docJednolity rzeczowy wykaz akt
download 
Reklamacja Transkrypt
Jednolity rzeczowy wykaz akt
Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 2/2012 Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego w Dębowej Łące z dnia 15 czerwca 2012r. JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego w Dębowej Łące 1 Skorowidz haseł klas pierwszego i drugiego stopnia O – Zarządzanie 00 – Organy kolegialne 01 – Organizacja 02 – Obsługa prawna 03 – Planowanie, sprawozdawczość i statystyka 04 – Informatyzacja 05 – Skargi i wnioski 06 – Współdziałanie 07 – Kontrole, audyt 08 - Wydawnictwa własne 09 – Promowanie własnej jednostki 1 – Kadry 10 – Ogólne zasady pracy i płacy 11 – Zatrudnianie 12 – Ewidencja osobowa 13 – Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 – Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 15 – Dyscyplina pracy i urlopy 16 – Ubezpieczenia osobowe 17 – Sprawy socjalno – bytowe 18 – Wygradzanie pracowników 2 – Środki rzeczowe 20 - Administracja nieruchomości 21 – Ochrona obiektu i obrona cywilna 22 – Transport 23 – Gospodarka materiałowa 3 – Ekonomika 30 – Planowanie i wykonanie budżetu 31 – Inwentaryzacja 32 – Zamówienia publiczne 33 – Rachunkowość, księgowość 34 – Księgowość materiałowa 35 – Dokumentacja dotycząca projektów o dofinansowanie ze środków zewnętrznych 4 – Nauczanie i wychowanie 40 – Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej 41 – Organizacja pracy dydaktyczno - wychowawczej 42 – Realizacja pracy dydaktyczno - wychowawczej 43 - Uczniowie i wychowankowie 44 – Psycholog/pedagog szkolny – Poradnia psychologiczno - pedagogiczna 5 - Środki nauczania oraz baza dydaktyczno – wycvhowawcza 50 – Pomoce naukowe 51 – Punkt biblioteczny 6 – Życie Ośrodka 60 – Akcje i imprezy ośrodka 2 Hasło klasyfikacyjne II III stopni stopnia a podział podzi ał Kateg oria archi walna Uwagi IV stopnia podział 0 ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 000 Rada Pedagogiczna B25 001 Rada Rodziców B25 002 Zjazdy, narady, konferencje B25 003 Udział w zewnętrznych organach kolegialnych B25 Księga protokołów, uchwały, komisje regulamin, wybory, protokoły, sprawozdania protokoły, ustalenia, materiały Referaty, notatki, sprawozdania, materiały merytoryczne przygotowywane na posiedzenia organów Pozostała dokumentacja – B5 01 Organizacja 010 Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania Organizacja własnej jednostki 011 012 120 013 0130 0131 Organizacja biurowości. składnica akt. Biblioteka Przepisy kancelaryjno archiwalne ustawy, rozporządzenia B25 Statuty, regulaminy, akty przekształcenia szkoły , akty założycielskie, zarządzenia i decyzje dyrektora B25 Na każdy rodzaj aktu normatywnego zakłada się odrębną teczkę na dany rok B25 Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt B25 0133 Wzory odciskowe pieczęci szkolnych i ich ewidencja Terminarze, dowody doręczeń , opłaty pocztowe Ewidencja zasobu aktowego składnicy akt 0134 0135 Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt Udostępnianie akt B5 B2 Ewidencja druków szkolnych (druki ścisłego zarachowania Organizacja jakości żywienia Jadłospisy B10 0132 0136 014 0140 3 Akty normatywne własne Zarządzenia i decyzje dyrektora, okólniki, polecenia B25 B2 B25 B25 Spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykaz spisów zdawczo odbiorczych akt, protokóły brakowania akt i zezwolenia na przekazanie ich na makulaturę Karty udostępniania , protokoły w sprawie zaginięcia, uszkodzenia, braków wypożyczonych akt 0141 0142 System jakości żywienia Odpłatność za wyżywienie personelu Obsługa prawna B25 B5 B10 B10 022 Sprawy sądowo -administracyjne Sprawy z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych Sprawy dotyczące postępowania dyscyplinarnego