docStandardy postępowania w biznesie 2014
download 
Reklamacja Transkrypt
Standardy postępowania w biznesie 2014
Standardy postępowania w biznesie Wszystko, co należy wiedzieć. Wprowadzenie 03 03 Słowo wstępne od Dyrektora Zarządzającego 04 Wprowadzenie Ujawnianie nieprawidłowości 05 05 Polityka Grupy dotycząca ujawniania nieprawidłowości Uczciwość osobista i zawodowa 06 07 Konflikty interesów 09Przekupstwo i korupcja 10 Rozrywka i upominki Miejsce pracy i prawa człowieka 12 13 Szacunek w miejscu pracy 14 Prawa człowieka a nasza działalność Datki na cele publiczne 15 16Datki na cele polityczne 17 Datki na cele dobroczynne Majątek spółki i uczciwość finansowa 18 19 Rzetelna rachunkowość i prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych 20 Ochrona majątku organizacji 21 Poufność i bezpieczeństwo informacji 22 Insider dealing i nadużycia rynkowe 1 Obrót krajowy i międzynarodowy 23 24 Ochrona konkurencji i przepisy antymonopolowe 26 Pranie brudnych pieniędzy 27 Nielegalny obrót 28 Sankcje W niniejszym dokumencie „Grupa” oznacza firmę British American Tobacco p.l.c. oraz wszystkie jej podmioty zależne. „Spółka Grupy” oznacza każdą spółkę w Grupie British American Tobacco. „Standardy” mogą oznaczać standardy Grupy określone w niniejszym dokumencie i/lub Standardy przyjęte lokalnie przez spółkę Grupy. „Pracownicy” obejmują – jeżeli zezwala na to kontekst – członków zarządu, dyrektorów i stałych pracowników Spółek Grupy, a także pracowników tymczasowych, w tym wykonawców, oddelegowanych pracowników i stażystów, a także osoby korzystające z programów szkolenia zawodowego. Odwołania do „przepisów” obejmują wszystkie obowiązujące przepisy krajowe i ponadnarodowe. I 2 Słowo wstępne od Dyrektora Zarządzającego Poprzez nasze Zasady wyrażamy swoje zaangażowanie w proces wspierania ‘wolności przez odpowiedzialność’ oraz ‘siły płynącej z różnorodności’. Odpowiedzialne zachowanie wzmacnia nasz biznes. Korzystanie z różnorodności naszych pracowników, na wszystkich rynkach pomaga definiować naszą organizację, naszą kulturę oraz ułatwia nam współpracę. Aby zrozumieć, w jaki sposób ta jak i inne zasady powinny znaleźć odzwierciedlenie w naszej codziennej pracy oraz w naszych zachowaniach, musimy wyznaczać sobie standardy. To dlatego wprowadziliśmy Standardy Postępowania w Biznesie. Stanowią one jeden z filarów zrównoważonego rozwoju w ramach strategii korporacyjnej grupy (BAT Way). Nasza „batowska” droga wymaga od nas przyjmowania osobistej odpowiedzialności za utrzymanie rygorystycznych standardów etycznych. Odzwierciedlają one wymagania prawne oraz wartości, jakimi kierujemy się w British American Tobacco - uczciwość, otwartość i przestrzeganie prawa. Standardy nie opisują każdej sytuacji, jaką możemy napotkać w pracy, ale mogą pomóc nam pokierować naszym postępowaniem niezależnie od okoliczności. Przede wszystkim zawsze musimy wybierać to, co naprawdę uważamy za właściwy sposób działania. Miejsce pracy oraz prawa człowieka to nowe obszary polityki BAT. Uwzględniono je w aktualnym wydaniu Standardów obejmując wiele tematów w ramach naszych Zasad zatrudniania. Rozdział zatytułowany „Szacunek w miejscu pracy” uwzględnia odnowienie naszego zobowiązania do traktowania się nawzajem z szacunkiem i na równych zasadach. Rozdział zatytułowany „Prawa człowieka i ich funkcjonowanie” definiuje naszą rolę jako dobrego obywatela korporacyjnego, w szczególności w łańcuchu dostaw. Powinniśmy wszyscy czuć się bezpiecznie szukając porady lub wnosząc uwagi do Standardów. Jeśli nie jesteś pewien, co należy zrobić w jakiejkolwiek sytuacji lub masz wątpliwości co do niewłaściwych zachowań w miejscu pracy, zawsze możesz sięgnąć po pomoc współpracowników, czy przełożonych oraz sięgnąć po zasady, które są po to, aby Ci pomóc. Zachęcam wszystkich do zapoznania się ze Standardami, nie tylko jako zestawem zasad, ale jako sposobem na wykonywanie pracy. Jeśli wszyscy będziemy wierni literze i duchowi Standardów w trakcie podejmowania działań i ich oceny, możemy być dumni z wypracowanych przez nas wyników oraz z faktu, że osiągamy je w sposób zgodny z BAT Way. Nicandro Durante lipiec 2014 r. 3 Wprowadzenie Wprowadzenie Nasze Standardy postępowania w biznesie to zestaw globalnych polityk firmy British American Tobacco, wyrażający wysokie standardy uczciwości, jakich zobowiązujemy się przestrzegać. Lokalne wersje Standardów Każda spółka operacyjna działająca w Grupie jest zobowiązana przyjąć Standardy lub swoje własne standardy uwzględniające postanowienia zawarte w Standardach. W przypadku gdy Standardy są sprzeczne z lokalnym prawem, znaczenie przeważające ma prawo lokalne. Aby zapewnić zgodność z lokalnym prawem standardy przyjęte przez spółkę Grupy mogą różnić się od Standardów Grupy. Zobowiązanie do uczciwości Musimy przestrzegać przepisów mających zastosowanie do Spółek Grupy, naszej działalności oraz nas samych, a także zawsze postępować zgodnie z wysokimi standardami dotyczącymi uczciwości. Nasze działania muszą być zawsze zgodne z prawem. Uczciwość to coś więcej. Oznacza ona, że nasze działania, zachowania i sposób prowadzenia działalności oparte są na odpowiedzialności, uczciwości, szczerości i wiarygodności. Wszyscy powinniśmy znać i rozumieć Standardy oraz ich przestrzegać. Standardy mają zastosowanie do wszystkich członków zarządu, dyrektorów, pracowników, pracowników oddelegowanych, stażystów, praktykantów i pracowników tymczasowych. Jeżeli jesteś współpracującym z nami wykonawcą, pośrednikiem lub konsultantem, prosimy Cię o postępowanie zgodnie ze Standardami oraz stosowanie zasad podobnych standardów w swojej własnej organizacji. Przykład ze strony liderów Kreowanie wzorów przez liderów jest jednym z kluczowych elementów naszej strategii. Gdy zarządzamy innymi osobami, musimy kierować nimi podając za przykład swoje własne zachowanie, co oznacza działanie zgodne z zachowaniami przewidzianymi w Standardach. Przełożeni muszą znać i rozumieć Standardy oraz postępować zgodnie z nimi, a także mieć pewność, że to samo czynią wszystkie osoby w ich zespole. Powinni słuchać i wspierać członków zespołu, którzy mają obawy co do niewłaściwych zachowań lub potrzebują wskazówek dotyczących właściwego postępowania lub sposobu zachowania. Nasza własna ocena etyczna Standardy nie mogą uwzględniać każdej sytuacji, jaką można napotkać w miejscu pracy, ale mogą pomóc nam pokierować naszym postępowaniem. Przede wszystkim musimy zdecydować, co naszym zdaniem jest prawidłowym sposobem postępowania. Nasze poczucie zdrowego rozsądku oraz nasza własna ocena pomogą nam przestrzegać Standardów zgodnie z ich literą i duchem. W przypadku braku przekonania, co do właściwego sposobu postępowania, należy zadać sobie pytanie: Czy znam nasze zasady i wskazówki wewnętrzne, jakie można zastosować w danej sytuacji? Czy czuję się komfortowo, wykonując to, co zaproponowano? Czy czułbym się komfortowo, wyjaśniając moje postępowanie kierownictwu spółki, mojej rodzinie i przyjaciołom albo mediom? Na kogo wpływa moje zachowanie oraz czy inni uznaliby je za uczciwe wobec nich? Jeśli nadal nie masz pewności, omów daną sprawę ze współpracownikami i skorzystaj z porady swojego bezpośredniego przełożonego, przedstawiciela kierownictwa wyższego szczebla lub pracownika działu prawnego. Bez wyjątków i kompromisów Żaden przełożony nie ma prawa nakazywać ani zatwierdzać działań sprzecznych ze Standardami lub prawem. W żadnych okolicznościach nie zezwalamy na naruszenie standardów dla dobra wyników. Jeżeli przełożony wymaga zrobienia czegoś z naruszeniem Standardów lub prawa, należy poinformować przedstawiciela kierownictwa wyższego szczebla, swojego lokalnego prawnika lub jednego z „Wyznaczonych pracowników” w celu ujawnienia nieprawidłowości. Obowiązek zgłoszenia naruszenia Należy zgłaszać wszelkie podejrzenia dotyczące niewłaściwego zachowania z naruszeniem Standardów lub prawa. Należy także zgłaszać tego typu zachowania stron trzecich współpracujących z Grupą. Standardy zabraniają zachowań odwetowych w stosunku do pracowników prezentujących swoje obawy lub zgłaszających naruszenie Standardów albo niezgodne z prawem zachowanie. Konsekwencje naruszenia W przypadku postępowania naruszającego Standardy lub niezgodnego z prawem zachowania podejmowane będą działania dyscyplinarne, z uwzględnieniem wypowiedzenia dyscyplinarnego umowy o pracę w przypadku szczególnie poważnych naruszeń. Naruszenie Standardów lub prawa może rodzić poważne konsekwencje dla Grupy i osób, których dotyczy. W przypadku gdy zachowanie może mieć charakter przestępczy, sprawa zostanie przekazana organom dochodzeniowym i może prowadzić do oskarżenia. Coroczne potwierdzenie Raz w roku wszyscy nasi pracownicy i wszystkie podmioty prawne są zobowiązane(i) formalnie potwierdzić, że przestrzegały(li) Standardów. Jako osoby fizyczne czynimy to w trakcie corocznego zgłoszenia zgodności ze Standardami, przez co ponownie potwierdzamy nasze zobowiązanie do przestrzegania Standardów oraz ponownie, aby zapewnić przejrzystość, deklarujemy ewentualne osobiste konflikty interesów. 