formularzu ofertowym.
Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta
bez podania przyczyny.
PLANOWANY TERMIN ZAWARCIA UMOWY
Organizator (Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury) przewiduje zawrzeć
umowę z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę do dnia 13.05.2014 r.
VI. Złączniki
1.
2.
3.
4.
Formularz ofertowy
Karta zgłoszenia wystawcy
Regulamin
Mapka terenu imprezy
FORMULARZ OFERTOWY
na obsługę gastronomiczną
imprezy plenerowej „DNI PONIDZIA 2014”
Załącznik nr 1
DANE WYKONAWCY
NAZWA/
IMIĘ, NAZWISKO:
SIEDZIBA/ADRES:
NIP/ REGON/ PESEL
TEL./FAX:
E-MAIL:
I.
II.
Rodzaj stoiska
dania gorące z
grilla/ rożna
fast food
Stoiska gastronomiczne
Lp.
Oświadczam, iż zapoznałem się
z Regulaminem
Stanowisk Wystawienniczych
obowiązującym podczas DNI PONIDZIA 2014 i zobowiązuję się do przestrzegania
określonych w nim Obowiązków Wystawców oraz przepisów przeciwpożarowych i
porządkowych, a także akceptuję wzór umowy stanowiący Załącznik do Zaproszenia do
składania ofert na obsługę gastronomiczną.
Zobowiązuję się zapewnić obsługę gastronomiczną imprezy w następującym zakresie:
1.
Oferowany asortyment
Ilość stoisk
gofry
lody
popcorn
wata cukrowa
inne
propozycje
…………………….……… szt. miejsc siedzących
2.
Miejsca siedzące
……………..…………………….……….. szt. parasoli
…………….…………….. szt. stołów biesiadnych
Rollbary
3.
III.
…………………………………………………………. sztuk
Z tytułu uzyskania wyłączności na obsługę gastronomiczną imprezy proponuję kwotę
……….…………………… PLN netto + VAT wg stawki 23%.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
Zobowiązuję się wpłacić 100 % kwoty określonej w pkt. III w terminie do dnia
24.06.2014 r.
W terminie 14 dni roboczych od otrzymania informacji o wyborze mojej oferty jako
najkorzystniejszej zobowiązuję się dostarczyć zaświadczenie Państwowego Powiatowego
Inspektora Sanitarnego w Busku Zdrój dotyczącego wyrażenia zgody na zorganizowanie
stoisk gastronomicznych określonych w pkt. II, a w terminie 20 dni od podpisania umowy
pozwolenie na sprzedaż alkoholu podczas imprezy.
Uważam się za związanego ofertą do dnia ………………………………….. .
Do formularza załączam Zgodny ze stanem faktycznym wyciąg z KRS /ewidencji
działalności gospodarczej
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wyłącznie na potrzeby
organizacji imprezy zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych
(Dz. U. 2002 Nr 101 poz. 926 z późn. zm.)
……………………..........………..…………………………….
data i podpis osoby
uprawnionej do reprezentowania Oferenta
Załącznik nr 2
KARTA ZGŁOSZENIA WYSTAWCY
DNI PONIDZIA 2014
Pińczów, 5 lipca 2014 roku
Imię i nazwisko / pełna
nazwa firmy
Adres, NIP
Telefon:
Faks:
www:
e-mail:
Branża
(opis prezentowanego
asortymentu)
Osoba do kontaktu:
................................................................
(data, pieczęć i czytelny podpis)
UWAGA!
Wystawcy we własnym zakresie zapewniają sobie krzesła i inny sprzęt potrzebny do
ekspozycji oraz dekorację stoiska.
Wypełnioną KARTĘ ZGŁOSZENIA WYSTAWCY należy dostarczyć w
nieprzekraczalnym terminie do dnia 18 czerwca 2014 roku do Pińczowskiego
Samorządowego Centrum Kultury w jeden z wskazanych niżej sposobów:
1. pocztą na adres:
Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury
ul. J. Piłsudskiego 2A
28-400 Pińczów
2. osobiście w Pińczowskim Samorządowy Centrum Kultury pok. nr 14
3. faxem na nr: 41 357 24 24
4. e-mailem z dopiskiem w tytule DNI PONIDZIA 2014 - STOISKO na adres:
[email protected]
(tylko w przypadku zeskanowania wypełnionej KARTY ZGŁOSZENIA WYSTAWCY)
W razie pytań bądź wątpliwości, szczegółowych informacji udziela p. Urszula Kurek
(tel. 41 357 24 24 wew 111, e-mail: [email protected]).
