Regulamin konkursu Złote Spinacze 2015 § 1 Nazwa konkursu

Regulamin konkursu Złote Spinacze 2015
§1
Nazwa konkursu
Organizator konkursu posługuje się nazwą „Złote Spinacze”.
§2
Organizator konkursu
Organizatorem konkursu jest Związek Firm Public Relations z siedzibą w Polsce, 00-732 Warszawa,
ul. Czerska 8/10.
§3
Idea konkursu
Konkurs przeznaczony jest dla podmiotów prowadzących działania PR na terenie Polski. Jest wydarzeniem
stanowiącym symbol integracji środowiska branżowego oraz promowania najwyższych standardów pracy,
kreatywności, rzetelności i zaangażowania. Udział w konkursie jest doświadczeniem podnoszącym prestiż
uczestnika i sprzyja tworzeniu jego pozytywnego wizerunku.
§4
Audytor konkursu
Konkurs jest audytowany przez firmę doradczą KPMG.
§5
Jakie projekty mogą być zgłoszone
Celem konkursu edycji 2015 jest wyłonienie najlepszych projektów kampanii i akcji PR zgłoszonych do
jednej z 27 kategorii konkursowych.
1. Do konkursu mogą zostać zgłoszone kampanie realizowane w okresie 2014/2015, czyli projekty
realizowane w całym roku 2014 oraz w części roku 2015 - do dnia przesłania zgłoszenia do
konkursu. Do konkursu mogą zostać zgłoszone projekty pochodzące z roku 2014, ale które nie były
nominowane w poprzedniej edycji konkursu.
2. Do konkursu może zostać zgłoszony projekt, który jest kolejną edycją trwającego przez kilka lat
projektu pod warunkiem, że projekt ten we wcześniejszych edycjach konkursu nie był nominowany i
nie zdobył statuetki Złotego Spinacza. Zgłaszając taki projekt do konkursu, podmiot zgłaszający
powinien wyraźnie określić czas trwania projektu, który jest zgłaszany w ramach danej edycji.
3. Do konkursu może zostać zgłoszona kampania, która była realizowana przez więcej niż jeden rok,
ale jej formalne całkowite zakończenie lub zakończenie okresu np. kilku lat, który chcemy
przedstawić do oceny przypada na bieżącą edycją Konkursu Złote Spinacze. Takiej ocenie mogą
zostać poddane tylko te projekty, które nie były nominowane we wcześniejszych edycjach Konkursu
(konieczność zaznaczenia tego faktu w kwestionariuszu).
Podmiot zgłaszający projekt powinien wyraźnie zaznaczyć w zgłoszeniu czy działaniom PR towarzyszyły
działania reklamowe i marketingowe oraz przedstawić wyłącznie cele, działania i efekty zrealizowane w
ramach kampanii PR. Tylko taki zakres projektu poddawany jest ocenie Jurorów. W przypadku
zaprezentowania działań oraz efektów niezwiązanych wyłącznie z działaniami PR, projekt może zostać
zdyskwalifikowany przez Organizatora. Obowiązkiem zgłaszającego jest również uzyskanie pisemnej zgody
na wzięcie udziału w Konkursie od firm, z którymi lub na zlecenie których dany projekt wspólnie był
realizowany.
Jeden podmiot może zgłosić do konkursu dowolną liczbę projektów w jednej lub w kilku kategoriach. W
takiej sytuacji każdy zgłaszany projekt musi zawierać odrębną dokumentację, odrębne zgłoszenie, które
zostanie osobno zarejestrowane i osobno opłacone zgodnie z cennikiem.
§6
Kategorie i ich definicje
KATEGORIE GŁÓWNE - w tej części nagradzane są najlepsze praktyki w odniesieniu do głównych
dyscyplin public relations.
Jeden projekt może być zgłoszony do więcej niż jednej, ale maksymalnie do 3 kategorii głównych.
1. PR korporacyjny - projekt prezentujący zbiór działań związanych z prowadzeniem komunikacji
zewnętrznej i wewnętrznej w celu umocnienia reputacji firmy lub instytucji. Działania
komunikacyjne powinny obejmować możliwie szeroką grupę interesariuszy od pracowników,
klientów i mediów po instytucje rządowe i edukacyjne, środowiska lokalne, organizacje branżowe i
opinię publiczną.
2. PR produktu - wyróżniające się działania public relations poprawiające pozycję rynkową marki
produktu konsumenckiego bądź usługi konsumenckiej. W tej kategorii promowane będą autorskie
programy i kampanie public relations (w tym kampanie edukacyjne), które odegrały wiodącą rolę w
strategii komunikacji/pozycjonowania marki, przyczyniły się do zwiększenia jej świadomości i/lub
pomogły zbudować trwalsze relacje z jej docelowymi klientami/konsumentami. W szczególności
wyróżniane będą działania/kampanie autorskie, których głównym narzędziem komunikacji były
działania public relations.
3. Komunikacja antykryzysowa i/lub komunikacja kryzysowa - projekt mający na celu
przeciwdziałanie trwającemu lub potencjalnemu kryzysowi dotyczącemu firmy, produktu lub usługi.
4. Public Affairs i Lobbying - projekt kampanii polegającej na komunikacji z szeroko pojętym
otoczeniem społecznym, politycznym i legislacyjnym, mający na celu zmianę nastawienia, wywarcie
presji, zmiany legislacyjne.
