Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego w 2013 roku

Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego w 2013 roku

Starostwo Powiatowe w Kartuzach
ul. Dworcowa 1
83-300 Kartuzy
Kartuzy, 02 grudnia 2013 roku
(nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny)
A.1721.6.2013
SPRAWOZDANIE
Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK
2013
Janina Kwiecień
(-)
STAROSTA KARTUSKI
Przyjmuję do wiadomości
(pieczątka i podpis kierownika jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny)
Podstawa prawna
Zgodnie z art.283 ust.5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych do końca stycznia każdego roku kierownik komórki
audytu wewnętrznego sporządza sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni.
Adrian Kłos
(-)
AUDYTOR WEWNĘTRZNY
Sporządził
(Audytor wewnętrzny)
1
1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym1
Lp.
Nazwa jednostki
1
2
1
1)
Starostwo Powiatowe w Kartuzach
(jednostka nadrzędna – jednostka zatrudniająca audytora wewnętrznego)
2
Centrum Inicjatyw Edukacyjnych w Kartuzach
3
Dom Pomocy Społecznej w Kobysewie
4
Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Kartuzach
5
Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Kartuzach
6
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Kartuzach
7
Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach
8
Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Kartuzach
9
Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Żukowie
1
0
Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kartuzach
1
1
Zarząd Dróg Powiatowych w Kartuzach
1
2
Zespół Szkół Ogólnokształcących im. H.Derdowskiego w Kartuzach
1
3
Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych im. rtm. W.Pileckiego w Przodkowie
1
4
Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Sierakowicach
1
5
Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych im. J.Wybickiego w Somoninie
Należy wskazać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, oraz jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie - art. 287 ust. 1 ustawy.
2
Lp.
Nazwa jednostki
1
2
1
6
Zespół Szkół Technicznych im. F.Ceynowy w Kartuzach
1
7
Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących im.I Brygady Pancernej im.Boh.Westerplatte w Kartuzach
1
8
Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących im. Książąt Pomorskich w Żukowie
3
2.
Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego
Lp.
1
2)
Imię i nazwisko
Nazwa stanowiska
Numer telefonu
Adres poczty
elektronicznej
3
4
5
2
Wymiar czasu pracy
(w etatach)
Kwalifikacje
zawodowe3)
Udział w szkoleniach
w roku
sprawozdawczym
(w dniach)
6
7
8
5 dni
1.
Adrian Kłos
Audytor wewnętrzny
(samodzielne
stanowisko)
58-681-25-51
w.605
[email protected]
egzamin MF
(nr 280/2004)
1/1
Udział w 5 szkoleniach
głównie w ramach
Gdańskiego Obszaru
Metropolitarnego oraz
IIA Polska (koło
pomorskie).
A.1227.1.20013
A.1227.6.2013
1
2
TAK
Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej
samooceny audytu wewnętrznego?
(udokumentowana samoocena dokonana w drodze ankiety 2013 rok dla
stanowiska AW - A.173.3.2013)
2)
Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stanu na 31 grudnia roku sprawozdawczego.
Kwalifikacje zawodowe. Należy wpisać odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor kontroli skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W przypadku braku ww.
kwalifikacji zawodowych należy wpisać „–”.
4)
Niepotrzebne skreślić.
3)
4
3. Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym
Lp.
1
5)
Temat zadania audytowego
2
Liczba
audytorów
Zadanie
zapewniające
(Z) albo
czynność
doradcza (D)
(w tym
sprawdzające
(S))
Audyt
wewnętrzny
zlecony
3
4
Typ obszaru
działalności,
w którym
przeprowadzono
zadanie audytowe
5
Opis obszaru
działalności
7)
wspomagającej
7
Liczba
audytorów
Czas
Czas
przeprowa
przeprowadz
wewnętrznych wewnętrznych
dzenia
przeprowa przeprowad
enia zadania
zadania
audytowego
dzających
zających
audytowego
zadanie
zadanie
audytowe
audytowe
1/Z/2013
2/Z/2013
Zarząd i
administracja
budynkami
starostwa.
(dodatkowe zadanie)
System zarządzania
bezpieczeństwem
informacji.
Z
Z
Działalność
Planowany
wspomagająca
Zlecony
§20 ust.2
pkt.14
r.RM KRI
Działalność
wspomagająca
Planowany
Działalność
wspomagająca
Zarządzanie
mieniem
(w etatach)
Wykonanie
(w dniach)
Plan8)
8
9
10
11
I kwartał
I - II
kwartał
1/1
1/1
30
Zarządzanie,
systemy
informatyczne
-/-
Bezpieczeństwo
1/1
1/1
Ustalanie rozkładu
godzin pracy aptek
ogólnodostępnych.
Z
-
12
NIE
30
II - III
kwartał
NIE
35
66
3/Z/2013
(w dniach)
Wykonanie
(w etatach)
Plan8)
78
Powołanie
rzeczoznawcy
II kwartał III kwartał
1/1
NIE
30
30
5)
Należy wpisać wszystkie przeprowadzone zadania zapewniające i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego.
Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką;
zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami.
7)
Kolumnę należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: „Gospodarka finansowa” albo „Zakupy”, albo „Zarządzanie mieniem”, albo „Bezpieczeństwo”,
albo „Systemy informatyczne”, albo „Zarządzanie”.
8)
W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego, należy wpisać „-”.
6)
5
Lp.
1
4/Z/2013
1/S/2013
5)
Temat zadania audytowego
2
15
Sprawdzenie zasad
wydatkowania
środków budżetowych
i zasad gospodarki
finansowej w jednostce
sektora finansów
publicznych - Zespół
Szkół Zawodowych w
Somoninie.
31
Sprawdzenie realizacji
zaleceń z poprzednich
czynności audytorskich
oraz obszaru.
Kompleksowe badanie
zasad funkcjonowania
Wydziału
Komunikacji za lata
2009-2011.
Zadanie zapewniające.
(A.1720.14.2011
Zadanie bieżąca analiza
2/Z/2011).
Liczba
audytorów
Zadanie
zapewniające
(Z) albo
czynność
doradcza (D)
(w tym
sprawdzające
(S))
Audyt
wewnętrzny
zlecony
3
4
5
Planowany
Działalność
podstawowa
Z
S
Typ obszaru
działalności,
w którym
przeprowadzono
zadanie audytowe
Działalność
Planowany
wspomagająca
Opis obszaru
działalności
7)
wspomagającej
7
Czas
Czas
przeprowa
przeprowadz
wewnętrznych wewnętrznych
dzenia
przeprowa przeprowad
enia zadania
zadania
audytowego
dzających
zających
audytowego
zadanie
zadanie
audytowe
audytowe
(w etatach)
Wykonanie
(w dniach)
Plan8)
8
9
10
11
III
kwartał
III - IV
kwartał
30
25
1/1
Powołanie
rzeczoznawcy
(w dniach)
Wykonanie
(w etatach)
Plan8)
1/1
Bezpieczeństwo,
Zarządzanie
Liczba
audytorów
12
NIE
IV kwartał IV kwartał
1/1
NIE
1/1
3
3
6
4. Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych
Lp.
Temat zadania
zapewniającego lub
przedmiot czynności
doradczej5)
Zadanie
zapewnia
-jące (Z)
albo
czynność
doradcza
(D)
Efekty
przeprowadzenia
zadania audytowego9)
1
2
3
4
Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski
Ryzyka, do których
odnoszą się wydane
zalecenia lub opinie i
wnioski
5
6
W toku audytu dokonano pełnej oceny zagadnień wyodrębnionych do
sprawdzenia w oparciu dokumentację związaną z zarządem i zabezpieczeniem
budynków. Łączna wartość księgowa nieruchomości ujęta w księgach
Starostwa Powiatowego w Kartuzach to 33 353 502,54 zł.
W toku niniejszego audytu wydano następującą rekomendację:
1)
78
1/Z/2013
Zarząd i
administracja
budynkami
starostwa.
Z
Zwiększenie
bezpieczeństwa
zasobów /
Identyfikacja
znacznego ryzyka
/ Zwiększenie
efektywności i
skuteczności
kontroli
wewnętrznej
Ocenić, stan obiektu po byłej Komendzie Policji przy ul. Kościuszki
w Kartuzach, w szczególności wieży masztu antenowego i rozważyć
zabezpieczenie infrastruktury grożącej bezpieczeństwu.
Uzasadnieniem wydanej rekomendacji jest wysokie potencjalne ryzyko i niemożliwe do
oceniania skutki ewentualnych dewastacji lub nawet katastrofy budowlanej. Audytor
wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia o prawidłowości postępowania w
omawianym zakresie, oceniając, iż podjęte rozwiązania systemowe w pełni realizują
zakres prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej i zarządczej nad
powierzonym katalogiem zadań Starostwa. Zaobserwowane zagrożenia są jedynie
potencjalne. Podjęte działania kadr Wydziału Organizacyjnego i innych stanowisk
zaangażowanych w sprawie świadczą o efektywnym dążeniu do poprawy jakości
realizowanych zadań na bieżąco, są na wysokim poziomie merytorycznym oraz
wykazują duże zaangażowanie w sprawie. Wszystkie zbadane stanowiska bez zastrzeżeń
realizowały powierzone im zadania. Skoro skala błędu jest niższa niż 1 %, to audytor
wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia w sprawie poprawności
realizowanych zadań. W toku zadania przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka
badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z
obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że Sekretarz Powiatu
oraz podlegli Mu pracownicy a także Referaty Inwestycji, Remontów i Zamówień
Publicznych oraz Gospodarki Nieruchomościami realizują zadania Powiatu w zakresie
im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym
poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono
naruszenia przesłanek legalności postępowania.
Kontrola
wewnętrzna/
Wrażliwość/
Złożoność/
Kwalifikacje
pracowników /
Stabilność /
Materialność
9)
Należy wybrać odpowiednio: „Zapewnienie o prawidłowości działania” albo „Wzrost efektywności i skuteczności działania”, albo „Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów”, albo „Doprowadzenie do działania zgodnego z
prawem”, albo „Identyfikacja znacznego ryzyka”, albo „Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej”, albo „Wykrycie znacznej nieprawidłowości”.
7
Lp.
Temat zadania
zapewniającego lub
przedmiot czynności
doradczej5)
Zadanie
zapewnia
-jące (Z)
albo
czynność
doradcza
(D)
Efekty
przeprowadzenia
zadania audytowego9)
1
2
3
4
(dodatkowe zadanie)
2/Z/2013
System zarządzania
bezpieczeństwem
informacji.
Z
Zwiększenie
bezpieczeństwa
zasobów /
Doprowadzenie
do działania
zgodnego z
prawem / Wzrost
efektywności i
skuteczności
działania /
Identyfikacja
znacznego ryzyka
/ Zwiększenie
efektywności i
skuteczności
kontroli
wewnętrznej
Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski
Ryzyka, do których
odnoszą się wydane
zalecenia lub opinie i
wnioski
5
6
Prowadzone zadanie realizuje obowiązek corocznego audytu
wewnętrznego w zakresie IT, wynikającym z § 20 ust.2 pkt 14
Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w
sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań
dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci
elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów
teleinformatycznych (Dz.U poz.526). Podjęte działania pionu IT nadal
świadczą o efektywnym dążeniu do poprawy jakości realizowanych
zadań na bieżąco, są na wysokim poziomie merytorycznym oraz
wykazują duże zaangażowanie w sprawie. Podobnie inne zbadane
stanowiska bez zastrzeżeń ciągle realizują powierzone im zadania.
W toku niniejszego audytu wydano następujące rekomendacje:
1)
Na stronie internetowej http://spow.kartuzy.ibip.pl Biuletyn
Informacji Publicznej - Starostwo Powiatowe w Kartuzach
podać informacje o wszystkich prowadzonych rejestrach w
szczególności dotyczące Wydziałów i stanowisk: Komunikacji,
Budownictwa, Ochrony Zdrowia, Powiatowego Rzecznika
Konsumentów i Zespołu Radców Prawnych.
2)
Należy stale mieć na uwadze, że założenia Krajowych Ram
Interoperacyjności powinny być wprowadzone do systemów
przy pierwszej istotnej ich modernizacji. Stąd w przyszłości
konieczne jest określenie zakresu modernizacji, który będzie
wyznaczał podmiotowo i przedmiotowo zakres obowiązywania
wdrożenia zakładanych prawem zmian.
Kontrola
wewnętrzna/
Wrażliwość/
Złożoność/
Kwalifikacje
pracowników /
Stabilność /
Materialność
W toku audytu stwierdzono, że systemy teleinformatyczne Starostwa Powiatowym w Kartuzach
już obecnie w podstawowym zakresie spełniają, w więcej niż dostatecznym stopniu, przesłanki
opisane w przedmiotowym rozporządzeniu RM: poufności (§ 2 pkt 14), integralności (§ 2 pkt 5) i
dostępności (§ 2 pkt. 4). Jesteśmy, zatem wstępnie gotowi do optymalnego wdrożenia zasad
interoperacyjności, przy nakładzie dodatkowych sił i środków, po podjęciu właściwej i
kompetentnej decyzji w sprawie.
