docJednolity rzeczowy wykaz akt
download 
Reklamacja Transkrypt
Jednolity rzeczowy wykaz akt
Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku Wydanie: 01 Obowiązuje od: 01 czerwca 2012 r. Strona 1 z 12 Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku Symbole klasyfikacyjne I II III 0 Hasła klasyfikacyjne IV Symbole i kategorie dokumentacji Komórka macierzysta Uwagi inne ZARZADZANIE Organy kolegialne 00 000 Kolegia, komisje, zespoły doradcze i opiniodawcze (kolegium kierowników placówek, kolegium samodzielnych stanowisk pracy) B25 001 Zjazdy, konferencje, sympozja własne B25 002 Udział w obcych zjazdach, konferencjach, sympozjach B25 003 004 Narady pracownicze Związki i stowarzyszenia B25 B25 005 Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych B2 01 Bc Zarządzenia w sprawie powołań, regulaminy pracy komisji i zespołów, skład, porządek obrad, lista uczestników, sprawozdania, wnioski, protokoły Programy, referaty, listy uczestników, wnioski, protokoły, sprawozdania Własne wystąpienia, referaty, opracowania, sprawozdania Protokoły, sprawozdania Statuty, regulaminy, protokoły Korespondencja operatywna (zaproszenia , pisma informacyjne) Organizacja 010 Podstawy prawne działania Biblioteki B25 011 Organizacja Biblioteki B25 012 Organizacja biurowości. Składnica akt 0120 Przepisy kancelaryjno-archiwalne B25 0121 Wzory odciskowe pieczęci B25 Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zakrzówku. Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe itp. Dotyczące bezpośrednio działania Biblioteki Statuty, regulaminy, dokumenty rejestr., schematy organizacyjne Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja archiwalna 02 Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku Wydanie: 01 Obowiązuje od: 01 czerwca 2012 r. Strona 2 z 12 0122 Ewidencja składnicy akt B25 0123 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji B5 0124 Udostępnianie akt Akty normatywne B2 Bc 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych B10 021 Zbiór aktów normatywnych Biblioteki B25 B5 022 Zarządzenia porządkowe, polecenia służbowe B5 Bc 023 024 Pełnomocnictwa Opinie prawne. Interpretacja. B10 B5 Bc 025 Sprawy cywilno-administracyjne B10 03 030 031 032 033 034 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej) Plany i sprawozdania wieloletnie. Strategie Plany i sprawozdania roczne 0320 Wersje ostateczne planów własnych (jednostkowe i zbiorcze) 0321 Sprawozdania własne 0322 Sprawozdania zbiorcze Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacji Statystyka B10 Zarządzenia, okólniki, wytyczne instrukcje władz Komplet podpisanych zarządzeń, instrukcji, okólników, wytycznych dyrektora MBP. Oryginał w zbiorze, kopie w odpowiednich klasach rzeczowych i placówkach Doraźne zarządzenia administracyjne wewnętrzne niemające znaczenia normatywnego Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy Bc B25 B25 B25 B25 B25 Spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz (rejestr, protokoły brakowania i spisy akt wybrakowanych, spisy akt przekazanych Kontrolka wpływu i wysłanej korespondencji, opłaty pocztowe i dowody doręczeń Zezwolenia, karty udostępniania Bc Bc Bc Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zakrzówku. Ustalenia obce, własne ujęte w klasie 021 0340 Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku Wydanie: 01 Obowiązuje od: 01 czerwca 2012 r. Strona 3 z 12 Źródłowe materiały statystyczne Statystyczne opracowania końcowe Analizy (kompleksowe i problemowe) 0350 Własne 0351 Analizy wycinkowe Meldunki i raporty sytuacyjne Informatyka Projektowanie i koordynacja systemów i programów Spis systemów i programów, bank danych 0341 035 036 04 040 041 B5 B25 B25 B5 B5 Bc Bc Bc B25 B25 042 Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów B25 043 Przetwarzanie danych B25 044 Archiwizowanie oprogramowania B25 05 Bc Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych Własne i zbiorcze Bc Bazy danych programów posiadanych Program wdrożenia procesu zautomatyzowanego wypożyczania w placówkach GBP, programy komputeryzacji i automatyzacji Biblioteki Wydruki maszyn elektronicznych – Księga Inwentarzowa – B25, wydruki statystyczne, wyniki badań Archiwizacja systemów, kopie bezpieczeństwa oprogramowania Skargi i wnioski. Rejestry i analiza. 