5. Kampania społeczna - działania public relations (w tym działania edukacyjne) zorientowane na
realizację ważnych celów społecznych, nastawione na budowę dobra wspólnego wokół czytelnie
zdefiniowanych wartości. Działania na rzecz danej grupy społecznej lub zjawiska społecznego np.
projekty wspierające filantropię, poprawę statusu słabych i/lub wykluczonych społeczności.
6. Komunikacja wewnętrzna - projekt, którego celem jest tworzenie, utrwalanie lub zmiana
postaw, jak również komunikowanie zmian wewnątrz organizacji.
7. Event komercyjny - wydarzenie lub cykl wydarzeń budujących lub wzmacniających wizerunek
firmy, produktu lub usługi.
8. Event społeczny - wydarzenie lub cykl wydarzeń budujących lub wzmacniających wizerunek
instytucji publicznych lub NGO, zwracających uwagę na ważne cele lub problemy społeczne.
9. Launch nowego produktu, usługi lub firmy - projekt budujący wizerunek i rozpoznawalność
nowego produktu, usługi lub wprowadzanej na rynek firmy.
10. Corporate Social Responsibility (CSR) - działania public relations wspierające procesy
wdrażania polityki CSR w firmach i/lub instytucjach. Społeczną Odpowiedzialność Biznesu (CSR)
określa się jako koncepcję, zgodnie z którą przedsiębiorstwa/instytucje na etapie budowania
strategii biznesowej uwzględniają wpływ ich decyzji i działań na społeczeństwo i środowisko,
promują etyczne i przejrzyste działanie oraz kształtują obustronne relacje z interesariuszami. W
szczególności wyróżniane będą projekty promujące ideę dialogu społecznego, czyli podejście w
którym w procesie podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie/instytucji uwzględnia się stanowisko
jej kluczowych interesariuszy.
11. PR miejsca, miasta lub regionu - projekt, którego celem jest budowa wizerunku i promocja
miejsca, miasta lub regionu.
12. Social media - projekt public relations, który w istotny sposób wykorzystał media
społecznościowe w strategii komunikacji.
13. Business-to-Business PR - działania public relations zrealizowane dla firmy, produktu lub usługi
w obszarze business-to-business, mające na celu wsparcie sprzedaży lub/i budowę wizerunku,
produktu lub usługi wśród klientów biznesowych firmy. Typowe działania B2B obejmują relacje z
mediami, internetowe działania PR wraz z social media, współpracę strategiczną, zarządzanie
kryzysem, opracowanie materiałów korporacyjnych i marketingowych. B2B posiada mniejszy rynek
docelowy, dłuższy cykl sprzedaży oraz wieloetapowy proces zakupu, dlatego przy opracowywaniu
taktyki należy zwrócić szczególną uwagę na edukację i budowanie relacji z grupą docelową.
14. PR finansowy i relacje inwestorskie - kampania, której celem było wzmocnienie wizerunku
spółki publicznej (lub planującej debiut na GPW/New Connect) wśród inwestorów instytucjonalnych,
indywidualnych i/lub analityków poprzez dostarczenie im rzetelnych i kompleksowych informacji na
temat spółki i jej działalności oraz stworzenie narzędzi/mechanizmów ułatwiających regularną,
dwustronna komunikacje z inwestorami w przyszłości. W przypadku publicznej oferty akcji lub
obligacji lub M&A celem kampanii było dodatkowo klarowne wyjaśnienie potencjalnym inwestorom
natury i warunków transakcji.
15. Media Relations - działania skierowane do mediów, wykorzystujące wszelkie dostępne narzędzia
media relations, w tym: informacje prasowe, wywiady, komentarze, pozycjonowanie ekspertów,
spotkania, rozwiązania autorskie służące budowaniu wysokiej jakości relacji z przedstawicielami
mediów, dzięki którym możliwe jest utrzymywanie dobrej komunikacji firmy/organizacji/marki z
otaczającym je środowiskiem społecznym.
KATEGORIE SPECJALNE - w tej grupie nagradzane są kampanie public relations, które w
ponadprzeciętny sposób skupiły uwagę interesariuszy i/lub szerzej opinii publicznej oraz zdecydowanie
wyróżniały się spośród wszystkich zgłoszonych do konkursu prac pod względem kreatywności i/lub
efektywności biznesowej. (Dany projekt może być zgłoszony do 1 lub 2 kategorii specjalnych, warunkiem
zgłoszenia projektu do kategorii specjalnej jest wcześniejsze jego zgłoszenie do przynajmniej jednej z
kategorii głównych.)
1.
Kreatywność - najbardziej nowatorski i kreatywny pomysł, którego autorem był podmiot zgłaszający.
2.
Efektywność - projekt, który zgodnie z założonymi celami, odznaczył się największą skutecznością
potwierdzoną mierzalnymi efektami (np. w postaci udokumentowanego wzrostu sprzedaży, zwiększonej
rozpoznawalności marki, pozytywnej zmiany postaw interesariuszy lub głębokości kontaktu grup
docelowych z komunikatem). Z tej kategorii będą automatycznie wykluczane zgłoszenia prezentujące efekt
kampanii mierzony wskaźnikiem AVE (Adveritising Value Equilavency). W zgłoszeniu należy również
wyraźnie zaznaczyć, jaka część uzyskanych efektów była wynikiem współpracy o charakterze redakcyjnym,
jaką zaś uzyskano poprzez realizację ew. działań reklamowych.
SEKTORY: - do kategorii sektorowych mogą być zgłoszone kampanie public relations zrealizowane na
rzecz firm i/lub instytucji reprezentujących poszczególne branże. Zgłoszenia mogą dotyczyć dyscyplin public
relations objętych katalogiem kategorii głównych. Jeden projekt może być zgłoszony do jednego sektora, o
którym decyduje branża, z której pochodzi podmiot zgłaszający a nie tematyka projektu.
