Załącznik nr 1 do ZO – Opis przedmiotu zamówienia Nr

Załącznik nr 1 do ZO – Opis przedmiotu zamówienia
Nr postępowania KPT/BI-4/2013
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Przygotowanie i przeprowadzenie konferencji „Małopolska Technology Trends 2013”
w dniach 23-24 maja 2013 roku.
I.
Przygotowanie i przeprowadzenie konferencji „Małopolska Technology Trends 2013” w ramach
projektu pn. „Broker innowacji jako narzędzie dla efektywnego rozwoju systemu nowoczesnej
gospodarki Małopolski” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji tj. Gmach
Główny Muzeum Lotnictwa Polskiego w Krakowie dla ok. 150 osób. Konferencja odbędzie się
w dniach 23-24 maja 2013 roku w godzinach od 8:00 do 18:00.
II.
W ramach realizacji zadania, o którym mowa powyżej, Wykonawca jest zobowiązany do:
1.
2.
3.
Przedstawienia projektu aranżacji wynajętych sal (rzuty układu sal, wystrój sal oraz
aranżacja mebli) Zamawiającemu w składanych ofertach. Uzgodnienie do dnia 20 kwietnia
2013 aranżacji i dekoracji sal z zapleczem w gmachu Muzeum Lotnictwa Polskiego oraz
foyer z dyrekcją Muzeum Lotnictwa Polskiego.
Wykonania aranżacji sal z zapleczem zgodnie zatwierdzonym przez Zamawiającego
projektem.
Organizacji
recepcji
(dwa
stanowiska
umożliwiające
swobodną
rejestrację
150 uczestników konferencji, oznaczenie recepcji w języku polskim oraz angielskim,
4.
5.
6.
koziołki dla rejestracji dwujęzyczne, miejsce na 150 materiałów dla uczestników)
oraz zapewnienie obsługi recepcji w godzinach 08:00-19:00.
Przygotowania materiałów konferencyjnych dla gości konferencji (umieszczenie
w torbach, folderów, teczek, ulotek, w których posiadaniu jest Zamawiający).
Wykonania 150 identyfikatorów o wymiarze użytkowym (pionowym): (szer. x wys.)
117x155mm w formie kieszonki wkładanej od góry z elastycznej folii PCV, obustronnie
krystalicznie przezroczystej z wycięciem na karabińczyk do smyczy, z papierowym
kartonikiem dwustronnie drukowanym w środku (jedna strona identyfikatorpersonalizowana wizytówka, druga strona program konferencji), zawieszony na smyczy,
wszystko zgodne z wymaganiami Zamawiającego (linia graficzna zgodnie z charakterem
i kolorystyką projektu Broker Innowacji; wytyczne i listę uczestników Zamawiający
przekaże Wykonawcy do dnia 15.05.2013 r.). Wykonawca powinien również dysponować
50 identyfikatorami pustymi – do ręcznego wypisania podczas rejestracji.
Zapewnienia obsługi szatni dla 150 uczestników konferencji w dniu 23 i 24 maja 2013
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
roku w godz. 800-1900.
7. Rozstawienia ścianki i trzech roll-upów wskazanych przez Zamawiającego.
8. Przygotowania w dniu 23 maja 2013 r. sali konferencyjnej wielofunkcyjnej z zapleczem
w zakresie przedmiotu zamówienia, którego nie obejmuje umowa z Muzeum Lotnictwa,
a której zakres został wskazany w pkt V, zgodnie z poniższymi punktami:
a) Zapewnienie co najmniej 7 mikrofonów
b) Zapewnienie co najmniej 5 przedłużaczy elektrycznych o długości nie mniejszej niż
1,5 m, które będzie w stanie udostępnić bez zbędnej zwłoki na życzenie
Zamawiającego.
c) Zapewnienie podestu wraz z miejscami do siedzenia, umożliwiającego
przeprowadzenie paneli dyskusyjnych z udziałem siedmiu osób w odpowiedniej
aranżacji sceny.
d) Zapewnienie co najmniej 4 komputerów przenośnych (wraz z pakietem MS Office
2010), na których możliwe będzie puszczanie slajdów podczas głównych wystąpień
oraz paneli dyskusyjnych
9. Przygotowania w dniu 24 maja 2013 r. trzech sal konferencyjnych: sali wielofunkcyjnej
z zapleczem; sali edukacyjnej, sali kinowej z pełnym wyposażeniem technicznym
dostępem do internetu wi-fi, rzutnikiem, nagłośnieniem, ekranem projekcyjnym,
3 mikrofonami bezprzewodowymi na daną salę oraz 3 flipchartami z kompletem pisaków
i papierem), zgodnie z projektem
Wykonawca zapewni wydzielone miejsce dla 6
panelistów oraz dla prowadzącego w każdej z sal.
10. Zapewnienia osoby do obsługi technicznej wydarzenia odpowiedzialnej za:
a) sprawne funkcjonowanie całej infrastruktury technicznej dostarczanej przez
Wykonawcę,
b) dbałość o prawidłową organizację wydarzenia pod względem technicznym, w tym
wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem paneli dyskusyjnych oraz
wystąpień podczas konferencji, takich jak instalowanie prezentacji poszczególnych
prelegentów, przełączanie slajdów itp.
11. Przygotowania dogodnej przestrzeni wraz ze stosowną dekoracją stołów z wykorzystaniem
stylistyki projektu do świadczenia usługi cateringowej (obrus, dekoracja z oryginalnych
liści i świeżych kwiatów, porcelanowa zastawa).
a. W dniu 23 maja 2013 roku na I piętrze obok sali wielofunkcyjnej:

Organizacja dwóch przerw kawowych dla 150 osób – na powitanie gości i przerwę
pomiędzy panelami, składających się co najmniej z: wody mineralnej z cząstkami
limonek i cytryn, soków owocowych, kawy, herbaty w różnych smakach, kruchych
ciasteczek, owoców sezonowych, rogalików z czekoladą, jabłkami, serem
i konfiturami, tartinek (na białym i ciemnym pieczywie) oraz innych przekąsek –
w tym zakresie, po podpisaniu umowy, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić
Zamawiającemu 3 propozycje menu do wyboru– o wartości 30 zł/osobę brutto

Organizacji lunchu podczas konferencji dla 150 osób (przekąska, dwa dania
główne do wyboru mięsne i wegetariańskie, trzy rodzaje soków, woda gazowana
i niegazowana, deser, świeże owoce – w tym zakresie, po podpisaniu umowy,
Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu 3 propozycje menu
do wyboru o wartości 50zł/osobę brutto),
b. W dniu 24 maja 2013 roku na I piętrze obok sali wielofunkcyjnej oraz barek kawowy
w sali edukacyjnej na parterze.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego



Organizację dwóch przerw kawowych dla 150 osób – na powitanie gości i przerwa
pomiędzy panelami. Wykonawca przedstawi 3 propozycje menu przerwy kawowej
o wartości 30 zł/osoba brutto zawierające m.in. takie elementy jak: woda
mineralna z cząstkami limonek i cytryn, soki owocowe, kawa, herbata w różnych
smakach, kruche ciasteczka, owoce sezonowe, tartinki oraz inne przekąski
w postaci warzyw, wędlin, serów, ryb itp. w postaci świeżej lub przetworzonej.
Organizacji lunchu podczas konferencji dla 150 osób (przekąska, dwa dania
główne do wyboru mięsne i wegetariańskie, trzy rodzaje soków, woda gazowana
i niegazowana, deser, świeże owoce – w tym zakresie, po podpisaniu umowy,
Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu 3 propozycje menu
do wyboru o wartości 50zł/osobę brutto),
Menu w II dniu nie może pokrywać się z menu z I dnia.
Zamawiający dopuszcza modyfikację w menu. Modyfikacje muszą zostać zatwierdzone
przez Zamawiającego.
12. Wykonanie
projektu
zaproszenia
i
z wymaganiami Zamawiającego do dnia
druk
400
zaproszeń
papierowych
zgodnie
20 kwietnia 2013 rok (linia graficzna zgodnie
z charakterem i kolorystyką projektu Broker Innowacji, format A4 składany na trzy, full
color, gramatura papieru min. 200 g., projekt zaproszenia uzgodniony i zatwierdzony
przez Zamawiającego) oraz przygotowanie elektronicznej wersji zaproszenia do wysyłki
drogą mailową.
13. Wysyłkę 400 zaproszeń zgodnie z dostarczoną przez Zamawiającego listą
do dn. 20.04.2013 r.
14. Sprzęt i organizację tłumaczenia symultanicznego podczas konferencji w sali
wielofunkcyjnej w dniach 23 i 24 maja 2013 roku (z języka angielskiego na polski,
z polskiego na angielski) tzn. tłumaczy, pomieszczenia dla tłumaczy oraz słuchawki dla
wszystkich uczestników konferencji.
15. Wykonanie do dnia 15.05.2013 r. ok. 20 slajdów tytułowych poszczególnych elementów
konferencji zawierających motywy przewodnie Brokera Innowacji (treści zostaną
uzgodnione z Zamawiającym do dnia 30.04.2013 r.). Szczegółowa ilość slajdów zostanie
ustalona z Zamawiającym do dnia 30.04.2013 r.
Elementy do opracowania przez Wykonawcę: Opracowanie koncepcji graficznej
i udźwiękowienia przygotowanych prezentacji, slajdów tytułowych przygotowanych na
potrzeby organizacji konferencji.
16. Wszystkie powyższe elementy składowe powstałych animacji graficznych oraz aranżacji
pomieszczeń muszą być uzgodnione i zatwierdzone przez Zamawiającego.
17. Dostarczenie z siedziby Zamawiającego oraz Urzędu Marszałkowskiego Województwa
Małopolskiego na miejsce konferencji banerów, publikacji, płytek CD, materiałów
konferencyjnych oraz innych materiałów dla uczestników konferencji, a po zakończeniu
przewiezienie niezwłocznie banerów i niewykorzystanych materiałów do siedziby
Zamawiającego (wykonanie materiałów w tym zakresie zapewnia Zamawiający);
18. Wykonawca zapewni podczas pierwszego dnia konferencji konferansjera prowadzącego
konferencję uzgodnionego z Zamawiającym. Zamawiający wymaga, by była to osoba
z kilkuletnim doświadczeniem w pracy w branży dziennikarskiej i/lub estradowej, także
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
telewizyjnej, posiadająca podstawową wiedzę z zakresu zagadnień biznesowych,
ekonomicznych.
19. Wizualizacja konferencji powinna być zgodna z wytycznymi dotyczącymi oznaczania
projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które są dostępne
na stronie internetowej
http://www.efs.gov.pl/zpfe/documents/wytyczne_04_02.pdf
Wszystkie materiały z konferencji powinny być opatrzone logo projektu, logo
zamawiającego oraz logo PO KL oraz Europejskiego Funduszu Społecznego, a także
napisem „Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego”. Wykonawca zobowiązany jest do informowania, że
konferencja organizowana jest z udziałem środków finansowych pochodzących z Unii
Europejskiej. Wszystkie materiały powstałe na konferencję mają być zaakceptowane
przez Zamawiającego.
20. Zapewnienie przez Wykonawcę nagrania audio wszystkich elementów programowych
(wystąpień i paneli) w dniu 23 i 24 maja 2013, a następnie przekazanie ww. materiałów
w wersji elektronicznej lub na nośniku DVD lub innym w terminie do 5 dni po konferencji.
III.
Zapewnienie noclegów w pokojach jednoosobowych ze śniadaniem dla 10 gości konferencji
w dniach od 22-24.05.2013 roku w hotelu minimum 4–gwiazdkowym zgodnie
z obowiązującymi przepisami, w tym ustawą o usługach turystycznych i rozporządzeniem
Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich
i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, położonym maksymalnie
2 km od Rynku Głównego w Krakowie (odległość obliczana jako odległość pomiędzy
adresem Rynek Główny 1, a adresem hotelu, za pomocą narzędzia maps.google.pl, trasa
piesza). Zamawiający przekaże dokładną listę osób nocujących w hotelu najpóźniej do
30.04.2013 roku przed datą planowanej konferencji. Wykonawca winien również zapewnić
transfer tych osób z hotelu na konferencję i z powrotem. Do obowiązków Wykonawcy
należy pokrycie kosztów noclegów i transferów 10 gości konferencji, dla których
zapewniony będzie nocleg w hotelu.
IV.
Przygotowanie w dniu 20 maja, 22 maja 2013 i 24 maja 2013 roku podczas warsztatów
dla start-upów „Od pomysłu do biznesu – warsztaty dla start-upów”, w sali konferencyjnej
Krakowskiego Parku Technologicznego dogodnej przestrzeni do cateringu wraz ze stosowną
dekoracją stołów z wykorzystaniem stylistyki projektu oraz organizację dwóch przerw
kawowych i lunchu dla 40 osób – na powitanie gości i przerwa pomiędzy warsztatami –
obrus, dekoracja z oryginalnych liści i świeżych kwiatów, porcelanowa zastawa.


Wykonawca przedstawi 3 propozycje menu przerwy kawowej o wartości 30 zł/osoba
brutto zawierające m.in. takie elementy jak: woda mineralna z cząstkami limonek
i cytryn, soki owocowe, kawa, herbata w różnych smakach, kruche ciasteczka,
owoce sezonowe, tartinki oraz inne przekąski w postaci warzyw, wędlin, serów, ryb
itp. w postaci świeżej lub przetworzonej.
Wykonawca przedstawi 3 propozycje menu lunchu podczas konferencji dla 40 osób
(przekąska, dwa dania główne do wyboru mięsne i wegetariańskie, trzy rodzaje
soków, woda gazowana i niegazowana, deser, świeże owoce – o wartości 50 zł
brutto/osoba)
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Zamawiający dokona wyboru propozycji menu na każdą z przerw kawowych i lunchów
w uzgodnieniu z Wykonawcą.
V.
Wykonawca jest zobowiązany do organizacji konferencji w gmachu Muzeum Lotnictwa
Polskiego w Krakowie, przy Alei Jana Pawła II 39. W związku z tym, że Zamawiający
podpisał umowę na wynajem powierzchni wraz z usługami dodatkowymi, Zamawiający
podaje elementy, do zapewnienia których zobowiązany będzie wynajmujący (tj. Muzeum
Lotnictwa Polskiego w Krakowie):
1) Udostępnienie w dniu 23 maja 2013 r. w godz. 8:00–19:00:
a) Dużej sali konferencyjnej na ok. 200 osób wyposażonej w krzesła oraz sprzęt
multimedialny (projektor, rzutnik, bezprzewodowe mikrofony – co najmniej 3),
b) Powierzchni, na której można serwować catering dla ok. 200 osób,
c) Szatni (bez osoby obsługującej).
2) Udostępnienie w dniu 24 maja 2013 r. w godz. 8:00–19:00:
a) Trzech oddzielnych sal konferencyjnych – każda na co najmniej 60 osób –
w którym można zorganizować panelowe sesje dyskusyjne. Każda sala musi być
wyposażona w co najmniej 60 krzeseł,
b) Powierzchni, na której można serwować catering dla ok. 200 osób,
c) Szatni (bez osoby obsługującej).
Zamawiający podaje kontakt do osoby ze strony Muzeum Lotnictwa Polskiego w Krakowie w celach
organizacyjnych: Agnieszka Rutkowska, tel. 12 640 40 70, e-mail: [email protected]
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego