CIP ekoinnowacje rozw anim 17maja 2012

Katowice, 17.05.2012
Przygotowanie budżetu projektu
Barbara Trammer
Krajowy Punkt Kontaktowy
Programów Badawczych UE
Instytut Podstawowych Problemów Techniki
Polskiej Akademii Nauk
Źródła informacji
Model Grant Agreement
Annex I Description of the action (from part B)
Annex II Estimted budget of the action (from part C)
Financial Guidelines
http://ec.europa.eu/environment/eco-innovation/managingprojects/contract-finance/index_en.htm
Application Pack
http://ec.europa.eu/environment/eco-innovation/gettingfunds/application-packs/index_en.htm
KOSZTY
PROJEKTU
(podawane w Euro, bez części dziesiętnych)
Jakie koszty powinniśmy uwzględnić w budżecie projektu?
(estimated budgeted costs)
Jakie koszty powinniśmy wykazać w sprawozdaniu
finansowym?
(actually incurred)
Jakie koszty będą przez KE dofinansowane?
KOSZTY KWALIFIKOWALNE (1)
Rzeczywiście poniesione przez beneficjenta
Zaksięgowane w księgach rachunkowych beneficjenta nie później niż
data zakończenia projektu
Poniesione w okresie trwania projektu
WYJĄTKI
sprawozdania końcowe
certyfikaty audytora
do 2 miesięcy od
zakończenia projektu
Zgodne z normalnymi zasadami rachunkowości i zarządzania oraz
praktykami beneficjenta
KOSZTY KWALIFIKOWALNE (2)
Konieczne do realizacji projektu
Poniesione z zachowaniem zasad gospodarności, skuteczności i wydajności
Zgodne z prawem podatkowym i przepisami o ubezpieczeniach
społecznych
Wskazane w „Estimated Budget of Project” – Annex II
Ewidencjonowane w sposób umożliwiający ich identyfikację i kontrolę (nie
dotyczy ryczałtu na koszty pośrednie)
VAT nie jest kosztem kwalifikowalnym, chyba że beneficjent wykaże, że
nie jest w stanie go odzyskać. W takim wypadku beneficjent musi
dostarczyć EACI potwierdzenie krajowych władz podatkowych.
KOSZTY BEZPOŚREDNIE
KOSZTY POŚREDNIE
ryczałt 7% od kosztów bezpośrednich
KOSZTY BEZPOŚREDNIE
Koszty personelu (Staff costs)
Podwykonawstwo (Subcontracting)
Koszty podróży i diet (Travel and subsistence allowances for staff)
Zakup sprzętu trwałego (Purchase costs for equipment and
infrastructure)
Inne koszty (Other specific costs)
KOSZTY PERSONELU (staff costs)
Wynikają z listy płac
Wynagrodzenie brutto powiększone o obciążenia
socjalne (składki emerytalne, ubezpieczenie zdrowotne, dodatek
wakacyjny itp.) i inne składniki regulaminowe
Wyliczane indywidualnie dla każdego pracownika lub jako średnia
dla danej kategorii pracowników (średnia musi odzwierciedlać
stan rzeczywisty).
Jedynie koszty personelu wykonującego bezpośrednio zadania
projektu. Koszty administracyjnego personelu wspierającego
zalicza się do kosztów pośrednich
GODZINY PRODUKTYWNE
Godziny produktywne powinny być kalkulowane:
Za pomocą standardowej liczby godzin produktywnych
Za pomocą rzeczywistej liczby godzin produktywnych wyliczanej dla każdego
pracownika indywidualnie
PRZYKŁAD KALKULACJI GODZIN PRODUKTYWNYCH
Wszystkie dni w roku
Weekendy
Urlopy
Święta
Zwolnienia chorobowe/inne
Szkolenia
Produktywne dni w roku
365
104
22
15
5
4
215
Z tego wynika, że jeśli w danej jednostce obowiązuje 8-godzinny dzień pracy, roczna
ilość godzin produktywnych będzie wynosiła 1720, co daje143,33 godzin
produktywnych miesięcznie.
REJESTRACJA CZASU PRACY
Rozliczane koszty godzin rzeczywiście przepracowanych (timesheets !)
Rejestracja czasu pracy
wersja papierowa lub w systemie komputerowym
Zatwierdzana przez kierownika projektu lub innego przełożonego co
najmniej raz w miesiącu
http://ec.europa.eu/environment/eco-innovation/managing-projects/contractfinance/index_en.htm#reporting
Financial Guidelines str. 5-9
PODWYKONAWSTWO (Subcontracting)
Może dotyczyć jedynie ograniczonej części projektu - zlecenie
pewnych zadań, ekspertyz na zewnątrz (do 35% całkowitego
budżetu)
Konieczność skorzystania z podwykonawstwa musi zostać
uzasadniona i opisana w Annex I (Description of the Action) – z
podaniem nazwy podwykonawcy lub TBD (to be determined)
Podwykonawstwo, które wynikło w trakcie realizacji projektu i nie
zostało przewidziane w Annex I - musi zostać uzgodnione i
zaaprobowane w formie pisemnej przez EACI
PODWYKONAWSTWO (Subcontracting)
Procedura wyboru
Podmioty publiczne mają obowiązek zastosowania procedur
wynikających z Ustawy o zamówieniach publicznych
Podmioty prywatne muszą przeprowadzić konkurs ofert, w
którym wymagane jest rozpatrzenie min. 3 ofert
Partnerzy nie mogą zlecać podwykonawstwa sobie
nawzajem
Koszty podróży i diet (Travel and subsistence
allowances for staff)
Powinny być stosowne normalne zasady i praktyki beneficjenta
Ryczałty ustalone przez Komisję Europejską (Financial Guidelines str. 19)
mogą być stosowane jedynie wtedy, gdy instytucja takich zasad nie
posiada
Koszty podróży podwykonawcy powinny być wykazane w kategorii
„subcontracting”
Każdy z beneficjentów powinien zgodnie z wewnętrznymi regulacjami
swojej instytucji zaraportować jeśli np. lunch był płacony przez
organizatora - w celu pomniejszenia diety
Zakup sprzętu trwałego (Purchase costs for
equipment and infrastructure)
Konieczny do wykonania zadań konkretnego projektu (należy dokładnie
opisać charakter i planowane użycie sprzętu trwałego przy opisie
odpowiedniego WP).
Zakupiony w czasie trwania projektu (używanie istniejącego sprzętu
trwałego – koszt pośredni)
Wykazuje się amortyzację w czasie trwania projektu
Amortyzacja wykazywana w zakresie, w jakim sprzęt był wykorzystywany
w projekcie
Wynajęcie sprzętu (other specific costs) oraz leasing (other specific costs
lub equipment costs) są możliwe.
INNE KOSZTY (Other specific costs)
EXAMPLES
Certyfikat audytora (jeśli wymagany)
Koszty gwarancji bankowych (jeśli wymagane)
W przypadku koordynatora opłaty bankowe związane z
otwarciem specjalnego konta do projektu oraz kosztami
transferu środków do partnerów
Opłaty za udział w targach, konferencjach itp.
Organizacja konferencji, warsztatów (jeśli nie zostało to
podzlecone)
Koszty podróży i diet osób nie zaliczających się do personelu
beneficjenta ani podwykonawcy
Materiały
Wypożyczenie sprzętu
Opłaty związane z patentowaniem, licencjami
Druk, tłumaczenia
DOFINANSOWANIE
Do 50% całkowitych kosztów kwalifikowalnych
w ramach projektu
Może być różne w odniesieniu do
poszczególnych partnerów
(decyzja konsorcjum)
CERTYFIKAT AUDYTORA
Wymagany od podmiotów prywatnych, dla których
dofinansowanie KE przekracza 150 000 EUR
(na zakończenie projektu)
Wykonywany przez audytora zewnętrznego
Nie został określony przez EACI format certyfikatu
Fakturę za wystawienie certyfikatu należy uwzględnić w
„Other specific costs”
WPŁYWY DO PROJEKTU
Dofinansowanie ze źródeł zewnętrznych (np. współfinansowanie
regionalne)
Przychód wygenerowany w ramach projektu ( np. sprzedaż produktu ,
który jest wynikiem projektu „eco-innovative product”) - musi być
sprawozdany do EACI najpóźniej w końcowym raporcie finansowym
Dofinansowanie będzie limitowane do wysokości, która równoważy
uzyskane środki finansowe i koszty w ramach projektu
Przykład 1
Całkowite koszty projektu – 100 000 €
Maksymalna wysokość dofinansowania KE (50%) – 50 000 €
Przychód ze sprzedaży produktu w ramach projektu – 30 000 €
Współfinansowanie regionalne – 20 000 €
Jaka będzie wysokość dofinansowania KE?
Odp. 50 000 €
Przykład 2
Całkowite koszty projektu – 100 000 €
Maksymalna wysokość dofinansowania KE (50%) – 50 000 €
Przychód ze sprzedaży produktu w ramach projektu – 40 000 €
Współfinansowanie regionalne – 20 000 €
Jaka będzie wysokość dofinansowania KE?
Odp. 40 000 €
AUDYT
Oryginały dokumentów księgowych dotyczących projektu należy
przechowywać przez 5 lat po otrzymaniu końcowej płatności z KE
(możliwość audytu)
Dziękuję za uwagę
POWODZENIA !
Krajowy Punkt Kontaktowy
Programów Badawczych UE
Instytut Podstawowych Problemów Techniki
Polskiej Akademii Nauk
ul. Krzywickiego 34
02-078 Warszawa
Osoby do kontaktu:
Barbara Trammer
[email protected]
tel: 0 22 828 74 83
fax: 0 22 828 53 70
e-mail: [email protected]