Płace Optivum. Jak zarejestrować i rozliczyć absencję

Płace Optivum
Jak zarejestrować i rozliczyć absencję pracownika z tytułu
sprawowania opieki nad dzieckiem (wynikającą z art. 188
Kodeksu pracy)?
Od 2 stycznia 2016 roku przysługujące pracownikowi zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem można
rozliczać także w godzinach.
Art. 188. § 1. Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje
w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem
prawa do wynagrodzenia.
§ 2. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia, o którym mowa w § 1,
decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku
kalendarzowym.
§ 3. Zwolnienie od pracy, o którym mowa w § 1, udzielane w wymiarze godzinowym, dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu
pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.
Program Płace Optivum umożliwia ewidencjonowanie i rozliczanie tego rodzaju nieobecności zgodnie
z obowiązującymi przepisami.
Rejestracja absencji wynikającej z art. 188 KP
Absencja z art.188 może być tylko zarejestrowana tylko w kartotece pracownika, na zakładce Absencje.
Zarejestrujemy czterogodzinną nieobecność nauczyciela zatrudnionego na cały etat.
1. Otwórz kartotekę pracownika (Kartoteki/Umowy o pracę).
2. W bocznym menu wybierz zakładkę Absencja i przejdź na kartę Absencja.
3. Kliknij przycisk dodaj.
4. Wypełnij formularz Absencja.
 Wpisz tę samą datę w polach od dnia oraz do dnia.
 Ustaw rodzaj absencji zwolnienie od pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia z tytułu art. 188 KP.
 W polu kontrola limitów ustaw pozycję w godzinach.
www.vulcan.edu.pl
Płace Optivum. Jak zarejestrować i rozliczyć absencję pracownika z tytułu sprawowania opieki nad
dzieckiem (wynikającą z art. 188 Kodeksu pracy)?
2/7
Parametr kontrola limitów służy do kontrolowania limitu dopuszczalnej liczby dni lub godzin absencji
w danym roku kalendarzowym. Ustawia się go przy wprowadzaniu pierwszej rozliczanej absencji w danym roku kalendarzowym i dotyczy on całego roku.
 Kliknij przycisk OK.
5. W oknie, które się pojawi, wprowadź faktyczną liczbę godzin nieobecności i kliknij przycisk Zapisz.
Domyślne program proponuje liczbę godzin wykazywaną na karcie Godziny w sekcji Ewidencja czasu
pracy w wierszu godzin planowanych do przepracowania (zarówno w przypadku nauczycieli jak i nie
nauczycieli).
6. W oknie Absencja – wypłata kliknij przelicz wynagrodzenie za czas nieobecności i kliknij przycisk Dalej.
www.vulcan.edu.pl
Płace Optivum. Jak zarejestrować i rozliczyć absencję pracownika z tytułu sprawowania opieki nad
dzieckiem (wynikającą z art. 188 Kodeksu pracy)?
3/7
Niezależnie od tego, czy absencja jest rozliczana w dniach, czy w godzinach, program wyznacza stawkę
za godzinę jako iloraz podstawy wynagrodzenia przez liczbę godzin w miesiącu. Wynagrodzenie za czas
nieobecności jest iloczynem tej stawki i liczby godzin nieobecności.
W przypadku nauczycieli podstawa wynagrodzenia jest naliczana tak samo jak przy urlopie wypoczynkowym.
7. W kolejnym oknie wyznacz obniżenie wynagrodzenia za czas nieobecności i kliknij przycisk Zakończ.
Jako współczynnik obniżenia przyjmij ułamek, który w liczniku ma liczbę godzin absencji, a w mianowniku liczbę godzin w miesiącu.
8. W oknie Absencja na poszczególnych kartach sprawdź poprawność danych związanych z absencją. Jeśli
są poprawne, kliknij przycisk OK.
www.vulcan.edu.pl
Płace Optivum. Jak zarejestrować i rozliczyć absencję pracownika z tytułu sprawowania opieki nad
dzieckiem (wynikającą z art. 188 Kodeksu pracy)?
4/7
Absencja zostanie zarejestrowana.
Jeśli użytkownik wprowadzi od razu dwa dni absencji (np. od 01.02.2016 do 02.02.2016), to program rozdzieli te absencje na dwa okresy jednodniowe, czyli na zakładce Absencje zostaną dodane dwie nieobecności:
od 01.02.2016 do 01.02.2016 oraz od 02.02.2016 do 02.02.2016. Wynagrodzenie za okres nieobecności zostanie przeliczone tylko dla pierwszego dnia. Aby przeliczyć wynagrodzenie za drugi dzień nieobecności, należy edytować nieobecność za pomocą przycisku zmień i na karcie Wypłacanie kliknąć przycisk oblicz.
Kontrola limitu dni/godzin absencji z art. 188 KP
Program pilnuje, żeby nie został przekroczony limit dni/godzin absencji, który przysługuje pracownikowi
w danym roku kalendarzowym. Jeśli pracownik wykorzysta przysługujące mu godziny lub dni nieobecności, to przy próbie wprowadzenia kolejnej absencji tego typu pojawi się komunikat:
lub
www.vulcan.edu.pl
Płace Optivum. Jak zarejestrować i rozliczyć absencję pracownika z tytułu sprawowania opieki nad
dzieckiem (wynikającą z art. 188 Kodeksu pracy)?
