Załącznik nr 1 -do SIWZ opis przedmiotu zamówienia

„Ekonomia społeczna – drogowskaz rozwoju społecznego”
Projekt pozakonkursowy współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
realizowany przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie
Załącznik nr 1 do SIWZ – DSP.KM.2311. 2.2016
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Wykonanie usługi hotelarskiej wraz z usługą restauracyjną podczas trzydniowego
Konwentu
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarskiej wraz z usługą restauracyjną
podczas trzydniowego Konwentu NGO. Wykonawca wykona wszystkie elementy wchodzące
w skład usługi.
W ramach świadczonej usługi Wykonawca:
 zapewni wyżywienie dla maksymalnie 75 uczestników konwentu
 zapewni nocleg ze śniadaniem dla maksymalnie 75 uczestników konwentu
 zapewni bezpłatny parking dla uczestników konwentu,
 zapewni 1 salę konferencyjną mieszczącą 75 osób i 3 małe sale szkoleniowe mieszczące
25 osób każda
czas trwania zajęć w sali konferencyjnej mieszczącej 75 osób – 4 godziny w każdym dniu
konwentu, razem na dużej sali 12 godzin
 czas trwania zajęć w każdej z trzech sal szkoleniowych mieszczących 25 każda - 12
godzin dla każdej z trzech sal) w każdym dniu konwentu, razem 36 godzin w małych
salach
- Zamawiający zastrzega sobie prawo dostosowania korzystania z sal szkoleniowych
w zależności od potrzeb po uzgodnieniu z Wykonawcą i za jego zgodną.
 zapewni osobę do obsługi sprzętu technicznego.
Zadanie powinno być realizowane w hotelu o standardzie minimum 3* (słownie: trzy
gwiazdki). Zamawiający wymaga, aby wszystkie usługi, tj. zakwaterowanie, wyżywienie oraz
sale konferencyjne/ szkoleniowe wraz z niezbędną infrastrukturą zlokalizowane były w
miejscu realizacji przedmiotu zamówienia, w jednym budynku.
Hotel pozbawiony jest barier architektonicznych w stosunku do osób z niepełnosprawnością
ruchową. Hotel odda do dyspozycji Zamawiającego co najmniej 1 pokój w pełni
przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową. Toalety powinny być
dostosowane dla potrzeb osób niepełnosprawnych. Wyznaczone minimum 3 miejsca
parkingowe przystosowane dla osób niepełnosprawnych.
ZADANIE - usługa hotelarska wraz z usługą restauracyjną podczas dwudniowych
spotkań konsultacyjnych/ sieciujących
Usługa powinna zostać zrealizowana w terminie: w okresie
Termin i miejsce
14 – 30 wrzesień 2016 r. pomiędzy godz. 9.00 a 18.00
realizacji zamówienia:
Ostateczny harmonogram i termin konwentu zostanie
ustalony z wybranym Wykonawcą przy podpisaniu umowy.
Miejsce szkolenia: województwo lubelskie z wyłączeniem
miasta Lublin – w promieniu maksymalnie 50 km od granic
administracyjnych Miasta Lublin.
W przypadku gdy miejsce szkolenia znajduje się w miejscu
z utrudnieniami w korzystaniu z transportu publicznego lub
transport ten nie umożliwia dotarcia na miejsce szkolenia
1
„Ekonomia społeczna – drogowskaz rozwoju społecznego”
Projekt pozakonkursowy współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
realizowany przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie
w wyznaczonym czasie Wykonawca zapewni na własny koszt
transport uczestników z miejsca wyznaczonej przez siebie
zbiórki (centrum Lublina) do miejsca szkolenia (w dniu
rozpoczęcia szkolenia i z powrotem w dniu zakończenia
szkolenia).
Sale
konferencyjne/ Sala konferencyjna z wyposażeniem (nagłośnienie, krzesła dla
uczestników, stolik dla prelegentów, ekran, projektor
szkoleniowe
multimedialny, 2 mikrofony bezprzewodowe, laptop, dostęp
do Internetu, flipchrt + blok papierowy, flamastry). Sala wraz
ze sprawnym sprzętem i jego obsługą techniczną musi być
dostępna w danym terminie min. 1 godz. przed planowaną
godziną rozpoczęcia zajęć . Sala konferencyjna musi posiadać
dobre naświetlenie światłem dziennym i sztucznym, dobre
zaciemnienie,
klimatyzację
oraz
spełniać
wymogi
bezpieczeństwa i higieny pracy. Uczestnicy w trakcie
spotkania mają mieć zapewniony dostęp do szatni, węzła
sanitarnego, sali cateringowej, bezpłatnego parkingu. Sala
konferencyjna powinna być zlokalizowana w miejscu
zakwaterowania i spożywania posiłków.
Sale szkoleniowe trzy małe o pojemności min. 25 osób z
wyposażeniem
(nagłośnienie,
krzesła
i stoliki
dla
uczestników, stolik dla prelegenta, ekran, projektor
multimedialny, laptop, dostęp do internetu, flipchrt + blok
papierowy, flamastry). Małe
sale szkoleniowe muszą
posiadać dobre naświetlenie światłem dziennym i sztucznym,
dobre zaciemnienie, klimatyzację oraz spełniać wymogi
bezpieczeństwa i higieny pracy. Małe Sale szkoleniowe
powinny być zlokalizowane w miejscu zakwaterowania
i spożywania posiłków.
