Informacja specjalna 2016

AXELO
Prawno – Podatkowy Flash dla Biznesu
Informacja specjalna
Dnia 8 września 2016 r. wejdzie w życie Ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy –
Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw,
ogłoszona w Dzienniku Ustaw w dniu 7 września 2015 r. (Dz. U. Poz. 1311), (Nowelizacja).
Wskazana ustawa, wprowadza szereg zmian w szczególności w przepisach Kodeksu
Cywilnego jak i Kodeksu Postępowania Cywilnego, mających zliberalizować regulacje
dotyczące m.in. formy czynności prawnej.
Przedmiotowe zmiany mają bardzo istotne znaczenie dla codziennej praktyki prowadzenia
biznesu. Wprowadzając nowe możliwości i ułatwienia dla obrotu gospodarczego,
jednocześnie mogą w rodzić dodatkowe ryzyka dla przedsiębiorców nie mających
świadomości potrzeby dostosowania przedsiębiorstwa do nowych przepisów.
Mając powyższe na względzie AXELO przedstawia krótkie opracowanie dotyczące zmian w
przepisach kodeksu cywilnego oraz kodeksu postępowania cywilnego, mających wejść w
życie 8 września 2016 r. Informacja skupia się na zagadnieniach szczególnie istotnych z
perspektywy praktyki prowadzenia biznesu.
I. DEFINICJA DOKUMENTU
Nowelizacja wprowadza do Kodeksu Cywilnego art. 773, stosownie do którego
„Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Od wejścia
w życie nowych przepisów, przez dokument rozumieć należy w istocie każdy nośnik (papier,
plik elektroniczny, zapis na płycie CD lub dyktafonie, SMS), niezależnie od tego jakie środki
zostały użyte w celu jego utrwalenia (pióro, komputer, telefon, tablet, dysk twardy), o ile
tylko umożliwia zapoznanie się (odtworzenie) z treścią zapisanej w na tym nośniku
informacji.Należy mieć na względzie, że z przytoczonego przepisu wynika, że dla prawnej
kwalifikacji dokumentu, decydujące znaczenie ma zakodowanie – zapisanie na w istocie
dowolnym nośniku określonej informacji w sposób umożliwiający odtworzenie jej treści. Tym
samym kryterium kwalifikacji nie będzie okoliczność, czy treść informacji zapisanej na
nośniku opatrzona jest podpisem składającego oświadczenie czy też nie.
II. NOWA FORMA CZYNNOŚCI PRAWNEJ
– FORMA DOKUMENTOWA
Nowelizowane przepisy stanowią odpowiedź na potrzeby realiów gospodarczych,
inkorporując praktykę stosowania środków komunikacji elektronicznej w działalności
gospodarczej do porządku prawnego. Niemniej należy mieć na względzie fakt, że
wprowadzenie dedykowanych regulacji w zakresie, który dotychczas pozbawiony był
pozbawiony precyzyjnej reglamentacji skutkuje koniecznością dokładnego przestrzegania
obowiązujących przepisów. W przeciwnym razie istnieje większe niż dotychczas ryzyko
zakwalifikowania określonych treści jako prawnie wiążących oświadczeń woli składanych w
formie dokumentowej ze wszelkimi tego konsekwencjami prawnymi.
W ślad za definicją dokumentu ustawodawca wprowadza nową szczególną formę
dokonywania czynności prawnych tj. „formę dokumentową”. Wchodzący w życie „nowy” art.
772 Kodeksu Cywilnego, stanowi, że „Do zachowania dokumentowej formy czynności
prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób
umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”
Jak więc wynika z przytoczonego przepisu, dla złożenia oświadczenia woli – wyrażenia woli
np. zawarcia umowy w formie dokumentowej wystarczające jest aby takie oświadczenie
zostało utrwalone (zapisane) w postaci dokumentu (rozumianego jak w definicji zawartej w
art. 773 Kodeksu Cywilnego)w taki sposób aby możliwe było ustalenie osoby, która złożyła
przedmiotowe oświadczenie. Warto podkreślić, że dla złożenia oświadczenia woli w tej
formie nie będzie konieczne podpisanie (tj. fizyczne złożenie podpisu) dokumentu
zawierającego oświadczenie woli. Analiza wprowadzanych regulacji prowadzi do wniosku,
że złożenie oświadczenia woli może nastąpić m.in. poprzez wysłanie wiadomości e-mail,
pliku zawierającego treść konkretnego oświadczenia, wiadomości sms czy choćby w
ramach rozmowy prowadzonej przy użyciu komunikatora internetowego lub aplikacji
mobilnej.