4 Spółki Grupy czynią to w ramach procesu Control Navigator, w którym to potwierdzają, że ich obszar działalności lub rynek końcowy na którym działają posiada odpowiednie procedury wspierające przestrzeganie Standardów. Ujawnianie nieprawidłowości Zgłoszenie obaw dotyczących niewłaściwego zachowania może wymagać odwagi. Pomaga w tym nasza procedura ujawniania nieprawidłowości, która daje poczucie pewności i zaufania co do sposobu, w jaki traktujemy obawy naszych pracowników. Lokalne procedury ujawniania nieprawidłowości Nasze spółki operacyjne na całym świecie posiadają lokalne procedury ujawniania nieprawidłowości, które uzupełniają niniejszą politykę oraz Procedurę ujawniania nieprawidłowości Grupy. Lokalne procedury ujawniania nieprawidłowości zawierają nazwiska lokalnych lub regionalnych Wyznaczonych pracowników oraz umożliwiają pracownikom zgłaszanie obaw w języku, w którym czują się komfortowo. Zachęcamy Was do zabierania głosu Zachęcamy wszystkie osoby pracujące dla Grupy lub w Grupie, które mają obawy albo podejrzenia co do niewłaściwego zachowania w pracy (mającego miejsce w przeszłości, obecnie lub mogącego nastąpić w przyszłości), aby takie obawy zgłaszały. Przykładowe niewłaściwe zachowania: • działania przestępcze, z uwzględnieniem kradzieży, oszustw, łapownictwa i korupcji, • stwarzanie zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa osób lub środowiska, • terroryzowanie i nękanie innych osób w miejscu pracy lub inne przypadki naruszenia praw człowieka, • nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych lub fałszowanie dokumentów, • inne przypadki naruszenia Standardów lub polityk globalnych, zasad lub standardów Grupy, • nieprzestrzeganie jakichkolwiek obowiązków prawnych poprzez działanie lub zaniechanie, • niezgodność z prawem, • zatajenie niewłaściwych zachowań. Niewłaściwe zachowanie nie obejmuje sytuacji, w których pracownik jest niezadowolony z osobistego stanowiska lub postępów swojej kariery zawodowej. W takiej sytuacji dostępne są procedury dotyczące składania skarg, a szczegóły na temat sposobów wnoszenia skarg są udostępnione na stronach Interact. Z kim rozmawiać? Prosimy o zgłaszanie swoich obaw w pierwszej kolejności swoim przełożonym, którzy powinni przekazać je bezzwłocznie Wyznaczonemu pracownikowi, zachowując jednocześnie w tajemnicy wszystkie dane (w tym tożsamość pracownika). W przypadku gdy pracownik nie czuje się komfortowo, zgłaszając obawy swojemu bezpośredniemu przełożonemu, może zgłosić je bezpośrednio Wyznaczonemu pracownikowi lub kierownikowi ds. zasobów ludzkich, który następnie przekaże sprawę Wyznaczonemu pracownikowi. W Grupie działają Wyznaczeni pracownicy odpowiedzialni za przyjmowanie zgłoszeń na szczeblu lokalnym na całym świecie. Ich nazwiska zostaną podane w lokalnej procedurze ujawniania nieprawidłowości. Funkcję Wyznaczonych pracowników pełni trzech dyrektorów Grupy wyższego szczebla, do których swoje obawy ma prawo zgłosić każda osoba. Są to: Sekretarz Spółki British American Tobacco p.l.c., Dyrektor Grupy ds. Audytu i Ryzyka Biznesowego, Dyrektor Grupy ds. Bezpieczeństwa. Z powyższymi osobami można się kontaktować pocztą elektroniczną, telefonicznie (+44 (0)207 845 1000) lub pisemnie pod adresem British American Tobacco p.l.c., Globe House, 4 Temple Place, Londyn WC2R 2PG. Poufność informacji Tożsamość pracownika podlega klauzuli poufności, a zgłoszone obawy zostaną zbadane w obiektywny i kompleksowy sposób. Pracownik zostanie także poinformowany o wynikach dochodzenia. Zachęcamy pracowników do zgłaszania swoich obaw nie anonimowo, ale z zachowaniem klauzuli poufności. Możliwość kontaktu z pracownikiem pomaga nam w zbadaniu zgłoszonych obaw oraz przekazaniu pracownikowi pełnej informacji zwrotnej. Stosowana przez Grupę Procedura ujawniania nieprawidłowości jest obsługiwana niezależnie od kierownictwa. Więcej informacji na temat sposobów eskalacji i badania zgłoszeń przedstawiono w na stronach Interact. Procedury zgłaszania nieprawidłowości. Zakaz działań odwetowych W związku ze zgłoszeniem swoich obaw, co do faktycznego niewłaściwego zachowania lub jego podejrzenia, pracownik nie będzie narażony na żadne formy działań odwetowych, nawet jeżeli się pomylił. Nie tolerujemy nękania ani prześladowania żadnej z osób dokonujących zgłoszenia. Zachowanie takie samo w sobie jest naruszeniem Standardów i będzie traktowane jako poważne naruszenie podlegające czynnościom dyscyplinarnym. 5 Uczciwość osobista i zawodowa Uczciwość osobista i zawodowa Konflikty interesów 07 Przekupstwo i korupcja 09 Rozrywka i upominki 10 6 Uczciwość osobista i zawodowa Konflikty interesów Musimy unikać konfliktu interesów w relacjach biznesowych, zapewniając jednocześnie przejrzystość w sytuacjach, gdy osobiste okoliczności mogą powodować powstanie takiego konfliktu. W przypadku wystąpienia lub możliwości wystąpienia konfliktu interesów należy nim efektywnie zarządzać. Działanie w najlepszym interesie naszej firmy Musimy unikać wszystkich sytuacji, w których interesy osobiste mogą być lub mogą wydawać się sprzeczne z interesami Grupy lub którejkolwiek z wchodzących w jej skład spółek. Konflikt interesów lub wrażenie konfliktu interesów rodzić może wiele sytuacji lub relacji. Najczęstsze z nich przedstawiono na następnej stronie. Ogólnie mówiąc, konflikt interesów to sytuacja, w której stanowisko lub zakres obowiązków pracownika w ramach Grupy stwarza pracownikowi lub bliskim mu osobom możliwość uzyskania osobistych zysków lub korzyści (poza normalnym wynagrodzeniem za pracę) lub w której pracownik może przedkładać swoje osobiste interesy lub interesy bliskich sobie osób ponad swoje zadania i obowiązki wobec Grupy. Sytuacja uznawana jest za konflikt interesów, jeżeli stwarza/stwarzała możliwość uzyskania osobistych zysków lub korzyści, bez względu na to, czy takie zyski lub korzyści rzeczywiście uzyskano. Potencjalny konflikt interesów ma miejsce, jeżeli pracownik znajduje się w sytuacji mogącej przerodzić się w faktyczny konflikt interesów, na przykład przy zmianie stanowiska/roli. Ujawnianie konfliktów interesów Aby być zgodni ze Standardami, jesteśmy zobowiązani poinformować naszego bezpośredniego przełożonego o każdej sytuacji, która jest lub może stanowić faktyczny albo potencjalny konflikt interesów, bezzwłocznie po jej wystąpieniu. Czasami konkretny konflikt interesów może zostać rozwiązany poprzez zmianę roli lub linii raportowania albo zakresu odpowiedzialności pracownika. Pracownik musi poinformować o tym swojego bezpośredniego przełożonego, aby można było podjąć kroki pozwalające usunąć konflikt, ograniczyć go do możliwego do zaakceptowania poziomu lub zapewnić, by potencjalny konflikt nie przerodził się w faktyczny konflikt interesów. Jeżeli bezpośredni przełożony nie ma pewności, czy dana sytuacja jest możliwa do zaakceptowania (lub rozwiązania), powinien zwrócić się bezzwłocznie o poradę do kierownictwa wyższego szczebla lub lokalnego prawnika. Zarządy spółek Grupy są zobowiązane ujawnić konflikty interesów zarządowi spółki na kolejnym posiedzeniu w celu uzyskania formalnej akceptacji. Raz w roku należy także ponownie potwierdzić wszelkie faktyczne lub potencjalne konflikty interesów w ramach corocznej deklaracji zgodności ze Standardami (potwierdzającej ich przestrzeganie). W corocznej deklaracji potwierdzającej przestrzeganie Standardów należy wykazać wszystkie faktyczne i potencjalne konflikty interesów, które zostały już zgłoszone do akceptacji bezpośredniemu przełożonemu. Jest to istotny element systemu kontroli wewnętrznej Grupy. Rejestracja konfliktów interesów Przełożeni powinni zapewnić, aby każdy faktyczny lub potencjalny konflikt interesów ujawniony im w ciągu roku został zgłoszony lokalnemu Działowi Prawnemu lub Sekretarzowi Spółki. Potencjalny konflikt interesów należy zgłosić nawet wtedy, gdy wydaje się odległy, aby kierownictwo wyższego szczebla w razie konieczności zapoznało się z sytuacją. Spółki Grupy są zobowiązane prowadzić pełen rejestr konfliktów interesów uwzględniający szczegóły wszystkich zgłoszonych spółce faktycznych lub potencjalnych konfliktów oraz sposobów, w jaki są rozwiązywane. Rejestr konfliktów interesów powinien prowadzić Dział Prawny Spółki Grupy lub Sekretarz Spółki. Pomaga on udowodnić Grupie, że rozwiązuje ona wszystkie konflikty interesów w przejrzysty i efektywny sposób. Z kim należy rozmawiać • z bezpośrednim przełożonym • z lokalnym prawnikiem • ze specjalistą ds. zapewnienia zgodności z przepisami prawa 7 Uczciwość osobista i zawodowa Konflikty interesów (kontynuacja) Relacje rodzinne lub osobiste Musimy poinformować o posiadaniu osób blisko spokrewnionych, które: • pracują w Grupie, • pracują lub świadczą usługi dla konkurencji, dostawcy, klienta lub innego przedsiębiorstwa, z którym Grupa zawiera istotne transakcje, • lub posiadają istotne udziały finansowe w tego typu podmiotach. „Osoba blisko spokrewniona” oznacza małżonka, partnerów, dzieci, rodziców, rodzeństwo, siostrzeńców/bratanków, siostrzenice/bratanice, ciotki, wujków, dziadków i wnuki (z uwzględnieniem takich samych krewnych ze strony małżonka). Bliskie relacje z pracownikami będącymi bezpośrednio lub pośrednio przełożonymi lub podwładnymi także mogą prowadzić do konfliktu interesów lub podejrzenia o jego wystąpienie. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji pracownik powinien omówić ją z przedstawicielem kierownictwa wyższego szczebla. W trakcie wykonywania pracy pracownik nie powinien mieć: • możliwości zatrudniania, nadzorowania osób blisko spokrewnionych, • wpływania na warunki ich zatrudnienia ani na sposób zarządzania nimi, • żadnych kontaktów biznesowych z osobami blisko spokrewnionymi (lub z przedsiębiorstwem, w którym krewni pracują albo posiadają istotne udziały finansowe). W przypadku gdy pomiędzy dwiema osobami blisko spokrewnionymi istnieje bezpośrednia lub pośrednia relacja podwładny – przełożony w ramach tej samej spółki Grupy lub jednostki organizacyjnej, kierownictwo jest zobowiązane zapewnić, aby żadna z tych osób nie mogła wywierać na drugą osobę wpływu jako jej przełożony. W przypadku braku relacji podwładny – przełożony, kierownictwo powinno na bieżąco przyglądać się sytuacji, by zapobiec ewentualnej nieuczciwości lub niewłaściwemu oddziaływaniu. W przypadku gdy pracownik ma bezpośrednie lub pośrednie relacje biznesowe z osobami blisko spokrewnionymi u klienta lub dostawcy, kierownictwo może być zobowiązane do zmiany stanowiska takiej osoby lub rozliczenia jej z wykonanych obowiązków. Powyższe zasady mają zastosowanie także do konfliktów interesów obejmujących bliskie relacje pomiędzy pracownikami. Udziały finansowe Pracownicy są zobowiązani ujawnić istotne udziały finansowe w konkurencyjnym podmiocie, u dostawcy, klienta lub w innym przedsiębiorstwie, z którym spółka Grupy zawiera