5/7
Program nie pozwala także wprowadzić jednorazowo więcej niż dwóch dni tego typu absencji. Przy próbie
wprowadzenie więcej niż dwóch dni pojawia się komunikat:
Informacja o wykorzystanych nieobecnościach z art. 188 KP na liście płac
Jeśli użytkownik skieruję nieobecność do rozliczenia na listę płac, to na pasku pojawi się informacja o tej
nieobecności oraz liczbie godzin, za którą należy się wynagrodzenie.
Uwzględnianie absencji z art. 188 KP w statystykach godzinowych
Zarejestrowane nieobecności z art.188 KP wpływają na zestawienia godzin wykazywane na karcie Godziny
zakładki Absencje.
W sekcji Ewidencja czasu pracy pomniejszane są odpowiednio liczby godzin przepracowanych w dniu, a w
przypadku nauczycieli – także liczby przepracowanych godzin dydaktycznych.
www.vulcan.edu.pl
Płace Optivum. Jak zarejestrować i rozliczyć absencję pracownika z tytułu sprawowania opieki nad
dzieckiem (wynikającą z art. 188 Kodeksu pracy)?
6/7
Natomiast w sekcji Statystyka pomniejszana jest odpowiednio liczba godzin przepracowanych we wskazanym
okresie oraz wykazywana jest liczba wykorzystanych godzin z tytułu opieki nad dzieckiem (z art. 188 KP).
Jak program wylicza limit godzin do wykorzystania w przypadku pracownika
niepełnozatrudnionego?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w przypadku rozliczenia absencji w godzinach, podstawową liczbę
godzin (tj. 16) należy proporcjonalnie przeliczyć do wymiaru etatu. Oznacza to, że pracownikowi
zatrudnionemu na ½ etatu przysługuje 8 godzin absencji. Okres zatrudnienia pracownika nie ma
znaczenia.
Limit godzin przysługujący pracownikowi program wylicza jako iloczyn średniorocznego etatu i liczby 16, czyli:
[ś𝑟𝑒𝑑𝑛𝑖𝑜𝑟𝑜𝑐𝑧𝑛𝑦 𝑒𝑡𝑎𝑡] × 16
gdzie średnioroczny etat wyliczany jest według wzoru:
[𝑤𝑦𝑚𝑖𝑎𝑟 𝑒𝑡𝑎𝑡𝑢] × [𝑙𝑖𝑐𝑧𝑏𝑎 𝑚𝑖𝑒𝑠𝑖ę𝑐𝑦]
12
W przypadku kiedy pracownik nie był zatrudniony cały rok, okresy niezatrudnienia są traktowane jako
przepracowane i przyjmujemy w nich etat z okresu zatrudnienia.
Przykład
Pracownik w roku kalendarzowym był zatrudniony od 01.04. do 31.10. z etatami:
- do 31.05. – na cały etat,
- od 01.06 – na pół etatu.
Uzupełnione okresy zatrudnienia pracownika:
- od 01.01. do 31.05 – cały etat,
- od 01.06 do 31.12 – pół etatu.
Obliczmy limit godzin pracownika:
1 × 16 × 5 + 0,5 × 16 × 7 136
=
≈ 11,33
12
12
Wynik zaokrąglamy w górę do pełnych godzin, czyli limit godzin pracownika wynosi 12.
www.vulcan.edu.pl
Płace Optivum. Jak zarejestrować i rozliczyć absencję pracownika z tytułu sprawowania opieki nad
dzieckiem (wynikającą z art. 188 Kodeksu pracy)?
7/7
Jak program przelicza podstawę do naliczeń trzynastki?
Absencja z art.188 obniża podstawę przyjmowaną do naliczeń trzynastki:
- jeśli absencja była rozliczona na liście płac, to kwota podstawy trzynastki jest obniżana o kwoty
obniżeń wprowadzonych na absencji;
- jeśli nieobecność nie była rozliczona na liście płac, a została tylko zarejestrowana, to podstawa
trzynastki jest obniżana. Kwotę obniżenia wylicza się mnożąc składnik wynagrodzenia przez
współczynnik:
[liczba godzin absencji z art. 188 KP w danym miesiącu]
[liczba wszystkich godzin w danym miesiącu]
Przykład – nieobecność tylko zarejestrowana (nie rozliczona na liście płac)
Wynagrodzenie zasadnicze pracownika za luty 2016 wynosi 3109 zł
Dodatek za wysługę lat – 621,80 zł
Absencja z art. 188 KP – 4 godziny w dniu 01.02.2016
Liczba godzin w lutym 2016 – 168
Podstawa do naliczeń trzynastki:
wynagrodzenie zasadnicze:
3109 − (3109 × 4/168) = 3109 − 74,02 = 3034,98
dodatek za wysługę lat:
621,80 − (621,80 × 4/168) = 621,80 − 14,80 = 607,00
www.vulcan.edu.pl