Systemowo forma dokumentowa zbliżona będzie nieco do znanej bardzo dobrze
przedsiębiorcom tzw. „zwykłej” formy pisemnej. Podobnie jak dotychczas w stosunku do
formy pisemnej, tak i w odniesieniu do formy dokumentowej po wejściu w życie Nowelizacji,
jeżeli taka forma zastrzeżona będzie przez ustawy bez wyraźnego wskazania, iż jej brak
skutkuje nieważnością czynności prawnej, wówczas należy przyjąć, że formę dokumentową
przepis zastrzega tylko dla celów dowodowych (zmieniony art. 73 §1 Kodeksu Cywilnego).
Formę dokumentową zastrzec będzie można pod rygorem nieważności (zmieniony art. 74
Kodeksu Cywilnego). Inaczej jednak niż dotychczas, „Jeżeli umowa została zawarta w
formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak
również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy
dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.” Aktualnie obowiązująca
regulacja, dla rozwiązania za zgodą obu stron, odstąpienia lub wypowiedzenia umowy
zawartej w formy pisemnej, wymaga aby taka czynność została stwierdzona pismem.
III. WPŁYW NA POSTĘPOWANIE CYWILNE
Nowelizacja wprowadza zmiany nie tylko w zakresie prawa materialnego. Ustawodawca
opierając się na słusznym ze wszech miar założeniu, że tak istotna zmiana w zakresie
przepisów Kodeksu Cywilnegomusi rzutować także na treść przepisów procedur
umożliwiających dochodzenie roszczeń cywilnoprawnych, wprowadził także zmiany w
obszarze Kodeku Postępowania Cywilnego.
Spośród stosunkowo dużej nowelizacji Kodeksu Postępowania Cywilnego, w zakresie
objętym niniejszą informacja szczególną uwagę zwraca kilka zmian. Przede wszystkim
dodany przepis art. 2431 KPC nakazuje stosować odpowiednio przepisy o dokumentach
jako środkach dowodowych do dokumentów zawierających tekst, umożliwiających ustalenie
ich wystawców. Zatem każdy dokument, już nie tylko sporządzony w formie pisemnej
będzie stanowił dowód w postępowaniu cywilnym.
Trzeba mieć także na względzie nowy przepis art. 254 §21 KPC, zgodnie z którym „Sąd w
razie potrzeby może wezwać wystawcę dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej
do udostępnienia informatycznego nośnika danych, na którym ten dokument został
zapisany.” Konsekwencją niniejszej regulacji będzie potrzeba odpowiedniego
archiwizowania dokumentacji.
IV. ZAGROŻENIA ZWIĄZANE Z NOWELIZACJĄ
Z uwagi na przedmiot regulacji, wprowadzane przepisy w największym stopniu wpływać
będą na obszar regulacji stosunków umownych. Wejście w życie Nowelizacji umożliwia
wdrożenie nowych lub rozszerzenie zakresu dotychczas stosowanych narzędzi służących
do zawierania umów z kontrahentami, ich modyfikacji czy też rozwiązywania.Niemniej
jednak zmiana otoczenia prawnego, jednocześnie wymusza na przedsiębiorcach potrzebę
jego uwzględnienia w ramach posiadanej struktury organizacyjnej.
W naszej ocenie szczególną uwagę należy zwrócić przede wszystkim na elektroniczne
nośniki danych oraz pocztę elektroniczną. Nie ulega wątpliwości, że po wejściu w życie
nowych przepisów wiadomość e-mail (o ile będzie umożliwiać identyfikacje osoby, która
złożyła zawarte w niej oświadczenie) będzie traktowana jako dokument. Istnieje zatem
realne ryzyko, że w przypadku przesłania wiadomości mającej mieć charakter informacyjny,
jej niewłaściwe sformułowanie może zostać poczytane jako złożenie oferty, która po jej
zaakceptowaniu skutkować będzie (także w drodze wiadomości e-mail) zawarciem prawnie
wiążącej umowy. Podobnie rzecz ma się w przypadku przesyłania plików elektronicznych
zawierających treść, którą można potraktować jako ofertę.