Załącznik nr 3
REGULAMIN STANOWISK WYSTAWIENNICZYCH
§1
I.
Organizatorem imprezy jest:
Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury
ul. J. Piłsudskiego 2A,
28-400 Pińczów
II.
Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
imprezie – należy przez to rozumieć imprezę o nazwie: DNI PONIDZIA 2014
terenie imprezy – należy przez to rozumieć teren wyznaczony przez Organizatora, na którym
odbywa się impreza
wystawcy – należy przez to rozumieć podmiot wystawiający swoje stoisko promocyjne lub
handlowe podczas imprezy.
§2
Stanowiska wystawiennicze i inne usługi
1. Organizator ze względu na ograniczoną powierzchnię wystawienniczą zastrzega sobie
prawo wyboru Wystawców oraz rozplanowania rozmieszczenia poszczególnych
stanowisk wystawienniczych – z tego tytułu Wystawcy nie przysługują żadne
roszczenia względem Organizatora.
2. Organizator zobowiązuje się udostępnić Wystawcy plan rozmieszczenia stanowisk
wystawienniczych wraz z programem imprezy w terminie nie dłuższym niż 5 dni
przed planowaną imprezą.
§3
Warunki uczestnictwa
1. Pierwszeństwo udziału w charakterze Wystawcy mają podmioty lub osoby
fizyczne, które zadeklarowały udział sponsorski w realizacji imprezy poprzez
przekazanie wkładu rzeczowego na rzecz realizacji imprezy lub sfinansowania
wydatków związanych z realizacją imprezy lub przekazały darowiznę na rzecz
realizacji imprezy.
2. Przy wyborze Wystawców brana będzie również kolejność zgłoszeń. W
przypadku wystawcy, dla którego Organizator gwarantuje wyłączność na
sprzedawane produkty lub usługi pod uwagę brana będzie wysokość
zaproponowanej partycypacji w kosztach organizacji imprez.
3. Rezerwacja stanowiska następuje po wpłynięciu prawidłowo wypełnionej
Karty Zgłoszenia Wystawcy/Formularza oferty do siedziby Organizatora.
Informacja o terminach przyjmowania zgłoszeń będzie podawana
każdorazowo w ogłoszeniu o naborze na każdą imprezę.
Karta powinna być wypełniona w języku polskim w formie pisemnej - trwałą i
czytelną techniką oraz podpisana przez osobę upoważnioną do zawierania umów w
imieniu Wystawcy.
4. Przekazanie Organizatorowi wypełnionej Karty Zgłoszenia jest równoznaczne
z bezwzględną akceptacją niniejszego regulaminu przez Wystawcę.
5. Organizator zobowiązuje się poinformować podmioty i osoby, które przesłały
wypełnioną Kartę Zgłoszenia Wystawcy o możliwości lub braku możliwości
uczestniczenia w imprezie w charakterze Wystawcy w terminie 7 dni od dnia
zakończenia naboru kart zgłoszeniowych Wystawców.
6. Wystawca, który został zakwalifikowany do udziału w imprezie i będzie
oferować na swoim stoisku produkty spożywcze zobowiązany jest dostarczyć
zaświadczenie Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Busku
Zdroju dotyczące wyrażenia zgody na zorganizowanie stoiska
gastronomicznego, w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia listy wystawców.
§4
Obowiązki Wystawcy
1. Wystawca zakwalifikowany do udziału w imprezie ma obowiązek przybycia w dniu
imprezy oraz przygotowania estetycznego stoiska wystawienniczego.
2. Wystawcy we własnym zakresie zapewniają sobie dostęp do wody, krzesła, stoły,
sprzęt gaśniczy i inny sprzęt oraz środki potrzebne do wystawienia stanowiska na czas
imprez – w tym zakresie Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec
Organizatora.
3. Stoisko Wystawcy może zajmować tylko jeden podmiot (podmioty współpracujące
oraz inne mogą być prezentowane w ograniczonej formie uzgodnionej co najmniej na
7 dni przed każdą planowaną imprezą z Organizatorem i wyłącznie za zgodą
Organizatora).
4. Wystawca może wystawiać swoje produkty i reklamować się tylko na własnym
stoisku w taki sposób, aby nie zakłócać normalnego toku pracy innych Wystawców.
5. Sposoby dystrybucji materiałów promocyjnych Wystawcy należy uzgodnić
z Organizatorem.
6. Przygotowanie stoiska musi zakończyć się najpóźniej 60 minut przed rozpoczęciem
imprezy. Wszelkie samochody niesłużące bezpośrednio do przygotowania produktu
lub usługi winny być usunięte z terenu imprezy.
7. Poziom hałasu na stoisku Wystawcy nie może przeszkadzać innym Wystawcom oraz
Organizatorowi w przeprowadzaniu imprezy. Emisja muzyki lub innych dźwięków na
stoisku wystawienniczym wymaga pisemnej zgody Organizatora.
8. Zagospodarowania stoiska należy dokonać w taki sposób, aby nie spowodować
zniszczeń zarówno stoisk innych Wystawców, jak i zniszczeń terenu imprezy.
9. Na bezpośrednim stanowisku wystawienniczym obowiązuje bezwzględny zakaz
palenia tytoniu.
10. Demontaż stanowiska przed oficjalnym zakończeniem imprezy – określonym
w programie imprezy jest możliwy tylko za zgodą Organizatora.
11. Zabrania się wnoszenia i posiadania przez osoby w tym także Wystawców broni lub
innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów
pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych, środków odurzających lub
substancji psychotropowych na teren imprezy.
12. Sprzedaż i spożywanie alkoholu są możliwe tylko w miejscach wyznaczonych przez
Organizatora.
13. Wystawca, który będzie oferować na swoim stoisku produkty spożywcze oświadcza
jednocześnie, że wszelkie produkty zostaną przygotowane oraz podane zgodnie
z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi z należytą starannością i w tym zakresie
Wystawca odpowiada przed właściwym Inspektorem Sanitarnym oraz innymi
uprawnionymi służbami.
Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec
nabywców jego produktów.
14. Wystawca oświadcza, że sprzęt oraz wyposażenie, które jest użytkowane na potrzeby
stanowiska oraz udostępniane uczestnikom imprezy posiada wszelkie atesty zgodnie
z obowiązującymi wymaganiami prawa (zwłaszcza w kwestii związanej z
bezpieczeństwem imprezy).
15. Zakazuje się wprowadzania psów i innych zwierząt na teren imprezy oraz
prowadzenia bez autoryzacji Organizatora jakiejkolwiek działalności handlowej lub
innej zarobkowej na terenie imprezy.
16. Zabrania się parkowania wszelkich pojazdów na drogach ewakuacyjnych i
dojazdowych, bądź zastawiania ich jakimikolwiek przedmiotami.
17. Zabrania się zaśmiecania terenu imprezy.
18. Wystawcy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na terenie imprez
zobowiązane są stosować się do poleceń Służb Porządkowych Organizatora.
§5
Obowiązki Organizatora
1. Organizator zapewni Wystawcom powierzchnię wystawienniczą w dniu odbywania
się imprez zgodnie z ustalonym planem rozmieszczenia stanowisk.
2. Organizator zapewni Wystawcom możliwość przygotowania stoiska w dniu
odbywania się imprez, w godz. 8.00 – 11.00.
3. Organizator nie wyraża zgody na działania wystawiennicze oraz promocyjno reklamowe firm, usług i produktów, które nie zostały wcześniej uzgodnione
z Organizatorem.
§6
Przepisy przeciwpożarowe i porządkowe
1. Przygotowanie, funkcjonowanie i demontaż stoiska muszą być wykonane zgodnie
z przepisami bhp i ppoż. Wystawcy i wykonawcy robót ponoszą osobistą
odpowiedzialność wynikającą z nieprzestrzegania w/w przepisów.
2. W czasie trwania imprez Wystawca podlega zarządzeniom Organizatora imprez.
§7
Inne postanowienia
1. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu i miejsca planowanych imprez w
uzasadnionych przypadkach – z tego tytułu Wystawcy nie przysługuje prawo roszczeń
wobec Organizatora. Organizator zobowiązuje się niezwłocznie poinformować
Wystawcę o zmianie miejsca lub terminu imprezy.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym
Regulaminie.
§8
Dane kontaktowe
1. Podmioty i osoby zainteresowane udziałem w imprezie w charakterze Wystawcy
proszone są o złożenie wypełnionych kart zgłoszeniowych w terminie podanym w
niniejszym Regulaminie w Pińczowskim Samorządowym Centrum Kultury:
 pocztą, na adres:
Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury,
ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów,
 mailowo na adres: [email protected]
 osobiście pod adres Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury,
ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów, pokój nr 14.
2. Karty zgłoszenia mogą zostać dostarczone osobiście, pocztą lub drogą elektroniczną
(skan podpisanej karty zgłoszenia).
3. Za datę złożenia karty zgłoszeniowej uznaje się dzień jej otrzymania przez
Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury.
Załącznik nr 4