istotne transakcje. „Istotny udział finansowy” oznacza każdy udział finansowy, który może wpływać na naszą ocenę lub sprawiać takie pozory. Nie dotyczy to znajdujących się w obrocie publicznym funduszy wzajemnych, funduszy powiązanych z indeksami ani podobnych inwestycji wspólnych, w których inwestor indywidualny nie decyduje o doborze inwestycji w portfelu. W razie wątpliwości należy kontaktować się z lokalnym działem prawnym. Zabrania się posiadania istotnych udziałów finansowych w: • podmiocie dostawcy, klienta lub innych przedsiębiorstwach zewnętrznych, jeżeli pracownik uczestniczy w jakikolwiek sposób w transakcjach Grupy z takim przedsiębiorstwem lub nadzoruje osobę, która jest bezpośrednim podmiotem konkurencyjnym Grupy • albo przedsiębiorstwem prowadzącym działalność sprzeczną z jej interesami. Pracownik może uzyskać zgodę na posiadanie istotnego udziału w konkurencyjnym podmiocie, pod warunkiem że nabył takie udziały przed przystąpieniem do Grupy, ujawnił je na piśmie zatrudniającej go spółce przed objęciem stanowiska, a zatrudniająca go spółka nie wyraziła w tym zakresie sprzeciwu. Wszystkie wcześniejsze prawa własności do udziałów posiadanych przez członka zarządu spółki Grupy należy zgłaszać swojemu zarządowi i uwzględnić w protokole na kolejnym posiedzeniu zarządu. Zatrudnienie w podmiotach zewnętrznych Zabrania się pracy na rzecz lub w imieniu strony trzeciej, chyba że wcześniej ujawniono taki zamiar i uzyskano pisemną zgodę bezpośredniego kierownictwa. Niektóre sytuacje są z zasady niedopuszczalne, na przykład gdy uwzględniają udział: • podmiotu konkurencyjnego w stosunku do spółki Grupy, • klienta lub dostawcy, z którym prowadzone są interesy w ramach normalnej działalności. „Praca na rzecz lub w imieniu strony trzeciej” oznacza podejmowanie drugiego zatrudnienia, pełnienie funkcji członka zarządu lub konsultanta albo w inny sposób świadczenie usług na rzecz jakiejkolwiek organizacji poza Grupą (z uwzględnieniem organizacji dobroczynnych i non-profit). Nie dotyczy to niepodlegającej wynagrodzeniu pracy dobrowolnej wykonywanej w wolnym czasie, pod warunkiem że nie zakłóca ona obowiązków i zadań wobec Grupy. Możliwości korporacyjne Zabrania się wykorzystywania informacji uzyskanych w ramach swojego zatrudnienia lub korzystania z możliwości korporacyjnych dla swoich zysków lub korzyści osobistych (lub zysków lub korzyści bliskich osób), chyba że wcześniej ujawniono taki zamiar i uzyskano pisemną zgodę bezpośredniego kierownictwa. „Możliwości korporacyjne” oznaczają możliwości biznesowe, które właściwie przysługują Grupie lub spółce Grupy. Szczególną uwagę należy zwrócić w przypadku posiadania dostępu do „informacji poufnych” dotyczących ceny papierów wartościowych w spółce giełdowej. Więcej informacji na ten temat przedstawiono w rozdziale zatytułowanym „Insider dealing i nadużycia rynkowe”. 8 Uczciwość osobista i zawodowa Przekupstwo i korupcja Spółkom Grupy, pracownikom oraz naszym partnerom biznesowym zabrania się udziału w jakichkolwiek praktykach korupcyjnych lub mieszania się w tego typu praktyki. Nigdy nie należy: • oferować ani dokonywać nieupoważnionych płatności lub wyrażać zgody na wykonanie niewłaściwych płatności (w gotówce lub w innej formie) na rzecz urzędnika państwowego lub powiązanej osoby, • nakłaniać urzędnika państwowego do podejmowania nielegalnych działań, • udawać, że nie zauważa się powyższych, lub nie zgłosić zachowań korupcyjnych lub ich usiłowania, • oferować ani przyjmować żadnych upominków, płatności lub innych korzyści w związku z uzyskaniem działalności lub przyznaniem kontraktów, • w żadnym celu tworzyć niezarejestrowanych funduszy, takich jak ukryty rachunek gotówkowy, • nakłaniać innej osoby do naruszenia niniejszych zasad lub ułatwiać jej dokonanie naruszeń albo pozostawać biernym zauważając takie naruszenia, • zezwalać pośrednikom lub przedstawicielom spółki Grupy na uczestniczenie w niewłaściwych praktykach. Zakaz udzielania łapówek Zabrania się: • oferowania, obiecywania lub przekazywania upominków, płatności lub innych korzyści osobom trzecim (bezpośrednio lub pośrednio) w celu nagradzania ich lub nakłaniania do niewłaściwego postępowania albo w celu wpływania na decyzje urzędników państwowych, • pozyskiwania, akceptowania lub przyjmowania upominków, płatności lub innych korzyści od osoby trzeciej (bezpośrednio lub pośrednio) jako wynagrodzenia za niewłaściwe postępowanie lub zachęty do takiego przyszłego zachowania. Łapówką jest każdy upominek, każda płatność lub inna korzyść zaoferowana w celu uzyskania niewłaściwych korzyści (osobistych lub zawodowych). Łapówka nie musi zostać zapłacona/wręczona. Wystarczy, że pracownik o nią poprosi lub ją zaoferuje. „Niewłaściwe postępowanie” oznacza prowadzenie (lub nieprowadzenie) działalności gospodarczej lub sprawowanie (lub niesprawowanie) funkcji publicznej z naruszeniem oczekiwania, że taka działalność lub funkcja będzie wykonywana w dobrej wierze, w bezstronny sposób lub zgodnie z obowiązkiem zapewnienia zaufania. Przekupienie urzędnika państwowego jest przestępstwem w prawie każdym kraju. W wielu krajach przestępstwem jest także przekupywanie pracowników lub pośredników (również w przedsiębiorstwach prywatnych). Ustawy antykorupcyjne w wielu krajach mają działanie eksterytorialne, co oznacza, że zapłata łapówki przez obywatela danego kraju za granicą będzie w tych krajach traktowana jako przestępstwo. Zakaz płatności mających przyspieszyć postępowanie Zabrania się dokonywania (bezpośrednio lub pośrednio) płatności mających przyspieszyć tok postępowań administracyjnych, cywilnych lub sądowych, chyba że jest to konieczne w związku z ochroną zdrowia, bezpieczeństwa lub wolności pracownika BAT. Płatności mające przyspieszyć tok postępowań to niewielkie płatności, których celem jest złagodzenie lub przyspieszenie rutynowego działania ze strony niskiej rangi urzędnika, do którego jest już uprawniony. W większości krajów są one jednak nielegalne. W niektórych krajach, takich jak Wielka Brytania, dokonywanie płatności mających przyspieszyć tok sprawy przez obywateli danego kraju w innych krajach traktowane jest jako przestępstwo. W wyjątkowych sytuacjach, gdy nie ma bezpiecznej alternatywy w stosunku do zapłaty, należy skorzystać z pomocy lokalnego prawnika (w miarę możliwości przed podjęciem jakichkolwiek działań o powyższym charakterze). Tego typu zapłatę należy w pełni udokumentować w księgach spółki Grupy. Odpowiednie procedury Spółki Grupy są zobowiązane sprawować odpowiednią kontrolę mającą na celu zapewnienie, że żadne strony trzecie świadczące usługi na rzecz spółek Grupy lub w ich imieniu nie oferują, nie dokonują, nie żądają ani nie przyjmują żadnego rodzaju niewłaściwych płatności. Kontrola taka powinna obejmować: • procedury umożliwiające poznanie swoich dostawców, które są odpowiednio dostosowane do powiązanego ryzyka, • gdzie to stosowne, postanowienia antykorupcyjne w kontraktach ze stronami trzecimi, • szkolenia antykorupcyjne i wsparcie dla pracowników zarządzających współpracą z dostawcami. Spółki Grupy mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności za działania korupcyjne stron trzecich zatrudnionych w ich imieniu. Kontrolę należy zaplanować w taki sposób, aby dawała ona wystarczającą pewność przy wyborze wiarygodnych usługodawców, którzy nie uczestniczą/nie uczestniczyli w działaniach korupcyjnych. Postanowienia antykorupcyjne w umowach należy dostosować do świadczonych usług oraz powiązanego ryzyka, uwzględniając prawo do rozwiązania umowy w przypadku naruszenia tych postanowień. • • • z bezpośrednim przełożonym z lokalnym prawnikiem ze specjalistą ds. zapewnienia zgodności z przepisami prawa 9 Uczciwość osobista i zawodowa Rozrywka i upominki Oferowanie i przyjmowanie rozrywki lub upominków to czynności absolutnie akceptowalne w sytuacji, gdy przekazywane w ten sposób korzyści są skromne, rozsądne, stosowne i zgodne z prawem. Oferując lub przyjmując rozrywkę albo upominki, należy wziąć pod uwagę: Intencje – czy celem jest jedynie budowanie lub utrzymanie stosunków biznesowych albo zwykła uprzejmość, czy też chęć wpływania na obiektywność osoby obdarowanej w podjęciu konkretnej decyzji zawodowej? Wartość – czy podarunki są skromne i rzadkie? Legalność – czy propozycja jest dozwolona prawnie w danym kraju lub w kraju drugiej strony? Przejrzystość – czy pracownik czułby się zakłopotany, gdyby jego przełożony, współpracownicy lub osoby spoza Grupy dowiedziały się o tego typu rozrywce lub upominkach? Dopuszczalne bez konieczności uzyskania uprzedniej zgody Można oferować lub przyjmować rozrywkę oraz upominki bez uzyskania uprzedniej zgody, pod warunkiem że: • są zgodne z prawem, • są skromne i stosowne, • spełniają wymagania uzasadnionej praktyki biznesowej, • nie wymagają udziału organizacji ani osób z sektora publicznego lub rządowego. Zazwyczaj dopuszczalne są okolicznościowe napoje i posiłki, udział w imprezach sportowych, wydarzeniach teatralnych lub kulturalnych i skromne upominki. W Wielkiej Brytanii za skromne uznajemy upominki dla sektora prywatnego o wartości do 250 funtów (na jedno źródło w ciągu roku kalendarzowego). Spółki Grupy powinny określić wytyczne określające maksymalny poziom wartości skromnych upominków na swoich rynkach, uwzględniając lokalną siłę nabywczą. Nie stosuje się żadnych ograniczeń w stosunku do pracowników przyjmujących rozrywkę lub upominki od Spółek Grupy. Spółki Grupy powinny upewnić się, że tego typu upominki lub rozrywka są zgodne z prawem, stosowne i proporcjonalne. Gdy wymagana jest zgoda Uprzednia pisemna zgoda bezpośredniego przełożonego oraz powiadomienie lokalnego prawnika lub Sekretarza Spółki są wymagane, gdy: • wartość upominków przekazanych lub otrzymanych w ramach sektora prywatnego przekracza lokalny limit (w Wielkiej Brytanii 250 funtów na jednego dostawcę/źródło w roku kalendarzowym), • rozrywka przekazana lub otrzymana w ramach sektora prywatnego