050 Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio B25 051 052 053 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwości Analiza skarg i wniosków Rejestry skarg i wniosków Promocja, wydawnictwa, popularyzacja. B5 B25 B25 060 Założenia programowo-organizacyjne B25 061 Informacje własne dla prasy, radia i telewizji B25 06 Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zakrzówku. W razie masowości tego typu spraw do B25 kwalifikuje się 5-10% Programy o ponadgminnym zasięgu gminnym lub Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku Wydanie: 01 Obowiązuje od: 01 czerwca 2012 r. Strona 4 z 12 Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne. Kroniki, monografie Redagowanie strony internetowej. Redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej. Różne formy popularyzacji Wystawy Konkursy Spotkania autorskie. Spotkania z ciekawymi ludźmi Lekcje biblioteczne tematyczne i wprowadzające Imprezy: literackie, przyrodnicze, historyczne, itp. Festyny. Pikniki. Happeningi. Spotkania teatralne B25 B25 B25 B25 067 Bieżąca obsługa działalności kulturalno-oświatowej. B5 070 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi Umowy o współpracy B25 071 Reprezentacja B25 080 Współpraca z zagranicą Zagraniczne wyjazdy służbowe B25 081 Przyjazdy delegacji zagranicznych B25 090 Kontrole Zasady i tryb przeprowadzania kontroli B10 091 Kontrole zewnętrzne Biblioteki 062 063 064 065 066 0660 0661 0662 0663 0664 0665 0666 07 08 09 B25 B25 B25 B25 B25 B25 B25 0910 Kompleksowe B25 0911 Problemowe B25 Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zakrzówku. O działalności własnej Scenariusze Regulaminy, sprawozdania Scenariusze Konspekty Scenariusze Scenariusze, sprawozdania Scenariusze, wykaz aktorów, scenografia Korespondencja, rejestr działań kulturalnooświatowych Umowy i programy działania Podziękowania, zaproszenia, korespondencja dyplomy, Programy pobytu delegacji zagranicznych i sprawozdania z przebiegu rozmów Ustalenia obce, własne ujęte w klasie 021 Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę. Obejmujące całokształt działalności MBP Jeśli dot. zagadnień merytorycznych nie usługowych 0912 0913 Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku Wydanie: 01 Obowiązuje od: 01 czerwca 2012 r. Strona 5 z 12 Wycinkowe Doraźne B5 B25 Kontrole wewnętrzne 092 0920 Kompleksowe B25 Bc 0921 0922 0923 0924 B25 B5 B25 B5 B25 Bc Bc Bc 110 Problemowe Wycinkowe Doraźne Audit wewnętrzny Książki kontroli KADRY Ogólne zasady pracy i płac Taryfikatory kwalifikacyjne Regulaminy pracy Zasady wynagradzania i premiowania Zatrudnienie Zapotrzebowanie i werbunek pracowników 111 Opinie o pracownikach B5 112 Wykazy etatów B25 113 Prace zlecone 093 1 10 100 101 102 11 B25 B25 B25 B2 1130 1131 Ze składką na ZUS Bez składki ZUS Nagrody, odznaczenia, kary B50 B5 1140 Nagrody B10 114 Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zakrzówku. Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę. Obejmujące całokształt działalności placówki MBP Dotyczące jednego procesu, problemu Poszczególne zagadnienia warsztatu pracy Siatki płac, stawek, dodatki, itp. Oferty kandydatów – kategoria Bc Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych Umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych Kopie pism o przyznaniu nagród włącza się do akt osobowych 115 116 117 12 1141 Odznaczenia państwowe 1142 Kary Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku Wydanie: 01 Obowiązuje od: 01 czerwca 2012 r. Strona 6 z 12 B5 * Wojskowe sprawy pracowników Bieżące sprawy związane z pracą i płacą Praktyki, staże, wolontariat Ewidencja osobowa obowiązujących przepisów prawa B5 B5 B10 120 Akta osobowe B50 121 B50 130 131 Ewidencja akt osobowych Bezpieczeństwo i higiena pracy Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy Środki ochronne 132 Wypadki przy pracy B25 13 Wnioski **) okres przechowywania uzależniony jest od B10 B25 Skierowania, umowy, programy Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania, umowę o pracę, jej zmianę, odpisy akt stanu cywilnego i przebiegu pracy, świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji W tym program i systemy teleinformatyczne Bc Ustalenia