Zapytanie ofertowe - ministerstwo rozwoju

ZAPYTANIE OFERTOWE
I. Przedmiot zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa szkolenia wyjazdowego
pn. Wpływ zmian na osiąganie celów departamentu dla pracowników Departamentu Programów
Infrastrukturalnych w Ministerstwie Rozwoju, w zakresie zapewnienia usług szkoleniowych,
noclegowych, transportowych, gastronomiczno-restauracyjnych oraz sal konferencyjnych dla
maksymalnie 90 pracowników w terminie 8-9 grudnia 2016 r.
2. Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 80000000-4 – usługi
edukacyjne i szkoleniowe.
3. Termin realizacji szkolenia i liczba dni: dwudniowe szkolenie w terminie 8-9 grudnia 2016 r.
4. Miejsce szkolenia: hotel o standardzie czterogwiazdkowym w odległości od 20 km do 70 km od
siedziby Zamawiającego (ul. Wspólna 2/4, Warszawa), położony z dala od dużych ciągów
komunikacyjnych, z bazą konferencyjną, umożliwiającą realizację programu szkolenia.
5. Liczba uczestników: maksymalnie 90 osób
Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 5 dni przed szkoleniem.
Równocześnie Zamawiający zastrzega, że całkowita liczba uczestników może zmniejszyć się
maksymalnie o 20% liczby podanej powyżej. Ponadto zgłoszenie przez Zamawiającego
zmniejszenia liczby osób korzystających z noclegów i usługi cateringowej dokonane po
ww. terminie nie będzie uwzględnione przy ostatecznym rozliczeniu.
II.
Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania
1. Uprawnienia do wykonywania określnej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają
obowiązek ich posiadania.
Zamawiający nie precyzuje wymagań w tym zakresie
2. Wiedza i doświadczenie Wykonawcy i jego potencjał kadrowy
a) Posiada minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w prowadzeniu działalności szkoleniowej
(tj. w ramach usługi odpowiadał za następujące elementy: zapewnienie sali szkoleniowej,
wyżywienia oraz obsługi logistycznej szkolenia i jego uczestników), w tym 3 szkoleń dla min.
40 osób każde. Do oferty należy dołączyć oświadczenie,
b) Dysponuje lub będzie dysponować czteroma trenerami zapewniającymi należyte wykonanie
zamówienia, z których każdy posiada doświadczenie w przeprowadzeniu 3 szkoleń
z zarządzania zmianą. Powyższe szkolenia powinny być zrealizowane w okresie 3 lat przed
upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym
okresie.
c) Każda osoba oddzielnie, która będzie brała udział w realizacji zamówienia w roli trenera, musi
spełniać wymagania określone w pkt II.2b). Zapytania ofertowego. W razie konieczności
powierzenia wykonania szkolenia innej osobie, niż wskazana w ofercie, osoba ta musi
posiadać doświadczenie minimum takie samo lub wyższe od doświadczenia osoby wskazanej
w ofercie oraz wymagana jest pisemna zgoda Zamawiającego.
3. Potencjał techniczny
Zamawiający nie precyzuje wymagań w tym zakresie
4. Sytuacja ekonomiczna i finansowa
Zamawiający nie precyzuje wymagań w tym zakresie
III. Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach przypisanych do poszczególnych kryteriów
oceny ofert oraz opisem sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium
oceny ofert
Ocena ofert przebiegać będzie dwuetapowo.
Etap I
1. Nadsyłane oferty będą oceniane wg poniższych kryteriów:
a) Cena: 50 %,
b) Doświadczenie trenera: 50 %.
2. Sposób dokonania oceny według kryterium ”Cena” (C):
cena brutto oferty najniższej
gdzie: C = 50 X ------------------------------------------cena brutto oferty badanej
Za kryterium „Cena” można maksymalnie uzyskać 50 punktów.
3. Sposób dokonania oceny według kryterium „Doświadczenie trenera” (D):
Oceniane elementy
Max. liczba pkt
Szkolenia tematyczne
Wykazanie przeprowadzenia szkoleń z zarządzania zmianą ponad
wymagane minimum 3 szkolenia: 10 pkt za każde kolejne szkolenie,
jednak nie więcej niż 50 pkt.
50
Za kryterium „Doświadczenie trenera” można maksymalnie uzyskać 50 punków.
Trzy oferty, które uzyskają największą liczbę punktów (C + D) zostaną zakwalifikowane do etapu II.
Łączna, możliwa do uzyskania liczba punktów to 100.
ETAP II
Każdy z trenerów, zaproponowanych w trzech ofertach wybranych w etapie I, przeprowadzi próbkę
szkolenia dla grupy pracowników IZ POIiŚ. Każda próbka trwać będzie maksymalnie 60 min i
odbędzie się w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający określi dzień i godzinę próbnego szkolenia,
które się odbędzie w okresie do 14 dni od upływu terminu nadsyłania ofert.
Podczas próbki szkolenia uczestnicy będą oceniać trenera, w skali od 1 do 5, według
następujących kryteriów:
a) przygotowanie merytoryczne,
b) jasność/zrozumiałość przekazu,
c) sposób przekazywania wiedzy i angażowania uczestników,
d) dostosowania przekazu do poziomu wiedzy uczestników
Firma, której trener/trenerzy otrzyma/ją najwyższą średnią ocenę z ankiet wypełnianych przez
uczestników próbek, zostanie uznana za najkorzystniejszą, pod warunkiem, że każdy z trenerów
osiągnie ocenę na poziomie min. 4,5.
W przypadku, gdy którykolwiek z trenerów zaproponowanych przez firmę otrzyma ocenę niższą niż
4,5, wówczas oferta firmy nie będzie brana pod uwagę przy wyliczaniu średniej oceny z etapu II.
W przypadku, gdy żadna z firm nie spełni warunku dotyczącego oceny trenerów, Zamawiający
dopuszcza możliwość zaproszenia na próbki trenerów zaproponowanych w kolejnych ofertach
z najwyższą liczbą punktów w etapie I, jednakże nie więcej niż w dwóch kolejnych ofertach.
IV. Informacje na temat dokumentów, których Zamawiający wymaga wraz z ofertą
Do oferty należy dołączyć:
a) oświadczenie o posiadanym doświadczeniu podmiotu organizującego szkolenie zgodnie
ze wzorem wskazanym w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego na potwierdzenie
spełniania warunku, o którym mowa w pkt. II.2a);
b) CV trenerów zawierające wykształcenie i doświadczenie zawodowe i wykaz usług zgodnie ze
wzorem zawartym w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego na potwierdzenie spełniania
warunku, o którym mowa w pkt. II.2.b), do wykazu należy dołączyć dokumenty, które zostały
w nim wskazane;
c) kosztorys zgodny ze wzorem określonym w Załączniku nr 3 do Zapytania ofertowego,
(wycenę należy szacować przy założeniu pobytu maksymalnie 90 osób). Wykonawca może
złożyć tylko jedną ofertę zawierającą jeden formularz cenowy, w kosztorysie należy wskazać
termin w którym Wykonawca związany jest ofertą;
d) wykaz usług zgodnie ze wzorem wskazanym w Załączniku nr 4 do Zapytania ofertowego na
potwierdzenie spełniania warunku, o którym mowa w pkt III.3, do wykazu należy dołączyć
dokumenty, które zostały w nim wskazane;
e) zarys programu szkolenia odpowiadający celom i zakresowi tematycznemu określonym w pkt
IV 1. 1.1 oraz IV 1.1.2 Opisu przedmiotu zamówienia;
f)
dwie propozycje miejsca szkolenia zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt III.2 i pkt IV
2.2.1 i IV.2.2.2 Opisu przedmiotu zamówienia.
V. Termin składania ofert oraz inne informacje kontaktowe
Ofertę należy przesłać w formie elektronicznej na adres e-mail:
[email protected], w terminie do dnia 14 listopada 2016 r.
Osoba do kontaktu :
Anita Giergielewicz
Departament Programów Infrastrukturalnych
Ministerstwo Rozwoju
tel.: +48 22 273 76 81, Faks: +48 22 273 89 09
VI. Informacje na wykluczenia w przypadku wystąpienia konfliktu interesów
W przypadku wystąpienia konfliktu interesów, tj. powiązania kapitałowego lub osobowego, co oznacza
w szczególności, że pracownicy Zamawiającego realizujący niniejszą procedurę:
1) ubiegają się o zamówienie;
2) pozostają z Wykonawcami, którzy złożyli ofertę w przedmiotowym postępowaniu w żadnym
związku faktycznym lub prawnym, który mógłby budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej
bezstronności,
3) są wspólnikiem spółki cywilnej lub osobowej (spółki jawnej, spółki partnerskiej, spółki
komandytowej i spółki komandytowo – akcyjnej) Wykonawców, którzy złożyli ofertę
w przedmiotowym postępowaniu i prowadzą działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej
lub osobowej;
4) posiadają co najmniej 10% udziałów lub akcji Wykonawców, którzy złożyli ofertę
w przedmiotowym postępowaniu;
5) pełnią funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
Wykonawców, którzy złożyli ofertę w przedmiotowym postępowaniu;
6) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub
w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli w stosunku do Wykonawców, którzy złożyli
ofertę w przedmiotowym postępowaniu;
Zamawiający wykluczy Wykonawcę, którego dotyczy
z prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.
VII. Warunki zmiany umowy
wyżej
wskazany
konflikt
interesów
1. Zmiana terminów szkolenia wskazanych w § 2 ust. 3 jest możliwa w przypadku działania siły
wyższej rozumianej jako zdarzenie nagłe, poza kontrolą zarówno Zamawiającego, jak
i Wykonawcy, gdy w chwili zawarcia Umowy niemożliwe było przewidzenie tego zdarzenia i jego
skutków, które wpłynęły na zdolność strony do wykonania Umowy, oraz gdy niemożliwe było
uniknięcie samego zdarzenia lub przynajmniej jego skutków. Strony Umowy zobowiązują się
do wzajemnego powiadamiania o zaistnieniu siły wyższej i dokonania stosownych ustaleń celem
wyeliminowania możliwych skutków działania siły wyższej. Powiadomienia, o którym mowa należy
dokonać pisemnie lub w inny dostępny sposób, niezwłocznie po fakcie wystąpienia siły wyższej.
2. Zmiany terminów szkolenia w odniesieniu do terminów wskazanych w §2 ust. 3 muszą zostać
zaakceptowane przez Zamawiającego.
3. Szkolenie w nowym, zaakceptowanym przez Zamawiającego terminie odbędzie się nie później niż
3 miesiące od dnia podpisania Umowy.
VIII. Informacje o udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie konkurencyjności zamówień
publicznych uzupełniających
Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających.
IX. Informacje dodatkowe
1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
2. Zamawiający nie przewiduje prowadzenia negocjacji z Wykonawcami.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
4. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych
w Ministerstwie.
5. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
6. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa
zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek
z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek
ze złożonych ofert.
7. Zamawiający zastrzega, że informacja dotycząca ceny, nazwy firmy oraz adresu Wykonawcy
stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej
i w przypadku zastrzeżenia jej przez Wykonawcę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy
przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
ZAŁĄCZNIKI:
1) Załącznik 1 – Oświadczenie o posiadanym doświadczeniu podmiotu organizującego szkolenie;
2) Załącznik 2 – Wykaz potwierdzający spełnienie warunków udziału w zamówieniu;
3) Załącznik 3 – Kosztorys
4) Załącznik nr 4 – Wykaz potwierdzający spełnienie kryteriów oceny ofert.