opis procedur wewnętrznych zawierania umów dla zadań objętych

Transkrypt

Projekt współfinansowany ze środków
Unii Europejskiej
„EUROTERMINAL SŁAWKÓW” SP. Z O.O.
OPIS PROCEDUR WEWNĘTRZNYCH
ZAWIERANIA UMÓW DLA ZADAŃ
OBJĘTYCH PROJEKTEM
Program:
Priorytet:
Działanie 7.4:
Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko
Transport przyjazny środowisku
Rozwój systemów intermodalnych
Opracowano: Katowice, grudzień 2010 r.
Aktualizacja: Sławków, listopad 2011 r.
1 z 70
SPIS TREŚCI
I. WPROWADZENIE - CEL OPRACOWANIA PODRĘCZNIKA
3
II. OPIS REALIZOWANEGO PROJEKTU
7
III. STRUKTURA, SPOSÓB ZARZĄDZANIA I KOMPETENCJE JEDNOSTKI
REALIZUJĄCEJ PROJEKT
9
Podstawa prawna udzielania zamówień
14
VI. PROCEDURA PROCESU: REALIZACJA INWESTYCJI – ROBOTY BUDOWLANE 19
VII. Procedura aplikowania o płatności
30
VIII. Procedura dokonywania płatności z tytułu kosztów kwalifikowanych do
refundacji
41
IX. Opis rachunków
41
X. Procedura zwrotu niewykorzystanych, bądź nieprawidłowo wykorzystanych
środków oraz zwrotu odsetek
46
XI. Procedura weryfikacji efektywności i prawidłowości wykorzystania funduszy
strukturalnych
48
XI. Procedura weryfikacji systemów zarządzania i kontroli
49
XII. OPIS SPOSOBU ZATWIERDZANIA WEWNĘTRZNYCH PROCEDUR
DOTYCZĄCYCH ZAWIERANIA UMÓW DLA ZADAŃ OBJĘTYCH PROJEKTEM
62
XIV. Przepływy środków finansowych
65
XV. Akceptacja płatności
67
XVI. Uprawnienia pracowników
68
Mirosław Nowicki
Zaktualizował Zespół:
Joanna Zębala
Anna Zaworska
Zatwierdził:
Prezes
Zarządu
Rafał Klabuhn
Członek Zarządu
Małgorzata Zapiór
–
–
2 z 70
I. WPROWADZENIE - CEL OPRACOWANIA PODRĘCZNIKA
Opis procedur został opracowany w oparciu o zapisy wytyczne dla
beneficjentów dotyczące przygotowania wewnętrznych procedur zarządzania
i kontroli projektu.
W podręczniku opisano następujące zagadnienia związane z realizacją projektu:
o dodatkowe warunki dla stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych
z dnia 29 stycznia 2004 roku w przypadku udzielania zamówień przez
beneficjenta
o procedury udzielanie zamówień publicznych,
o zasady prowadzenia monitoringu i kontroli realizacji projektu,
o wewnętrzne rozwiązania związane z archiwizacją dokumentacji,
o przepływy finansowe, m.in. zasady dokonywania płatności na rzecz
Wykonawców,
o procedura wnioskowania o płatność pośrednią i końcową,
o zasady i zakres kontroli rzeczowej i finansowej dokonywanej przez
pracowników „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o.,
o postępowanie w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji
zadań przez Beneficjenta,
o zarządzanie zmianami,
o bezpieczeństwo systemu informatycznego.
Podręcznik spełnia kilka funkcji i będzie używany m.in. jako:
o pomoc w toku szkolenia nowych pracowników „Euroterminal Sławków”
Sp. z o.o., stanowiących przedmiot niniejszego opracowania.
Tabela nr 1. Wykaz skrótów zastosowanych w treści Podręcznika.
SKRÓT
WYJAŚNIENIE
ES
„Euroterminal Sławków”
DN
Zarząd
DM
Dyrektor ds. Majątku i Inwestycji
DJ
Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością i Kontroli
Wewnętrznej
DZ
Biuro Zarządu
DFK
Główny Księgowy
DFC
Dział Polityki Finansowej i Controllingu
DMI
Dział Inwestycji i Projektów Unijnych
DI
Dział Informatyki
DMZ
Dział Zarządzania Majątkiem i Zabezpieczenia Produkcji
DB
Dział BHP
DZA
Asystent Zarządu
IPZ
Instytucja Pośrednicząca – Ministerstwo Infrastruktury
IZ
Instytucja
Zarządzająca
–
Ministerstwo
Rozwoju
Regionalnego
SIWZ
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
SPO
Sektorowy Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko
3 z 70
Tabela nr 2 - Terminologia używana w podręczniku
Termin
Beneficjent
Działanie
Measure
Fundusze Strukturalne
Instytucja Płatnicza
Instytucja Pośrednicząca
w zarządzaniu
Instytucja Wdrażająca
Instytucja Zarządzająca
Kontrola na miejscu
Kwalifikowalność wydatków
Monitorowanie
Monitorowanie finansowe
Monitorowanie rzeczowe
Narodowy Plan Rozwoju
(NPR)
Objaśnienie
Osoby, instytucje lub grupy społeczne bezpośrednio
korzystające z wdrażanej pomocy
Grupa →projektów realizujących ten sam →cel. Działanie
stanowi etap pośredni między →priorytetem a →projektem.
Zasób finansowy UE umożliwiający pomoc w restrukturyzacji
i modernizacji gospodarki krajów członkowskich drogą
interwencji w kluczowych sektorach i regionach (poprawa
struktury).
Na
fundusze
strukturalne
składają
się:
→Europejski
Fundusz
Rozwoju
Regionalnego
(EFRR),
→Europejski Fundusz Społeczny (EFS), →Europejski Fundusz
Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOiGR) oraz →Finansowy
Instrument Wspierania Rybołówstwa (FIWR).Europejski
Fundusz Spójności
Jedna lub kilka instytucji lub organów krajowych,
regionalnych lub lokalnych, wyznaczonych przez państwo
członkowskie w celu przygotowania i przedkładania wniosków
o płatności oraz otrzymywania płatności z Komisji. W Polsce
Instytucją Płatniczą jest Ministerstwo Finansów.
Ministerstwo Infrastruktury podlegające władzom właściwym
ds. zarządzania lub płatności, na którą Instytucja
Zarządzająca (Ministerstwa Rozwoju Regionalnego) deleguje
część uprawnień.
Centrum
Unijnych
Projektów
Transportowych
jest
wyznaczone
przez
→Instytucję
Zarządzającą, jako
odpowiedzialne za realizację działań za pomocą projektów
realizowanych przez →Beneficjentów
Ministerstwo
Rozwoju
Regionalnego-Departamenty:
Koordynacji
i
Wsparcia
Programów
Infarstrukturalnych) odpowiedzialne
za
sterowanie
i nadzorowanie procesu realizacji określonego projektu
Kontrola prowadzona w zakresie operacji finansowanych
przez Fundusze oraz systemów zarządzania i kontroli,
prowadzona jest w miejscu realizacji projektu.
Spełnienie przez wydatki →działań lub →operacji określonych
warunków,
do
których
należą:
(1)
zgodność
z wymogami Funduszu, z którego miałaby pochodzić pomoc;
(2)
spójność
planowanych
→działań
lub
→operacji
z zatwierdzonym →programem operacyjnym.
Proces
systematycznego
zbierania
i
analizowania
wiarygodnych informacji finansowych i statystycznych
dotyczących wdrażania →projektów, którego celem jest
zapewnienie zgodności realizacji projektów i →programu
z wcześniej zatwierdzonymi założeniami realizacji.
Monitorowanie
zarządzania
środkami
z
→Funduszy
Strukturalnych przyznanymi na realizację →programów
i →projektów, jest podstawą oceny sprawności ich
wydatkowania.
Monitorowanie postępu realizacji →programów i →projektów
poprzez system →wskaźników określonych w →dokumentach
programowych.
Dokument programowy stanowiący podstawę planowania
poszczególnych →dziedzin interwencji strukturalnych, jak
i zintegrowanych wieloletnich →programów operacyjnych
o charakterze horyzontalnym i regionalnym. Zawiera
4 z 70
Narodowa strategia rozwoju
regionalnego (NSRR)
Nieprawidłowości
Obszar interwencji
Ocena oddziaływania na
środowisko (OOŚ)
Operacje
Płatność okresowa
Płatność salda końcowego
Final payment of the
balance
Początek okresu
kwalifikowalności
Pomoc strukturalna
Pomoc/wsparcie
Projekt (zadanie)
Refundacja wydatków
propozycje →celów, →działań oraz wielkości interwencji
→Funduszy
Strukturalnych
i
→Funduszu
Spójności
ukierunkowanych na zmniejszanie dysproporcji w rozwoju
społeczno-gospodarczym pomiędzy krajem akcesyjnym
a Unią Europejską. Na podstawie tego dokumentu kraj
akcesyjny prowadzi uzgodnienia z Komisją Europejską
w zakresie →Podstaw Wsparcia Wspólnoty.
Według ustawy z 12 maja 2000 r. o zasadach wspierania
rozwoju regionalnego: dokument w formie uchwały Rady
Ministrów, określający uwarunkowania, cele i kierunki
wspierania →rozwoju regionalnego przez państwo.
Wszelkie rozbieżności w stosunku do uzgodnionego przez
→Instytucję Zarządzającą, Wdrażającą oraz →Odbiorcę
Ostatecznego, sposobu wydatkowania środków w ramach
programów lub projektów.
Grupa →kategorii interwencji, odpowiadająca odpowiedniej
sferze działalności człowieka, tj. otoczeniu produkcyjnemu,
zasobom
ludzkim,
infrastrukturze
podstawowej
oraz
działaniom przygotowawczym i promocyjnym.
Badanie polegające na określeniu, opisie i ocenie
bezpośrednich i pośrednich skutków danego przedsięwzięcia
dla: człowieka oraz komponentów środowiska przyrodniczego
(fauny, flory, wód, gleb, powietrza, klimatu, krajobrazu),
oddziaływania między tymi elementami; dóbr materialnych i
dziedzictwa kultury; ocena wpływu środowisko powinna być
wykonana zgodnie z prawem polskim i odpowiednimi
dyrektywami
UE,
dotyczącymi
ochrony
środowiska
naturalnego.
Projekt lub czynność podejmowana przez →Beneficjentów
(synonim projektu).
Płatność dokonywana w trakcie realizacji →programu lub
→projektu, stanowiąca określoną →transzę (część) środków
w ramach pomocy finansowej. Płatność ta jest dokonywana
przez KE w celu zwrotu wydatków faktycznie opłacanych
przez Fundusze i poświadczonych przez →Instytucję
Płatniczą.
Płatność dokonywana po zakończeniu programu lub projektu,
stanowiąca
ostatnią
→transzę
(część)
środków
w ramach pomocy finansowej i umożliwiająca uregulowanie
→zobowiązań finansowych ze strony Komisji Europejskiej.
Moment
rozpoczęcia
dopuszczalności
wydatkowanych
środków w danym →programie lub →projekcie do
współfinansowania z funduszy pomocowych. Data ta odnosi
się do płatności dokonywanych przez →beneficjentów danego
→programu lub →projektu i nie może poprzedzać dnia
wpłynięcia wniosku o pomoc do Komisji Europejskiej
Forma współfinansowania projektów ze środków →Funduszy
Strukturalnych.
Formy pomocy dostarczanej przez →Fundusze Strukturalne →programy operacyjne, →jednolite dokumenty programowe;
→Inicjatywy Wspólnoty lub wsparcie dla pomocy technicznej
(doradczej) i działań innowacyjnych.
Najmniejsza dająca się wydzielić jednostka stanowiąca
przedmiot pomocy.
Refundacja przez Komisję Europejską części wydatków
realizowanych w ramach pomocy – po ich poświadczeniu
5 z 70
Rezultaty
Rozwój regionalny
Rozwój zrównoważony
Sektorowe Programy
Operacyjne
SIMIK
Studium wykonalności
Transza środków
Uzupełnienie Programu
Wdrażanie
Weryfikacja operacji
Wniosek o płatność
Wskaźniki
Wskaźniki bazowe
przez
→Instytucję
Płatniczą.
Refundacja
wydatków
dokonywana jest w postaci →płatności okresowych.
Bezpośrednie i natychmiastowe →efekty zrealizowanego
→programu lub →projektu. Rezultaty dostarczają informacji
o zmianach, jakie nastąpiły w wyniku →wdrożenia programu
lub projektu u →beneficjentów, bezpośrednio po uzyskaniu
przez nich wsparcia.
Wzrost potencjału gospodarczego regionów oraz trwałą
poprawę ich konkurencyjności i poziomu życia mieszkańców,
co przyczynia się do rozwoju społeczno-gospodarczego kraju.
Rozwój społeczno ekonomiczny, zachowujący cechy trwałości
w długim okresie oraz nie działający destrukcyjnie na
środowisko, w którym zachodzi.
Programy operacyjne przygotowywane i zarządzane przez
właściwe resorty centralne, realizujące zadania horyzontalne
w odniesieniu do całych sektorów ekonomiczno-społecznych.
System Informatycznego Monitoringu i Kontroli Finansowej
Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności
Studium przeprowadzone w fazie formułowania →projektu,
weryfikujące, czy dany projekt ma dobre podstawy do
realizacji i czy odpowiada potrzebom przewidywanych
wnioskodawców; studium powinno stanowić plan projektu;
muszą w nim zostać określone i krytycznie przeanalizowane
wszystkie szczegóły operacyjne jego →wdrażania, a więc
uwarunkowania
handlowe,
techniczne,
finansowe,
ekonomiczne, instytucjonalne, społeczno-kulturowe oraz
związane ze środowiskiem naturalnym; studium wykonalności
pozwala
na
określenie
rentowności
finansowej
i ekonomicznej, a w rezultacie jasne uzasadnienie celu
realizacji projektu.
Rata
płatności
przekazywana
→beneficjentowi
przez
→Instytucję Płatniczą.
Dokument wdrażający strategię i →Priorytety pomocy,
zawierający także szczegółowe elementy na poziomie
→Działania przygotowany przez państwo członkowskie lub
→Instytucję Zarządzającą, i w razie potrzeby korygowany.
W dokumencie tym przedstawione zostaną szczegółowe
kryteria wyboru projektów, system wdrażania, budżet
działań.
Urzeczywistnienie projektu programu. Etap wdrażania
następuje po etapie →programowania.
Mechanizmy
i
środki
zapewniające
prawidłowe
funkcjonowanie procesu gromadzenia i dysponowania
środkami publicznymi. Kontrola finansowa obejmuje kontrolę
zarządczą oraz →audyt.
Wniosek kierowany przez →Instytucję Zarządzającą do
→Instytucji Płatniczej w celu dokonania →okresowych płatności
na rzecz →beneficjentów. Płatności te umożliwiają zwrot
wydatków faktycznie opłacanych przez fundusze pomocowe.
Miara: celów, jakie mają zostać osiągnięte, zaangażowanych
zasobów, uzyskanych produktów, efektów oraz innych
zmiennych (np. ekonomicznych, społecznych, dotyczących
ochrony środowiska)
Wskaźniki opisujące sytuację społeczno-gospodarczą na
obszarze realizacji projektu, mierzone przed rozpoczęciem
oraz w trakcie jego →wdrażania, w celu oszacowania
6 z 70
zachodzących zmian, nie wynikających jednakże z realizacji
inwestycji.
Wskaźniki odnoszące się do konsekwencji danego programu
wykraczających
poza
natychmiastowe
efekty
dla
bezpośrednich →beneficjentów. Oddziaływanie szczegółowe
Wskaźniki oddziaływania
to te efekty, które pojawią się po pewnym okresie czasu,
niemniej jednak są bezpośrednio powiązane z podjętym
działaniem.
Oddziaływanie
globalne
obejmuje
efekty
długookresowe dotyczące szerszej populacji.
Wskaźniki ustalone przed, lub we wczesnej fazie wdrażania
projektu, w celu monitorowania wdrażania programu oraz
Wskaźniki programu
jego oceny wykonania w odniesieniu do wcześniejszych
celów. Do wskaźników tych zaliczamy →wskaźniki wkładu,
→wskaźniki produktu, →wskaźniki rezultatu oraz →wskaźniki
oddziaływania.
Wskaźniki odpowiadające bezpośrednim z natychmiastowym
efektem wynikającym z →programu. Dostarczają one
informacji o zmianach np. zachowania, pojemności lub
wykonania, dotyczących bezpośrednich →beneficjentów.
Wskaźniki rezultatu
Takie wskaźniki mogą przybierać formę wskaźników
materialnych (skrócenie czasu podróży, liczba skutecznie
przeszkolonych, liczba wypadków drogowych, itp.) lub
finansowych (zwiększenie się środków finansowych sektora
prywatnego, zmniejszenie kosztów transportu).
Studium, przeprowadzone podczas fazy identyfikowania
→projektu, w którym definiuje się wszystkie potencjalne
Wstępne
studium
problemy, ocenia się alternatywne rozwiązania, po czym
wykonalności
wybiera się preferowane rozwiązanie w oparciu o kryterium
trwałości projektu.
Koszty, których poniesienie jest merytorycznie uzasadnione
lub zwłaszcza koszty, które spełniają kryteria zasadności
Wydatki kwalifikowane
wyznaczone przez →Instytucję Zarządzającą, zgodnie
z
przepisami
wspólnotowymi
dotyczącymi
wydatków
kwalifikowalnych.
II. OPIS REALIZOWANEGO PROJEKTU
„Budowa Międzynarodowego Centrum Logistycznego EUROTERMINAL
w Sławkowie” zadanie 3 będzie projektem realizowanym w ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 priorytet VII. Transport
przyjazny środowisku, działanie 7.4. Rozwój transportu intermodalnego.
Celem projektu jest zakończenie budowy Międzynarodowego Centrum
Logistycznego EUROTERMINAL w Sławkowie. Powstanie Centrum pozwoli
zwiększyć przewozy transportem kolejowym w jednostkach ładunkowych, co
usprawni proces transportowy i jednocześnie wpłynie na obniżkę kosztów.
Pozwoli też zwiększyć stopień integracji międzygałęziowej: transport kolejowy –
transport samochodowy.
Międzynarodowe
Centrum
Logistyczne
EUROTERMINAL
w
Sławkowie,
koncentrując się, na rozwoju transportu intermodalnego i kombinowanego,
7 z 70
w znaczący sposób przyczyni się do „zrównoważenia” pomiędzy transportem
kolejowym a samochodowym, spełniając w ten sposób powyższy priorytet SPO.
MCL EUROTERMINAL w Sławkowie wpisuje się w politykę UE w zakresie rozwoju
transportu intermodalnego i kombinowanego, której celem jest rozszerzenie
i wzmocnienie rynku transportu kombinowanego do takiego progu, w którym
osiągnie naturalną konkurencyjność usługowo – cenową, w stosunku do
transportu samochodowego.
Podstawowym
elementem
infrastruktury
i kombinowanego jest, obok gęstości sieci
logistyczno – przeładunkowych.
transportu
intermodalnego
kolejowej, gęstość terminali
Niniejszy projekt jest elementem procesu utworzenia w Sławkowie
Międzynarodowego
Centrum
Logistycznego,
którego
zadaniem
będzie
prowadzenie przeładunku kontenerów i obsługa przepływu towarów, tj.:
o transport kombinowany (przeładunek kontenerów i przewóz samochodów
ciężarowych wagonami kolejowymi);
o obsługa ładunków masowych (uciążliwych, niebezpiecznych);
o obsługa ładunków kontenerowych;
o obsługa towarów wysoko przetworzonych oraz żywności;
o magazynowanie
towarów
i
ładunków
niebezpiecznych,
ponad
gabarytowych i wymagających zapewnienia stałej temperatury;
o centrum dystrybucji dla potrzeb przemysłu i handlu;
o uszlachetnianie
ładunków
(m.in.
konfekcjonowanie,
pakowanie,
etykietowanie).
PODSTAWOWE AKTY PRAWNE
Przepisy
regulujące
i Środowisko
wdrażanie
Programu
Operacyjnego
Infrastruktura
1. Dokumenty wspólnotowe:
a) rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.
ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999
(z późn. zm.),
b) rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r.
ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE)
nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego
oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006
Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego (z późn. zm.)
c) decyzja Komisji Europejskiej z dnia 7 grudnia 2007r. zatwierdzająca
Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko na lata 2007-2013,
(przyjęty przez Radę Ministrów dnia 29 listopada 2006 r.)
8 z 70
2. Dokumenty krajowe:
a) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157,
poz. 1240, z późn. zm.)
b) ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju
(Dz. U. z 2009 r., nr 84, poz. 712, z późn. zm.)
c) rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r.
w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu
i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów
finansowych z udziałem środków europejskich,
d) rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r.
w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych
(Dz. U. z 2007 r., nr 175, poz. 1232, z późn. zm.) – dotyczy dotacji
rozwojowych udzielonych do dnia 31.12.2009 r.,
e) horyzontalne wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie
sprawozdawczości z dnia 9 czerwca 2009 r.,
f) wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków certyfikacji
oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej
w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram
Odniesienia na lata 2007-2013 z dnia 23 czerwca 2009 r.,
g) wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach POIiŚ z dnia 3 września 2009 r.,
h) wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości
w ramach POIiŚ z dnia 22 grudnia 2009 r.,
i) zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach
POIiŚ z dnia 17 maja 2010 r.
III. STRUKTURA,
SPOSÓB
ZARZĄDZANIA
JEDNOSTKI REALIZUJĄCEJ PROJEKT
I
KOMPETENCJE
„Euroterminal Sławków” jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością,
powstałą w wyniku zawarcia Aktu Założycielskiego Spółki, akt z dnia 05 marca
2010 r., Repertorium A Nr 1652/2010, zmianę z dnia 29.03.2010 r., Rep. A Nr
3229/2010 oraz zmianę z dnia 29.11.2010 r., Rep. A Nr 11986/2010, wpisaną do
Krajowego Rejestru Sadowego w Sądzie Rejonowym Katowice-Wschód
w Katowicach, Wydział VIII Gospodarczy pod numerem 0000353127 w dniu 01
kwietnia 2010 roku (z późniejszymi zmianami: 29 marca 2010 r., Rep. A Nr
3229/2010, 29 listopada 2010 r., Rep. A Nr 11986/2010, zmieniony dnia 09
marca 2011 r. Rep. A Nr 2301/2011. ).
Przedmiotem działania Spółki jest prowadzenie działalności handlowej
i usługowej, a zwłaszcza:
Naprawa i konserwacja metalowych wyrobów gotowych.
Naprawa i konserwacja maszyn.
Naprawa i konserwacja pozostałego sprzętu transportowego.
Naprawa i konserwacja pozostałego sprzętu i wyposażenia.
Dystrybucja energii elektrycznej.
Dystrybucja paliw gazowych w systemie sieciowym.
Pobór, uzdatnianie i dostarczanie wody.
Odprowadzanie i oczyszczanie ścieków.
Konserwacja i naprawa pojazdów samochodowych, z wyłączeniem
9 z 70
motocykli.
Działalność agentów zajmujących się sprzedażą paliw, rud, metali
i chemikaliów przemysłowych.
Działalność agentów zajmujących się sprzedażą drewna i materiałów
budowlanych.
Działalność agentów specjalizujących się w sprzedaży pozostałych
określonych towarów.
Działalność agentów zajmujących się sprzedażą towarów różnego rodzaju.
Sprzedaż hurtowa paliw i produktów pochodnych.
Sprzedaż hurtowa niewyspecjalizowana.
Sprzedaż detaliczna paliw do pojazdów silnikowych na stacjach paliw.
Transport kolejowy towarów.
Transport drogowy towarów.
Magazynowanie i przechowywanie paliw gazowych.
Magazynowanie i przechowywanie pozostałych towarów.
Działalność usługowa wspomagająca transport lądowy.
Przeładunek towarów w pozostałych punktach przeładunkowych.
Działalność pozostałych agencji transportowych.
Pozostała działalność pocztowa i kurierska.
Hotele i podobne obiekty zakwaterowania.
Obiekty noclegowe turystyczne i miejsca krótkotrwałego zakwaterowania.
Pozostałe zakwaterowanie.
Restauracje i inne stałe placówki gastronomiczne.
Pozostała usługowa działalność gastronomiczna.
Przygotowywanie i podawanie napojów.
Działalność w zakresie pozostałej telekomunikacji.
Działalność związana z oprogramowaniem.
Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki.
Działalność związana z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi.
Pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych
i komputerowych.
Pozostałe ubezpieczenia osobowe oraz ubezpieczenia majątkowe.
Działalność agentów i brokerów ubezpieczeniowych.
Wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi.
Zarządzanie nieruchomościami wykonywane na zlecenie.
Działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe.
Wynajem
i
dzierżawa
pozostałych
pojazdów
samochodowych,
z wyłączeniem motocykli.
Wynajem i dzierżawa maszyn i urządzeń budowlanych.
Wynajem i dzierżawa maszyn i urządzeń biurowych, włączając komputery.
Wynajem i dzierżawa pozostałych maszyn, urządzeń oraz dóbr
materialnych, gdzie indziej niesklasyfikowane.
Działalność pomocnicza związana z utrzymaniem porządku w budynkach.
Działalność związana z pakowaniem.
Pozostała
działalność
wspomagająca
prowadzenie
działalności
gospodarczej, gdzie indziej niesklasyfikowana.
Struktura własnościowa
Kapitał zakładowy „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o. wynosi 182 479 000 zł
i dzieli się na 3 649 580 udziałów, o wartości nominalnej po 50,00 zł każdy.
W kapitale zakładowym Spółki Centrala Zaopatrzenia Hutnictwa S.A. z siedzibą w
Katowicach objęła 2.969.580 udziałów o wartości nominalnej po 50,00 złotych
10 z 70
każdy, czyli udziały o łącznej wartości nominalnej wynoszącej 148.479.000,00
złotych, stanowiące 81,368% kapitału zakładowego Spółki, PKP CARGO S.A.
z siedzibą w Warszawie objęła 340.000 udziałów o wartości nominalnej po 50,00
złotych każdy, czyli udziały o łącznej wartości nominalnej wynoszącej
17.000.000,00 złotych, stanowiące 9,316% kapitału zakładowego Spółki, PKP
LHS Sp. z o.o. z siedzibą w Zamościu objęła 340.000 udziałów o wartości
nominalnej po 50,00 złotych każdy, czyli udziały o łącznej wartości nominalnej
wynoszącej 17.000.000,00 złotych, stanowiące 9,316% kapitału zakładowego
Spółki.
Struktura organizacyjna
Spółka „Euroterminal Sławków" Sp. z o.o. powstała na bazie funkcjonującego od
2004 r. Oddziału CZH S.A. w Katowicach Euroterminal w Sławkowie.
Na mocy umowy z dnia 3 grudnia 2010 r., CZH S.A. przeniosła do przedmiotowej
Spółki (utworzonej w kwietniu 2010 r.) zorganizowaną część przedsiębiorstwa,
w skład której wchodzi majątek wykorzystywany dotychczas przez Oddział
Euroterminal w Sławkowie, pracownicy oraz prawa i obowiązki wynikające
z umów zawartych przez ten Oddział.
W Spółce funkcjonują wydziały, działy, biura, sekcje zgrupowane w pionach
podległych Zarządowi.
11 z 70
IV. ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI PRACOWNIKÓW
„EUROTERMINAL SŁAWKÓW” Sp. Z O. O. ZAANGAŻOWANYCH
W REALIZACJĘ PROJEKTU
Zadanie
Osoba odpowiedzialna
Komórka
organizacyjna
Lider Projektu
Rafał Klabuhn – Prezes Zarządu/Dyrektor
Naczelny
Sporządzenie planu
kont
Katarzyna Podsiadło – Główny Księgowy
DFK
Halina Witwicka - Zastępca Głównego
Księgowego
DFR
Potwierdzanie kopii
dokumentów
księgowych
Katarzyna Podsiadło – Główny Księgowy
DFK
Halina Witwicka – Zastępca Głównego
Księgowego
DFR
Potwierdzenie
dokumentu wniosku
o płatności
Weryfikacja schematu
organizacyjnego
Katarzyna Podsiadło– Główny Księgowy
DFK
Anna Zaworska – Pełnomocnik ds. SZJ
i Kontroli Wewnętrznej
DJ
Akceptacja schematu
organizacyjnego
Rafał Klabuhn – Prezes Zarządu
Małgorzata Zapiór – Członek Zarządu
DN
Bieżące zarządzanie
i podejmowanie decyzji
operacyjnych
Mirosław Nowicki – Główny Specjalista Działu
Inwestycji i Projektów Unijnych
DMI
Podejmowanie decyzji
strategicznych
Iwona Gałgus – Referent w Dziale Inwestycji i DMI
Projektów Unijnych
DN
Podejmowanie decyzji
finansowych
DN
Podpisywanie umów
związanych z projektem Małgorzata Zapiór – Członek Zarządu
DN
Przygotowywanie
postępowań o
udzielenie zamówienia
publicznego
DMI
Prowadzenie
Komisja Przetargowa w składzie:
postępowań
przetargowych: Komisja Joanna Zębala – przewodniczący
Mirosław Nowicki – z-ca przewodniczącego
przetargowa
Elżbieta Madej – sekretarz
Mariusz Paszcza – członek
Dariusz Paruzel – członek
Robert Cicirko – członek
Janusz Ubik – członek
12 z 70
Opracowanie i
przygotowywanie umów Inwestycji i Projektów Unijnych
DMI
Iwona Gałgus– Referent Działu Inwestycji
i Projektów Unijnych
Kancelaria Prawna
Anna Zaworska – Pełnomocnik ds. SZJ
i Kontroli Wewnętrznej
Katarzyna Podsiadło - Główny Księgowy;
Robert Cicirko - Główny Specjalista
Joanna Zębala –Dyrektor ds. Majątku
i Inwestycji;
i Inwestycji
DMI
Opiniowanie umów
Kontakty z partnerami
wykonawcami
i podwykonawcami
Raportowanie na temat
postępów projektu
Przedkładanie raportów
do lidera projektu
DJ
DFK
DFC
DM
DMI
DM
DMI
i Inwestycji
i Inwestycji
DM
i Inwestycji
DM
DMI
Przygotowywanie
wniosków
o uruchomienie/wypłatę
środków budżetowych
DMI
Przygotowywanie
harmonogramów
płatności w ramach
projektów
DMI
Odbiory prac,
sporządzanie i
podpisywanie
protokołów odbioru
towarów i prac
Przygotowywanie
wniosków o płatność
pośrednią/końcową
Przygotowywanie
sprawozdań z realizacji
projektu
DMI
DM
DMI
DMI
13 z 70
V. PROCES UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ W RAMACH REALIZOWANEGO
PROJEKTU.
1.
Zamówienia powyżej 14.000 euro
Podstawa prawna udzielania zamówień
Do zamówień, których wartość przekracza 14 000 euro stosowny będzie
Regulamin zamówień o wartości powyżej 14 000 euro zawierający zapisy
analogicznej do zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) w zakresie umożliwiającym jej
stosowanie dla podmiotów nie zobowiązanych do stosowania ustawy.
Regulamin zawiera w tym zakresie również zapisu i odwołania do zasad
przyjętych w następujących aktach wykonawczych do w/w ustawy:
A. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów:
− z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych
w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz
sposobu przekazywania. (Dz. U. z dnia 31 sierpnia 2006 r. Nr 155 poz.
1110);
− z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może
żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty
mogą być składane.(Dz. U. z 2009 r. Nr 226 poz. 1817);
− z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego. (Dz. U. z 2010 r. Nr 223 poz.
1458);
− z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku
do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień
publicznych. (Dz. U. z 2009 r. Nr 224. Poz. 1796);
− z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie kwot wartości zamówień i konkursów,
od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi
Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. (Dz. U. z 2009 r. Nr 224.
Poz. 1795).
B. Rozporządzenia Ministra Infrastruktury:
− z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy
dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru
robót budowlanych oraz programu funkcjonalno – użytkowego (Dz. U.
z 2004r nr 202 poz. 2072 z późn. zm.);
− z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw
sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów
robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno – użytkowym
(Dz. U. z 2004 r. nr 130 poz. 1389 z późn. zm.).
C. Wspólny Słownik Zamówień - CPV
Procedura - zasady ogólne
Celem procedury jest dokonywanie zakupów pozwalających prawidłowo
wydatkować środki publiczne pozyskane w ramach programu SPO
w szczególności poprzez zastosowanie rozwiązań analogicznych, jakie przyjmuje
ustawa o zamówieniach publicznych oraz procedur tam przewidzianych mając na
uwadze politykę pełnej przejrzystości.
14 z 70
Przedmiot i zakres stosowania procedury.
Zakresem stosowania niniejszej procedury są
organizacyjne „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o.
objęte
wszystkie
komórki
Terminologia
Zakup – roboty budowlane, usługi i dostawy zgodnie z ustawą Prawo Zamówień
Publicznych.
Dokumentacja przetargowa – zgodnie z wymogami ustawy zawiera między
innymi: SIWZ (Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia) z ofertą
i projektem umowy
Kierownik komórki organizacyjnej – Dyrektor DM
Kierownik Zamawiającego –Zarząd „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o.
Właściciel procedury
Właścicielem procedury jest – Dyrektor ds. Majątku i Inwestycji.
Tryb postępowania:
Funkcja
Stanowisko
Opis postępowania
Rozeznania rynku
Pracownik merytoryczny działu
DMI
DMI
DMI
Pracownik i Dyrektor DM
Zgodnie z wewnętrznym
zakresem obowiązków
Zgodnie z Działem II ustawy
P.Z.P.
Pracownik merytoryczny DMI
wypełnia wniosek
Wypełniony wniosek przekazuje
na Zarząd
Dyrektor występuje do Zarządu
o zatwierdzenie trybu
postępowania
Opisanie istotnych warunków
zamówienia, przygotowanie
projektu umowy.
Oszacowanie wartości
zakupu
Wystawienie wniosku o
rozpoczęcie procedury
Zweryfikowanie i
zatwierdzenie wniosku
Zgodnie z terminem
określonym we
wniosku następuje
opracowanie
materiałów
przetargowych -SIWZ
Weryfikacja i
akceptacja materiałów
przetargowych
Pracownik DMI
Pracownik DMI
Ogłoszenie przetargu
Przekazanie treści
ogłoszenia o
zamówieniu
Dyrektor DM
1. Weryfikacji i akceptacji
dokonują:
pracownik DMI
Dyrektor DM
2. Dyrektor przekazuje
dokumentację do Zarządu
1.Ogłoszenie na firmowym
portalu.
2.Ogłoszenie w Biuletynie
Zamówień Publicznych.
3. Przekazanie ogłoszenia
Urzędowi Oficjalnych Publikacji
Wspólnot Europejskich
Przekazywanie treści ogłoszenia
do IP zgodnie z umową o
dofinansowanie.
Przekazywanie SIWZ na żądanie
15 z 70
IP
Przygotowanie i
przeprowadzenie
procedury wyboru
wykonawcy zgodnie z
wymaganiami ustawy
Komisja przetargowa
Postępowanie zgodnie z opisem
procedur zawierania umów
Przekazanie informacji
o rozstrzygnięciu
przetargu
Dyrektor DM
Przekazanie projektu
umowy
Pracownik DMI
Zatwierdzenie wyboru
wykonawcy, bądź
zatwierdzenie
unieważnienia
postępowania
Korespondencja
związana z
postępowaniem
Zarząd „Euroterminal Sławków”
Sp. z o.o.
Przekazanie informacji do IP o
wyniku postępowania wraz z
protokołem z postępowania i
ofertą, jeszcze przed zawarciem
umowy z Wykonawcą – zgodnie
z umową o dofinansowanie
Przekazanie projektów umów i
projektów aneksów do umów, do
IP, w terminach umożliwiających
sporządzenie opinii i
zastosowanie się do niej.
Informacja o rozstrzygnięciu
Podpisanie umowy
Prowadzi Sekretarz komisji,
podpisuje Przewodniczący komisji
Sp. z o.o.
Tablica ogłoszeń, wykonawcy,
Prezes Urzędu Zamówień
Publicznych i Urząd Oficjalnych
Publikacji Wspólnot Europejskich
Po otrzymaniu kserokopii
podpisanej umowy i wniesieniu
zabezpieczenia należytego
wykonania umowy - zwrot
wadium
Zapisy
Lp.
Nazwa
dokumentu
Umiejscowienie
Okres
Postępowanie z
Osoba
przechowywania
dokumentem
odpowiedzialna
za prowadzenie
po okresie
dokumentu
przechowywani
a
1
Wniosek o
rozpoczęcie
postępowania o
udzielenie
zamówienia
publicznego
Przeprowadzeni
e postępowania
o udzielenie
zamówienia
publicznego
Dokumentacja z
postępowania
(z ofertami)
Dział
merytorycznie
odpowiedzialny
Archiwizacja
Dyrektor komórki
organizacyjnej
Archiwizacja
Sekretarz komisji
Archiwizacja
Sekretarz komisji
2
3
Komisja
przetargowa
zgodnie z zapisami
umowy o
dofinansowanie
projektu w ramach
SPO
jw.
16 z 70
2.
Zamówienia nie przekraczające 14 000 Euro
Procedura - zasady ogólne
Celem procedury jest dokonywanie zakupów pozwalających prawidłowo
wydatkować środki publiczne pozyskane w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko. Procedura zostanie przeprowadzona zgodnie
z „Regulaminem udzielania zamówień o wartości nie większej niż 14 000 euro”.
Przedmiot i zakres stosowania procedury.
