Załącznik nr 1 h do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 1 h do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Pracownik administracyjno - biurowy
I. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie szkolenia „Pracownik
administracyjno - biurowy” dla 1 osoby dla potrzeb realizowanego projektu „Im więcej tym
lepiej”, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VII Promocja Integracji
Społecznej, Działanie 7.1 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji, Poddziałanie 7.1.1
Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez ośrodki pomocy społecznej,
współfinansowanego z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Przedmiot zamówienia obejmuje przeprowadzenie szkolenia „Pracownik administracyjno biurowy” dla 1 osoby, w tym:
- przeprowadzenie niezbędnych badań lekarskich uczestników szkolenia przed rozpoczęciem
szkolenia w celu wydania książeczki zdrowia, (Wykonawca zapewni na swój koszt uczestnikom
szkolenia, także badania sanitarno-epidemiologiczne na nosicielstwo, jeżeli są konieczne),
- przeprowadzenie kursu w wymiarze: 120 h/osobę
a) ilość godzin zajęć teoretycznych: 90 godzin dydaktycznych /45 minut/,
b) ilość godzin zajęć praktycznych: 30 godzin zegarowych 60 minut,
 kurs kończy się wydaniem zaświadczenia o ukończonym szkoleniu.
Celem szkolenia jest zdobycie podstawowej wiedzy z zakresu funkcjonowania biura i organizacji
pracy biurowej, praktycznych umiejętności samodzielnego prowadzenia biura. Celem kształcenia
będzie zapoznanie z organizacja pracy biura, przepływem informacji w zarządzaniu biurem,
zasadami efektywnej komunikacji, kultury zawodu, zagadnieniami prawnymi i prawem pracy oraz
zapoznanie z obsługa urządzeń biurowych jak również modułem praktycznej obsługi (Word, Excel,
Outlook, Internet).
Zajęcia teoretyczne mają obejmować, co najmniej następujący zakres:
1. Organizacja
pracy
biurowej:
obsługa
administracyjna
jednostek,
organizacyjnych,charakterystyka pracy biurowej, organizacja pracy w sekretariacie, zadania
sekretariatów, przyjmowanie interesantów, kontrola terminów, obieg dokumentów, ochrona
danych osobowych
2. Przepływ informacji w zarządzaniu biurem: informacja jako główny efekt pracy biurowej,
sieć komputerowa, poczta elektroniczna, telefony , nośniki informacji, korespondencja w
3.
4.
5.
6.
7.
8.
sprawach handlowych, finansowych, administracyjnych, osobowych, sporządzanie
protokołów, sprawozdań i notatek służbowych.
Zasady efektywnej komunikacji: komunikacja werbalna i niewerbalna prezentujemy siebie,
rodzaje blankietów, elementy składowe pisma i zasady ich rozmieszczania, skracanie
wyrazów w korespondencji bariery w porozumiewaniu się: zewnętrzne i wewnętrzne.
Kultura zawody: image pracownika biurowego, wizerunek pracownika biurowego, savoirvivre w relacjach międzyludzkich, wybrane zagadnienia etyki pracownika biurowego,
konflikty i ich rozwiązywanie.
Zagadnienia prawo pracy: prawa i obowiązki pracodawcy/pracownika określone w
Kodeksie pracy,, rodzaje i zasady zawierania umów o pracę, zasady rozwiązywania umów o
pracę, dokumentacja związana z zatrudnieniem, wynagrodzenia za pracę, urlopy
pracownicze, zatrudnianie młodocianych, szkolenia w zakresie BHP, odpowiedzialność za
wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
Obsługa urządzeń biurowych część teoretyczna i praktyczna: klasyfikacja środków
technicznych pracy biurowej, urządzenia techniki łączności, urządzenia liczące, komputery,
fax, ksero, skaner, drukarka, urządzenia wielofunkcyjne- szczegółowa charakterystyka i ich
obsługa.
Moduł praktycznej obsługi komputera: praktyczna obsługa programów:
- Word – omówienie podstawowych funkcji Worda, klawiatura komputera, uruchomienie
programu, plik, folder, funkcje Worda (edycja, widok, wstaw miedzy wierszami,. Czcionka
(rozmiar, styl), formatowanie tekstu (Wyrównywanie do prawej, lewej, justowanie,
wyśrodkowanie, pogrubienie, kursywa, podkreślenie).
Ćwiczenia: przepisywanie tekstu (formatowanie, układ strony, wstawianie symboli,
kolumny, tabulatory, kierunek tekstu, zmienianie wielkości liter, drukowanie), adresowanie i
drukowanie kopert, tabela ( funkcje, scalanie, wklejanie i usuwanie wierszy i kolumn),
omówienie podstawowych funkcji Excel, korzystanie z przeglądarek internetowych, strony
www., omówienie programu Qutlook (podstawy pracy z poczta, odbieranie wiadomości,
odpowiedz na list, przesyłanie listu innemu adresatowi, tworzenie wiadomości, drukowanie
wiadomości, zapisywanie kopii roboczych, formatowanie listów, wstawianie załączników
do wiadomości), kalendarz (terminy i wydarzenia, planowanie terminów, edycja terminów,
usuwanie terminu, planowanie wydarzeń).
Przed rozpoczęciem zajęć Wykonawca poinformuje uczestników oraz Zamawiającego o wymogach
niezbędnych do pozytywnego zakończenia szkolenia.
II. Miejsce realizacji:
Zajęcia teoretyczne i praktyczne – na terenie Miasta Zamość. Dopuszcza się możliwość
przeprowadzenia zajęć poza terenem Miasta Zamość w sytuacji, gdy podmiot realizujący szkolenie
zapewni dojazd uczestnikom szkolenia z terenu Gminy Sitno do miejsca odbywania zajęć i z
powrotem a koszt dojazdu zostanie uwzględniony w ogólnym koszcie szkolenia.
III. Termin realizacji
Od dnia podpisania umowy do 30 listopada 2013 r. Zajęcia będą odbywać się między godz. 08:00 a
18:00, od poniedziałku do piątku /z wyłączeniem sobót, niedziel i świąt/, co najmniej 2 x w
tygodniu.
IV. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:
1) odpowiednie warunki lokalowe do przeprowadzenia szkolenia, sprzęt oraz wszystkie konieczne i
zalecane materiały szkoleniowe takie jak:
- Podręczniki/Skrypty
- Każdy uczestnik kursu zostanie wyposażony w kalkulator, który przechodzi na własność
uczestnika szkolenia,
- Inne materiały (teczki, zeszyty, długopisy, itp.), które po zakończeniu kursu przejdą na własność
absolwentów ww. szkolenia a nadto jeden dodatkowy egzemplarz opracowanych materiałów
dydaktycznych przeznaczonych dla Zamawiającego.
2) zajęcia będą prowadzone przez wykładowców posiadających zasób wiedzy, doświadczenie
zawodowe i przygotowanie dydaktyczne zapewniające właściwą realizację kursu.
V. Wykonawca zobowiązany jest także do:
1. Zapewnienia w każdym dniu szkolenia teoretycznego uczestnikom kursu:
- serwisu kawowego. Serwis kawowy ma obejmować min.: kawę, herbatę i dodatki (cukier,
śmietanka, cytryna), napoje, ciastka, paluszki. Serwis kawowy ma być stale dostępny w godzinach
realizacji kursu;
- obiadów. Każdy obiad składać się ma przynajmniej z: zupy (ok. 350 ml/os.) oraz dania głównego:
ziemniaki/ryż/kasza (zamiennie) ok. 200 gram/os., sztuka mięsa (ok. 150 gram/os.), warzywa
gotowane/surówka (zamiennie). Podane gramatury są już po obróbce termicznej. Wszystkie
składniki obiadów podane w poszczególnych dniach kursu powinny być różne. Obiad dla każdego
uczestnika powinien być podawany na ciepło.
Potwierdzenia odbioru posiłku oraz korzystania z serwisu kawowego przez każdego uczestnika w
poszczególnych dniach szkolenia, Wykonawca przekaże Zamawiającemu wraz z dokumentacją
szkolenia.
Poinformowania uczestników przed rozpoczęciem zajęć o zagrożeniach występujących w miejscu
przeprowadzania kursu lub szkolenia.
2. Ubezpieczenia uczestników zajęć od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z
uczestnictwem w kursie oraz w drodze do i z miejsca kursu.
3. Przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, zgodnie z ustawą z dnia 29
sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn.
zm.) podczas wykonywania przedmiotu umowy.
4. Wydania uczestnikowi zaświadczenia o ukończeniu kursu zgodnie z rozporządzeniem MEN
z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy
ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. z 2006
r. Nr 31, poz. 216).
5. Przekazania Zamawiającemu w terminie 14 dni od zakończenia kursu:
- list obecności,
- dziennika zajęć,
- list potwierdzających odbiór materiałów szkoleniowych przez uczestników zajęć,
- list potwierdzających otrzymanie posiłku i korzystania z serwisu kawowego
z podaniem daty odbioru i czytelnym podpisem uczestnika,
- imiennego wykazu uczestników, którzy ukończyli szkolenie.
6. Przekazania potwierdzonej kserokopii innych dokumentów związanych z realizacją usługi, o
które zwróci się Zamawiający.
7. Oznakowania pomieszczeń, w których będą odbywały się zajęcia oraz dokumentacji
wytworzonej w ramach realizacji niniejszego zamówienia, tj. materiałów dydaktycznych,
programów kursów, list obecności, dziennika zajęć itp. poprzez umieszczenie informacji o
współfinansowaniu kursu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego, logotypów PO KL, EFS, UE, zgodnie z aktualnymi Wytycznymi Ministra
Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki oraz Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki.
8. Przechowywania dokumentacji związanej z realizacją umowy do 31 grudnia 2020 r. w
sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. W przypadku zmiany adresu
archiwizacji dokumentów poinformować Zamawiającego o nowym adresie archiwizacji a w
przypadku likwidacji przekazania dokumentów do siedziby Zamawiającego.
9. Poddania się kontroli przez Zamawiającego lub inny uprawniony podmiot w zakresie
realizacji umowy oraz udostępnienia kontrolującym wglądu do dokumentów. Wymóg ten
dotyczy okresu do 31 grudnia 2020 r.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo wglądu do dokumentów dotyczących realizacji
przedmiotu zamówienia, w tym m.in. do dokumentów finansowych.
11. Opracowania szczegółowego harmonogramu i programu szkolenia oraz przedłożenia ich do
zaakceptowania Zamawiającemu wraz z jednym dodatkowym egzemplarzem opracowanych
materiałów przeznaczonych dla Zamawiającego, nie później niż 7 dni od dnia zawarcia
umowy (chyba, że strony ustalą termin krótszy).
12. Przeprowadzenia zajęć zgodnie z ww. harmonogramem i programem szkolenia.
13. Zapewnienia, iż osoby prowadzące zajęcia będą dysponowały wiedzą i kwalifikacjami
niezbędnymi do ich przeprowadzenia.
14. Zapewnienia zastępstwa w przypadkach, kiedy wybrany wykładowca nie będzie mógł z
przyczyn obiektywnych poprowadzić zajęć.
15. Wyznaczenia osoby do kontaktu z Zamawiającym, odpowiedzialnej za dbałość o wysoką
jakość zajęć i upoważnionej do podejmowania wiążących decyzji w kwestiach związanych z
realizowanym szkoleniem.
16. Sprawowania nadzoru i udzielania niezbędnej pomocy i wskazówek w trakcie prowadzenia
szkolenia.
17. Sporządzenia protokołu zdawczo – odbiorczego dotyczącego wykonania przedmiotu
zamówienia terminie 7 dni od dnia zakończenia szkolenia.
18. Dołożenia należytej staranności przy wykonywaniu umowy.