Untitled - Insoft Consulting Sp. z oo

Dane Klienta:
Alfin Sp. z o.o.
ul. Wielkopolska 251 lok. 10
81-531 Gdynia
www.agroma.olsztyn.pl
Biuro rachunkowe Alfin Sp. z o.o. istnieje na rynku od 2001r. Jest ono prowadzone
przez
i
osobę
posiadającą
rachunkowość,
wykształcenie
wieloletnie
wyższe
doświadczenie
o
specjalności
zawodowe
na
finanse
stanowiskach
kierowniczych w dziedzinie finansów i rachunkowości, świadectwo kwalifikacyjne
Ministerstwa Finansów RP, studia podyplomowe o specjalności doradztwo
podatkowe. Biuro na stałe współpracuje z kilkoma specjalistami z rachunkowości,
a także z doradcą podatkowym, z kancelarią adwokacką oraz informatykami. Biuro
rachunkowe Alfin ofertę kieruje przede wszystkim do małych i średnich firm,
w każdej formie organizacyjno - prawnej, dla których świadczy pełny zakres usług
księgowych, rozliczeń podatkowych i rozliczeń z ZUS. Dużym firmom Biuro
proponuje indywidualny zakres usług i indywidualne formy współpracy. Alfin
świadczy m.in. usługi pełnej księgowości, doradztwo księgowe i finansowe, analizy
ekonomiczno – finansowe, sporządzanie deklaracji podatkowych oraz rozliczeń
z ZUS, czy też prowadzenie spraw kadrowo – płacowych.
SYTUACJA BIZNESOWA
Już na początku działalności Alfin dostrzegł, że jednym
z
najważniejszych
czynników
wpływających
na
jakość
świadczonych usług jest dokładność i terminowość. Stąd bardzo
szybko pojawiła się potrzeba posiadania w firmie narzędzia, które
zminimalizuje
we
liczbę
wprowadzaniu
zautomatyzuje
jak
popełnianych
i
błędów
przetwarzaniu
przynajmniej
część
danych,
działań.
zarówno
a
Obie
także
te
funkcjonalności pozwolą zoptymalizować pracę Biura, a także znacząco polepszyć jakość obsługi
Klientów. Przy większej ilości Klientów bardzo ważne jest, by pewne operacje były wykonywane
seryjnie i poniekąd automatycznie, co jest możliwe tylko przy odpowiednio dobranym systemie
wspomagającym pracę w księgowości, czy w biurze rachunkowym.
Jako firma doradcza, Alfin od początku rozważał posiadanie narzędzia do pełnych i rzetelnych analiz,
co ułatwia nie tylko posiadanie twardej wiedzy o własnej firmie, ale także pozwala na prowadzenie
profesjonalnego i trafnego konsultingu finansowego dla swoich Klientów.
W działalności płacowo – kadrowej biuro chciało uniknąć ograniczeń w wyliczaniu składników
wynagrodzeń w zależności od różnych czynników, co znacznie utrudnia pracę. Chcąc być
konkurencyjną na rynku, firma musiała zainwestować w rozwiązanie dające szerokie możliwości
wyliczania wynagrodzeń, składek, a także zintegrowane z najnowszymi wersjami programu Płatnik.
Otwierając działalność biuro zakładało ciągły rozwój, zatem istotnym elementem było znalezienie
oprogramowania, które będzie można rozwijać wraz ze wzrastającymi potrzebami. Poszukiwane było
rozwiązanie nowoczesne, a jednocześnie nie obciążające budżetu firmy już na samym początku jej
istnienia
ROZWIĄZANIE
Biuro rachunkowe Alfin zdecydowało się na zakup systemu Comarch ERP Optima, poleconego przez
Insoft Consulting Sp. z o.o. O takim wyborze przesądziło kilka czynników:

Comarch ERP Optima znacznie usprawnia prowadzenie wszelkich procesów księgowych oraz
płacowo – kadrowych,

system posiada dedykowane rozwiązania dla biur rachunkowych,

program posiada szerokie możliwości analityczne, co jest niezwykle ważne w firmach
doradczych takich jak Alfin,

oprogramowanie to jest w pełni zintegrowane co oznaczało zmniejszenie ilości czasu
poświęconego na wprowadzanie danych.
Case Study
Strona 3 z 6
Wdrożenie przeprowadzone było przez gdyńskiego Partnera Comarch – Insoft Consulting Sp. z o.o.
Przebiegało ono sprawnie i szybko. Biuro rozpoczęło swoja pracę z systemem Comarch ERP Optima
od stacjonarnej wersji Płac i Kadr, po czym dalsza rozbudowa oprogramowania dotyczyła już tylko
wersji Online, która dla firmy była bardziej przystępna i dawała więcej korzyści.
Alfin najpierw zakupił moduły: Faktury, Księga Handlowa, Księga Podatkowa i Środki Trwałe,
a następnie wraz z rozwojem działalności i zasobów ludzkich firmy dokupił: Biuro Rachunkowe,
Księga Handlowa Plus, Kasa/Bank oraz Analizy. Rozbudowa była niezbędna do prowadzenia analiz
oraz do umożliwienia wglądu Klientom w wykonywane przez biuro prace. Biuro rachunkowe pracujące
w modelu usługowym (Comarch Online) może zaoferować swoim Klientom możliwość wglądu w dane
księgowe z dowolnego miejsca i o dowolnej porze bez konieczności kontaktu z biurem (opcja
Podgląd).
Ostatnim etapem rozbudowy było poszerzenie instalacji o Pulpit Menedżera, dzięki któremu zarówno
właściciel, jak i klienci biura mają dostęp do podstawowych danych finansowych i nie tylko
finansowych swojej firmy, zgromadzonych w systemie Comarch ERP Optima z dowolnego miejsca.
Jest to ważny czynnik sprzyjający utrzymywaniu dobrych i stałych relacji z Klientami. Ponadto Pulpit
Menedżera zastąpił opcję Podglądu w module Biuro Rachunkowe. Alfin bardzo chętnie korzysta z
nowości jakie producent systemu wprowadza do oprogramowania Comarch (ostatnio w/w Księga
Handlowa Plus, czy Pulpit Menedżera). Wybierane rozwiązania sprawdzają się w biurze Alfin
i sprzyjają rozwojowi działalności biura.
Biuro rachunkowe Alfin oferuje Klientom obsługę z wykorzystaniem internetowego systemu
do prowadzenia księgowości. Korzystanie z Internetu daje możliwość zupełnie nowej jakości
świadczonych usług oraz nowej jakości kontaktów biuro - klient, niezależnie od dzielącej ich
odległości.
Dzięki współpracy z Insoft Consulting firma ma zapewnione nie tylko wsparcie merytoryczne
w eksploatacji systemu Comarch ERP Optima, ale także dostęp do markowego sprzętu
i oprogramowania. Ponadto partner Comarch przygotowuje niezbędne modyfikacje wydruków co
sprawia, że Comarch ERP Optima jest oprogramowaniem doskonale dopasowanym do potrzeb biura.
UZYSKANE KORZYŚCI
Wdrożenie systemu Comarch ERP Optima Online przyniosło firmie Alfin szereg korzyści biznesowych.
Po pierwsze sam model Online wiąże się z wieloma profitami dla biura rachunkowego:

brak dużych inwestycji w oprogramowanie, a jednocześnie stabilny rozwój firmy (niższe
koszty sprzętu, infrastruktury komputerowej i znaczna redukcja kosztów korzystania
i utrzymania systemu komputerowego),

praca na zawsze aktualnej i najnowszej wersji oprogramowania,
Case Study
Strona 4 z 6

dostęp do danych księgowych firmy z dowolnego miejsca o dowolnej porze dla biura oraz jego
Klientów,

pełne bezpieczeństwo danych,

możliwość indywidualnej organizacji współpracy biura rachunkowego i Klienta, dostosowanej
do konkretnej sytuacji i potrzeb.
Sam system znacznie usprawnia zarządzanie i zwiększa efektywności firmy. Przede wszystkim
automatyzuje procesy wprowadzania oraz przetwarzania danych. Ponadto oprogramowanie wiąże się
z lepszym funkcjonowaniem wielu procesów w biurze:
1.
Usprawnienie procesów księgowych poprzez możliwość:
a.
wykorzystywania schematów księgowych, automatycznych księgowań okresowych oraz
narzędzi sprawdzających poprawność księgowań i dekretów,
b.
wykorzystania funkcji księgowań okresowych, wielopoziomowego planu kont, ewidencji
dodatkowych, kontroli sald kont rozrachunkowych oraz kontroli wykonania budżetu,
c.
obsługi kont walutowych,
d.
automatycznego
generowania
wszystkich
dokumentów
związanych
z rozliczeniem
i ewidencją środków trwałych,
e.
•możliwość księgowania do bufora - (bufor stanowi wstępne ujęcie zapisów bez
konieczności dokonywania korekt),
2.
f.
możliwość walidowania dostępu do poszczególnych funkcji programu,
g.
wykonywanie operacji seryjnych jak np. obliczanie deklaracji, wydruki deklaracji.
Usprawnienie współpracy z Klientami:
a.
rejestrowanie oraz analizowanie czasu pracy poświęconego
na obróbkę danych
poszczególnych Klientów,
b.
możliwość oglądania swoich danych i aktualnych rozliczeń przez Klientów dzięki Pulpitowi
Menedżera,
c.
sprawdzenie etapów prac związanych z Klientami np. dostarczeniem czy zaksięgowaniem
dokumentów.
3.
4.
Usprawnienie obsługi Płac i Kadr:
a.
swoboda definiowania składników wynagrodzeń,
b.
dostępność aktualnych deklaracji podatkowych.
Usprawnienie procesów analitycznych:
a.
możliwość prowadzenia wszelkich analiz na podstawie wszystkich zgromadzonych danych,
co pozwala wydobyć istotne informacje na temat wskaźników finansowo – ekonomicznych,
b.
Case Study
przejrzyste formy analiz (tabele i wykresy).
Strona 5 z 6
Ponadto bazy danych biura są teraz uporządkowane, a znalezienie konkretnych informacji
związanych z Klientami jest bardzo proste – do dyspozycji biura są dogodne kryteria wyszukiwania,
każdy Klient jest opisany z kartotece zgodnie z potrzebami firmy – co jest niezwykle ważne przy
większej ilości Klientów.
ZAKRES WSPÓŁPRACY - PODSUMOWANIE
Współpraca Insoft Consulting z firmą Alfin w zakresie:

dostawy licencji oprogramowania Comarch ERP Optima,

wdrożenia systemu Comarch ERP Optima.
Wdrożone moduły COMARCH ERP Optima

Kasa/Bank,

Księga Handlowa Plus,

Płace i Kadry,

Biuro Rachunkowe,

Analizy,

Pulpit Menedżera.
RELACJE Z KLIENTEM
„Wspołpraca z Insoft Consulting trwa do dziś. W zależności od potrzeb
spółka
udziela
nam
wsparcia
technicznego
i
merytorycznego
w eksploatacji Comarch ERP Optima, dostarcza sprzęt komputerowy
itp. Ze swojej strony deklarujemy chęć dalszej współpracy.“
Bogumiła Kujawa, Prezes
Alfin Sp. z o.o.
Tekst został przygotowany we wrześniu 2008 roku.
Case Study
Strona 6 z 6