więcej - Mieszczanin

ZARZĄDZANIE
Michał Mieszczanin
współtwórca oprogramowania do zarządzania nieruchomościami
licencja zarządcy nieruchomości nr 20215
Po zwycięstwo z zaufanym
sojusznikiem
czyli oprogramowanie komputerowe wspierające pracę zarządcy
Rynek zarządzania nieruchomościami daleki jest od stabilności i przysłowiowego spokoju tak lubianego
przez biznes. Ustawodawca i ministrowie ingerują często tam, gdzie większość uczestników rynku
się nie spodziewa. Wykazują natomiast stoicki spokój czy wręcz lekceważenie potrzeby nowelizacji
ustanowionego już prawa tam, gdzie wszyscy o tym głośno mówią.
Z
arządcy i właściciele nieruchomości
– jakby mało mieli na głowie ze swymi zasobami – muszą jeszcze zmagać
się z gmatwaniną przepisów. Jednak w tym
legislacyjnym labiryncie nie są oni zdani tylko
na siebie – mają cichego sojusznika. To cała
armia informatyków i tony sprzętu komputerowego. Ten urodzaj można i trzeba wykorzystać.
Jednak ten szeroki wybór ofert oprogramowania, które trafiają do osób odpowiedzialnych za
organizację firm zarządzających nieruchomości może przyprawiać o zawroty głowy.
W przeciwieństwie do regulacji prawnych
rynek oprogramowania wygląda na zdecydowanie bardziej uporządkowany, stabilny i przewidywalny. Ewoluuje on stopniowo i zgodnie
z najnowszymi światowymi trendami, a nierzadko porywa za sobą część swoich klientów.
W zależności od osobowości, predyspozycji,
wizji własnego biznesu i budżetu, zarządcy
mogą dobrze inwestować w optymalnie dla
swych firm dobrane, współczesne rozwiązania
informatyczne.
Biuro małe, większe, największe,
a jego koszty...
maj 2013
www.administrator24.info
24
Stacjonarne komputery wydają się odchodzić w przeszłość. Serwery, routery, setki
metrów kabli i sieci komputerowe oplatające budynki biurowe. Dzisiaj każdy może
za rozsądną cenę kupić laptopa, netbooka,
tablet i już ma wszystko co trzeba. Łączy się
z Internetem i…
No właśnie… i co dalej? Jeśli są to prywatne zastosowania to faktycznie hulaj dusza
do czasu, gdy sen nie zmorzy lub bateria się
nie rozładuje. Jednak dla prowadzenia firmy
trzeba się nad tym wszechobecnym dobrem,
jakim jest Internet, chwilę zastanowić. Nawet
jeśli własne biuro to właśnie ten przenośny
„komputerek”.
Dzisiaj na rynku firm zarządzających nieruchomościami, których biura wypełnione są
dużą liczbą dowolnych komputerów jest zdecydowanie więcej. I tam pojawia się naturalne
pytanie jak zorganizować teraz (!) naszą firmę.
Nowe podmioty zaczynające właśnie swą
działalność lub te z niewielkim stażem mają
problem z głowy. Korzystają z kilku dostępnych modeli informatyzacji biura, oddziałów,
filii w taki sposób, jaki biznesowe know-how
decydentów im nakazuje.
Nieco gorzej mają firmy o strukturach korporacyjnych, a nawet nieco mniejsze lecz
rozproszone po jednym lub kilku województwach, które swe biura organizowały 4–5 lat
temu lub jeszcze wcześniej. Panujące wówczas standardy i jakość internetowych łączy
(o umiarkowanych cenach) nakazywały by
w każdym biurze pojawiały się niezależne komputery czy nawet serwery małych sieci. Wraz
z upływem czasu firmy i ich oddziały rosły,
pozyskiwały nowe nieruchomości i zapełniały
swe sieciowe dyski danymi o obsługiwanych
przez siebie lokalnych nieruchomościach. Jak
obecnie zapanować nad wszystkimi danymi,
ABSTRAKT
Artykuł przedstawia wybrane możliwości jakie niesie ze sobą inwestycja w oprogramowanie dedykowane
zarządcom nieruchomości. Autor
artykułu podkreśla, że inwestycja
we współczesne rozwiązania informatyczne jest jedną z kluczowych
decyzji zarządcy, bowiem dobrze
dobrane oprogramowanie nie tylko ułatwi jego codzienną pracę
i usprawni kontakt z mieszkańcami
ale wygeneruje także oszczędności
ekonomiczne.
jak kontrolować jakość pracy odległych pracowników, jak zapewnić wszędzie te same
standardy obsługi mieszkańców i postać sprawozdań, jak uzyskiwać syntetyczne wskaźniki
dla całych zasobów zgromadzonych na wielu
serwerach?
Każdy serwer to stała
dobowa konsumpcja energii elektrycznej. To koszty
klimatyzacji i wentylacji,
zabezpieczenia pomieszczeń.
To prace i koszty związane
z jego obsługą, z archiwizacją
jego danych i aktualizacją
oprogramowania. Dla firmy
mającej 5 serwerów to wydatek pięć razy większy. Dla
mającej ich 10 lub więcej stanowi to już nie lada problem.
Dzisiaj dostawcy oferują trzy zasadnicze
opcje organizacji informatyki w firmie zarządzającej nieruchomościami. Oczywiście
wszystko zależy od skali firmy i jej planów na
dalszy rozwój.
Wiele biur i niezależne serwery w każdym
z nich to kula u nogi i gwarancja przyszłych
trudności w przypadku znaczącego rozwoju
lub jakichkolwiek działań dotyczących restrukturyzacji firmy. Drugie, klasyczne już rozwiązanie, które nadal się sprawdza, to jeden serwer
w biurze lub w siedzibie zarządu firmy/korporacji i łączące się z nim skądkolwiek komputery
pracowników. Plus oczywiście bardzo szybkie
łącza internetowe.
Od pewnego czasu nowością jest możliwość wyboru miejsca, w którym taki serwer
jest umieszczony. To już nie musi być nasze
biuro, czy nawet nasz budynek. Tak, to właśnie
Paradoks:
Dla naturalnej optymalizacji kosztów rezygnujemy
z własnych serwerów, wybieramy te oferujące najbardziej
stabilne rozwiązania (zasilanie, dostępność, kopie bezpieczeństwa, itp.). Część tych
serwerów jest poza naszym
krajem gdzie obowiązuje
inne prawodawstwo.
Generalny Inspektor
Ochrony Danych Osobowych
nie wypowiedział się na
temat poufności informacji
tam umieszczonych. Można
przypuszczać, że uczyni to
wkrótce.
Ku przestrodze
Każde przedsięwzięcie w biznesie jest
obarczone ryzykiem, które bierze na siebie decydent gdy w kluczowych chwilach
wybiera jedno z wielu rozwiązań. Czasem
można przedobrzyć, tak jak jedna z firm
zarządzających sporym zasobem mieszkaniowym w Wielkopolsce. Tam w ramach
dobrze pojętej oszczędności zrezygnowano
z własnego serwera oraz z dotychczasowego oprogramowania umieszczonego na
tym serwerze i wybrano tańsze rozwiązanie.
A było nim oprogramowanie dostępne przez
przeglądarkę internetową i umieszczone na
serwerach dostawcy.
Dane zgromadzone w programie komputerowym zwyczajowo stanowią własność
licencjobiorcy/nabywcy tego
programu. Warto jednak
zadbać o to, by jawnie zostało
to uregulowane, aby kupujący znał warunki na jakich
zawsze będzie mógł do tych
danych sięgać.
Po niespełna trzech latach okazało się,
że wybór nowego dostawcy był nietrafiony
i nowe oprogramowanie nie spełnia minimum
oczekiwań. Jednak firma nie ma odwrotu
– nawet jeśli zrezygnuje z tej usługi i wybierze
nowego dostawcę to będzie musiała jeszcze
przez kilka lat opłacać znaczący abonament
za pasywny dostęp do – przecież swoich
– danych. A do tych historycznych danych
www.administrator24.info
Wiele z tych przeglądarkowych (webowych
– w tajnym slangu ludzi z informatyki) rozwiązań udostępnia wersje demo, gdzie każdy
może sprawdzić jak ono funkcjonuje. Każdy
może je ocenić – poświęcając swój czas na
dokładne zapoznanie się z produktem. Ba,
można znaleźć nawet takie, których dostawcy
płacą za korzystanie z usługi w wersji testowej
– zatem kto ma czas, ten może poznać lepiej
ofertę i jeszcze zarobić nieco na ewentualny,
przyszły zakup.
Praktycznie wszystkie z tych rozwiązań
oferują to, co najpopularniejsze i wymagające stosunkowo niedużego nakładu pracy
producenta, czyli tablice ogłoszeń i forum
dyskusyjne. Co ważne – nie są one publicznie
dostępne i tak jak cała usługa wymagają
wcześniejszego uwierzytelnienia przy pomocy loginu i hasła. Część rozwiązań oferuje
obsługę przetargów organizowanych na rzecz
wybranych nieruchomości, zwykle wspólnot
mieszkaniowych. I tu dla odmiany informacje
o tych przetargach są dostępne publicznie
– inaczej nie miałyby one sensu ponieważ
ich adresatem są najczęściej firmy z branży budowlanej. Warto jednak sprawdzić czy
producenci tych rozwiązań zadbali o rozpropagowanie strony z przetargami, a nawet
połączenie jej z ogólnopolskimi serwisami by
zachęcić wykonawców do stałego zaglądania
do ogłoszeń.
Niektóre rozwiązania oferują zarządzanie
zadaniami, własne kalendarze, a nawet obieg
dokumentów. Można podać szczegółową
charakterystykę techniczną budynku i zarządzać jego przeglądami oraz utrzymaniem
bieżącym. Kilka portali oferuje obsługę planów gospodarczych. Gdzieniegdzie dostępne
są moduły ekonomiczno-księgowe i niestety
– dla potencjalnych klientów – należą one
do rzadkości. A to dlatego, iż to jest zdecydowanie najwyższa półka oprogramowania
wymagająca olbrzymiej wiedzy i dużych nakładów producenta. O ile ma to być naprawdę
profesjonalne potraktowanie rozrachunków,
rozliczeń, sprawozdań, podatków i windykacji,
a nie tylko trick reklamowy. Można trafić na
portal, który oferuje głosowanie uchwał we
wspólnocie mieszkaniowej i jest to prawdopodobnie jedyny taki produkt z tej grupy.
Można powiedzieć, że każdemu z tych
rozwiązań czegoś brak, nie ma rozwiązania
idealnego, oferującego profesjonalną obsługę
wszystkich zagadnień z jakimi spotyka się
zarządca, i które w naturalny sposób nadają
się do tego by zajął się nimi komputer. Jest
to zrozumiała kolej rzeczy ponieważ są to
wszystko nowe produkty, zaprojektowane
i opracowane w krótkim czasie, i z niewiel-
kimi wyjątkami, przez młode stażem na rynku firmy. Te produkty, a przynajmniej kilka
z nich, będą dalej się rozwijać, zyskiwać nową
funkcjonalność i nowych klientów. Mogą też
tracić tych, którzy nie będą zbyt cierpliwi
w oczekiwaniu na deklarowane nowości lub
niezbędne zmiany.
Należy jednak pamiętać, że nadal działa (i ma się całkiem dobrze) stara gwardia
– znacznie liczniejsza niż ów tuzin nowatorów.
To firmy z kilkunastoletnim lub jeszcze dłuższym stażem na rynku oprogramowania dla
zarządców nieruchomości. Wciąż publikują
nowe wersje swoich flagowych programów,
które trzeba instalować na komputerach czy
serwerach. Ta stara gwardia i jej oferta, bardzo
silnie wsparta mobilnymi konsultantami często o niebagatelnej wiedzy i doświadczeniu,
stanowi alternatywę dla tych zarządców, którzy mają kaprys lub po prostu lubią mieć dane
o swoich nieruchomościach niejako u siebie.
maj 2013
Niezależnie od tego gdzie będzie umieszczony serwer zasadniczą różnicą dzielącą oprogramowanie jest sposób jego uruchamiania.
Standardowe rozwiązania znane od początków
MS Windows to programy przeznaczone dla
tegoż systemu lub nawet jego konkretnej wersji i instalowane na wybranych komputerach
lub serwerach.
Od kilku lat mamy coraz bardziej popularne,
nowe możliwości – oprogramowanie uruchamiane przy pomocy dowolnej przeglądarki
internetowej nie wymagające żadnej instalacji
i żadnych serwerów, które zarządca musi
utrzymać lub opłacać ich dzierżawę. I jest
ono dostępne z dowolnej przeglądarki – tak
w MS Windows jak i w dowolnym systemie
operacyjnym (Linux, MacOS, Android, itp.).
W takiej technologii dostępnych jest dzisiaj
co najmniej tuzin rozwiązań dla zarządzania
nieruchomościami. Są to niezależne produkty
konkurujących ze sobą firm. Każde z tych rozwiązań jest inne, tak jak różne były doświadczenia i wiedza projektujących je analityków
oraz wyczucie oczekiwań rynku przez ich
specjalistów od marketingu.
Dawid i Goliat
ZARZĄDZANIE
jest bardzo silnie obecnie promowane przetwarzanie w chmurze, które jak każda nowość
oferuje kilka atrakcyjnych opcji.
Dostawca zapewnia serwer, jego sprawność, oprogramowanie i archiwizację danych.
Zarządca musi tylko podłączyć swój komputer (laptop, tablet) gdziekolwiek do Internetu
i gdzieś tam trafi do serwera i swoich nieruchomości na nim przetwarzanych. Wyłączając
swój komputer nie musi się martwić o serwer
i koszty jego utrzymania. A serwer ten może
być umieszczony w innym województwie,
kraju, czy nawet na innym kontynencie.
25
ZARZĄDZANIE
będzie trzeba zaglądać dla potrzeb windykacji,
podatków i szczegółów minionych rozliczeń.
W tym przypadku ryzyko tkwiło w szczegółach zawartej umowy, która – jak się okazało
– nie chroniła należycie interesu obu stron, co
prawdopodobnie umknęło uwadze prawników
i informatyków kupującego, analizujących jej
projekt.
Entliczek, pentliczek,
teraz dopłacasz ty
W prasie branżowej i w Internecie nadal
trwa kolejny urodzaj, a nawet nadprodukcja,
poradników i wskazówek dla autorów regulaminów rozliczeń opłat za media dostarczane
do lokali. A to oznacza, że ten problem nadal
nurtuje wszystkich. Bardzo wiele osób sądzi,
że znajdzie lepsze kryterium podziału strat, że
pogodzi nieugiętą ekonomię z oczekiwaniami
jakieś formy sprawiedliwości i zlikwiduje nieuczciwości drobnego odsetka mieszkańców.
A straty jak były, tak są i będą w przyszłości.
Ważna jest profilaktyka i wczesne ostrzeganie
użytkowników lokali.
Już dzisiaj, w zależności
od standardu lokalu i liczby
zamieszkałych w nim osób,
koszty mediów mogą sięgać
nawet 70% rocznych opłat.
A przed nami jeszcze niespodzianki opłat za wywóz
nieczystości.
maj 2013
www.administrator24.info
26
W budynkach wielolokalowych znajduje się
dzisiaj ok. 6,5 mln mieszkań. Obowiązek instalowania urządzeń pomiarowych służących do
indywidualnego rozliczania mediów wynika
częściowo z przepisów prawa (np. koszty
ogrzewania), a w pozostałych przypadkach
jest naturalnym dążeniem właścicieli nieruchomości lub zarządców do urealnienia tychże
rozliczeń. Jednak dominująca dzisiaj w kraju
praktyka i dostępne na rynku oprogramowanie produkuje setki tysięcy kartek papieru
z gorszym lub lepszym skutkiem tłumaczących mieszkańcom dlaczego mają dopłacić
konkretne, często niemałe kwoty za media
zużyte w przeszłości. Ta przeszłość (!) to okres
zwykle od kwartału do roku.
Mieszkaniec, zupełnie nieświadom własnej
niefrasobliwości w konsumpcji mediów lub
awarii instalacji w swoim lokalu (np. spłuczka
w toalecie), dowiaduje się długo po czasie
jak bardzo kosztowna była jego niewiedza.
I nie ma wyboru – musi płacić. Gdy kwoty są
wysokie wówczas zwykle występuje z prośbą
o płatności ratalne. Ktoś (gmina, wspólnota,
spółdzielnia, właściciel budynku) wtedy go
kredytuje, zakłócając tym samym zaplanowane wcześniej finanse nieruchomości.
W twoim interesie zaglądam
do twego lokalu
Już wkrótce zarządzanie mediami dostarczanymi do lokali stanie się praktycznie
najważniejszym elementem dbałości o nieruchomość i o portfele mieszkańców. Biorąc
pod uwagę stale rosnące ceny mediów takie
twierdzenie ma solidne podstawy. W jaki
sposób informatyka – ta z najwyższej półki, wręcz wizjonerska – może temu służyć?
Sprawa wydaje się prosta i technicznie jest
już realizowana przez wielu znanych mi zarządców w różnych miejscach w kraju. I nie
chodzi tu o tzw. radiowe odczyty urządzeń
w lokalu, których wynikiem jest plik danych
przesłanych do zarządcy na koniec miesiąca,
kwartału czy roku. Każde urządzenie pomiarowe w lokalu może być dzisiaj identyfikowalne
– tak jak stosowana w powszechnym użyciu
kamera internetowa, dzięki której możemy
obserwować własne mieszkanie będąc na
urlopie.
Informatyka ma pełnić służebną rolę wobec jej użytkownika. Dobre oprogramowanie
to takie, które dla codziennie
z niego korzystających staje
się wręcz niezauważalne, niczym przyrośnięte do każdego z nas telefony komórkowe.
