PRC/DSJ/ND Nadzór Nad Dokumentacją Radosław

PROCEDURA
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001:2008 (4.2.3)
Numer dokumentu:
PRC/DSJ/ND
Tytuł:
Nadzór Nad Dokumentacją
Opracował:
Sprawdził / Zatwierdził :
Radosław Zawiliński
Tomasz Piekoszewski
Data obowiązywania:
Wydanie:
2014-04-01
A
1. CEL
Zapewnienie nadzoru i dostępu do dokumentów systemowych stosowanych w firmie Serwisy
Józef Skrzypa Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością Spółka Komandytowa.
Zapewnienie, by wszystkie dokumenty systemowe i zapisy były identyfikowane, nadzorowane i
przechowywane zgodnie z standardami, które minimalizują ryzyko związane z użyciem nieaktualnej
dokumentacji.
2. ZAKRES
Procedura obowiązuje wszystkich pracowników firmy Serwisy Józef Skrzypa Spółka z Ograniczoną
Odpowiedzialnością Spółka Komandytowa.
3. WŁAŚCICIEL PROCESU
Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością
4. DEFINICJE
Dokumentacja systemowa, dotyczy takich dokumentów jak:
 opisy procesów
 procedury
 instrukcje (nie dotyczy instrukcji roboczych, produkcji,
narzędziowych itp.)
 regulacje wewnętrzne
 struktury organizacyjne
 polityki
Procedura – to ogólny opis przebiegu procesu, zawierający rezultaty poszczególnych
podprocesów, podstawowe odpowiedzialności i role uczestników (w odróżnieniu od instrukcji, która
opisuje w sposób szczegółowy działania wewnątrz procesów, definiuje zadania i role
poszczególnych uczestników oraz opisuje przebieg zdarzeń).
Instrukcja – Instrukcja, to udokumentowany sposób postępowania, który w sposób szczegółowy
opisuje działania wewnątrz procesów, definiuje zadania i role poszczególnych uczestników procesu
oraz opisuje przebieg zdarzeń (w odróżnieniu od procedury, która opisuje je w sposób ogólny).
Instrukcja dotyczy całości bądź fragmentu procesu, jest dokumentem podrzędnym wobec
procedury.
1/5
Wydruk jest kopią nienadzorowaną – aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
PROCEDURA
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001:2008 (4.2.3)
Numer dokumentu:
PRC/DSJ/ND
Tytuł:
Nadzór Nad Dokumentacją
Zatwierdzający – osoba odpowiedzialna za zatwierdzenie dokumentu pod względem
merytorycznym (przeważnie właściciel procesu nadrzędnego lub Dyrektor funkcjonalny).
Opracowujący – właściciel procesu lub osoba przez niego wyznaczona. Opracowujący odpowiada
za opracowanie danego dokumentu (procedury, instrukcji) oraz jego zgodność ze stanem
faktycznym.
Uczestnik procesu – funkcja/oddział/dział/stanowisko/osoba biorąca udział w opisywanym
procesie.
Zapis – dane lub dokument zawierające dowody zgodności z wymaganiami i skuteczności
działania systemu jakości
5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Właściciel procesu – osoba wyznaczona przez Zarząd bądź właściciela procesu nadrzędnego
odpowiedzialna za:
• Monitorowanie procesu
– Monitorowanie rezultatu procesu
– Określanie kryteriów sukcesu procesu – definiowanie miar i celów
– Określanie metod monitorowania procesu
– Ocenę funkcjonowania i efektywności procesu
• Koordynację i modelowanie przebiegu procesu
– Komunikowanie przebiegu procesu dla uczestników i osób współpracujących
– Egzekwowanie postępowania zgodnie z przyjętymi zasadami w procesie
– Opis procesu, tworzenie procedur i instrukcji
– Proponowanie, akceptowanie i wdrażanie zmian oraz modyfikacji do przebiegu
procesu
• Sprawdzanie poprawności realizacji procesu
– Przeprowadzanie audytów procesów – sprawdzanie czy działamy zgodnie z przyjętymi
zasadami
– Analizę wyjątków i odstępstw od procesu
• Współpracę z innymi właścicielami procesów dla zapewnienia całościowej koordynacji
przepływu procesów w Organizacji
Właściciel instrukcji – osoba wyznaczona przez właściciela procesu lub przełożonego
funkcjonalnego, która jest odpowiedzialna za:
 Stworzenie instrukcji
 Aktualizację instrukcji
 Wdrożenie instrukcji
 Informowanie osób zainteresowanych o zmianach w instrukcji
 Komunikowanie zasad zawartych w instrukcji
Za zastosowanie tej procedury są odpowiedzialni wszyscy opracowujący i zatwierdzający
dokumenty opisujące standardy pracy (procedury, instrukcje).
2/5
Wydruk jest kopią nienadzorowaną – aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
PROCEDURA
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001:2008 (4.2.3)
Numer dokumentu:
PRC/DSJ/ND
Tytuł:
Nadzór Nad Dokumentacją
6. DOKUMENTY I PROCESY ZWIĄZANE


Norma ISO 9001:2008
Księga Jakości - KJ
7. TRYB POSTĘPOWANIA
7.1. Ogólne założenia
Załączony wzór dokumentu FO/DSJ/001 ma zastosowanie do wszystkich procesów, procedur i
instrukcji opisujących procesy i standardy pracy.
