Delegowanie uprawnień jako czynnik rozwoju małych przedsiębiorstw
Transkrypt
Delegowanie uprawnień jako czynnik rozwoju małych przedsiębiorstw
– M B A 5/ 2 0 0 8– Dr Beata Glinka Uniwersytet Warszawski [email protected] Delegowanie uprawnień jako czynnik rozwoju małych przedsiębiorstw Wstęp Delegowanie, rozumiane jako przekazanie osobie uprawnień do wykonania określonych czynności, oraz umiejętna decentralizacja, to jedne z istotnych umiejętności menedżerskich (por. Robbins, DeCenzo 2002; Glinka, Hensel 2006 i wielu innych). Z jednej strony, od sprawnego delegowania oraz dobrania odpowiedniego stopnia decentralizacji zależy jakość projektu organizacji, z drugiej zaś umiejętności te w dużym stopniu kształtują relacje interpersonalne w przedsiębiorstwie. Delegowanie jest w związku z tym kwestią poruszaną zarówno w literaturze poświęconej strukturom organizacyjnym, jak i w tekstach dotyczących zarządzania personelem i kształtowania relacji wewnątrzorganizacyjnych. Najczęściej problematyka delegowania przedstawiana jest w odniesieniu do dużych, rozwiniętych organizacji (duże rozmiary organizacji są wymieniane w literaturze jako jeden z czynników sprzyjających delegowaniu, por. np. Robbins, DeCenzo 2002; Greiner 1972, a kwestia rozdziału uprawnień i – co za tym idzie – stworzenia adekwatnej hierarchii niezmiennie uznawana jest za jeden z głównych problemów projektowych, por. np. Goold, Campbell 2002). Greiner (1972) zauważył, że wprowadzanie formalnej struktury i skupianie władzy na najwyższych szczeblach prowadzi na ogół do kryzysu autonomii, który w sposób typowy prowadzi do przejścia organizacji do fazy „rozwoju przez delegację”. Delegacja, bę100 dąca trzecią z faz rozwoju organizacji, w myśl tej koncepcji będzie więc charakterystyczna dla organizacji, które osiągnęły już pewne rozmiary i dojrzałość. Powstaje w związku z pytanie: czy problem delegowania nie dotyczy organizacji o małych rozmiarach? Wydaje się, że odpowiedź na to pytanie jest negatywna. Gros przedsiębiorstw, funkcjonujących w gospodarkach świata, to przedsiębiorstwa małe. Polska, w której firmy należące do kategorii mikro- i małych przedsiębiorstw stanowią ponad 90% ogólnej liczby podmiotów gospodarczych, nie jest tutaj wyjątkiem. Problem delegowania pojawia się również w takich organizacjach – wzrost złożoności i wielości wykonywanych zadań pociąga za sobą konieczność podziału obowiązków, zatrudniania nowych osób, co w naturalny sposób rodzi pytania o zakres ich uprawnień i swobody działania (zob. np. Glinka, Hensel 2006; Mintzberg 1983). Proces delegowania coraz częściej uznawany za jeden z ważnych elementów empowerment (tłumaczonego na język polski np. jako „upełnomocnienie” czy „uprawomocnienie pracowników”); niebagatelne jest jego znaczenie dla budowania relacji w firmie, atmosfery sprzyjającej zaangażowaniu oraz tworzenia możliwości uczenia się i doskonalenia. Co do dużej roli delegowania w procesach zarządzania istnieje powszechna zgoda, jednak nie zawsze przekła- – M B A da się to na praktykę funkcjonowania biznesu – zarówno małego, jak i dużego. Po pierwsze, rzeczywiście zaangażowane działania pracowników są wciąż rzadkością w większości firm (por. np. Bruch i Ghoshal 2006), po drugie – proces delegowania w praktyce napotyka wiele przeszkód. Przeszkody te występują zarówno przy podejmowaniu decyzji dotyczących delegowania i jego skali, jak i podczas realizacji procesu. Delegowanie w małych przedsiębiorstwach – uwarunkowania i bariery1 Proces delegowania w małych przedsiębiorstwach ma, z kilku powodów, specyficzny charakter. Najistotniejsze przyczyny są następujące: 1. najczęściej