docZasady redagowania pism
download 
Reklamacja Transkrypt
Zasady redagowania pism
Zasady redagowania pism SKUTECZNOSĆ PISMA ZALEŻY OD • • • • Formy pisma właściwie zaadresowana koperta poprawnego układu graficznego odpowiedniego układu tekstu czystości maszynopisu lub wydruku bezbłędnej pisowni Uprzejmego, pozytywnego tonu Języka pisma Logiki treści Zasady redagowania pisma • • • • • Przejrzystość Kompletność Sugestywność Zwięzłość Uprzejmość • Zrozumiałość • Używanie skrótów • Jedna sprawa jedno pismo • Wyróżnianie fragmentów • Zwracanie się do adresata Przejrzystość • Pismo powinno być przejrzyste graficznie • W tym celu należy stosować odpowiedni układ graficzny pisma Kompletność • Pismo powinno być kompletne, czyli zawierać wszystkie niezbędne informacje Sugestywność • Pismo powinno sugerować odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia Zwięzłość • Pismo powinno być zwięzłe i stosunkowo krótkie Uprzejmość • Pismo powinno być zredagowane w sposób uprzejmy Zrozumiałość • Pismo musi być zrozumiałe dla adresata • Należy unikać wyrazów obcojęzycznych, jeśli znane są Polskie odpowiedniki Używanie skrótów • Dozwolone jest używanie skrótów powszechnie używanych. • Niedozwolone jest natomiast używanie skrótów myślowych Zwracanie się do adresata • Zwracając się do adresata należy używać sformułowań: Pan, Pani, Państwu, Wy, Was, Wam itp.. • Te zwroty należy pisać zawsze wielką literą Jedno pismo- jedna sprawa • Pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy • Jeżeli nadawca chce przekazać kilka spraw powinien zredagować kilka pism UKŁADY PISMA AMERYKAŃSKI EUROPEJSKI Z NADRUKIEM BEZ NADRUKU Z NADRUKIEM BEZ NADRUKU Układ europejski bez nadruku • • • • • • • • A – Adresat N – Nadawca D – miejsce i data W – pole wpływu (pieczątka) Nz – nasz znak pisma Wz – wasz znak I – informacje dodatkowe (załączniki, rozdzielnik) Z – zwrot grzecznościowy d N Nz A W Sprawa Wz TREŚĆ I Z Układ europejski z nadrukiem N • • • • • • • • A – Adresat N – Nadawca D – miejsce i data W – pole wpływu (pieczątka) Nz – nasz znak pisma Wz – wasz znak I – informacje dodatkowe (załączniki, rozdzielnik) Z – zwrot grzecznościowy A W Wz Nz Sprawa d TREŚĆ I Z Układ amerykański bez nadruku N d • • • • • • • • A – Adresat N – Nadawca D – miejsce i data W – pole wpływu (pieczątka) Nz – nasz znak pisma Wz – wasz znak I – informacje dodatkowe (załączniki, rozdzielnik) Z – zwrot grzecznościowy W A Nz Sprawa TREŚĆ Z I Układ amerykański z nadrukiem N A • • • • • • • • A – Adresat N – Nadawca D – miejsce i data W – pole wpływu (pieczątka) Nz – nasz znak pisma Wz – wasz znak I – informacje dodatkowe (załączniki, rozdzielnik) Z – zwrot grzecznościowy i podpis Wz W Nz Sprawa TREŚĆ Z I d Układ a linea • Rozpoczynanie każdej myśli od akapitu • Stosowany gdy adresatem jest osoba fizyczna xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Układ blokowy • Rozpoczynanie każdego wiersza równo z lewym marginesem • Między akapitami podwójna interlinia • Stosowany w korespondencji między firmami xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx Układ francuski • Rozpoczynanie każdej myśli od nowego akapitu • Podwójna interlinia między akapitami • Stosowany gdy pismo ma niewielką ilość treści xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Układ treści pisma • Układ niemiecki • Układ blokowy z większymi odstępami miedzy wierszami Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx Treść pisma powinna zawierać • Wprowadzenie • Przedstawienie problemu • Uzasadnienie • Wnioski Wprowadzenie • Odpowiadając na Wasze pismo z dnia… • Stosownie do Waszej prośby, przekazanej nam… • Nawiązując do Waszego pisma z… • Informujemy, ze stosownie do Waszego zamówienia… • W związku z zasłyszaną informacją… • Z uwagi na to, że…. Przedstawienie problemu • Wyjaśnienie sprawy • Jasno zredagowane • Wyczerpujące przedstawienie problemu Uzasadnienie • Przekonywanie o słuszności swego stanowiska • Podanie motywów postępowania • Uzasadnienie faktyczne (coś się zdarzyło) • Uzasadnienie prawne (podanie przepisów prawnych na które się powołujemy) Wnioski – podkreślenie istoty pisma • Biorąc powyższe pod uwagę, uprzejmie prosimy o …….. • Podsumowując powyższe uprzejmie proszę o ……. • Rekapitulując, uprzejmie prosimy o pozytywne rozpatrzenie… mgr Iwonna Gasowska ZSE-G Otwock