Warunkiem zgłoszenia projektu do kategorii sektorowej jest wcześniejsze jego zgłoszenie do przynajmniej
jednej z kategorii głównych.
1.
Technologia, IT, telekomunikacja
2.
Finanse
3.
Uroda, Higiena i Styl Życia
4.
Sektor spożywczy
5.
Kultura i Media
6.
Medycyna i Zdrowie
7.
Sport, turystyka, rekreacja
8.
Nieruchomości, budownictwo, dom i wnętrze
9.
Przemysł, motoryzacja, transport, logistyka
10.
NGO i Sektor publiczny
Jeden projekt musi być zgłoszony przynajmniej do jednej kategorii głównej, a może zostać zgłoszony do:
- maksymalnie trzech kategorii głównych,
- jednej kategorii sektorowej
- oraz w dowolnej liczbie kategorii specjalnych.
Warunkiem zgłoszenia projektu do kategorii specjalnych i wybranego sektora jest wcześniejsze jego
zgłoszenie do przynajmniej jednej z kategorii głównych.
Dana kategoria konkursowa zostanie uruchomiona w momencie zgłoszenia do niej min. 2 projektów. W
przypadku niespełnienia tego wymogu (tj. zgłoszenia do danej kategorii mniej niż 2 projektów) zostaje ona
wyłączona z listy kategorii konkursowych bieżącej edycji konkursu. Zgłoszenie przesłane do tej kategorii
zostanie anulowane, a zgłaszający otrzyma zwrot poniesionej opłaty konkursowej. W przypadku zaistnienia
tego typu sytuacji Organizator w ciągu 7 dni roboczych od daty zamknięcia przyjmowania zgłoszeń do
konkursu (tj. zamknięcia II i ostatecznego terminu przesyłania zgłoszeń) powiadomi drogą mailową
zgłaszających projekt o zaistniałym fakcie. Zwrot poniesionej opłaty konkursowej dotyczącej zgłoszenia do
zamkniętej przez Organizatora kategorii zostanie dokonany w przeciągu 14 dni roboczych od przekazania
informacji o zamknięciu danej kategorii konkursowej.
§7
Uczestnicy konkursu
W konkursie mogą brać udział projekty zgłoszone przez:
-
agencje Public Relations
-
korporacje i firmy
-
organy samorządowe
-
instytucje państwowe
-
organizacje pozarządowe
-
inne podmioty realizujące projekty PR
§8
I etap konkursu
Zgłoszenia projektów do konkursu (w I etapie) będą przyjmowane w następujących terminach:
Termin pierwszy – do 13 sierpnia 2015 r. do godz. 16.00
Termin drugi (ostateczny) – do 20 sierpnia 2015 do godz. 16.00
Warunkiem udziału w konkursie jest przesłanie zgłoszenia za pośrednictwem formularza online
znajdującego się na www.zlotespinacze.pl (do godziny 16:00 w pierwszym lub drugim terminie) oraz
dokonanie opłaty.
Aby zgłosić projekt do pierwszego etapu konkursu należy:
1. Wypełnić formularz zgłoszeniowy online dostępny na www.zlotespinacze.pl, w którego skład
wchodzą następujące części:
a) Skrócony opis projektu (do 50 słów), wykorzystywany do promocji konkursu, w
szczególności do publikacji na stronie www.zlotespinacze.pl
b) Opis projektu (opis nie może przekraczać 7 tysięcy znaków ze spacjami łącznie)
zawierający:
o
Uzasadnienie zgłoszenia do danych kategorii głównych lub/i do danego sektora oraz kategorii
specjalnych.
W przypadku zgłoszenia do więcej niż jednej kategorii należy odrębnie w ramach jednego
formularza uzasadnić każdą z wybranych kategorii.
o
o
o
Określenie problemu / analizę sytuacji /wyjaśnienie kontekstu, ew. badanie, na którym oparto
projekt.
Czy projekt był realizowany samodzielnie, czy wspólnie z innymi podmiotami (zarówno w Polsce
jak i zagranicą)
Cel projektu.
o
o
o
o
Grupę docelową.
Planowanie i strategię komunikacji / zakładane efekty.
Realizację projektu, w tym pomysły kreatywne.
Realizację założonych celów projektu, w tym informacje o budżecie i efektywności kosztowej.
2. Wnieść w terminie opłatę za zgłoszenie projektu.
Dodatkowe informacje:










W przypadku przesłania zgłoszenia i uiszczenia płatności w ostatnim dniu I lub II terminu
przyjmowania zgłoszeń, należy przesłać potwierdzenie dokonania opłaty konkursowej na adresy
[email protected] , [email protected] lub [email protected] .
Projekt zgłoszony w I terminie a nieopłacony, będzie musiał być opłacony stawką przewidzianą dla
zgłoszeń przesłanych w II terminie.
Wszystkie pola formularza zgłoszeniowego są obowiązkowe.
W rubryce „Nazwa podmiotu/-ów zgłaszającego/-ych projekt” nazwa firmy nie powinna być nazwą
handlową tzn. nie powinna zawierać rozszerzeń typu Sp. z o.o., Sp. j. etc.
„Nazwa podmiotu/-ów zgłaszającego/-ych projekt” będzie przekazana audytorowi i używana przez
Organizatora we wszelkiej komunikacji dotyczącej zgłoszonych do konkursu projektów (np.
ogłoszenie listy finalistów, ogłoszenie listy zwycięzców, przygotowanie materiałów na galę
finałową). Późniejsza zmiana tej nazwy nie będzie możliwa.
Podmiot zgłaszający projekt, który był realizowany przez kilka podmiotów musi uzyskać od
współautorów pisemną zgodę na zgłoszenie projektu (dokumenty do okazania na prośbę
Organizatora).
W przypadku zaistnienia pomyłek lub błędów w treści zgłoszenia konkursowego, po jego przesłaniu
do konkursu nie jest możliwa korekta bądź edycja formularza. W celu zmiany treści zawartych w
formularzu należy ponownie go wypełnić i przesłać drogą online za pośrednictwem strony
www.zlotespinacze.pl . Aby zgłoszenie mogło wziąć udział w konkursie, należy ponownie je opłacić.
Formularz zawierający błędy zostanie przez Organizatora usunięty z bazy zgłoszeń konkursowych
dopiero po otrzymaniu wiadomości mailowej przesłanej przez uczestnika konkursu na adres:
[email protected] , [email protected] lub [email protected] z prośbą o wycofanie błędnego
zgłoszenia z konkursu. Opłata za błędne zgłoszenie wycofane na wniosek uczestnika nie podlega
zwrotowi. Aby uniknąć błędów i pomyłek Organizator rekomenduje, by przygotowując zgłoszenie
konkursowe korzystać z formularza pomocniczego w formacie doc. dostępnego do pobrania na
www.zlotespinacze.pl (zakładka „Formularz zgłoszeniowy”), a następnie przekleić treść zgłoszenia
do formularza online.
Informacje zawarte w zgłoszeniu muszą być prawdziwe i odpowiadać stanowi faktycznemu. W
przypadku zawarcia w zgłoszeniu informacji fałszywych, Organizator może usunąć projekt z
konkursu na każdym jego etapie, o czym podmiot zgłaszający projekt zostanie poinformowany na
piśmie (mailem). W takim przypadku opłata konkursowa nie podlega zwrotowi.
Nie ma zakazu zamieszczania w zgłoszeniu linków do stron internetowych.
Po zamknięciu ostatecznego II terminu przyjmowania zgłoszeń, Organizator w terminie 7 dni
roboczych prześle każdemu uczestnikowi potwierdzenie zakwalifikowania projektu do konkursu na
adres email podanych w zgłoszeniu konkursowym.
§9
II etap konkursu
1. Lista projektów zakwalifikowanych do II etapu konkursu zostanie opublikowana na stronie konkursu
www.zlotespinacze.pl w dniu 6 października 2015 r. Tego samego dnia finaliści otrzymają również
potwierdzenie mailowe z listą wszystkich nominowanych projektów.
2. Autorzy projektów nominowanych są zobowiązani dostarczyć wymagane materiały do oceny w II
etapie konkursu w nieprzekraczalnym terminie 19 października 2015 r. do godz. 16.00
3. Materiały do II etapu (nominowani) powinny zawierać:
- prezentację w formacie pdf (obowiązkowo)
- film lub zdjęcia (5 sztuk) – opcjonalnie
4. Materiały w formacie prezentacji pdf i materiały dodatkowe (film lub zdjęcia) muszą być przesłane
przez nominowanych na wskazany przez Organizatora serwer. Każdy z przesyłanych materiałów
(zarówno pdf jak również film czy zdjęcia) powinien być odpowiednio nazwany: Kategoria, skrócona
nazwa projektu oraz nazwa firmy zgłaszającej. Na przykład: PRkorporacyjny_ABC_ZFPR.
5. Jeżeli dany projekt jest nominowany w więcej niż jednej kategorii, materiały dotyczące tego
projektu powinny być zamieszczone na serwerze w tylu kategoriach w ilu projekt otrzymał
nominację.
6. Organizator przekaże podmiotom nominowanym dane dostępowe do serwera do dnia 6
października 2015 r.
7. Wszelkie materiały zgłoszone do konkursu powinny być w języku polskim lub zawierać skrócone
tłumaczenia przekazu na język polski.
8. Wszelkie informacje poufne umieszczone w dokumentacji powinny być wyraźnie oznaczone.
Zastrzeżenie poufności nie dotyczy skróconego opisu projektu (50 słów). Materiały złożone do
konkursu nie podlegają zwrotowi.
9. ZFPR zastrzega sobie prawo wykorzystania nadesłanych materiałów w formie pełnej lub skróconej
w celach edukacyjnych, jak również do ich publicznej prezentacji. Nie dotyczy to materiałów
oznaczonych jako poufne.
10. Przesyłając materiały do oceny w II etapie każdy nominowany zobowiązany jest jednocześnie do
załączenia materiałów do prezentacji na Galę konkursu. Materiały te obejmują:
 metryczkę projektu (której wzór dostarczy Organizator)
 oraz wybrane zdjęcia (3 sztuki) jpg, png wysokiej rozdzielczości lub film długości 15 sek
(mp4,avi)
§10
Cennik
1. Koszt zgłoszenia projektu do jednej Kategorii Głównej wynosi :


w terminie pierwszym (do 13 sierpnia 2015 roku do godz. 16.00) – 500 zł + 23% VAT – za każdą
zgłoszoną kategorię
w terminie drugim (do 20 sierpnia 2015 roku do godz. 16.00) – 650 zł + 23% VAT – za każdą
zgłoszoną kategorię
2. Koszt zgłoszenia projektu do jednej Kategorii Sektory wynosi:


w terminie pierwszym (do 13 sierpnia 2015 roku do godz. 16.00) – 500 zł + 23% VAT.
w terminie drugim (do 20 sierpnia 2015 roku do godz. 16.00) – 650 zł + 23% VAT
3. Koszt zgłoszenia do jednej Kategorii Specjalnej wynosi:

500 zł + 23% VAT niezależnie od terminu za każdą kategorię specjalną
4. Dla fundacji i organizacji pozarządowych istnieje możliwość obniżenia opłaty po przesłaniu przez
zgłaszającego pisemnej prośby z uzasadnieniem na adres [email protected] , [email protected],
[email protected] . Decyzję o wysokości przyznanej zniżki podejmuje Zarząd Związku Firm Public Relations.
5. Wszelkich wpłat należy dokonywać na konto ZFPR:
Związek Firm Public Relations
ul. Czerska 8/10
00-732 Warszawa
nr rachunku: 40 1600 1374 0003 0052 2642 6001
PNB Paribas
6. W tytule przelewy należy wpisać: „Złote Spinacze” oraz skrócona nazwę projektu. Projekty nieopłacone
w wymaganym terminie, nie będą rozpatrywane.
§ 11
Jury
1. W skład jury wchodzą przedstawiciele organizacji biznesowych i pozarządowych, autorytety
środowiska mediów oraz praktycy i eksperci branży PR w Polsce. Skład jury dostępny jest na
www.zlotespinacze.pl
2. Każdy z jurorów zobowiązuje się do:
- zachowania poufności, co zaświadcza podpisaniem przed rozpoczęciem każdej edycji konkursu
odpowiedniej klauzuli;
- pełnego, aktywnego, zgodnego z wymaganiami regulaminu uczestnictwa w pracach jury (zarówno
w pierwszym, jak i w drugim etapie konkursu);
- akceptacji zapisów poniższego regulaminu.
3. Jurorzy podczas pierwszego spotkania mogą wybrać przewodniczącego jury danej edycji konkursu
Złote Spinacze. Zadaniem przewodniczącego jury będzie wspieranie pracy jurorów oraz pomoc w
rozwiązywaniu trudnych kwestii dotyczących oceny projektów.
4. Po ustaleniu przez organizatora składu grup jurorskich, każda z grup zobowiązana jest wybrać
przewodniczącego danej grupy. Zadaniem przewodniczących grup będzie rozstrzyganie trudnych
kwestii związanych z oceną na poziomie grupy w I i II etapie konkursu oraz kierowanie spotkaniem
każdej z grup w II etapie.
§ 12
Ocena projektów
1. Jurorzy oceniają projekty konkursowe w I i II etapie konkursu poprzez specjalną platformę online.
Zarówno formularz zgłoszeniowy do konkursu, jak również panel jurora są szyfrowane – dostęp za
pośrednictwem protokołu http zabezpieczony certyfikatem SSL.
2. Głosowanie każdego z jurorów w I i II etapie konkursu jest tajne.
3. Jurorzy zostają podzieleni na grupy (od 3 do 5 grup), a każda z grup otrzymuje określoną liczbę
kategorii do oceny. Podział następuje przed I etapem prac jury, z uwzględnienie konfliktów
interesów oraz w miarę możliwości obszarów eksperckich zaznaczonych na osobnym dokumencie
przez każdego z jurorów. Ilość projektów w każdej grupie może być różna i zależna jest od ilości
zgłoszonych w danych kategoriach projektów.
4. Ustalone grupy jurorskie pracują w tym samym składzie w I i II etapie konkursu, również podczas
spotkań grup jurorskich i oceniają te same kategorie, które zostały im przydzielone przed
rozpoczęciem I etapu.
5. Jurorzy oceniają prace pełnymi kategoriami, tzn. aby karta oceny danego jurora mogła być wysłana
do audytora muszą być ocenione wszystkie projekty we wszystkich przydzielonych kategoriach.
§ 13
Konflikty interesów
1. Juror ma obowiązek powiadomić organizatora konkursu w terminie wskazanym w harmonogramie o
istniejących konfliktach interesów.
2. Za konflikt interesów uznaje się:
o
o
o
pokrewieństwo do drugiego stopnia, związek małżeński, lub związek charakterze
nieformalnym z autorem/autorami projektu lub członkami władz uczestnika konkursu
zgłaszającego projekt;
jakikolwiek związek z ocenianym projektem, w tym współautorstwo projektu lub
wykonywanie jakichkolwiek działań w zakresie projektu;
udział w projekcie jako przedstawiciel organów władzy publicznej lub instytucji prawa
publicznego, dla której lub na której zlecenie był realizowany projekt.
3. Członkowie jury są zobowiązani do złożenia oświadczenia o braku konfliktu lub ich istnieniu. Juror
ma obowiązek zaznaczenia konfliktów interesów lub potwierdzenia ich braku w dokumencie
(oświadczeniu) przesłanym przez biuro ZFPR. Uzupełniony dokument juror powinien przesłać na
adres [email protected]
lub [email protected]
w terminie określonym w
harmonogramie konkursu.
4. W przypadku istniejących konfliktów interesów juror nie ocenia całej kategorii, do której zgłoszony
został dany projekt, z którym juror jest skonfliktowany (dotyczy to oceny projektów w pierwszym i
drugim etapie konkursu). Podczas głosowania kategorie te będą zaznaczone na szaro w systemie i
nieaktywne.
§ 14
Głosowanie dodatkowe
1. W przypadku zaistnienia sytuacji, gdy ponad połowa jurorów oceniających w I etapie dane
kategorie, w stosunku do jednej lub większej liczby kategorii konkursowych wskaże konflikt
interesów lub z przyczyn losowych nie będzie mogła oddać ważnych głosów, organizator we
wskazanym w harmonogramie terminie przeprowadzi dodatkowe głosowanie.
2. Projekty w dodatkowym głosowaniu oceniać będzie 5 losowo wybranych jurorów, którzy nie zgłosili
konfliktu interesów w stosunku do kategorii poddawanej ocenie. Wezmą w nim udział wybrani na
drodze losowej jurorzy z innych grup lub organizator udzieli możliwości wzięcia udziału jurorom,
którzy z przyczyn losowych lub zdrowotnych nie mogli wziąć udziału w obradach swojej grupy i
grupa ta nie osiągnęła wymaganego procentowego progu głosujących.
3. Jurorzy oddadzą głosy przez platformę online i w wyznaczonym w harmonogramie terminie prześlą
karty ocen do audytora konkursu.
§ 15
Spotkania Grup Jurorskich w II etapie konkurs
1. Każdy z jurorów zobowiązany jest do uczestniczenia w spotkaniach grup jurorskich, które obradują
na temat kampanii nominowanych do finału. Spotkania odbędą się w dniach 16 listopada – 18
listopada 2015 r. Każda grupa jurorska spotyka się tylko raz w jednym w terminów z ww.
przedziału. Konkretny termin i godzina spotkania danej grupy jurorów zostaną podane najpóźniej 5
października 2015 r.
2. Obecność na spotkaniu grupy jurorskiej jest obowiązkowa. Jeżeli juror nie może pojawić się na
spotkaniu w wyznaczonym terminie może być zwolniony z obowiązku uczestniczenia w obradach
jury tylko na podstawie pisemnego uzasadnionego usprawiedliwienia przesłanego na adres email
[email protected] , [email protected] . Jeżeli dany juror nie będzie uczestniczył w
spotkaniu bez wcześniejszego usprawiedliwienia, organizator konkursu zostanie zmuszony do
wykluczenia jurora ze składu jury kolejnej edycji konkursu Złote Spinacze.
3. Jedna grupa jurorska obraduje w ciągu jednego dnia i ocenia wszystkie kategorie przydzielone jej
do oceny. Równolegle może obradować kilka grup jurorskich.
4. Warunkiem koniecznym do uczestnictwa w spotkaniu i dyskusji nad nominowanymi projektami jest
wcześniejsze zapoznanie się z dostarczonymi jurorom materiałami, które będą dostępne w systemie.
5. Głosowanie w II etapie odbywa się również poprzez platformę online, która zostanie uruchomiona
podczas spotkań grup jurorskich.
6. Aby mogło nastąpić wyłonienie zwycięskiego projektu, w głosowaniu musi wziąć udział minimum
70% składu jurorskiego oceniającego daną kategorię (z wyłączeniem konfliktów interesów).
7. W przypadku braku wymaganej liczby jurorów zorganizowane zostanie dodatkowe głosowanie
jurorskie w terminie wyznaczonym w harmonogramie przez organizatora. Wezmą w nim udział
wybrani na drodze losowej jurorzy z innych grup lub organizator udzieli możliwości wzięcia udziału
jurorom, którzy z przyczyn losowych lub zdrowotnych nie mogli wziąć udziału w obradach swojej
grupy i grupa ta nie osiągnęła wymaganego procentowego progu głosujących.
§ 16
Kryteria oceny i punktacja w kategoriach głównych, sektorowych i specjalnych
I etap konkursu
Projekty w Kategoriach Głównych i Kategoriach Sektorowych oceniane są na podstawie następujących
kryteriów:
o
o
o
o
przyjęta strategia: analiza problemu, definicja celów i adresatów, dobór adekwatnych instrumentów
rzetelność realizacji
nowatorstwo podejścia i kreatywność rozwiązań, w tym sposób adaptacji projektu na lokalnym
rynku
efektywność
Ocena projektów w Kategoriach Głównych i Kategoriach Sektorowych następuje
w systemie punktowym. Projekt może otrzymać maksymalnie 100 punktów, z czego:
o
o
o
o
o
od 0 do 25 punktów – za przyjętą strategię
od 0 do 25 punktów – za rzetelność realizacji
od 0 do 25 punktów – za nowatorstwo podejścia i kreatywność rozwiązań,
w tym sposób adaptacji projektu na lokalnym rynku
od 0 do 25 punktów – za efektywność
W Kategoriach Specjalnych projekty są oceniane na podstawie następujących kryteriów:
o
o
w kategorii „Kreatywność” za nowatorstwo podejścia i kreatywność rozwiązań zastosowanych w
projekcie
w kategorii „Efektywność” za udokumentowane efekty i osiągnięcie zakładanych celów, takich jak:
wzrost sprzedaży, rozpoznawalność marki, zmiana postaw
Ocena projektów w Kategoriach Specjalnych następuje w systemie punktowym, projekt może otrzymać od
0 do 10 punktów.
Podczas liczenia punktów audytor konkursu będzie odrzucał skrajne oceny (najniższą i najwyższą), którą
otrzymał dany projekt. Do II-ego etapu przechodzą, czyli są nominowane 3 najwyżej ocenione projekty w
każdej z 27 kategorii. Nominowanych w poszczególnych kategoriach może być więcej w przypadku, gdy
kilka projektów uzyska taką samą liczbę punktów.
II etap konkursu
W II etapie w każdej kategorii juror przyznaje miejsca (tak jak na podium) w następujący sposób:
o
o
o
o
miejsce
miejsce
miejsce
miejsce
pierwsze
drugie
trzecie
czwarte i kolejne, w przypadku, gdy w danej kategorii są więcej niż trzy nominacje
§ 17
Nieprzyznanie nagrody
1. Jury może zdecydować o nieprzyznaniu nagrody w danej kategorii. Statuetka w danej kategorii nie
zostanie przyznana, jeśli decyzja zostanie podjęta przez 70% składu jury z danej grupy jurorskiej.
W sytuacji, gdy nie zostanie w wyznaczonym terminie osiągnięty wymagany próg, organizator
zwróci się o ocenę i głosowanie do jurorów z innych grup lub z tej samej grupy, którzy z przyczyn
losowych lub zdrowotnych nie mogli oddać głosów w wyznaczonym terminie. Liczba jurorów w
dodatkowym głosowaniu jest zależna od brakującego procenta głosów i stanowi równicę pomiędzy
uzyskanym w terminie procentem głosów a wymaganym progiem 70 %.
2. W sytuacji, gdy jeden z nominowanych projektów z przyczyn regulaminowych zostanie odrzucony z
konkursu, na jego miejsce wchodzi kolejny projekt z listy projektów nominowanych, spełniający
wymogi regulaminowe.
§ 18
Komisja etyczna konkursu Złote Spinacze
1. Jurorzy, uczestnicy konkursu oraz osoby nieuczestniczące w Złotych Spinaczach mogą zgłaszać
wątpliwości dotyczące zasad etycznego prowadzenia projektu biorącego udział w konkursie. Uwagi
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
należy kierować do Organizatora konkursu na adres mailowy [email protected] oraz
[email protected] W przypadku podejrzenia naruszenia zasad etyki PR lub łamania zapisów
Kodeksu Dobrych Praktyk ZFPR oraz innych etycznych kodeksów branżowych, sprawa będzie
rozstrzygana przez siedmioosobową komisję jurorską powołaną na pierwszym posiedzeniu Jury.
Komisja pełni również rolę doradczą dla Organizatora konkursu i rozstrzygającą ostatecznie kwestie
regulaminowe dotyczące przebiegu konkursu, w tym może zarządzić dodatkowe głosowanie w
kategoriach, gdzie wystąpią miejsca ex aequo.
Skład komisji etycznej i tryb jej powoływania: Komisja powoływana jest w trakcie pierwszego
spotkania Jury Złotych Spinaczy, podczas którego do 4-osobowego składu Zarządu ZFPR
wybieranych jest 3 przedstawicieli Jurów. Głosowanie jest jawne. Kandydaci zgłaszani są przez
przedstawicieli Jury lub sami przedstawiają swoje kandydatury. Do komisji etycznej wybieranych
jest 3 kandydatów spośród Jury, którzy uzyskali największą liczbę głosów.
Zakres działań komisji etycznej: Komisja rozstrzyga sprawy, które dotyczą podejrzenia naruszenia
zasad etyki PR, tj. działań niezgodnych z ogólnie przyjętymi normami prowadzenia profesjonalnych
działań PR lub naruszenia zasad kodeksów branżowych (Kodeksu Dobrych Praktyk ZFPR oraz innych
etycznych kodeksów branżowych). W przypadku, gdy w opinii komisji złożony wniosek nie dotyczy
kwestii natury etycznej, komisja może podjąć decyzję o jego oddaleniu.
Składanie wniosków: Wnioski o podejrzenie naruszenia zasad etycznych w stosunku do
uczestniczących w konkursie projektów mogą być składane przez: podmioty uczestniczące w
konkursie, podmioty, które nie biorą udziału w Złotych Spinaczach, jak również przez Jurorów
oceniających projekty. Wnioski należy przesłać drogą mailową na adres organizatora:
[email protected] oraz [email protected]. Komisja etyczna nie rozpatruje wniosków
anonimowych. Wnioskodawca zobowiązany jest do przekazania swoich danych personalnych (imię i
nazwisko), nazwy firmy, którą reprezentuje, danych kontaktowych (adres email, numer telefonu). W
składanym wniosku należy szczegółowo opisać zaistniałą sytuację. Komisja etyczna może poprosić
wnioskodawcę o przesłanie dokumentacji dowodowej lub o spotkanie, w celu pełniejszego
zapoznania się ze sprawą.
Tryb pracy Komisji: po otrzymaniu wniosku Komisja ma 7 dni roboczych na przedstawienie opinii w
rozpatrywanej sprawie lub podjęcie decyzji o oddaleniu wniosku. Opinia komisji zostanie przesłana
do zainteresowanych stron drogą mailową przez biuro ZFPR. Decyzje podejmowane są zwykłą
większością głosów przez co najmniej 2/3 członków komisji. Członkowie komisji mogą obradować
za pomocą poczty elektronicznej lub podczas bezpośredniego spotkania.
Dopóki komisja nie wyda oświadczenia informującego o złamaniu zasad etycznych przez projekt
uczestniczący w Złotych Spinaczach, kampania bierze udział w konkursie na normalnych zasadach.
Działania komisji są tajne, a informacje dotyczące rozpatrywanych przez komisję spraw nie są
przekazywane Jurorom konkursu (z wyłączeniem sytuacji, gdy osobą wnioskującą jest Juror – w
tym przypadku może być on poproszony przez Komisję o przekazanie dodatkowych wyjaśnień lub
dokumentacji potwierdzającej naruszenie zasad etycznych).
Wyłączanie: Członek komisji jest wyłączany automatycznie z prac nad wydaniem opinii w sytuacji,
gdy:
 jest stroną w sprawie
 sprawa dotyczy jego małżonka bądź krewnych
Członek komisji może być wyłączony z postępowania na pisemne żądanie jednej ze stron lub na
własny wniosek, jeśli istnieją jakiekolwiek wątpliwości lub przypuszczenia, że powiązanie ze stroną/ami postępowania może wywołać wątpliwości co do jego bezstronności.
Informowanie o decyzjach: Decyzje komisji sporządzane są w formie pisemnej. Po wydaniu opinii
jest ona przesyłana drogą mailową do zainteresowanych stron przez biuro ZFPR. W przypadku
decyzji o dyskwalifikacji projektu, zostaje on wycofany z konkursu, a o tym fakcie informowani są
jurorzy. Dodatkowo w przypadku, gdy dyskwalifikacji podlega projekt finałowy, informacja o tym
fakcie zostaje umieszczona na stronie poświęconej konkursowi.
§ 19
Harmonogram konkursu
Konkurs będzie przebiegał zgodnie z poniższym harmonogramem:





















25 maja 2015 r. – I spotkanie jury
28 maja 2015 r. - oficjalne rozpoczęcie konkursu
do 13 sierpnia 2015 r. do godz. 16:00 – I termin nadsyłania zgłoszeń do I etapu konkursu
do 20 sierpnia 2015 r. do godz. 16:00 – II termin nadsyłania zgłoszeń do I etapu konkursu
21- 28 sierpnia 2015 r. – weryfikacja formalna zgłoszeń i płatności
24 - 26 sierpnia 2015 r. – przekazanie do biura zaznaczonych konfliktów interesów
31 sierpnia 2015 r. – przekazanie prac jury (otwarcie platformy dla jurorów)
1 - 15 września 2015 r. – ocena prac przez jury w I etapie
15 września 2015 r. do godz. 24:00 – zamknięcie systemu do głosowania, przesłanie ocen jurorów
do audytora
16 września - 2 października 2015 r. – audyt
21 – 23 września 2015 r. – ewentualne dodatkowe głosowania jurorów
6 października 2015 r. – II spotkanie jurorów; ogłoszenie projektów nominowanych do finału;
przekazanie informacji nominowanym, ogłoszenie nominowanych w mediach
6 – 19 października 2015 r. – termin przesyłania materiałów przez nominowanych do II etapu
konkursu
20 - 27 października 2015 r. – weryfikacja formalna materiałów z II etapu
28 października 2015 r. – przekazanie prac z II etapu jury
28 października – 13 listopada 2015 r. – jury zapoznaje się z materiałami z II etapu konkursu
16 - 18 listopada 2015 r. – spotkania jurorów w II etapie konkursu
18 listopada 2015 r. – zamknięcie platformy do głosowania w II etapie konkursu (godz. 24:00)
19 listopad - 3 grudnia 2015 r. - Audyt
24 – 25 listopada 2015 r. – ewentualne dodatkowe głosowania jurorów w II etapie
4 grudnia 2015 r. – Gala finałowa konkursu i wręczenie statuetek zwycięskim projektom
W obu etapach nominowani, na wezwanie Jury lub Organizatora, zobowiązani są do udzielenia
szczegółowych wyjaśnień dot. realizacji projektów w drodze wymiany korespondencji i/lub rozmowy
telefonicznej z biurem Związku Firm Public Relations. Korespondencja e-mailowa/notatka z rozmowy
telefonicznej, sporządzona przez biuro ZFPR, zostanie dołączona do pozostałej dokumentacji projektu.
Udzielone odpowiedzi będą stanowić element całościowej oceny projektu.
W uzasadnionych przypadkach Organizator zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu zakończenia
poszczególnych etapów konkursu. Uczestnicy konkursu zostaną powiadomieni o ewentualnych zmianach
harmonogramu konkursu pisemnie (mailem).
§ 20
Statuetki i dyplomy
Nagrodą w konkursie jest Złoty Spinacz – statuetka przyznawana najlepszemu projektowi w każdej z 27
kategorii. W każdej z kategorii zwycięski projekt otrzymuje jedną statuetkę. Laureat może dokupić kolejne
statuetki po cenie określonej przez Organizatora.
§ 21
Udostępnianie materiałów z uwagi na rosnące zainteresowanie i popularność konkursu.
Organizator informuje, że projekty zgłoszone do konkursu i nieposiadające klauzuli o zachowaniu poufności
danych, stają się materiałem edukacyjnym do dyspozycji biura. Biuro ZFPR będzie miało możliwość
udostępnienia ww. materiałów Uniwersytetom i placówkom naukowym.
§ 22
Informacje dodatkowe
Wszelkich dodatkowych informacji udziela biuro ZFPR:
Związek Firm Public Relations
ul. Czerska 8/10
00-732 Warszawa
e-mail: [email protected]
Tel. (22) 55 53 330
Barbara Pałdyna, [email protected], tel. (22) 55 53 334 lub 531 84 84 70
Sylwia Grabek, [email protected], tel. (22) 55 53 332 lub 531 84 84 71
§ 23
Postanowienia końcowe
Organizator Złotych Spinaczy zastrzega sobie prawo zmiany regulaminu konkursu. Każda zmiana będzie
miała formę pisemną i będzie publikowana na stronie www.zlotespinacze.pl w postaci stosownych
aneksów.