nie ma formalnie ustanowionej hierarchii, a jeśli jest – liczba jej szczebli jest na ogół niewielka; 2. pracownicy prawie zawsze mają bezpośredni kontakt z szefem całej firmy, nawet tam, gdzie istnieje jakaś forma hierarchii; 3. szef firmy najczęściej jest jednocześnie jej właścicielem, co stwarza specyficzny rodzaj emocjonalnej relacji; 4. „luz organizacyjny” i rezerwy zasobowe są na ogół niewielkie; 5. ograniczone zasoby finansowe często nie pozwalają na zaoferowanie pracownikom wysokich pensji; 6. zatrudnione osoby często spełniają kilka różnych funkcji (np. łączą obsługę klienta ze sprzątaniem biura i realizacją zakupów); 7. duża część firm prowadzona jest w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (lub spółki osobowej – cywilnej lub jawnej), gdzie właściciel (właściciele) odpowiada całym swoim majątkiem. 5/ 2 0 0 8– Decyzja o delegowaniu uprawnień w małej firmie podejmowana jest więc w specyficznym kontekście: z jednej strony występuje bardzo silny związek właściciela z firmą, z drugiej – zasoby, jakimi dysponuje przedsiębiorca są najczęściej (choć nie zawsze) mocno ograniczone. Wszystko to sprawia, że delegowanie, nawet jeśli jest niezmiernie potrzebne, często w ogóle nie ma miejsca, lub jest realizowane niechętnie. Są sytuacje, w których decyzja o delegowaniu jest łatwiejsza do podjęcia. W małych firmach delegowaniu sprzyjają między innymi: 1. Nadmiar obowiązków/przepracowanie właściciela – liczba podejmowanych codziennie decyzji i rozwiązywanych problemów może przekraczać możliwości jednej osoby. Przykładowo, właściciel małej cukierni z Małopolski przekazuje uprawnienia do kierowania częścią nocnych zmian swojej współpracowniczce, gdyż nie jest w stanie samodzielnie nadzorować całości produkcji w zakładzie; nadmiar obowiązków i uprawnień nie jest jednak równoznaczny z decyzją o delegowaniu – czasami zdarza się, że właściciel wybierze raczej ograniczenie działalności (np. nie przyjmie kolejnych zleceń) lub zrezygnuje z odpoczynku. 2. Zaangażowanie w działalność firmy zaufanych członków rodziny (współmałżonka, dzieci, rodziców) – w takiej sytuacji przedsiębiorca nie boi się ryzyka związanego z przekazaniem istotnych dla organizacji kwestii w ręce „obcych ludzi”. Przykładowo, właściciele szklarni we wschodniej Polsce zdecydowali się rozszerzyć swoją działalność o projektowanie terenów zielonych, gdy ich dzieci ukończyły studia kierunkowe i mogły przejąć odpowiedzialność za tę nową gałąź działalności, 101 – M B A 3. Wcześniejsze doświadczenia przedsiębiorcy związane z pracą na etacie – przedsiębiorcy przed podjęciem działalności gospodarczej często byli zatrudnieni jako pracownicy najemni, co dawało okazję do obserwacji sposobów zarządzania stosowanych przez byłych szefów; niezadowolenie z owych sposobów często zresztą było jednym z motywów założenia przedsiębiorstwa, a jednym z powodów niezadowolenia było poczucie braku wpływu na swoją pracę i losy firm, w których byli zatrudnieni. 4. Zatrudnianie zaufanej, sprawdzonej załogi – przedsiębiorcy niejednokrotnie sygnalizowali trudności ze znalezieniem odpowiedniego personelu (nawet w okresie wysokiego bezrobocia); wskazywali jednak, że gdy uda się skompletować stabilny zespół osób, które przez lata dają się przedsiębiorcom dobrze poznać, łatwiej powierzyć im samodzielne, odpowiedzialne zadania. Często jednak czynniki, które powinny skłaniać przedsiębiorców do delegowania uprawnień, okazują się niewystarczające. Liczne bariery mogą sprawić, że nawet tam, gdzie istnieje ewidentna potrzeba podziału uprawnień, nie następuje on, bądź ma marginalny charakter. Czynnikami hamującymi skłonność przedsiębiorcy do delegowania mogą być: 1. Strach – obawa, że pracownik nie wywiąże się odpowiednio ze swoich zadań i przez to spowoduje kłopoty przedsiębiorstwa, które w ostatecznym rozrachunku obciążą właściciela (np. błędnie wypełni dokumenty, zepsuje relacje z kluczowym klientem). Strach towarzyszy zwłaszcza początkującym przedsiębiorcom lub tym, którzy mają za sobą negatywne doświadczenia. 