Program Mieszczanin Banki-Płatności Masowe oszczędza połowę

Informatyka
Program Mieszczanin Banki-Płatności Masowe
oszczędza połowę czasu pracy księgowego
Co jest najbardziej czasochłonnym i pracochłonnym zajęciem w księgowej obsłudze nieruchomości? Zarządcy
są zgodni: połowę czasu pracy zajmuje im księgowanie
wpłat z wyciągów bankowych. Program komputerowy
Mieszczanin Banki-Płatności Masowe prawie zupełnie
wyręcza ich w tej pracy.
Zazwyczaj wygląda to tak: wyciąg
z banku przychodzi raz w miesiącu,
potem zaczyna się żmudne i odtwórcze przepisywanie danych z wyciągu do komputera. Wszystko trzeba oczywiście kilka razy sprawdzić.
– W roku typowa praca naszych księgowych to właśnie księgowanie wpłat
lokatorów – mówi Krystyna Czarnecka,
główna księgowa Proconu, firmy zarządzającej budynkami 190 wspólnot
mieszkaniowych w Oleśnicy na Dolnym Śląsku. – To zajmuje nam nawet
połowę czasu, a oprócz czynszu osobno,
bo z drugiej książeczki, musimy zaksięgować jeszcze wpłaty na fundusz remontowy. Dlatego właśnie Procon zdecydował się na instalację programu Mieszczanin Banki-Płatności Masowe. Już
używają tego programu księgowi ze
spółki Nieruchomości WielkopolskiZarządzanie, jednego z najbardziej
liczących się zarządców nieruchomości w Poznaniu. – Zanim zaczęliśmy
korzystać z programu Mieszczanin Banki-Płatności Masowe, ręczne księgowanie
wpłat właścicieli wspólnot zajmowało nam
około dwóch tygodni miesięcznie, czyli połowę czasu pracy – wylicza Joanna Mikołajczyk, księgowa poznańskiej
spółki. – Teraz wprowadzamy do programu księgowego wyciągi i weryfikujemy je
w półtora dnia i to przy większej liczbie
wpłat.
Bogumiła Witkowska, współwłaścicielka spółki BeWit, która zarządza nieruchomościami mieszkalnymi w Warszawie, już prawie rok
pracuje z programem Mieszczanin
Banki-Płatności Masowe i uważa, że
to jedno z najbardziej pomocnych
narzędzi w zarządzaniu nierucho-
mościami. – Nareszcie ktoś znalazł
sposób na zmorę małych zarządców: stanie w kolejkach do banków i wpisywanie wyciągów do komputera – mówi.
– Mieszczanin Banki-Płatności masowe
rozpoznaje wszystkie aktualne informacje
z banku w każdej chwili i to w kilka sekund.
Wszystkie przelewy są wykonywane elektronicznie. Łączę się z bankiem, ściągam
dane o stanie kont i analizuję w programie.
Wszystko to trwa może minutę, z czego najwięcej czasu zajmuje mi… połączenie się
z bankiem – tłumaczy Bogumiła Witkowska. – Wolę nie przypominać sobie,
ile trwało to bez tego programu.
Jak to działa
Ideą programu Mieszczanin Banki-Płatności Masowe jest połączenie
danych z wyciągu bankowego z programem do księgowej obsługi nieruchomości, na przykład z Systemem Łatwej Obsługi Nieruchomości. Prawie
wszystkie banki oferują dziś usługę
nazywaną wirtualnymi rachunkami kontrahenckimi, identyfikacją
płatności masowych, wpłat masowych
albo podobnie. Polega to na tym, że
bank pozwala stworzyć w ramach
jednego konta wiele tzw. wirtualnych rachunków – indywidualnych
dla każdego lokatora i każdego rodzaju wpłaty, a następnie udostęp-
nia na dyskietce lub przez Internet
specjalnie przygotowane dane o wpływach na każdy z tych rachunków.
To te właśnie dane są jednoznacznie identyfikowane przez program
Mieszczanin Banki-Płatności Masowe,
który najpierw automatycznie tworzy numery wirtualnych rachunków, następnie przygotowuje dane
do druku książeczek opłat przez firmy
poligraficzne, a potem rozpoznaje
zapłaty dokonywane na wirtualny
rachunek i umieszcza je w programie
księgowym.
Dzięki takim rozwiązaniom Mieszczanin Banki-Płatności Masowe daje
zarządcom dwie podstawowe korzyści. Po pierwsze uwalnia ich od
powtarzalnych, mechanicznych czynności, przez co pozwala skupić się
na tych pracach, które wymagają
większej wiedzy specjalistycznej.
Potwierdza to Justyna Łukaszewicz,
prezes Zarządu Nieruchomości Wielkopolski-Zarządzanie: – Po co tracić
czas na pracę odtwórczą, jeśli można ją
zautomatyzować? Firma o naszej pozycji i marce na rynku nie mogłaby sobie
na to pozwolić. Po drugie zaś, program
zwiększa efektywność zarządzania:
– Jeśli teraz dzięki informatyzacji jeden
księgowy obsługuje u nas 40 wspólnot,
to po instalacji programu Mieszczanin
Banki-Płatności Masowe ten wskaźnik efektywności zarządzania może się
zwiększyć nawet do 60 wspólnot na księgowego – wylicza Krzysztof Łuczek,
współwłaściciel Proconu.
ANDRZEJ RÓŻAŃSKI
luty 2006 WSPÓLNOTA MIESZKANIOWA
25