Planowanie, sprawozdawczość i statystyka 030 Plany i sprawozdania roczne 02 020 021 03 04 040 041 042 043 044 045 05 050 051 052 06 060 061 062 07 070 071 072 073 074 075 08 080 4 B10 0300 Sprawozdania GUS B25 0301 Sprawozdania dla władz oświatowych B25 0302 Sprawozdania finansowe B25 Informatyzacja Ewidencja programów komputerowych Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji B25 B5 Dokumentacja oprogramowania systemów informatycznych Licencje na oprogramowanie Ustalenie uprawnień dostępu do danych i systemu Redagowanie stron www, BIP Skargi i wnioski Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia wg właściwości Rejestr skarg i wniosków Współdziałanie Wyjaśnienia, opinie prawne, przepisy dotyczące współdziałania Umowy i porozumienia zawierane w ramach współdziałania Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi Kontrole, audyt, kontrola zarządcza Kontrola zewnętrzna Kontrola wewnętrzna Książki kontroli Przepisy dotyczące audytu Dokumentacja bieżąca audytu Kontrola zarządcza Wydawnictwa własne Kroniki i monografie własne B10 Jeden egzemplarz zachowuje się w aktach osobowych System Informacji oświatowej dla MEN Własne ustalenia, procedury – B15 Ustalenia zewnętrzne – B5 Wytyczne i instrukcje dla użytkownika, itp. B10 B10 B25 Wszystkie informacje i zmiany na stronach podlegają archiwizacji B25 B3 B25 B25 Własne ustalenia B25 B25 B25 B5 B5 B25 B25 B25 B25 Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne oraz sprawozdania z ich wykonania 081 082 083 084 085 086 B25 B10 B2 B2 B5 B2 110 111 Dokumentacja wydawnictw własnych Materiały robocze dotyczące wydawnictw Kolportaż i rozpowszechnianie Wykonanie poligraficzne Sponsoring Prenumerata dzienników, czasopism i innych pomocy naukowych Promowanie własnej jednostki Zbiory zewnętrznych materiałów informacyjnych o działalności szkoły Kadry Ogólne zasady pracy i płacy Zatrudnianie Zapotrzebowanie pracowników Zwalnianie pracowników 112 Wykaz etatów B25 113 B10 120 Zatrudnianie nauczycieli i innych pracowników szkoły Emerytury i renty Kapitał początkowy Świadectwa pracy, zaświadczenia Opiniowanie pracowników Prace zlecone Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne Ewidencja osobowa Akta osobowe pracowników 121 122 Legitymacje pracownicze Awans zawodowy nauczycieli B5 B10 123 Odznaczenia państwowe i resortowe Bezpieczeństwo i higiena pracy Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy B10 Rejestr wypadków pracowników Rejestr wypadków uczniów Wypadki przy pracy, w drodze do i z pracy oraz pozostałe wypadki Wypadki zbiorowe, śmiertelne i powodujące inwalidztwo Protokoły instytucji kontrolnych z zakresu bhp i ppoż. Przydział odzieży ochronnej Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników Dokształcanie i samokształcenie zawodowe Praktyki i staże zawodowe z zewnątrz placówki Dyscyplina pracy i urlopy Listy obecności Karty ewidencji czasu pracy Książka wyjść B25 B25 B10 09 090 1 10 11 114 115 116 117 118 1180 1181 12 13 130 131 132 133 134 135 136 14 140 141 15 150 151 152 5 B25 Teksty artykułów prasowych, opracowań naukowych itp. B10 B2 B2 B5 B10 B10 B5 Akta dotyczące poszczególnych pracowników gromadzi się w ich teczkach akt osobowych Zestawienia jakościowe i ilościowe oraz zbiorcze Wnioski pracowników Rp-7 Rejestr Umowy cywilno-prawne B50 B5 B50 B25 Dla każdej osoby prowadzi się oddzielną teczkę Dla każdej osoby prowadzi się oddzielną teczkę Wnioski W tym ocena ryzyka zawodowego B25 B5 Książka kontroli B3 Kartoteki B5 B5 B3 B10 B2 153 Urlopy: pracownicze, okolicznościowe, szkoleniowe, bezpłatne Urlopy macierzyńskie i wychowawcze Urlopy dla poratowania zdrowia Ewidencja delegacji służbowych Zwolnienia lekarskie Upomnienia, kary porządkowe i dyscyplinarne Ubezpieczenia osobowe