Załącznik nr 1 - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

„Ekonomia społeczna – drogowskaz rozwoju społecznego”
Projekt pozakonkursowy współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
realizowany przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie
Załącznik nr 1 do SIWZ – DSP.KM.2311.29.2015
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Wykonanie usługi hotelarskiej wraz z usługą restauracyjną podczas trzydniowego
Konwentu NGO
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarskiej wraz z usługą restauracyjną
podczas trzydniowego Konwentu NGO dla 75 osób. Wykonawca wykona wszystkie elementy
wchodzące w skład usługi.
W ramach świadczonej usługi Wykonawca:
 zapewni wyżywienie dla 75 uczestników Konwentu,
 zapewni nocleg ze śniadaniem dla 75 uczestników Konwentu,
 zapewni bezpłatny parking dla uczestników Konwentu,
 zapewni 1 salę konferencyjną mieszczącą min. 75 osób i 3 małe sale
konferencyjne/szkoleniowe mieszczące min. 25 osób każda,
 zapewni osobę do obsługi sprzętu technicznego.
Zadanie powinno być realizowane w obiektach dostępnych dla osób niepełnosprawnych.
Zgodnie z art. 2 pkt. 4 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r.
w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi
hotelarskie (t.j. Dz. U. z dnia 24 stycznia 2006 r. Nr 22, poz. 169), minimalne wymagania co
do wyposażenia w zakresie dostosowania obiektów hotelarskich do potrzeb osób
niepełnosprawnych określa załącznik nr 8 do rozporządzenia.
ZADANIE - usługa hotelarska wraz z usługą restauracyjną podczas trzydniowego
Konwentu NGO
Usługa powinna zostać zrealizowane w przedziale czasowym
Termin i miejsce
od 7 do 11 grudnia 2015 r., w dni robocze od poniedziałku do
realizacji zamówienia:
piątku, w przedziale godzin od 9.00 do 16.00.
Ostateczny harmonogram i termin realizacji Konwentu
zostanie ustalony z wybranym Wykonawcą przy podpisaniu
umowy. Miejsce Konwentu: województwo lubelskie (z
wyłączeniem miasta Lublin). Zmawiający dopuszcza zmianę
terminu nie dalej niż do 20 grudnia 2015 r.
Sale konferencyjne
Sala konferencyjna o pojemności min. 75 osób z
wyposażeniem (nagłośnienie, krzesła dla uczestników, stolik
dla prelegentów, ekran, projektor multimedialny, laptop,
flipchrt + blok papierowy, flamastry). Sala wraz ze sprawnym
sprzętem i jego obsługą techniczną musi być dostępna w
danym terminie min. 1 godz. przed planowaną godziną
rozpoczęcia konferencji. Sala konferencyjna musi posiadać
dobre naświetlenie światłem dziennym i sztucznym, dobre
zaciemnienie,
klimatyzację
oraz
spełniać
wymogi
1
„Ekonomia społeczna – drogowskaz rozwoju społecznego”
Projekt pozakonkursowy współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
realizowany przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie
Wyżywienie
bezpieczeństwa i higieny pracy. Uczestnicy w trakcie
konwentu mają mieć zapewniony dostęp do szatni, węzła
sanitarnego, sali cateringowej, bezpłatnego parkingu. Sala
konferencyjna powinna być zlokalizowane w miejscu
zakwaterowania i spożywania posiłków.
3 Sale małe konferencyjne/szkoleniowe o pojemności min. 25
osób z wyposażeniem (nagłośnienie, krzesła i stoliki dla
uczestników, stolik dla prelegenta, ekran, projektor
multimedialny, laptop, flipchrt + blok papierowy, flamastry).
Sale małe konferencyjne/szkoleniowa muszą posiadać dobre
naświetlenie światłem dziennym i sztucznym, dobre
zaciemnienie,
klimatyzację
oraz
spełniać
wymogi
bezpieczeństwa
i
higieny
pracy.
Małe
Sale
konferencyjne/szkoleniowe powinny być zlokalizowane w
miejscu zakwaterowania i spożywania posiłków.
Zamawiający pokryje koszty wynajmu Sali w kwocie
maksymalnie 60 zł brutto za godzinę.
Wyżywienie w czasie Konwentu w postaci co najmniej (na
każdego uczestnika):
 3 ciepłe posiłki - obiady,
 3 przerwy kawowe,
 2 kolacje
Zamawiający pokryje koszty:
- 1 ciepłego posiłku – obiadu maksymalnie w kwocie 30 zł
brutto na osobę,
- 1 przerwy kawowej maksymalnie w kwocie 10 zł brutto
na osobę,
- 1 kolacji maksymalnie w kwocie 20 zł za osobę,
Obiady powinien być podawany w innej sali niż sala
konferencyjna. Wykonawca musi zapewnić wydanie posiłku
jednocześnie dla wszystkich uczestników danego konwentu
i zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie
posiłków.
Ciepły posiłek - obiad
Ciepły posiłek - obiad w tym każdy składający się
przynajmniej z:
I dania:
- zupy np. (rosół, pomidorowa, grzybowa) – 350 ml/osobę.
II dania:
- np. ziemniaki, ryż, kasza 200 g/osoba, sztuka mięsa
(drobiowego/wieprzowego) z sosem lub bez 120 g/osoba,
lub kotlet schabowy – 120 g/osoba lub ryba – 120 g/osoba,
2
„Ekonomia społeczna – drogowskaz rozwoju społecznego”
Projekt pozakonkursowy współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
realizowany przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie
surówka (np. z gotowanych warzyw lub świeżych warzyw
sezonowych) - 200 g/os.
Deseru:
- podanego w pucharku np. lody z owocami/galaretka
z kremem i owocami/pudding/tiramisu
Napoje zimne:
- soki owocowe - 3 rodzaje (pomarańczowy, jabłkowy,
grejpfrutowy) - 250 ml na osobę, woda mineralna gazowana
(250 ml na osobę) i niegazowana (250 ml na osobę).
Podane gramatury są już po obróbce termicznej.
Ostateczne menu dań ciepłych Wykonawca ustali po
konsultacji z Zamawiającym.
Ciepły posiłek - obiad dla każdego uczestnika powinien być
podany na ciepło na zastawie ceramicznej z kompletem
sztućców metalowych i serwetek. Danie obiadowe będzie
serwowane w formie porcji podanych na talerzach dla każdego
uczestnika spożywanych przy stole.
Przerwy kawowe
Wymagania dotyczące serwisu kawowego:
- zapewnienie serwisu kawowego w miejscu wyznaczonym
przez Wykonawcę poza salą konferencyjną,
- dostępność serwisu kawowego: nieprzerwanie każdego dnia
konwentu,
- zapewnienie pełnej zastawy serwisowej wraz z
przygotowaniem serwisu oraz uprzątnięciem po zakończonym
spotkaniu: serwetki, filiżanki do herbaty i kawy ze
spodeczkami i łyżeczkami, sztućce do ciasta. Systematyczna
wymiana zastawy na czystą.
Serwis kawowy składający się z :
- kawy rozpuszczalnej i parzonej (250 ml/os.),
- herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach - owocowa, zielona,
czarna – 3 szt./os.),
- gorącej wody w termosach do zaparzania kawy i herbaty,
- mleka w dzbankach (50 ml/os.),
- cukru (4 łyżeczki lub 4 saszetki po 2 gramy na osobę),
- ciasta – 3 rodzaje ciasta pieczonego 100 g/os. (np. sernik,
szarlotka, wz-tka, min. 3 szt./os.),
- wody mineralnej gazowanej (250 ml/os.) i niegazowanej
(250 mln/os.),
Zamawiający wymaga przygotowania i obsługi serwisu
3
„Ekonomia społeczna – drogowskaz rozwoju społecznego”
Projekt pozakonkursowy współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
realizowany przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie
kawowego na bieżąco i uzupełniania serwisu kawowego
podczas Konwentu.
Kolacja
W ramach kolacji Wykonawca zapewni:
Kolację składająca się przynajmniej z:
 przystawki,
 dania głównego podanego na ciepło,
 zimnej płyty składającej się z różnorodnych składników:
np. wędlin, serów, warzyw sezonowych, warzyw
marynowanych, śledzi, sałatek, itp. (minimum 4 rodzaje)
 napojów różnorodnych (ciepłych i zimnych).
Wszystkie składniki kolacji powinny być różne od składników
obiadów podawanych podczas konwentu.
Zakwaterowanie ze
śniadaniem:
Zadanie powinno być realizowane w obiektach dostępnych
dla osób niepełnosprawnych. Zgodnie z art. 2 pkt. 4
Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19
sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych
obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz.
U. z dnia 24 stycznia 2006 r. Nr 22, poz. 169), minimalne
wymagania co do wyposażenia w zakresie dostosowania
obiektów hotelarskich do potrzeb osób niepełnosprawnych
określa załącznik nr 8 do rozporządzenia.
 Zakwaterowanie w pokojach 1,2,3 osobowych z pełnym
węzłem sanitarnym, przy czym powinny być dostępne co
najmniej 2 pokoje jednoosobowe. Powierzchnia pokoi
powinna być nie mniejsza niż powierzchnia określona w
Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19
sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych
obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie dla
pokoi 1,2,3 osobowych w hotelach trzy gwiazdkowych.
 Minimalne wyposażenie pokoi (1, 2 i 3 - osobowych):
łóżko lub łóżka, nocny stolik lub półka, szafa lub
zabudowana wnęka garderobiana, biurko lub stół, krzesło,
lustro. Wszystkie pokoje powinny posiadać łazienki
wyposażone
min.
w:
wannę
z baterią
i natryskiem lub kabinę natryskową, umywalkę, WC,
zestaw ręczników, artykuły higieny osobistej. Łóżka
powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne
posłanie.
W przypadku niemożliwości podzielenia uczestników do
pary pod względem płci, Wykonawca zobowiązany będzie
4
„Ekonomia społeczna – drogowskaz rozwoju społecznego”
Projekt pozakonkursowy współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
realizowany przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie
do
udostępnienia
pokoi
jednoosobowych
lub
dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania.
 W okresie grzewczym pokoje muszą być ogrzewane.
 Wykonawca zapewni przechowanie bagażu uczestników
szkolenia przed zajęciem i po zwolnieniu pokoju
 W przypadku gdy część uczestników jest kwaterowana
poza ośrodkiem, w odległości większej niż 500 m.,
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić każdorazowo
transport uczestników.
 W przypadku gdy miejsce konwentu zlokalizowane będzie
w odległości większej niż 500 m od przystanku
komunikacji publicznej Wykonawca zapewni na własny
koszt transport uczestników z miejsca wyznaczonej przez
siebie zbiórki do miejsca gdzie organizowany jest
konwent (w dniu rozpoczęcia konwentu i z powrotem w
dniu zakończenia konwentu).
Śniadanie w formie szwedzkiego bufetu wliczone w cenę
noclegu, w tym co najmniej: pieczywo różnorodne, danie na
ciepło do wyboru: (np. jajecznica, kiełbaski na gorąco),
wędliny różnorodne, sery różnorodne, dżemy, mleko: ciepłe,
zimne, przetwory jogurtowe, płatki śniadaniowe, świeże
warzywa: np. pomidory, ogórek zielony, papryka napoje
różnorodne: kawa, herbata, soki, woda mineralna gazowana i
niegazowana, dodatki: cytryna, cukier, mleko, masło.
Śniadanie dla każdego uczestnika powinno być podane na
zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i
serwetek.
Zamawiający pokryje koszty:
- 1 noclegu ze śniadaniem – max. w kwocie 150 zł brutto na
osobę,
5