Zakresem stosowania niniejszej procedury są
organizacyjne „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o.
objęte
wszystkie
komórki
Właściciel procedury
Właścicielem procedury jest – Dyrektor ds. Majątku i Inwestycji
Tryb postępowania
Funkcja
Stanowisko
Opis postępowania
Rozeznanie rynku
DMI
DMI
DMI
Zgodnie z wewnętrznym
zakresem obowiązków
Zgodnie z Działem II ustawy
P.Z.P.
Pracownik merytoryczny DMI
wypełnia wniosek
Wypełniony wniosek
przekazuje na Zarząd
Dyrektor występuje do
Zarządu o zatwierdzenie
trybu postępowania
OPIS Zamówienia
zawierający kryteria wybory
wykonawcy i warunki
udziału, wzór umowy oraz
projekt ogłoszenia
Oszacowanie wartości
zakupu
Wystawienie wniosku
o rozpoczęcie
procedury
Zweryfikowanie i
zatwierdzenie wniosku
Zgodnie z terminem
określonym we
wniosku następuje
opracowanie
materiałów
przetargowych
Weryfikacja i
akceptacja materiałów
przetargowych
Pracownik DMI
Pracownik DMI
Ogłoszenie przetargu
Przekazanie treści
ogłoszenia o
zamówieniu
Dyrektor DM
1. Weryfikacji i akceptacji
dokonują:
pracownik DMI
Dyrektor DM
2. Dyrektor przekazuje
dokumentację do Zarządu
1. Ogłoszenie w prasie o
zasięgu ogólnopolskim
2. Ogłoszenie na stronie
internetowej Spółki
3. Ogłoszenie w siedzibie
spółki
Przekazywanie treści
ogłoszenia do IP zgodnie z
umową o dofinansowanie.
17 z 70
Przygotowanie i
przeprowadzenie
procedury zgodnie z
Regulaminem
Przekazanie informacji
o rozstrzygnięciu
przetargu
Komisja przetargowa
Postępowanie zgodnie z
opisem procedur
Dyrektor DM
Przekazanie projektu
umowy
Pracownik DMI
Zatwierdzenie wyboru
wykonawcy, bądź
zatwierdzenie
unieważnienia
postępowania
Korespondencja
związana z
postępowaniem
Podpisanie umowy
Sp. z o.o.
Przekazanie informacji do IP
o wyniku postępowania wraz
z protokołem z postępowania
i ofertą, jeszcze przed
zawarciem umowy z
Wykonawcą – zgodnie z
umową o dofinansowanie
Przekazanie projektów umów
i projektów aneksów do
umów, do IP, w terminach
umożliwiających
sporządzenie opinii i
zastosowanie się do niej.
Informacja o rozstrzygnięciu
Prowadzi Sekretarz komisji,
podpisuje Przewodniczący komisji
Sp. z o.o.
Tablica ogłoszeń,
wykonawcy, strona
internetowa
Po otrzymaniu kserokopii
podpisanej umowy i
wniesieniu ewentualnego
zabezpieczenia należytego
wykonania umowy
5. Zapisy
Lp.
Nazwa
dokumentu
Umiejscowienie
1
Wniosek o
rozpoczęcie
postępowania
o udzielenie
zamówienia
publicznego
Dokumentacja
z
postępowania
(z ofertami)
Dział DMI
/pozostałe
2
Dział
DMI/pozostałe
Okres
przechowywania
zgodnie z zapisami
umowy o
dofinansowanie
projektu w ramach
SPO
Postępowanie z
dokumentem po
okresie
przechowywania
Osoba
odpowiedzialna
za prowadzenie
dokumentu
Archiwizacja
Dyrektor/kierown
ik komórki
organizacyjnej
Archiwizacja
Dyrektor/kierown
ik komórki
organizacyjnej
18 z 70
VI. PROCEDURA PROCESU: REALIZACJA INWESTYCJI – ROBOTY
BUDOWLANE
Cel procedury
Celem niniejszej procedury jest opisanie działań umożliwiających realizację
inwestycji polegającej na udzieleniu zamówienia i wykonaniu robót budowlanych.
Przedmiot procedury i zakres jej stosowania
Przedmiotem procedury są działania związane z realizacją projektu pn.
„Budowa
Międzynarodowego
Centrum
Logistycznego
EUROTERMINAL
w Sławkowie”. Początkiem jest proces zlecenia wykonania robót budowlanych,
a końcem przekazanie wytworzonego majątku do użytku i eksploatacji.
Definicje i terminologia
3.1. Dokumentacja projektowa
Zakres i forma określona została w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury
z dnia 2 września 2004 roku w sprawie szczegółowego zakresu i formy
dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót
budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U z 2004r. Nr 202,
poz. 2072 z późn. zm.)
3.2. Decyzja o warunkach zabudowy
Decyzja wydawana zgodnie z ustawą z dnia 27 marca 2003 r.
o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. Nr 80, poz. 717 z późn.
zm.)
3.3. Pozwolenie na budowę
Decyzja administracyjna zezwalająca na rozpoczęcie i prowadzenie lub
wykonywanie robót budowlanych innych niż budowa obiektu budowlanego,
wydawana zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo Budowlane (tekst
jednolity Dz. U z 2010 r. nr 243, poz. 1623 z póz. Zm.)
3.4. Pracownik merytoryczny
Pracownik
Działu
Inwestycji
i
Projektów
Unijnych
prowadzący
i odpowiadający za poszczególny proces inwestycyjny oraz za kontakty
z Inwestorem Zastępczym.
3.5. Proces inwestycyjny
Zespół działań i czynności opisany niniejszą procedurą zmierzający do
realizacji inwestycji.
3.6. SIWZ
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia dokument opracowywany
zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (tj.
Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.).
3.7. CPV
Wspólny Słownik Zamówień
19 z 70
3.8. OT
Protokół przyjęcia inwestycji na stan środków trwałych „Euroterminal
Sławków” Sp. z o. o.
3.9. Dokumentacja budowy.
Należy przez to rozumieć pozwolenie na budowę wraz z załączonym
projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych
i końcowych, dokumentacja powykonawcza w miarę potrzeby, rysunki i opisy
służące realizacji obiektu, operaty geodezyjne i książkę obmiarów, a w przypadku
realizacji obiektów metodą montażu - także dziennik montażu.
3.10. Inwestor Zastępczy
Osoba fizyczna lub prawna wybrana drogą postępowania o udzieleniu
zamówienia publicznego przygotowująca i nadzorująca inwestycję finansowaną
ze środków publicznych (EFRR), oraz wyznaczająca spośród swoich pracowników
osobę pełniącą funkcję Inspektora Nadzoru – Koordynatora Inspektorów Nadzoru
wszystkich branż występujących w obiekcie. Inspektor Nadzoru - osoba
posiadająca uprawnienia budowlane zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r.
Prawo Budowlane (tekst jednolity Dz. U z 2010 r. nr 243, poz. 1623 z późn.
zm.).
3.11. Pozwolenie na użytkowanie.
Decyzja wydawana zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo
budowlane (tekst jednolity Dz. U z 2010 r. nr 243, poz. 1623 z późn. zm.).
3.12. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy.
Zabezpieczenie wnoszone zgodnie z art. 148 ustawy Prawo zamówień
publicznych służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego
wykonania
umowy.
Jeżeli wykonawca jest jednocześnie gwarantem,
zabezpieczenie służy także pokryciu roszczeń z tytułu gwarancji jakości.
3.13. Roboty budowlane.
Roboty budowlane - należy przez to rozumieć wykonanie albo
zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7
lipca 1994 r. - Prawo Budowlane (tekst jednolity Dz. U z 2010 r. nr 243, poz.
1623 z późn. zm.), a także wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy
z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane przez osobę trzecią, zgodnie
z wymaganiami określonymi przez zamawiającego.
3.14. Wykonawca.
Wykonawca - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo
jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się
o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę
w sprawie zamówienia publicznego.
3.15. Zamawiający.
Zamawiający - należy przez to rozumieć „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o.
3.16. Zamówienie publiczne.
Zamówienia publiczne - należy przez to rozumieć umowy odpłatne
zawierane między zamawiającym a wykonawcą na podstawie ustawy Prawo
20 z 70
Zamówień Publicznych, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty
budowlane.
3.17. Karta stanowiskowa.
Zakres czynności i odpowiedzialności przypisanych dla danego stanowiska.
3.18. Plac budowy.
Należy przez to rozumieć przestrzeń, w której prowadzone są roboty
budowlane wraz z przestrzenią zajmowaną przez urządzenia zaplecza budowy.
3.19. Dokumentacja powykonawcza.
Należy przez to rozumieć dokumentację budowy z naniesionymi zmianami
dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami
powykonawczymi.
3.20. Budowa.
Należy
przez
to
rozumieć
wykonywanie
obiektu
budowlanego
w określonym miejscu, a także odbudowę, rozbudowę, nadbudowę obiektu
budowlanego.
3.21. Obiekt budowlany.
Należy przez to rozumieć:
− budynek wraz z instalacjami i urządzeniami technicznymi,
− budowlę stanowiącą całość techniczno-użytkową wraz z instalacjami
i urządzeniami,
− obiekt małej architektury.
3.22. Dziennik budowy.
Dziennik budowy stanowi urzędowy dokument przebiegu robót
budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania
robót i jest wydawany odpłatnie przez właściwy organ.
Właściciel procedury.
Dyrektor ds. Majątku i Inwestycji
Wykaz odpowiedzialności.
Pracownik merytoryczny– odpowiedzialność zgodnie z kartą stanowiskową/kartą
służb.
21 z 70
Tryb postępowania
6.1. Schemat graficzny
Realizacja inwestycji
Dokumentacja Przetargowa
Procedura Przetargowa
Podpisanie Umowy
Realizacja Umowy
Odbiór Końcowy Robót
Przekazanie Obiektu do Użytku
Odbiór pogwarancyjny
Legenda:
- Działanie krytyczne mające decydujący wpływ na termin
realizacji inwestycji
6.2. Dokumentacja Przetargowa
6.2.1. Obliczenie szacunkowej
wartość zamówienia.
wartości
zamówienia.
Szacunkowa
Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące
przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli
przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż
6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli
przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.
Obliczenia szacunkowej wartości zamówienia dokonuje pracownik merytoryczny
Działu DMI w oparciu o:
− Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.
U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759),
− Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 roku
w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej,
specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz
programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U z 2004r. Nr 202, poz. 2072
z późn. zm.),
− Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 maja 2006 r.
w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do Euro stanowiącego
22 z 70
podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.( Dz. U. z 2009r. Nr
224. Poz. 1796).
6.2.2. Aktualizacja szacunkowej wartości zamówienia.
Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności
mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem
postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.
6.2.3. Ustalenie trybu udzielenia zamówienia na roboty budowlane.
Ustalenie trybu odbywa się zgodnie z ustawą Prawo
Publicznych.
Zamówień
6.2.4. Opracowanie SIWZ
Opracowanie SIWZ dokonuje pracownik merytoryczny zgodnie z art. 36
ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Nie dotyczy zamówień poniżej 14.000
EUR.
6.2.5. Dokonanie wyceny SIWZ
Obliczenie kosztów SIWZ dokonuje pracownik merytoryczny zgodnie z art.
42 ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku (tj. Dz. U.
z 2010 r. Nr 113, poz. 759). Nie dotyczy zamówień poniżej 14.000 EUR.
6.2.6. Uzyskanie akceptacji Radcy Prawnego.
Kompletną SIWZ po zaparafowaniu jej przez Dyrektora przedkłada do
akceptacji Radcy prawnego. W przypadku wniesienia uwag przez Radcę
Prawnego pracownik merytoryczny wprowadza zmiany do SIWZ i ponownie
przedkłada ją do akceptacji. Nie dotyczy zamówień poniżej 14.000 EUR.
6.2.7. Uzyskanie akceptacji Instytucji Pośredniczącej.
Po uzyskaniu akceptacji Radcy Prawnego ogłoszenie o zamówieniu
publicznym (na żądanie IP także SIWZ), przedkładane jest do akceptacji
Instytucji Pośredniczącej. W przypadku braku akceptacji i wniesienia uwag,
Komisja Przetargowa zobowiązana dokonać zmian w dokumentacji postępowania
i powtórnie uzyskać akceptację Radcy Prawnego oraz Instytucji Pośredniczącej.
6.2.8. Zatwierdzenie SIWZ przez Prezesa Zarządu.
Po uzyskaniu wstępnych akceptacji SIWZ przedkładana jest do Prezesa
Zarządu celem jej zatwierdzenia. W przypadku wniesienia uwag postępowanie
akceptacyjne należy rozpocząć od nowa. Nie dotyczy zamówień poniżej 14.000
EUR.
6.3. Procedura przetargowa
6.3.1. Wydawanie SIWZ na pisemny wniosek oferentów.
Na pisemny wniosek oferentów inspektor (po uprzednim sprawdzeniu
dokonania opłaty za SIWZ), wydaje lub przesyła za zaliczeniem pocztowym kompletną SIWZ. Materiały przetargowe przekazywane są zgodnie z art. 42
ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
6.3.2. Wyjaśnienia treści specyfikacji.
W przypadku, kiedy Wykonawca zwróci się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, pracownik merytoryczny
23 z 70
zgodnie z art. 38 ust 1 i 2, niezwłocznie udziela wyjaśnień, chyba, że prośba
o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynęła do zamawiającego na mniej niż:
1) 6 dni przed terminem składania ofert,
2) 4 dni przed upływem terminu składania ofert - w przetargu
ograniczonym oraz negocjacjach z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba
udzielenia zamówienia,
3) 2 dni przed upływem terminu składania ofert - jeżeli wartość
zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na
podstawie art. 11 ust. 8
- pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych
Warunków Zamówienia wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia,
w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
1a. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków
zamówienia wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w
ust. 1, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień
albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
Pracownik przekazuje treść wyjaśnienia wszystkim wykonawcom, którym
doręczono specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła
zapytania. Kopię wyjaśnienia publikuje na stronie www.euterminal.pl.
Zamawiający zgodnie z art. 38 ust 3, może zwołać zebranie wszystkich
wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści specyfikacji
istotnych warunków zamówienia; w takim przypadku pracownik merytoryczny
sporządza informację zawierającą zgłoszone na zebraniu zapytania o wyjaśnienie
treści specyfikacji oraz odpowiedzi na nie, bez wskazywania źródeł zapytań.
Informację z zebrania doręcza się niezwłocznie wykonawcom, którym przekazano
specyfikację istotnych warunków zamówienia.
6.3.3. Modyfikacja treści SIWZ
W uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu
składania ofert zmienić treść Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. (art.
38 ust. -4- 6 ustawy Prawo Zamówień Publicznych). Wprowadzenie modyfikacji
jest możliwe po wykonaniu działań opisanych w pkt. 6.2.4 do 6.2.9. Dokonaną
zmianę
specyfikacji
zamawiający
przekazuje
niezwłocznie
wszystkim
wykonawcom,
którym
przekazano
Specyfikację
Istotnych
Warunków
Zamówienia, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej,
zamieszcza ją także na tej stronie.
6.3.4. Przedłużenie terminu składania ofert
Zgodnie z art. 38 ust 6, jeżeli w wyniku zmiany treści Specyfikacji
Istotnych Warunków Zamówienia nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia
o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian
w ofertach, zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym
wykonawców, którym przekazano Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia,
oraz zamieszcza informację na stronie internetowej, jeżeli Specyfikacja Istotnych
Warunków Zamówienia jest udostępniana na tej stronie. Przepis ust. 4a Ustawy
stosuje się odpowiednio.
6.4. Podpisanie umowy.
6.4.1. Przesłanie dokumentów przetargowych i projektu umowy do IP.
Dyrektor DM po rozstrzygnięciu postępowanie przez Komisję Przetargową
przekazuje informację do IP o wyniku postępowania wraz z protokołem
z postępowania i ofertą. Do przekazywanej dokumentacji załącza także projektów
24 z 70
umów w terminach umożliwiających sporządzenie opinii i zastosowanie się do
niej.
6.4.2. Ustalenie terminu podpisania umowy.
Termin podpisania umowy zgodnie z ustawą Pzp.
6.4.3. Przygotowanie umowy do podpisu.
Niezwłocznie po otrzymaniu pozytywnej opinii IP pracownik merytoryczny
przystępuje do przygotowania umowy, przedkładając jej treść Dyrektorowi DM,
który ją parafuje. Następnie umowa jest przedkładana Pełnomocnikowi ds.
Systemu Zarządzania Jakością i Kontroli Wewnętrznej, który jeżeli nie ma uwag
również składa swoją parafę.
6.4.4. Parafowanie umowy przez Radcę Prawnego.
Zaparafowaną umowę pracownik merytoryczny przedkłada Radcy
Prawnemu do zaparafowania. W przypadku wniesienia uwag przez Radcę
Prawnego do umowy wprowadzane są zmiany i umowa jest ponownie
przedkładana do zaparafowania.
6.4.5. Parafowanie umowy przez DFK/DFC.
Zaparafowaną umowę przez w/w pracownik merytoryczny przedkłada do
Głównego Księgowego i Działu Polityki Finansowej i Controllingu celem jej
zaparafowania. W przypadku wniesienia uwag przez DFK nanoszone są poprawki
i umowę ponownie przedkłada się do parafowania.
6.4.6. Podpisanie umowy przez Zarząd (DN).
Zaparafowaną umowę przez w/w pracownik merytoryczny przedkłada do
Zarządu celem jej podpisania. W przypadku wniesienia uwag przez Zarząd
pracownik merytoryczny wznawia postępowanie dotyczące parafowania umowy.
6.4.7. Podpisanie umowy przez Wykonawcę.
Zamawiający
zawiera
umowę
w
sprawie
zamówienia
publicznego,
z zastrzeżeniem art. 183 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, w terminie:
1)
nie krótszym niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze
najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane w sposób
określony w art. 27 ust. 2 w/w ustawy, albo 15 dni - jeżeli zostało przesłane
w inny sposób - w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub
przekracza 193.000 euro;
2)
nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze
najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane w sposób
określony w art. 27 ust. 2 w/w ustawy, albo 10 dni - jeżeli zostało przesłane
w inny sposób - w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż
193.000 euro., nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą,
po wniesieniu przez Wykonawcę wymaganego zabezpieczenia należytego
wykonania umowy. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia
publicznego przed upływem wymienionych wyżej terminów, o ile zachodzą
przesłanki określone w art. 94 ust. 2 w/w ustawy. W przypadku umowy na
realizację robót budowlanych wraz z egzemplarzem podpisanej umowy pracownik
merytoryczny przekazuje Wykonawcy 2 komplety dokumentacji projektowej
robót wraz z pozwoleniem na budowę.