7.1.1. Przechowywanie dokumentacji procesowej
Za aktualną i obowiązującą uważana jest jedynie dokumentacja systemowa znajdująca się w
wyznaczonym przez zewnętrzną firmę informatyczną z którą Serwisy Józef Skrzypa Spółka z
Ograniczoną Odpowiedzialnością Spółka Komandytowa. posiada podpisaną umowę na obsługę
informatyczną katalogu, tj. pod adresem ftp://skrzypa.ig.pl folder dokumentacja SZJ. Wszelkie
wydruki dokumentacji uważa się za nienadzorowane, tzn. że za dopilnowanie aktualności
dokumentacji odpowiada osoba, która użytkuje wydruk.
Kolejne wersje dokumentacji zaczynają obowiązywać z momentem umieszczenia zmienionej
dokumentacji w sieci komputerowej. Za kontrolę i wprowadzanie dokumentacji do obiegu,
odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.
7.1.2. Zarządzanie zapisami
Każda instrukcja powinna określać zapisy, które są tworzone w ramach opisywanego procesu.
Zapisy powinny mieć określone miejsce i czas przechowywania oraz osobę odpowiedzialną za ich
nadzorowanie.
7.1.3. Forma graficzna dokumentów
Forma graficzna stron tytułowych i kolejnych stron dokumentacji, formatowanie treści i zawartość
dokumentów powinna być zgodna z niniejszą instrukcją i załącznikiem FO/DSJ/001 – Szablon
Procesu, Procedury, Instrukcji
7.1.4. Oznakowanie dokumentów
Sposób oznakowania dokumentów:
XXX/YYY/ZZZ-tytuł
gdzie:
XXX – oznacza rodzaj dokumentu:
PRC- proces
3/5
Wydruk jest kopią nienadzorowaną – aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
PROCEDURA
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001:2008 (4.2.3)
Numer dokumentu:
PRC/DSJ/ND
Tytuł:
Nadzór Nad Dokumentacją
PR – procedura
IN – instrukcja
FO – formularz
YYY – przynależność do procesu
DSJ – doskonalenie systemu zarządzania jakością
OS - obsługa serwisowa
ZZZ – kod identyfikacyjny lub kolejny numer dokumentu np. 001
ND – Nadzór Nad Dokumentacją
NZ – Nadzór Nad Zapisami
AW – Audyty Wewnętrzne
DK – Działania Korygujące i Zapobiegawcze
NN – Nadzór Nad Wyrobem Niezgodnym
NP – Naprawy Pojazdów
ZM – Zarzadzanie Magazynem
NW – Nadzór Nad Wyposażeniem Kontrolno-Pomiarowym i Urządzeniami
Przykład:
PRC/DSJ/NZ – Nadzór Nad Zapisami
FO/DSJ/001 – Szablon Procesu, Procedury, Instrukcji
Oznakowanie poprzez „> <” oznacza, że treść zawarta pomiędzy znakami nie należy do zawartości
szablonu (dotyczy to tylko formularza wzoru instrukcji) - należy ją zastąpić.
7.1.5. Archiwizacja
Za dostęp do archiwalnych dokumentów systemowych odpowiada zewnętrzna firma informatyczna
z którą Serwisy Józef Skrzypa Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością Spółka Komandytowa,
posiada podpisaną umowę na obsługę informatyczną.
7.2. Schemat postępowania dla tworzenia instrukcji i procedur
Osoba odpowiedzialna za proces (właściciel procesu) powinna dopilnować aby
dokumentacja która go dotyczy była aktualna i znana. Wszelkie nowe dokumenty powinny być
konsultowane z Pełnomocnikiem ds. ISO, a proponowane i zatwierdzone zmiany w treści
procedury, procesu, instrukcji odznaczone pionową kreską umieszczoną na marginesie dokumentu
przy treści zmienionej.
Decyzja o stworzeniu nowego dokumentu, który dotychczas nie funkcjonował w organizacji,
powinna być skonsultowana z Pełnomocnikiem ds. ISO lub właścicielem procesu nadrzędnego
Zakres aktualizacji powinien być opisany w punkcie dokumentu: „Opis zmian”.
Każda procedura czy instrukcja powinna zostać skonsultowana z osobami, które podejmują
decyzje w procesie lub mogą mieć istotne uwagi co do jego funkcjonowania.
Dokument w ostatecznej wersji jest sprawdzany i zatwierdzany przez Właściciela procesu
nadrzędnego lub przełożonego lub Pełnomocnika ds. ISO.
4/5
Wydruk jest kopią nienadzorowaną – aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
PROCEDURA
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001:2008 (4.2.3)
Numer dokumentu:
PRC/DSJ/ND
Tytuł:
Nadzór Nad Dokumentacją
Osoba opracowująca dokument jest odpowiedzialna za przekazanie wersji elektronicznej
zatwierdzonego dokumentu do Pełnomocnika ds. ISO w celu opublikowania na dysku sieciowym.
Właściciel Procesu/Instrukcji jest odpowiedzialny za poinformowanie zainteresowanych o nowych
zasadach lub ich zmianie zawartej w dokumentacji. Sposób/plan wdrożenia powinien zostać
skonsultowany z Pełnomocnikiem ds. ISO.
8. ZAŁĄCZNIKI
FO/DSJ/001 – Szablon Procesu, Procedury, Instrukcji
9. ZAPISY
Lp.
Zapis
Miejsce
przechowywania
Kto jest
odpowiedzialny
Jak długo
przechowywany
10. OPIS ZMIAN
Wydanie:
A
Opis zmiany:
Nazwisko:
Data
aktualizacji:
Utworzenie Procedury
Zawiliński
2014-02-15
5/5
Wydruk jest kopią nienadzorowaną – aktualna zawsze jest wersja elektroniczna