obejmuje podróż zagraniczną i/lub ponad dwa noclegi, • upominki lub rozrywki dotyczą organizacji albo osób z sektora publicznego lub rządowego (bez względu na ich charakter i wartość, chyba że są one symboliczne). Bezpośredni przełożeni w konsultacji z lokalnym działem prawnym lub Sekretarzem Spółki ustalą, co należy zrobić, gdy upominek przekracza obowiązujący limit. Z zasady należy odmówić przyjęcia tego typu upominków lub je zwrócić. Jeżeli byłoby to niestosowne lub stanowiło obrazę, upominek można przyjąć przy założeniu, że staje się on własnością odpowiedniej spółki Grupy. W takich przypadkach pracownicy mogą uzyskać możliwość zakupu upominku od spółki za wartość rynkową pomniejszoną o kwotę lokalnego limitu dotyczącego upominków. W przypadku oferowania rozrywki lub upominków wymagających uprzedniej zgody zawsze należy uzyskać taką zgodę, osobiście regulując zapłatę. Prowadzenie formalnego rejestru Spółki Grupy są zobowiązane prowadzić rejestr wszystkich zgłoszonych upominków i imprez rozrywkowych (rejestr prezentów). Co jest niedopuszczalne? Rozrywka i upominki nie są dopuszczalne, jeżeli: • są nielegalne lub zabronione przez organizację drugiej strony, • są związane z udziałem stron uczestniczących w przetargu lub konkurencyjnym procesie ofertowym, • mogą wywierać lub mogą zostać postrzegane jako wywierające istotny wpływ na transakcję z udziałem spółki Grupy, • są przekazywane w formie pieniężnej lub innej równorzędnej formie (karty upominkowe, kredyty lub papiery wartościowe), • są aktywnie poszukiwane lub wymagane przez stronę obdarowaną, • są oferowane w zamian za coś innego, • są niestosowne (niegrzeczne, nieprzyzwoite, o wyraźnie seksualnym charakterze lub mogą w inny sposób źle świadczyć o naszej lokalnej kulturze). Urzędnicy państwowi Nie wolno wpływać na urzędników państwowych poprzez przekazywanie rozrywki lub upominków (albo innych osobistych korzyści) im samym lub innym osobom na ich życzenie lub za ich zgodą. Upominki dla urzędników państwowych powyżej symbolicznej wartości są rzadko uznawane za stosowne. Angażowanie organów władzy stanowi część naszej działalności. W tym kontekście dopuszcza się oferowanie stosownych oznak gościnności urzędnikom państwowym. Jednak należy zastosować w tym zakresie szczególną ostrożność. Wiele krajów zabrania przyjmowania upominków lub rozrywki przez urzędników, a przepisy antykorupcyjne są często bardziej rygorystyczne w odniesieniu do kontaktów z takimi osobami. 10 Z kim należy rozmawiać • z bezpośrednim przełożonym • ze swoim lokalnym prawnikiem • ze specjalistą ds. zapewnienia zgodności z przepisami prawa 11 Miejsce pracy i prawa człowieka Miejsce pracy i prawa człowieka Szacunek w miejscu pracy 13 Prawa człowieka a nasza działalność 14 12 Miejsce pracy i prawa człowieka Szacunek w miejscu pracy Wszystkich współpracowników oraz partnerów handlowych godnością. należy traktować z szacunkiem i Promowanie równości i różnorodności Naszym celem jest zapewnienie równych szans wszystkim naszym pracownikom oraz stworzenie globalnej siły poprzez promowanie równości zatrudnienia. Wykorzystujemy różnorodność, by wzmacniać naszą działalność. Szanujemy i celebrujemy wzajemne różnice jako wartość, która sprawia, że każdy z nas jest niepowtarzalny. Współpracowników należy traktować tak, jakbyśmy sami chcieli być traktowani, z poszanowaniem dla ich osobistych cech i własnych opinii. Nie należy dopuszczać, aby na oceny związane z rekrutacją, rozwojem, awansem lub zatrudnieniem pracownika wpływała rasa, kolor skóry, płeć, wiek, stopień niepełnosprawności, orientacja seksualna, klasa, wyznanie, przekonania polityczne, zwyczaje związane z paleniem papierosów lub inne cechy chronione prawem. Zapobieganie nękaniu i zastraszaniu Absolutnie niedopuszczalne są wszelkie aspekty nękania i zastraszania. Naszym celem jest likwidacja tego typu działań lub metod w miejscu pracy. Nękanie i zastraszanie obejmuje między innymi wszelkie formy zachowań seksualnych, werbalnych, niewerbalnych i fizycznych, które są obraźliwe, upokarzające lub przerażające. Wszelkie tego typu zauważone lub doświadczone zachowania lub inne niedopuszczalne zachowania należy zgłaszać swojemu bezpośredniemu przełożonemu. Naszym celem jest zapewnienie atmosfery zaufania, umożliwienie pracownikom zgłaszania problemów i ich szybkie rozwiązywanie ku zadowoleniu wszystkich zainteresowanych. W związku z tym zachęcamy pracowników do zapoznania się z lokalnymi procedurami dotyczącymi składania skarg. Ochrona pracownika Kładziemy bardzo duży nacisk na ochronę naszych pracowników, a naszym celem jest zapewnienie bezpiecznego środowiska pracy zapobiegającego wypadkom i obrażeniom, a także minimalizacja zagrożeń dla zdrowia w miejscu pracy. Spółki Grupy są zobowiązane: • przyjąć zasady i procedury BHP zgodne z naszą Globalną polityką BHP i ochrony środowiska lub prawem krajowym (w zależności od tego, które z wymogów są bardziej restrykcyjne), • współpracować ze swoimi pracownikami, aby zapewnić przestrzeganie i poprawę warunków BHP, • podejmować starania mające wspierać równowagę pomiędzy pracą a życiem codziennym pracowników. Naszym nieustającym celem jest poprawa fizycznego bezpieczeństwa naszych pracowników na całym świecie poprzez zapewnienie zrozumienia naszych polityk i standardów, a także organizację szkoleń, tak aby każdy pracownik znał związane ze swoją pracą problemy i wymogi dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska. Zachęcamy spółki Grupy do zbadania i przyjęcia zgodnie z lokalnymi praktykami procedur przyjaznych rodzinie. Z kim należy rozmawiać • ze swoim bezpośrednim przełożonym • z lokalnym prawnikiem • z lokalnym kierownikiem ds. zasobów ludzkich 13 Miejsce pracy i prawa człowieka Prawa człowieka a nasza działalność Musimy prowadzić naszą działalność z poszanowaniem praw człowieka naszych pracowników, osób, z którymi współpracujemy oraz społeczności, w których działamy. W co wierzymy? Uważamy, że należy przestrzegać fundamentalnych praw człowieka spisanych w Uniwersalnej Deklaracji Praw Człowieka. Popieramy Wytyczne ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka, które określają zadania i zakres odpowiedzialności przemysłu za rozwiązywanie problemów związanych z prawami człowieka w biznesie poprzez opracowanie modelu „chroń, szanuj i naprawiaj”. Zarządzanie ryzykiem związanym z naruszaniem praw człowieka Naszym celem jest promowanie praw człowieka w naszej strefie wpływów, w tym w naszym łańcuch dostaw. O ile to możliwe, będziemy z należytą starannością identyfikować oraz minimalizować ryzyka związane z naruszeniem praw człowieka, a także rozliczać się z ich ograniczania. Aby zapewnić właściwe normy zachowania w całym łańcuchu dostaw, musimy zachęcać naszych dostawców do przestrzegania Standardów oraz poszanowania praw człowieka oraz uwzględniać tam, gdzie to możliwe, odpowiednie zapisy w zawieranych z nimi umowach. Ustalenia dotyczące praw człowieka są elementem naszych głównych programów współpracy z dostawcami, ze szczególnym uwzględnieniem wewnętrznych i zewnętrznych dostawców liści tytoniu oraz innych surowców bezpośrednich. Programy te pomagają nam ocenić, czy dostawcy spełniają ustalone kryteria zrównoważonego rozwoju, w tym prawa człowieka, a także wspierać ich w realizacji usprawnień w tym zakresie. W przypadku wykrycia naruszania praw człowieka przez dostawcę oraz braku wyraźnego dążenia do podjęcia działań korygujących, uporczywej bezczynności lub braku poprawy współpracę z takim dostawcą należy zakończyć. Brak zezwolenia na pracę dzieci Nie akceptujemy pracy dzieci i nie zatrudniamy dzieci oraz staramy się zapewnić, aby dobro, zdrowie i bezpieczeństwo dzieci przez cały czas traktowane były jako nadrzędna wartość. Naszym zdaniem najlepszą drogą do rozwoju dzieci, ich społeczności oraz krajów jest edukacja. W związku z powyższym: • spółki Grupy nie będą bezpośrednio zatrudniać osób poniżej 18 roku życia do pracy uznawanej za niebezpieczną dla ich zdrowia, bezpieczeństwa i dobra, • spółki Grupy nie będą bezpośrednio zatrudniać osób poniżej 15 roku życia (lub do wieku – jeżeli wyższy – ukończenia obowiązkowej edukacji w danym kraju). Od naszych dostawców oczekujemy przestrzegania stosowanych przez nas wymagań dotyczących wieku minimalnego pracowników. Jednak w przemyśle opartym na rolnictwie rzeczywistość wiejskiego życia pokazuje, że praca może kształtować osobowość dzieci oraz odgrywać dla nich rolę kulturalną lub społeczną. Jeżeli zezwala na to lokalne prawo, uznajemy za dopuszczalną pracę dzieci w wieku od 13 do 15 lat w gospodarstwach rodzinnych, pod warunkiem że jest to praca lekka, nieprzeszkadzająca w edukacji lub szkoleniu zawodowym oraz niewymagająca wykonywania czynności szkodliwych dla zdrowia lub rozwoju dzieci, na przykład przy obsłudze urządzeń mechanicznych lub substancji agrochemicznych. Uznajemy także zatwierdzone przez właściwe organy szkolenia lub programy kształcenia zawodowego. Zakaz wyzysku Nie akceptujemy pracy przymusowej, pracy niewolniczej lub niedobrowolnej ani wyzysku lub bezprawnego wykorzystania w pracy imigrantów. Nigdy nie należy wymagać od pracowników jako warunku zatrudnienia oddania dokumentów tożsamości lub zapłaty kaucji. Jeżeli prawo krajowe lub procedury zatrudnienia wymagają dokumentów tożsamości, będziemy je stosować ściśle zgodnie z przepisami prawa. Wolność zrzeszania się Szanujemy wolność zrzeszania się. Nasi pracownicy mają prawo do reprezentacji poprzez uznawane przez lokalną spółkę związki zawodowe albo poprzez innych działających w dobrej wierze przedstawicieli, którzy powinni być w stanie wykonywać swoje czynności zgodnie z prawem i przepisami w ramach obowiązujących stosunków pracowniczych i praktyk, a także uzgodnionych procedur spółki. Lokalne społeczności Naszym celem jest identyfikacja i zrozumienie unikalnych interesów społecznych, ekonomicznych i środowiskowych społeczności, w których działamy. Prowadzimy działalność na całym świecie, także w krajach narażonych na konflikty lub krajach, w których demokracja, zasady prawa lub rozwój gospodarczy są kruche, a prawa człowieka stale zagrożone. Musimy identyfikować konkretne ryzyka związane z naruszeniami praw człowieka, jakie mogą być związane z naszą działalnością lub na jakie nasza działalność może wpływać. W tym celu będziemy starać się poznać poglądy naszych współpracowników, w tym pracowników i ich przedstawicieli. Będziemy podejmować odpowiednie kroki, aby mieć pewność, że nasza działalność nie przyczynia się do naruszania praw człowieka, a także aby usunąć niekorzystne skutki oddziaływania naszej działalności na te prawa. Zachęcamy naszych pracowników, by odgrywali aktywną rolę zarówno w swoich społecznościach lokalnych jak i zawodowych. Spółki Grupy powinny starać się stwarzać możliwości do rozwoju umiejętności przez pracowników oraz w ramach społeczności, a ich celem powinna być praca w harmonii z założeniami i inicjatywami rozwoju rządów krajów, w których funkcjonują. Z kim należy rozmawiać • ze swoim bezpośrednim przełożonym z lokalnym prawnikiem Datki na cele publiczne 14 Datki na cele publiczne Datki na cele polityczne 16 Datki na cele dobroczynne 17 15 Datki na cele polityczne Odradzamy spółkom Grupy wpłaty datków na cele polityczne, chociaż nie zawsze są one zabronione. W bardzo rzadkich okazjach, gdy datki na cele polityczne mogą być dopuszczalne, należy przekazywać je ściśle zgodnie z postanowieniami niniejszej polityki. Datki na właściwe cele Spółki Grupy mogą dokonywać wpłat na rzecz partii i organizacji politycznych oraz na cele związane z kampaniami kandydatów na urzędy wybieralne, pod warunkiem że tego typu płatności: • nie mają na celu uzyskania niewłaściwej transakcji albo innej korzyści lub wpływania na decyzję urzędnika publicznego z korzyścią dla spółki Grupy, • nie mają przynieść osobistych korzyści odbiorcy lub jego rodzinie, przyjaciołom, współpracownikom lub znajomym. Spółka Grupy ma prawo wpłacać datki na cele polityczne w celu zabezpieczenia sobie możliwości uczestniczenia w debacie publicznej na temat problemów wpływających na działalność spółki lub Grupy, na przykład poprzez zakup biletów na wydarzenia polityczne w celu angażowania się w dyskusję z urzędnikami państwowymi. Zabrania się spółkom Grupy wpłat na cele polityczne, jeżeli celem takiego datku jest wpływanie na wyniki debaty, na przykład poprzez nakłanianie polityka do działania lub głosowania w konkretny sposób albo podejmowanie innych starań, by zapewnić decyzję działającą na korzyść spółki lub Grupy. Zatwierdzając datki na cele polityczne, zarządy spółek Grupy powinny ustalić, czy są one zgodne z powyższymi wymogami. Ścisłe wymagania dotyczące autoryzacji Wszystkie datki na cele polityczne muszą: • być zgodne z prawem, • zostać z góry zatwierdzone przez zarząd odpowiedniej spółki Grupy, • zostać w pełni odnotowane w księgach spółki, • w razie konieczności zostać wpisane do rejestru publicznego. W przypadku propozycji przekazania datku na rzecz dowolnej organizacji w Unii Europejskiej zaangażowanej w działalność polityczną (nawet jeżeli została ona wystosowana przez spółkę Grupy posiadającą siedzibę poza Unią Europejską) wymagane jest przestrzeganie stosownych procedur. Wymagają tego przepisy ektraterytorialne oraz bardzo szeroka definicja „organizacji politycznej”. W takich przypadkach spółki Grupy są zobowiązane uzyskać uprzednią zgodę Dyrektora Grupy ds. Korporacyjnych i Regulacyjnych, która – jeżeli zostanie wydana – może podlegać konkretnym warunkom. Osobista działalność polityczna Jako osoby fizyczne mamy prawo uczestniczyć w procesie politycznym. Jako pracownicy, jeżeli podejmujemy osobistą działalność polityczną, jesteśmy zobowiązani: • czynić to w swoim czasie wolnym przy użyciu własnych zasobów, • zminimalizować możliwość pomylenia naszych własnych poglądów i działań z poglądami i działaniami spółki Grupy, • starać się, aby nasze działania nie były sprzeczne z zadaniami i obowiązkami Grupy. W przypadku planu kandydowania na urząd publiczny lub jego przyjęcia należy z góry zawiadomić swojego bezpośredniego przełożonego, omówić z nim wpływ oficjalnych obowiązków na pracę oraz współpracować w celu jego zminimalizowania. Z kim należy rozmawiać • ze swoim bezpośrednim przełożonym • z lokalnym prawnikiem • ze specjalistą ds. zapewnienia zgodności z przepisami prawa 16 Datki na cele publiczne Datki na cele dobroczynne Uznajemy rolę przedsiębiorstwa jako obywatela korporacyjnego i zachęcamy spółki Grupy do wspierania lokalnych społeczności oraz projektów dobroczynnych. Przekazywanie datków z właściwych powodów Spółki Grupy mogą wpłacać datki na cele dobroczynne oraz podobne rodzaje inwestycji społecznych, pod warunkiem że są one zgodne z prawem, a ich celem nie jest zapewnienie niewłaściwych korzyści biznesowych lub innych. Spółki Grupy powinny zawsze rozważyć każdą propozycję wpłaty na cele dobroczynne lub podobne inwestycje społeczne w kontekście swojej ogólnej strategii dotyczące korporacyjnych inwestycji społecznych, biorąc pod uwagę Strategiczne wymagania ramowe Grupy dotyczące korporacyjnych inwestycji społecznych. Weryfikacja reputacji i statusu Spółki Grupy nie powinny dokonywać wpłat na cele dobroczynne bez uprzedniej weryfikacji reputacji i statusu odbiorcy. Przed dokonaniem każdej wpłaty spółki Grupy są zobowiązane upewnić się, że odbiorca działa w dobrej wierze oraz w celach dobroczynnych, tak aby datki nie zostały niewłaściwie wykorzystane. W krajach, w których prawo wymaga rejestracji organizacji dobroczynnych, spółki Grupy powinny sprawdzić status rejestracji przed wpłatą. Pełna rejestracja datków Wszystkie wpłacone przez spółkę Grupy datki na cele dobroczynne oraz inne korporacyjne inwestycje społeczne wymagają pełnej rejestracji w księgach spółki oraz – w razie konieczności – w rejestrze publicznym przez spółkę lub odbiorcę. Spółki Grupy powinny zapewnić, aby datki zgłaszane przez nie poprzez CORA dla celów sprawozdawczości społecznej były zgodne z datkami wykazywanymi poprzez dział finansowy dla celów sprawozdawczości finansowej i ustawowej. Z kim należy rozmawiać • ze swoim bezpośrednim przełożonym • z lokalnym specjalistą ds. CORA 17 Majątek firmowy i uczciwość finansowa Majątek spółki i uczciwość finansowa Rzetelna rachunkowość i prawidłowe prowadzenie ksiąg 19 Ochrona majątku organizacji 20 Poufność i bezpieczeństwo informacji 21 Insider dealing i nadużycia rynkowe 22 18 Majątek firmowy i uczciwość finansowa Rzetelna rachunkowość i prawidłowe prowadzenie ksiąg Uczciwe, dokładne i obiektywne rejestrowanie oraz prezentowanie danych finansowych i niefinansowych to podstawa reputacji Grupy, możliwości wypełnienia przez Grupę spoczywających na niej obowiązków prawnych, podatkowych, audytowych i regulacyjnych, a także wspierania decyzji i działań firmowych podejmowanych przez spółki Grupy Dokładne informacje i dane Wszystkie tworzone przez nas dane, finansowe lub niefinansowe, muszą prawidłowo odzwierciedlać transakcje i zdarzenia, których dotyczą. Należy przestrzegać obowiązujących przepisów, zewnętrznych wymogów rachunkowych oraz procedur Grupy dotyczących prezentacji informacji finansowych oraz innych informacji biznesowych. Dotyczy to zarówno danych w formie papierowej jak i elektronicznej, bez względu na nośnik. Nieprowadzenie prawidłowych rejestrów jest sprzeczne z polityką Grupy i może być także niezgodne z prawem. Nigdy nie ma uzasadnienia dla fałszowania rejestrów lub przeinaczania faktów. Tego typu postępowanie może prowadzić do oszustwa i pociągać za sobą odpowiedzialność cywilną lub karną. Zarządzanie rejestrami Spółki Grupy są zobowiązane przyjąć przepisy i procedury dotyczące zarządzania rejestrami i odzwierciedlające Politykę zarządzania rejestrami Grupy. Wszystkimi krytycznymi rejestrami firmowymi należy zarządzać zgodnie z wyżej wspomnianymi przepisami i procedurami. Nigdy nie należy zmieniać ani niszczyć rejestrów spółki bez uzyskania stosownego pozwolenia. Należy zapoznać się z obowiązującymi przepisami i procedurami zarządzania rejestrami. Przestrzeganie standardów rachunkowości Dane finansowe (np. księgi, rejestry i konta) musza być zgodne zarówno z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowymi jak i zasadami i procedurami rachunkowymi i sprawozdawczymi Grupy. Dane finansowe spółek Grupy należy przechowywać zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowymi obowiązującymi w miejscu siedziby spółki. Dane prezentowane w sprawozdaniach Grupy muszą być zgodne z zasadami (MSSF) i procedurami rachunkowymi Grupy. Współpraca z audytorami zewnętrznymi Należy w pełni współpracować z zewnętrznymi i wewnętrznymi audytorami Grupy oraz zapewnić przekazanie audytorom zewnętrznym spółki wszystkich posiadanych przez audytorów Grupy informacji istotnych dla audytu spółki Grupy (odpowiednie informacje audytowe). Obowiązek pełnej współpracy z audytorami zewnętrznymi podlega ograniczeniom prawnym, na przykład w przypadku dokumentów uprzywilejowanych z prawnego punktu widzenia. Należy bezzwłocznie reagować na wszystkie zapytania ze strony audytorów zewnętrznych oraz zapewnić im pełny i nieograniczony dostęp do odpowiednich pracowników i dokumentów. W żadnym przypadku nie należy przekazywać audytorom zewnętrznym lub wewnętrznym informacji, o których wiadomo (lub powinno być wiadomo), że wprowadzają w błąd, są niekompletne lub nieprawidłowe. Dokumentowanie transakcji Wszystkie transakcje i umowy wymagają właściwego zatwierdzenia na wszystkich szczeblach oraz prawidłowej i kompletnej rejestracji. Wszystkie umowy zawarte przez spółki Grupy, bez względu na to, czy z inną spółką Grupy, czy ze stroną trzecią, należy udokumentować na piśmie. Osoby odpowiedzialne za opracowanie, wynegocjowanie lub zatwierdzenie umowy w imieniu spółki Grupy są zobowiązane zapewnić jej zatwierdzenie, podpisanie i zarejestrowanie zgodnie z odpowiednimi zasadami i procedurami zatwierdzania umów. Wszystkie dokumenty sporządzone przez spółkę Grupy w związku ze sprzedażą swoich wyrobów w kraju lub na eksport muszą być prawidłowe, kompletne i właściwie odzwierciedlać daną transakcję. Wszystkie dokumenty należy przechowywać (wraz z odpowiednią korespondencją), jeżeli mogą być przedmiotem ewentualnej kontroli ze strony organów skarbowych, celnych lub innych. Z kim należy rozmawiać • ze swoim bezpośrednim przełożonym • z lokalnym radcą prawnym • z lokalnym specjalistą ds. rejestrów 19 Majątek spółki i uczciwość finansowa Ochrona majątku spółki Jesteśmy odpowiedzialni za zabezpieczenie i właściwe użytkowanie powierzonego nam majątku Grupy. Działanie w najlepszym interesie spółki Należy zapewnić, aby majątek Grupy nie był niszczony, niewłaściwie wykorzystywany, sprzeniewierzany lub utracony. Należy zgłaszać wszelkie przypadki nadużycia lub sprzeniewierzenia majątku przez inne osoby. Majątek Grupy obejmuje własność fizyczną i intelektualną, fundusze, czas, informacje poufne, sprzęt i obiekty. Ochrona przed kradzieżą i niewłaściwym wykorzystaniem funduszy Należy chronić fundusze Grupy i zabezpieczyć je przed niewłaściwym wykorzystaniem, oszustwem oraz kradzieżą. Nasze roszczenia dotyczące wydatków, kuponów, rachunków i faktur muszą być prawidłowe i terminowo złożone. „Fundusze Grupy” oznaczają środki pieniężne i inne aktywa pieniężne należące do spółki Grupy, w tym przekazane pieniądze i posiadane karty kredytowe. Oszustwo lub kradzież ze strony pracowników może stanowić podstawę do zwolnienia i dochodzenia. Poświęcenie wystarczającej ilości czasu na pracę Wszyscy pracownicy są zobowiązani poświęcić wystarczająco dużo czasu na swoją pracę, by wypełnić spoczywające na nich obowiązki. Wykonując obowiązki należy wykazać się pełnym zaangażowaniem i nie wykonywać osobistych czynności wykraczających poza umiarkowany poziom niestwarzający zagrożenia dla ich wykonania. Ochrona marek i innowacji Grupy Należy chronić całą własność intelektualną należącą do Grupy. Własność intelektualna obejmuje patenty, prawa autorskie, znaki towarowe, prawa do wzorów i inne informacje firmowe. Zabezpieczenie dostępu do majątku Grupy Należy chronić informacje, które mogą zostać wykorzystane w celu uzyskania dostępu do majątku Grupy. Należy zawsze zabezpieczyć informacje zapewniające dostęp do majątku i sieci spółki, z uwzględnieniem kart wstępu do budynków, identyfikatorów, haseł i kodów. Poszanowanie majątku stron trzecich Nigdy nie należy świadomie: • niszczyć, niewłaściwie wykorzystywać lub sprzeniewierzać fizycznego majątku stron trzecich, • naruszać ważnych patentów, znaków towarowych, praw autorskich lub innego majątku intelektualnego z naruszeniem praw stron trzecich, • podejmować nieupoważnionych działań niekorzystnie wpływających na funkcjonowanie systemów lub zasobów stron trzecich. Należy okazać taki sam szacunek majątkowi fizycznemu i intelektualnemu osób trzecich, jaki okazywany jest w stosunku do majątku Grupy. Korzystanie ze sprzętu spółki Nie wolno wykorzystywać sprzętu ani obiektów spółki w celach osobistych poza określonymi poniżej i zgodnymi z polityką spółki. Dopuszcza się możliwość ograniczonego, okazjonalnego lub dorywczego wykorzystania w celach osobistych wydanych lub udostępnionych urządzeń i systemów spółki, pod warunkiem że: • odbywa się to w rozsądny sposób i nie zakłóca właściwego wykonania pracy, • nie ma to negatywnego wpływu na pracę systemów Grupy, • nie odbywa się to w nielegalnych lub niewłaściwych celach. Dopuszcza się uzasadnione i krótkie korzystanie z telefonu, emaila i internetu w celach osobistych. Niewłaściwe użytkowanie obejmuje: • komunikację o obraźliwym, oszczerczym, seksistowskim, rasistowskim, nieprzyzwoitym, wulgarnym lub w inny sposób uwłaczającym charakterze, • niewłaściwe rozpowszechnianie materiałów chronionych prawami autorskimi, licencjami lub klauzulą poufności, • przekazywanie „łańcuszków” reklam lub ofert (chyba że po uzyskaniu uprzedniej zgody), • odwiedzania nieodpowiednich stron internetowych. Z kim należy rozmawiać • ze swoim bezpośrednim przełożonym • z lokalnym radcą prawnym 20 Majątek spółki i uczciwość finansowa Poufność i bezpieczeństwo informacji Należy zachować w tajemnicy wszystkie informacje wrażliwe z handlowego punktu widzenia, tajemnice handlowe oraz inne informacje poufne dotyczące Grupy i jej działalności. Nasze informacje poufne to wiedza i wszelkie informacje mogące w przypadku ujawnienia stronom trzecim zagrozić interesom Grupy, takie jak: • • • • • • • • • • bazy danych dotyczących sprzedaży, marketingu i innych danych korporacyjnych, strategie i plany cenowe i marketingowe, poufne informacje na temat wyrobów i tajemnice handlowe, dane dotyczące badań i dane techniczne, materiały związane z opracowaniem nowych produktów, pomysły, procesy, propozycje lub strategie biznesowe, nieopublikowane dane i wyniki finansowe, plany spółki, dane pracowników i sprawy mające na nich wpływ, oprogramowanie przekazane spółce Grupy na podstawie licencji lub przez nią opracowane Ujawnianie informacji poufnych Nie należy ujawniać informacji poufnych dotyczących spółki Grupy ani jej działalności poza Grupą bez zgody przedstawiciela kierownictwa wyższego szczebla. W przypadku uzyskania takiej zgody informacje poufne można ujawnić wyłącznie: • pośrednikom lub przedstawicielom spółki Grupy związanym obowiązkiem zachowania poufności oraz potrzebujących takich informacji do wykonywania pracy w imieniu spółki, • na warunkach określonych w pisemnej umowie o zachowaniu poufności lub zobowiązaniu w tym zakresie, • na warunkach nakazu właściwego organu sądowego, rządowego, regulacyjnego lub nadzoru, • po uprzednim powiadomieniu i uzyskaniu zgody lokalnego Działu Prawnego. W przypadku przekazywania informacji poufnych drogą elektroniczną należy uzgodnić z drugą stroną wymagane standardy techniczne oraz proceduralne. Należy pamiętać o ryzyku nieświadomego ujawnienia informacji poufnych w trakcie rozmów lub poprzez korzystanie z dokumentów w miejscach publicznych. Dostęp do informacji poufnych i ich przechowywanie Dostęp do informacji poufnych dotyczących spółki Grupy lub jej działalności powinni posiadać jedynie ci z pracowników, którzy potrzebują takich informacji, by wykonać swoją pracę. Nie należy zabierać informacji poufnych dotyczących spółki Grupy lub jej działalności do domu, chyba że podjęto odpowiednie środki mające na celu ich prawidłowe zabezpieczenie. Więcej wskazówek przedstawiono w Polityce Bezpieczeństwa Grupy, która jest udostępniana na żądanie. Wykorzystanie informacji poufnych Nie należy wykorzystywać informacji poufnych dotyczących spółki Grupy lub jej działalności dla swoich własnych korzyści finansowych lub dla korzyści finansowych przyjaciół lub bliskich osób (patrz: „Konflikt interesów”). Należy zwrócić szczególną uwagę w przypadku uzyskania dostępu do „informacji wewnętrznych” stanowiących informacje poufne na temat ceny udziałów i papierów wartościowych w spółkach giełdowych. Więcej informacji przedstawiono w rozdziale zatytułowanym „Insider dealing i nadużycia rynkowe”. Dane osobowe Spółki i pracownicy Grupy są zobowiązani przez cały czas przestrzegać przepisów o ochronie danych. Dostęp do danych osobowych należy ograniczyć do upoważnionych pracowników, którzy mają jasną potrzebę zawodową, by z takich danych korzystać. Przepisy o ochronie danych regulują zasady korzystania z danych osobowych oraz ich przetwarzania, a także zakres, w jakim dane takie mogą być przekazywane pomiędzy firmami lub krajami. Przepisy takie mają zazwyczaj zastosowanie do danych osobowych pracowników lub klientów. Informacje dotyczące osób trzecich Nie należy pozyskiwać, ani umyślnie uzyskiwać, od innych osób informacji poufnych należących do innych podmiotów. W przypadku nieumyślnego otrzymania informacji, które zgodnie z podejrzeniami mogą stanowić informacje poufne innego podmiotu, należy bezzwłocznie zawiadomić swojego bezpośredniego przełożonego i lokalny Dział Prawny. Z kim należy rozmawiać • ze swoim bezpośrednim przełożonym • z lokalnym prawnikiem 21 : Majątek spółki i uczciwość finansowa Insider dealing i nadużycia rynkowe Naszym celem jest wspieranie uczciwych i otwartych rynków papierów wartościowych na całym świecie. Pracownikom zabrania się zawierania transakcji na podstawie informacji wewnętrznych ani angażowania się w jakąkolwiek formę nadużyć rynkowych. „Informacje wewnętrzne” to cenne informacje, które: • nie są ogólnodostępne, • dotyczą bezpośrednio lub pośrednio spółki notowanej na giełdzie lub jej akcji albo innych papierów wartościowych oraz • mogłyby – gdyby były ogólnodostępne – wywierać istotny wpływ na cenę akcji takiej spółki lub innych papierów wartościowych albo inwestycji powiązanych. Nadużycia rynkowe Nie należy dopuszczać się żadnych form nadużycia rynkowego, z uwzględnieniem: • niewłaściwego ujawnienia informacji wewnętrznych, • zawierania transakcji na rynku papierów wartościowych w oparciu o informacje wewnętrzne, • nadużycia informacji wewnętrznych. „Nadużycie rynkowe” oznacza postępowanie, które ma negatywny wpływ na rynek finansowy i nie mieści się w standardach wymaganych przez regularnych użytkowników rynku. Nadużycia rynkowe oraz insider dealing (zobowiązanie lub zachęta dla innych osób do podjęcia tego typu działań) są nielegalne w większości krajów. Więcej informacji na temat zachowań mogących stanowić nadużycie rynkowe lub insider dealing w Wielkiej Brytanii przedstawiono w naszym Kodeksie zawierania transakcji na akcjach, który jest udostępniany na żądanie. Korzystanie z informacji wewnętrznych W przypadku posiadania lub otrzymania informacji mogących stanowić informacje wewnętrzne dotyczące którejkolwiek z notowanych na giełdzie spółek Grupy należy bezzwłocznie przekazać je Dyrektorowi Generalnemu, dyrektorowi funkcyjnemu lub (jeżeli informacje dotyczą konkretnego projektu) menadżerowi projektu. W przeciwnym razie nie należy ujawniać takich informacji bez uzyskania specjalnej zgody, a po jej uzyskaniu informacje te można ujawnić wyłącznie: • pracownikom, którzy ich potrzebują w realizacji swoich zadań służbowych, • pośrednikom lub przedstawicielom spółki Grupy, którzy są związani obowiązkiem zachowania poufności i potrzebują takich informacji do realizacji zadań w imieniu spółki. Korzystając z informacji wewnętrznych, należy postępować ze szczególną ostrożnością, gdyż ich niewłaściwe wykorzystanie może rodzić kary cywilne lub karne dla spółek Grupy i odpowiednich osób. W razie braku pewności, czy posiadane informacje są informacjami wewnętrznymi, należy skontaktować się z Sekretarzem British American Tobacco p.l.c. lub odpowiedniej spółki. Odpowiedzialny obrót akcjami W przypadku posiadania informacji wewnętrznych dotyczących spółki giełdowej (wchodzącej w skład Grupy lub nie) nie należy obracać papierami wartościowymi takiej spółki ani zachęcać do tego innych osób. W przypadku zamiaru obrotu papierami wartościowymi notowanej na giełdzie spółki Grupy oraz uzyskania dostępu do dotyczących jej informacji wewnętrznych należy przestrzegać lokalnych przepisów w sprawie obrotu akcjami oraz wydanego przez taką spółkę kodeksu obrotu akcjami (jeżeli ma w danej sytuacji zastosowanie). „Papiery wartościowe” obejmują akcje (w tym amerykańskie kwity depozytowe), opcje, długi, obligacje, weksle lub inne inwestycje, których wartość ustalana jest na podstawie ceny takich papierów wartościowych. „Obrót” jest definiowany w szerokim ujęciu i obejmuje sprzedaż, zakup lub przeniesienie (także w formie darowizny) oraz rozprowadzanie zakładów, kontraktów na różnice (CFD) lub innych instrumentów pochodnych z udziałem papierów wartościowych. Nasz Kodeks obrotu akcjami określa zasady mające zastosowanie do osób mających dostęp do informacji wewnętrznych w firmie British American Tobacco, które to osoby obowiązują dodatkowe ograniczenia w zakresie zawierania transakcji na papierach wartościowych British American Tobacco p.l.c. Zgodnie z prawem spółki Grupy są zobowiązane prowadzić wykaz wszystkich osób posiadających dostęp do informacji wewnętrznych, które będą indywidualnie informowane o swoim statusie. Z kim należy rozmawiać • ze swoim bezpośrednim przełożonym • z lokalnym prawnikiem • ze specjalistą ds. zapewnienia zgodności z przepisami prawa 22 Obrót krajowy i międzynarodowy 24 Obrót krajowy i międzynarodowy Ochrona konkurencji i przepisy antymonopolowe 24 Pranie brudnych pieniędzy 26 Nielegalny obrót 27 Sankcje 28 23 Obrót krajowy i międzynarodowy Ochrona konkurencji i przepisy antymonopolowe Wierzymy w swobodną konkurencję. Spółki Grupy są zobowiązane konkurować z innymi podmiotami w uczciwy i etyczny sposób zgodnie z przepisami o ochronie konkurencji (lub przepisami antymonopolowymi). W jaki sposób przepisy o ochronie konkurencji wpływają na działalność Grupy? Przepisy o ochronie konkurencji wpływają na wszystkie aspekty naszej działalności, w tym sprzedaż i ekspozycję, nasze relacje z dostawcami, dystrybutorami, klientami i konkurencyjnymi podmiotami, nasze negocjacje i projekty umów oraz decyzje dotyczące strategii cenowych i warunków handlowych. Przepisy te są powiązane z warunkami rynkowymi wpływającymi na sposób traktowania konkurencji, takimi jak: • koncentracja rynkowa, • homogeniczność produktów i zróżnicowanie marek lub • regulacje, w tym ograniczenia reklamowe, zakazy prezentacji i zakazy palenia w miejscach publicznych. Zobowiązanie do uczciwej konkurencji Naszym celem jest energiczna konkurencja i przestrzeganie przepisów o jej ochronie w każdym kraju i obszarze gospodarczym, w którym działamy. Wiele krajów posiada złożone ustawy przeciwdziałające zachowaniom naruszającym konkurencję. Ustawy te różnią się w zależności od kraju lub obszaru gospodarczego, a ich nieprzestrzeganie może rodzić poważne konsekwencje. Zachowanie równoległe Zachowanie równoległe wraz z konkurencyjnymi podmiotami nie jest sprzeczne z zasady z przepisami o ochronie konkurencji, jednak nie należy zawierać z konkurencyjnymi podmiotami porozumień, by: • ustalić ceny albo jakiekolwiek elementy lub aspekty cen (z uwzględnieniem rabatów, obniżek, nadpłat, metod wyceny, warunków lub terminów płatności, poziomów lub procentu zmian cenowych), • ustalić inne warunki, • podzielić lub przydzielić rynki, klientów lub terytoria, • ograniczyć produkcję lub wydajność, • wpływać na rezultaty konkurencyjnego procesu przetargowego, • uzgodnić wspólną odmowę prowadzenia interesów z określonymi stronami. W tym sensie „porozumienie” obejmuje pisemne lub ustne umowy, porozumienia lub praktyki, niewiążące umowy lub działania podejmowane we wspólnym celu albo pośrednie umowy negocjowane przez osoby trzecie, takie jak stowarzyszenie handlowe/branżowe, klient lub dostawca. Dotyczy to także sytuacji, w których konkurencyjne podmioty dzielą się (bezpośrednio lub pośrednio) informacjami w celu ograniczenia konkurencji. Na przykład konkurencyjne podmioty mogą informować się nawzajem o przyszłych podwyżkach cenowych, by móc skoordynować swoje polityki cenowe (tak zwana ‘uzgodniona praktyka’). Spotkania z konkurencyjnymi podmiotami Ewentualne spotkania lub bezpośrednie rozmowy z konkurencyjnymi podmiotami Grupy należy traktować ze szczególną ostrożnością. Należy je starannie odnotować na piśmie oraz przerwać, jeżeli zagrażają one lub mogą być postrzegane jako zagrażające uczciwej konkurencji. Nie wszystkie ustalenia z konkurencją rodzą problemy. Istnieje możliwość legalnego kontaktu w kontekście stowarzyszeń handlowych, określonej i ograniczonej wymiany informacji oraz wspólnych inicjatyw kierowanych do organów państwowych. Informacje konkurencyjnych podmiotów Grupa może jedynie gromadzić informacje na temat konkurencyjnych podmiotów przy użyciu uzasadnionych i legalnych środków oraz zgodnie z przepisami o ochronie konkurencji. Uzyskiwanie informacji dotyczących konkurencyjnych podmiotów bezpośrednio od nich nigdy nie jest uzasadnione, z wyjątkiem bardzo ograniczonych i wyjątkowych okoliczności. Gromadzenie informacji dotyczących konkurencyjnych podmiotów od osób trzecich (w tym klientów, konsultantów, analityków i stowarzyszeń handlowych) często rodzi złożone problemy z zakresu lokalnego prawodawstwa i powinno odbywać się wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej porady prawnej. Pozycja dominująca Jeżeli spółka Grupy posiada ‘pozycję dominującą’, z reguły ma szczególny obowiązek chronić pozostałą konkurencję i nie nadużywać swojej pozycji. Koncepcje ‘dominacji’, ‘siły rynkowej’ oraz ‘jej nadużywania’ są różnie traktowane w poszczególnych krajach. Tam, gdzie uznaje się, że spółka Grupy posiada dominującą pozycję na lokalnym rynku, z reguły ma ograniczone możliwości angażowania się w takie praktyki, jak umowy na wyłączność, rabaty lojalnościowe, nierównorzędne traktowanie klientów, naliczanie zbyt wysokich lub zbyt niskich (poniżej kosztów) cen albo wiązanie razem lub łączenie w pakiety różnych produktów. Utrzymanie ceny odsprzedaży Niektóre ograniczenia pomiędzy stronami na różnych szczeblach łańcucha dostaw, takie jak postanowienia dotyczące utrzymania ceny odsprzedaży pomiędzy dostawcą a dystrybutorem lub odsprzedawcą, mogą być niezgodne z prawem. W niektórych krajach ograniczenia dotyczące możliwości odsprzedaży na terytoria lub do określonych grup klientów przez naszych klientów stanowią poważny problem z zakresu konkurencji. 24 Utrzymanie ceny odsprzedaży ma miejsce wtedy, gdy dostawca stara się uzyskać lub w rzeczywistości posiada kontrolę albo wywiera wpływ (pośrednio, w wyniku gróźb i/lub zachęt) na ceny, po których jego klienci odsprzedają jego produkty. Zasady dotyczące utrzymania ceny odsprzedaży i ograniczenia odsprzedaży są uzależnione od kraju. Odpowiednie osoby powinny zapoznać się z przepisami obowiązującymi w krajach, za które odpowiadają. Fuzje i przejęcia Jeżeli spółki Grupy uczestniczą w fuzjach i przejęciach, może pojawić się konieczność złożenia dokumentów w więcej niż jednym kraju. Obowiązki dotyczące składanych dokumentów są uzależnione od kraju, należy je jednak zawsze sprawdzić w kontekście fuzji, przejęć (majątku lub udziałów) oraz wspólnych przedsięwzięć. Korzystanie z porad specjalisty W przypadku uczestnictwa w działalności gospodarczej, do której zastosowanie mogą mieć przepisy o ochronie konkurencji, należy przestrzegać wytycznych dla danego regionu, obszaru lub rynku, które stanowią podstawę polityki Grupy oraz prawa w tym zakresie, a także skonsultować się z lokalnym Działem Prawnym. Nie należy zakładać, że przepisy o ochronie konkurencji nie będą miały zastosowania wyłącznie dlatego, że na danym rynku lokalnym żadnych tego typu przepisów nie wprowadzono. Wiele krajów, takich jak Stany Zjednoczone lub kraje Unii Europejskiej, stosują swoje przepisy o ochronie konkurencji na szczeblu międzynarodowym (jeżeli ma miejsce podlegające im postępowanie i jeżeli mają one moc prawną). Z kim należy rozmawiać • ze swoim bezpośrednim przełożonym • z lokalnym prawnikiem • z specjalistą ds. zapewnienia zgodności z przepisami prawa handlowego 25 Obrót krajowy i międzynarodowy Pranie brudnych pieniędzy Pranie brudnych pieniędzy obejmuje przetwarzanie przychodów z działalności przestępczej oraz obracanie nimi, w tym ukrywanie tożsamości nielegalnie zdobytych pieniędzy, które sprawiają wrażenie środków pochodzących z legalnego źródła. Nie należy brać udziału w takich procesach. Należy być wyczulonym na sytuacje, które powinny budzić podejrzenia, w tym na: • płatności w walutach nieuwzględnionych w fakturze, • znaczne płatności w gotówce lub innych aktywach pieniężnych, • płatności z wielu źródeł w celu zapłaty za jedną fakturę, • płatności na rachunek lub z rachunku, który nie jest normalnym rachunkiem firmowym, • żądania zwrotu nadpłaty, • płatności dokonane przez osobę niebędącą stroną umowy lub wnioski o dostawę produktów Grupy pochodzące od takiej osoby, • wnioski o dostawę produktów Grupy