2013_08_06_Zapytanie ofertowe_doradztwo na rynku

Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/OA/26/40/KR/13
Szanowni Państwo,
Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty
na usługę kompleksowego doradztwa oraz Wsparcia Zamawiającego w procesie wynajmu
powierzchni biurowej.
I. Informacje dotyczące Przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa doradztwa i reprezentacji CUPT w procesie
pozyskania nowej powierzchni lub renegocjacji dotychczasowej umowy najmu, obejmująca
swoim zakresem co najmniej:
1) pomoc w zdefiniowaniu oraz analizę potrzeb CUPT dotyczących nowej powierzchni
biurowej, określenie najistotniejszych kryteriów,
2) przygotowanie harmonogramu całego procesu prowadzącego do wynajęcia powierzchni
uwzględniającego daty realizacji poszczególnych etapów,
3) prowadzenie działań dwutorowo, tj. poprzez analizę dwóch wariantów rozwiązań
(„stay vs. go”):
a) pozostania w obecnej lokalizacji poprzez renegocjacje obowiązującej umowy najmu;
b) poszukiwania nowej lokalizacji na terenie Warszawy spełniającej wymagania CUPT,
4) przeprowadzenie rozpoznania rynku nieruchomości w oparciu o określone wspólnie
z CUPT kryteria (czego efektem jest przygotowanie kolejno tzw. długiej i krótkiej listy
nieruchomości), przedstawienie szczegółowej informacji na temat poszczególnych pozycji
na listach wraz z rekomendacjami oraz prowadzenie negocjacji z Wynajmującymi,
5) przygotowywanie
na
bieżąco
analiz
zarówno
finansowych,
jak
i
technicznych
i aranżacyjnych dot. poszczególnych ofert w tym obecnej lokalizacji, mających na celu
wybór ostatecznego rozwiązania i lokalizacji,
6) wsparcie w negocjacjach ostatecznej wersji umowy najmu,
7) pełne wsparcie dedykowanych zespołów specjalistów, w tym także architektów oraz
prawników,
8) usługę zarządzania projektem już po podpisaniu umowy najmu/aneksu do umowy
(obejmująca m.in. doradztwo techniczne, weryfikację kosztów i nadzór nad realizacją prac
adaptacyjnych, koordynację odbiorów),
9) usługi
konsultingowe
(np.
obsługa
prawna,
zagospodarowania powierzchni, projekt wnętrz),
analizy
techniczne
projektu,
plan
10) usługę przeprowadzki obejmującą doradztwo w zakresie wyboru firmy przeprowadzkowej
oraz stworzenie planu przeprowadzki. Wykonawca powinien wskazać w ofercie informację
o możliwości przekazania części swojego wynagrodzenia od wynajmującego na pokrycie
kosztów związanych z przeprowadzką CUPT.
2. Zamawiający informuje, że świadczone przez Wykonawcę usługi będące przedmiotem
zamówienia nie mogą obciążać finansowo Zamawiającego. W przypadku wycenienia usług
wskazanych w ust. 1 pkt 7-10 przez Wykonawcę jako usługi dodatkowe należy zamieścić
przedmiotową informację w ofercie.
3. Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z zasadami
bezpieczeństwa obowiązującymi w CUPT oraz do podpisania oświadczenia o zachowaniu
poufności i przekazania go Zamawiającemu (wzór Oświadczenia o poufności zostanie
przekazany wybranemu Wykonawcy).
II. Informacje dotyczące Zamawiającego
1. Centrum Unijnych Projektów Transportowych (CUPT) zostało utworzone na mocy
Zarządzenia Nr 5 Ministra Transportu z dnia 29 marca 2007 roku. Działalność Centrum
Unijnych Projektów Transportowych jest współfinansowana ze środków unijnych w ramach
pomocy technicznej Programu Operacyjnego „Infrastruktura i Środowisko”.
2. Aktualna siedziba CUPT znajduje się przy ul. Bonifraterskiej 17 w Warszawie, w budynku
North Gate. Biura CUPT znajdują się na 4, 5 i 23 piętrze. Powierzchnia wynajmowana to
4 414,60 m2 oraz 74 m2 magazynu.
3. Obowiązująca umowa najmu powierzchni wygasa z dniem 31.12.2015 r.
III. Termin realizacji przedmiotu zamówienia
Usługa realizowana będzie sukcesywnie od momentu zawarcia umowy (przewidywany
termin zawarcia umowy sierpień 2013 r.) do momentu zakończenia procesu związanego
z objęciem nowej powierzchni przez CUPT lub zakończenia procesu związanego z
renegocjacją umowy najmu.
IV. Wymagania dotyczące Wykonawców
1. Wykonawca musi posiadać doświadczenie w realizacji w ciagu ostatnich 3 lat przed upływem
terminu składani ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co
najmniej 3 usług obejmujących doradztwo i wsparcie jednostki budżetowej w procesie
wynajmu powierzchni biurowej skutkującej zawarciem umowy przez Zamawiającego,
o powierzchni co najmniej 3000 mkw każda.
W celu potwierdzenia spełnienia powyższego wymagania Wykonawca zobowiązany jest
do przedłożenia wraz z ofertą wykazu zrealizowanych usług, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do
zapytania wraz z dowodami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane
należycie.
2. Wykonawca musi posiadać ważne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody
wyrządzone
w
związku
z
wykonywaniem
czynności
pośrednictwa
w
obrocie
nieruchomościami na sumę ubezpieczeniową nie mniejszą niż 1 mln euro.
W celu potwierdzenia spełnienia powyższego wymagania Wykonawca zobowiązany jest do
przedłożenia wraz z ofertą potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię dokumentu polisy.
V.
Informacje dotyczące warunków składania ofert:
1. Oferta powinna zawierać:
1) Opis usług świadczonych przez Wykonawcę oraz warunków świadczenia usług w tym
ewentualną wycenę usług dodatkowych, jak również informację czy Wykonawca może
przeznaczyć część swojego wynagrodzenia od wynajmującego (wskazanie kwoty) na
pokrycie kosztów przeprowadzki najemcy,
2) Wykaz zrealizowanych usług, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do
zapytania,
3) Potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia dokumentu polisy.
2. Ofertę należy przesłać do CUPT najpóźniej do dnia 20.08.2013 r. do godziny 12:00 mailem
na adres: [email protected]
W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OZ/OA/26/40/KR/13
INFORMACJE DODATKOWE:
W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do
skontaktowania
się
z
właściwymi
Wykonawcami,
w
celu
uzupełnienia
lub
doprecyzowania ofert.
Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu
ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/OA/26/40/KR/13
WYKAZ ZREALIZOWANYCH USŁUG
Oświadczam, że: wykonaliśmy, w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy - w
tym okresie następujące zamówienia:
Rodzaj i zakres usługi
1
Nazwa
i adres Zamawiającego
2
Wielkość
powierzchni
objętej usługą
3
Czas realizacji
Od
Do
4
5
Na potwierdzenie spełnienia warunku, załączamy dowody potwierdzające, że wykazane usługi zostały wykonane należycie.
_________________ dnia __ __ 2013 roku
___________________________________
(pieczęć i podpis Wykonawcy)