Przepisy ubezpieczeniowe Ubezpieczenia zbiorowe pracowników Ubezpieczenia zbiorowe uczniów Rejestr legitymacji ubezpieczeniowych Sprawy socjalno-bytowe Podstawowe zasady Wnioski i decyzje o przyznanie środków z ZFŚS B3 B10 180 181 182 Pomoc zdrowotna dla nauczycieli Wynagradzanie pracowników Wymiary uposażeń Dodatki motywacyjne Nagrody jubileuszowe 183 184 185 Dodatki mieszkaniowe Dodatki funkcyjne Nagrody dyrektora B2 B2 B2 154 155 156 157 158 16 160 161 162 163 17 170 171 172 18 2 20 200 201 6 Ustalenia własne B25 B10 Ustalenia własne Pożyczki mieszkaniowe, zapomogi losowe, itp B5 B5 B2 Kopie pisma należy umieścić w aktach osobowych pracownika Umowy najmu, czynsze, opłaty za wynajem B3 Konserwacje, remonty bieżące, oświetlenie , ogrzewanie itp. Okres przechowywania akt liczy się od momentu likwidacji obiektu B25 203 Dokumentacja techniczna obiektów własnych B5 204 Inwestycje i remonty kapitalne B25 205 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń B5 206 Podatki i opłaty publiczne B10 207 Gospodarowanie działkami szkolnym B5 210 Ochrona obiektu i obrona cywilna Ubezpieczenia rzeczowe B10 Plany obrony cywilnej Transport Kopie pisma należy umieścić w aktach osobowych pracownika B5 Dokumentacja prawna i historyczna obiektów własnych 211 rejestr B25 B10 B10 B5 202 21 22 ŚRODKI RZECZOWE Administracja nieruchomości Wynajem nieruchomości i lokali innym jednostkom organizacyjnym i osobom prywatnym. Eksploatacja nieruchomości B5 B5 B2 B6 B5 Plany, karty urlopowe, wnioski B25 dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru inwestycji korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania. deklaracje, wymiary podatkowe, zwolnienia, it Ubezpieczenia od kradzieży, ognia 220 221 Ewidencja środków transportu Karty drogowe Gospodarka materiałowa B10 B5 Zaopatrzenie materiałowe w ramach placówki Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych (gospodarka magazynowa) Ewidencja środków trwałych i nietrwałych Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B5 234 Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych B5 235 Gospodarka odpadami (surowcami Wtórnymi) EKONOMIKA Planowanie i wykonanie budżetu Przepisy dotyczące planowania i realizowania budżetu Analizy i weryfikacja planów budżetowych Realizacja budżetu Sprawozdania z wykonania budżetu Gospodarka pozabudżetowa Inwentaryzacja Spisy i protokoły inwentaryzacyjne ,protokóły zdawczo-odbiorcze protokoły kasacji, protokoły przekazania Zamówienia publiczne Przepisy prawne dot. zamówień i przetargów Zamówienia publiczne i przetargi Umowy zawierane w trybie zamówień publicznych Rachunkowość, księgowość Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej Dokumentacja służąca sporządzaniu list płac Listy płac Karty wynagrodzeń Listy premii i nagród Zaświadczenia o zarobkach Raporty i dowody kasowe Księgowość materiałowa Dokumentacja magazynowa B5 23 230 231 232 233 3 30 300 301 302 303 304 31 310 311 32 320 321 322 33 330 331 332 333 334 335 336 34 340 341 35 350 351 7 B5 Dotyczy środków trwałych i nietrwałych Korespondencja z dostawcami Protokoły przyjęcia i przekazania B10 B10 B25 Dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, itp opisy techniczne, instrukcje obsługi. Okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia Własne ustalenia B25 B25 B25 B5 B5 B5 B10 B5 B10 B10 B5 B50 B50 B50 B5 B5 B5 Rozliczenie magazynowe żywności i art. B5 chemicznych Dokumentacja dot. projektów o dofinansowanie ze środków zewnętrznych Wnioski i korespondencja manipulacyjna o B25 dofinansowanie Dokumentacja związana z realizacja projektów B25 Kartoteki magazynowoilościowe Zapotrzebowania żywnościowe NAUCZANIE I WYCHOWANIE 4 40 B25 410 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej Organizacja pracy dydaktyczno wychowawczej Organizacja pracy w Ośrodku 411 Organizacja roku szkolnego B5 412 413 414 415 Indywidualny program lub tok nauki Zwolnienia z zajęć edukacyjnych Innowacje i eksperymenty pedagogiczne Nadzór pedagogiczny Nadzór pedagogiczny organów zewnętrznych Nadzór pedagogiczny dyrektora Wnioskowanie organów prowadzących w sprawach dydaktyczno – wychowawczych i opiekuńczych Realizacja pracy dydaktyczno wychowawczej Dokumentacja przebiegu nauczania i wychowania B5 B50 B25 Księgi uczniów lub wychowanków Arkusze ocen Ewidencja wydanych świadectw ukończenia szkoły Dzienniki lekcyjne i pozostałych zajęć Odpisy dokumentacji przebiegu nauczania i wychowania Odtworzenie dokumentacji Wielospecjalistyczne oceny poziomu funkcjonowania ucznia, indywidualne programy edukacyjno - terapeutyczne Dokumentacja egzaminów szkolnych B25 B50 B50 41 4150 4151 416 42 420 4200 4201 4202 4203 4204 4205 4206 4207 421 4210 4211 4212 4233 422 43 430 431 4310 8 Zajęcia pozalekcyjne i dodatkowe Organizacja zajęć pozalekcyjnych i dodatkowych w szkole Udział w obcych imprezach i zajęciach poza szkołą Imprezy i zajęcia obce na terenie szkoły Wycieczki, obozy, rajdy, biwaki, turnusy rehabilitacyjne, zielone szkoły Działalność stowarzyszeń i organizacji społecznych w szkole Uczniowie i wychowankowie Nadzór na realizacją przez dziecko obowiązku szkolnego i nauki Nabór uczniów i ich pobyt w Ośrodku Rekrutacja B25 B25 B25 B25 B5 B5 Plany i programy nauczania, wychowania, kształcenia, itp. Oraz sprawozdania; arkusze organizacyjne, obsługa System Informacji Oświatowej Tygodniowe rozkłady zajęć lekcyjnych i pozalekcyjnych, księgi zastępstw, dni wolne Wnioski i decyzje W tym księgi obserwacji W tym korespondencja B50 B5 B50 Protokoły Procedury, przebieg – B10 Dzienniki w klasie 4202 B5 B5 B5 B5 B25 B10 B5 Powiadomienia szkół, jednostek samorządu terytorialnego w zakresie dopełniania obowiązku szkolnego i nauki 4311 4312 4313 4314 4315 Teczki osobowe uczniów i wychowanków Skreślenia z listy uczniów i wychowanków Nagradzanie i karanie uczniów i wychowanków Opinie o uczniach i wychowankach Legitymacje szkolne B5 B50 B5 B5 B5 4316 Zaświadczenia dla uczniów lub wychowanków Pomoc materialna dla uczniów lub wychowanków B5 B5 432 433 4330 4331 434 435 436 4360 4361 B20 B25 B5 B10 B10 Opieka nad dziećmi i młodzieżą B10 438 Losy absolwentów Psycholog/pedagog szkolny – Poradnia psychologiczno - pedagogiczna Dokumentacja badań dziecka B10 B10 511 512 Poradnictwo zawodowo - wychowawcze Środki nauczania oraz baza dydaktyczno wycvhowawcza Pomoce naukowe Punkt biblioteczny Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące organizacji i funkcjonowania biblioteki szkolnej Ewidencja zbiorów bibliotecznych Udostępnianie zbiorów bibliotecznych B5 610 611 Pracownie szkolne Życie Ośrodka Akcje i imprezy Ośrodka Organizacja imprez Dokumentacja imprez i akcji 440 441 5 50 51 510 52 6 60 Podania i decyzje dot. Obniżenia opłaty za wyżywienie, inna dokumentacja B20 437 44 9 Opieka zdrowotna Wewnętrzna indywidualna dokumentacja medyczna uczniów Dokumentacja zbiorcza gabinetu pielęgniarki Wypadki uczniowskie, analizy wypadków Dowóz uczniów Przeciwdziałanie przestępczości dzieci i młodzieży Profilaktyka w sprawach przestępczości dzieci i młodzieży Przestępczość dzieci i młodzieży i resocjalizacja Ewidencja wydanych legitymacji, wnioski o wydanie duplikatów B10 Spotkania z policją, kuratorem, sędzią itp. Sprawy karne uczniów, współpraca z organami ścigania i sądami Dokmentacja dot. Kontaktów z rodzicami, opiekunami m.in. korespondencja W ty opinie pedagoga lub psychologa B5 B25 B50 B5 B25 B10 Księgi inwentarzowe, katalogi Karty czytelników, baza danych Zasady organizacji, nadzór Sprawozdania z przebiegu itp.
