Internetowa sprzedaż węgla – a jednak możliwe

r
e
k
l
a
m
a
Internetowa sprzedaż węgla
– a jednak możliwe
Wdrożenie opracowanego przez COIG systemu e-sprzedaży w Katowickim Holdingu Węglowym SA nie
tylko pozwoliło ukrócić nieprawidłowości w handlu węglem, ale przede wszystkim przyniosło znaczne
oszczędności. Nic więc dziwnego, że system jest rozwijany, a ścieżką wyznaczoną przez KHW podążają
inni.
Skąd wziął się pomysł na system informatyczny, który niejako nadzorowałby handel węglem?
– Idea e-sprzedaży zaczęła powstawać w KHW na przełomie 1999
i 2000 roku. Pierwszym przyczynkiem była potrzeba monitoringu obrotów węgla – opowiada jeden z pomysłodawców systemu, wiceprezes
KHW Marek Klusek. – Pamiętajmy, że sprzedaż jest mocno rozproszona. W tej chwili to 200 podmiotów stanowiących grupę autoryzowanych
sprzedawców w KHW. Te podmioty w ciągu jednego dnia odbierają kilka tysięcy ton węgla transportem samochodowym, a każdy samochód to
odrębna przesyłka. Ogrom dokumentów, które powstawały przy tej okazji, został obecnie poddany dokładnej kontroli i pozwala na identyfikację nawet pojedynczych przesyłek. Pośrednio został także osiągnięty efekt
spadku nieprawidłowości w handlu węglem.
Już pierwszym rozmowom o systemie (wiceprezes Klusek osobiście
usiadł do rozmów z informatykami w COIG, przedstawiając swoje oczekiwania) towarzyszyła idea sprzedaży elektronicznej. W systemie, oprócz
nadzoru i monitoringu transakcji, były również dokumenty transakcyjne
– faktury, kwity za wydany węgiel. System musiał „zamknąć się” jako obsługujący sprzedaż węgla.
Z pewnością najważniejszym etapem wdrożenia było pełne wprowadzenie obrotu węgla łącznie z wszelkimi formalnościami (aneksy, zamówienia, wnioski itp.) drogą elektroniczną bez wykorzystania dokumentów
papierowych.
– To w znacznym stopniu ograniczyło koszta, mocno poprawiło bezpieczeństwo handlu, choćby poprzez wprowadzenie elektronicznych upoważnień do odbioru węgla, co ważne, spersonalizowanych, czyli przywiązanych do konkretnych osób. Gdy połączyć to z wymaganiem haseł PIN,
to możemy powiedzieć, że rzeczywiście ukróciliśmy nieprawidłowości –
dodaje Klusek.
Elektroniczne upoważnienia oznaczały prawdziwy przełom. Kolejnym
milowym kamieniem było wprowadzenie awizacji odbioru węgla także na
drodze elektronicznej. Dzięki temu wyeliminowano długie kolejki oczekujących na węgiel.
Jednak wszystkie zainteresowane strony mają świadomość, że prace
nad systemem wciąż trwają.
– Najważniejszym elementem, który zamknie ten system w stu procentach, będzie wprowadzenie e-faktury – zapowiada Klusek. – Jesteśmy gotowi. Zarówno KHW, jak i nasze kopalnie mają już odpowiednie ku temu
narzędzie. Pozostaje kwestia uzgodnień ze służbami skarbowymi, w jakim trybie ta część sprzedaży (dla autoryzowanych sprzedawców) może
być realizowana właśnie za pomocą e-faktury.
Sukcesy KHW na polu usprawnienia handlu nie pozostawiły obojętnymi konkurentów. System zaczął też wdrażać największy europejski producent węgla – Kompania Węglowa SA.
– Czy warto było zastosować to rozwiązanie? Ależ tak! – zapewnia
dyrektor pionu ds. sprzedaży i marketingu Kompani Węglowej Mirosław
Gross. – Sieć autoryzowanych sprzedawców uruchomiliśmy i rozwijamy od ponad trzech lat. Oczywiste jest więc, że chcieliśmy podpatrzeć
te wzorce w KHW, skoro ich sieć autoryzowanych sprzedawców działa
od dekady.
Chyba zresztą nie mogło być inaczej, skoro część autoryzowanych dostawców współpracuje i z Holdingiem, i z Kompanią. – Oni także wskazywali, że e-sprzedaż działa, że jest wygodna i usprawnia pracę – przyznaje Gross.
Kompania zdecydowała się pójść za ciosem. Skoro system dobrze
sprawdzał się u autoryzowanych sprzedawców, dlaczego nie wykorzystać
go w kontaktach handlowych z innymi podmiotami.
– Takie mamy plany. Wdrażając system, zaczęliśmy go wykorzystywać
w kontaktach z autoryzowanymi dostawcami. Już teraz jednak poszerzyliśmy system o kontakty z innymi kontrahentami, np. ciepłowniami czy
nieautoryzowanymi dostawcami – dodaje Gross.
– Dla nas system oznaczał znaczne ograniczenie wydatków, tonęliśmy
w papierach, traciliśmy mnóstwo cennego czasu odbiorcy węgla – wspomina Alicja Nowicka, prezes stowarzyszenia autoryzowanych sprzedawców KHW. – Dzięki niemu okazało się, że niektóre procedury nie tylko
uległy skróceniu, ale i podlegały lepszej kontroli. Dzięki systemowi wiemy
np., gdzie jest nasz samochód, kiedy dostarczy węgiel itp.
Jak podkreślają wszystkie zainteresowane strony, system, mimo że już
gruntownie przetestowany i wdrożony, to wciąż żyje – jest poprawiany
i dostosowywany do potrzeb dostawców i odbiorców węgla.
Stanisław Rymaszewski, Menedżer ds. Produkcji Oprogramowania w COIG:
– Informatycy COIG-u w każdym momencie powstawania tego systemu budowali go tak, jak życzył sobie klient, czyli i sprzedawcy, i odbiorcy. Na każdym etapie staraliśmy się stosować najnowsze technologie, pamiętając równocześnie o tym, by system był bezpieczny, komunikatywny
i prosty w obsłudze, a przede wszystkim pozwolił skupić się jego użytkownikom na podstawowej działalności biznesowej. System ten w swoim
założeniu miał wspierać ich działania. Mam nadzieję, że udało nam się taki system stworzyć.