Zapytanie ofertowe_wyjazdy studyjne

Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/OK/26/77/1/IM/12
Szanowni Państwo,
Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty cenowej
na zorganizowanie zagranicznej wizyty studyjnej dla pracowników Centrum Unijnych Projektów
Transportowych, w ramach której Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia na swój koszt:
zakwaterowania, wyżywienia, przelotów, transferów lokalnych na miejscu wizyty, moderatorów
rozmów, tłumacza oraz wszelkich innych usług niezbędnych do realizacji przedmiotowej wizyty.
I. INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1. Miejsce wizyty – Hiszpania.
2. Cel wizyty: poznanie przez pracowników CUPT hiszpańskich doświadczeń, dobrych praktyk
oraz
rozliczania
w
realizacji
projektów
infrastrukturalnych
współfinansowanych
z Funduszu Spójności na wybranym przykładzie:
 portów hiszpańskich ,
lub/i
 lotnisk hiszpańskich,
lub/i
 kolei dużych prędkości,
lub/i
 innych obiektów infrastruktury transportowej, których powstanie/rozbudowa była
współfinansowana ze środków Funduszu Spójności oraz poznanie cykli rozwoju
obiektu/obiektów,
oraz
 zorganizowanie spotkania z przedstawicielem instytucji zajmującej się wdrażaniem
projektów infrastrukturalnych oraz beneficjentem.
3. Planowany termin wizyty studyjnej – do 14 grudnia 2012 r. - ostateczny termin zostanie
ustalony z wyłonionym Wykonawcą na etapie zawarcia umowy.
4. Ilość pracowników uczestniczących w wizycie od 8 do 12 osób - ostateczna liczba
uczestników zostanie podana wyłonionemu Wykonawcy na etapie zawarcia umowy.
5. Czas trwania wizyty studyjnej: poniedziałek – piątek - 5 dni.
6. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia:
1) Organizacji całej wizyty – Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia realizacji
celu wizyty poprzez dotarcie do wybranych osób ze strony przedstawiciela instytucji
zajmującej się wdrażaniem projektów infrastrukturalnych oraz beneficjenta, organizację
spotkań oraz zapewnienie prezentacji obiektu/obiektów. Oficjalna część wizyty powinna
trwać w godzinach 10.00-16.00 (w tym przerwa na obiad), z zastrzeżeniem, że w dniu
przyjazdu i wyjazdu godziny harmonogramu oficjalnej części wizyty powinny być
dopasowane do godzin lotu.
Wykonawca zobowiązany jest do opisania w koncepcji szczegółowej organizacji wizyty,
która powinna zawierać m.in.:
a) plan wizyty - szczegółowy opis sposobu realizacji wizyty studyjnej,
b) harmonogram zorganizowanej części wizyty w dniach i godzinach,
c) wskazanie wizytowanego obiektu/obiektów infrastruktury transportowej z podaniem
nazwy, lokalizacji, wartości projektu oraz kwoty dofinansowania ze środków UE,
d) informację o spotkaniach z podaniem stanowisk/funkcji osób, z którymi prowadzone
będą spotkania oraz nazw instytucji, które reprezentują, ze wskazaniem osób
dokonujących prezentacji każdego obiektu infrastruktury transportowej (projektu),
e) podanie tematów spotkań,
Zamawiający dopuszcza zmiany w harmonogramie spotkań. Ewentualne zmiany w planie
wizyty w stosunku do przedstawionego w ofercie harmonogramu mogą dotyczyć
w szczególności godzin spotkań, kolejności poszczególnych części wizyty, pod warunkiem
utrzymania celu wizyty.
2) Zakwaterowania - Wykonawca zobowiązany będzie dokonać rezerwacji i zakupu miejsc
noclegowych dla uczestników na czas trwania wizyty studyjnej. Zamawiający wymaga
zakwaterowania uczestników w hotelu co najmniej trzy gwiazdkowym, zlokalizowanym
w granicach administracyjnych odwiedzanego miasta, w dobrze skomunikowanej części,
w pokojach: dwa pokoje dwuosobowe, pozostałe jednoosobowe.
3) Wyżywienia - Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia wyżywienia na miejscu
wizyty zagranicznej obejmującego 2 posiłki (śniadanie i dwudaniowy obiad), cateringu
podczas spotkań, z zastrzeżeniem, że w dniu przyjazdu i wyjazdu godziny posiłków
powinny być dopasowane do godzin lotu. W dniu przyjazdu Wykonawca zapewni
wyłącznie obiad. W dniu wyjazdu Wykonawca zapewni wyłącznie śniadanie lub, jeżeli
wylot z Hiszpanii nastąpi po godzinie 18:00, śniadanie i obiad. Śniadania muszą być
serwowane na terenie hotelu, w którym zakwaterowani zostaną uczestnicy. Wykonawca
zapewni posiłki wegetariańskie dla osób, które zgłoszą taką opcję w liście uczestników.
4) Przelotów - Wykonawca dokona rezerwacji i zakupu biletów lotniczych dla wszystkich
uczestników wizyty w zaplanowanym terminie na trasie Warszawa – Hiszpania -
Warszawa. Wyloty i przyloty dopuszcza się wyłącznie z i na lotnisko w Warszawie.
Uczestnicy wizyt podróżować będą bez przesiadek, samolotem charterowym, liniami
rejsowymi lub tzw. tanimi liniami lotniczymi, w klasie ekonomicznej, z jedną sztuką
bagażu podręcznego na każdego uczestnika (maksymalną wagę i wymiary bagażu
podręcznego zgodnie z zasadami linii lotniczej przedstawi Wykonawca) oraz z jedną
sztuką bagażu rejestrowanego do 15 kg na uczestnika. Zamawiający dopuszcza
dostarczenie biletów lotniczych Zamawiającemu w formie biletu elektronicznego. Bilet
lotniczy musi obejmować również opłaty lotniskowe.
5) Transfery lokalne na miejscu wizyty - Wykonawca zapewni wszelkie transfery lokalne
na miejscu wizyty. Wszystkie transfery powinny zostać wykonane busem (data pierwszej
rejestracji lub rok produkcji nie wcześniejszy niż 2004 r.) przystosowanym do przewozu
ww. liczby osób, wyposażonym w klimatyzację. Transfery będą obejmowały m.in.
odebranie z lotniska, przejazdy w czasie wizyty na poszczególne obiekty, dowóz osób
z/do hotelu, przejazd na lotnisko w dniu wyjazdu, itp.
6) Wynajem sali/sal na spotkania.
7) Organizację spotkań w czasie wizyty z przedstawicielami wizytowanych placówek –
zapewnienie
eksperta/ekspertów
i/lub
moderatora/moderatorów
do
przeprowadzenia wykładów oraz prowadzenia spotkań. Organizację spotkań wraz
z wskazaniem ekspertów i/lub moderatorów należy szczegółowo opisać w koncepcji.
ekspert/eksperci i/lub moderator/moderatorzy muszą posiadać wiedzę nt. obiektów,
które Wykonawca zaproponuje do odwiedzenia.
8) Materiałów informacyjnych – dotyczących wizytowanego obiektu/obiektów.
9) Tłumacza - Wykonawca zapewni podczas wizyty obecność tłumacza. Wykonawca
zapewni tłumaczenie konsekutywne co najmniej podczas oficjalnych części. Praca
tłumacza będzie polegała na precyzyjnym przekładzie sensu wypowiedzi uczestników
spotkań.
10) Opiekuna - Wykonawca zapewni opiekuna dla uczestników wizyty. Zadaniem opiekuna
będzie koordynacja wizyty studyjnej, w szczególności pomoc w zakresie: dojazdu
do miejsc przewidzianych w harmonogramie, poruszania się po mieście, drobnych spraw
związanych z pobytem. Opiekun musi towarzyszyć grupie przez cały okres trwania wizyty
od godziny 8.00 do godziny 18.00.
11) Ubezpieczenia - Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi ubezpieczenie NNW
i KL na cały czas wyjazdu studyjnego. Ubezpieczenie kosztów leczenia musi obejmować
kwotę min. 10 000 euro oraz NNW na kwotę min. 5 000 euro.
12) Inne - Wykonawca pokryje inne niezbędne do realizacji przedmiotowej wizyty koszty
nie wymienione wyżej.
UWAGI: Dopuszcza się pełnienie funkcji tłumacza, opiekuna, eksperta/moderatora przez
jedną osobę.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dla wszystkich osób niezbędnych ze strony Wykonawcy
zakwaterowanie, wyżywienie i transport zgodnie z zapotrzebowaniem – przewidywana liczba
uczestników podana w zapytaniu ofertowym NIE UWZGLĘDNIA osób zatrudnionych przez
Wykonawcę.
II. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYKONAWCÓW (poniższe warunki należy spełnić łącznie)
1. Wykonawca musi posiadać doświadczenie w realizacji co najmniej dwóch zagranicznych
wizyt studyjnych obejmujących co najmniej zakwaterowanie uczestników, wyżywienie,
zapewnienie transportu podczas wizyt oraz tłumaczy.
W celu potwierdzenia spełnienia powyższego wymagania Wykonawca zobowiązany jest
do przedłożenia wykazu zrealizowanych usług oraz stosownych dokumentów potwierdzających
należytą realizację tych usług.
2. Wykonawca musi dysponować co najmniej jedną osobą zdolną do realizacji przedmiotu
zamówienia, tj. co najmniej 1 tłumaczem biegle władającym językiem polskim, hiszpańskim
i angielskim (w mowie i piśmie), posiadającym co najmniej 2 letnie doświadczenie
w prowadzeniu tłumaczeń konsekutywnych oraz znającym terminologię z zakresu funduszy
europejskich;
W celu potwierdzenia doświadczenia zaproponowanych osób Wykonawca zobowiązany jest
do przedłożenia wykazu, zgodnie z Załącznikiem nr 3 do zapytania ofertowego.