Jednak rolą informatyki jest
także kreowanie przyszłości.
Profesjonalne oprogramowanie potrafi automatycznie odczytywać (co najmniej) dobowe
zużycie mediów w każdym lokalu. Każdego
dnia to zużycie jest analizowane i porównywane z okresami minionymi, z opracowanymi
wcześniej prognozami dla danego lokalu. Gdy
tylko zużycie przekroczy określony pułap uznany za dopuszczalny wówczas kolejny automat
natychmiast uruchamia procedury ostrzegawcze. I tu zarządca ma całą gamę możliwości.
Może każdego dnia, tygodnia otrzymywać
raport sygnalizujący gdzie dzieje się źle. Może
– oszczędzając swój czas – nakazać automatowi wysłanie maila do mieszkańca, informując
go o potencjalnym ryzyku wzrostu kosztów
w lokalu. Ponieważ nie wszyscy mają dzisiaj
swe skrzynki poczty elektronicznej, można
zatem powiadomić mieszkańca SMSem – o ile
wcześniej upoważnił zarządcę do przesyłania
mu takich alertów.
Gdy nie ma możliwości natychmiastowego
powiadomienia użytkownika lokalu można
przekazać stosowne informacje do pracownika odpowiedzialnego za bieżące utrzymanie
nieruchomości, dozorcy lub innym upoważnionym osobom. Każdego z nich można wyposażyć w służbowego smartfona i powiadamiać
nawet wtedy, gdy przebywają poza biurem.
Dzięki temu można w bezpośredni sposób powiadomić mieszkańca, a w skrajnym wypadku, o ile warunki techniczne na to pozwalają,
odciąć np. dopływ wody do lokalu, w którym
doszło do awarii instalacji, a w lokalu nikt
chwilowo nie przebywa.
Co w takich sytuacjach zyskują mieszkańcy,
a co zyskuje zarządca ich nieruchomości?
Pierwsi nie muszą partycypować w jakimkolwiek podziale zbędnych kosztów, których
udało się uniknąć bez względu na zawiłości
przyjętych regulaminów rozliczeń w klatce, budynku, czy w całej nieruchomości. Natomiast
zarządca zdobywa kolejne potwierdzenie swego profesjonalizmu znajdując oszczędności dla
swych klientów. Nie tylko nie stracił czasu
na nieustające wyjaśnienia przyczyny dopłat
w rozliczeniu, ale wręcz zyskał ponieważ to
automatyczne rozwiązanie oparte na mariażu
elektroniki i informatyki zrobiło za niego kawał
solidnej roboty.
To nie wszystko, w czym informatyka
może tu skutecznie wspomóc zarządcę jako
doradcę finansowego właścicieli nieruchomości. Instalacja mierników temperatury
zewnętrznej na budynku połączona z analizą dobowego/godzinowego zużycia energii
na ogrzewanie mieszkań to kolejna szansa
na oszczędności. Analizując historię tych parametrów można wnioskować o skali przyszłego
zapotrzebowania na moc zamówioną o wiele
bardziej dokładnie niż tylko przeglądając faktury dostawców ciepła z minionych sezonów
grzewczych.
Powyższy opis może dla niektórych brzmieć
jak powieść fantasy. Lecz w obecnej sytuacji ekonomicznej rośnie świadomość użytkowników lokali bacznie kontrolujących swe
wydatki. A dla zarządcy oznacza to wręcz
konieczność poszukiwania i wdrażania innowacji, które prowadzą do oszczędności w gospodarowaniu zasobem mieszkaniowym.
And the Oscar goes to…
Każdy z Czytelników z pewnością odniesie
moje stwierdzenia do własnych doświadczeń i oczekiwań. Być może będą i tacy,
którym trudno będzie się zgodzić z moimi
opiniami. Niemniej jako przedstawiciel branży
informatyki, już samej w sobie nowoczesnej
i innowacyjnej, uważam iż inwestycja w opro-
ZARZĄDZANIE
Fot. www.fraunhofer.de
gramowanie i towarzyszące mu usługi jest
jedną z kluczowych decyzji zarządcy.
Dobrze wydane tutaj pieniądze i partnerska
dla obu stron umowa to gwarancja spokojnego prowadzenia biznesu, komfortu dla pracowników, przejrzystości dla użytkowników
i właścicieli nieruchomości. W tej grze wszyscy razem mogą zwyciężyć!
maj 2013
www.administrator24.info
27