Skoro skala błędu jest niższa niż 1 %, to audytor wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia
w sprawie poprawności realizowanych zadań.
W toku zadania przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru.
Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu
infrastruktury i organizacji pracy.
8
Lp.
Temat zadania
zapewniającego lub
przedmiot czynności
doradczej5)
Zadanie
zapewnia
-jące (Z)
albo
czynność
doradcza
(D)
Efekty
przeprowadzenia
zadania audytowego9)
1
2
3
Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski
Ryzyka, do których
odnoszą się wydane
zalecenia lub opinie i
wnioski
4
5
6
Zapewnienie o
prawidłowości
działania
W ramach podsumowania należy stwierdzić, że zaobserwowane
zagrożenia są jedynie potencjalne a problemy rozwiązywane fachowo i
na bieżąco.
Podjęte działania kadr Referatu Zdrowia i Współpracy z Organizacjami
Pozarządowymi i innych stanowisk zaangażowanych w sprawie
świadczą o efektywnym dążeniu do poprawy jakości realizowanych
zadań na bieżąco, są na wysokim poziomie merytorycznym oraz
wykazują duże zaangażowanie w sprawie. Wszystkie zbadane
stanowiska bez zastrzeżeń realizowały powierzone im zadania.
Skoro skala błędu jest niższa niż 1 %, to audytor wewnętrzny udziela
racjonalnego zapewnienia w sprawie poprawności realizowanych
zadań.
W toku zadania przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka
badanego obszaru.
Stwierdzono, że Kierownik Referatu oraz podlegli Jej pracownicy
realizują zadania Powiatu w zakresie im powierzonym w sposób
prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem
wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie
stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania.
Złożoność/
Kwalifikacje
pracowników /
Stabilność
66
3/Z/2013 Ustalanie rozkładu
godzin pracy
aptek
ogólnodostępnych.
Z
9
Lp.
Temat zadania
zapewniającego lub
przedmiot czynności
doradczej5)
Zadanie
zapewnia
-jące (Z)
albo
czynność
doradcza
(D)
Efekty
przeprowadzenia
zadania audytowego9)
1
2
3
4
Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski
Ryzyka, do których
odnoszą się wydane
zalecenia lub opinie i
wnioski
5
6
W wyniku przeprowadzonego kompleksowego audytu wewnętrznego w zakresie wydatkowania
środków budżetu Powiatu Kartuskiego oraz innych elementów funkcjonowania jednostki
stwierdzono minimalny poziom ryzyka rezydualnego.
15
Sprawdzenie zasad
wydatkowania
środków budżetowych
i zasad gospodarki
4/Z/2013
finansowej w
jednostce sektora
finansów publicznych
- Zespół Szkół
Zawodowych w
Somoninie.
Z
Zapewnienie o
prawidłowości
działania /
Zwiększenie
bezpieczeństwa
zasobów / Wzrost
efektywności i
skuteczności
działania
W toku niniejszego audytu stwierdzono, że dokumentacja dotycząca
projektów związanych z dysponowaniem środkami UE jest prowadzona
poprawnie. Pozyskane środki opiewają w okresie badanym na sumę
299 703,24 EURO. Kwota stanowi równowartość ponad 1,2 mln
złotych. Wydatki strukturalne (środki krajowe) poniesione w 2012 roku
wyniosły 69 598,87 zł i stanowiły 2,66 % w wydatkach ogółem. Są to
znakomite wyniki.
Dokonano analizy wszystkich zakładanych wstępnie ryzyk wystąpienia
nieprawidłowości. W toku przeprowadzonych działań nie stwierdzono
rażących uchybień w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych im. Józefa
Wybickiego w Somoninie. Powierzone zadania były realizowane w
sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i
przepisami, w sposób racjonalny i efektywny.
W toku audytu wewnętrznego sprawdzeniem objęto wydatki pochodzące z budżetu Powiatu
Kartuskiego za 2012 rok. Dokonano także sprawdzenia porównawczego planu finansowego
bieżącego okresu. W toku sprawdzenia zbadano skalę pozostałych problemów związanych z
niektórymi zadaniami wykonywanymi przez jednostkę, a także dokonano analizy przyjętych zasad
rachunkowości (polityki rachunkowości), mających wpływ na badane środki, będące przedmiotem
niniejszego audytu wewnętrznego. Dokonano oceny mechanizmów kontroli zarządczej jednostki.
Wstępnie zapoznano się z zakresem zadań dotyczących bezpieczeństwa informacji.
Zbadano zakres i sposób dokonywania wydatków, w tym zadania określone w Prawie zamówień
publicznych. Dodatkowo, w ramach sprawdzenia za pomocą tzw. testów rzeczywistych, dokonano
potwierdzenia dokonanych wydatków. Sprawdzono sposób i jakość pozyskiwania środków z UE nie stwierdzono żadnych uchybień. Dysponowanie środkami UE w okresie ostatnich trzech lat jest
prowadzone więcej niż poprawnie. Środki z UE opiewają w badanym okresie na sumę 299 703,24
EURO. Kwota stanowi równowartość ponad 1,2 mln złotych. W tym zakresie działania
pozyskiwania przekraczają standardowe ramy działania i stawiają audytowaną placówkę w pozycji
lidera tych działań w obszarze oświaty powiatu.
Zadania wykonywane przez Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych im. Józefa Wybickiego w
Somoninie są realizowane w sposób prawidłowy, zgodny z obowiązującymi procedurami i
przepisami, racjonalnie i efektywnie. Najistotniejszym ustaleniem dla badanej jednostki jest
stwierdzone zachowywanie zasad funkcjonowania, jako jednostki sektora finansów publicznych.
Proponowaną reakcją audytora na taki minimalny charakter ryzyka jest jedynie bieżące
monitorowanie w ramach przyjętego systemu kontroli zarządczej.
Audytor wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia w sprawie poprawności funkcjonowania
zbadanych obszarów w jednostce.
Kontrola
wewnętrzna/
Złożoność/
Kwalifikacje
pracowników /
Materialność
10
Lp.
Temat zadania
zapewniającego lub
przedmiot czynności
doradczej5)
Zadanie
zapewnia
-jące (Z)
albo
czynność
doradcza
(D)
Efekty
przeprowadzenia
zadania audytowego9)
1
2
3
4
1/S/2013
31
Sprawdzenie realizacji
zaleceń z poprzednich
czynności audytorskich
oraz obszaru.
Kompleksowe
badanie zasad
funkcjonowania
Wydziału
Komunikacji za lata
2009-2011.
Zadanie zapewniające.
(A.1720.14.2011
Zadanie bieżąca analiza
2/Z/2011).
S
Zapewnienie o
prawidłowości
działania /
Zwiększenie
bezpieczeństwa
zasobów / Wzrost
efektywności i
skuteczności
działania /
Zwiększenie
efektywności i
skuteczności
kontroli
wewnętrznej
Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski
Ryzyka, do których
odnoszą się wydane
zalecenia lub opinie i
wnioski
5
6
Zgodnie z rocznym planem audytu wewnętrznego na 2011 rok w Wydziale
Komunikacji przeprowadzono audyt wewnętrzny (A.1720.14.2011 Zadanie
2/Z/2011).
W jego toku w dniu 30 czerwca 2011 roku sporządzono sprawozdanie z
przeprowadzenia audytu wewnętrznego. W toku niniejszego audytu wydano 4
rekomendacje.
W toku czynności sprawdzających poddano analizie obecny stan
faktyczny. Ustalono, że wdrożono lub zrealizowano działania w
zakresie objętego audytem Wydziału, zmierzające do realizacji
wszystkich opisanych rekomendacji. Ustalenia w sprawie dokonano na
podstawie pisma nr D.5411.513.2013.AG oraz własnych obserwacji
audytora wewnętrznego.
Stwierdzono, że na bieżąco wdrażane są zmiany w regulaminie
organizacyjnym, podjęto działania, które można uznać, za
przygotowanie do „elektronicznej obsługi klientów”, najniższe płace w
Wydziale zostały korzystnie zweryfikowane, plany dotyczące
powierzchni archiwalnej ze strony Wydziału Komunikacji zostały
określone bez uwag.
W ramach podsumowania zadania należy stwierdzić, że merytorycznie
praca Wydziału Komunikacji i zarządzanie tą komórką jest stale na
wysokim poziomie, poprawne i zupełne zapisy w zakresie prowadzonej
dokumentacji oraz bieżące i skuteczne reakcje na pojawiające się
problemy, przy stale utrzymującej się dużej liczbie spraw i
interesantów.
Kontrola
wewnętrzna/
Kwalifikacje
pracowników /
Stabilność
11
5. Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym
Lp.
Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą
czynności sprawdzające
Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających
(w dniach)
Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających
czynności sprawdzające
(w etatach)
1
2
3
4
1.
31
Sprawdzenie realizacji zaleceń z poprzednich
czynności audytorskich oraz obszaru.
Kompleksowe badanie zasad funkcjonowania
Wydziału Komunikacji za lata 2009-2011.
IV kwartał
4 dni
(sprawdzenie zadania
1/1
A.1720.14.2011 2/Z/2011)
6. Niezrealizowane zaplanowane zadania audytowe
Lp.
Temat zadania zapewniającego lub przedmiot
czynności doradczej
Zadanie zapewniające (Z)
albo czynność doradcza (D)
2
3
1
1/C/2013
1.
77
Zapewnienie warunków obsługi
klientów i badanie jakości
realizowanych usług.
Obszar
Wydział Organizacyjny i wszystkie
komórki
C
Starostwo Powiatowe w Kartuzach (67,06%)
2/C/2013
2
64
Szkolenie pracowników i
indywidualne ścieżki kariery, jako
element zarządzania kadrami.
Obszar
Wydział Organizacyjny i wszystkie
komórki
Starostwo Powiatowe w Kartuzach (60,50%)
C
Przyczyna niezrealizowania zadania zapewniającego lub czynności doradczej
4
Brak czasu operacyjnego uniemożliwił realizację zakładanego wstępnie
harmonogramu. Zaplanowano na 2013 rok 3 zdania zapewniające i 2 doradcze.
Zrealizowano zamiast tego 4 zadania zapewniające i 1 zdanie sprawdzające.
Spowodowane to było koniecznością realizacji dodatkowego zadania
zapewniającego
System
zarządzania
bezpieczeństwem
informacji
(A.1720.3.2013 2/Z/2013) oraz usprawiedliwionymi nieobecnościami audytora
wewnętrznego zatrudnionego w jednostce. Audytor wewnętrzny pracuje w
wymiarze 1/1 etatu (1 osoba).
W Wydziale Organizacyjnym przeprowadzono w 2013 roku 2 zadania
zapewniające. Zadanie, które znacząco wpłynęło na nowy harmonogram było z
zakresu obowiązkowego corocznego audytu wewnętrznego KRI; audytor
wykonał to zadanie, aby uniknąć dla jednostki negatywnych konsekwencji
(ewentualny wytyk kontroli zewnętrznych w sprawie niespełnienia wymogów
§20 ust.2 pkt 14 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku
w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla
rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz
minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U poz.526)).
Dodatkowo należy ocenić, że przeprowadzanie w 2013 roku przez audytora
łącznie 4 zadań w tym samym Wydziale, byłoby zbędne i nieefektywne.
Realizacja wskazanych zadań doradczych przesunięta jest na 2015 rok.
12
7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym10)
Art.283 ust.5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych nakazuje do końca stycznia każdego roku kierownikowi
komórki audytu wewnętrznego sporządzić sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni. Niniejsze sprawozdanie,
odmiennie sporządzane jest jeszcze w roku, którego dotyczy, a mianowicie 2013 roku. Wcześniejsza realizacja obowiązku, jest podyktowana,
tym, że audytor wewnętrzny zatrudniony w jednostce, w okresie sprawozdawczym (do 31 stycznia 2014r.) będzie korzystał z przysługującego
mu urlopu rodzicielskiego. W 2013 roku audytor wewnętrzny pracował w wymiarze 1/1 etatu (1 osoba). Działania w sprawie opierały się na
Planie rocznym audytu wewnętrznego na 2013 rok (A.1721.7.2012). Podstawą przeprowadzenia audytu wewnętrznego było upoważnienie
roczne. W przypisanych terminach sporządzono sprawozdanie roczne z wykonania audytu wewnętrznego za 2012 rok oraz Plan audytu
wewnętrznego na 2014 rok. Roczny plan audytu sporządzany został na podstawie systematycznie przeprowadzanej analizy ryzyka wszystkich
obszarów jednostki.
Audyt wewnętrzny starał się zwiększyć wydajność działań w toku strategii swojego działania w ostatnich latach, w 2012 roku
zaplanowano 6 zadań, w 2013 powrócono do poprzednio realizowanych wielkości 5 zadań (z czego dwóch o charakterze doradczym).
Zrealizowano zamiast tego 4 zadania zapewniające i 1 zdanie sprawdzające. Spowodowane to było koniecznością realizacji dodatkowego
zadania zapewniającego System zarządzania bezpieczeństwem informacji (A.1720.3.2013) oraz usprawiedliwionymi nieobecnościami audytora
wewnętrznego zatrudnionego w jednostce, w tym skrócenie w końcówce roku czasu operacyjnego o prawie jeden miesiąc (grudzień 2013r.).
Zasadniczy wpływ na realizację zadań miał obowiązek zrealizowania corocznego audytu wewnętrznego w zakresie IT, wynikającego z § 20
ust.2 pkt 14 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych
wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów
teleinformatycznych (Dz.U. poz.526).
W toku pracy, dokonywano także bieżącej analizy problemów oraz prowadzono tzw. czynności sprawdzające. Audytor wewnętrzny
zatrudniony w Starostowie Powiatowym w Kartuzach jest członkiem The Institute of Internal Auditors (IIA), a tym samym członkiem krajowej
10)
W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego.
13
struktury tej organizacji – IIA Polska. W roku ubiegłym wziął udział w szkoleniach i konferencjach zorganizowanych w ramach regionalnego
koła w/w Stowarzyszenia (Pomorski IIA). Sprawozdania ze wszystkich odbytych szkoleń zostały załączone do akt bieżących audytu
wewnętrznego. W 2013 roku audytor wewnętrzny wziął udział w 5 szkoleniach.
W toku przeprowadzonych działań nie stwierdzono rażących uchybień. Wykonywane zadania były przez objęte audytem podmioty
realizowane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny.
8. Informacja na temat cyklu audytu wewnętrznego.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 roku w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego w § 7 ust.4 określa
obowiązek wskazania czasu wyrażonego w latach, którym - odpowiednio przy niezmienionych zasobach osobowych komórki audytu wewnętrznego
zostałyby przeprowadzone zadania zapewniające we wszystkich obszarach ryzyka - cykl audytu. Oblicza się go na podstawie wzoru zgodnego z § 7
ust.5 niniejszego rozporządzenia.
W toku przeprowadzonej analizy ryzyka wyodrębniono 77 obszarów (+ 2 consultingowe), na 2013 rok zaplanowano 5 zadań audytowych, z czego
zrealizowano 4 o charakterze zapewniającym.
14
Oznacza to, że cykl audytu liczony na 2013 rok dla Starostwa Powiatowego w Kartuzach wynosi 19,25
lat.
Cykl audytu 2012 roku wynosił 18,75 lat. Cykl audytu w porównaniu z ubiegłym okresem wydłużył się o się o ½ roku.
Adrian Kłos
(-)
AUDYTOR WEWNĘTRZNY
2013-12-02
……………………………………………………….
(data)
(podpis i pieczęć audytora wewnętrznego/koordynatora komórki
audytu wewnętrznego)
a/a
AK
15
Załącznik nr 1
Wykaz zadań audytowych i wykaz obszarów ryzyka
wg. „potrzeb audytu wewnętrznego na 2013 rok”
Lp.
1/Z/2013
Temat zadania audytowego
(78)
Obszar ryzyka
Wydział Organizacyjny/Sekretarz Powiatu
Zarząd i administracja budynkami starostwa.
2/Z/2013
3/Z/2013
4/Z/2013
1/S/2013
(dodatkowe zadanie)
System zarządzania bezpieczeństwem informacji.
(66)
Ustalanie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych.
(15)
Sprawdzenie zasad wydatkowania środków budżetowych i zasad gospodarki
finansowej w jednostce sektora finansów publicznych - Zespół Szkół
Zawodowych w Somoninie.
(31)
Sprawdzenie realizacji zaleceń z poprzednich czynności audytorskich oraz obszaru.
Kompleksowe badanie zasad funkcjonowania Wydziału Komunikacji za lata
2009-2011.
Zadanie zapewniające. (A.1720.14.2011 Zadanie bieżąca analiza 2/Z/2011).
Wydział Organizacyjny/Sekretarz Powiatu
Referat ds. Ochrony Zdrowia i współpracy z
organizacjami pozarządowymi
Zespół Szkół Zawodowych im. J.Wybickiego w
Somoninie
Wydział Komunikacji
16