do nietypowego miejsca albo zastosowanie trasy przejazdu innej niż zazwyczaj. Zakaz udziału w obrocie przychodami z działalności przestępczej Nie wolno: • angażować się w transakcje, o których wiadomo lub w przypadku których można podejrzewać, że oparte są na przychodach z działalności przestępczej ani • w inny sposób świadomie uczestniczyć bezpośrednio lub pośrednio w praniu brudnych pieniędzy. Należy zapewnić, aby działalność Grupy nie była przez nieuwagę sprzeczna z przepisami o zapobieganiu praniu brudnych pieniędzy. W większości systemów prawnych osoba lub spółka popełnia przestępstwo, angażując się w transakcje z udziałem aktywów, o których wiadomo lub w przypadku których można podejrzewać, że pochodzą z działalności przestępczej. Naruszenie przepisów o zapobieganiu praniu brudnych pieniędzy może dotyczyć zarówno firm jak i osób fizycznych. Odmowa przyjęcia dużych sum w gotówce Spółkom Grupy w UE zabrania się przyjmowania płatności w gotówce powyżej 15 000 euro (lub równowartości tej kwoty) w ramach jednej transakcji lub serii powiązanych transakcji. Spółki Grupy poza UE także powinny unikać przyjmowania znacznych kwot w gotówce. Minimalizowanie ryzyka udziału oraz zgłaszanie podejrzanych czynności Należy wprowadzić efektywne procedury dotyczące: • minimalizowania ryzyka niekorzystnego udziału w transakcjach obejmujących przychody z działalności przestępczej, • wykrywania nieuczciwego udziału w procesie prania brudnych pieniędzy przez pracowników i zapobiegania mu, • wspierania pracowników w identyfikowaniu sytuacji, które powinny rodzić podejrzenie co do prania brudnych pieniędzy. Spółki Grupy są zobowiązane zapewnić, aby stosowane przez nie procedury akceptacji klientów (lub procedury oparte na programie poznania swojego klienta) były wystarczające, aby mieć pewność – na tyle, na ile to możliwe – że klienci nie angażują się w działalność przestępczą. Podejrzane transakcje oraz działania klientów lub innych stron trzecich należy bezzwłocznie zgłaszać Dyrektorowi Generalnemu lub dyrektorowi funkcjonalnemu oraz lokalnemu Działowi Prawnemu. Znajomość i przestrzeganie odpowiednich rozwiązań antyterrorystycznych Należy zapewnić, aby Grupa świadomie nie uczestniczyła w finansowaniu lub wspieraniu w inny sposób działalności terrorystycznej oraz aby działalność Grupy poprzez nieuwagę nie naruszała odpowiednich rozwiązań zapobiegania finansowaniu działalności terrorystycznej. Systemy kontroli wewnętrznej spółek Grupy powinny obejmować kontrolę mającą zapewnić, że nie prowadzą one interesów z podmiotem zakazanym przez rząd lub organ międzynarodowy ze względu na jego znane lub podejrzewane powiązania terrorystyczne. Grupy terrorystyczne mogą próbować wykorzystać działające zgodnie z prawem przedsiębiorstwa, od punktów detalicznych do firm oferujących usługi dystrybucyjne lub finansowe, do finansowania swoich sieci. Współpracując z takimi podmiotami, Grupa ponosi ryzyko nieumyślnego naruszenia przepisów o zapobieganiu finansowaniu działalności terrorystycznej. Z kim należy rozmawiać • ze swoim bezpośrednim przełożonym • z lokalnym prawnikiem • ze specjalistą ds. zapewnienia zgodności z przepisami prawa 26 Obrót krajowy i międzynarodowy Nielegalny obrót Nielegalny obrót przemycanymi lub podrobionymi produktami zagraża działalności Grupy. Należy podjąć wszelkie możliwe działania, aby móc go powstrzymać. Zakaz uczestniczenia w zakazanym obrocie produktami Grupy oraz wspierania tego typu transakcji Należy zapewnić, aby: • Grupa świadomie nie angażowała się w nielegalny obrót swoimi produktami, • praktyki biznesowe Grupy wspierały jedynie legalny obrót produktami Grupy, • Grupa aktywnie współpracowała z władzami w procesie dochodzenia związanego z zakazanym obrotem. Nielegalny obrót tytoniem ma negatywny wpływ na społeczeństwo. Pozbawia rządy przychodów, zachęca do przestępstwa, wprowadza w błąd konsumentów, zmuszając ich do zakupu słabej jakości wyrobów, podważa regulacje legalnego obrotu oraz dodatkowo utrudnia zapobieganie sprzedaży wyrobów tytoniowych nieletnim. Nielegalny obrót szkodzi także działalności Grupy, obniża wartość jej produktów oraz inwestycji w lokalną działalność i dystrybucję. Wysokie podatki akcyzowe, zróżnicowane stopy podatkowe, słabe kontrole graniczne oraz słabe egzekwowanie przepisów to wszystko przyczynia się do nielegalnego obrotu. Jednak Grupa w pełni wspiera rządy i organy państwowe w próbach wyeliminowania nielegalnego handlu we wszystkich możliwych formach. Sprawowanie kontroli w celu zapobiegania nielegalnemu obrotowi produktami Grupy Aby zapobiegać kierowaniu produktów Grupy do nielegalnych kanałów handlowych, należy przeprowadzać odpowiednie kontrole, które powinny obejmować: • procedury oceny i zatwierdzania znane jako „poznaj swojego klienta” i „poznaj swojego dostawcę”, • rozwiązania mające zapewnić zgodność dostaw na rynki z legalnym popytem, • procedury badania, zawieszania i zrywania transakcji z klientami lub dostawcami podejrzanymi o udział w nielegalnym obrocie. Procedury znane jako „poznaj swojego klienta” i „poznaj swojego dostawcę” mają istotne znaczenie, ponieważ zapewniają sprzedaż produktów Grupy wyłącznie szanowanym klientom, umożliwiają korzystanie z usług szanowanych dostawców w ilościach odzwierciedlających legalne zapotrzebowanie. Należy wyraźnie poinformować klientów i dostawców o stanowisku Grupy w sprawie nielegalnego obrotu. Tam, gdzie to możliwe, należy zagwarantować w umowach prawo do zbadania, zawieszenia lub zerwania transakcji z nimi, jeżeli uznamy, że uczestniczą, świadomie lub nie, w nielegalnym handlu. Wszelkie podejrzenia dotyczące wprowadzenia produktów Grupy do nielegalnych kanałów handlowych należy bezzwłocznie zgłosić lokalnemu Działowi Prawnemu. Monitoring i ocena nielegalnego obrotu na rynkach Grupy Spółki Grupy powinny mieć możliwość regularnego monitorowania nielegalnego obrotu na swoich rynkach krajowych oraz oceny zakresu, w jakim produkty Grupy są sprzedawane nielegalnie lub są kierowane na inne rynki. Nasze procedury wymagają podjęcia konkretnych kroków w celu oceny poziomu i charakteru nielegalnego handlu na danym rynku oraz opracowania planów radzenia sobie z tego typu działaniami. Więcej informacji na ten temat zaprezentowano na stronach o walce z przemytem (Anti-Illicit Trade) na Interact . Z kim należy rozmawiać • ze swoim bezpośrednim przełożonym • z lokalnym prawnikiem 27 Obroty krajowe i międzynarodowe Sankcje Naszym celem jest zapewnienie, aby działalność Grupy prowadzona była zgodnie ze wszystkimi prawnymi regulacjami dotyczącymi sankcji oraz aby Grupa nie angażowała się we współpracę ze stronami objętymi sankcjami. Sankcje obejmują zakazy lub ograniczenia w zakresie: • eksportu lub re-eksportu do krajów objętych sankcjami, • importu z krajów objętych sankcjami oraz transakcji na majątku pochodzącym z krajów objętych sankcjami, • podróży do i z krajów objętych sankcjami, • inwestycji i innych transakcji w krajach objętych sankcjami lub z wyznaczonymi stronami, • udostępniania środków lub zasobów wyznaczonym stronom, • przekazywania objętego restrykcjami oprogramowania, danych technicznych lub technologii pocztą elektroniczną, z serwera lub odwiedzania krajów objętych sankcjami, • wspierania bojkotów. on: Znajomość i przestrzeganie sankcji Pracownicy Grupy są zobowiązani poznać wszystkie prawomocne przepisy dotyczące sankcji wpływające na działalność Grupy oraz ich przestrzegać. Należy zapewnić, by nigdy świadomie nie: • dostarczać ani umożliwiać dostawy produktów Grupy do jakichkolwiek osób, • nabywać towarów od jakichkolwiek osób ani • w inny sposób współpracować z jakimikolwiek osobami lub obracać jakimkolwiek majątkiem z naruszeniem obowiązujących sankcji, embarga handlowego, ograniczeń dotyczących kontroli eksportu lub innych restrykcji handlowych. Sankcje mogą być nakładane przez poszczególne kraje lub organy ponadnarodowe, takie jak ONZ lub UE. Niektóre przepisy przewidujące sankcje mają zastosowanie zarówno do podmiotów amerykańskich (bez względu na siedzibę) jak i do eksportu/re-eksportu produktów pochodzenia amerykańskiego i produktów zawierających elementy pochodzenia amerykańskiego (bez względu na to, czy obracająca nimi osoba jest podmiotem amerykańskim, czy nie). Naruszenie sankcji pociąga za sobą poważne kary, w tym grzywny, utratę licencji eksportowych oraz kary pozbawienia wolności. Minimalizacja ryzyka naruszenia sankcji Systemy kontroli wewnętrznej spółek Grupy muszą minimalizować ryzyko naruszenia sankcji oraz zapewniać szkolenia i wsparcie umożliwiające pracownikom ich zrozumienie i efektywne wdrożenie, w szczególności w miejscach, w których praca obejmuje międzynarodowe przekazy finansowe lub dostawę transgraniczną albo transgraniczny zakup produktów, technologii lub usług. Sankcje już nie tylko dotyczą całych krajów o ograniczeniach ekonomicznych, handlowych lub dyplomatycznych. Coraz częściej skierowane są przeciwko wyznaczonym osobom fizycznym lub grupom, a także związanym z nimi spółkom lub organizacjom. Lista zakazanych krajów i wyznaczonych osób ulega częstym zmianom. W przypadku gdy praca obejmuje sprzedaż lub wysyłkę produktów, technologii lub usług pomiędzy granicami międzynarodowymi, należy na bieżąco sprawdzać obowiązujące zasady. W przypadku otrzymania od oficjalnych organów lub partnerów handlowych komunikatów lub zapytań związanych z sankcjami należy bezzwłocznie przekazać je swojemu lokalnemu radcy prawnemu. Więcej informacji na ten temat przedstawiono w Procedurze zapewnienia zgodności z sankcjami. Z kim należy rozmawiać ze swoim bezpośrednim przełożonym z lokalnym prawnikiem ze specjalistą ds. zapewnienia zgodności z przepisami prawa handlowego 28 Aby uzyskać więcej informacji, należy skontaktować się ze specjalistą ds. zapewnienia zgodności z przepisami prawa Sekretarzem Spółki Departamentem Globe House 4 Temple Place Londyn WC2R 2PG Wielka Brytania Tel.: (0) 207 845 1000 Fax: (0) 207 845 2189 29