obce, własne ujęte w klasie 021 Do kategorii B25 kwalifikuje się wypadki śmiertelne, inwalidzkie, zbiorowe, inne wypadki do kategorii B10 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 14 140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego B25 Metody pracy B25 160 Dyscyplina pracy Dowody obecności w pracy B5 161 Absencja B5 15 16 Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zakrzówku. Zarządzenie w sprawie szkoleń, plany szkoleń, karty uczestnictwa, oceny szkoleń inne niż w grupie 6 ustalenia własne dotyczące normowania pracy, współzawodnictwa, system zarządzania jakością ISO 9001:20001 Listy obecności, raporty obecności Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności – Bc Strona 7 z 12 B5 163 Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze B5 164 165 166 Urlopy bezpłatne Ewidencja delegacji służbowych Analizy efektywnego czasu pracy Sprawy socjalno-bytowe B5 B5 B25 170 171 172 Regulamin ZFŚS Wypoczynek pracowników i ich rodzin Zapomogi B25 B5 B5 Listy i karty urlopowe Akta dot. konkretnych pracowników należy odłożyć do akt osobowych danego pracownika Jak w klasie 163 Ubezpieczenia osobowe 180 Przepisy ubezpieczeniowe B10 181 182 183 Ubezpieczenia społeczne Legitymacje ubezpieczeniowe Dowody uprawnienia do zasiłków Zasiłki chorobowe Zasiłki rodzinne Zasiłki pogrzebowe Emerytury i renty Ubezpieczenia zbiorowe w instytucji ubezpieczeniowej B10 B5 1830 1831 1832 184 185 21 Obowiązuje od: 01 czerwca 2012 r. Urlopy pracownicze 18 20 Wydanie: 01 162 17 2 Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku ŚRODKI RZECZOWE Podstawowe zasady gospodarowania trwałymi Inwestycje i remonty (kapitalne) środkami B50 B10 B5 B2 B10 B25 Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zakrzówku. Instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń i innych instytucji ubezpieczeniowych Rejestr legitymacji Wnioski Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej Ewidencja środków trwałych Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku Wydanie: 01 Obowiązuje od: 01 czerwca 2012 r. Strona 8 z 12 210 Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych B25 211 Wykonawstwo i odbiór inwestycji B5 Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac projektowych, narady autorskie itp. Administracja nieruchomości 22 220 Przydział i najem nieruchomości B5 221 Eksploatacja nieruchomości B2 222 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym B5 223 Podatki i opłaty publiczne B10 23 230 231 232 24 240 241 242 25 250 251 252 3 30 300 Gospodarka materiałowa Zaopatrzenie. Źródła. Paszporty maszyn i urządzeń Konserwacja i remonty środków trwałych Łączność Telekomunikacja Usługi internetowe Usługi pocztowe. Ochrona zakładu pracy (mienia) Ochrona przeciwpożarowa Zabezpieczenie lokali Ubezpieczenia rzeczowe EKONOMIA Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe System ewidencji B5 B25 B3 Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp. Umowy najmu, itp., okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu Deklaracje, wymiary podatkowe, (z wyjątkiem dowodów księgowych) Bc Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki Karty gwarancyjne – B3 B5 B5 B5 B5 B5 B10 B25 Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zakrzówku. Od ognia, kradzieży itp. 301 Wydanie: 01 Obowiązuje od: 01 czerwca 2012 r. Strona 9 z 12 Plan kont B25 Finanse. Budżet. 31 310 Obrót gotówkowy B2 311 Budżet i jego realizacja B25 312 Współpraca z bankiem Księgowość finansowa Dowody księgowe Ewidencja syntetyczna i analityczna Windykacja należności Rozliczenia płac Dokumentacja płac Deklaracje podatkowe Listy płac Karty wynagrodzeń Zaświadczenia o płacach Fundusze specjalne Zasady gospodarowania ZFŚS Dokumentacja księgowa funduszu Inwentaryzacja Ogólne zasady Spisy i protokoły remanentowe Wycena i przecena G R O M A D Z E N I E, O P R A C O W A N I E I EWIDENCJA I UDOSTĘPNIANIE MATERIAŁÓW BIBLIOTECZNYCH B5 32 320 321 322 33 330 331 332 333 334 34 340 341 35 350 351 352 4 Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku Raporty kasowe, K103, księga druków ścisłego zarachowania Rozliczenia z budżetem, plany rzeczowofinansowe, zmiany planów, opracowania końcowe – B25 Wzory podpisów B5 B5 B5 B5 B10 B50 B50 Bc B25 B5 Regulamin, plany finansowe B10 B5 B10 Ustalenia obce, własne ujęte w klasie 021 Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zakrzówku. Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku Wydanie: 01 Obowiązuje od: 01 czerwca 2012 r. Strona 10 z 12 Podstawowe zasady gromadzenia materiałów bibliotecznych 40 400 Ogólne zasady i kierunki gromadzenia zbiorów B 25 Bc Ustalenia własne dot. kryteriów zakresu treści gromadzonych zbiorów Gromadzenie materiałów bibliotecznych 41 410 Zakupy B 25 B 25 411 Prenumerata B5 B5 412 Inne formy gromadzenia B5 B5 413 Rewindykacja zbiorów Opracowanie materiałów bibliotecznych Zasady opracowania zbiorów Plany, sprawozdania, inne Ewidencja materiałów bibliotecznych Zasady ewidencjonowania materiałów bibliotecznych Księgi inwentarzowe Katalogi Inne formy ewidencji Dary B 10 B 10 B 25 B 25 B 25 B 25 B 25 B 25 B 25 B 10 B 5 Bc B 25 B 25 B 10 Bc Bc 42 420 421 43 430 431 432 433 434 Korespondencja w sprawie zakupu, dowody wpływu, rachunki, specyfikacje, protokoły komisji wyceny Korespondencja, cenniki prasy, rachunki, specyfikacje. Oryginały w księgowości. Potwierdzenia odbioru daru, depozytu, protokoły przyjęcia materiałów za zagubione lub zniszczone od czytelników, umowy dotyczące wymiany itp. Np. karty ewidencji ilościowo-wartościowej Selekcja, ubytkowanie, konserwacja zbiorów 44 440 Dokumentacja zbiorów ubytkowanych B 25 441 Skontra zbiorów 442 Roczne protokoły stanu i wartości zbiorów B 25 B 25 Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zakrzówku. Rejestry i dowody ubytkowania, zatwierdzone listy selekcyjne książek przekazanych, zagubionych, zniszczonych Protokoły Obowiązuje od: 01 czerwca 2012 r. Strona 11 z 12 Zabezpieczenie zbiorów B5 444 Konserwacja zbiorów B5 450 451 452 453 46 460 47 470 48 480 481 49 490 491 5 50 500 51 510 60 Wydanie: 01 443 45 6 Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku Zasady udostępniania materiałów bibliotecznych Regulaminy wypożyczalni, czytelni Deklaracje czytelników Księgi czytelników Dokumentacja udostępniania Udostępnianie materiałów zastępczych Zamówienia na usługi reprograficzne Wypożyczenia międzybiblioteczne Zamówienia, rewersy, korespondencja, potwierdzenia wysyłek materiałów bibliotecznych z i do Biblioteki Służba informacyjna Zasady organizacji Kwerendy wykonane dla użytkowników Propaganda biblioteki, czytelnictwa, książki Zasady działalności promocyjnej biblioteki Imprezy biblioteczne DZIAŁALNOŚĆ INFORMACYJNO–BIBLIOGRAFICZNA Warsztat – aparat pomocniczy Zasady opracowywania katalogów, bibliografii regionalnej Informacje indywidualne i zbiorowe Ewidencja udzielonych informacji, rejestr wykorzystania Internetu DZIAŁALNOŚĆ SZKOLENIOWO–INSTRUKCYJNA I METODYCZNA Zasady, kierunki, formy Bc Kontrola wydawania i zwrotu wypożyczonych pozycji Zlecenia, wykazy, dokumentacja prac B 25 B5 B 25 B 10 Bc B5 B5 B 10 B5 B5 B 10 B 10 B 25 B 10 Bc B 10 B 25 B 25 Bc B5 B25 B25 B2 B2 Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zakrzówku. Kartoteka Rewersy, zamówienia, zeszyty odwiedzin Konkursy, quizy, spotkania autorskie itp. 600 61 610 Jednolity rzeczowy wykaz akt Gminnej Biblioteki Publicznej w Zakrzówku Wydanie: 01 Obowiązuje od: 01 czerwca 2012 r. Strona 12 z 12 Działalność instrukcyjna Szkolenia bibliotekarzy gminnych Szkolenia bibliotekarzy B25 Ustalenia własne, normatywy, instrukcje B25 Obsługa organizacyjno-techniczna szkoleń B2 Programy i sprawozdania Korespondencja operacyjna, zaproszenia, pisma informacyjne Kursy, praktyki. Wymiana doświadczeń. 62 620 63 630 631 632 7 70 700 Kursy i praktyki Działalność instrukcyjno-metodyczna Instruktaż terenowy Poradnictwo instrukcyjno-metodyczne Materiały metodyczne SIEĆ BIBLIOTECZNA Sieć biblioteczna w gminie Organizacja i funkcjonowanie sieci bibliotecznych B5 Dla pracowników własnych i obcych u siebie lub w innych jednostkach B10 B5 B25 Rejestry wizytacji – układ wg gmin Rejestr konsultacji na miejscu Ustalenia obce B10 B25 Podstawowe ustalenia własne w zakresie kształtowania sieci m. in. wykazy liczby mieszkańców w sołectwach. Organizacja nowych filii, punktów bibliotecznych, wykaz stanu sieci, mapy sieci, likwidacja bibliotek. Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zakrzówku.