Wyżywienie
W razie awarii sprzętu, Hotel zobowiązuje się go wymienić na
sprawny w ciągu 15 minut od chwili zgłoszenia awarii przez
Zamawiającego.
Zamawiający pokryje koszty wynajmu Sali w kwocie
maksymalnie 60 zł brutto za godzinę.
Świadczenie usług żywienia powinno odbywać się wg ustawy
z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia,
tj. Dz. U. z 2010 r. nr 136 poz. 914 z póz. zmianami.
Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych
wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia.
Na życzenie Zamawiającego Hotel uwzględni w menu dania
dietetyczne (np. dania spełniające wymogi diety
2
„Ekonomia społeczna – drogowskaz rozwoju społecznego”
Projekt pozakonkursowy współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
realizowany przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie
bezglutenowej, wegańskiej itp.).
Zamawiający zapewni wyżywienie w ilości adekwatnej do
liczby uczestników każdego ze spotkań.
Wyżywienie w czasie konwentu (na każdego uczestnika):
 3 ciepłe posiłki - obiady,
 3 przerwy kawowe,
 2 kolacja
Zamawiający pokryje koszty wg cen:
- 1 ciepłego posiłku – obiadu maksymalnie w kwocie 30 zł
brutto na osobę,
- 1 przerwy kawowej maksymalnie w kwocie 10 zł brutto
na osobę,
- 1 kolacji maksymalnie w kwocie 20 zł za osobę,
Obiad powinien być podawany w innej sali niż sala
konferencyjna/warsztatowa. Wykonawca musi zapewnić
wydanie posiłku jednocześnie dla wszystkich uczestników
danego spotkania i zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie
i sprawne wydanie posiłków.
Ciepły posiłek - obiad
Ciepły posiłek - obiad w tym każdy składający się
przynajmniej z:
I dania:
- zupy np. (rosół, pomidorowa, grzybowa) – 350 ml/osobę.
II dania:
- np. ziemniaki, ryż, kasza 200 g/osoba, sztuka mięsa
(drobiowego/wieprzowego) z sosem lub bez 120 g/osoba,
lub kotlet schabowy – 120 g/osoba lub ryba – 120 g/osoba,
surówka (np. z gotowanych warzyw lub świeżych warzyw
sezonowych) - 200 g/os.
Deseru:
- podanego w pucharku np. lody z owocami/galaretka
z kremem i owocami/pudding/tiramisu
Napoje zimne:
- soki owocowe - 3 rodzaje (pomarańczowy, jabłkowy,
grejpfrutowy) - 250 ml na osobę, woda mineralna gazowana
(250 ml na osobę) i niegazowana (250 ml na osobę).
Podane gramatury są już po obróbce termicznej.
Ostateczne menu dań ciepłych Wykonawca ustali po
konsultacji z Zamawiającym.
3
„Ekonomia społeczna – drogowskaz rozwoju społecznego”
Projekt pozakonkursowy współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
realizowany przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie
Ciepły posiłek - obiad dla każdego uczestnika powinien być
podany na ciepło na zastawie ceramicznej z kompletem
sztućców metalowych i serwetek. Danie obiadowe będzie
serwowane w formie porcji podanych na talerzach dla każdego
uczestnika spożywanych przy stole.
Przerwy kawowe
Wymagania dotyczące serwisu kawowego:
- zapewnienie serwisu kawowego w miejscu wyznaczonym
przez Wykonawcę poza salą konferencyjną/ warsztatową,
bezpośrednim
sąsiedztwie
sali
konferencyjnej/
sal
warsztatowych,
- Zamawiający dopuszcza zorganizowanie serwisu kawowego
na zasadzie
nieprzerwanej dostępności w każdym dnia
konwentu podczas trwania zajęć
zapewnienie
pełnej
zastawy
serwisowej
wraz
z przygotowaniem
serwisu
oraz
uprzątnięciem
po
zakończonym spotkaniu: serwetki, filiżanki do herbaty i
kawy ze spodeczkami i łyżeczkami, sztućce do ciasta.
Systematyczna wymiana zastawy na czystą.
Serwis kawowy składający się z :
- kawy z ekspresu ciśnieniowego lub przelewowego (250
ml/os.),
- herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach - owocowa, zielona,
czarna – 3 szt./os.),
- gorącej wody w termosach do zaparzania herbaty,
- mleka w dzbankach (50 ml/os.),
- cukru (4 łyżeczki lub 4 saszetki po 2 gramy na osobę),
- ciasta – 3 rodzaje ciasta pieczonego 100 g/os. (np. sernik,
szarlotka, wz-tka, min. 3 szt./os.),
- wody mineralnej gazowanej (250 ml/os.) i niegazowanej
(250 mln/os.),
Zamawiający wymaga przygotowania i obsługi serwisu
kawowego na bieżąco i uzupełniania serwisu kawowego
podczas spotkań.
Kolacja
W ramach kolacji Wykonawca zapewni:
Kolację składająca się przynajmniej z:
 przystawki,
 dania głównego podanego na ciepło,
 zimnej płyty składającej się z różnorodnych składników:
np. wędlin, serów, jajek, warzyw sezonowych, warzyw
marynowanych, ryb, sałatek, itp. (minimum 4 rodzaje)
 napojów różnorodnych (ciepłych i zimnych).
4
„Ekonomia społeczna – drogowskaz rozwoju społecznego”
Projekt pozakonkursowy współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
realizowany przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie
Wszystkie składniki kolacji powinny być różne od składników
obiadów podawanych podczas spotkań.
Zakwaterowanie ze
śniadaniem:
Hotel
zakwateruje
uczestników
spotkania
zgodnie
z wytycznymi,
które
zostaną
przekazane
przez
Zamawiającego na 1 dzień przed terminem każdego ze
spotkań.
Pokoje, w których zakwaterowani będą uczestnicy spotkań
mają standard określony zgodnie z art. 2 pkt. 4
Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19
sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych
obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz.
U. z dnia 24 stycznia 2006 r. Nr 22, poz. 169).
Zadanie powinno być realizowane w obiektach dostępnych
dla osób niepełnosprawnych. Zgodnie z art. 2 pkt. 4
Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19
sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych
obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz.
U. z dnia 24 stycznia 2006 r. Nr 22, poz. 169), minimalne
wymagania co do wyposażenia w zakresie dostosowania
obiektów hotelarskich do potrzeb osób niepełnosprawnych
określa załącznik nr 8 do rozporządzenia.
 Zakwaterowanie w pokojach 1,2 i 3 osobowych z pełnym
węzłem sanitarnym, przy czym powinny być dostępne co
najmniej 4 pokoje jednoosobowe. Powierzchnia pokoi
powinna być nie mniejsza niż powierzchnia określona w
Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19
sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych
obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie dla
pokoi 1,2,3 osobowych w hotelach trzy gwiazdkowych.
 Minimalne wyposażenie pokoi (1, 2 i 3 - osobowych):
łóżko lub łóżka, nocny stolik lub półka, szafa lub
zabudowana wnęka garderobiana, biurko lub stół, krzesło,
lustro. Wszystkie pokoje powinny posiadać łazienki
wyposażone
min.
w:
wannę
z baterią
i natryskiem lub kabinę natryskową, umywalkę, WC,
zestaw ręczników, artykuły higieny osobistej. Łóżka
powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne
posłanie.
W przypadku niemożliwości podzielenia uczestników do
pary pod względem płci, Wykonawca zobowiązany będzie
do
udostępnienia
pokoi
jednoosobowych
lub
5
„Ekonomia społeczna – drogowskaz rozwoju społecznego”
Projekt pozakonkursowy współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
realizowany przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie


dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania.
W okresie grzewczym pokoje muszą być ogrzewane.
Wykonawca zapewni przechowanie bagażu uczestników
spotkania przed zajęciem i po zwolnieniu pokoju.
Śniadanie w formie szwedzkiego bufetu wliczone w cenę
noclegu, w tym co najmniej: pieczywo różnorodne, danie na
ciepło do wyboru: (np. jajecznica, kiełbaski na gorąco),
wędliny różnorodne, sery różnorodne, dżemy, mleko: ciepłe,
zimne, przetwory jogurtowe, płatki śniadaniowe, świeże
warzywa: np. pomidory, ogórek zielony, papryka napoje
różnorodne: kawa, herbata, soki, woda mineralna gazowana
i niegazowana, dodatki: cytryna, cukier, mleko, masło.
Śniadanie dla każdego uczestnika powinno być podane na
zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych
i serwetek.
Zamawiający pokryje koszty:
1 noclegu ze śniadaniem – max. w kwocie 150 zł brutto
za jeden nocleg dla jednej osoby.
Wymagania
dotyczące Hotel zobowiązany jest wskazać 1 osobę koordynującą
współpracy w ramach realizację wszystkich usług w ramach spotkań. W trakcie
trwania spotkań wskazany koordynator będzie obecny
spotkań
i dyspozycyjny w miejscu ich realizacji.
Zamawiający i Hotel będą kontaktować się za pośrednictwem
poczty elektronicznej i telefonu oraz osobiście w trakcie
trwania spotkania w sprawie szczegółów jego realizacji.
Przed rozpoczęciem realizacji spotkań Zamawiający spotka
się z koordynatorem wskazanym przez Wykonawcę na
miejscu realizacji spotkań w celu ustalenia szczegółów
współpracy i zapoznania się z obiektem, w terminie
dogodnym dla obu stron.
Zamawiający może w ciągu 2 dni przed terminem spotkania
dostarczyć na miejsce realizacji spotkania materiały
warsztatowe, które Hotel zobowiązany jest zmagazynować
i na 1 godzinę przed realizacją spotkania dostarczyć do sal
konferencyjnych/ szkoleniowych, w których będzie ono
realizowane.
6