kurs: profesjonalne zarządzanie sekretariatem

Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze zaprasza na szkolenie:
KURS: PROFESJONALNE ZARZĄDZANIE SEKRETARIATEM
Data: 26 sierpnia 2015, 10:00 - 16:00
27 sierpnia 2015, 9:00 - 15:00
Miejsce: Warszawa, ul. Żurawia 43
Cena: 519 zł przy zgłoszeniu do 12 sierpnia.
Rabat 10 % dla drugiej osoby z tej samej Instytucji.
Cele kursu: Praca osoby zatrudnionej w sekretariacie jednostki administracji publicznej wymaga dużego
zaangażowania. Sekretariat to miejsce z jednej strony pierwszego kontaktu z klientem administracji, z
drugiej strony to miejsce obsługi najwyższej kadry zarządzającej. Połączenie tych obszarów wymaga
znakomitych umiejętności interpersonalnych, organizacyjnych, ale przede wszystkim wiedzy jak
prawidłowo wykonywać zadania sekretariatu.
Korzyści:
- Wiedza z zakresu techniki biurowej i zarządzania sekretariatem przy uwzględnieniu Instrukcji
Kancelaryjnej i JRWA.
- Wiedza i umiejętności z zakresu komunikacji w różnych aspektach działania sekretariatu (narady,
spotkania, rozmowy telefoniczne, przekazywanie i zbieranie informacji współpracownikom
i przełożonym).
- Umiejętność zarządzania czasem oraz działania w sytuacjach trudnych i stresujących.
- Wiedza z zasad savoir – vivre w administracji publicznej.
- Umiejętność budowania wizerunku przełożonego, jako kierownika jednostki.
Adresaci:
- Pracownicy sekretariatów jednostek samorządu terytorialnego.
- Osoby zatrudnione w biurach zarządu.
- Pracownicy biur rad gmin i powiatów.
- Osoby zatrudnione sekretariatach samorządowych jednostek organizacyjnych (m.in. oświatowych,
komunalnych, kultury, urzędy pracy).
Prowadzący: Prawnik, trener, ekspert FRDL, ukończyła Szkołę Trenerów Heuresis w Krakowie oraz studia
podyplomowe w WSPiZ im. L. Koźmińskiego w Warszawie z zakresu Strategicznego Zarządzanie Zasobami
Ludzkimi. Praktyk w zakresie administracji kadr oraz zarządzania zasobami ludzkimi w administracji
publicznej i firmach prywatnych. Posiada doświadczenie na stanowisku kierowniczym w jednostce
samorządu terytorialnego. Prowadzi szkolenia dla kadry zarządzającej w jednostkach administracji
samorządowej z zakresu kompetencji urzędników, prawa samorządowego, sekretariatu w administracji
publicznej, rekrutacji i selekcji oraz oceniania pracowników. Autorka artykułów w „Kadry w urzędzie”
oraz „Benefit”.
Program:
1. Kompetencje osób zajmujących się obsługą sekretariatu. Analiza najważniejszych wymagań
w stosunku do osób zajmujących stanowiska sekretarskie (asystenckie). Wskazanie standardów
wykonywania pracy w sekretariatach.
- Kluczowe kompetencje.
2.
3.
4.
5.
3.
- Rola i funkcja sekretariatu.
Komunikacja werbalna i pozawerbalna: Moduł, w którym zostaną poruszone najważniejsze elementy
sprawnej komunikacji interpersonalnej. W trakcie tej części podczas pracy w grupach, parach i
indywidualnie uczestnicy nabędą umiejętności w zakresie słuchania, dopytywania oraz formułowania
precyzyjnych wypowiedzi.
- Aktywne
słuchanie,
precyzyjne
formułowanie
wypowiedzi,
informacje
zwrotne
do współpracowników i klientów.
- Komunikacja pozawerbalna - dlaczego taka ważna?
- Błędy i bariery komunikacyjne, na co należy uważać, czego unikać.
Technika biurowa tradycyjna oraz prowadzenie korespondencji e - mailowej: W tym module zostaną
omówione najważniejsze zagadnienia prawidłowego prowadzenia korespondencji danej instytucji.
- Jak napisać dobre pismo?
- Rodzaje pism.
- Zasady redagowania pism.
- Elementy składowe pisma.
- Części pisma.
- Protokoły, sprawozdania, notatki.
- Instrukcja kancelaryjna, obieg korespondencji.
- Jak poprawnie konstruować wiadomości e – mailowe?
Zarządzanie czasem: Czas to najcenniejszy element pracy w sekretariacie, od umiejętności
zarządzania nim zależy bardzo często dobra organizacja całej instytucji. W tym module uczestnicy
dowiedzą się jak planować swój czas pracy oraz jak nadzorować - monitorować czas pracy
przełożonych.
- Gdzie gubię cenny czas? Organizacja pracy własnej i biura.
- Sprawy pilne, ważne, nieważne i mniej pilne.
- Zarządzanie pocztą elektroniczną i tradycyjną, delegowanie zadań do komórek merytorycznych,
elektroniczny kalendarz przełożonych.
- Jak pracować, gdy większość działań jest nieplanowanych?
Savoir – vivre: Część szkolenia poświęcona budowaniu wizerunku danej instytucji, poprzez
prawidłowe przygotowanie spotkań z uszanowaniem należnego miejsca dla gości i gospodarzy.
Uczestnicy dowiedzą się jak profesjonalne załatwienie spraw, ubiór, sposób prowadzenia rozmów
telefonicznych, zachowanie uprzejmości w codziennej pracy wpływają na pozytywny odbiór
administracji publicznej.
- Etykieta administracji publicznej z uwzględnieniem ubioru.
- Powitanie, dbanie o dobry wizerunek instytucji.
- Rozmowy telefoniczne.
- Precedencja – hierarchia stanowisk i funkcji.
- Organizacja spotkań z osobami o różnym statusie społecznym.
Trudne sytuacje w pracy sekretariatu, czyli jak zmierzyć się z codziennymi wyzwaniami stawianymi
przed osobami zatrudnionymi w sekretariatach, jak asertywnie reagować na zastrzeżenia klientów i
radzić sobie w trudnych sytuacjach:
- Jak radzić sobie z emocjami w stresujących sytuacjach?
- Trudni ludzie czy trudne zadania?
- Asertywność w pracy.
ZGŁOSZENIE
KURS: PROFESJONALNE ZARZĄDZANIE SEKRETARIATEM
Data: 26 sierpnia 2015, 10:00 - 16:00
27 sierpnia 2015, 9:00 - 15:00
Miejsce: Warszawa, ul. Żurawia 43
Cena: 519 zł przy zgłoszeniu do 12 sierpnia.
Rabat 10 % dla drugiej osoby z tej samej Instytucji.
Instytucja (dane do faktury): ................................................................................................
Adres: .................................................................................................................................
NIP: .....................................................................................................................................
L.p.
Imię i nazwisko
Wydział
tel.
e-mail
1..........................................................................................................................................
2..........................................................................................................................................
3..........................................................................................................................................
...........................................................
podpis i pieczątka osoby delegującej
Zgłoszenia prosimy przesyłać do 19 sierpnia 2015 r. fax: (22) 351 93 10, e-mail: [email protected] lub
wybrać opcje zapisu przez stronę www.frdl.mazowsze.pl
Ewentualną rezygnację z kursu można zgłosić najpóźniej na dwa dni robocze przed szkoleniem. W
przypadku niewykorzystania zgłoszonego uczestnictwa - Urząd będzie zobowiązany do sfinansowania
60% odpłatności za uczestnictwo i materiały. FRDL zastrzega sobie prawo odwołania szkolenia.
Miejsce szkolenia: Warszawa, ul. Żurawia 43. Lokalizacja 300 metrów od Metra Centrum.
Cena: 519 zł netto przy zgłoszeniu do 12 sierpnia. Cena po 12 sierpnia to 569 zł.
Rabat 10 % dla drugiej osoby z tej samej Instytucji.
Istnieje możliwość pokrycia kosztów kursu ze składek Forum Sekretarzy/Forum Skarbników (3 składki).
Zwolnienie z VAT w przypadku finansowania ze środków publicznych.
W cenie materiały szkoleniowe, zaświadczenie, lunch oraz przerwy kawowe.
Płatność przelewem, na podstawie faktury wystawionej w dniu szkolenia.
Szkolenia realizujemy również w formie zamkniętej na terenie Instytucji. Zapytania prosimy kierować na
adres e-mail: [email protected]