25 z 70
6.4.8. Zmiana terminu podpisania umowy.
Z przyczyn uzasadnionych lub pisemny wniosek wykonawcy zamawiający
może dokonać zmiany terminu podpisania umowy. Pracownik merytoryczny
uzgadnia nowy termin z Wykonawcą z uwzględnieniem terminów podanych
w pkt. 6.4.7. informując jednocześnie Wykonawcę o skutkach związanych
z uchylaniem się od podpisania umowy wynikających z art. 94 ust. 3 ustawy
Prawo Zamówień Publicznych. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana,
uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi
wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może
wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania
ich ponownego badania i oceny, chyba, że zachodzą przesłanki unieważnienia
postępowania, o których mowa w art. 93 ust. 1 w/w ustawy.
6.5. Realizacja umowy o roboty budowlane.
6.5.1. Przekazanie placu budowy.
W terminie wskazanym przez Zamawiającego w pisemnym zawiadomieniu
pracownik merytoryczny wraz z wszystkimi zaproszonymi zainteresowanymi
stronami protokolarnie dokonuje przekazania terenu i/lub obiektów, na których
będą prowadzone prace budowlane Wykonawcy na plac budowy. Kierownik
budowy przejmuje teren zgodnie z art. 22 pkt 1 ustawy Prawo Budowlane.
Z czynności przekazania sporządzany jest protokół wg załącznika nr 1. Wraz
z przekazaniem placu budowy inspektor przekazuje Wykonawcy Dziennik
Budowy.
6.5.2. Rozpoczęcie robót.
Rozpoczęcie robót może nastąpić po spełnieniu wymagań określonych
w art. 41 i 45 oraz 21a ustawy Prawo budowlane. Fakt rozpoczęcia
odnotowywany jest w dzienniku budowy.
6.5.3. Odbiory częściowe robót.
Wykonawca zgłasza wpisem w dzienniku budowy elementy robót
ulegających zakryciu i podlegających odbiorowi częściowemu. Inwestor
Zastępczy dokonuje odbioru elementów robót ulegających zakryciu potwierdzając
fakt odbioru wpisem w dziennik budowy.
6.5.4. Fakturowanie częściowe wykonanych robót.
Po odebraniu przez Inwestora Zastępczego wykonanych elementów robót
Wykonawca wystawia fakturę częściową wraz z załączonym protokołem odbioru
elementów robót podpisanym przez inspektora nadzoru budowlanego oraz
informacją o rzetelności wykonanych prac i poprawności kalkulacji. Fakturę
powtórnie sprawdza i opisuje pracownik merytoryczny. Opis faktury sporządzany
jest wg treści wymaganej przez Instytucję Zarządzającą, zgodnie z załącznikiem
nr 2.
6.5.5. Zmiana przyjętych rozwiązań projektowych.
6.5.5.1. Wniosek o wprowadzenie zmian.
Na każdym etapie realizacji umowy istnieje możliwość wnoszenia zmian do
dokumentacji projektowej. Wniosek o wprowadzenie zmian mogą składać
wszystkie strony procesu inwestycyjnego. Wniosek w sprawie wprowadzenia
zamiennych rozwiązań wraz z szczegółowym uzasadnieniem merytorycznym,
technicznym i ekonomicznym składany jest na piśmie przez stronę wnoszącą
i przedkładany do zaopiniowania przez Dział DMI. Po zaopiniowaniu pracownik
26 z 70
merytoryczny Działu DMI przygotowuje wniosek w tej sprawie na posiedzenie
Zarządu.
6.5.5.2. Wprowadzenie zmian.
W przypadku uwzględnienia zmian przez Zamawiającego Inwestor
Zastępczy przygotowuje protokół konieczności wykonania robót dodatkowych,
a Projektant wprowadza zmiany do dokumentacji projektowej postępując zgodnie
z ustawą Prawo budowlane.
6.5.5.3. Zlecenie robót dodatkowych i zamiennych.
Po zatwierdzeniu protokołu robót dodatkowych i zamiennych Inwestor
Zastępczy przygotowuje aneks do umowy z Wykonawcą robót. Projekt aneksu
przedstawiany jest Dyrektorowi DM, zaś ten przesyła aneks do zaopiniowania
przez Instytucję Pośredniczącą. Po otrzymaniu pozytywnej opinii IPZ zlecenie
robót dodatkowych odbywa się w trybie przewidzianym w umowie i ustawie
Prawo Zamówień Publicznych. Przygotowany aneks parafuje Dyrektor DM. Dalsze
działania wg pkt. 6.4.
6.5.7. Odbiór końcowy robót.
6.5.7.1. Zgłoszenie zakończenia robót.
O zakończeniu robót Wykonawca informuje Inwestora Zastępczego wpisem
w dzienniku budowy.
6.5.7.2. Potwierdzenie zakończenia robót.
Inwestor Zastępczy w terminie 7 dni licząc od daty poinformowania przez
Wykonawcę wpisem w dzienniku o zakończeniu robót obowiązany jest
potwierdzić zakończenie robót oraz osiągnięcie gotowości do odbioru końcowego
robót, o czym zawiadamia pisemnie Wykonawcę wpisem w dzienniku budowy
oraz odrębnym pismem podpisanym przez Zamawiającego.
6.5.7.3. Rozpisanie odbioru końcowego robót.
Inwestor Zastępczy rozpisuje odbiór końcowy po uzyskaniu informacji
o zakończeniu robót zawiadamiając o miejscu, terminie i czasie odbioru,
wszystkie zainteresowane strony procesu inwestycyjnego oraz instytucje
wymienione w ustawie Prawo Budowlane w przypadku konieczności uzyskania
pozwolenia na użytkowanie.
6.5.7.4. Wyznaczenie przedstawicieli Zamawiającego.
Dział DMI wnioskuje do Zarządu o wyznaczenie i upoważnienie osób do
występowania w imieniu Zamawiającego podczas czynności odbiorowych,
proponując jednocześnie skład komisji odbiorowej.
6.5.7.5.Techniczny odbiór końcowy robót.
W terminie wskazanym przez Zamawiającego Komisja z upoważnionymi do
reprezentowania stron członkami rozpoczyna czynności odbiorowe. Odbiorowi
podlegają roboty budowlane we wszystkich branżach oraz dostarczone
i zamontowane urządzenia. Wykonawca przygotowuje 3 komplety dokumentacji
powykonawczej, której kompletność sprawdza Inwestor Zastępczy. Z czynności
odbioru Komisja sporządza protokół.
27 z 70
6.5.7.6. Rozruch technologiczny.
W
przypadku
realizacji
obiektów
o
dużym
skomplikowaniu
technologicznym oraz dużym nasyceniu infrastruktury technicznej Wykonawca
jest zobowiązany do przeprowadzenia rozruchu obiektu pod nadzorem Inwestora
Zastępczego. Celem rozruchu technicznego jest sprawdzenie osiągnięcia
ustalonych w projekcie danych eksploatacyjnych dla poszczególnych systemów,
każdego z osobna i wszystkich razem w różnych sytuacjach, w tym również
podczas symulowanych awarii. Z czynności rozruchu sporządzany jest protokół.
6.5.7.7. Usuwanie usterek i wad.
W przypadku stwierdzenia podczas odbioru wad i usterek Komisja
wyznacza termin do ich usunięcia. Wykonanie usunięcia usterek Wykonawca
winien zgłosić pisemnie Inwestorowi Zastępczemu, który informuje o tym
Zamawiającego i Zamawiający odbiera ich wykonanie komisyjnie. Z czynności
odbioru spisywany jest protokół.
6.5.7.8. Zwłoka w usunięciu wad i usterek.
W przypadku nie usunięcia usterek lub wad we wskazanym terminie
Zamawiający poprzez Inwestora Zastępczego wzywa pisemnie Wykonawcę do ich
natychmiastowego usunięcia, informując jednocześnie, że z tytułu zwłoki w ich
usunięciu będzie naliczał kary umowne, oraz że w przypadku dalszej zwłoki zleca
usunięcie usterek na koszt Wykonawcy innej firmie, korzystając z zabezpieczenia
należytego wykonania umowy.
6.6. Pozwolenie na użytkowanie obiektu.
Pozwolenie na użytkowanie wydawane jest na wniosek Zamawiającego
poprzez Inwestora Zastępczego złożony zgodnie z art. 57 ustawy Prawo
budowlane po uprzednim zawiadomieniu instytucji wymienionych w art. 56
ustawy Prawo Budowlane, o zakończeniu budowy obiektu budowlanego
i zamiarze przystąpienia do jego użytkowania.
6.7. Przekazanie obiektu do użytku i eksploatacja.
6.7.1. Przekazanie do użytku.
Po uzyskaniu decyzji pozwolenia na użytkowanie obiekt przekazywany jest
do użytku i eksploatacji. Inwestor Zastępczy, oddając do użytkowania obiekt
budowlany, przekazuje Inwestorowi Bezpośredniemu – „Euroterminal Sławków”
dokumentację
budowy
oraz
po
jednym
egzemplarzu
dokumentacji
powykonawczej Zamawiającemu, Użytkownikowi, oraz organowi wydającemu
pozwolenie na użytkowanie.
Przekazaniu podlegają również inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu,
a także, w razie potrzeby, instrukcje obsługi i eksploatacji: obiektu, instalacji
i urządzeń związanych z tym obiektem.
Inwestor Zastępczy po zakończeniu procesu inwestycji przygotowuje jej końcowe
rozliczenie oraz protokół OT – przyjęcia inwestycji na stan środków trwałych
„Euroterminal Sławków” Sp. z o.o.
6.7.2. Przeglądy między gwarancyjne.
W okresie gwarancji Dział DMI organizuje przeglądy między gwarancyjne
opis działań jak w przypadku rozpisania odbioru końcowego wg pkt. 6.5.6.3 –4.
Przegląd zwołuje się, co najmniej raz w roku przez cały okres gwarancji
informując o jego czasie i miejscu wszystkie zainteresowane strony: inwestor,
użytkownik i wykonawca. Z czynności przeglądu spisywany jest protokół.
28 z 70
6.7.3. Usuwanie usterek i wad.
Wszelkie zauważone w trakcie przeglądów między-gwarancyjnych lub
zgłoszone przez użytkownika, w trakcie bieżącego użytkowania obiektu usterki
i wady, są natychmiast zgłaszane pisemnie do Wykonawcy, który winien je
usunąć we wskazanym przez zamawiającego terminie. Zgłoszenie wykonania
usunięcia usterek wykonawca winien zgłosić pisemnie Zamawiającemu, który
odbiera ich wykonanie komisyjnie. Z czynności odbioru spisywany jest protokół.
W przypadku zwłoki zamawiający podejmuje działania opisane w pkt 6.5-6.8.
6.8. Odbiór pogwarancyjny.
Odbiór pogwarancyjny odbywa się, co najmniej na miesiąc przed upływem
gwarancji. Rozpisanie odbioru odbywa się wg pkt 6.9.2 i 6.9.3.
6.9. Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Zwrot zabezpieczenia następuje zgodnie z art. 151 ustawy Prawo
Zamówień Publicznych. Inspektor przygotowuje pismo do Wydziału Finansowego
informując o konieczności zwrotu zabezpieczenia, podając jednocześnie jego
wielkość.
Podstawa prawna:
7.1. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo Budowlane (tj. Dz. U z 2010 r. nr 243,
poz. 1623 z póz. zm.)
7.2. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz. U.
z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.)
7.3. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 roku
w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji
technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu
funkcjonalno-użytkowego (Dz. U z 2004r. Nr 202, poz. 2072 z późn. zm)
7.4. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 roku w sprawie
określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania
planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót
budowlanych określonych w programie funkcjonalno –użytkowym (Dz. U z 2004
r. Nr 130, poz. 1389)
7.5. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 23 grudnia 2009 r.
w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do Euro stanowiącego podstawę
przeliczania wartości zamówień publicznych.( Dz. U. z 2009r. Nr 224. Poz. 1796).
7.6. Ustawa z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu
przestrzennym (Dz. U. z 2003 r. Nr 80, poz. 717 z późn. zm.)
Zapisy
Lp
Nazwa
dokumentu
Umiejscowie
nie
Okres
przechowywa
nia
1.
Sprawozdania
i wnioski o
płatność do
IPZ
Dokumentacja
z
postępowania
(z ofertami)
Dział DMI
czas określony
w umowie o
dofinansowania
Dział DMI
zgodnie z
zapisami
umowy o
dofinansowanie
2
Postępowanie z
dokumentem po
okresie
przechowywania
Archiwizacja
Osoba
odpowiedzialna
za prowadzenie
dokumentu
Pracownik
merytoryczny
DMI
Archiwizacja
Pracownik DMI
29 z 70
3.
Dokumentacja
budowy
Inwestor
Zastępczy
4.
Dokumentacja
budowy wraz z
dokumentacją
powykonawczą
Dział DMI
projektu w
ramach SPO
czas
obowiązywania
umowy
do momentu
istnienia
wzniesionej
budowli
Przekazanie
Inwestorowi
Bezpośredniemu
archiwizacja
Inwestor
Zastępczy
Dział DMI
VII. Procedura aplikowania o płatności
CEL PROCESU
Beneficjent, w ramach projektu, potwierdza, że środki wydatkowane są
zgodnie z przeznaczeniem i zgodnie z przepisami rozporządzenia 1260/1999.
ZAKRES PROCEDURY
Procedura dotyczy działań związanych ze skutecznym i efektywnym
wdrażaniem projektu w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko.
WŁAŚCICIEL PROCESU
OPIS POSTĘPOWANIA
Schemat przebiegu procesu
Schemat przebiegu procesu opisujący zasady postępowania jest integralną
częścią niniejszej procedury.
Opis przebiegu procesu
Beneficjent po wykonaniu odpowiednich działań w ramach projektu sumuje
przedstawione celem wypłaty pośredniej lub końcowej wydatki oraz sporządza
i przekazuje do Instytucji Wdrażającej wniosek o wypłatę pośrednią lub końcową.
Wniosek zawiera informacje o faktycznie poniesionych i kwalifikowalnych
wydatkach Beneficjenta.
Beneficjent przedstawia wnioski o wypłatę pośrednią lub końcową, sporządzone
zgodnie ze wzorem określonym w rozporządzeniu 438/2001 do Instytucji
Wdrażającej.
Beneficjent odpowiada, w szczególności, za to, że:
1) zestawienie wydatków jest dokładne, a wyniki zostały uzyskane z systemów
księgowania na podstawie różnych dokumentów pomocniczych,
2) beneficjent przestrzega obowiązków dotyczących procesu przygotowywania
wniosków o wypłatę pośrednią lub końcową,
30 z 70
3) istnieje uzasadniona pewność, uzyskana dzięki wykonywanym działaniom,
w tym kontrolom dokumentacji i kontrolom „na miejscu”, że płatności
dokonywane przez Beneficjenta są prawidłowe i odpowiednia dokumentacja jest
dostępna,
4) przedsięwzięcie zostało zakończone, a jego cele zostały osiągnięte
(w przypadku płatności końcowej) zgodnie z celami ustanowionymi w umowie
o dofinansowanie projektu.
Oryginały dokumentów związanych z płatnościami pośrednimi lub
końcowymi są dostępne przez okres, co najmniej 5 lat od wypłaty przez
Komisję Europejską płatności końcowej pomocy.
Instytucja wdrażająca weryfikuje wniosek o wypłatę pośrednią lub końcową
Beneficjenta, przy zastosowaniu ustalonych procedur kontroli. W szczególności
Instytucja wdrażająca upewnia się, czy spełnione są warunki, o których mowa
w art. 9.2 rozporządzenia 438/2001. W przypadku pozytywnego wyniku
weryfikacji Instytucja Wdrażająca zatwierdza wniosek o wypłatę pośrednią lub
końcową i przekazuje do Instytucji Zarządzającej, a następnie do Instytucji
Płatniczej.
Procedura aplikowania o płatność pośrednią/ końcową do Instytucji
Wdrażającej
Osoba
Lp. wykonująca
czynność
Pracownik
merytoryczny
Działu DMI
Opis czynności
Po zapłaceniu faktury/faktur
wykonawcy zbiera
informacje potrzebne do
wypełnienia wniosku o
płatność. W tym celu
gromadzi dokumenty
finansowe potrzebne do
wypełnienia wniosku
(faktury, inne dokumenty
księgowe o podobnej
wartości dowodowej, wyciąg
z rachunku bankowego
projektu) oraz dokumenty
potwierdzające odbiór/
wykonanie prac.
Na podstawie zebranych
danych rozpoczyna
wypełnianie wniosku według
obowiązującego wzoru,
posługując się instrukcją
wypełnienia wniosku
o płatność, pamiętając
o konieczności
zamieszczenia takich
informacji, jak:
okres, którego wniosek
dotyczy
informacje nt. SPO
Czas
wykonania
(dni
robocze)
Uwagi
Beneficjenci
korzystają
z Generatora
Wniosków Płatniczych
Przygotowuje dwa
egzemplarze
wniosku, które
zostaną przesłane do
IPZ PO.
31 z 70
(priorytet,
działanie/poddziałanie,
nazwa projektu, w ramach,
którego realizowany jest
projekt),
informacje z umowy
o dofinansowanie projektu
lub decyzji o dofinansowaniu
(numer umowy/decyzji, data
podpisania, kwota
dofinansowania, okres
realizacji projektu)
rodzaj płatności
kwota wydatków
kwalifikowanych, objętych
wnioskiem,
kwota wnioskowana
(obliczona zgodnie ze
wzorem podanym w
instrukcji do wniosku
beneficjenta o płatność),
ewentualną kwotę
otrzymanych dotychczas
refundacji w ramach PO
dane dotyczące beneficjenta
(nazwa, adres, dane
personalne osoby do
kontaktu, numer rachunku
bankowego, na który należy
dokonać płatności),
zestawienie dokumentów
potwierdzających poniesione
wydatki objęte wnioskiem;
źródła, z których
sfinansowano wydatki
ewentualny uzyskany
przychód z projektu
zakres wykonanych prac, na
które poniesiono wydatki
objęte wnioskiem,
zgodność postępów realizacji
projektu z umową/decyzją
o dofinansowaniu
miejsce przechowywania
dokumentacji związanej
z projektem.
Załączniki
kompletowane są
w dwóch
egzemplarzach.
Kompletuje załączniki do
wniosku. W tym celu kopiuje
faktury i dokumenty
potwierdzające odbiór/
wykonanie prac. Wypełnia
załącznik – zestawienie
faktur, dostępny na stronie
internetowej
www.spo.gov.pl
32 z 70
Weryfikuje poprawność
przygotowanego wniosku
o płatność przy pomocy listy
sprawdzającej.
Główny
Księgowy
Pracownik
merytoryczny
Działu DMI
Dyrektor DM
Główny
Księgowy
Dokumentację finansową
(oryginały i kopie) wraz
z wnioskiem o płatność
przekazuje do Głównej
Księgowej beneficjenta,
w celu potwierdzenia
dokumentów za zgodność
z oryginałem.
Weryfikuje wypełnioną
tabelę prezentującą
zestawienie dokumentów
oraz źródła, z których
zostały sfinansowane
wydatki. Następnie
potwierdza za zgodność z
oryginałem podpisując każdą
kopię dokumentu, oraz
opatrując ją imienną
pieczęcią w celu
potwierdzenia za zgodność
z oryginałem.
Parafuje/podpisuje się na
ostatniej stronie wniosku
o płatność.
Zwraca dokumentację
pracownikowi
merytorycznemu
(przekazując również
ewentualne uwagi
merytoryczne do
wypełnionego wniosku)
Przygotowuje pismo do IPZ
SPO przekazujące wniosek
o płatność.
Pismo wraz z wnioskiem,
dokumentacją oraz listą
sprawdzającą przekazuje do
kierownika komórki
organizacyjnej
Weryfikuje przygotowany
wniosek o płatność wraz
z listą.
W przypadku zaistnienia
nieścisłości zwraca wniosek
do pracownika
merytorycznego
w celu dokonania w nim
poprawek.
Akceptuje wniosek parafując
go. Parafuje również pismo
przekazujące.
33 z 70
W razie zaistnienia jakiś
nieścisłości, konsultuje je
z kierownika komórki
organizacyjnej.
Osoba
Akceptuje wniosek
upoważniona do podpisując dwa formularze
reprezentowania wniosku
Beneficjenta – i parafując ich każdą stronę.
Zarząd
Podpisuje również pismo
przekazujące. Następnie
zwraca wniosek wraz
z pismem do właściwej
komórki organizacyjnej.
Pracownik
Sporządza kopie wniosku i
merytoryczny
jego załączników. Dwa
Działu DMI
oryginały wniosku, oraz
wersję elektroniczną
przesyła do IPZ PO.
Kopie archiwizuje.
Potwierdzanie zgodności z oryginałem kopii dokumentów
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie trybu,
terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu,
trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń (Dz. U.
Nr 216 poz. 2206 z dnia 22 września 2004 r.) IPZ SPO określa sposób
potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii faktur lub dokumentów
o równoważnej wartości dowodowej (paragraf 19 ust 4).
W przypadku SPO potwierdzenia zgodności kopii dokumentów finansowych z ich
oryginałami dokonuje każdorazowo Główna Księgowa beneficjenta lub inna osoba
odpowiedzialna w jednostce organizacyjnej beneficjenta za prowadzenie spraw
finansowych beneficjenta. W przypadku innych dokumentów, potwierdzenia kopii
za zgodność z oryginałem dokonuje osoba upoważniona przez beneficjenta.
Dokumenty przesyłane przez „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o. do IPZ są
potwierdzane za zgodność przez Głównego Księgowego. Potwierdzenie takie
polega na ostemplowaniu kopii dokumentu pieczątką o treści „za zgodność
z oryginałem” lub „stwierdzam zgodność z oryginałem”, itp., oraz podpisaniu
i podstemplowaniu imienną pieczątką kopii przez właściwą osobę.
Przepływy środków z funduszy strukturalnych
Ogólne wytyczne dla służb finansowych są wykładnią
prowadzenia rachunkowości środków z funduszy strukturalnych.
Procedury związane z przepływem środków finansowych
Strukturalnych są regulowane przez rozporządzenia Unijne:
− rozporządzenie 1260/99,
− rozporządzenie 438/01,
− rozporządzenie 448/2001.
w
z
sprawie
Funduszy
34 z 70
Rachunkowość środków finansowych pochodzących z UE prowadzona jest
zgodnie z obowiązującymi przepisami:
− ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
− ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. 30 czerwca 2005 o finansach
publicznych,
− rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych.
Zachowanie rozdzielności funkcji i odpowiedzialności poszczególnych osób służb
finansowo – księgowych zawarto w opisach stanowisk/kartach służb.
Służby finansowo-księgowe dokonują weryfikacji dokumentów pod względem
formalno-rachunkowym, przez co Instytucja Zarządzająca uzyskuje pewność, że:
− zestawienia finansowe są dokładne, a wyniki zostały uzyskane z systemów
księgowania,
− wydatki dotyczą przedsięwzięć realizowanych zgodnie z zawartymi
kontraktami/umowami,
− wydatki dotyczą operacji faktycznie wykonanych,
− wydatki zostały faktycznie poniesione, a dokumentacja pomocnicza jest
do nich dostępna,
− oryginały dokumentów poświadczających wydatki są i będą dostępne
przez okres co najmniej 5 lat od wypłaty przez Komisję Europejską
płatności końcowej pomocy.
W zakresie bezpieczeństwa informatycznego systemu finansowo-księgowego
stosowane są sformalizowane procedury w obszarze:
− określenie zasad kontroli logicznego dostępu do systemu finansowoksięgowego,
− określenie zasad tworzenia kopii zapasowych.
W zakresie bezpieczeństwa dokumentacji finansowo- księgowej są stworzone
procedury określające:
− archiwizację dokumentacji źródłowej,
− zasady dostępności do dokumentacji źródłowej.
W celu wyodrębnienia ewidencji księgowej środków w walutach obcych
pochodzących z pomocy zagranicznej w wykazie kont wyszczególnia się
następujące pozycje:
Rachunek środków funduszy pomocowych
Konto to służy do ewidencji środków pieniężnych otrzymanych w ramach
realizacji zadań z funduszy pomocowych, w zakresie, których umowa lub przepis
określają konieczność wydzielenia środków pomocowych na odrębnych
rachunkach bankowych.
Ewidencja szczegółowa powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego
wyodrębnionego funduszu pomocowego, z ewentualnym dalszym podziałem
wpływów i wydatków oraz stanów środków według zasad wynikających dla
danego funduszu pomocowego.
Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych.
Konto to służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami z tytułu
zrealizowanych dochodów dotyczących funduszy pomocowych. Ewidencję
szczegółową do powyższego konta prowadzi się w sposób umożliwiający
35 z 70
ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami z tytułu zrealizowanych
przez nie dochodów.
Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych.
Konto to służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami z tytułu dokonywanych
przez te jednostki wydatków ze środków funduszy pomocowych. Ewidencje
szczegółową do konta prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu
rozliczeń z poszczególnymi jednostkami z tytułu przelanych na rachunki środków
przeznaczonych na pokrycie realizowanych przez nie wydatków ze środków
funduszy pomocowych.
Dochody z funduszy pomocowych.
Konto to służy do ewidencji osiągniętych dochodów z tytułu realizacji
funduszy pomocowych. Ewidencja szczegółowa do tego konta powinna umożliwić
ustalenie stanu poszczególnych dochodów poszczególnych funduszy według ich
rodzajów.
Wydatki z funduszy pomocowych.
Konto to służy do ewidencji dokonywanych wydatków w ciężar środków
funduszy pomocowych. Ewidencja szczegółowa do konta powinna umożliwić
ustalenie stanu poszczególnych wydatków z poszczególnych funduszy
pomocowych.
Fundusze pomocowe.
Konto służy do ewidencji stanu funduszy pomocowych. Ewidencję
szczegółową do tego konta prowadzi się dla poszczególnych funduszy
pomocowych według zasad określonych w przepisach dotyczących każdego
funduszu.
Ponadto podstawą do prowadzenia księgowości środków finansowych z UE jest
utworzenie odrębnej, przejrzystej księgowości oraz sprawozdawczości dla tych
środków.
Dokumentacje opisujące procedury rachunkowości stosowane przy wydatkowaniu
środków pochodzących z funduszy pomocowych opracowano w oparciu
o przepisy prawa:
1) Unii Europejskiej :
Rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z 21 czerwca 1999 r. wprowadzające
ogólne przepisy dotyczące funduszy strukturalnych,
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1783/1999 z 12 lipca
1999r, w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 448/2004 z 10 marca 2004 r. zmieniające
Rozporządzenie (WE) nr 1685/2000 ustanawiające szczegółowe zasady
wykonania
Rozporządzenia
Rady
(WE)
nr
1260/1999
w
zakresie
kwalifikowalności wydatków ponoszonych na operacje współfinansowane
z funduszy strukturalnych i unieważniające Rozporządzenie Komisji (WE) nr
1145/2003 z 27 czerwca 2003 r.
Powyższe rozporządzenia dostępne są na:
− stronach internetowych Europejskiego Serwisu Prawnego,
− www.europa.eu.int/euro-lex,
− uzupełnienia poszczególnych programów operacyjnych,
− na stronach internetowych Ministerstwa Rozwoju
www.funduszestrukturalne.gov.pl,
Regionalnego:
36 z 70
2) Kraju:
Ustawę o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.;
Ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
Ustawę z dnia 16.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych;
Ustawę z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych;
Ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu Integracji Europejskiej z dnia 26
kwietnia 2002 r. w sprawie dysponowania środkami pochodzącymi z Unii
Europejskiej, niepodlegającymi zwrotowi (Dz. U. z dnia 6 czerwca 2002 r.).
Ponadto dokumentacja jest częścią integralną obowiązującego zakładowego
planu kont „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o. z komentarzem, dokumentacji
przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz wyodrębnia konta księgowe od
kont przeznaczonych do ewidencji wykonania budżetu jednostki.
Wyodrębnione konta stanowią, że:
− wpływ środków pomocowych stanowi pomoc publiczną,
− wykorzystanie środków pomocowych na finansowanie programu
pomocowego stanowi wydatek z pomocy publicznej,
− między dochodami, a wydatkami zachodzi równowaga w okresie trwania
projektu, gdyż środki pomocowe mogą być wykorzystywane tylko na cele,
na które zostały przeznaczone, - otrzymane środki pomocowe, które nie
zostały wydatkowane w danym roku budżetowym, są wydatkowane
w następnym roku.
Rozliczanie projektów pomocowych.
Warunkiem otrzymania zwrotu poniesionego nakładu jest przede
wszystkim realizacja projektu zgodnie z zapisami podpisanej umowy, a także
wywiązanie się ze wszystkich formalności nałożonych na beneficjenta przez
obowiązujące procedury.
Zasady kwalifikowalności odpowiadają na pytania: jakie projekty, jakie wydatki
i na jakich warunkach poniesione możemy uznać za podlegające refundacji
z funduszy strukturalnych.
Koszty kwalifikowalne są to te koszty, które poniesione w ramach projektu
podlegają współfinansowaniu ze środków pomocowych. Ma to zasadnicze
znaczenie w świetle zasady mówiącej, że współfinansowanie kosztów z funduszy
strukturalnych może osiągnąć określoną procentowo wielkość kosztów
kwalifikowalnych.
Generalne zasady odnośnie do kwalifikowalności wydatków, wynikające
z dokumentów i aktów wspólnotowych, mówią, że wydatek kwalifikowany można
uznać za takowy, gdy:
− jest on niezbędny do realizacji projektu, a więc ma z projektem
bezpośredni lub pośredni związek;
− jest rzetelnie udokumentowany;
− odzwierciedla realną sytuację rynkową w dziedzinie, której dotyczy;
− został zaksięgowany na podstawie przepisów wspólnotowych lub
(w przypadku braku regulacji wspólnotowych w danej kwestii)
wewnątrzkrajowych;
− nie jest zakazany na mocy obowiązujących przepisów wspólnotowych lub
krajowych (przepisy krajowe mogą być bardziej szczegółowe niż
wspólnotowe).
37 z 70
Zasady związane z czasowym horyzontem kwalifikowalności w polskim systemie
wdrażania funduszy strukturalnych opierają się na następujących aktach
prawnych i wytycznych:
− rozporządzenie Rady 1260/99/WE z 21 czerwca 1999 r. wprowadzające
ogólne przepisy dot. funduszy strukturalnych;
− traktat o przystąpieniu Rzeczpospolitej Polskiej do Unii Europejskiej;
− wytyczne KE dot. narodowej pomocy regionalnej (98/C 74/06);
− wytyczne instytucji zarządzających poszczególnymi programami.
Kluczowym zapisem dającym do rozpoczęcia wydatkowania środków na
projekty współfinansowane z funduszy strukturalnych jest zapis znajdujący się
w art. 30 ust. 2 rozporządzenia Rady 1260/99/WE z 21 czerwca 1999 r., który
mówi, iż "wydatek może zostać uznany za niekwalifikujący się do
współfinansowania z funduszy, jeżeli został on opłacony przez beneficjenta
końcowego przed dniem, w którym wniosek o przyznanie pomocy trafił do
Komisji. Data ta stanowi punkt wyjścia do kwalifikowania się wydatków".
Definicje końcowego okresu kwalifikowalności zawiera art. 30 pkt 2
rozporządzenia 1260/1999, który mówi: "Ostateczny termin kwalifikowania
wydatków jest ustanawiany w decyzji przyznającej wkład z funduszy. (...) Może
on być przedłużony przez Komisje na należycie uzasadniony wniosek państwa
członkowskiego". Zgodnie z powyższym zapisem oraz z zapisem art. 31 (zasada
n+2) - data końcowa okresu kwalifikowalności została wyznaczona na dzień 31
grudnia 2008 roku.
Dla projektodawcy obowiązującym najpóźniejszym terminem złożenia ostatniego
wniosku o płatność w projekcie, czyli wniosku o płatność salda końcowego, jest
dzień wyznaczony w umowie dofinansowania projektu (o końcu okresu
kwalifikowalności wydatków w danym projekcie, w ramach którego składany jest
wniosek, decyduje instytucja zarządzająca danym programem operacyjnym).
Koszty ogólne związane z projektem to część kosztów stałych ponoszonych przez
beneficjenta na co dzień w związku z działalnością, np. opłata za energie, wodę,
opłata czynszowa, materiały biurowe, koszty rozmów telefonicznych czy koszty
utrzymania personelu, która została poniesiona w związku z realizacją projektu
współfinansowanego przez ERDF. Są one również kwalifikującymi się wydatkami,
które mogą być wniesione na rzecz realizacji projektu. Zakwalifikowanie tego
typu wydatków do refundacji możliwe jest jednak po zastosowaniu w stosunku
do nich poniższych rygorów:
− wydatki te oparte są na kosztach rzeczywistych;
− zostaną wyodrębnione (obliczone) jako odpowiednia proporcja kosztów
stałych związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z należycie
uzasadnioną,
rzetelną
i
bezstronną
metodologią;
uzasadnienie
zastosowanego narzutu kosztów (pro rata), jak również przyjęte klucze
podziałowe muszą zostać wskazane we wniosku o dotacje; za ich
określenie odpowiada projektodawca.
Z powyższego wynika, iż projektodawca może w ramach wkładu własnego wnieść
odpowiednio wyliczoną część opłat za wodę, ciepło, energię czy płace
pracownika. Obecnie przyjęte rozwiązanie w tej kwestii przerzuca na
projektodawcę konieczność zaproponowania metody wyliczenia tej część
kosztów. Projektodawca musi wykonać wyliczenia na tyle wiarygodnie, by zostały
one przyjęte przez gremia oceniające dany projekt.
Koszty amortyzacji nieruchomości lub wyposażenia mogą być uznane za wydatek
kwalifikowalny oraz być wniesione jako płatność na rzecz projektu wtedy, kiedy
są bezpośrednio powiązane z celami projektu. Spełnione muszą być także dwa
kolejne warunki:
38 z 70
współfinansowanie projektu przez środki pomocowe nie służy nabyciu
nieruchomości albo wyposażenia;
− koszt amortyzacji jest obliczany zgodnie z właściwymi zasadami
rachunkowości.
W ramach projektu nie można amortyzować sprzętu, którego zakup był
finansowany ze środków otrzymanych w ramach dotacji krajowej lub
wspólnotowej. Wartość odpisów amortyzacyjnych nie kwalifikuje się do
dofinansowania, jeżeli zakup danego
sprzętu był już przedmiotem
dofinansowania z funduszy strukturalnych (nie można bowiem dwukrotnie
dofinansować z funduszy europejskich danego elementu majątku: po raz
pierwszy przy jego zakupie i ponownie poprzez refundacje wartości odpisów
amortyzacyjnych).
Płatności na rzecz projektu w ramach kosztów kwalifikowalnych mogą być
również wnoszone w postaci wkładu rzeczowego. Za wkład rzeczowy uważa się
wniesienie określonych składników majątku do projektu niepowodujące
powstania faktycznego wydatku pieniężnego. Jako wkład rzeczowy wnoszone
mogą być: grunty lub nieruchomości, wyposażenie lub materiały, badania,
działalność zawodowa lub nieodpłatna dobrowolna praca.
W przypadku wnoszenia na rzecz projektu wkładu rzeczowego bezwzględnie
obowiązują dwie zasady:
Dany środek trwały (np. nieruchomość lub maszyna) może być przedmiotem
wkładu rzeczowego tylko wówczas, gdy beneficjent traci możliwość korzystania
z niego, w dotychczasowy sposób.
W sytuacji, gdy wkłady rzeczowe są doliczane do płatności dokonywanych przez
beneficjentów końcowych, udział funduszy pomocowych w finansowaniu projektu
nie może przekroczyć wysokości całkowitych wydatków kwalifikowanych
nieuwzględniających wartości wkładu rzeczowego ("koszty kwalifikowalne" minus
"wkład rzeczowy").
Pozostałe warunki narzucone przez rozporządzenie 448/2004 są następujące:
− wkłady rzeczowe nie są dokonywane w odniesieniu do środków inżynierii
finansowej określonych w zasadach 8-10 rozporządzenia Komisji nr
448/2004 z 10 marca 2004 r. (są to zasady traktujące o kwalifikowalności
kosztów ponoszonych przy operacjach związanych z kapitałem
podwyższonego ryzyka i funduszami pożyczkowymi, funduszami
gwarancyjnymi oraz leasingiem);
− wartość wkładu rzeczowego może być niezależnie oceniona i poddana
audytowi niezależnej jednostki;
− w przypadku udostępnienia gruntów lub nieruchomości budynków ich
wartość musi zostać poświadczona przez niezależnego rzeczoznawcę
majątkowego w rozumieniu ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami lub należycie upoważnionego właściwego organu
administracyjnego;
− przepisy zasad dotyczących zakupu ziemi, nieruchomości i zakupu sprzętu
używanego (są to zasady nr 4-6 rozporządzenia Komisji nr 448/2004 z 10
marca 2004 r.) stosuje się tam, gdzie sytuacja tego wymaga.
Zgodnie z zasadą nr 1 rozporządzenia 448/2004 umowy podwykonawstwa
stanowią koszt kwalifikowalny. Wyjątkiem od tej reguły są te umowy, które:
− podnoszą koszty wykonania projektu bez proporcjonalnego podniesienia
jego wartości;
− określają płatność jako procent całkowitego kosztu projektu, o ile taka
płatność nie zostanie uzasadniona przez beneficjenta w stosunku do
rzeczywistej wartości wykonanej pracy lub świadczonych usług;
−
39 z 70
dodatkowo, w przypadku wszystkich umów podwykonawstwa, uznanych
za wydatki kwalifikowalne, podwykonawcy, w celu zapewnienia
przejrzystości swoich działań, zobowiązują się do dostarczenia organom
audytu i kontroli wszystkich niezbędnych informacji dotyczących działań
podlegających podwykonawstwu.
Zasada ta nie zakazuje podwyższania kosztów projektu w przypadku korzystania
z zewnętrznych podwykonawców. Jej sens jest następujący: "w przypadku
wzrostu kosztów, musi jednocześnie wzrosnąć proporcjonalnie poziom wartości
dodanej w projekcie". Zakazane jest także wynagradzanie podwykonawcy
w formie pewnego ułamka procentowego kosztu projektu (ryczałtu założonego
z góry na określonym poziomie), chyba że jest to uzasadnione rzeczywistą
wartością zrealizowanych robót bądź usług.
Rozporządzenie Komisji 448/2004 z 10 marca 2004 roku w sposób jednoznaczny
stwierdza, iż enumerowane w nim opłaty finansowe nie są kosztem
kwalifikowalnym. Rozporządzenie mówi o następujących rodzajach opłat:
− odsetki od debetu (koszty zaciągnięcia kredytu),
− opłaty od transakcji finansowych (z wyjątkiem opłat od transnarodowych
transakcji finansowych, w ramach programu pomocy PEACE II i inicjatyw
wspólnotowych - INTERREG III, LEADER+, EQUAL i URBAN II - które są
kwalifikowalne),
− prowizje od wymiany walut,
− ujemne różnice kursowe,
− inne
opłaty
finansowe
(np.
opłata
za
otwarcie
akredytywy
dokumentowej), grzywny, kary finansowe oraz wydatki związane ze
sporami sadowymi.
Prawo wspólnotowe dopuszcza uznanie za kwalifikowalne opłat za prowadzenie
rachunków bankowych związanych z finansowaniem projektu realizowanego
w ramach systemu pomocy z funduszy strukturalnych. Kwalifikowalność tych
wydatków uzależniona jest od postawionych przez instytucje zarządzające
wymogów, co do zachowania zasady przejrzystości księgowej podmiotów
realizujących projekty współfinansowane z funduszy strukturalnych. W polskim
systemie wdrażania zagwarantowano zachowanie powyższej zasady poprzez
wprowadzenie do umowy zawieranej z projektodawcą wymogu otwarcia
odrębnego subkonta na przepływy pieniężne związane z projektem, o którym
mowa powyżej.
Rozporządzenie Komisji 448/2004 dopuszcza uznanie wydatków dotyczących
porad prawnych, opłat notarialnych, ekspertyz technicznych i finansowych za
kwalifikowalne, ale tylko pod warunkiem, że są one bezpośrednio związane
z projektem, a także, jeżeli są niezbędne do realizacji projektu. Wymogi co do
opracowywania
tego
rodzaju
dokumentów
narzuca
ustawodawstwo
wewnątrzkrajowe
oraz
wymogi
instytucji
zarządzających
zawarte
w uzupełnieniach programów operacyjnych lub umowach o dofinansowanie.
Prawodawstwo wspólnotowe wyraźnie mówi, iż koszty audytu kwalifikują się do
współfinansowania, tylko, jeśli związane są one z wymogami stawianymi przez
instytucje zarządzające zawartymi w uzupełnieniach programów operacyjnych
lub umowach o dofinansowanie.
−
40 z 70
VIII. Procedura
dokonywania
kwalifikowanych do refundacji
płatności
z
tytułu
kosztów
CEL PROCESU
Beneficjent, w ramach projektu, potwierdza, że środki wydatkowane są
zgodnie z przeznaczeniem i zgodnie z przepisami rozporządzenia 1260/1999.
ZAKRES PROCEDURY
realizowaniem projektu dofinansowanego ze środków Sektorowego Programu
Operacyjnego.
OPIS POSTĘPOWANIA
Instytucja Zarządzająca wydaje decyzję o przyznaniu dofinansowania
projektu. Na jej podstawie podpisywana jest umowa o dofinansowanie projektu,
podstawa realizacji projektu zgodnie z założeniami określonymi we wniosku
o dofinansowanie projektu. Transfer funduszy strukturalnych na pokrycie części
wydatków kwalifikowanych projektu odbywa się zgodnie z procedurą
wnioskowania o płatność pośrednią lub końcową oraz zgodnie z zasadami
refundacji.
Instytucja Wdrażająca ma upoważnienie do rachunku SPO w ramach
realizowanego działania. Płatność następuje poprzez obciążenie Rachunku
Programowego Instytucji Zarządzającej SPO kwotą wyrażoną w PLN
zatwierdzoną do wypłaty przez IZ określoną w dokumencie „Informacja dla
beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku”, który przesyłany jest do
wiadomości Instytucji Wdrażającej. Na tej podstawie Instytucja Wdrażająca
realizuje przelewy z Rachunku Programowego IZ na rachunki projektodawcy.
Instytucja
Wdrażająca
SPO
zawierają
umowy
o
dofinansowanie
z Beneficjentami. W umowie określona zostanie m. in. wartość kontraktu, w tym
wielkość środków UE, w podziale na poszczególne okresy realizacji
(przewidywany
harmonogram
realizacji
projektu),
a także
źródło
współfinansowania krajowego (musi być zapewnione przez składającego projekt).
Zgodnie z art. 30b ust. 1 ustawy o finansach publicznych, umowa zawarta
z Beneficjentem zawierać może także szczegółowe warunki wykorzystania
i rozliczania przyznanych środków pochodzących z UE.
Z rachunku Instytucji Zarządzającej dokonywana będzie wypłata na rzecz
Beneficjenta pomocy po zatwierdzeniu wniosku o płatność przez Instytucję
Pośredniczącą, następnie przez Instytucję Zarządzającą SPO (Ministerstwo
Rozwoju Regionalnego).
IX. Opis rachunków
Środki Europejskiego Fundusz Spójności ulokowane będą na odrębnym
rachunku „Euroterminal Sławków” Sp. z o. o. Środki na pokrycie kosztów
kwalifikowanych przed dokonaniem refundacji znajdują się w dyspozycji
Głównego Księgowego. Rachunek jest utworzony na podstawie umowy rachunku
bankowego. Rachunek prowadzony jest w walucie polskiej PLN.
41 z 70
Opis procedur księgowych
Procedury związane z przepływem środków finansowych z Funduszy
Strukturalnych są regulowane przez Rozporządzenia Unijne:
− Rozporządzenie 1260/99,
− Rozporządzenie 438/2001,
− Rozporządzenie 448/2001.
I. Wykaz kont księgi głównej (kont syntetycznych)
Dodaje się następujące grupy kont:
ZESPÓŁ 0 – AKTYWA TRWAŁE
KONTA POZABLILANSOWE
096 Aktywa trwałe nabyte ze środków pomocowych
ZESPÓŁ 1 – SRODKI PIENIĘŻNE, RACHUNKI BANKOWE ORAZ
INNE KRÓTKOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE
136 Rachunek środków funduszy pomocowych
ZESPÓŁ 2 – ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
209 Rachunki z dostawcami z tytułu realizacji projektu.
229 Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych,
KONTA POZABLILANSOWE
295 Dochody z funduszy pomocowych
296 Wydatki z funduszy pomocowych
II. Wykaz kont księgi pomocniczej
(kont analitycznych)
Symbol konta
Nazwa konta
synt.
1
analit.
2
3
ZESPÓŁ 0 – AKTYWA TRWAŁE
096 Aktywa trwałe nabyte ze środków pomocowych
Układ analityczny do konta 096 polega na dodaniu kolejnych cyfr (poziomo) do
trzycyfrowego konta syntetycznego.
Pierwsze dwie cyfry oznaczają źródło pokrycia wydatków:
00 Budżet Państwa,
01 Europejski Fundusz Spójności.
Dalsza ewidencja szczegółowa do konta 096 powinna umożliwić ustalenie
wartości poszczególnych aktywów trwałych nabytych z funduszy pomocowych,
nie stanowiącej kosztu uzyskania przychodu przy dokonaniu sprzedaży zgodnie
z ustawą O Podatku Dochodowym Od Osób Prawnych.
ZESPÓŁ 1 – ŚRODKI PIENIĘŻNE, RACHUNKI BANKOWE ORAZ
INNE KRÓTKOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE
136 Rachunek środków funduszy pomocowych
Pierwsze dwie cyfry po numerze konta 136 oznaczają bank.
Kolejna cyfra oznacza rodzaj funduszu:
0 Budżet Państwa,
42 z 70
1 Europejski Fundusz Spójności.
Dalsza ewidencja szczegółowa do konta 136 powinna umożliwić ustalenie stanu
środków każdego wyodrębnionego funduszu pomocowego, z ewentualnym
dalszym podziałem wpływów i wydatków oraz stanów środków według zasad
wynikających dla danego funduszu pomocowego.
ZESPÓŁ 2 – ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
209 Rozrachunki z dostawcami z tytułu realizacji projektu z pomocy publicznej
Pierwsza cyfra analityki po trzycyfrowym numerze konta syntetycznego oznacza:
0 jednostki powiązane,
1 pozostałe jednostki.
Następne dwie cyfry analityki oznaczają rozrachunki z tytułu zakupu i rozliczeń
z tytułu płaconych zaliczek na poczet dostaw i usług,
00 rozrachunki z dostawcami krajowymi (w zależności od potrzeb druga cyfra
0 może być rozszerzona do 9),
10 rozrachunki z dostawcami zagranicznymi(w zależności od potrzeb druga cyfra
0 może być rozszerzona do 9),
80 zaliczki zagraniczne (w zależności od potrzeb druga cyfra 0 może być
rozszerzona do 9),
przykładowo:
0 waluta USD
90 zaliczki krajowe (w zależności od potrzeb druga cyfra 0 może być rozszerzona
do 9)
226 Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych
Pierwsze dwie cyfry oznaczają źródło dochodu:
01 Europejski Fundusz Spójności,
02 Środki prywatne.
Dalsza ewidencja szczegółowa do konta 226 prowadzi się w sposób
umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami z tytułu
zrealizowanych przez nie dochodów na poziomie etapów i zadań.
KONTA POZABILANSOWE
295 Dochody z funduszy pomocowych
296 Wydatki z funduszy pomocowych
III. Komentarz
Sp. z o.o.
Do
Zakładowego
Planu
Kont
„Euroterminal
Sławków”
43 z 70
KONTO 096 Aktywa trwałe nabyte ze środków pomocowych.
Konto 096 służy do ewidencji wartości aktywów trwałych nabytych ze środków
funduszy pomocowych z podziałem na rodzaje źródeł współfinansowania.
Typowe księgowania na koncie 096 po stronie Wn Konto przeciwstawne
1. Przyjęcie aktywu trwałego Typowe księgowania na koncie 096 po stronie Ma Konto przeciwstawne
1. Sprzeda_/likwidacja aktywu trwałego KONTO 136 Rachunek środków funduszy pomocowych
Konto 136 służy do ewidencji środków pieniężnych otrzymywanych w ramach
funduszy pomocowych, które wymagają wydzielenia osobnego rachunku
bankowego.
Po stronie Wn tego konta ujmuje się wpływy środków pieniężnych z funduszy
pomocowych, odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym,
dodatnie różnice kursowe wynikające z wyceny walut obcych, a po stronie Ma
wszelkie rozchody środków funduszy pomocowych na opłacenie zadań
realizowanych
w ramach programu. Warto przy tym dodać, że po stronie Ma na koncie
"Rachunek bankowy środków funduszy pomocowych" ujmuje się tylko te
wydatki, które uznawane są za wydatki kwalifikowane lub przesunięcia
prefinansowanych środków przyznanych na zasadzie rozliczenia beneficjenta
funduszu. Konto to może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków
pomocowych na rachunku bankowym.
1. Otrzymanie środków pomocowych 229
2. Odsetki, różnice kursowe 229,750
Typowe księgowania na koncie 136 po stronie Ma Konto przeciwstawne
1. Przesuniecie prefinansowanych wydatków beneficjenta 130,131,
2. Zwrot nienależnych środków 760, 642
3. Wydatki prefinansowane z funduszu pomocowego 209
4. Odsetki i różnice kursowe i inne opłaty 229, 751, 460
KONTO 209 Rozrachunki z dostawcami z tytułu realizacji projektu z pomocy
publicznej
Konto 209 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych zobowiązań i zaliczek
związanych z realizacja projektu współfinansowanego z środków pomocowych,
w tym w szczególności dotyczących ewidencji zakupu środków trwałych, wartości
niematerialnych i prawnych oraz usług wykazanych w odpowiedniej dokumentacji
związanej z pozyskanymi środkami pomocy publicznej.
Po stronie Wn konta 209 księguję się:
- zaliczki udzielone dostawcom i wykonawcom,
- spłatę zobowiązań,
- otrzymane bonifikaty przez dostawców i uznane przez nich reklamacje,
- kary i odszkodowania dochodzone od dostawców dóbr przeznaczonych do
budowy środków trwałych
Po stronie Ma konta 209 księguje się:
- powstałe zobowiązania z tytułu realizacji projektu,
- odsetki należne dostawcom za zwłokę w zapłacie zobowiązań.
Konto 209 wykazuje saldo Wn wyrażające stan należności (nadpłaty zobowiązań
i zaliczki) oraz saldo Ma wyrażające stan niezapłaconych zobowiązań.
1. Spłata zobowiązań z środków prywatnych 130,131.
2. Spłata zobowiązań z środków publicznych 136,229.
44 z 70
3. Przedawnione zobowiązania 760.
4. Otrzymane bonifikaty i uznane reklamacje przez dostawców 301,302,303,304.
5. Dodatnie różnice kursowe:
- przed zakończeniem budowy środków trwałych 010,081,
- po oddaniu środków trwałych i od innych zobowiązań 750.
Typowe księgowania na koncie 209 po stronie Ma Konto przeciwstawne:
1. Zakup materiałów, towarów, usług 301,302,303.
2. Roboty i usługi dotyczące środków trwałych 304.
3. Naliczony VAT zawarty w fakturach dostawców 222,223.
4. Należne dostawcom odsetki w spłacie zobowiązań 751.
5. Ujemne różnice kursowe:
- przed zakończeniem budowy środków trwałych 010,081,
- po oddaniu środków trwałych i od innych zobowiązań 751.
6. Opłaty urzędowe związane z nabyciem środków trwałych 010.
KONTO 229 Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych
Konto 229 służy do ewidencji otrzymanych środków pieniężnych związanych
z realizacja projektu finansowanego lub współfinansowanego ze środków
pomocowych.
Po stronie Wn konta 229 księguje się:
- rozliczenie otrzymanych środków pomocowych,
Po stronie Ma konta 229 księguje się:
- otrzymane środki pomocowe
Potem ewidencja dotacji zależy od jej przeznaczenia. Może być ona dokonywana
na stronie Ma:
a) "Pozostałych przychodów (operacyjnych)" - dotacje otrzymane na inne cele niż
nabycie, wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo
wartości niematerialnych i prawnych,
b) "Rozliczeń międzyokresowych przychodów" - dotacje na zakup środków
trwałych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one funduszy
własnych.
Kwoty tak zarachowanych dotacji na koncie "Rozliczenia międzyokresowe
przychodów" są następnie sukcesywnie przeksięgowywane na "Pozostałe
przychody (operacyjne)". Zapisy te są dokonywane równolegle do odpisów
amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych, których zakup
sfinansowano z dotacji. Jeżeli środek trwały został sfinansowany częściowo
dotacja, to na pozostałe przychody operacyjne odnosi się wartość odpowiadająca
części, w jakiej dotacja sfinansowano dany środek trwały. Powyższa procedura
jest również konsekwencja tego, że odpisy amortyzacyjne dotyczące tych
środków trwałych do wysokości otrzymanych dotacji nie stanowią kosztów
uzyskania przychodów do celów podatkowych. Oznacza to, że odpisy
amortyzacyjne dotyczące dotowanego środka trwałego nie będą stanowić
kosztów uzyskania przychodów w części, w jakiej pozostaje stosunek otrzymanej
dotacji do poniesionych nakładów na dany obiekt trwały. Zasada ta ma
zastosowanie także do obiektów trwałych nie w pełni zamortyzowanych,
a finansowanych z dotacji Unii Europejskiej.
1. Przekazanie środków prefinansowanych przez„Euroterminal Sławków”
Sp. z o.o. (równoległe przekazanie środków pieniężnych) – nie dotyczy zakupu
środków trwałych 760.
2. Rozliczenie otrzymanej pomocy z tytułu zakupu środków trwałych 642.
3. Zwrot nienależnie otrzymanych środków z tytułu pomocy publicznej 136.
Typowe księgowania na koncie 229 po stronie Ma Konto przeciwstawne
45 z 70
1. Otrzymanie środków pomocowych 136
Należy podkreślić, że decyzji o przyznaniu dotacji nie można utożsamiać
z otrzymaniem środków pieniężnych. Dlatego do dnia wpływu na rachunek
bankowy nie podlega ona ewidencji bilansowej. Należne kwoty można ująć
w ewidencji pozabilansowej (zapis jednostronny) na koncie "Dochody z funduszy
pomocowych". Dlatego dotacje przyznane, a nieotrzymane do dnia bilansowego,
nie mogą być wykazywane w bilansie. Wynika to z faktu, że decyzja o przyznaniu
dotacji może być cofnięta. Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn
oznacza stan wydanych, lecz nieotrzymanych środków z pomocy publicznej.
Saldo Ma oznacza stan otrzymanych, lecz nierozliczonych środków z pomocy
publicznej.
KONTA POZABILANSOWE
KONTO 295 Dochody z funduszy pomocowych
Konto 295 służy do ewidencji wszystkich otrzymanych środków z pomocy
publicznej w ciągu roku.
1. Zwrot nienależnej kwoty z funduszy pomocowych Typowe księgowania na koncie 295 po stronie Ma Konto przeciwstawne
1. Otrzymanie dofinansowania z funduszy pomocowych KONTO 296 Wydatki z funduszy pomocowych
Konto 296 służy do ewidencji wszystkich wydatkowanych środków z pomocy
publicznej w ciągu roku.
1. Wydatkowane środki z funduszy pomocowych 2. Zarachowane, lecz nie otrzymane środki z funduszy pomocowych Typowe księgowania na koncie 296 po stronie Ma Konto przeciwstawne
1. Korekta wydatków
X. Procedura zwrotu niewykorzystanych, bądź
wykorzystanych środków oraz zwrotu odsetek
Ramy prawne
(windykacji).
i
programowe
dochodzenia
i
nieprawidłowo
egzekucji
roszczeń
1. Przepisy krajowe (m.in. Kodeks cywilny, Kodeks postępowania cywilnego,
ustawa o finansach publicznych, Prawo wekslowe, ustawa o kosztach
sądowych w sprawach cywilnych, o komornikach sądowych i egzekucji,
ustawa o ochronie danych osobowych).
2. Przepisy wspólnotowe (m.in. rozporządzenie 1260/1999, rozporządzenie
1681/1994).
3. Umowa o dofinansowanie projektu.
4. Regulamin organizacyjny „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o.
5. Uzupełnienie Sektorowego Programu Operacyjnego.
6. „Prawne zabezpieczenie zwrotności nieprawidłowo wydatkowanych
środków
z funduszy unijnych” – dokument przyjęty przez Międzyresortową Grupę
Roboczą do spraw przeciwdziałania nieprawidłowościom w zakresie
wykorzystania środków unijnych
46 z 70
Definicja.
Windykacja jest to ogół działań formalno prawnych i rzeczywistych
zmierzających do odzyskania należności.
11.3 Działania na poziomie Beneficjenta/Instytucji Wdrażającej, do jakich jest
zobowiązana na mocy z umowy.
Beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Instytucji
Wdrażającej o wykrytych nieprawidłowościach w realizacji projektów.
Instytucja Wdrażająca, działając na rzecz Instytucji Zarządzającej,
uprawniona jest do wszelkich działań i postępowań związanych z odzyskiwaniem
kwot wypłaconych nienależnie beneficjentom. Instytucja Wdrażająca może zlecić
(za zgodą Instytucji Zarządzającej) podmiotom zewnętrznym prowadzenie
działań związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych.
W szczególności instytucja wdrażająca w zakresie odzyskiwania kwot
nienależnie lub nieprawidłowo wypłaconych beneficjentom:
− zapewnia zawarcie w umowach o dofinansowanie postanowień
umożliwiających dochodzenie od tych beneficjentów nienależnie
wypłaconych kwot wraz z odsetkami,
− żąda zwrotu od beneficjenta równowartości nienależnie wypłaconej kwoty
wraz z należnymi odsetkami jak dla zaległości podatkowych,
− dokonuje potrącenia wypłaconych nienależnie kwot (powiększonych
o naliczone
odsetki)
z
kwoty
kolejnych
refundacji
należnych
beneficjentowi,
− dochodzi w drodze powództwa cywilnego zwrotu (wraz z odsetkami)
środków nienależnie lub nieprawidłowo wypłaconych.
Instytucja Wdrażająca zobowiązana jest rozpocząć działania i postępowania
związane z odzyskiwaniem kwot w związku ze stwierdzoną nieprawidłowością
w realizacji projektu, która nie została usunięta przez Beneficjenta.
Jeżeli Instytucja Wdrażająca uzna, że dana kwota nie może być w całości
lub w części odzyskana, przedkłada do Instytucji Zarządzającej wniosek
o zawieszenie działań zmierzających do odzyskania kwot od beneficjenta wraz
z uzasadnieniem. Instytucja Wdrażająca może zawiesić działania zmierzające do
odzyskania kwot po uzyskaniu akceptacji Instytucji Zarządzającej.
Działania windykacyjne po stwierdzeniu nieprawidłowości:
Instytucja Zarządzająca może podjąć takie działania w przypadku:
− gdy Instytucja Wdrażająca przedłoży do Instytucji Zarządzającej wniosek
o zawieszenie działań zmierzających do odzyskania kwot od beneficjenta
(wraz z uzasadnieniem) a Instytucja Zarządzająca uzna (po analizie), że
podjęcie kolejnych działań windykacyjnych jest zasadne,
− w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez Instytucje Zarządzającą
inne podmioty zaangażowane we wdrażanie Programu lub podmioty
kontrolujące.
Instytucja Zarządzająca żąda od beneficjenta zwrotu przekazanych
środków
w
wysokości
odpowiedniej
dla
stwierdzonej
nieprawidłowości
wraz
z wymaganymi odsetkami w odpowiednio wyznaczonym terminie.
47 z 70
XI.
Procedura
weryfikacji
efektywności
wykorzystania funduszy strukturalnych
i
prawidłowości
Procedura zapobiegania, wykrywania i korygowania nieprawidłowości.
CEL PROCESU
Zapewnienie, że w ramach projektu środki wydatkowane są zgodnie
z przeznaczeni i zgodnie z przepisami, a wszelkie nieprawidłowości są
identyfikowane, raportowane i usuwane.
PODSTAWY PRAWNE
1.
Rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r.
ustanawiające przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych (art. 38
ust. 1 lit. e) (Dz. U. UE. L 161, 26.06.1999 str. 1 z późniejszymi
zmianami);
2.
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1681/94 z dnia 11 lipca 1994 r. dotyczące
nieprawidłowości oraz odzyskiwania kwot wypłaconych nieprawidłowo w
związku z finansowaniem polityki strukturalnej i organizacją systemu
informacji w tej dziedzinie (Dz. U. UE. L 178, 12.07.1994 str. 43
z późniejszymi zmianami).
ZAKRES PROCEDURY
wdrażaniem projektu w ramach SPO.
OPIS POSTĘPOWANIA
Beneficjent, podobnie jak inne instytucje zaangażowane we wdrażanie
SPO, zobowiązany jest do podejmowania wszelkich działań zmierzających do
przeciwdziałania nieprawidłowościom.
Raportowanie i informowanie o nieprawidłowościach będzie odbywać się
zgodnie z wewnętrzną procedurą beneficjenta oraz w oparciu
o wytyczne Instytucji Wdrażającej SPO. Procedura ta jest zgodna
z przepisami prawa wspólnotowego w tym zakresie.
Beneficjent realizuje następujące zadania związane z informowaniem
o nieprawidłowościach:
przygotowuje
raporty
o
nieprawidłowościach,
zestawienia
nieprawidłowości oraz noty o nieprawidłowości na podstawie informacji
uzyskanych od komórek organizacyjnych, a zwłaszcza od Pełnomocnika
ds. Systemu Zarządzania Jakością i Kontroli Wewnętrznej,
- a następnie przesyła je do Instytucji Wdrażającej
sprawozdaniem kwartalnym, rocznym i końcowym.
wraz
ze
System informowania
System informowania
narzędzi:
o
nieprawidłowościach
składa
się
z
następujących
48 z 70
Raport bieżący – wypełniany natychmiast po wystąpieniu nieprawidłowości
i przesyłany do IPZ;
Raport kwartalny – wypełniany, co kwartał i przesyłany na początku każdego
kolejnego kwartału, aż do czasu usunięcia przez beneficjenta nieprawidłowości.
Na potrzeby krajowego systemu informowania o nieprawidłowościach za
informacje o nieprawidłowości uważa się: raport bieżący, raport kwartalny, nota
o nieprawidłowości (na podstawie art. 56 ustawy o Narodowym Planie Rozwoju
z dnia 20 kwietnia 2004), miesięczne zestawienie nieprawidłowości oraz
kwartalne zestawienie nieprawidłowości nie podlegających raportowaniu.
Ponadto, właściwe komórki organizacyjne na bieżąco realizują działania
korygujące i zapobiegawcze w celu usunięcia ewentualnych nieprawidłowości.
Cel procedury
Celem
procedury
jest
ustalenie
trybu
działań
korygujących
i zapobiegawczych, które zapewniają usunięcie niezgodności i zapobieganie
występowania ich w przyszłości.
XI. Procedura weryfikacji systemów zarządzania i kontroli
CEL PROCESU
Celem procedury jest zapewnienie sprawnego i zgodnego z przepisami
prawa oraz ogólnymi założeniami projektu systemu zarządzania projektem
współfinansowanym ze środków funduszy strukturalnych.
ZAKRES PROCEDURY
„Euroterminal Sławków” Sp. z .o.o.
OPIS PROCEDURY
Na podstawie wytycznych Instytucji Zarządzającej SPO beneficjent
przygotowuje i przesyła przygotowany przez siebie podręcznik procedur
dotyczący wdrażania projektu.
Podręcznik ten jest przekazywany do weryfikacji odpowiednim komórkom
organizacyjnym (w celu określenia czy są one zgodne z procedurami dotyczącymi
zarządzania finansowego, monitorowania, wyboru projektów oraz wytycznymi
dotyczącymi przyjętego systemu kontroli).
Po ocenie przedstawionych projektów do instytucji pośredniczącej/wdrażającej
jest wysyłana informacja z opinią Instytucji Zarządzającej zawierająca uwagi do
przedstawionych projektów, które powinny zostać uwzględnione.
Po wprowadzeniu przez beneficjenta uwag podręcznik procedur jest akceptowany
przez Instytucję Zarządzającą.
Wszelkie zmiany w tak zaakceptowanym podręczniku są możliwe po uzyskaniu
zgody Instytucji Zarządzającej.
49 z 70
4. Procedura dokonywania korekt
wystąpieniem nieprawidłowości
finansowych
spowodowanych
CEL PROCESU
Celem procesu jest skuteczne i prawidłowe zarządzanie i wdrażanie
projektu współfinansowanego w ramach SPO.
ZAKRES PROCEDURY
WŁAŚCICIEL PROCEDURY
OPIS POSTĘPOWANIA
Postępowanie beneficjenta w przypadku stwierdzenia znacznych
nieprawidłowości. Anulowanie części lub całości pomocy przyznanej na określone
operacje.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości indywidualnych lub systemowych
przy wykorzystaniu pomocy przyznanej na daną operację Instytucja
Zarządzająca anuluje ją w części lub całości.
Wysokość i zakres dokonanej przez Instytucję Zarządzającą redukcji
pomocy, w związku ze stwierdzoną nieprawidłowością jest ustalana przy
uwzględnieniu charakteru i wagi nieprawidłowości, spowodowanych w jej
rezultacie strat finansowych.
Instytucja Zarządzająca anuluje całość lub część pomocy przyznanej
Beneficjentowi na daną operację, powiązaną ze stwierdzoną nieprawidłowością,
w oparciu o odpowiednie zobowiązania umowne, gwarantując jej prawo do tego
rodzaju działania, zawarte w umowie o finansowanie.
Informowanie
skarbowych
właściwych
organów
krajowych
o
wynikach
kontroli
Stosownie do art. 27 ustawy O Kontroli Skarbowej, wyniki kontroli skarbowych
przekazywane są, w szczególności, właściwemu organowi wraz z dokumentacją.
W odniesieniu do pomocy wyniki przekazywane są Instytucji Zarządzającej oraz
Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Wdrażającej.
Przekazywanie informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach Komisji
Europejskiej
Wynikające
z
art.
38.1
e.
rozporządzenia
1260/1999
i rozporządzenia 1681 obowiązki Polski jako kraju członkowskiego w zakresie
przekazywania Komisji Europejskiej informacji o wykrytych nieprawidłowościach
są realizowane przez Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej, przy pomocy
Biura Międzynarodowych Relacji Skarbowych.
50 z 70
Zasady monitoringu, sprawozdawczości i raportowania
CEL
Celem głównym procesu jest systematyczne gromadzenie a następnie
uaktualnianie, raportowanie i interpretowanie, danych opisujących postęp
i efekty projektu.
Poprawne przeprowadzanie tej procedury ma na celu wyeliminowanie wszelkich
nieprawidłowości zaistniałych w trakcie wdrażania projektu. Dodatkowo ma za
zadanie zapewnić zgodności realizacji projektów i programu SPO ze wcześniej
zatwierdzonymi i uzgodnionymi z Komisją Europejską, założeniami i celami
zawartymi w Postawach Wsparcia Wspólnoty.
PRZEDMIOT I NARZĘDZIA PROCEDURY
Przedmiotem procedury jest rodzaj postępowania, w trakcie nadzoru nad
zbieraniem spływających sprawozdań z komórek organizacyjnych przy
jednoczesnym przedstawieniu zakresu odpowiedzialności poszczególnych
uczestników procesu monitorowania.
Narzędziem pojawiającym się w procesie monitorowania są sprawozdania
monitoringowe: okresowe, roczne i końcowe, przygotowywane na podstawie
opracowanych na etapie planowania, zestawów wskaźników, które zostały
wyszczególnione i scharakteryzowane w Uzupełnieniu Programu SPO oraz
w oparciu o wzory sprawozdań określone w trybie rozporządzenia.
DEFINICJE I TERMINOLOGIA
Sprawozdanie okresowe – sprawozdanie obejmujące okres kwartału
kalendarzowego, przedstawiające postęp prac, w tym przebiegu rzeczowego we
wdrażanym projekcie/działaniu za dany okres.
Beneficjent przygotowuje sprawozdanie z projektu dla Instytucji Wdrażającej
i przekazuje jej w terminie do 10 dni 1 od terminu upływu okresu
sprawozdawczego, Wzór sprawozdania okresowego jest załącznikiem do
rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie wzorów sprawozdań
okresowych, rocznych i końcowych z realizacji projektu, działań i programu
w ramach SPO.
Sprawozdanie roczne – sprawozdanie przedstawiające postęp realizacji
i wdrażania na poziomie: projektu, przygotowywane przez beneficjenta dla
Instytucji Wdrażającej w terminie 25 dni od dnia zakończenia roku
kalendarzowego2.
Wzór sprawozdania rocznego jest załącznikiem do rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy w sprawie wzorów sprawozdań okresowych, rocznych
i końcowych z realizacji projektu, działań i programu w ramach SPO.
Sprawozdanie końcowe – jest opracowywane na podstawie art. 46 ust 1 pkt 3
ustawy z dn. 20.04.2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U Nr 116, poz.
1206)i dotyczy kolejno projektu, działania i całego programu. Beneficjent
1
Terminy przedłożenia sprawozdań okresowych podane są w oparciu o rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości
dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu
rozliczeń (Dz. U. Nr 216, poz. 2206).
2
Ibidem;
51 z 70
w odniesieniu do swojego projektu ma obowiązek przesłać je w terminie 25 dni
od zakończenia projektu.
Wzór sprawozdania końcowego jest załącznikiem do rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy w sprawie wzorów sprawozdań okresowych, rocznych
i końcowych z realizacji projektu, działań i programu w ramach SPO.
SIMIK – System Informatyczny Monitorowania i Kontroli Finansowej funduszy
strukturalnych i Funduszu Spójności
TRYB POSTĘPOWANIA
Beneficjent przesyła sprawozdania z wdrażania realizowanych przez swoją
instytucję projektów.
Ww. sprawozdania przekazywane są do z Instytucji Wdrażającej do Instytucji
Zarządzającej SPO w terminach odpowiadających terminom nadsyłania
okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań monitoringowych z wdrażanych
projektów, umieszczonych w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy
w sprawie wzorów sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji
projektów, działań i programu w ramach SPO.
Sprawozdania przygotowywane przez pracownika merytorycznego są parafowane
przez kierownika komórki organizacyjnej i podpisywane przez Prezesa Zarządu.
Oprócz sprawozdania w formie papierowej beneficjent przesyła także drugi
egzemplarz w formie elektronicznej, który zostaje wprowadzony do systemu
MIMIK.
W przypadku negatywnej oceny formalnej lub napotkania w dokumentacji na
brak informacji, Instytucja Wdrażająca przesyła pismo z prośbą o uzupełnienie
nieprawidłowości (projekt pisma jest generowany przez system SIMIK).
W przypadku negatywnej opinii, Pracownik Merytoryczny dokonuje uzupełnienia
sprawozdania o uwagi zgłoszone przez Instytucję Wdrażającą, po czym ponownie
przedkłada do akceptacji i kopie dołącza do teczki sprawy. Poprawione
sprawozdanie przesyła w formie elektronicznej oraz papierowej ponownie do
Instytucji Wdrażającej.
Uczestnik procesu
Zarząd
Pracownicy merytoryczni
Pracownik merytoryczny
Główne zadania
Zatwierdza sprawozdania z realizacji projektu
Przygotowują
sprawozdania
z
realizacji
projektów
Przekazuje
uwagi
i
zastrzeżenia
do
sprawozdań z realizacji projektu oraz nanosi
ewentualne zmiany i poprawki
Mapa przebiegu procesu
Sprawozdawczość z realizacji projektu
Czas trwania
Sprawozdania okresowe - do 10 dni, sprawozdania roczne i końcowe – do 25 dni
52 z 70
Proces
Dokument
źródłowy
Osoba
odpowie
dzialna
Pracownik
merytoryczny
DMI
Miejsce
Dokument
wtórny
Osoba
kontrolująca
Czas
Eurotermina
l Sławków
Projekt
sprawozdani
a z realizacji
projektu
Dyrektor DMI
niezw
łoczni
e
Przygotowan
ie projektu
sprawozdani
a
z realizacji
projektu
Wzór
sprawozdania
z realizacji
projektu
Zatwierdzeni
e
projektu
sprawozdani
a
z
realizacji
projektu
przez Zarząd
Przekazanie
sprawozdani
a
z
realizacji
projektu do
Instytucji
Pośrednicząc
ej
Projekt
sprawozdania
z
realizacji
projektu
Zarząd
Eurotermina
l Sławków
Podpisane
sprawozdani
e z realizacji
projektu
DN
niezw
łoczni
e
Sprawozdanie
z
realizacji
projektu
Pracownik
merytoryczny
Eurotermina
l Sławków
Przekazane
sprawozdani
e z realizacji
projektu
DN
niezw
łoczni
e
53 z 70
Wzór raportu bieżącego
Nr raportu: XX/XX/XXXX/XXX/B
FORMULARZ RAPORTU BIEŻĄCEGO o nieprawidłowości
operacyjnego)
STATUS:
(nazwa programu
PODEJRZENIE / WYKRYCIE
IDENTYFIKACJA NIEPRAWIDŁOWOŚCI
1.
Instytucja informująca
2.
Numer raportu
3.
4.
Data
sporządzenia
raportu
Jednostka
odpowiedzialna za raportowanie
5.
Osoba do kontaktu
6.
Numer telefonu/faxu
7.
e-mail
I. SZCZEGÓŁY NIEPRAWIDŁOWOŚCI
Opis przedsięwzięcia
Program Operacyjny
Priorytet
Rodzaj działania
Rodzaj
poddziałania
(schematu)
Tytuł projektu
Numer projektu
Data zawarcia umowy
Data i numer wniosku
Czy w przedsięwzięciu zidentyfikowano wcześniej jakiekolwiek nieprawidłowości?
54 z 70
Naruszone przepisy
Naruszone przepisy Unii Europejskiej
Naruszone przepisy krajowe
Data wykrycia nieprawidłowości lub uzyskania informacji o uzasadnionym podejrzeniu
wystąpienia nieprawidłowości
Metoda wykrycia nieprawidłowości (katalog w załączniku nr 9)
Opis nieprawidłowości
Opis działań (praktyk), które doprowadziły do wystąpienia nieprawidłowości
Czy działania, które skutkowały wystąpieniem nieprawidłowości były wcześniej znane?
Czy nieprawidłowość dotyczy lub może dotyczyć innych państw członkowskich UE lub
państw trzecich?
Instytucje odpowiedzialne
Instytucja odpowiedzialna za wykrycie nieprawidłowości
Instytucja odpowiedzialna za działania prowadzące do usunięcia nieprawidłowości
Dane osób fizycznych oraz osób prawnych, których działania skutkowały wystąpieniem
nieprawidłowości lub mogą doprowadzić do wystąpienia nieprawidłowości
Osoby fizyczne
Imię
Nazwisko
Adres zamieszkania
Stanowisko
Osoby prawne
Nazwa
Adres siedziby
55 z 70
NIP2
Regon
Kwota oraz źródła finansowania przedsięwzięcia (zgodnie z umową dofinansowania lub
decyzją)
Całkowita kwota przedsięwzięcia
Finansowanie
Wspólnoty
ze
strony
Finansowanie krajowe
Rodzaj oraz kwota wydatku, który został zakwalifikowany jako nieprawidłowy
Rodzaj wydatku
Całkowita kwota wydatku
Kwota wydatku Wspólnoty
Kwota wydatku krajowego
Dodatkowe informacje
Data:
Pieczęć i podpis:
UWAGA!
Jeżeli instytucja odpowiedzialna za informowanie nie posiada odpowiednich
informacji należy w odpowiednim punkcie formularza wpisać BRAK DANYCH.
Brakujące informacje powinny zostać uzupełnione w kolejnych raportach, o ile to
możliwe.
2
W przypadku podmiotu mającego swoją siedzibę w kraju spoza Unii Europejskiej proszę podać inny
właściwy numer identyfikacji podatkowej.
56 z 70
Wzór raportu kwartalnego
Nr raportu: XX/XX/XXXX/XXX/X
FORMULARZ RAPORTU KWARTALNEGO wykrytej nieprawidłowości w (nazwa programu operacyjnego)
IDENTYFIKACJA NIEPRAWIDŁOWOŚCI
1.
Instytucja informująca
2.
Numer raportu
3.
Data
raportu
4.
Kwartał
5.
Jednostka
odpowiedzialna za
raportowanie
6.
Osoba do kontaktu
7.
Numer telefonu/faxu
8.
e-mail
sporządzenia
SZCZEGÓŁY NIEPRAWIDŁOWOŚCI
Opis przedsięwzięcia
Program Operacyjny
Priorytet
Rodzaj działania
Rodzaj
poddziałania
(schematu)
Tytuł projektu
Numer projektu
Data zawarcia umowy
Data i numer wniosku
Czy w przedsięwzięciu zidentyfikowano wcześniej jakiekolwiek nieprawidłowości?
Naruszone przepisy
Naruszone przepisy Unii Europejskiej
57 z 70
Naruszone przepisy krajowe
Kiedy pojawiła się pierwsza informacja prowadząca do wykrycia nieprawidłowości i jakie
jest jej źródło?
Data wykrycia nieprawidłowości
Metoda wykrycia nieprawidłowości (katalog w załączniku nr 9)
Typ nieprawidłowości oraz jej opis
Typ nieprawidłowości (katalog w załączniku nr 8)
Opis działań (praktyk), które doprowadziły do wystąpienia nieprawidłowości
Czy działania, które skutkowały wystąpieniem nieprawidłowości były wcześniej znane?
Czy nieprawidłowość dotyczy innych państw członkowskich UE lub państw trzecich?
Czas trwania nieprawidłowości lub moment jej wystąpienia
Instytucje odpowiedzialne
Instytucja odpowiedzialna za wykrycie nieprawidłowości
Instytucja odpowiedzialna za działania prowadzące do usunięcia nieprawidłowości
Data oficjalnego raportu dotyczącego nieprawidłowości
Dane osób fizycznych oraz osób prawnych, których działania skutkowały wystąpieniem
nieprawidłowości
58 z 70
Osoby fizyczne
Imię
Nazwisko
Adres zamieszkania
Stanowisko
Osoby fizyczne
Imię
Nazwisko
Adres zamieszkania
Stanowisko
Osoby prawne
Nazwa
Adres siedziby
NIP2
Regon
Osoby prawne
Nazwa
Adres siedziby
NIP
Regon
II. ASPEKTY FINANSOWE
Kwota oraz źródła finansowania przedsięwzięcia (zgodnie z umową dofinansowania lub
decyzją)
Całkowita kwota przedsięwzięcia
Finansowanie
Wspólnoty
ze
strony
Finansowanie krajowe
Rodzaj oraz kwota wydatku, który został zakwalifikowany jako nieprawidłowy
Rodzaj wydatku
Całkowita kwota wydatku
Kwota wydatku Wspólnoty
Kwota wydatku krajowego
Kwota, która zostałaby nieprawidłowo wydana, jeśli nieprawidłowość nie zostałaby
wykryta
Konsekwencje finansowe nieprawidłowości
Nieprawidłowa kwota (pkt. 14) jeszcze nie zapłacona
Zawieszenie płatności
2
W przypadku podmiotu mającego swoją siedzibę w kraju spoza Unii Europejskiej proszę podać inny
właściwy numer identyfikacji podatkowej.
59 z 70
Jakie są możliwości odzyskania nieprawidłowo wykorzystanej kwoty?
Kwota odzyskana
Całkowita kwota
Środki Wspólnotowe
Środki krajowe
Kwota pozostała do odzyskania
Całkowita kwota
Środki Wspólnotowe
Środki krajowe
III. ETAP PROCEDUR
Działania podjęte przez instytucję odpowiedzialną w celu usunięcia nieprawidłowości
(odzyskania nieprawidłowo wykorzystanych kwot)
Zalecenia podmiotu odpowiedzialnego za wykrycie nieprawidłowości
Prowadzone postępowanie administracyjne
Prowadzone postępowanie sądowe (cywilne i/lub karne)
Powody rezygnacji z postępowania windykacyjnego
Powody rezygnacji z postępowania windykacyjnego
Czy decyzję o zaprzestaniu windykacji środków podjęto po konsultacji z Instytucją
Płatniczą?
Czy umorzono postępowanie karne i jakie są tego powody?
Zakończone procedury
60 z 70
Czy Instytucja Zarządzająca powiadomiła Biuro Międzynarodowych Relacji Skarbowych o
decyzjach administracyjnych lub sądowych lub też o głównych punktach ww. decyzji,
dotyczących zakończenia postępowania?
Nałożone kary (administracyjne i/lub sądowe)
Dodatkowe informacje
Data:
Pieczęć i podpis:
UWAGA!
Jeżeli instytucja odpowiedzialna za informowanie nie posiada odpowiednich
informacji należy w odpowiednim punkcie formularza wpisać BRAK DANYCH.
Brakujące informacje powinny zostać uzupełnione w kolejnych raportach
kwartalnych, o ile to możliwe.
61 z 70
XII. OPIS SPOSOBU ZATWIERDZANIA WEWNĘTRZNYCH
PROCEDUR DOTYCZĄCYCH ZAWIERANIA UMÓW DLA ZADAŃ
OBJĘTYCH PROJEKTEM
Procedura tworzenia, zmieniania i zatwierdzania procedur wewnętrznych.
CEL
Celem procedury jest zapewnienie aktualności, kompletności, i identyfikacji
procedur wewnętrznych „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o. oraz ich poprawności
pod względem formy i układu treści.
PRZEDMIOT
Przedmiotem procedury jest określenie zasad:
− opracowywania,
− zatwierdzania,
− oznaczania,
− dystrybucji,
− aktualizacji (wprowadzania zmian),
− przechowywania (archiwizacji),
− likwidacji procedur wewnętrznych.
ZAKRES PROCEDURY
Przedmiotem procedury są zasady i tryb opracowywania, sprawdzania,
zatwierdzania, rozpowszechniania, przechowywania oraz aktualizacji procedur.
Procedura obowiązuje wszystkie jednostki organizacyjne ujęte w schemacie
organizacyjnym „Euroterminalu Sławków” Sp. z o.o., a zwłaszcza ujęte
w schemacie organizacyjnym komórek zaangażowanych we wdrażanie projektu
współfinansowanego z SPO.
WYKAZ ODPOWIEDZIALNOŚCI i KOMPETENCJI
Opracowujący jest odpowiedzialny za:
− przygotowanie projektu i ostatecznej wersji dokumentu,
− wprowadzanie zgłoszonych zmian i poprawek,
− przekazanie zatwierdzonej procedury Opiniującemu.
Opiniujący jest odpowiedzialny za:
− wydanie wiążącej opinii prawnej lub fachowej na temat dokumentu.
Sprawdzający jest odpowiedzialny za:
− sprawdzenie
spójności
wewnętrznej
procedur;
zgodności
z obowiązującymi przepisami prawa i wymogami metodologicznymi.
Zatwierdzający jest odpowiedzialny za:
− powołanie osoby / zespołu odpowiedzialnego za opracowanie procedury
lub zmiany procedury,
− zatwierdzenie procedury, po jej uprzednim zaopiniowaniu poprzez złożenie
podpisu na określonej liczbie oryginalnych egzemplarzy.
62 z 70
Użytkownik jest odpowiedzialny za:
− realizację zadań określonych w procedurach nadzorowanych zgodnie
z zakresem odpowiedzialności i kompetencji,
− zgłaszanie potrzeby opracowania procedury lub wprowadzenia zmian
w procedurach dotyczących realizowanych przez niego zadań.
Nadzorujący użytkownika procedury w zakresie swoich obowiązków i kompetencji
jest odpowiedzialny za:
− przyjęcie zatwierdzonej procedury (lub jej kopii) i udostępnienie go
wskazanym użytkownikom;
− nadzór nad procedurą;
− nadzorowanie użytkowania procedury;
− przegląd procedury pod kątem jego aktualności;
− prowadzenie rejestru zmian;
− archiwizację procedury;
− likwidację procedury.
TRYB POSTĘPOWANIA
Postępowanie związane z procedurą „Tworzenia, zmieniania i zatwierdzania
procedur wewnętrznych”:
Przegląd aktualności procedur
Za przegląd procedury pod kątem jej aktualności odpowiada Właściciel
Procesu. Przegląd musi być przeprowadzany nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy.
Każdą zmianę lub modyfikację procedury uważa się za udokumentowany
przegląd.
Przegląd
polega
na
sprawdzeniu
zgodności
postępowania
z procedurami, poprawności opracowania, właściwej emisji i archiwizacji oraz
sprawdzeniu jego aktualności.
Przeglądy odnotowuje się w Karcie Przeglądów. Tabela nr 2.
Na stanowiskach pracy użytkowane są procedury tylko w aktualnej wersji
(ostatnie wydanie). Za aktualne uważa się procedury wydrukowane
i zatwierdzone przez Właściciela procedury.
Dokumenty w wersji papierowej bez oryginalnego podpisu są materiałami
pomocniczymi.
Zasady wprowadzania zmian w procedurach
Zmiany wprowadzane są:
Regulaminy
Normy wewnętrzne
dołączenie aneksu
opracowanie nowego wydania
Archiwizacja i likwidacja procedur
Egzemplarze nieaktualne procedur są archiwizowane zgodnie z decyzją
Dysponującego, podejmowaną z uwzględnieniem przepisów dotyczących
63 z 70
archiwizacji. Egzemplarze nieaktualne dokumentów są archiwizowane zgodnie
z decyzją właściciela, podejmowaną z uwzględnieniem przepisów dotyczących
archiwizacji.
ZAPISY
Lp.
Nazwa zapisu / pliku
Osoba
Odpowiedzialna
1.
Zgłoszenie potrzeby
opracowania/
zmiany procedury
Główny Specjalista/
Nie
Dyrektor DM
3.
Dokument oryginalny
zatwierdzony i podpisany
4.
Rejestr, katalog lub
archiwum procedur i ich
zmian
Poufność
Okres
przechowywania
3 lata
zależnie do
typu
3 lata
Dyrektor DM
dokumentu
zależnie do
Dyrektor DM
typu
3 lata
Pełnomocnik
ds.
dokumentu
SZJ
Tabela nr 1
Karta (spis) przeglądów
Numer
wydania
Nr
przeglądu podręcznika
podręcznika
procedur
procedur
wewnętrznych
wewnętrznych którego
dotyczy
przegląd
Nazwa
komórki
Imię i nazwisko
organizacyjnej
lub
Data
zatwierdzająceg
stanowiska
i podpis
o
dokonującego przegląd
1
2
3
4
5
6
7
64 z 70
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Procedury wewnętrzne zatwierdzane są przez dyrektora jednostki.
16. Raport oddziaływania na środowisko
Raport oddziaływania na środowisko dla inwestycji p.n. „Budowa
Międzynarodowego Centrum Logistycznego Euroterminal w Sławkowie” został
opracowany i znajduje się w Zamawiającego Ponadto w punkcie 9. na stronach
76-79
„Studium
wykonalności
budowy
Międzynarodowego
Centrum
Logistycznego w Sławkowie” zawarta jest „Analiza oddziaływania inwestycji na
środowisko”.
XIV. Przepływy środków finansowych
Po otrzymaniu faktury od Wykonawcy, Beneficjent Końcowy przekazuje ją do
akceptacji do Inwestora Zastępczego. Inwestor Zastępczy akceptuje wszystkie
faktury za wykonane roboty budowlane. Faktury na dostawy i pozostałe usługi są
akceptowane bezpośrednio przez Beneficjenta Końcowego. Zaakceptowane
faktury są opłacane z bieżącego rachunku bankowego Beneficjenta Końcowego
lub z kredytu inwestycyjnego przyznanego w formie linii kredytowej przez Bank
Kredytujący.
65 z 70
Zapłacona faktura jest przesyłana do Instytucji Pośredniczącej wraz z wnioskiem
o płatność (pośrednią/końcową), jako załącznik.
Instytucja Pośrednicząca weryfikuje załączone faktury i Wniosek o płatność. Po
pozytywnej weryfikacji wniosku Beneficjent Końcowy otrzymuje częściową
refundację zapłaconych faktur z rachunku SPO na określony w umowie
dofinansowania rachunek bankowy.
Struktura przepływów finansowych
Rachunek SPO
Refundacja
na
rachunku
BK
Bank Kredytujący
Instytucja
Pośrednicząca
Wniosek
BK
o
płatność
Beneficjent
Końcowy
Akceptacja
faktur
roboty
Zapłata
na
rachunek
wykonawców
za
Faktury
od
wykonawców
Inwestor
Zastępczy
Wykonawcy
BK – Beneficjent Końcowy – „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o.
Instytucja Pośrednicząca – Ministerstwo Infrastruktury
SPO – Sektorowy Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko
66 z 70
XV. Akceptacja płatności
Płatność dla wykonawców następuje na podstawie podpisanego protokołu odbioru
oraz wystawionej faktury VAT. Każda faktura VAT stanowiąca koszt
kwalifikowany projektu jest opisywana zgodnie z poniższym wzorem:
(kategoria wydatków)
Wykonanie
Faktura została sprawdzona pod względem formalnym i rachunkowym.
……………………………………….
(data, pieczęć i podpis)
Faktura na kwotę …………………. PLN, w tym kwota ………………….
PLN dotyczy wydatków
kwalifikowanych wskazanych w tabeli 6m – Planowane wydatki w ramach Projektu w PLN
– wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu ze środków Europejskiego Funduszu
Rozwoju Spójności stanowiącego załącznik do Umowy nr …………………. o dofinansowanie
projektu ………………….
nr SPO/…………………., w Etapie …, w ramach Kategorii wydatków:
1. ………………….: - …………………. PLN.
2. ………………….: - …………………. PLN.
3. ………………….: - …………………. PLN.
Koszty niekwalifikowane wynoszą: …………………. PLN Projekt realizowany w ramach SPO
Transport.
Faktura
została
sprawdzona
pod
względem
merytorycznym,
tzn.
jest
z warunkami kontraktu „Euroterminal Sławków” Sp. z o. o. nr…………….
zgodna
z dnia
………………….. Praca została odebrana protokołem odbioru w dniu …………………. .
Faktura została sprawdzona przez Inwestora Zastępczego
……………………………………….
Zatwierdzam do zapłaty
.............................................
Akceptacja Zarządu „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o.
.............................................
67 z 70
XVI. Uprawnienia pracowników
Uprawnienia pracowników „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o. i inwestora
zastępczego do podpisywania dokumentów w ramach realizacji SPO
Infrastruktura i Środowisko ustalono na kartach wzorów podpisów. Zatwierdzone
przez Zarząd karty wzorów podpisów zostały przekazane do IPZ.
68 z 70
….............................................
Pieczęć beneficjenta końcowego
KARTA WZORÓW PODPISÓW
dla projektu nr SPO/7.4/ budowa Międzynarodowego Centrum
Logistycznego EUROTERMINAL w Sławkowie – zadanie 3
realizowanego w ramach
Sektorowego Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
Lp.
Imię i
nazwisko
1
Rafał Klabuhn
2
Małgorzata Zapiór
3
Joanna Zębala
Funkcja
w strukturze
organizacyjnej
Beneficjenta
Końcowego
Prezes Zarządu
Członek Zarządu
Dyrektor
Dokumenty
Wzór podpisu
1. Aneksy do Umowy o
Dofinansowanie projektu;
2. Okresowe (półroczne)
sprawozdania z realizacji
projektu;
3. Roczne sprawozdania z
realizacji projektu;
4. Końcowe sprawozdania z
5. Wnioski beneficjenta o
płatność pośrednią;
płatność końcową;
7. Umowy z wykonawcami;
8. Akceptacja faktur;
9. Raporty o
1. Aneksy do Umowy o
Dofinansowanie projektu;
2. Okresowe (półroczne)
sprawozdania z realizacji
projektu;
3. Roczne sprawozdania z
4. Końcowe sprawozdania z
7. Umowy z wykonawcami;
9. Raporty o
W zastępstwie osoby
wskazanej w punkcie 1,
Dokumenty:
69 z 70
4
Katarzyna Podsiadło
5
Inwestor Zastępczy
6
Inwestor Zastępczy
7
Mirosław Nowicki
8
Iwona Gałgus
Potwierdzanie za zgodność z
oryginałem faktur, wyciągów
bankowych i innych
dokumentów księgowych o
podobnej wartości dowodowej
Główny Księgowy Potwierdzanie za zgodność z
oryginałem faktur, wyciągów
bankowych i innych
dokumentów księgowych o
podobnej wartości dowodowej
Dyrektor
Akceptowanie faktur ze strony
Inwestora Zastępczego
Współwłaściciel/ W zastępstwie osoby
Inspektor i
wskazanej w punkcie 4.
Koordynator
Dokumenty – jak w pkt 4
Nadzoru
Inwestorskiego
Główny Specjalista 1. Protokoły odbioru
ds. Inwestycji
2. Faktury pod względem
formalnym i rachunkowym
Referent DMI.
W zastępstwie osoby
wskazanej w punkcie 6.
Dokumenty – jak w pkt 6
Zatwierdził:
Zarząd „Euroterminal Sławków” Sp. z o.o.
….............................................
Pieczęć beneficjenta końcowego
70 z 70

opis procedur wewnętrznych zawierania umów dla zadań objętych

Transkrypt

Podobne dokumenty

WYKAZ ROBÓT (CZĘŚCI ZAMÓWIENIA), KTÓRYCH WYKONANIE

Pobierz Wykaz udzielonego wsparcia niebędącego pomocą

FORMULARZ ZAMÓWIENIA

Druk zwrotu towaru - Bike Concept Store

Drukuj do pdf

Modernizacja linii kolejowej E30, etap II, Zabrze - Kraków

Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym