SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot

RF–POKL–III.ZP.U.272.40.2013.AR
zał cznik nr 2 do SIWZ
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie Forum kojarzenia partnerów w transferze wiedzy i innowacji.
Opis przedmiotu zamówienia w oparciu o Wspólny Słownik Zamówie (CPV):
22.10.00.00-1 – Drukowane ksi ki, broszury i ulotki
22.46.20.00.6 – Materiały reklamowe
55.30.00.00-3 – Usługi restauracyjne i dotycz ce podawania posiłków
55.50.00.00-5 – Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków
55.40.00.00-4 – Usługi podawania napojów
79.95.00.00-8 – Usługi w zakresie organizacji wystaw, targów i kongresów
79.95.10.00-5 – Usługi w zakresie organizowania seminariów
79410000-1 - Usługi doradcze w zakresie działalno ci gospodarczej i zarz dzania
73200000-4 Usługi doradcze w zakresie bada i rozwoju
Informacja o ródle finansowania:
Zamówienie b dzie realizowane jako cz
zada w ramach projektu systemowego pn. „Mazowiecka Sie
O rodków Doradczo – Informacyjnych w zakresie innowacji (MSODI)”, współfinansowanego ze rodków
Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII
Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.2 Transfer wiedzy, Podziałanie 8.2.2 Regionalne Strategie Innowacji
realizowanego przez Samorz d Województwa Mazowieckiego, Urz d Marszałkowski Województwa
Mazowieckiego, Departament Rozwoju Regionalnego i Funduszy Europejskich.
Cel projektu
Przedsi wzi cie stanowi odpowied Samorz du Województwa Mazowieckiego na brak rozwi za systemowych
w zakresie transferu wiedzy i tworzenia sieci współpracy pomi dzy sfer
badawczo-rozwojow ,
przedsi biorstwami oraz jednostkami samorz du terytorialnego. Działania projektowe prowadz do zwi kszenia
współpracy pomi dzy przedsi biorstwami a instytucjami naukowo - badawczymi oraz jednostkami samorz du
terytorialnego w celu stworzenia jak najkorzystniejszych warunków dla wzrostu innowacyjno ci gospodarki opartej
na wiedzy i przedsi biorczo ci. W zwi zku z tym realizacja przedmiotu zamówienia pn. zorganizowanie „Forum
kojarzenia partnerów w transferze wiedzy i innowacji” to element projektu, który jest przedsi wzi ciem
Samorz du Województwa Mazowieckiego d
cym do tworzenia warunków i rozwi za słu cych pobudzaniu
innowacyjno ci regionu, budowy regionalnego systemu innowacyjno ci oraz wzajemnych powi za ró nych
podmiotów reprezentuj cych kluczowe dziedziny rozwoju województwa – biznes, nauka oraz administracja
samorz dowa.
Cel główny
Zorganizowanie „Forum kojarzenia partnerów w transferze wiedzy i innowacji” ma za zadanie wsparcie
przedsi biorstw oraz innych o rodków i jednostek z otoczenia biznesu oraz nauki wprowadzaj cych działalno
innowacyjn .
Przedsi wzi cie ma za zadanie:
•
Zwi kszenie wiadomo ci interesantów z zakresu podnoszenia konkurencyjno ci na rynku przez
wprowadzanie innowacji;
•
Stworzenie mo liwo ci nawi zania kontaktów biznesowych, znalezienia potencjalnego partnera,
dodatkowego poznania rynku, w tym chłonno ci danej bran y oraz mo liwo ci oceny firmy w kontek cie
funkcjonowania innych przedsi biorstw;
•
Integracj podmiotów gospodarczych i nakierowanie na współprac , w tym ułatwienie nawi zania
kontaktu mi dzy o rodkami naukowymi a przedsi biorcami.
W trakcie spotka specjali ci porusz poni sze zagadnienia:
1. kojarzenie partnerów biznesowych w zakresie wprowadzania nowych technologii, transferu wiedzy ze
sfery nauki do sfery biznesu;
2. identyfikacj potencjalnych partnerów w zakresie innowacji;
3. okre lenie profilu docelowej grupy partnerów ze sfery badawczo-rozwojowej, z którymi mo na wdra a
otwarty model innowacji;
4. opracowanie modelu biznesowego;
5. wybór potencjalnych partnerów w transferze wiedzy i innowacji;
6. doradztwo w przy umowach dotycz cych wspólnych bada , praw do własno ci intelektualnej, tajemnicy
przedsi biorstwa, patentów;
7. współpraca przedstawicieli sfery B+R i przedsi biorców maj ca na celu wdra anie innowacji;
8. misje targowe – zagraniczne/krajowe prowadz ce do pogł bienia wiedzy w zakresie innowacji;
Województwo Mazowieckie
Strona 1 z 4
RF–POKL–III.ZP.U.272.40.2013.AR
zał cznik nr 2 do SIWZ
9.
zdobycie dost pu do nowych technologii, pozyskiwanie nowych obszarów współpracy w zakresie
innowacji;
10. zdobycie dost pu do nowych marek;
11. okre lenie zapotrzebowania na inwestycje innowacyjne w przedsi biorstwie;
12. pozyskiwanie nowych grup odbiorców lub te zwi kszanie zasi gu dystrybucji nowych technologii.
Do zada Wykonawcy b dzie nale ało:
Zorganizowanie „Forum kojarzenia partnerów w transferze wiedzy i innowacji”, w tym:
- akcja informacyjna i zaproszenie potencjalnych uczestników;
- poprowadzenie forum;
- opracowanie i wydanie albumu z Forum
- stworzenie krótkiego filmu – reporta u z Forum
- wynajem sali konferencyjnej oraz usługa cateringowa.
Informacje i wymagania ogólne
Zorganizowanie „Forum kojarzenia partnerów w transferze wiedzy i innowacji”
Przedmiot zamówienia:
Przedmiot zamówienia obejmuje usług przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi 3 edycji „Forum
kojarzenia partnerów w transferze wiedzy i innowacji”, które odb d si odpowiednio w: czerwcu, wrze niu i
grudniu 2013 r.
W spotkaniach wezm udział przedstawiciele sfery nauki i biznesu, jednostki badawczo-rozwojowe, instytucje
otoczenia biznesu w zakresie innowacji, a tak e przedsi biorcy, którzy b d mieli mo liwo poruszenia istotnych
kwestii współpracy mi dzy sob i stworzenia korzystnych warunków do nawi zania sieci wzajemnych powi za
celem transferu i komercjalizacji wiedzy w zakresie innowacji.
Zadania Wykonawcy
Wykonawca zobowi zuje si :
1.
Przeprowadzi akcj informacyjn oraz wysyłk zaprosze do potencjalnych uczestników oraz dokona
preselekcji uczestników;
2.
Zorganizowa Forum Kojarzenia Partnerów w transferze wiedzy i innowacji.
Ad. 1. Przeprowadzenie akcji informacyjnej oraz wysyłka zaprosze
dokonanie preselekcji uczestników.
do potencjalnych uczestników oraz
a) Wyszukanie potencjalnych partnerów ze sfery nauki i biznesu, czyli identyfikacja przedstawicieli tych sfer
celem skojarzenia zawodowego i mo liwo ci w kierunku Rozwoju innowacyjno ci na Mazowszu.
Współpraca przedsi biorców danej bran y mo e doprowadzi do powstania innowacji w danej bran y
co przyczyni si do rozwoju firm zaanga owanych w powstawanie innowacji.
b) Identyfikacja okre lonych sektorów gospodarki i podział na 3 spotkania w ramach których b dzie mo na
skojarzy partnerów z okre lonych bran /sektorów.
c) Ka de spotkanie b dzie skierowane do dwóch z ni ej wymienionych sektorów (za ka dym razem b dzie
to inna grupa sektorów):
1. Chemia
2. Medycyna
3. Sektor rolno-spo ywczy
4. Sektor elektromaszynowy
5. Energetyka.
6. Sektor ICT
d) Umieszczenie i aktualizacja informacji o Forum na stronie projektu MSODI www.msodi.mazovia.pl.
Grafika u yta do opracowania przedmiotowej informacji powinna by zbie na z grafik głównej strony
projektu pod wzgl dem kolorów, stylistyki, czcionki oraz elementów składowych logotypu MSODI.
Stworzenie oraz umieszczenie formularza rejestracyjnego uczestników Forum (rejestracja przez
Internet), liczba miejsc ograniczona, ok. 50 uczestników na ka de spotkanie;
e) Dla ka dego z trzech spotka : stworzenie zaprosze dla potencjalnych uczestników Forum, wysyłka co
najmniej 50 zaprosze w formie papierowej, mailing do co najmniej 100 potencjalnych uczestników,
akcja informacyjna do rodowisk potencjalnych uczestników – przygotowanie raportu zestawiaj cego
kanały docelowe (informacja o Forum min. na 20 portalach internetowych zwi zanych z wydarzeniami
Województwo Mazowieckie
Strona 2 z 4
RF–POKL–III.ZP.U.272.40.2013.AR
zał cznik nr 2 do SIWZ
biznesowymi, forami oraz konferencjami naukowymi oraz na 20 portalach kierowanych do
potencjalnych grup uczestników - przedsi biorców);
f) Przedstawienie Zamawiaj cemu przynajmniej na 3 tygodnie przed planowanym przedsi wzi ciem pełnej
listy uczestników oraz listy rezerwowej. Zamawiaj cy zastrzega sobie prawo przedstawienia własnej
propozycji uczestników forum;
g) Dokonanie preselekcji uczestników, tak by mo na było utworzy profilowane grupy potencjalnych
partnerów celem nawi zania współpracy;
h) Przyporz dkowanie potencjalnych partnerów z danej bran y przy stolikach;
i) Informacja uczestników forum o akceptacji ich uczestnictwa w okre lonym spotkaniu forum.
Ad. 2. Organizacja Forum Kojarzenia partnerów w transferze wiedzy i innowacji
Na ka de z trzech spotka Wykonawca zapewni:
a) Zorganizowanie Forum Kojarzenia Partnerów w godz. 16.00 – 20.00
b) Opracowanie programu Forum dla ka dego z trzech spotka – program musi zawiera katalog
uczestników z informacj o konkretnym rozmieszczeniu ich przy stolikach celem ułatwienia nawi zania
rozmów i współpracy;
c) Wydanie programu Forum (70 egzemplarzy w formacie A5, na papierze satynowanym 160g., strona
tytułowa na papierze satynowanym 300g., druk kolorowy CMYK 4+4 dwustronny, oprawa drutowa,
okładka PCV 0,3 mm, katalogów ok. 15 stron (ze streszczeniem informacji dotycz cych zało e projektu
MSODI, informacj dotycz c praktycznego wymiaru nauki, wprowadzania innowacji w ycie, informacji
dotycz cych kojarzenia partnerów itp.). Przygotowanie przynajmniej 50 plakatów informuj cych o Forum
oraz ich rozwieszenie w miejscach, w których przebywaj potencjalne grupy uczestników (uczelnie, firmy,
galerie w woj. mazowieckim) plakaty powinny by rozwieszone nie pó niej ni 4 tygodnie przed
planowanym spotkaniem. Co najmniej 4 plakaty powinny by umieszczone w sali konferencyjnej.
Stworzenie formularzy ewaluacyjnych oraz zebranie odpowiedzi od uczestników spotkania; Stworzenie
mo liwo ci dla uczestników forum wpisania ich bazy – wyszukiwarki MSODI;
d) Opracowanie i wykonanie standu – animowanej strony, która zostanie umieszczona na ekranie, podczas
gdy nie b dzie wy wietlana prezentacja, np. w trakcie przerw albo dyskusji (zawieraj ca minimum: tytuł
Forum, dat i miejsce, logo Mazowsza, logotyp PO KL i MSODI, informacj o współfinansowaniu z EFS);
e) Wydzielone sale/przestrze na potrzeby cateringu (sala cateringowa);
f) Zapewnienie obsługi cateringowej (przerwy kawowej) tj.:
–
liczba osób co najmniej 50 na ka de spotkanie z zało eniem zapasu 15 osób;
–
w trakcie trwania rejestracji oraz cz ci oficjalnej: kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier), herbata
ekspresowa w torebkach (dodatki: cytryna, cukier), woda mineralna z cytryn , sok pomara czowy,
sok jabłkowy, ciastka (co najmniej 3 rodzaje), ciasta (co najmniej 2 rodzaje), przek ski słone (co
najmniej 2 rodzaje), kanapki (co najmniej 4 rodzaje), jajka faszerowane, owoce (przynajmniej 5
rodzajów owoców), : przystawki mi sne (co najmniej 2 rodzaje), przystawki wegetaria skie (co
najmniej 2 rodzaje), sałatki (co najmniej 2 rodzaje);
–
stoliki rozmieszczone w sposób umo liwiaj cy swobodne poruszanie si , pokrytych obrusem, na
ka dym stoliku serwetki papierowe w pojemniku;
–
dostarczenie zastawy stołowej porcelanowej i szklanej (Zamawiaj cy nie dopuszcza wykorzystania
naczy jednorazowych, wykonanych z plastiku lub innych tworzyw sztucznych), sztu ców;
–
obsługa cateringowa: nakrycie i bie ce sprz tanie stolików, obsługa kelnerska, uprz tni cie
pomieszcze po zako czeniu konsumpcji;
g) Zapewnienie 1 moderatora prowadz cego Forum a w szczególno ci dyskusj . Moderator powinien mie
przynajmniej trzyletnie do wiadczenie w prowadzeniu dyskusji, forum, konferencji z zakresu obj tego
przedmiotem zamówienia.
h) Zaproszenie przynajmniej 2 specjalistów z ka dej z okre lonych bran trzech spotka , którzy b d
prowadzi dyskusj w trakcie Forum, udziela odpowiedzi na pytania uczestników, analizowa mo liwo ci
nawi zania współpracy mi dzy partnerami okre lonych sektorów. Specjali ci z ka dej dziedziny b d
uczestniczy tylko w tym Forum, którego przedmiotem b dzie dziedzina, w zakresie której specjalista jest
ekspertem.
i) Zapewnienie Sali konferencyjnej:
–
lokalizacja: Warszawa, max. 5 km od centrum Warszawy (Pałacu Kultury i Nauki), dogodny dojazd
rodkami komunikacji miejskiej, sala mieszcz ca co najmniej 70 osób.
–
liczba miejsc sali: co najmniej 70,
–
sala klimatyzowana spełniaj ca standardy sal konferencyjnych czterogwiazdkowego hotelu;
–
nagło nienie, 4 mikrofony bezprzewodowe, ekran, projektor, komputer lub laptop współpracuj cy z
projektorem, kompatybilny z Internetem, nagło nienie oraz obsługa wizualna powinna by tak
zorganizowana by prezentacja multimedialna była widoczna oraz czytelna dla wszystkich
uczestników;
–
toalety: damska, m ska, dostosowana dla osób niepełnosprawnych;
–
bezpłatna szatnia.