102 5/ 2 0 0 8– 2. Brak zaufania – jak podkreśla Koźmiński „brak zaufania wyklucza elastyczność i szybkość reagowania, ponieważ nieobdarzeni kredytem zaufania pracownicy operacyjni nie mają uprawnień decyzyjnych i każda decyzja podlega wielokrotnemu sprawdzaniu na wyższych szczeblach” (2008: 72). Ów syndrom nieufności nie jest charakterystyczny wyłącznie dla małych przedsiębiorstw, wiąże się z niskim poziomem zaufania społecznego, z jakim wciąż mamy do czynienia w Polsce; brak zaufania napędza strach przedsiębiorcy przed delegowaniem, a wynikać może z niskiej oceny kwalifikacji pracownika lub po prostu z braku wiary w jego uczciwość. Brak zaufania może wynikać z postawy przedsiębiorcy, lub też ze złych wcześniejszych doświadczeń. Właściciele szwalni w centralnej Polsce ufali swoim pracownikom i delegowali na nich pewne zadania (np. związane z odbiorem towaru, otwieraniem i zamykaniem hal produkcyjnych), kiedy jednak dostrzegli znaczące braki w stanie materiałów, zdecydowali się ponownie skupić wszelkie uprawnienia w swoich rękach. Bezpodstawny brak zaufania przedsiębiorców może jednak powodować, znaczącą demotywację pracowników. Jak wspomniałam, dla wielu przedsiębiorców rozwiązaniem tego problemu jest skompletowanie stabilnego składu załogi. 3. Postawy pracowników wobec pracy są często wskazywane przez przedsiębiorców jako czynnik utrudniający zarządzanie. Jak dosadnie określiła to pewna właścicielka sklepu z konfekcją: „Ludziom się wcale nie chce pracować. Ile trzeba szukać. A i teraz, no sama pani widzi, jakie one są hrabiny, sprzedawać czasem im się chce, a czasem – M B A nie”. Pracownicy, którzy nie przykładają się do pracy, nie dają przedsiębiorcy gwarancji odpowiedniego wykonania odpowiedzialnych zadań, co zdecydowanie zmniejsza skłonność do delegowania uprawnień. 4. Nadmierna wiara we własne siły lub kompetencje i przekonanie, że nie ma osoby, która potrafiłaby wykonać określone zadania równie dobrze. Ten czynnik, hamujący delegowanie, występuje stosunkowo często (choć przedsiębiorcy na ogół nie mówią o tym wprost). Przekonanie, że przedsiębiorca samodzielnie wykona pracę najlepiej, może pojawić się z kilku powodów: a) autentycznego przekonania o posiadaniu unikalnej wiedzy i niedoceniania wiedzy pracowników; taka sytuacja na dłuższą metę będzie prowadziła do niskiego zaangażowania pracowników (co utwierdzi przedsiębiorcę w przekonaniu o ich niekompetencji), a często do narastania frustracji po obu stronach; ta przyczyna jest dla organizacji szczególnie groźna, w sposób trwały bowiem ogranicza możliwość rozwoju, b)strachu przed tym, że pracownicy mogą potraktować „dziecko”, jakim jest firma, bez należytej staranności – w końcu któż zajmie się dzieckiem lepiej od rodzica?, przedsiębiorcę motywuje tu autentyczna troska o firmę i zrozumiały sentyment do czegoś, co samodzielnie się stworzyło, c) świadomości zatrudniania pracowników o niewystarczających kwalifikacjach, która wiąże się z barierą opisaną w kolejnym punkcie. 5.Brak środków finansowych na zatrudnienie odpowiedniego personelu. Z racji ograniczonych środków, przedsię- 5/ 2 0 0 8– biorcy często nie są w stanie (lub nie są skłonni) zaoferować wynagrodzenia, które przyciągnęłoby do pracy doświadczonych specjalistów. Zatrudniane są osoby bez doświadczenia, lub z niższymi kwalifikacjami. Kilku przedsiębiorców podkreślało jednak, że często inwestycja w niedoświadczone osoby opłaca się, jeśli jest długookresowa, gdyż z czasem można powierzać im coraz bardziej skomplikowane zadania i przekazywać uprawnienia. 6.Brak świadomości – niedostrzeganie problemu. Ostatnia z częstych barier związana jest z brakiem świadomości przedsiębiorcy. Może się to wiązać ze stopniowym narastaniem problemu, lub z brakiem świadomości, że przeciążenie pracą może być problemem (i to takim, który przynajmniej częściowo może rozwiązać delegowanie uprawnień) – niektórzy przedsiębiorcy podkreślali, że nie mają czasu wyjechać na urlop, nie mają czasu dla siebie i rodziny, nie widzieli przy tym żadnej możliwości zaradzenia takiej sytuacji. Podkreślę raz jeszcze, że wielu spośród badanych przedsiębiorców opisywało także swoje negatywne doświadczenia z delegowaniem uprawnień w przeszłości, które zniechęciły ich do ponawiania prób, lub przeciwnie – pozwoliły wyciągnąć wnioski na przyszłość i podejść do problemu delegowania w bardziej przemyślany sposób. Wśród takich negatywnych doświadczeń znajdowały się kradzieże produktów/surowców (wynikające z rezygnacji przez właściciela z bieżącej kontroli), kopiowanie baz danych klientów (przez pracownika, który miał swobodę w dostępie do nich i korzystaniu z nich), zakładanie konkurencyjnej działalności na bazie know-how dotychczasowego pracodawcy. 103 – M B A Po podjęciu decyzji o delegowaniu uprawnień, następuje jej realizacja. Na tym etapie występują zjawiska i problemy zbliżone do tych, jakie pojawić się mogą w dużych firmach. Związane są one z brakiem wiedzy, doświadczenia lub wyczucia delegujących, a niekiedy także z ich niedostatecznymi zdolnościami komunikacyjnymi. Wśród typowych problemów mogą pojawić się: brak dostatecznego określenia istoty powierzonego zadania i oczekiwanych przez delegującego wyników, niejasne zdefiniowanie zakresu samodzielności pracownika, nieprzydzielenie pracownikowi zasobów, które umożliwiłyby mu wykonanie powierzonych zadań. Przykładem może być tutaj powierzenie firmowemu kierowcy przez przedsiębiorcę działającego w branży spożywczej zadania promowania produktów i pozyskiwania nowych punktów sprzedaży (sklepów). Kierowca ten został wysłany w teren, zostawiono mu swobodę działania, ale nie przekazano żadnych próbek produktów, które mógłby zostawiać potencjalnym klientom, zaś zakres jego samodzielności nie obejmował jakiejkolwiek możliwości negocjacji cenowych. Na dodatek kontakt kierowcy z właścicielem, który jako jedyny mógł zadecydować o ewentualnych rabatach, był utrudniony, co powodowało, że skuteczność jego działań była znikoma. Osobną kwestią są problemy wynikające z przekazania uprawnień nieodpowiedniej osobie, na przykład komuś, kto nie ma wystarczających kompetencji, by poradzić sobie z powierzonym zadaniem (np. zlecenie wyboru oprogramowania komputerowego ułatwiającego zarządzanie relacjami z klientami asystentce, która nie ma nawet podstawowej wiedzy dotyczącej informatyki). Tych problemów, w pewnym zakresie, nie da się uniknąć, gdy firma jest 104 5/ 2 0 0 8– mała, a zatrudnieni pracownicy nie dysponują wszechstronną wiedzą. Wszystkie opisane czynniki sprawiają, że delegowanie w małych przedsiębiorstwach często jest procesem trudnym i skomplikowanym. Choć w niektórych przypadkach wynikać to może głównie z niewiedzy, braku umiejętności zarządzania lub złej woli przedsiębiorców, najczęściej jednak stanowi wypadkową wielu czynników, spośród których część ma charakter zewnętrzny wobec przedsiębiorców (np. kontekst kulturowy lub instytucjonalny). Niezależnie jednak od powodów, które ograniczają delegowanie uprawnień, sytuacja taka ma dla przedsiębiorcy, przedsiębiorstwa i zatrudnionych w nim pracowników, wiele niekorzystnych konsekwencji, takich jak: 1. Przedsiębiorca skupia się na codziennych zadaniach, zaniedbując kwestie strategiczne. 2. Wydłuża się czas reakcji na sygnały rynkowe. 3. W sytuacjach skrajnych może spaść jakość obsługi klienta i jakość produkcji/świadczonych usług. 4. Zasoby przedsiębiorstwa są źle wykorzystywane. 5. Z aangażowanie pracowników w sprawy przedsiębiorstwa jest niewielkie. 6. Pracownicy mają niewiele okazji do uczenia się i zbierania różnorodnych doświadczeń. Rozwój przedsiębiorstwa uzależniony jest od wielu czynników wewnętrznych i zewnętrznych. Umiejętność zarządzania organizacją i radzenia sobie z problemami pojawiającymi wraz z jej wzrostem (choćby niewielkim) odgrywa tutaj niewątpliwie ważną rolę. Jednym z typowych problemów jest dzielenie się władzą, które pociąga za sobą konieczność delego- – M B A wania, a w niektórych przypadkach również przekazania pełnej władzy innym osobom. O tym problemie mówili badani przedsiębiorcy, bywa on także poruszany w oficjalnych, prasowych wypowiedziach przedsiębiorców, którzy zetknęli się z nim i potrafili go rozwiązać2. Podsumowanie Delegowanie (a po części również procesy decentralizowania) stanowi istotne wyzwanie dla zarządzających małymi organizacjami. Wydaje się, że nieumiejętność delegowania stanowi jeden z realnych hamulców rozwoju przedsiębiorstwa, ogranicza jego wzrost i możliwości wykorzystania rynkowych szans. Jednoosobowe, sprawne zarządzanie przez właściciela firmy rosnącą złożonością organizacji staje się niezmiernie trudne lub niemożliwe. Brak umiejętności delegowania prowadzić może do nadmiernego obciążenia pracą, popełniania błędów lub ograniczania aktywności firmy. Przyczyny tego zjawiska tkwią w różnych czynnikach – związane mogą być zarówno z niechęcią do dzielenia się władzą, brakiem zaufania wobec pracowników, brakiem umiejętności, jak i brakiem świadomości potrzeby przekazywania innym części swoich obowiązków i uprawnień. Warto zauważyć, że często sytuacja taka utrwala się i nasila: pracownicy, widząc, że szef nie jest skłonny powierzyć im bardziej odpowiedzialnych zadań, skupiają się na swojej pracy, nie są chętni do wykazywania inicjatywy czy podejmowania nietypowych wyzwań, umiarkowanie angażują się w funkcjonowanie firmy i starają się ograniczać do wykonywania poleceń. To przekonuje osobę kierującą, że ma do czynienia z pracownikami, którym nie można zaufać na tyle, by zostawić ich samym sobie – potrzebują bowiem bieżącego, ścisłego nadzoru. Dodatkowo, szczególnie w małych 5/ 2 0 0 8– przedsiębiorstwach, istotną rolę odgrywa czynnik finansowy – przedsiębiorcy, którzy nie dysponują znaczącymi zasobami finansowymi lub są dopiero „na dorobku”, najczęściej nie mają możliwości zaoferowania pracownikom wysokich wynagrodzeń. Powoduje to, że do pracy przyjmowane są osoby o niewielkich wymaganiach finansowych (co często oznaczać może niskie lub mało atrakcyjne kwalifikacje) lub znajdujące się na początku swojej zawodowej kariery. Tacy pracownicy – gdy nie stworzy się im odpowiednich warunków – rzeczywiście mogą nie być skłonni lub zdolni do samodzielnego podejmowania wyzwań (i ich dobrej realizacji). Kwestia delegowania jest jednym z tych problemów menedżerskich, które można uznać za ponadczasowe. Od wielu lat (czy raczej dziesięcioleci) w teorii i praktyce toczy się dyskusja na ten temat. Szczególnie wiele miejsca poświęca się kwestii delegowania, czy szerzej rzecz ujmując – budowania zaangażowania, partycypacji, empowermentu, w odniesieniu do dużych przedsiębiorstw. Nawet jednak w przypadku dużych podmiotów dostrzeżenie problemu i jego nazwanie nie oznacza automatycznego rozwiązania. W przypadku małych przedsiębiorstw kwestia jest analizowana nieco rzadziej, co nie znaczy, że jest mniej istotna. Przeciwnie, delegowanie można uznać za niezwykle istotny element racjonalnego gospodarowania zasobami organizacji i tworzenia jej ludzkiego (i społecznego) kapitału, co w przypadku stosunkowo ograniczonych zasobów i braku możliwości tworzenia rezerw, ma wielkie znaczenie. Widać to zarówno na pozytywnych, jak i negatywnych przykładach. Przedsiębiorcy, którzy dzięki delegacji w umiejętny sposób potrafili 105 – M B A pobudzić wzrost swojej firmy i jej ekspansję, podkreślają, jak silnie ich sukces zależał od uświadomienia sobie konieczności podzielenia się częścią istotnych obowiązków i uprawnień i znalezienia odpowiednich współpracowników. Równolegle można zaobserwować przykłady przedsiębiorstw, których właściciele, skupiając w swoich rękach całość władzy i uprawnień, doprowadzili do spowolnienia rozwoju, a nawet do regresu/upadku firmy. Kłopoty wynikać mogą z paraliżu decyzyjnego, spowolnionej reakcji na sygnały rynkowe, braku zaangażowania pracowników, czy też błędów popełnianych przez przeciążonego pracą właściciela. Trzeba także podkreślić, że umiejętne delegowanie wpływając na procesy zarządzania, może przyczynić się także do usprawnienia procesów tworzenia wiedzy, jej pomnażania i dzielenia się nią w ramach organizacji, jak również do lepszej ochrony organizacyjnych zasobów wiedzy. Reasumując, umiejętne delegowanie jest w małych przedsiębiorstwach co najmniej równie istotne, jak w dużych korporacjach, zaś posiadanie tej zdolności przez właścicieli znacząco zwiększa szanse na rozwój firmy. Podstawą niniejszego opracowania są badania jakościowe przeprowadzone w okresie 2002–2006 wraz z dr S. Gudkovą wśród właścicieli małych firm (łącznie 84 wywiady pogłębione), późniejsze wywiady prowadzone z przedsiębiorcami przez autorkę oraz analiza prasowych wypowiedzi przedsiębiorców. 2 Przykładowo, w artykule opublikowanym w „Polityce” kilku z przedstawianych przedsiębiorców branży kosmetycznej podkreśla konieczność uświadomienia sobie własnych ograniczeń, szczególnie zaś dopuszczenia myśli o przekazaniu rozrośniętej firmy profesjonalnym menedżerom: „To wielka sztuka nie przegapić chwili, gdy firma przerasta właściciela”. (Kremowa dolina. Polityka, 12.03.05) 1 106 5/ 2 0 0 8– Bibliografia Ackoff, R.L., Magidson, J. i H.J.Addison (2007) Projektowanie ideału. Kształtowanie przyszłości organizacji. Warszawa: WAiP/WSPiZ. Bruch, H. i Ghoshal, S. (2006) Efektywne zarządzanie. Jak skutecznie podejmować decyzje, budować strukturę firmy i wykorzystywać czas. Kraków: Wydawnictwo Uniwersytetu Jagiellońskiego. Glinka, B. i Hensel, P. (2006) Projektowanie organizacji. Warszawa: Wydawnictwo Naukowe WZ UW. Goold, M. i A. Campbell (2002) Designing Effective Organizations. How to create structured networks. San Francisco: JosseyBass. Greiner, L. (1972) Evolution and Revolution as Organizations Grow. Harvard Business Review, Jul.–Aug., p. 37–46. Jones, G. (2004) Organizational Theory, Design, and Change. Upper Saddle River, New Jersey: Pearson Education. Koźmiński, A.K. (2008) Koniec świata menedżerów? Warszawa: Wydawnictwa Akademickie i Profesjonalne. Mintzberg, H. (1983) Structures in fives. Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice-Hall. Robbins, S. i DeCenzo, D. (2002) Podstawy zarządzania. Warszawa: PWE.