Organizacja pracy biurowej - Biblioteka Otwartej Edukacji

Transkrypt

MINISTERSTWO EDUKACJI
i NAUKI
Agnieszka Rozwadowska
Organizacja pracy biurowej
341[02].Z1.02
Poradnik dla ucznia
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2005
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
Recenzenci:
mgr Alicja Musioł
mgr Renata Zmysłowska
Opracowanie redakcyjne:
mgr inż. Katarzyna Maćkowska
Konsultacja:
mgr Andrzej Zych
Korekta:
mgr Joanna Fundowicz
Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[02].Z1.02
Wykonywanie prac biurowych zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu
technik ekonomista.
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2005
1
SPIS TREŚCI
1.
2.
3.
4.
Wprowadzenie
Wymagania wstępne
Cele kształcenia
Materiał nauczania
4.1. Biuro w strukturze organizacyjnej
4.1.1. Materiał nauczania
4.1.2. Pytania sprawdzające
4.1.3. Ćwiczenia
4.1.4. Sprawdzian postępów
4.2. Informacja w pracy biurowej
4.2.3. Ćwiczenia
4.3. Instrukcja kancelaryjna
4.3.3. Ćwiczenia
4.4. Łączność organizacyjna
4.4.3. Ćwiczenia
4.5. Korespondencja w sprawach osobowych, finansowych, z kontrahentami
przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji
rządowej i samorządu terytorialnego
4.5.3. Ćwiczenia
4.6. Dokumenty informacyjne
4.6.3. Ćwiczenia
4.7. Pisma handlowe
4.7.3. Ćwiczenia
4.8. Dokumenty oferty pracy
4.8.3. Ćwiczenia
2
4
6
7
8
8
8
9
9
10
11
11
12
12
12
13
13
14
15
15
16
16
17
17
18
19
19
29
29
30
31
31
36
36
36
37
37
43
43
44
45
45
48
48
48
49
49
49
50
50
51
51
52
52
53
54
54
54
54
56
57
61
4.9. Wizerunek pracownika biurowego
4.9.3. Ćwiczenia
4.10. Organizacja stanowiska pracy
4.10.3. Ćwiczenia
4.11. Środki techniczne pracy biurowej
4.11.3. Ćwiczenia
5. Sprawdzian osiągnięć
6. Literatura
3
1. WPROWADZENIE
Poradnik ten będzie Ci pomocny w przygotowaniu do użytkowania nowoczesnych
urządzeń biurowych, organizowaniu stanowiska pracy oraz opanowaniu umiejętności
redagowania i sporządzania różnego rodzaju pism.
W poradniku zamieszczono:
− wymagania wstępne, wykaz umiejętności, jakie powinieneś mieć już ukształtowane, abyś
bez problemów mógł korzystać z poradnika,
− cele kształcenia, wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz podczas pracy z poradnikiem,
− materiał nauczania, „pigułkę” wiadomości teoretycznych niezbędnych do opanowania
treści jednostki modułowej,
− zestaw pytań przydatny do sprawdzenia, czy już opanowałeś podane treści,
− ćwiczenia, które pomogą Ci zweryfikować wiadomości teoretyczne oraz ukształtować
umiejętności praktyczne,
− sprawdzian osiągnięć, przykładowy zestaw zadań i pytań. Pozytywny wynik sprawdzianu
potwierdzi, że dobrze pracowałeś podczas lekcji i że nabrałeś wiedzy i umiejętności
z zakresu tej jednostki modułowej,
− literaturę uzupełniającą.
W podrozdziałach Materiał nauczania treści kształcenia zostały omówione w sposób
ogólny. Podany zasób wiadomości powinien być wystarczający do osiągnięcia celów
kształcenia niniejszej jednostki modułowej, ale możesz poszerzyć wiadomości o wskazaną
literaturę.
Materiał nauczania podzielono na następujące części:
1. Biuro w strukturze organizacyjnej
2. Informacja w pracy biurowej
3. Instrukcja kancelaryjna
4. Łączność organizacyjna
5. Korespondencja w sprawach osobowych, finansowych, z kontrahentami
przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji rządowej
i samorządu terytorialnego.
6. Dokumenty informacyjne
7. Pisma handlowe
8. Dokumenty oferty pracy
9. Wizerunek pracownika biurowego
10. Organizacja stanowiska pracy
11. Środki techniczne pracy biurowej
Cztery pierwsze podrozdziały poświęcono roli i znaczeniu pracy biurowej, sekretariatu.
Przedstawiają, jaką funkcję w pracy biurowej i w całej działalności firmy zajmuje informacja,
a także opisują czynności związane z przyjęciem, gromadzeniem i przechowywaniem pism,
ich obiegiem wewnątrz jednostki oraz typowe zadania sekretarki.
Znaczna część poradnika to tematy poświęcone korespondencji w sprawach osobowych,
finansowych, z kontrahentami przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami
administracji rządowej i samorządu terytorialnego. Uwzględniono także podział pism ze
względu na sposób ich redagowania.
Treści dotyczące elementów składowych i zasad redagowania pism bardziej szczegółowo
omówiono w poradniku do jednostki modułowej 341[01]O1.03 Wykonywanie prac
biurowych.
Ponadto trzy ostatnie podrozdziały zawierają ogólne zasady organizacji stanowiska pracy
oraz wizerunku pracownika biurowego.
4
Z podrozdziałem Pytania sprawdzające możesz zapoznać się przed przystąpieniem do
poznawania treści materiału, poznając wymagania wynikające z potrzeb zawodu, a po
przyswojeniu wskazanych treści, odpowiadając na te pytania sprawdzisz stan swojej
gotowości do wykonywania ćwiczeń. Możesz także sprawdzić stan swojej wiedzy, która
będzie Ci potrzebna do wykonywania ćwiczeń po zapoznaniu się z materiałem nauczania.
Zamieszczone w poradniku ćwiczenia mają na celu wyrobienie nawyku rzetelności,
dokładności i systematyczności w pracy – umiejętności niezbędnych przy wykonywaniu
pracy w sekretariacie.
Po wykonaniu ćwiczeń masz możliwość sprawdzenia poziomu swoich postępów,
odpowiadając na pytania podane w podrozdziale Sprawdzian postępów. W tym celu
powinieneś zakreślić odpowiedzi, wstawiając X w miejscu pod słowem:
TAK – jeżeli twoja odpowiedź na pytanie jest prawidłowa,
NIE – jeżeli twoja odpowiedź na pytanie jest niepoprawna.
Zakreślenia pod zapisem NIE wskazują luki w 0Twojej wiedzy i informują zarazem,
jakich treści jeszcze nie poznałeś. Musisz do nich powrócić.
Poznanie przez Ciebie wszystkich wiadomości o pracy w biurze będzie stanowiło dla
nauczyciela podstawę przeprowadzenia sprawdzianu poziomu przyswojonych wiadomości
i ukształtowanych umiejętności. W tym celu nauczyciel posłuży się zestawem zadań
testowych zawierających różnego rodzaju zadanie. W rozdziale 5 jest zamieszczony przykład
takiego testu. Rozwiązanie testu będzie stanowić dla Ciebie trening przed sprawdzianem
zaplanowanym przez nauczyciela.
5
2. WYMAGANIA WSTĘPNE
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:
posługiwać się podstawowymi pojęciami ekonomicznymi oraz pojęciami z zakresu prawa,
posługiwać się podstawową terminologią z zakresu technologii informacyjnej,
korzystać z różnych źródeł informacji,
korzystać z technologii informacyjnej,
określać stanowiska pracy biurowej,
wykonywać prace biurowe zgodnie z zasadami bhp,
obsługiwać biurowe urządzenia techniczne,
sporządzać pisma w różnych układach graficznych,
przedstawiać ogólne zasady redagowania pism,
sporządzać pisma metodą mnemotechniczną.
6
3. CELE KSZTAŁCENIA
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:
określić znaczenie pracy biurowej w przedsiębiorstwie,
przedstawić typowe czynności wykonywane na stanowisku sekretarki,
scharakteryzować rolę biura w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa,
określić rolę informacji w pracy biurowej,
przedstawić charakterystyczne cechy informacji użytecznej,
określić kierunki przepływu informacji,
określić strukturę informacji,
wyjaśnić pojęcie instrukcji kancelaryjnej,
przedstawić zagadnienia regulowane instrukcją kancelaryjną,
scharakteryzować elementy składowe instrukcji kancelaryjnej,
podać definicję systemu kancelaryjnego,
przedstawić rodzaje systemów kancelaryjnych,
scharakteryzować systemy kancelaryjne,
podać definicję narady,
podać przykłady zebrań,
zdefiniować zebranie,
określić obowiązki sekretarki podczas organizacji narad, zebrań,
przedstawić cechy dobrze sformułowanego pisma,
podać rodzaje pism,
przedstawić typy blankietów korespondencyjnych,
omówić układ pisma w stylu polskim,
omówić układ pisma w stylu zachodnioeuropejskim,
określić zasady adresowania kopert,
posłużyć się edytorem tekstu przy sporządzaniu korespondencji,
prowadzić korespondencję w sprawach osobowych i finansowych,
prowadzić korespondencję z kontrahentami oraz instytucjami finansowymi,
prowadzić korespondencję z organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego,
określić istotę i elementy składowe protokołu,
sporządzić protokół,
scharakteryzować pisma informacyjne,
sporządzać pisma informacyjne,
określić istotę pism handlowych,
scharakteryzować typowe pisma handlowe,
sporządzić typowe pisma handlowe,
przedstawić elementy składowe curriculum vitae i listu motywacyjnego,
skonstruować curriculum vitae i list motywacyjny,
określić wizerunek pracownika biurowego,
zorganizować stanowisko pracy do realizacji typowych prac biurowych zgodnie
z zasadami ergonomii,
podać podstawowe wyposażenie sekretariatu,
wykorzystać w pracy środki techniczne i materiały biurowe.
7
4. MATERIAŁ NAUCZANIA
4.1 Biuro w strukturze organizacyjnej
Pod pojęciem struktury organizacyjnej firmy rozumie się jej wewnętrzną budowę oraz
współzależność i powiązania komórek organizacyjnych. W zależności od wielkości
przedsiębiorstwa struktura organizacyjna obejmuje odpowiednio komórki organizacyjne,
piony i wydziały.
Struktura powinna być przedstawiona w postaci schematu, opisu i regulaminu
organizacyjnego. Regulamin organizacyjny powinien określać:

strukturę organizacyjną i zakres działania komórek organizacyjnych,

wymagane kwalifikacje na poszczególne stanowiska,

warunki pracy,

rzeczowy wykaz akt.
Struktura wskazuje wzajemne powiązania między komórkami organizacyjnymi
a kierownictwem. Każdą strukturę charakteryzują inne zakresy podporządkowania,
hierarchia, czy inne parametry. Przedsiębiorca sam musi wypracować właściwą strukturę
organizacyjną, dostosowaną do potrzeb i zadań przedsiębiorstwa. Nie ma uniwersalnej, dobrej
dla wszystkich struktury organizacyjnej.
Każdy pracownik biurowy powinien jak najszybciej zapoznać się ze strukturą
organizacyjną i regulaminem organizacyjnym swojej firmy, co pozwoli mu na określenie jego
przełożonych i podwładnych oraz wskaże drogi przepływu informacji w firmie.
Jeśli sekretariat ma właściwie spełniać rolę centrum, to osoby w nim zatrudnione
powinny być dobrze zorientowane w źródłach informacji, jej ważności, terminowości.
Od lat dosyć pogardliwie mówi się o biurokracji. Tymczasem nie wynaleziono innego
sposobu zarządzania firmą, niż powierzenie pracy osobom wyspecjalizowanym w jej
wykonywaniu, poprzez stworzenie komórek organizacyjnych, a następnie wytworzenie
między nimi powiązań i zależności. W ten sposób powstaje struktura każdej jednostki
organizacyjnej.
Na strukturę każdej firmy składają się zarówno komórki o charakterze merytorycznym
jak i usługowym. Sekretariat należy do tych drugich. Dzięki rytmicznemu dostarczeniu
informacji do wszystkich innych komórek, sekretariat pozwala firmie żyć i rozwijać się.
Szybkość przepływu informacji zależy w dużym stopniu od znajomości struktury
organizacyjnej firmy, gdyż wszystkie jej komórki mogą być nadawcami i odbiorcami
informacji.
Sekretarka dobrze zorientowana w strukturze firmy będzie szybko i sprawnie operować
każdą informacją ponieważ:
− zna schemat organizacyjny firmy, nazwy komórek, ich symbole, a także nazwiska i imiona
osób zajmujących stanowiska w hierarchii, jest nieoceniona przy łączeniu rozmów
telefonicznych, pozwala to bowiem unikać mylnych lub niepotrzebnych połączeń,
− znajomość struktury organizacyjnej pozwoli na sprawny obieg dokumentów. Sekretarka,
która nie musi zastanawiać się nad zarejestrowaniem pisma i oznaczeniem go np.
symbolem komórki organizacyjnej lub wpisaniem osoby, do której je skierowano,
umożliwia sprawne działanie biura, a zarazem całej firmy,
8
− znajomość struktury organizacyjnej firmy ułatwi kierowanie wychodzących pism do
podpisu przez właściwe osoby,
− znajomość struktury pozwoli na rozpoznanie dokumentów, mimo pozornego ich
podobieństwa, np. protokołu zarządu, protokołu walnego zgromadzenia czy protokołu rady
nadzorczej,
− kierowanie ruchem telefonicznym i osobowym przez sekretarkę znającą organizację firmy
stworzy wrażenie niezwykłej dbałości o interesy firmy, kontrahentów, klientów,
pracowników i interesantów.
Sekretariaty firm i instytucji działających w różnych dziedzinach różnią się między sobą.
Inaczej będzie wyglądała struktura przedsiębiorstwa państwowego a inaczej spółki akcyjnej,
a zatem inne będą również obowiązki sekretariatu tych instytucji. Tak, więc forma prawna
przedsiębiorstw będzie w pewnym stopniu rzutowała na specyfikę pracy w sekretariacie.
Praca na stanowisku sekretarki zmieniła się znacząco wraz z trwającą od początku lat
dziewięćdziesiątych XX w. informatyzacją biur i wprowadzeniem nowych technik. Osoba
zatrudniona na stanowisku sekretarki wykonuje zazwyczaj następujące czynności:

łączy rozmowy telefoniczne z pracownikami oraz odpowiada na zapytania, w tym także
odbiera i wysyła faksy;

odbiera pocztę, segreguje, przekazuje informacje o zarządzeniach i odpowiada na bieżące
zapytania pocztowe, odpowiada za wysyłanie poczty;

pisze na komputerze, tworząc zestawienia, co wymaga obliczeń opartych na
gromadzonych przez nią dokumentach, np. formularzach programów biurowych;

wyszukuje informacje na żądanie pracowników w Internecie, informatorach, książkach
teleadresowych;

kseruje i przygotowuje materiały dla poszczególnych pracowników;

gromadzi zamówienia i rozlicza dostawy materiałów biurowych;

prowadzi sprawozdawczość finansową z zakresu delegacji służbowych, opisuje
i przekazuje do działu księgowego faktury;

dba o czystość stanowiska pracy oraz wystrój sekretariatu;

zajmuje się wystrojem wnętrza i tablicami informacyjnymi;

przygotowuje napoje oraz poczęstunek dla gości;

obsługuje interesantów, kieruje ich do właściwych osób lub umawia spotkania,
odpowiada na zapytania.
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.
1. Jakie znaczenie odgrywa praca biurowa w przedsiębiorstwie?
2. Jaką rolę pełni biuro w przedsiębiorstwie?
3. Co należy do obowiązków pracownika biurowego?
4.1.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Scharakteryzuj pięć czynników przemawiających za tym, aby uznać pracę biurową za
niezwykle ważną w firmie.
9
Sposób wykonania ćwiczenia
4)
5)
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
korzystając z dostępnej literatury, podać pięć czynników podkreślających znaczenie
sekretariatu w firmie,
pogrupować te czynniki w hierarchii od najbardziej do najmniej istotnych,
zapisać wybrane czynniki na kolorowych kartkach: czerwonych, pomarańczowych,
żółtych, zielonych, niebieskich i przypiąć na tablicę według wzoru:
kartka czerwona – czynniki najbardziej istotne,
karteczka pomarańczowa – czynniki, które stawiasz na miejscu drugim,
przypiąć kartki na tablicy,
omówić schemat z pomocą nauczyciela.
–
–
Wyposażenie stanowiska pracy:
kartki w pięciu kolorach, pisaki, masa mocująca,
literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia.
1)
2)
3)
Tak
Czy potrafisz:
1) określić znaczenie pracy biurowej w przedsiębiorstwie?
2) przedstawić typowe czynności wykonywane na stanowisku sekretarki?
3) scharakteryzować rolę biura w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa?
10
Nie
4.2. Informacja w pracy biurowej
Informacja to wiadomość o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących
w otaczającej rzeczywistości. Służy ona do poszerzania wiedzy o danym problemie i jest
podstawą do podejmowania prawidłowej decyzji. Informacja ma szczególne znaczenie, jest
niezbędna do wykonywania pracy, także pracy w sekretariacie, często określanym jako
centrum informacji.
Informacja jest głównym produktem i celem pracy biurowej. Wszystkie czynności
biurowe wiążą się z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowywaniem lub
przechowywaniem informacji. Do najważniejszych czynności biurowych należą:

przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz,

obieg informacji wewnątrz podmiotu gospodarczego,

opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dla
kierownictwa,

gromadzenie informacji,

wysyłanie informacji na zewnątrz.
System informacji powinien być projektowany wraz ze strukturą organizacyjną. W fazie
projektowania systemu informacji ważne jest określenie:

treści i celów informacji,

rodzaju nośników informacji,

pracowników odpowiedzialnych za zbieranie i przetwarzanie informacji,

odbiorcy,

obiegu informacji,

techniki przetwarzania.
Aby informacje powstające w biurze mogły być użyteczne, powinny one być:

rzetelne i dokładne,

wyczerpujące, jasno i zrozumiale przedstawione,

szybko i terminowo dostarczone właściwemu odbiorcy,

dostępne.
Kierunki przepływu informacji mogą być następujące:

ku górze – od wykonawców do kierownika,

ku dołowi – od kierownika do wykonawców,

poziome – między wykonawcami.
Struktura informacji obejmuje:

treść informacji,

nośnik informacji,

symbol lub nazwę za pomocą której informacja jest utrwalana,

sposób przenoszenia.
Zapotrzebowanie na informacje jest olbrzymie. Zdobywa się je bezpośrednio w danym
biurze albo wykorzystuje się w tym celu wyspecjalizowane firmy, np. konsultingowe lub
marketingowe. Informacje przechowywane są w bazie danych firmy, najczęściej w formie
zapisów na dyskietkach lub płytach CD, ale także w notebookach, notatnikach. Niektóre
informacje są po prostu rejestrowane w pamięci pracowników, to jest jednak najbardziej
zawodne. Okazuje się, że żadne biuro nie jest w stanie istnieć bez informacji.
11
1. Co to jest i do czego służy informacja?
2. Jakie znaczenie pełni informacja w pracy biurowej?
3. Jakie cechy powinna spełniać informacja użyteczna?
4. W jakich kierunkach może przepływać informacja?
5. Co składa się na strukturę informacji?
6. Jakie są źródła informacji?
4.2.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Uzupełnij zdania:
A. Informacja jest głównym .................................. i ............................... pracy biurowej.
B. ................................. często określa się mianem ................................ informacji, bo
przecież nigdzie indziej z taką częstotliwością nie przetwarza się informacji.
C. Informacje zdobywa się bezpośrednio w danym biurze albo wykorzystuje się
wyspecjalizowane firmy, np. ................................... lub .....................................
D. Informacja to ............................ o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących
w danej rzeczywistości.
E.
Żadne biuro nie jest w stanie istnieć bez .......................................................
1) przeczytać uważnie zdania,
2) wykropkowane pola uzupełnić.
–
–
ćwiczenie,
literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia.
Czy potrafisz:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Tak
zdefiniować pojęcie informacji?
przedstawić znaczenie informacji w pracy biurowej?
scharakteryzować informację użyteczną?
określić kierunki przepływu informacji?
określić strukturę informacji?
nazwać źródła informacji?
12
Nie
4.3. Instrukcja kancelaryjna
Instrukcja kancelaryjna to zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób
wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych
z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami.
Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi
rozwiązaniami organizacyjnymi. Należą do nich:
ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiębiorstwie,
przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego,
opracowanie wykazu akt.
Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia:
zasady obiegu pism,
zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,
czynności sekretariatu w zakresie przyjmowania i wysyłania pism,
tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa,
tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,
tryb rejestracji i znakowania pism,
dopuszczalne formy załatwiania spraw,
zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,
zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw,
zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy.
Instrukcja kancelaryjna dzieli się na trzy części:
1) postanowienia wstępne (cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu
pism I podziału akt),
2) przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie
pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie pism,
aprobata, podpisy pism, wysyłanie),
3) przepisy specjalne (postępowanie w przypadkach szczególnych, terminowanie spraw,
kontrola załatwienia) (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP,
Warszawa 2003, s. 11-12).
Do instrukcji załącza się również schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory
stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.
Sposób wykonywania czynności związanych z przyjęciem pism, ich opracowaniem,
obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką oraz przechowywaniem akt spraw
załatwionych ustalony instrukcją kancelaryjną nazywamy systemem kancelaryjnym. Można
wyróżnić dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bezdziennikowy.
System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji dokumentów w danym roku
kalendarzowym:
sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym zapisuje datę pisma wpływającego,
od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono),
po zarejestrowaniu sekretariat przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki
organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,
pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę
i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),
komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu
wysłania go do adresata,
13
sekretariat rejestruje wysyłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo wysłano, datę
wysłania, treść załatwianej korespondencji).
System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje
sprawny obieg dokumentów. Jego zaletą jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie
załatwienia sprawy. System ten może być prowadzony komputerowo i wtedy upraszcza się
czynności ewidencyjne. Prowadzi się rejestr komórek organizacyjnych, do których
skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie tego dokumentu.
Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia. System ten
jest zazwyczaj stosowany w małych instytucjach.
W systemie dziennikowym kancelaria lub sekretariat rejestruje:

pocztę zwykłą – w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje ją w pieczątkę wpływu,

wpływ faksów – w odrębnym dzienniku, które również zaopatruje w pieczątkę wpływu,

faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty w oddzielnym rejestrze.
System kancelaryjny bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych.
W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz załatwione sprawy. Kolejność
wykonywania czynności jest następująca:
sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich. W polu na blankiecie
korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje dokument do
komórki organizacyjnej,
kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia
sprawy,
referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonych do teczki. Spis spraw jest
formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki
organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, do
kogo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia. Referent po
załatwieniu sprawy, przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata.
Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przesyłanych przechowuje
referent.
System bezdziennikowy jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż
w systemie dziennikowym. Nie prowadzi się dziennika rejestrującego pisma wpływające
i wychodzące, tylko na podstawie wykazu akt nadaje się pismom znak liczbowy i kieruje do
danej komórki organizacyjnej. Pisma rejestruje się na druku „spis spraw”.
Nowoczesną metodą rejestracji pism jest system rejestracji komputerowej. Stosowanie
tego rodzaju rejestracji upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne. Zostają
zarejestrowane komórki organizacyjne, do których skierowano pismo w celu jego
załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Później wpisuje się informacje o tym, kiedy
i w jaki sposób sprawa zostanie załatwiona.
1. Co to jest instrukcja kancelaryjna?
2. Co reguluje instrukcja kancelaryjna?
3. Co to jest system kancelaryjny?
4. Jakie są rodzaje systemów kancelaryjnych?
5. Jakie są różnice pomiędzy systemem dziennikowym a systemem bezdziennikowym?
14
4.3.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Ustal wewnętrzny obieg informacji:
rząd I – w systemie dziennikowym,
rząd II – w systemie bezdziennikowym,
dla przedstawionej sytuacji:
W dniu 01-09-2005 r. wpłynęło do sekretariatu Dyrektora Naczelnego ZS Nr 5 w Poznaniu
pismo z Fundacji Talent pismo informacyjne o odbywającej się w dn. 19-20 października
olimpiadzie o tematyce ogólnoekonomicznej dla uczniów szkół dla dorosłych. Prześlij
w ciągu pięciu dni listę uczniów chętnych do wzięcia udziału w olimpiadzie.
1) zapoznać się dokładnie z ćwiczeniem,
2) ustalić wewnętrzny obieg informacji w podanym systemie.
–
Tak
Czy potrafisz:
1. zdefiniować instrukcję kancelaryjną?
2. omówić elementy składowe i funkcje instrukcji kancelaryjnej?
3. zdefiniować system kancelaryjny?
4. scharakteryzować system dziennikowy?
5. scharakteryzować system bezdziennikowy?
15
Nie
4.4. Łączność organizacyjna
W każdej firmie przygotowywane są narady. Systematycznie przeprowadzane spotkania
ze współpracownikami są środkiem ułatwiającym koordynowanie spraw przedsiębiorstwa,
niezawodnym instrumentem sprawnego kierowania działalnością podwładnych oraz
zarządzania.
Zebranie to spotkanie kilku lub większej liczby osób, organizowane w celu
wypowiadania poglądów, udzielania porad oraz podejmowania decyzji.
Na podstawie obserwacji można stwierdzić, że narady, konferencje czy spotkania
zabierają dyrektorowi najwięcej czasu. Jednak są one potrzebne, gdyż dobrze zorganizowane
zebranie może przynieść wiele pożytku w postaci zachęty do wysiłku, podniesienia kultury
współpracy.
Zebrania różnią się między sobą. Różnice te wynikają z celów oraz doboru i liczby
uczestników. Bywają spotkania małe, złożone z kilku lub nawet kilkunastu osób bądź też
liczne, w których uczestniczą wszyscy pracownicy albo delegaci, przedstawiciele
zainteresowanych resortów, specjaliści. Spośród wielu form zebrań można wyróżnić:
odprawę – bierze w niej udział stosunkowo mała liczba osób, przełożony przekazuje pilne
informacje i polecenia wymagające szybkiej realizacji; odprawy trwają krótko
i stosunkowo często;
naradę – zebranie pracowników zatrudnionych w wydziale, biurze, departamencie lub
jakieś innej jednostce organizacyjnej; celem narady jest przedyskutowanie aktualnych
problemów występujących w pracy oraz ustalenie trybu ich rozwiązania i środków
realizacji;
seminarium – forma szkolenia mająca na celu zapoznanie pracowników z nowymi
technologiami, systemami pracy, przepisami; szkolenie to polega na dyskusji, której
podstawą jest uprzednio przestudiowana lektura, kierowaną przez prelegenta;
sympozjum – spotkanie specjalistów z określonej dziedziny, którego celem jest wymiana
poglądów na wybrane problemy naukowe i zawodowe.
Oprócz powyższych można wymienić jeszcze: posiedzenia, konferencje, spotkania
z indywidualnym interesantem, spotkania towarzyskie.
O wynikach zebrania decyduje przede wszystkim jego treść, a więc referat, dyskusja
i postanowienia. Liczy się również sposób jego przeprowadzenia. Oczekiwane efekty zależą
zatem od dobrego zaplanowania, przygotowania i zaprezentowania głównego tematu
spotkania. Dlatego też rola sekretariatu sprowadza się tutaj do skutecznej organizacji tych
zebrań. Powinny one być dokładnie przemyślane i we właściwym czasie rozwiązane. Im
liczniejsze zebranie tym staranniejszych wymaga zabiegów.
Szczegółowe informacje można uzyskać od przełożonego, jednak i co do aranżacji
miejsca często pozostawia on wolną rękę sekretarce.
A zatem obowiązkiem sekretarki jest:
ustalenie celu planowanej konferencji bądź narady i jej tematykę,
określenie ilości referatów i koreferatów,
ustalenie terminu i miejsca zebrania, porządku obrad, godziny otwarcia i zakończenia,
określenie sposobu wykorzystania wyników narady,
dokonanie kalkulacji finansowych i zdecydowanie, z jakich źródeł będą pokrywane te
wydatki,
zapewnienie obsługi technicznej,
zawiadomienie odpowiednich osób o terminie, miejscu narady oraz tematyce,
16
poinformowanie zainteresowanych, jakie materiały należy przygotować i dostarczyć
szefowi,
dopilnowanie, by uczestnicy potwierdzili swoją obecność,
zadbanie o poczęstunek podczas spotkania.
Odpowiadając na pytania sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.
1. Jakie są obowiązki sekretarki przy organizacji narad, zebrań i konferencji?
2. Jakie znasz rodzaje zebrań?
4.4.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
W grupach sporządź szczegółowy plan zorganizowania:
grupa 1 – konferencji
grupa 2 – narady członków zarządu
grupa 3 – spotkania ze strategicznym kontrahentem,
grupa 4 – posiedzenia kierowników działów.
1) zapoznać się z zadaniem,
2) sporządzić szczegółowy plan zorganizowania podanej kategorii.
–
–
komputer z dostępem do Internetu,
Ćwiczenie 2
Połącz formy zebrań z właściwym sobie opisem.
narada
A
odprawa
B
seminarium
C
bierze w niej udział stosunkowo mała
liczba osób, przełożony przekazuje pilne
informacje
i polecenia
wymagające
szybkiej realizacji
spotkanie specjalistów z określonej
dziedziny, którego celem jest wymiana
poglądów na wybrane problemy naukowe
i zawodowe
zebranie pracowników zatrudnionych
w wydziale, biurze, departamencie lub
jakieś innej jednostce organizacyjnej;
celem
przedyskutowania
aktualnych
problemów występujących w pracy oraz
ustalenie trybu ich rozwiązania i środków
realizacji
17
sympozjum
D
forma szkolenia mająca na celu zapoznanie
pracowników z nowymi technologiami,
systemami pracy, przepisami; szkolenie to
polega na dyskusji, dla której podstawą
jest uprzednio przestudiowana lektura,
kierowaną przez prelegenta
1) dokładnie zapoznać się z treścią ćwiczenia,
2) połączyć formy zebrań z właściwym opisem.
–
Tak
Czy potrafisz:
1) nazwać rodzaje zebrań?
2) określić obowiązki sekretarki przy organizacji zebrań?
18
Nie
4.5. Korespondencja w sprawach osobowych, finansowych,
z kontrahentami przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi,
organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego
Spośród wielu zadań wchodzących w zakres obowiązków sekretariatu ważne miejsce
zajmuje prowadzenie korespondencji. Zajęcie to wymaga nie tylko znajomości poruszanej
problematyki i technologii, ale i odpowiedniej formy pisma, szaty graficznej oraz zasad
savoir-vivre.
Korespondencję biurową można podzielić na:
wewnętrzną (służącą do porozumiewania się wewnątrz przedsiębiorstwa),
zewnętrzną (stanowiącą więź między przedsiębiorstwem a otoczeniem; wpływająca
i wychodząca).
W zależności od sposobu redagowania pisma można podzielić na:
przewodnie – krótka informacja dołączana do niezrozumiałych dokumentów,
listy grzecznościowe – mogą to być gratulacje, podziękowania, kondolencje, itp.,
informacyjne – zaliczamy do nich: listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty, notatki,
sprawozdania, protokoły, podania, prośby, postanowienia, decyzje,
transakcyjne – pociągają za sobą określone skutki prawne, np. zamówienie,
manipulacyjne – np. z obietnicami o wygranej.
Ze względu na formę można m.in. podzielić pisma sporządzane na:
blankietach specjalnych,
blankietach wysyłanych z okazji świąt i rocznic,
blankietach korespondencyjnych.
W korespondencji biurowej najczęściej korzysta się z blankietów określonych Polską
Normą PN-76/HP-55315. Norma ta obecnie jest tylko zalecana, nie jest już obowiązkowa.
Powszechne użycie komputerów spowodowało pewne modyfikacje w zalecanych układach
blankietów (tabela 1) (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP,
Warszawa 2003, s. 40).
Tab. 1
TY
P
BB
BU
BZ
BR
Typy blankietów korespondencyjnych
ODMIANA
UKŁAD
FORMAT
BB1
BB2
pionowy
pionowy
A4
A5
BU1
BU2
BU3
BZ1
BZ2
BZ3
BR1
BR2
pionowy
pionowy
poziomy
pionowy
pionowy
poziomy
pionowy
pionowy
A4
A5
A5
A4
A5
A5
A4
A5
NAZWA
BLANKIETU
blankiet bezkopertowy,
oszczędnościowy
blankiet uproszczony
blankiet zwykły
blankiet reklamowy
ZASTOSOWANIE
służy do przesyłania nietajnej
korespondencji zewnętrznej bez
używania kopert
blankiet o uproszczonym układzie
graficznym, ograniczonych
nadrukach stałych
blankiet powszechnie stosowany
o typowym układzie graficznym
blankiet o poszerzonym polu
nagłówkowym dla celów
reklamowych
Źródło: opracowanie własne.
Pisma można redagować w stylu polskim, zgodnym formalnie z najbardziej popularnym
blankietem BZ1, posiadającym stałe elementy w określonych miejscach.
19
Legenda do rys. 1:
A – Nagłówek
B – Miejsce na adnotacje o wpływie
C – Adres odbiorcy
D – Data pisma korespondenta
E – Znak pisma korespondenta
F – Znak pisma nadawcy
G – Data
H – Sprawa
I – Treść pisma
J – Formuła zakończenia
K – Podpis
L – Załączniki
M – Do wiadomości
Redagując list w stylu zachodnioeuropejskim, musimy zmienić układ stałych elementów,
pisać go w układzie a’linea ze zwiększonym odstępem wierszowym. Główny ciężar formalny
przesunięty jest na lewą stronę.
Legenda do rys. 2:
A – Nagłówek
B – Numer pisma wychodzącego
C – Data
D – Adres odbiorcy
E – Temat sprawy
F – Zwrot grzecznościowy rozpoczynający list
G – Zasadnicza treść
H – Zwrot grzecznościowy
I – Nazwa firmy
J – Podpis
K – Nazwisko osoby
L – Załączniki
M – Do wiadomości
20
A
B
D
C
E
F
G
H
I
J
K
L
M
Rys. 1 Układ pisma w stylu polskim
Źródło: I. Kienzler: Praca biurowa i język handlowy: wzory pism, umów i innych dokumentów w języku
polskim, angielskim i niemieckim. Wydawnictwo „IVAX”, Gdynia 1999.
21
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
Rys. 2 Układ pisma w stylu zachodnioeuropejskim
Źródło: I. Kienzler: Praca biurowa i język handlowy: wzory pism, umów i innych dokumentów w języku
polskim, angielskim i niemieckim. Wydawnictwo „IVAX”, Gdynia 1999
22
Sporządzanie poprawnych pod względem merytorycznym oraz formalnym pism
wymaga:

przedstawienia informacji precyzyjnie i wyczerpująco,

jednoznacznego określenia swojego stanowiska,

powoływania się na fakty,

rzeczowego i zwięzłego przedstawienia swoich argumentów.
Pismo nie powinno zawierać przykrych akcentów. Możemy urazić swojego adresata.
Przy odrobinie wyczucia i taktu nawet w najtrudniejszej sprawie pismo może być eleganckie.
Przykłady korespondencji z kontrahentami, instytucjami finansowymi czy organami
administracji zobrazowano w przykładach 1–4.
Obecnie można zauważyć tendencję do stosowania w korespondencji form
bezosobowych i strony biernej, a także stosowania zamiast pierwszej osoby liczby mnogiej –
pierwszej osoby liczby pojedynczej, co nadaje pismu ton bezpośredni.
23
Przykład 1.
Korespondencja w sprawach osobowych
Zespół Szkół Nr 1 w Oławie
ul. Warszawska 67, 45-987 Oława
tel./faks.: (61) 123 87 65
Poznań, 2005–09–15
Aneta Brutkowska
nauczyciel przedmiotów ekonomicznych
w/m
Sprawa: skierowanie na kurs
W związku z uzyskaniem możliwości skierowania naszych nauczycieli na kurs „Tworzenie
stron internetowych” zapraszam Panią do uczestnictwa w tym kursie, odbędzie się on
w dniach od 30–07–2005 r. do 04–07–2005 r. w CDN przy ul. Klonowej 29 w Poznaniu.
Dyrektor
ZS Nr 1 w Oławie
Robert Runo
24
Przykład 2.
Korespondencja z kontrahentami przedsiębiorstwa
Zakład Elektryczny
r.
Zbigniew Równy
ul. Goleniowska 24
72-400 Kamień Pom
Szczecin, 15–10–2005
ZE/OZ-15/05
Państwo
Piotr i Agnieszka Olejniczak
ul. Golczewska 25
72-410 Wysoka Kam
Sprawa: odmowa przyjęcia zamówienia
Szanowni Państwo,
z przykrością informujemy, że w proponowanym terminie – ze względu na zbyt krótki czas
realizacji – nie możemy zrealizować zamówienia nr 25/05 z 10 października br.
Mamy nadzieję, że następne nasze transakcje okażą się obopólnie korzystne. Zapraszamy do
korzystania z naszych usług w przyszłości.
Z poważaniem
Zbigniew Równy
25
Przykład 3.
Korespondencja z instytucjami finansowymi
Przedsiębiorstwo Budowlane
Police, 27–07–2005 r.
„ELBUD” Sp. z o.o.
ul. Szczecińska 15
72-005 Police
Naczelnik I Urzędu Skarbowego
ul. Drzymały 5
70-785 Szczecin
Sprawa: zwrotu nadpłaty podatku od towarów i usług
Proszę o wypłacenie zwrotu nadpłaty podatku od towarów i usług za miesiąc maj br.
Prośba moja jest uzasadniona tym, iż w obecnej sytuacji gospodarczej dochody osiągane
z prowadzonej działalności gospodarczej są bardzo niskie. Zamrożenie tak znacznej dla firmy
kwoty może przynieść bolesne konsekwencje, utrata płynności może zachwiać pozycję
przedsiębiorstwa na rynku.
W związku z przedstawionymi powyżej argumentami proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej
prośby.
Z poważaniem
Prezes
Daniel Olejniczak
26
Przykład 4.
Korespondencja z organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego
Sklep Urządzeń Sanitarnych
Piotr Dąbrowski
ul. Broniewskiego 105
07-300 Ostrów Maz
Ostrów Maz, 27–10–2005 r.
Prezydent Miasta Ostrów Maz
ul. Ostrołęcka 76
07-300 Ostrów Maz
Dotyczy: zwrotu nadpłaty podatku od nieruchomości za lata 1999–2000
Wnoszę o wypłacenie odsetek od wpłat z tytułu nienależnie pobranego podatku od
nieruchomości za lata 1999–2000 za lokal położony w Ostrowi Maz przy ul. Małkińskiej 15.
Decyzjami Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Ostrołęce z dnia 05 lipca 2005.
uznane zostały za nieważne decyzje Prezydenta Miasta Ostrów Maz z dnia 26 lutego 1999 r.
i 14 lutego 2000 r. w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości za lokal położony
w Ostrowi Maz przy ul. Małkińskiej 15.
Prezydent Miasta Ostrów Maz decyzją z dnia 15 września 2005 r. umorzył postępowanie
w powyższej sprawie i dnia 25 września 2005 r. wypłacił nienależnie pobrany podatek,
jednakże bez przysługujących odsetek.
Informuję, iż nienależnie zapłacony podatek, w rozumieniu art. 72 § 1 pkt 1 Ordynacji
podatkowej, stanowi nadpłatę podatku. Nadpłata ta z kolei podlega oprocentowaniu
w wysokości równej wysokości odsetek za zwłokę pobieranych od zaległości podatkowych,
przy czym oprocentowanie to, zgodnie z treścią art. 78 § 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej
przysługuje od dnia powstania nadpłaty.
Wobec powyższego wnoszę jak we wstępie pisma.
Z poważaniem
Piotr Dąbrowski
27
Jedną z najczęściej używanych form korespondencji handlowej jest przesyłanie informacji
telefaksem. Najlepiej jest wypracować stałą strukturę telefaksu, którą będziemy
przechowywać w pamięci komputera. W formie i treści telefaks nie odbiega od listu. Często
to samo pismo przesyłane jest faksem i listem.
Większość pism wpływa do firmy w formie przesyłki pocztowej, dlatego ważne jest
właściwe adresowanie kopert. Adres na kopercie powinien być taki sam jak w piśmie.
W przypadku kierowania pisma do konkretnej osoby, a zwłaszcza przy przesyłaniu
pocztą kurierską, ważne jest zaznaczenie, dla kogo imiennie przeznaczone jest pismo. Wzór
poprawnie zaadresowanej koperty zawiera rys. 3.
Rys. 3. Wzór zaadresowanej koperty
Obecnie proces adresowania kopert dzięki firmowym nadrukom i wypisywaniem przez
komputery adresów znacznie się usprawnił. Mimo to nadal obowiązują stare zasady –
wysłany list musi być czysty, czytelnie zaadresowany i mieć właściwie opłacone porto.
Zaleca się, aby:
wpisywać adres równo i czytelnie,
używać do adresowania czarnego lub granatowego tuszu,
nie ozdabiać kopert niepotrzebnymi znakami graficznymi,
dobrze zaklejać kopertę i nie przekraczać jej pojemności.
Charakter listów elektronicznych różni się znacznie od typowych pism handlowych.
Poczta elektroniczna jest czymś pośrednim między zwykłym pismem a rozmową
telefoniczną. Wiadomości przesyłane pocztą elektroniczną zawierają jedno lub dwa zdania,
przypominają konwersację, są bardziej skrótowe, dynamiczne, czasem nawet dosadne.
28
Autorzy listów zwracają się do adresatów po imieniu i żegnają się w sposób
niekonwencjonalny. Pojawiły się nowe konwencje komponowane z dostępnych na
klawiaturze znaków. Na przykład & na końcu listu oznacza „z niecierpliwością czekam na
odpowiedź”.
Niektóre programy pocztowe umożliwiają zaawansowane formatowanie tekstów.
Programy pocztowe umożliwiają nadawanie wiadomościom tytułów. Tytuł pisma znacznie
ułatwia odbiorcy sortowanie wiadomości nadawanych do niego. Do listu przesyłanego pocztą
elektroniczną można dołączyć załączniki. Podpis pod listem elektronicznym powinien liczyć
nie więcej niż 5–6 linii. Powinno się tam znaleźć imię i nazwisko nadawcy oraz podpis
elektroniczny.
Podstawową zaletą poczty elektronicznej jest szybkość przekazu. Po napisaniu
wiadomości list umieszczany jest w elektronicznej skrzynce pocztowej w komputerze,
w którym znajduje się konto. Przesyłanie wiadomości następuje w dowolnym momencie.
Inną korzystną cechą poczty elektronicznej jest automatyczna archiwizacja. Każdy
elektroniczny list po opatrzeniu bieżącą datą zapisywany jest na dysku naszego komputera, –
co jest bardzo przydatne, gdy wracamy do sprawy po jakimś czasie. Inną zaletą poczty
elektronicznej jest możliwość przesłania do konkretnego adresata dowolnego pliku
komputerowego. Rozszerzeniem zastosowania poczty elektronicznej są listy dyskusyjne,
które łączą respondentów zainteresowanych jakimś tematem, a każdy wysłany list dociera do
wszystkich, powiększając w ten sposób wspólną wiedzę.
Należy przeglądać pocztę elektroniczną przynajmniej raz dziennie.
1. Jakie znasz rodzaje pism?
2. Jakie rozróżniamy typy blankietów korespondencyjnych?
3. Jak redagujemy pismo w stylu polskim?
4. Jak redagujemy pismo w stylu zachodnioeuropejskim?
4.5.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Napisz pismo w układzie blokowym do dyrektora szkoły o zmianę terminu egzaminu
poprawkowego.
1) napisać pismo w dowolnym stylu, wykorzystując program Microsoft Word,
2) umotywować swoją prośbę,
3) sformatować tekst, stosując następujące parametry: marginesy 2,5 cm, krój Times New
Roman, 12 punktów, interlinia pojedyncza.
–
–
przykładowe pisma,
komputer z oprogramowaniem Microsoft Office 2000 Pro lub Premium.
29
Ćwiczenie 2
Korzystając z zasad tworzenia dokumentu korespondencji seryjnej przygotuj zaproszenie
i koperty dla wybranych pracowników szkoły na uroczystość ślubowania I klas odbywającą
się w twojej szkole w dn. 26–10–2005 r.
Sposób wykonania ćwiczenia:
1) zaprojektować zaproszenie korzystając z zasad tworzenia dokumentu korespondencji seryjnej,
2) przesłać nauczycielowi projekt zaproszenia faksem bądź pocztą elektroniczną,
3) przygotować koperty dla wybranych pracowników szkoły i odpowiednio je zaadresować.
–
–
komputer z oprogramowaniem Microsoft Office 2000 Pro lub Premium,
dostęp do Internetu lub faksu.
Ćwiczenie 3
Jesteś właścicielem firmy budowlanej, która w związku ze złą koniunkturą przechodzi
chwilową utratę płynności finansowej. Zredaguj na komputerze pisma do Urzędu
Skarbowego o odroczenie terminu płatności podatku od towarów i usług oraz ZUS
o odroczenie terminu płatności składek ZUS.
1)
2)
3)
4)
–
–
napisać pismo w dowolnym stylu wykorzystując program Microsoft Word,
brakujące dane ustal dowolnie,
umotywować swoją prośbę,
sformatować tekst stosując następujące parametry: marginesy 2,5 cm, krój Times New
Roman, 12 punktów, interlinia pojedyncza, pierwszego wiersza akapitu 0,75 cm.
przykładowe pisma,
komputer z oprogramowaniem Microsoft Office 2000 Pro lub Premium.
Tak
Czy potrafisz:
1) nazwać rodzaje pism?
2) rozróżnić typy blankietów korespondencyjnych?
3) sporządzić pismo w stylu polskim?
4) sporządzić pismo w stylu zachodnioeuropejskim?
30
Nie
4.6. Dokumenty informacyjne
Pisma informacyjne powinny zawierać wyczerpujące informacje, a jednocześnie być
zwięzłe i krótkie. Należą do nich np.: listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty, notatki,
sprawozdania, protokoły, podania, prośby, postanowienia, decyzje.
Protokół to pismo, które:
dokładnie rejestruje przebieg obrad, posiedzeń, kontroli;
opisuje treść przemówień, wniosków i uchwał zebrania, sesji, komisji;
opisuje działania, czynności i fakty stwierdzone przez pracownika lub grupę pracowników;
stwierdza okoliczności, zdarzenia itp.
Elementy składowe protokołu:
część wstępna (tytuł i wstęp). W tytule zawarte jest określenie rodzaju protokołu, rodzaju
zdarzenia, stanu, miejscowości, daty oraz godziny. We wstępie podaje się osoby biorące
udział, osoby nieobecne, porządek dnia.
część zasadnicza. To dokładne przedstawienie czynności i zdarzeń z uwzględnieniem
okoliczności jakie im towarzyszyły. Treść części zasadniczej protokołu może być
przedstawiona w formie dosłownej, streszczonej lub uproszczonej;
część końcowa. Zawiera godzinę ukończenia czynności i formułę stwierdzającą
zakończenie czynności. Protokół podpisują przewodniczący zebrania i protokolant. Pod
treścią protokołu z lewej strony arkusza wymienia się osoby, które otrzymują protokół do
wykonania zawartych w nim zadań lub do wiadomości.
Najczęściej są spotykane protokoły: zdarzeń, zebrań i narad, kontrolne, zdawczo-odbiorcze, przesłuchań, rozpraw.
Sprawozdanie
Stanowi relację z przebiegu pewnych wypadków bądź określenie pewnego stanu rzeczy.
Powinno zawierać fakty oraz okoliczności im towarzyszące, które mogą być zweryfikowane.
Informacje stanowiące jedynie osobiste poglądy i przypuszczenia nie są sprawozdaniami
w ścisłym tego słowa znaczeniu. Są to opinie, wnioski czy też konkluzje (E. Stefaniak-Piasek:
Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 62.)
Sprawozdania pisemne wykonuje się na formularzach bądź na blankietach
korespondencyjnych.
Sprawozdania na formularzach zawierają z góry ustalone pytania, co umożliwia
uzyskanie pożądanych wiadomości.
Sprawozdania na blankietach korespondencyjnych są przeznaczone dla jednego odbiorcy.
W razie potrzeby opracowuje się sprawozdania stanowiące opis działań o charakterze
okolicznościowym, opracowywane zazwyczaj w celu przedstawienia rezultatów badań lub
przebiegu wydarzeń, różniące się strukturą.
Komunikat
Zawiera bieżące informacje przeznaczone dla osób zainteresowanych. Powinien być
podpisany przez osobę reprezentującą organizację, która ten komunikat ogłasza (E. StefaniakPiasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 62).
31
Notatka służbowa
Forma wewnętrznego przekazywania informacji między komórkami lub pracownikami
firmy. Zawiera zwięzłą relację podaną w prosty, przystępny sposób. W nagłówku umieszcza
się datę, wskazanie – dla kogo jest przeznaczona, od kogo pochodzi i jakiego przedmiotu
dotyczy.
Instrukcja
Pismo określające sposób postępowania z przedmiotem albo zasady wykonywania
określonych procedur, poleceń i czynności służbowych. Instrukcja obowiązująca w firmie
powinna zawierać sformułowanie zatwierdzam oraz podpis osoby zatwierdzającej
(E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 62).
32
Przykład 5.
Protokół zebrania
Protokół
zebrania Rady Pracowniczej Przedsiębiorstwa Produkcyjno-Handlowego „OSKAR” Sp. z o.o.
w dniu 25 lipca 2005 r.
Obecni:
– Wojciech Długopolski – Dyrektor Naczelny,
– Henryk Potulicki – Kierownik Biura Administracyjnego,
– pracownicy sekretariatu: Joanna Wawrzyniak, Krystyna Dubaj.
Porządek zebrania:
1.
Podsumowanie wyników pracy za pierwsze półrocze 2005 r.
2.
Plan pracy na drugie półrocze.
3.
Sprawy bieżące.
Ad 1.
Kierownik Działu Administracyjnego podsumował wykonanie planu pracy za pierwsze
półrocze oraz zwrócił uwagę na niedociągnięcia, jakie występowały w pracy Sekretariatu.
Ad 2.
Sekretarka przedstawiła trudności, z jakimi spotyka się w bieżącej pracy. Stwierdziła, że
poszczególne działy nie przygotowały należycie pism do ekspedycji, co utrudnia szybkie
wysłanie korespondencji.
Sekretarka zwróciła uwagę na konieczność zatrudnienia nowego pracownika ze znajomością
obsługi komputera. Obecnie tylko jedna osoba obsługuje komputer i w razie jej nieobecności
pojawiają się trudności w wysyłce korespondencji.
Protokołowała
Przewodniczył
Krystyna Dubaj
Henryk Potulicki
33
Przykład 6.
Sprawozdanie
Sprawozdanie ze spotkania
Dyrektora Zespołu Szkół nr 10 w Bolesławcu Andrzeja Golca
i Prezesa Centrum Handlowego „Pomarańcza” w Bolesławcu Ferdynanda Pazerniaka
Spotkanie odbyło się 27 sierpnia 2005 r. o godzinie 14.30
w Hotelu Novotel w Bolesławcu
Celem spotkania było podpisanie umowy dotyczącej przyjmowania uczniów ZS nr 10 na
praktyki zawodowe do Centrum Handlowego „Pomarańcza”.
Spotkanie przebiegało w następującym porządku:
I. Część oficjalna.
1. Omówienie dotychczasowej współpracy.
2. Przedstawienie propozycji współpracy.
3. Weryfikacja programu praktyk.
4. Podpisanie listu intencyjnego.
5. Wyznaczenie terminu kolejnego spotkania.
II. Część nieoficjalna
1. Obiad w hotelu.
2. Pożegnanie.
Stała współpraca między firmami przewidziana w podpisanej umowie na najbliższe 3 lata,
pozwoli właściwie zaplanować działalność obu stronom i niewątpliwie przyniesie korzyści.
Odpowiedzialna za podpisanie umowy ze strony ZS nr 10 Pani Danuta Mierzejewska, a ze
strony Centrum Handlowego „Pomarańcza” – Pan Paweł Dąbrowski.
34
Przykład 7.
Komunikat
Dyrekcja ZS Nr 5 w Babigoszczy
Babigoszcz, 14–04–2005 r.
KOMUNIKAT Nr 5
o wycieczkach organizowanych podczas wakacji
Dyrekcja ZS Nr 5 w Babigoszczy zawiadamia, że podczas tegorocznych wakacji zostaną
zorganizowane następujące wycieczki:
1.
2.
Wycieczka autokarowa do Londynu w terminie od 10–07–2005 r. do 25–07–2005r. –
całkowity koszt wycieczki wynosi 1700 zł,
Wycieczka do Pragi w terminie 01–08–2005 r. do 10–08–2005 r. – całkowity koszt
wycieczki wynosi 750 zł.
Zgłoszenia na powyższe wycieczki należy składać do 31–05–2005 r. w dziale kadr.
Bliższych informacji udziela dział kadr.
Dyrektor
Katarzyna Calik
Przykład 8.
Notatka służbowa
NOTATKA SŁUŻBOWA
dla Pani Elżbiety Bednarczyk
nauczyciela ZS Nr 3 w Kozikach
sporządzona 31–08–2005 r.
przez Dyrektora ZS Nr 3 w Kozikach
Proszę o pisemne wyjaśnienie nieobecności na Radzie Pedagogicznej Plenarnej, która odbyła
się 26–08–2005 r.
Dyrektor
Eugeniusz Ponichtera
35
Przykład 9.
Zawiadomienie
Pieczęć
Szczecin, 15–09–2005 r.
ZAWIADOMIENIE
Niniejszym informujemy, że w dniach od 20–09–2005 r. do 25–09–2005 r. zostanie
przerwany dopływ ciepłej wody do mieszkań, w celu umożliwienia konserwacji instalacji.
Bardzo przepraszamy za niedogodności z tym związane.
Dyrektor
Kazimierz Pokora
1. Co to jest protokół?
2. Z jakich elementów składa się protokół?
3. Jakie znasz rodzaje pism informacyjnych?
4. Czy potrafisz je scharakteryzować?
4.6.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Napisz protokół z wywiadówki klasowej, która odbyła się w dn. 05–10–2005 r., której
tematem przewodnim było: Jak uniknąć narkomanii w rodzinie?
1) napisać pismo w układzie a’linea, wykorzystując program Microsoft Word,
2) sformatować tekst stosując następujące parametry: marginesy 2,5 cm, krój Times New
Roman, 12 punktów, wcięcie pierwszego wiersza akapitu 0,75 cm.
– komputer z oprogramowaniem Microsoft Office 2000 Pro lub Premium.
Tak
Czy potrafisz:
1. wyjaśnić istotę i elementy składowe protokołu?
2. scharakteryzować pozostałe dokumenty informacyjne?
3. sporządzić pisma informacyjne?
36
Nie
4.7. Pisma handlowe
Pisma handlowe dotyczą wszystkich spraw związanych z transakcją kupna – sprzedaży.
Każde pismo wychodzące z firmy jest jej wizytówką. Dlatego sporządzając korespondencję,
należy dołożyć wszelkich starań, aby mogła ona reklamować naszą instytucję. Dotyczy to
zarówno treści, jak i wyglądu pisma.
W liście handlowym zachowujemy ton uprzejmy i bezpośredni, bez przesadnego
ugrzecznienia. Powinny się znaleźć:
rzetelna informacja, prawidłowe argumenty,
realne propozycje, które można spełnić.
Zapytanie o ofertę (przykład 10)
Ma na celu uzyskanie dokładnych danych dotyczących warunków sprzedaży towaru lub
usługi. Często wysyła się zapytanie, aby mieć możność porównania ofert różnych firm.
Oferta (przykład 11)
Stanowi propozycję sprzedaży towaru lub usługi. Powinna zawierać :
dokładne określenie oferowanego towaru, cenę towaru bądź usługi,
warunki płatności,
warunki dostawy,
termin składania zamówień,
termin ważności oferty.
Oferta sporządzana jest według nieco rozluźnionych zasad formalno-merytorycznych.
Może być wysyłana np. na blankietach reklamowych – z powiększonym polem
nagłówkowym, gdzie umieszcza się informacje o działalności firmy lub reklamowe albo na
modnych ostatnio papierach firmowych. Oferty handlowe rozsyłane są także w postaci:
ulotek, broszurek, folderów, specjalnie wydrukowanych na okres promocji.
Zamówienie (przykład 12)
Jest to zobowiązanie do zakupu towaru przez odbiorcę na warunkach określonych w tym
dokumencie. Na zamówienie składa się:

określenie zamawianego towaru,

żądana ilość,

warunki płatności,

termin i warunki dostawy towaru.
Potwierdzenie przyjęcia zamówienia sporządza sprzedający towar na formularzu lub
blankiecie korespondencyjnym firmowym. Zamówienie i potwierdzenie zamówienia prawnie
traktowane jest jako umowa.
Awizo
Krótkie zawiadomienie o przygotowanym do odbioru lub wysyłanym towarze. Można je
przekazać: faksem, pocztą e-mailem. Zawiadomienie sporządza się na formularzu lub
blankiecie korespondencyjnym. Powinno zawierać: termin i miejsce odbioru towaru, datę
wysyłki towaru, sposób przesłania, numery dokumentów przewozowych (E. StefaniakPiasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 83).
37
Specyfikacja
Dokument przekazywany razem z towarem. Stanowi podstawę do wydania lub wysłania
towarów z magazynu i wystawienia faktury, zaewidencjonowania rozchodu w magazynie.
Faktura VAT
Stanowi podstawę do zapłaty za towar, którą uiszcza odbiorca. Zazwyczaj wystawia się
ją na gotowych drukach bądź za pomocą obsługiwanego przez firmę programu finansowoksięgowego.
Reklamacja (przykład 13)
Dokument sporządzany w przypadku, gdy towar nie odpowiada warunkom zamówienia
lub został uszkodzony podczas przesyłki. W reklamacji odbiorca dokładnie przedstawia swoje
zastrzeżenia i żądania.
Umowa kupna–sprzedaży
Jest sporządzana na papierze bez nadruku i zawiera:
określenie towaru lub usługi,
ilość i jakość towaru lub charakter usługi,
cenę i wartość,
termin, miejsce wykonania, sposób wysyłki towaru lub realizacji usługi,
nazwę i adresy odbiorcy i dostawcy, konta bankowe, NIP, REGON, numery telefonu
i faksu,
sposób zapłaty należności,
kary i odszkodowania,
inne,
podpisy obydwu ze stron.
List intencyjny
Podpisuje się w przypadku większych i poważniejszych zamówień. Jest pewnym
rodzajem jednostronnego oświadczenia woli. List taki sporządza strona oświadczająca wolę
i kieruje go do drugiej strony. Istnieje duże zróżnicowanie treści listów intencyjnych, gdyż
pisze się je w różnych celach.
Pełnomocnictwo
Jest to upoważnienie, które wydaje się na piśmie w celu stwierdzenia, że dana osoba jest
upoważniona do działania w imieniu swego mocodawcy.
38
Przykład 10. Zapytanie o ofertę
Sklep Papierniczy „Kredka”
ul. Kosynierów 21
72-005 Przecław
tel./faks (091) 311 45 45
Przecław, 14–03–2005 r.
SP-14/05
Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowe
„OSKAR” Sp. z o.o.
ul. Klonowica 14
73-789 Szczecin
Sprawa: zapytanie o ofertę
Szanowni Państwo!
Zwracam się z prośbą o przesłanie pełnej oferty artykułów biurowych oferowanych przez
Państwa firmę.
Z poważaniem
Właściciel
Klementyna Berezowska
39
Przykład 11. Oferta
HURTOWNIA ODZIEŻY „DRESIK” S.A.
ul. Warszawska 14, 74-678 Lubotyń
tel./faks: (022) 432 56 98
Lubotyń, dn. 07–06–2005 r.
DS. –7-06/05
Klub Sportowy „Pomerania”
ul. Legionowa 45
03-456 Koszalin
Sprawa: oferta
W odpowiedzi na pismo z dn. 02–06–2005 r. informujemy, że obecnie dysponujemy dużą
ilością różnorodnej odzieży sportowej dla dzieci i młodzieży.
W ofercie posiadamy odzież i obuwie sportowe produkcji polskiej i zagranicznej.
Szczegółowe informacje odnośnie rozmiarów i kolorów oraz aktualnych cen znajdują się w
załączonym katalogu I cenniku.
Zakupiony towar dostarczamy w terminie 7 dni od daty zakupu pod wskazany adres, koszt
transportu uzależniony jest od wartości zakupu.
Należność za zakupiony towar można regulować gotówką lub przelewem.
Oczekując na zamówienie, pozostaję z wyrazami szacunku.
Zał.:
1. Katalog
2. Cennik
Z-ca Dyrektora ds. Zbytu
Przemysław Siedlecki
40
Przykład 12. Zamówienie
ul. Warszawska 67, 45-987 Oława
tel./faks: (61) 123 87 65
Poznań, 2005 09 15
SD – 67/05
KSIĘGARNIA „Z NAMI NA CZAS”
ul. Fioletowa 4
56-987 Poznań
Sprawa: zamówienie
W odpowiedzi na Państwa ofertę z dnia 20–08–2005 r. niniejszym zamawiamy:
– G. Borowska „Podstawy rachunkowości”
– T. Naumiuk „Dowody księgowe”
– Rachunkowość finansowa przedsiębiorstw
nr kat. 4321
nr kat. 5322
nr kat. 6324
30 szt.
25 szt.
20 szt.
Proszę o dostarczenie zamówionych książek do końca września br. do sekretariatu szkoły.
Należność uregulujemy przelewem z naszego konta w banku
Nr 24234500002225674000111333 w terminie 14 dni od otrzymania faktury.
Główny Księgowy
Dyrektor
Kamila Przerwa
Henryk Kwieciński
41
Pekao
S.A.
Przykład 13. Reklamacja
ul. Warszawska 67
45-987 Oława
tel./faks: (61) 123 87 65
Poznań, dn. 30–09–2005 r.
SD – 167/05
KSIĘGARNIA „Z NAMI NA CZAS”
ul. Fioletowa 4
56-987 Poznań
Sprawa: reklamacja
Szanowni Państwo,
informuję, że towar dostarczony 26–09–2005 r. nie odpowiada mojemu zamówieniu.
Sporządzony został protokół przyjęcia towaru, który wykazał, że otrzymaliśmy inną liczbę
książek niż zamawialiśmy, a mianowicie:
– G. Borowska „Podstawy rachunkowości”
nr kat. 4321
20 szt.
– T. Naumiuk „Dowody księgowe”
nr kat. 5322
15 szt.
– Rachunkowość finansowa przedsiębiorstw nr kat. 6324
30 szt.
Liczymy na szybkie wyjaśnienie i załatwienie sprawy.
Z poważaniem
Zał.:
Protokół przyjęcia towaru
Dyrektor
Henryk Kwieciński
42
1. Jakie znasz rodzaje pism handlowych?
2. Jakie pisma określamy mianem pism handlowych?
3. Czym charakteryzują się typowe pisma handlowe?
4.7.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Rozwiąż krzyżówkę.
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
upoważnienie na piśmie,
stanowi podstawę do zapłaty za towar,
rodzaj jednostronnego oświadczenia woli,
forma płatności,
dokument przekazywany razem z towarem,
dokument stanowiący zobowiązanie do zakupu,
krótkie zawiadomienie o przygotowanym do odbioru towarze,
pismo wysyłane w celu uzyskania dokładnych danych o warunkach sprzedaży,
niezbędny element umowy,
wystawiany, w przypadku gdy towar nie odpowiada warunkom zamówienia,
dokument potwierdzający zawarcie transakcji kupna–sprzedaży.
43
1) odgadnąć hasła,
2) wpisać hasła w odpowiednie miejsca w krzyżówce,
3) odczytać rozwiązanie krzyżówki.
–
–
krzyżówka,
Ćwiczenie 2
Jesteś właścicielem PUH „BODEX” Sp. z o.o. Wystaw pełnomocnictwo dla swojego
kierowcy Andrzeja Pawlaka do odbioru zamówionych towarów.
1)
2)
3)
4)
5)
przeczytać uważnie polecenie,
przygotować stanowisko komputerowe do pracy,
sporządzić na komputerze wymagany dokument,
wydrukować i oddać do sprawdzenia nauczycielowi,
wyłączyć urządzenia i posprzątać stanowisko pracy.
–
–
–
komputer z drukarką,
papier,
Tak
Czy potrafisz:
1) określić istotę i rodzaje pism handlowych?
2) scharakteryzować typowe pisma handlowe?
3) sporządzić typowe pisma handlowe?
44
Nie
4.8. Dokumenty oferty pracy
Dokumenty, które wymagane są podczas ubiegania się o pracę to życiorys zawodowy i list
motywacyjny.
Curriculum vitae (życiorys zawodowy – przykład 14)
Zawiera następujące elementy:
dane osobowe,
cel,
wykształcenie
doświadczenie zawodowe,
kwalifikacje,
języki obce,
hobby,
inne elementy.
Całość powinna być napisana przejrzyście, z wyraźnie oddzielonymi grupami informacji,
nie powinna zawierać więcej treści niż na jedną stronę. Nie zamieszczamy informacji
o naszych wymaganiach finansowych, ani planach na przyszłość. Zdjęcie dołączamy na
wyraźne życzenie potencjalnego pracodawcy.
Spotykamy się z różnymi formami graficznymi sporządzania curriculum vitae. Trudno
oceniać, która forma jest lepsza. Ważne jest, aby zainteresowała potencjalnego pracodawcę.
List motywacyjny (przykład 15)
Stanowi pismo uzupełniające curriculum vitae, ale może też występować samodzielnie.
Typowe elementy listu motywacyjnego to:
dane osobowe,
adres firmy,
stanowisko,
treść,
zakończenie,
podpis.
List należy zaadresować do konkretnej osoby, która będzie oceniać odpowiedzi. Dlatego
warto zadzwonić do firmy składającej ofertę i dowiedzieć się o nazwisko tej osoby. Ważnym
elementem jest informacja, której ofert dotyczy nasza odpowiedź (konkretne stanowisko,
o które się ubiegamy), ponieważ w ogłoszeniu mogło być kilka propozycji. Zwięźle
opisujemy wykształcenie i kwalifikacje zawodowe. Koncentrujemy się na sprawach
przydatnych w przyszłej pracy. Ważna jest prezentowana przez nas pewność, że na tym
stanowisku damy sobie radę. Nie należy pisać o swoich niepowodzeniach. Staramy
przedstawić się w jak najlepszym świetle. Nie wolno pisać źle o poprzednich pracodawcach.
Ciekawe zaprezentowanie się w curriculum vitae i liście motywacyjnym stwarza szansę
na wybranie naszego dokumentu. Nasze dokumenty przekonują osoby odpowiedzialne za
selekcję, że rozmowa z ich autorem nie będzie stratą czasu.
45
Przykład 14. Schemat życiorysu zawodowego
ŻYCIORYS ZAWODOWY
lub
CURRICULUM VITAE
Imię i nazwisko:
Adres:
Telefon:
Data urodzenia:
.................................................
.................................................
.................................................
.................................................
Języki obce:
- ...............................................
- ...............................................
(w tym punkcie wpisujemy języki, które znamy i w jakim stopniu)
Wykształcenie:
data rozpoczęcia i zakończenia
nazwa uczelni lub szkoły
kierunek lub specjalność
(szkoły winny być wymieniane w odwrotnym porządku chronologicznym i tylko istotne, najważniejsze
szczeble)
Droga zawodowa:
data zatrudnienia od ... do ...
nazwa zakładu pracy
zajmowane stanowisko
(zakłady pracy winny być wymieniane w odwrotnym porządku chronologicznym; absolwenci zamiast historii
zatrudnienia wymieniają odbyte praktyki)
Umiejętności:
- .................................................
- .................................................
(w tym punkcie wpisujemy posiadane umiejętności, ukończone kursy itp.)
Zainteresowania:
- .................................................
- .................................................
(wpisujemy swoje zainteresowania)
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na potrzeby rekrutacji, zgodnie
z ustawą z 29–08–1997 r. o Ochronie Danych Osobowych DzU 1997 nr 133 poz. 883.
46
Przykład 15. Schemat listu motywacyjnego
Miejscowość, data
NADAWCA
Imię i nazwisko
Adres
Telefon
ODBIORCA
Imię i nazwisko
(jeśli znamy)
Pełna nazwa firmy (instytucji)
Adres
¾
¾
¾
¾
¾
TEKST LISTU
Zdanie wprowadzające
(źródło oferty, na jakim stanowisku chcesz pracować)
Kilka zdań na temat firmy
(wykaż się znajomością branży, charakteru działalności, atmosfery pracy)
Informacje o tobie
(wykształcenie, kwalifikacje, umiejętności, staż pracy, informacja o załączonym cv
Konkluzja
(udowodnij pracodawcy, że warto zaprosić cię na rozmowę kwalifikacyjną i wykaż
taką gotowość)
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji
Z poważaniem
Własnoręczny podpis
47
1. Jakie elementy powinny zostać zawarte w CV?
2. Z jakich elementów powinien składać się list motywacyjny?
4.8.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Wyszukaj z Internetu, prasy ogłoszenia dotyczące ofert pracy, a następnie z wyszukanych
ofert wybierz najbardziej interesującą i napisz odpowiedź (list motywacyjny i życiorys
zawodowy).
1) wyszukać z dostępnych źródeł ogłoszenia dotyczące ofert pracy,
2) wybierać najbardziej interesującą propozycję,
3) sporządzić własny list motywacyjny i CV w odpowiedzi na ofertę.
–
–
–
–
schemat listu motywacyjnego i cv,
komputer z dostępem do Internetu,
prasa,
literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia
Tak
Czy potrafisz:
1) nazwać elementy składowe CV?
2) omówić niezbędne elementy listu motywacyjnego?
3) skonstruować własne dokumenty osobowe?
48
Nie
4.9. Wizerunek pracownika biurowego
Wygląd zewnętrzny sekretarki odgrywa pierwszoplanową rolę w tworzeniu wizerunku
firmy. Sekretarka jest tzw. „osobą pierwszego kontaktu”, z którą spotyka się każdy, kto
przychodzi do firmy. Tutaj więc powstaje efekt „pierwszego wrażenia”, które ma ogromny
wpływ na postrzeganie firmy i jest bardzo trudne do zmiany.
Wygląd zewnętrzny jest jednym z elementów wizerunku sekretarki, na który składają się:
ubiór – sprawdza się to, co zawsze wygląda dobrze, nawet po ośmiu godzinach siedzenia;
a mianowicie porządny, z dobrego materiału, świetnie uszyty kostium, niegniotące się
spódnice i eleganckie spodnie; nie nadają się dżinsy, legginsy i zbyt krótkie spódniczki;
kolory – mają duży wpływ na estetyczny wygląd garderoby, sekretarka powinna
orientować się, jakie kolory proponuje moda, ale powinna też wiedzieć, w jakich kolorach
jest jej do twarzy i czy pasują do jej figury;
makijaż – odpowiednio zrobiony nie tylko upiększa twarz, ale i umożliwia ukrycie
wrodzonych wad; powinien być uzależniony od pory dnia i okoliczności;
biżuteria – ozdoby nadają ubiorowi estetyczny wygląd, jednak nie ich ilość, ale
odpowiedni dobór jest czynnikiem decydującym; ozdoby muszą pasować do stroju, ale być
dyskretne
– nadmiar ozdób świadczy bowiem o złym smaku;
fryzura – włosy powinny być zawsze zadbane, świeże, starannie utrzymane i dobrze
uczesane; sposób ułożenia włosów zależy w dużym stopniu od kształtu twarzy.
Sekretarka swój wygląd zewnętrzny powinna dostosować do atmosfery panującej
w firmie oraz warunków pracy, które wymagają długiego siedzenia. Stąd też ubiór sekretarki
winien być dopasowany do pełnionej funkcji i wyrażać z jednej strony zawodową skromność,
a z drugiej – czystość, świeżość i zadbanie, dające przyjemny, estetyczny wygląd.
Niektóre firmy dokładnie określają, jaki strój obowiązuje w godzinach pracy, ustalają
przepisową długość spódnicy i kolor rajstop. Większość jednak pozostawia sekretarce
swobodę, licząc na jej własny dobry smak i wyczucie.
Sekretarka zajmuje reprezentacyjne stanowisko, utrzymuje liczne kontakty z ludźmi. Jej
postępowanie stanowi podstawę do sformułowania sądu o instytucji. Brak kompetencji,
opryskliwość, obojętność nastrajają niekorzystnie klienta czy interesanta. Dlatego też praca
na tym stanowisku wymaga: okazania szacunku dla godności człowieka, poszanowania
cudzego czasu, uprzejmości, życzliwości, punktualności, opanowania, umiejętności
prowadzenia rozmów, umiejętności słuchania, negocjowania, skutecznego komunikowania.
1. Co składa się na wygląd zewnętrzny sekretarki?
2. Co powinien wyrażać strój sekretarki?
3. Jakie cechy osobowe są preferowane na stanowisku sekretarki?
49
4.9.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Opracuj w grupach w formie plakatu wizerunek sekretarki:
grupa I
– wygląd zewnętrzny,
grupa II
– cechy osobowe.
1)
2)
3)
4)
zastanowić się, co wpływa na wygląd zewnętrzny sekretarki,
przemyśleć, w jaki sposób można to zaprezentować,
opracować plakat,
omówić swoją propozycję na forum klasy.
–
–
–
–
–
arkusze papieru,
kolorowe kartki,
czasopisma kolorowe,
materiały biurowe, w tym: kolorowe pisaki, klej, nożyczki,
literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia
Tak
Czy potrafisz:
1) określić elementy składające się na wygląd zewnętrzny sekretarki?
2) nazwać cechy osobowe, jakie powinny charakteryzować pracownika
biurowego?
50
Nie
4.10. Organizacja stanowiska pracy
Miejscem pracy sekretarki jest sekretariat. Jest on usytuowany z reguły bezpośrednio
przed wejściem do gabinetu dyrektora.
Urządzając sekretariat, dąży się przede wszystkim do zapewnienia sprzyjających
warunków pracy oraz uwzględnia się wymagania estetyki, mające wpływ na dobre
samopoczucie. Na wydajność pracy w biurze mają wpływ warunki materialne, na które
składają się: urządzenia łączności wewnętrznej i zewnętrznej, meble biurowe, jak również
odpowiednie oświetlenie, klimatyzacja zgodnie z zasadami bhp i ppoż.
Lokal biurowy powinien być przede wszystkim wyposażony w odpowiedni sprzęt
i funkcjonalne meble. Meble biurowe powinny stwarzać warunki sprzyjające racjonalnej
organizacji pracy, umożliwiać odpowiednie wykorzystanie powierzchni biurowej, dawać
możliwość przemeblowania. Ustawienie mebli powinno być funkcjonalne, umożliwiające
łatwe przejście od pracy przy biurku do pisania na komputerze. Zapewnia to zestawienie
biurka i stolika pod komputer pod kątem prostym, w kształcie litery „L”, przy czym stolik
powinien być dostawiony z lewej strony.
Podstawowe wyposażenie sekretariatu obejmuje:
biurko z fotelem, telefonem i faksem;
stolik komputerowy z komputerem podłączonym do Internetu oraz drukarką laserową;
kserokopiarkę wyposażoną w automatyczny podajnik, duplex, sorter i stolik na materiały;
szafy biurowe na dokumenty i tablice informacyjne dla pracowników, krzesła dla
interesantów i pracowników, wieszak na ubrania;
lodówkę, zlew, automat z ciepłą i zimną wodą albo czajnik.
W sekretariacie na ogół znajduje się część poczekalniowa, gdzie wygodnie może spocząć
oczekujący na spotkanie z szefem interesant. Meble powinny być dobrane zgodnie
z wymogami ergonomii, tzn. powinny zapewnić optymalne warunki wykonywania pracy.
Ważne jest również ustawienie mebli w sekretariacie. Biurko powinno być ustawione
tyłem do drzwi, urządzenia i sprzęt biurowy, przede wszystkim środki łączności powinny być
w zasięgu ręki. Sekretarka podnosi słuchawkę lewą ręką i w miarę potrzeby prawą ręką
zapisuje przekazane informacje. Nieodpowiednie warunki pracy, wadliwe meble i urządzenia
biurowe są przyczyną wielu chorób, np. kręgosłupa. oczu, nerwic.
Jednym z elementów wyposażenia sekretariatu jest biblioteczka podręczna, w której
powinien znajdować się podręczny zestaw książek typu:
słownik poprawnej polszczyzny,
słownik wyrazów obcych,
słownik ortograficzny,
słownik języków obcych.
Jeśli chodzi o mikroklimat pomieszczeń, to tworzy ją przede wszystkim temperatura
i wilgotność powietrza. Temperatura w pomieszczeniach biurowych nie powinna być ani za
wysoka, ani za niska. Zbyt wysoka temperatura powoduje ospałość, znużenie; a zbyt niska
uniemożliwia wykonywanie pracy. W pomieszczeniach biurowych wilgotność powietrza
powinna wynosić od 40 do 80%, poza tym powinny być zainstalowane specjalne urządzenia
wentylacyjne zapewniające stały dopływ powietrza.
W pracy biurowej muszą być jednak przestrzegane wszystkie przepisy bhp, które mają
zastosowanie w danym biurze.
51

W szczególności stanowisko pracy powinno charakteryzować się:
uniwersalnością i elastycznością, tj. możliwością wykonywania na stanowisku wielu
zadań, co jest szczególnie istotne w przypadku stanowiska sekretarki;
możliwością dostosowania do indywidualnej sylwetki i potrzeb użytkownika, co powinno
być uwzględnione w momencie zakupu wyposażenia, a także przy zatrudnianiu nowego
pracownika; w ramach tego punktu należy uwzględnić różnice w budowie ciała i zasięgu
ramion oraz stóp mężczyzn i kobiet;
możliwością zmiany pozycji, aby ograniczyć obciążenie statyczne podczas pracy; ze
względu na różnorodność czynności ten aspekt samoistnie spełniony jest na stanowisku
sekretarskim pod warunkiem właściwego doboru mebli;
łatwością konserwacji i utrzymywaniem w stanie gotowości eksploatacyjnej;
wskazówkami o możliwości ich ograniczenia - w pracy;
jasnością zasad użytkowania przez pracownika i możliwie pełną informacją nt. zagrożeń
oraz wskazówkami o możliwości ich ograniczenia – w pracy sekretarskiej dotyczy to
w szczególności obsługi komputera i urządzeń elektrycznych.
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonywania ćwiczeń.
1. Co składa się na podstawowe wyposażenie sekretariatu?
2. W jaki sposób powinny być rozmieszczone meble w sekretariacie?
3. Czym powinno się charakteryzować stanowisko pracy biurowej?
4.10.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Mając do dyspozycji meble, urządzenia i środki techniczne, zorganizuj stanowisko pracy
biurowej z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Dobierz niezbędne wyposażenie i środki
techniczne. Uzasadnij swoje stanowisko i przedstaw funkcjonalność zaprojektowanego
stanowiska.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
zapoznać się z treścią ćwiczenia i wyposażeniem,
zaplanować stanowisko pracy zgodnie z wymogami ergonomii,
dokonać podziału obowiązków w grupie,
zorganizować stanowisko zgodnie z planem,
przedstawić zaproponowany pomysł,
umotywować swój wybór.
–
–
–
meble biurowe niezbędne do wykonania ćwiczenia, np. biurko, krzesło,
urządzenia, np.: komputer, ksero, telefon,
środki techniczne: segregator, zszywki.
52
Ćwiczenie 2
Jako pracownik sekretariatu masz zaproponować szefowi zakup z dostępnej oferty
pozycji do biblioteczki podręcznej sekretariatu.
1) zapoznać się przedstawioną ofertą książek,
2) odszukać pozycje, które są niezbędne w biblioteczce podręcznej sekretarki,
3) skomponować podręczną biblioteczkę sekretarki.
–
oferta książek.
Tak
Czy potrafisz:
1) określić podstawowe wyposażenie sekretariatu?
2) zorganizować stanowisko pracy do realizacji typowych
prac biurowych zgodnie z wymogami ergonomii?
53
Nie
4.11. Środki techniczne pracy biurowej
4.11.1 Materiał nauczania
Poza typowymi urządzeniami technicznymi, takim jak np.: komputer, faks, telefon,
kserokopiarka, czy niszczarka nieodzownymi narzędziami pracy sekretarki są:

terminarze
Służą do rejestrowania wszystkich uzgodnionych i planowanych spotkań, narad, podróży,
przyjazdów i odjazdów delegacji oraz innych przedsięwzięć angażujących szefa. Terminarz
jest prowadzony w kalendarzu biurowym, który powinien być do tego celu odpowiednio
przygotowany.
notatniki
Służą do notowania poleceń szefa, wyników bezpośrednich i telefonicznych rozmów
przeprowadzonych ze współpracownikami i interesantami, a także do sporządzania planów
pracy, ewidencji, narad.
środki do przechowywania dokumentów
Typowe środki do przechowywania dokumentów to: segregator, skoroszyt, obwoluta,
teczka.
formularze
Odpowiednio skonstruowane druki, które wypełniane są poprzez wpisywanie informacji,
co pozwala na zaoszczędzenie czasu.
skorowidze
Urządzenie pomocnicze znacznie ułatwiające odszukiwanie zgromadzonych informacji.
pomocniczy sprzęt biurowy
Obejmuje takie przybory jak: papier, dziurkacz, zszywacze przybory do pisania.
W pracy biurowej może być także wykorzystywany dyktafon – urządzenie do
nagrywania głosu. Służy przede wszystkim, do rejestracji przebiegu zebrań, dyktowania
korespondencji czy nagrywania rozmów telefonicznych.
Urządzeniem, które zostało wyparte przez komputer, a które można spotkać jeszcze
w wielu sekretariatach jest maszyna do pisania.
Praca sekretarki wymaga sprawnej organizacji, dlatego również pomoce i urządzenia
techniczne i biurowe są niezwykle istotne w jej codziennej pracy.
1. Jakie urządzenia biurowe i środki techniczne są niezbędne do pracy w sekretariacie?
2. Do czego służą poszczególne urządzenia i środki techniczne?
4.11.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Szef polecił Ci sporządzić listę zakupu niezbędnych środków technicznych do sekretariatu.
1) zaproponować środki techniczne niezbędne do pracy w sekretariacie,
2) sporządzić listę zakupów.
54
–
–
–
–
–
oferta materiałów biurowych,
komputer,
drukarka,
papier,
Ćwiczenie 2
Uzupełnij tabelę, przyporządkowując odpowiednie środki techniczne do podanych opisów.
Środki techniczne: skorowidz, dziurkacz, dyktafon, formularz, obwoluta, notatnik, terminarz,
maszyna do pisania.
Opisy środków technicznych:
− Urządzenie pomocnicze ułatwiające odszukiwanie zgromadzonych informacji.
− Typowe środki do przechowywania dokumentów.
− Odpowiednio skonstruowany druk.
− Urządzenie, które zostało wyparte przez komputer, a które można spotkać jeszcze
w wielu sekretariatach.
− Pomocniczy sprzęt biurowy.
− Służy do rejestrowania wszystkich uzgodnionych i planowanych spotkań, narad oraz
innych przedsięwzięć angażujących szefa.
− Służy do notowania poleceń szefa, wyników bezpośrednich i telefonicznych rozmów
przeprowadzonych ze współpracownikami i interesantami, a także do sporządzania
planów pracy, ewidencji, narad, itd.
− Urządzenie do nagrywania głosu.
Tabela do wypełnienia:
55
1) zapoznać się ze środkami technicznymi,
2) zapoznać się z opisem środków technicznych,
3) dobrać opisy do odpowiednich środków.
–
–
–
karteczki z nazwami środków technicznych,
karteczki z opisem środków technicznych,
Tak
Czy potrafisz:
1) nazwać niezbędne urządzenia biurowe i środki techniczne
stosowanew pracy biurowej?
2) obsługiwać urządzenia biurowe?
56
Nie
5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ
TEST PISEMNY – TEST WYBORU
INSTRUKCJA DLA UCZNIA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Przeczytaj uważnie instrukcję.
Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.
Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.
Test pisemny zawiera 20 zadań i sprawdza Twoje wiadomości z zakresu organizacji
pracy biurowej.
Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi. Wskaż tylko jedną
odpowiedź prawidłową. W przypadku pomyłki należy błędną odpowiedź zaznaczyć
kółkiem, a następnie ponownie zakreślić odpowiedź prawidłową.
Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.
Kiedy udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóż jego
rozwiązanie na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci wolny czas.
Na rozwiązanie testu pisemnego masz 40 minut.
Zestaw pytań testowych
1. Sekretariat to komórka organizacyjna o charakterze:
a) merytoryczno-usługowym,
b) usługowym,
c) merytorycznym,
d) wszystkie odpowiedzi są nieprawidłowe.
2. Znajomość struktury organizacyjnej pozwala sekretarce:
a) usprawnić obieg dokumentów,
b) usprawnić łączenie rozmów telefonicznych,
c) usprawnić rozpoznawalność dokumentów,
d) wszystkie odpowiedzi są prawidłowe.
3. Informacja:
a) to wiadomość o procesach i zjawiskach zachodzących w otaczającej rzeczywistości,
b) jest podstawą podejmowania decyzji,
c) to produkt i cel pracy biurowej,
d) wszystkie odpowiedzi są prawidłowe.
4. Instrukcja kancelaryjna nie obejmuje:
a) przepisów dotyczących trybu postępowania z pismami i aktami,
b) postępowania w przypadkach szczegółowych,
c) regulaminu pracowni,
d) dopuszczalnych form załatwienia sprawy.
5. System bezdziennikowy:
a) przyjmuje pisma wpływające nie rejestrując ich,
b) rejestruje pisma wpływające w dzienniku kancelaryjnym,
c) hamuje sprawny obieg dokumentów,
d) jest prosty.
57
6. Zebranie pracowników zatrudnionych w jakieś jednostce organizacyjnej celem
przedyskutowania aktualnych problemów to:
a) seminarium,
b) odprawa,
c) posiedzenie,
d) narada.
7. Dobrze sformułowane pismo to:
a) dotyczące wielu spraw,
b) zrozumiałe,
c) zawierające liczne skróty,
d) nieakcentujące żadnych treści pisma.
8. Ze względu na sposób redagowania pisma dzielimy na:
a) manipulacyjne,
b) wewnętrzne,
c) okolicznościowe,
d) zatytułowane.
9. Treść zasadnicza protokołu może być przedstawiona w formie:
a) dosłownej,
b) streszczonej,
c) rozwiniętej,
d) uproszczonej.
10. Formą wewnętrznego przekazywania informacji między pracownikami jest:
a) komunikat,
b) protokół,
c) notatka służbowa,
d) instrukcja.
11. Dokumentem stanowiącym zobowiązanie do zakupu towarów przez odbiorcę na
warunkach określonych w tym dokumencie jest:
a) awizo,
b) zamówienie,
c) faktura VAT,
d) specyfikacja.
12. O czym należy pamiętać przy konstruowaniu listu motywacyjnego?
a) podaniu konkretnego stanowiska, o które się ubiegamy,
b) skromności,
c) koncentrowaniu się na opisie poprzedniego stanowiska,
d) przedstawieniu naszych sukcesów i niepowodzeń.
13. Curriculum vitae nie powinno zawierać:
a) celu,
b) doświadczeń zawodowych,
c) planów na przyszłość,
d) hobby.
14. Biżuteria to element:
a) niedozwolony na stanowisku sekretarki,
b) zdecydowanie podkreślany w wyglądzie sekretarki,
c) nadający ubiorowi estetyczny wygląd,
d) dozwolony, ale świadczący o złym smaku.
58
15. Przy konstruowaniu stanowiska pracy biurowej nie trzeba uwzględniać:
a) przepisów bhp,
b) płci,
c) gustów pracownika,
d) łatwości konserwacji.
16. Terminarz nie służy do:
a) rejestrowania planowanych spotkań,
b) notowania telefonicznych rozmów,
c) rejestrowania uzgodnionych narad,
d) notowania delegacji.
17. Jeżeli pismo podpisują dwie osoby, to osoba zajmująca wyższe stanowisko podpisuje się:
a) z lewej strony,
b) wyżej,
c) niżej,
d) z prawej strony.
18. Zbiór przepisów wewnętrznych
związanych z obiegiem pism to:
a) system kancelaryjny,
b) regulamin organizacyjny,
c) instrukcja kancelaryjna,
d) struktura organizacyjna.
regulujących
sposób
wykonywania
19. Pismo zredagowane w stylu polskim jest zgodne z blankietem:
a) BZ2
b) BZ1
c) BU1
d) BU2
20. Do elementów formalnych pisma zaliczamy:
a) nagłówek, wnioski, podpisy
b) nr pisma, rozdzielniki, nagłówek
c) nazwa odbiorcy, wprowadzenie, załączniki
d) data, uzasadnienie, podpisy.
59
czynności
KARTA ODPOWIEDZI
Imię i nazwisko…………………………………………………………………….....................
Organizacja pracy biurowej
Zakreśl poprawną odpowiedź.
Nr
zadania
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Odpowiedź
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
b
b
b
b
b
b
b
b
b
b
b
b
b
b
b
b
b
b
b
b
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
Punkty
d
d
d
d
d
d
d
d
d
d
d
d
d
d
d
d
d
d
d
d
Razem:
60
6. LITERATURA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
K. Kinel: Technika pracy biurowej. Część 1. WSiP, Warszawa 2003
E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej. Część 2. WSiP, Warszawa 2003
M. Wiśniewska: Technika biurowa. Wydawnictwo „eMPi2”, Poznań 1997
I. Kienzler: Praca biurowa i język handlowy: wzory pism, umów i innych dokumentów
w języku polskim, angielskim i niemieckim. Wydawnictwo „IVAX”, Gdynia 1999
I. Kienzler: Wzory korespondencji handlowej i umów w języku angielskim. Świat
Książki, Warszawa 2004
J. Wiśniewska: Moja firma. WSiP, Warszawa 1998
H. Füschel: Sekretarka – asystentka, kariera, zawód czy powołanie. POLTEXT,
Warszawa 1998
E. Piętkiewicz: Asystenka menedżera. Centrum Informacji Menedżera, Warszawa 1995
W. Gierz: ABC sekretarki. ODiDK, Gdańsk 1994
61

Organizacja pracy biurowej - Biblioteka Otwartej Edukacji

Transkrypt

Podobne dokumenty

1. Organizacja pracy biurowej 2. Profesjonalny pracownik w biurze

Sekretariat - Talex S.A.

materiał do pobrania

Portal A Sp. z oo „Interaktywna platforma kompleksowego

Dokumentacja biurowa i jej rodzaje

Sylabus przedmiotu

Pismo techniczne na lekcji