III. KRYTERIUM WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:
Wybór najkorzystniejszej oferty odbędzie się w oparciu o przeprowadzone zapytanie ofertowe,
a za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta Wykonawcy, który uzyska najwyższą łączną
ocenę obliczoną wg następujących kryteriów:
Kryterium
Waga %
Wartość brutto w PLN za 1 osobę
50
Koncepcja realizacji przedmiotu zamówienia
30
Doświadczenie Wykonawcy
20
Wartość brutto w PLN za 1 osobę - 50%
Najniższa oferowana wartość brutto
Wartość brutto = …………………………………………………. x 50
Wartość brutto oferty badanej
Koncepcja realizacji przedmiotu zamówienia – 30%
W ramach tego kryterium zostanie oceniona Koncepcja realizacji zamówienia. Ocena zostanie
dokonana przez Zamawiającego na podstawie przedstawionych Informacji w złożonych
ofertach. Zamawiający przyzna od 0 do 10 punktów Wykonawcy, który zaproponuje w ofercie
takie elementy koncepcji merytorycznej zamówienia, które zapewnią Zamawiającemu
maksymalizację efektów założonych działań.
Wynik końcowy będzie traktowany, jako wartość punktowa oferty w kryterium. Uzyskana liczba
punktów badanej oferty zostanie pomnożona przez wagę tego kryterium – 30%. Wynik będzie
traktowany, jako wartość punktowa oferty w kryterium „Koncepcja realizacji przedmiotu
zamówienia”.
Doświadczenie Wykonawcy - 20 %
Liczba punktów przyznana badanej ofercie
Doświadczenie =
……………………………………………………………
Maksymalna liczba punktów
możliwa do uzyskania
x 20
Punkty w kryterium „Doświadczenie Wykonawcy” to suma punktów przyznanych, na podstawie
informacji
podanych
przez
Wykonawcę
(ponad
wymagane
minimum),
dotyczących
doświadczenia Wykonawcy w oparciu o następującą skalę:
a.
Doświadczenie Wykonawcy:
 realizacja od 2 do 4 usług – 5 pkt
 realizacja powyżej 5 usług – 10 pkt
IV. INFORMACJE DOTYCZĄCE WARUNKÓW SKŁADANIA OFERT:
1. Oferta powinna zawierać:
1.1 Kalkulację cenową obejmującą koszt realizacji Przedmiotu zamówienia, zgodnie
z poniższym zestawieniem:
Nazwa
Cena jednostkowa
netto w PLN za 1
osobę
Stawka podatku
VAT
Wartość brutto
w PLN za 1 osobę
Organizacja wizyty studyjnej
Uwaga! Ceny muszą być wyrażone w walucie PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
1.2. Koncepcję realizacji przedmiotu zamówienia.
1.3. Wykaz potwierdzający doświadczenie Wykonawcy, zgodnie z Załącznikiem nr 2
do zapytania.
1.4. Wykaz zaproponowanych osób do realizacji zamówienia, którzy będą realizowali
przedmiotowe zamówienie wraz ze wskazaniem doświadczenia tych osób, zgodnie
z Załącznikiem nr 3 do zapytania.
1.5. Termin ważności oferty.
IV. INFORMACJE DODATKOWE:
1. Dla zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do
skontaktowania
się
z
właściwymi
Wykonawcami,
w
celu
uzupełnienia
lub doprecyzowania ofert.
2. Zamawiający przewiduje spotkania z Wykonawcami, w celu doprecyzowania koncepcji
wizyty do potrzeb Zamawiającego.
3. Z wyłonionym wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa na podstawie własnych
wzorów umów stosowanych w CUPT.
4. Zamawiający
dokonuje
płatności
przelewem
na
podstawie
faktur
przelewowych,
wystawionych z co najmniej 14-dniowym terminem płatności licząc od daty wpływu do CUPT
prawidłowo wystawionej faktury.
Ofertę cenową należy przesłać do CUPT najpóźniej do dnia 12.11.2012 r. do godziny 12:00
mailem
na
adres:
[email protected],
w
tytule
maila
proszę
podać
nr
sprawy
CUPT/DO/OZ/OK/26/77/1/IM/12
Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem
w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załącznik nr 2
do zapytania ofertowego
Potwierdzenie spełnienia wymagania określonego
w Rozdziale III ust. 1 - WYKAZ WYKONANYCH USŁUG
Składając ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe oświadczam, że wykonaliśmy następujące usługi:
Rodzaj i zakres usługi
Nazwa
i adres odbiorcy usług
1
2
_________________ dnia __ __ 2012 roku
Liczba zrealizowanych usług
Termin realizacji usługi
4
___________________________________
(pieczęć i podpis Wykonawcy)
Załącznik nr 3
do zapytania ofertowego
Potwierdzenie spełnienia wymagania określonego
w Rozdziale III ust. 2 - WYKAZ OSÓB
Składając ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe oświadczam że przy realizacji zamówienia dysponuję lub dysponował będę następującymi
osobami zdolnym do wykonania przedmiotowego zamówienia:
Lp.
Imię i Nazwisko
Dotychczasowe doświadczenie
Znajomość języków obcych wraz z podaniem
stopnia znajomości
1
…
_________________ dnia __ __ 2012 roku
___________________________________
(pieczęć i podpis Wykonawcy)