j) Recepcja zlokalizowana przy wej ciu do sali konferencyjnej (2 stoły przykryte granatow tkanin , 2
krzesła, 2 szklane pojemniki na wizytówki) oznaczona 2 tabliczkami informacyjnymi ustawionymi na
stołach;
Województwo Mazowieckie
Strona 3 z 4
RF–POKL–III.ZP.U.272.40.2013.AR
zał cznik nr 2 do SIWZ
k)
Stworzenie krótkiego filmu – reporta u z Forum (min. 3 minuty) wraz z zastosowaniem odpowiednich
logotypów oraz oznacze projektu MSODI. Film zostanie przekazany Zamawiaj cemu nie pó niej ni 30
dni po zako czeniu ka dego spotkania w wersji elektronicznej;
l) Opracowanie i wydanie albumu z Forum wraz z krótkim streszczeniem merytorycznym, informacjami o
Zleceniodawcy, projekcie MSODI i zestawem 100 profesjonalnych zdj – przekazane Zleceniodawcy w
terminie do 30 dni po zako czeniu całego zadania w formie albumu oraz w wersji elektronicznej;
m) Wszystkie osoby sprawuj ce obsług przy realizacji Forum powinny by ubrane w jednakowe schludne,
czyste stroje o stonowanych kolorach.
Wszelkie dokumenty oraz koncepcje realizacji usługi powinny by skonsultowane ze Zleceniodawc i po jego
akceptacji realizowane. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo wprowadzania własnych propozycji.
Informacje i wymagania ogólne
− podczas organizacji Forum Wykonawca jest zobowi zany do przestrzegania przepisów prawa
powszechnie
obowi zuj cego,
w
tym
przepisów
administracyjnych,
sanitarnych,
bhp,
przeciwpo arowych oraz ponosi pełn odpowiedzialno za ich naruszenie;
− w przypadku, je li podmiot, od którego Wykonawca b dzie wynajmował sal na potrzeby organizacji
Forum, posiada regulamin korzystania z pomieszcze podczas organizacji imprez, Wykonawca jest
zobowi zany do zapoznania si z nim oraz stosowanie si do jego postanowie ;
− najpó niej na 2 godziny przed rozpocz ciem Forum Wykonawca dokona próby generalnej w zakresie
zainstalowanego wyposa enia z udziałem wszystkich osób bezpo rednio zaanga owanych w realizacj
Forum, tj.: osoby prowadz cej wydarzenie, pracowników obsługi technicznej, obsługi gastronomicznej i
pomocniczej (ochrona, szatnia, sanitariaty);
− wszystkie opracowania i produkty w ramach zamówienia podlegaj akceptacji Zamawiaj cego;
− po zako czeniu projektu maj tkowe prawa autorskie do zdj dokumentuj cych przebieg Forum oraz
opracowa graficznych przechodz bez ogranicze na rzecz Zamawiaj cego;
− Wykonawca wyznaczy dwóch koordynatorów (koordynator główny i zast pca) odpowiedzialnych za
kontakty z Zamawiaj cym;
− w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy, ustalony zostanie szczegółowy harmonogram prac;
− opracowane i wykorzystane elementy graficzne, dekoracyjne lub ozdobne na wszystkich produktach
musz by spójne pod wzgl dem formy i wykorzystanych kolorów;
− Wykonawca zwróci wszystkie niewykorzystane materiały promocyjne oraz elementy wystawiennicze
przekazane przed Forum przez Zamawiaj cego w nienaruszonej postaci;
− wszystkie przekazy i materiały drukowane we wszystkich mediach musz zawiera logo Unii
Europejskiej, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Mark Mazowsza oraz musz by opatrzone
słowami: Projekt „Mazowiecka Sie O rodków Doradczo – Informacyjnych w zakresie innowacji
(MSODI)” jest współfinansowany przez Uni Europejsk ze rodków Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz ze rodków bud etu Województwa Mazowieckiego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Logotypy oraz zasady ich wykorzystania udost pni
Zamawiaj cy.
Województwo Mazowieckie
Strona 4 z 4