Kolejnym aspektem jaki należy mieć na względzie, jest zmiana treści art. 77 1 Kodeksu
Cywilnego. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisu „W przypadku gdy umowę zawartą
pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy dokumentowej jedna strona
niezwłocznie potwierdzi w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten
zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże
umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona
niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie”. Sam przepis nie jest w istocie nowy,
niemniej wprowadzana zmiana ma doniosłe znaczenie praktyczne. Dotychczas
potwierdzenie ustaleń poczynionych przez strony bez zachowania odpowiedniej formy, o
którym mowa w przepisie następowało w formie pisemnej. Od wejścia w życie zmienionej
treści przepisu takie potwierdzenie będzie mogłonastąpić w dokumencie. Zmiana, choć
sprawia wrażenie „kosmetycznej” wpływać może istotnie na relacje pomiędzy potencjalnymi
stronami umowy. Dotychczas zachowanie formy pisemnej potwierdzenia (a dalej
ewentualnego sprzeciwu co do treści potwierdzenia) wiązało się z potrzebą utrwalenia
potwierdzenia/sprzeciwu na piśmie, co z istoty rzeczy wiąże się z większą (niż np.
sporządzenie wiadomości e-mail lub napisanie wiadomości sms) czasochłonnością.
Aktualnie potwierdzenie ustaleń na drodze mailowej (czy w skrajnych przypadkach nawet w
formie wiadomości sms) wystarczy dla zachowania firmy dokumentu. Co więcej z uwagi na
potrzebę ewentualnego „niezwłocznego” sprzeciwienia się takiej formie i treści ewentualnie
zawartej umowy, należy się spodziewać, że okres wspomnianej w przepisie
„niezwłoczności” również będzie oceniany z perspektywy możliwości posłużenia się tymi
(„nowymi”) formami wyrażenia woli.
Zliberalizowanie przepisów dotyczących formy czynności prawnej może także być
wykorzystywane w celu nadużyć lub oszustw. W związku z tym zalecamy szczególną
ostrożność w przypadku otrzymywania wiadomości lub kontaktu telefonicznego z
nieznanych Państwu źródeł.
V. OGÓLNA OCENA REGULACJI
Nowe przepisy z całą pewnością wychodzą naprzeciw zarówno potrzebom jak i już w istocie
wykształconej praktyce obrotu. Nowelizacja tworzy bowiem precyzyjne ramy prawne dla
narzędzi wykorzystywanych przez przedsiębiorców przede wszystkim w obszarze
kształtowania stosunków umownych z kontrahentami.
Z uwagi na wejście w życie wyżej wskazanych przepisów, w naszej ocenie przedsiębiorcy
powinni podjąć szereg działań dostosowujących bieżącą działalność operacyjną do
zmieniających się realiów prawnych.
Dla
zapewnienia
bezpieczeństwa
prawnego
naszych
klientów
proponujemy
przeprowadzenie szkoleń z zawierania umów w obrocie cywilnoprawnym, ze szczególnym
uwzględnieniem nowych regulacji, jak również przesłanie uniwersalnej listy
rekomendowanych czynności jakich podjęcie uznaliśmy za celowe z uwagi na wejście w
życie Nowelizacji.
W związku z wejściem w życie przepisów należy spodziewać zwiększenia znaczenia innych
niż pisemna form zawierania umów, nie tylko w profesjonalnym obrocie gospodarczym. Z
tego względu uznajemy również za celowe rozważenie w ramach wewnętrzne struktury
organizacyjnej wdrażania systemów umożliwiających odchodzenie od umów pisemnych na
rzecz bardziej praktycznej i standaryzowanej formy pisemnej. Przy czym tego rodzaju
przedsięwzięcia winny być poprzedzane analizą potrzeb wprowadzenia takich rozwiązań, a
samo wdrożenie należy realizować z zachowaniem odpowiedniej pieczy merytorycznej, aby
implementowane rozwiązania nie obniżały poziomu bezpieczeństwa biznesu.
Warto także pamiętać o innych zmianach wprowadzanych przepisami Nowelizacji, jak
zmiana formy umowy pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych – od wejścia w
życie Nowelizacji – forma dokumentowa czy wprowadzenia uprawnienia wierzyciela do
wyboru według jakiego kursu średniego waluty polskiej ma zostać przeliczona wartość
świadczenia wyrażona opóźnionego dłużnika wyrażona walucie obcej.
W razie zainteresowania dalszymi informacjami na temat Nowelizacji lub
wspomnianymi powyżej szkoleniami, prosimy o kontakt ze Wspólnikami
Zarządzającymi.
Informacje zawarte we Flashu mają charakter skrótowy i informacyjny. Informacje zawarte we Flashu nie powinny zastępować
szczegółowej analizy poruszanych w nim zagadnień, jak również stanowić podstawy podejmowania decyzji biznesowych lub
jakichkolwiek innych czynności prawnych lub faktycznych. W celu dokładniejszego omówienia zagadnień poruszonych w tym
numerze Flasha zachęcamy do kontaktu. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres [email protected]
Wysłano przez AXELO Ostrowski Domagalski i Wspólnicy sp. k.
Dołącz do nas: