Rola ośrodków mediacyjnych

Maciej Jużków
Rola ośrodków mediacyjnych
Ustawodawca nie określił roli jaką powinien spełniać ośrodek mediacyjny. Jednak
bardzo precyzyjnie zostały określone zadania mediatora. Wydaje się zatem, że ośrodek
mediacyjny powinien stanowić zaplecze organizacyjno-administracyjne stałego mediatora.
Aby w pełni jednak zrozumieć rolę jaką miałby spełniać ośrodek mediacyjny należy
przeanalizować obowiązki mediatora związane z prowadzeniem postępowania mediacyjnego.
Mediator jest zobowiązany do niezwłocznego ustalenia terminu i miejsca posiedzenia
mediacyjnego. W doktrynie podkreśla się, że przez „posiedzenie mediacyjne” należy rozumieć
jednoczesne spotkanie mediatora ze stronami w danym miejscu i czasie. Należy zaznaczyć, że
terminy posiedzenia mediacyjnego oraz innych czynności mediacyjnych powinny być tak
ustalane, żeby możliwe było przeprowadzenie postępowanie mediacyjnego w czasie
wyznaczonym przez sąd. Biorąc pod uwagę zasadniczy czas trwania mediacji, 1 miesiąc od
dnia doręczenia mediatorowi postanowienia sądu o skierowaniu stron do mediacji, zadanie to
wymaga sprawnego współdziałania mediatora oraz ośrodka mediacyjnego.
Warto zwrócić uwagę, że w przepisie art. 18311 k.p.c. mowa jest o „ustaleniu” terminu
i miejsca posiedzenia mediacyjnego. W doktrynie podkreśla się, że mediator musi porozumieć
się w tej kwestii ze stronami. Trzeba jednak zwrócić uwagę na fakt, że w przypadku mediacji
prowadzonych na podstawie postanowienia sądu, mediator nie zawsze posiada pełne dane
teleadresowe stron mediacji. Zazwyczaj dysponuje tylko ich adresami zamieszkania, bądź
siedziby. Wówczas mediator nie ma innej możliwości niż wyznaczenie terminu i miejsca
posiedzenia mediacyjnego i zawiadomienia o tym stron. Mając jednak na uwadze zasadę
dobrowolności mediacji należy postulować, aby w zawiadomieniu znalazła się odpowiednia
adnotacja dotycząca możliwości zmiany wyznaczonego przez mediatora terminu posiedzenia
mediacyjnego. Należy jednak pamiętać, że przy podejmowaniu wszelkich czynności natury
organizacyjnej dotyczących mediacji, powinno mieć się stale na uwadze jej dobrowolny i
konsensualny charakter.
W omawianym zakresie ośrodek mediacyjny odgrywa bardzo dużą rolę. W praktyce
mediator określa czas, w jakim ma możliwość przeprowadzenia posiedzeń mediacyjnych, a
następnie sekretariat ośrodka mediacyjnego kontaktuje się ze stronami w celu ustalenia
dogodnego dla wszystkich terminu,
bądź przesyła odpowiednie zawiadomienie. Dzięki
przyjęciu takiego rozwiązania, pierwszy kontakt mediatora ze stronami następuje dopiero
podczas pierwszego posiedzenia mediacyjnego, co tym bardziej podkreśla jego bezstronność.
Mediator jest zobowiązany do ustalenia miejsca posiedzenia mediacyjnego. Wymaga
się, aby było ono neutralne i gwarantowało stronom i mediatorowi poczucie bezpieczeństwa.
Ponadto, mając na uwadze poufność postępowania mediacyjnego, powinno to być miejsce
gwarantujące realizację tej zasady. Najczęściej będzie to odpowiednie pomieszczenie w
siedzibie ośrodka mediacyjnego.
Warto zwrócić uwagę na obowiązujące ograniczenia co do wyboru miejsca
prowadzenia posiedzenia mediacyjnego w przypadku mediacji z nieletnimi. Otóż zgodnie z
przepisem § 3 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 maja 2001r. w sprawie
postępowania mediacyjnego w sprawach nieletnich, postępowania mediacyjnego nie
przeprowadza się w lokalu zajmowanym przez uczestników lub ich rodziny, niezależnie od
przeznaczenia tego lokalu oraz tytułu prawnego do jego zajmowania. Warto również zwrócić
uwagę na reguły dotyczące spotkań mediatora ze stronami w przypadku mediacji w sprawach
karnych i z nieletnimi. Przewidziane są w tym wypadku tzw. spotkania indywidualne, które
poprzedzają spotkania mediacyjne z udziałem wszystkich uczestników mediacji.
Mediację można również prowadzić nie wyznaczając posiedzenia mediacyjnego.
Zgodnie bowiem z przepisem art. 18311 k.p.c. wyznaczenie posiedzenia mediacyjnego nie jest
wymagane, jeżeli strony zgodzą się na prowadzenie mediacji bez posiedzenia mediacyjnego.
Mediator pełni wówczas rolę pośrednika przekazującego stronom ich wzajemne stanowiska. W
praktyce zdarza się, że po odbytym posiedzeniu mediacyjnym, mediator prowadzi ze stronami
sporu tzw. mediację pośrednią – tj. za pomocą środków komunikowania się na odległość. Taka
możliwość jest niewątpliwie dużym atutem mediacji, zwłaszcza dla stron z odległych
miejscowości. Przy zachowaniu odpowiednich standardów pracy mediatora i ośrodka
mediacyjnego, tak prowadzone postępowanie mediacyjne przebiega z reguły bardzo sprawnie.
W literaturze podkreśla się, że brak woli chociażby jednej strony co do ustalenia terminu
i miejsca mediacji należy poczytywać jako rezygnację z prowadzenia postępowania
mediacyjnego.
Zgodnie z przepisem art. 1839 k.p.c., na zgodny wniosek stron sąd może upoważnić
mediatora do zapoznania się z aktami sprawy. Środowisko mediatorów różnicuje pogląd na
temat kwestii zapoznawania się z aktami sprawy. Moim zdaniem, o ile w przypadku konfliktów
rodzinnych nie zawsze jest to konieczne, o tyle np. w przypadku spraw gospodarczych wręcz
niezbędne. Mając na uwadze zasadniczy czas trwania mediacji (1 – miesiąc) wniosek taki
powinien jak najszybciej wpłynąć do sądu. Najlepiej, gdy sąd na rozprawie poinformuje strony
o możliwości złożenia takiego wniosku. Należy jednak pamiętać, że postanowienie o
skierowaniu stron do mediacji może być wydane również poza rozprawą, tj. na posiedzeniu
niejawnym. Mając na uwadze powyższe, należy postulować, aby sąd doręczając stronie
postanowienie o skierowaniu do mediacji informował strony o możliwości złożenia wniosku o
upoważnienie mediatora do zapoznania się z aktami sprawy. Gdy zgody na zapoznanie się z
aktami sprawy nie ma w dniu doręczenia postanowienia mediatorowi, rolą ośrodka
mediacyjnego jest poinformowanie stron o możliwości złożenia takiego wniosku. Dobrym
rozwiązaniem
praktycznym,
jest
przesłanie
stronom
przygotowanego
formularza
przedmiotowego wniosku wraz z zawiadomieniem o wyznaczonym terminie posiedzenia
mediacyjnego.
Należy zaznaczyć, że upływ wyznaczonego przez sąd czasu trwania mediacji nie
przesądza o konieczności zakończenia postępowania mediacyjnego. Strony mogą bowiem
skierować do sądu zgodny wniosek o przedłużenie wyznaczonego terminu na przeprowadzenia
mediacji. (art. 18310 § 1 k.p.c.). Najlepszym rozwiązaniem jest przekazanie stronom formularza
takiego wniosku podczas pierwszego posiedzenia mediacyjnego. W praktyce przyspiesza i
ułatwia to procedurę. Na pierwszym spotkaniu mediacyjnym, mediator informuje strony o
istocie postępowania mediacyjnego oraz o możliwości przedłużenia czasu jego trwania.
Wnioski takie nie powinny jednak zmierzać do przewlekłości postępowania, także niezwykle
rozważnie powinno się je stosować. Podkreślenia wymaga fakt, że chodzi tutaj o wniosek stron,
a nie mediatora. Mediator nie ma możliwości złożenia w sądzie takiego wniosku. Jednak nic
nie stoi na przeszkodzie, aby strony złożyły taki wniosek za pośrednictwem ośrodka
mediacyjnego. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że sąd nie jest związany wnioskiem stron o
przedłużenie terminu wyznaczonego na przeprowadzenie mediacji, ale raczej tylko wyjątkowo,
zwłaszcza gdy zmierza on do przewleczenia postępowania – może się do niego nie przychylić.
Zgodnie z przepisem art. 1839 k.p.c. sąd kierując strony do mediacji, wyznacza
mediatora. Sąd czyni to niezaskarżalnym postanowieniem, wydanym na posiedzeniu
niejawnym, bądź rozprawie. Trzeba wskazać konkretną osobę fizyczną posiadającą ustawowe
wymagania do sprawowania funkcji mediatora. Może to być osoba będąca na liście stałych
mediatorów, jak również inna osoba mająca pełną zdolność do czynności prawnych i
korzystająca z pełni praw publicznych.
Może zdarzyć się taka sytuacja, że wskazany w postanowieniu mediator nie będzie mógł
w zakreślonym terminie przeprowadzić postępowania mediacyjnego. Wówczas, dzięki
możliwości zmiany osoby mediatora, przewidzianej w przepisie art. 1839 k.p.c., można
poinformować strony o możliwości prowadzenia mediacji przez innego mediatora z danego
ośrodka mediacyjnego. Należy mieć jednak tutaj na względzie zasadę dobrowolności, której
przejawem jest również zaakceptowanie przez strony osoby mediatora. Dzięki funkcjonowaniu
ośrodków mediacyjnych można w danej sprawie dokonać takiej zmiany i przeprowadzić
mediację w czasie wyznaczonym przez sąd.
Warto zauważyć, że w sprawach karnych, inaczej niż w cywilnych, jest możliwe
wyznaczenie instytucji do prowadzenia postępowania mediacyjnego, która upoważnia na
piśmie jej przedstawiciela spełniającego odpowiednie warunki do bycia mediatorem.
Rozwiązanie takie z pewnością ułatwia kwestie organizacyjne związane z prowadzeniem
mediacji. Osoba, która w określonej instytucji zajmuje się ustaleniem terminów spotkań
mediacyjnych ma pełną wiedzę w przedmiocie dostępności czasowej mediatorów. Wydaje się,
że rozważenie możliwości wyznaczenia przez sąd ośrodka mediacyjnego w sprawach
cywilnych, który następnie upoważniałby danego mediatora, jest rozwiązaniem godnym uwagi.
Warto zwrócić również uwagę na rozwiązanie przyjęte we Francji. Zgodnie z przepisem
131-4 kodeksu francuskiej procedury cywilnej sąd może wyznaczyć do przeprowadzenia
mediacji stowarzyszenie mediatorów. Jednak w takim przypadku nałożony został na nie
obowiązek przedstawienia sędziemu nazwiska osoby wybranej do przeprowadzenia mediacji
w celu zatwierdzenia jej przez sąd jako mediatora.
Ośrodki mediacyjne odgrywają szczególną rolę w zakresie mediacji umownych.
Otóż, zgodnie z przepisem art. 1831 § 3 k.p.c. w umowie o mediację strony określają w
szczególności przedmiot mediacji, osobę mediatora albo sposób jego wyboru. Strony
zazwyczaj uzgadniają, że w razie zaistnienia sporu w związku z realizacją danej umowy,
zobowiązują się do jego rozwiązania w drodze mediacji, dokując wyboru mediatora zgodnie z
regulaminem określonego ośrodka mediacyjnego. Można zatem uznać, że stałe ośrodki
mediacyjne są niejako gwarantami na przyszłość możliwości rozwiązania zaistniałego
pomiędzy stronami umowy mediacyjnej sporu.
Umowę o mediację należy odróżnić od tzw. umowy mediatorskiej. Ta ostania to
szczególnego rodzaju więź umowna jaka nawiązuje się pomiędzy stronami a mediatorem czy
też ośrodkiem mediacyjnym, której przedmiotem są ich wzajemne prawa i obowiązki dotyczące
prowadzonej mediacji, np. wynagrodzenie mediatora.
Ośrodek mediacyjny odgrywa także dużą rolę w przypadku inicjowania mediacji na
podstawie wniosku jednej ze stron. Zgodnie z przepisem art. 1836 k.p.c. wszczęcie mediacji
następuje z chwilą doręczenia mediatorowi wniosku o przeprowadzenie mediacji, z
dołączonym dowodem doręczenia jego odpisu drugiej stronie. Podkreślenia wymaga fakt, że
do wdrożenia mediacji w tym trybie nie jest konieczna wcześniejsza umowa o mediację. Aby
mediacja doszła jednak do skutku, druga strona musi wyrazić zgodę na prowadzenie mediacji.
W praktyce, rolą ośrodka mediacyjnego jest dokonanie wszelkich czynności organizacyjnych
związanych z rozpoczęciem mediacji w tym trybie.